UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

In diesem Fenster können Sie ausgewählte Dokumente aus dem DMS exportieren, um dem Recht auf Datenübermittlung im Zuge der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachzukommen.

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In der hellgelben Zeile ganz oben wird Ihnen die Anzahl der zum Export markierten Dokumente der aktuell ausgewählten Person angezeigt. Ein Dokument wird bei diesem Export nur dann berücksichtigt, wenn am Dokument das Feld "DSGVO-Datenübermittlung" auf JA steht.

Dieses Feld wird benötigt, um dem Recht auf Datenübermittlung im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachzukommen.
  • Ja: Dieses Dokument wird beim Export von DSGVO-relevanten Dokumenten berücksichtigt.

  • Nein: Dieses Dokument wird beim Export von DSGVO-relevanten Dokumenten NICHT berücksichtigt.
Hinweis 
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Dieses Feld wird automatisch auf "Ja" gesetzt, wenn Sie eingehende E-Mails einer Person aus Outlook über das BMD Office-Add-In archivieren bzw. wenn Sie gleich bei der Archivierung eines Dokuments einen Posteingang erstellen.

Sollten Sie den Posteingang zu einem bereits archivierten Dokument erstellen, wird dieses Feld nicht mehr automatisch auf "Ja" gesetzt. Sollte dieses trotzdem auf "Ja" gesetzt werden, müssen Sie das manuell machen.

In der Dokumentenübersicht bzw. Dokumentenliste finden Sie in diesem Zusammenhang im Fenstermenü unter Export/Import die Funktion DSGVO-Datenübermittlung, welche dieses Feld beim Export prüft.

Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur DSGVO unter dem Punkt Datenübermittlung von Dokumenten aus dem DMS.

Einstellungen zum Export

Person/Institution
Wählen Sie hier die Person aus, deren Dokumente Sie exportieren möchten. Standardmäßig wird jene Person in dieses Feld übergeben, die am aktuell selektierten Dokumentendatensatz hinterlegt ist.
Verzeichnis
In diesem Feld können Sie das Zielverzeichnis für den Export definieren. Sollten Sie ein Verzeichnis auswählen, für das Sie keine Schreibrechte haben und der Export somit nicht durchgeführt werden kann, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

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Hinweis 
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In das hier ausgewählte Verzeichnis wird automatisch ein Unterverzeichnis mit DSGVO + <Personennummer> erstellt und die Dokumente in dieses kopiert. Dadurch ist für Sie als Anwender sofort zu erkennen, dass es sich bei diesen Dokumenten um den Export bzgl. DSGVO handelt und die Dokumente werden auch gleich je Personennummer in einem extra Verzeichnis abgelegt.

Als Zipfile erstellen 
Entscheiden Sie, ob die Dokumente in einer Zipdatei verpackt oder einzeln exportiert werden sollen.

Hinweis 
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Exportieren Sie diese Dokumente als Zipdatei, erfolgt zuerst noch eine Prüfung, ob es diese Zipdatei für diese Person schon gibt. Ist das der Fall, erhalten Sie folgende Hinweismeldung und Sie können entscheiden, ob Sie den Export abbrechen oder trotzdem durchführen möchten und die vorhandene Datei dadurch ersetzen.

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Bei einem Einzelexport der Dokumente werden bereits im Exportverzeichnis exisitierende Dokumente nur dann überschrieben, wenn diese seit dem letzten Export im DMS verändert wurde, bzw. werden die fehlenden Dokumente im Exportverzeichnis ergänzt.

Detaillierte Informationen zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie in der Dokumentation zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unter dem Punkt Datenübermittlung von Dokumenten aus dem DMS.

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