FAQ DSGVO
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Wie sollte NTCS in Bezug auf die DSGVO vorbereitet werden?
Die Datenschutzeinstellungen werden standardmäßig von BMD ausgeliefert und automatisch unter der eigenen Firma importiert. Die Standardeinstellungen können anschließend von Ihnen entsprechend Ihrem Bedarf angepasst werden. Sie haben auch die Möglichkeit, das BMD Datenschutzverzeichnis mit der Vorlage der KSW (für Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder) zu verknüpfen. Bereits ausgeschiedene Personen können Sie in die Datenschutzkontrolle übertragen, um diese für eine spätere Anonymisierung vorzumerken bzw. deren Daten zu überwachen.
Für detaillierte Informationen besteht die Möglichkeit, einen 1-stündigen Schulungstermin über Fernwartung zu vereinbaren. Beachten Sie zudem die ausführliche Hilfe zum Thema DSGVO in der entsprechenden Themendokumentation.
Wo sind die Menüpunkte für die DSGVO in NTCS zu finden?
Die Menüpunkte zur DSGVO finden Sie im Paket CRM und DMS unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz.
Zusätzlich steht in jeder Personenliste eine Schaltfläche "Anonymisieren" zur Verfügung.
Was ist zu tun, wenn eine Person im Zuge der DSGVO anonymisiert werden muss?
Eine Anonymisierung ist schnell ausgeführt und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!
Vor der ersten Anonymisierung müssen Datenschutzeinstellungen unter der entsprechenden Firma existieren. Diese Datenschutzeinstellungen werden von BMD standardmäßig ausgeliefert, müssen aber (mit Ausnahme der eigenen Firma) einmalig manuell importiert werden. Falls keine Datenschutzeinstellungen vorhanden sind, erhalten Sie beim Ausführen der Anonymisierung einen entsprechenden Hinweis.
Eine Anonymisierung kann in jeder Personenliste mit der Schaltfläche "Anonymisieren" gestartet werden. Zusätzlich besteht direkt in der Datenschutzkontrolle die Möglichkeit, eine Anonymisierung mit der Schaltfläche "Löschen/Anonymisieren starten" durchzuführen.
Die Personennummern der anonymisierten Personen werden nicht automatisch geändert. Da ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens anhand der verwendeten Personennummer Rückschlüsse auf die Person ziehen könnte, muss für eine hundertprozentige Anonymisierung auch die Personennummer geändert werden. BMD empfiehlt als sauberste Lösung, je Personenart eine eigene Anonymisierungs-Personennummer anzulegen und alle anonymisierten Personen mit dieser Personennummer zusammenzuspielen. Verwenden Sie dazu die Hilfsprogramme unter Stammdaten → Hilfsprogramme.
Was bei einer Anonymisierung mit den jeweiligen Personendaten und Bewegungsdaten passiert, lesen Sie in der Dokumentation Registereinträge Datenschutzverzeichnis nach. Beachten Sie zudem die ausführliche Hilfe zum Thema DSGVO in der entsprechenden Themendokumentation.
Welche Daten werden beim Anonymisieren einer Person (DSGVO) entfernt, welche bleiben erhalten?
Beim Anonymisieren werden die Einstellungen des Datenschutzverzeichnisses und der Personalien abgearbeitet und die Personendaten entsprechend anonymisiert bzw. entfernt. Wie bestimmte Datenarten bei den Standard-Datenschutzeinstellungen behandelt werden, finden Sie in folgender Dokumentation.
Wie lassen sich bereits früher ausgeschiedene inaktive Personen möglichst einfach in die Datenschutzkontrolle übertragen?
Eine entsprechende Funktion steht in NTCS zur Verfügung. Sie finden diese im Paket CRM und DMS unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → Datenschutzkontrolle. Öffnen Sie im Fenstermenü "Extras" → Datenschutz → Datenschutz für inaktive Personen erstellen. Es wird für alle inaktiven Personen sowie für Kontaktpersonen mit Kontaktende ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle erstellt, sofern nicht zuvor schon ein Eintrag für die jeweilige Person existiert.
Hat das Datenschutzverzeichnis (DSGVO) einen Personenbezug?
Nein. Ein Datenschutzverzeichnis wird je Firma und nicht je Person geführt.
WARUM Ist aus Programmsicht für jede Firma ein eigenes Datenschutzverzeichnis (DSGVO) zu führen?
Die Registereinträge des Datenschutzverzeichnisses werden standardmäßig von BMD mit den Datenschutzeinstellungen ausgeliefert. Sie werden automatisch unter der eigenen Firma importiert. Bei einer Firmengruppe erfolgt die Verwaltung der Datenschutzeinstellungen unter der Hauptfirma der Firmengruppe.
Sollten Sie weitere eigene Firmen außerhalb der Firmengruppe führen, müssen Sie für diese Firmen einmalig manuell einen Import der Datenschutzeinstellungen durchführen. Auch Mandantenfirmen benötigen ein Datenschutzverzeichnis. Da es aber nicht praktikabel ist (und nicht empfohlen wird!), für jede Mandantenfirma ein eigenes Verzeichnis zu führen, lässt sich ein Standard-Verzeichnis definieren, das für alle Mandantenfirmen verwendet werden kann: Paket CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Datenschutz → Datenschutzverzeichnis → Standard-Firma für Mandanten.
Geben Sie die Firmennummer der Firma ein, deren Datenschutzeinstellungen Sie als Standard für Mandantenfirmen verwenden möchten. Das Standardverzeichnis wird nur dann verwendet, wenn eine Mandantenfirma kein eigenes Datenschutzverzeichnis führt. Sobald Sie unter einer Mandantenfirma eigene Datenschutzeinstellungen importieren, wird das Standard-Verzeichnis für diese Mandantenfirma nicht mehr berücksichtigt. Dieser Parameter gilt nicht für eigene Firmen! Für die Unterscheidung zwischen Mandantenfirma und eigener Firma, wird das Feld "Ist eigene Firma" am Firmenstamm verwendet. |
Wie lässt sich eine vollständige Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten im Zuge der DSGVO erstellen?
Durch die DSGVO hat jede natürliche Person das Recht, eine Auskunft über die personenbezogenen Daten zu verlangen, die bei Ihnen gespeichert sind. Da jegliche Datenverarbeitung im Datenschutzverzeichnis hinterlegt werden kann, kann dieses als Grundlage für das Recht auf Auskunft verwendet werden. Denn in allen eingetragenen Programmen muss gegebenenfalls nachgesehen werden, ob Daten der betroffenen Person gespeichert werden.
Sollten Sie einen Antrag auf Datenauskunft erhalten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Druckliste | Erstellen Sie eine CRM Druckliste mit allen relevanten Ausdrucken. Öffnen Sie im Paket CRM und DMS das Menü "Auswertungen" → Druckliste. Drucklisten bieten die Möglichkeit, Personen-Stammdatenblätter, Auswertungen, Berichte etc. inklusive Inhaltsverzeichnis und Deckblatt zu einem Dokument zusammenzufassen. Dieses Gesamtdokument kann dann bequem mit einem Mausklick ausgedruckt, gespeichert, archiviert oder versendet werden. BMD stellt für die Datenauskunft im Rahmen der DSGVO Standardvorlagen zur Verfügung. Details zur Verwendung lesen Sie unter CRM Druckliste. |
| Standardbrief | Wenn Sie über eine Lizenz für den Standardbrief verfügen, stehen Ihnen 2 Briefvorlagen für eine Auskunft im Rahmen der DSGVO zur Verfügung:  Mit der Vorlage "DSGVO Einfache Auskunft" können Sie unkompliziert ein Anschreiben für die Erteilung einer Datenauskunft erstellen. Bei Bedarf können Sie die Vorlage um eine vorgefertigte Tabelle erweitern, mit der die Registereinträge des Datenschutzverzeichnisses der entsprechenden Firma geladen werden. Mit der Vorlage "DSGVO Nullauskunft" können Sie auf einfachem Weg mitteilen, dass bei Ihnen keine personenbezogenen Daten zur entsprechenden Person gespeichert sind. |
| Ausdruck Datenschutzverzeichnis | Falls der Standardbrief bei Ihnen nicht lizenziert ist, können Sie einen Ausdruck der Registereinträge (Ausdruck Bildschirmliste) im Datenschutzverzeichnis starten. Sie finden die entsprechenden Funktionen im gelben Menü unter "Ausdruck". |
Ausdruck Stammdatenblatt der Person | Bei Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern kann im gelben Menü unter "Ausdruck" der Ausdruck Stammdatenblatt gestartet werden. Bei allen anderen Personenarten kann unter F2 der Ausdruck des Datenblatts gemacht werden. |
| Ausdruck Bildschirmlisten | In allen relevanten Fenstern können Sie nach entsprechender Filterung einen Ausdruck der Bildschirmliste erstellen. |
Was passiert, wenn das Fristdatum in der Datenschutzkontrolle abgelaufen ist?
Die Datenschutzkontrolle dient der Kontrolle von ausgeschiedenen Personen, die zu einem späteren Zeitpunkt anonymisiert/gelöscht werden sollen. Eine Anonymisierung kann aus Sicherheitsgründen nicht automatisch ausgeführt werden. Wenn das Fristdatum in der Datenschutzkontrolle abgelaufen ist, müssen Sie darüber entscheiden, ob die Person gelöscht oder anonymisiert werden soll und dies gegebenenfalls manuell durchführen. Verwenden Sie dazu die entsprechende Funktion in der Personenliste bzw. in der Datenschutzkontrolle.
Beachten Sie zudem die ausführliche Hilfe zum Thema DSGVO in der entsprechenden Themendokumentation.
Warum sind in der Datenschutzkontrolle unter der Combobox-Ausprägung "erledigt" die Namen aller bisher gelöschten oder anonymisierten Personen zu sehen? Kann das geändert werden?
Es ist legitim, an dieser Stelle die Namen der anonymisierten/gelöschten Personen anzuzeigen. Nur so können Sie belegen, wessen Daten Sie bereits entfernt haben.
Welcher Text an dieser Stelle angezeigt wird, kann über einen Parameter eingestellt werden: Paket CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Datenschutz → Datenschutzkontrolle → Text gelöschter/anonymisierter Personen.
Stellen Sie ein, welcher Text beim Anonymisieren bzw. Löschen einer Person in das Lösch-/Anonymisierungsprotokoll (Combobox-Ausprägung "Erledigt") der Datenschutzkontrolle übergeben werden soll. 1 - Name der Person 2 - Nummer und Personenname 3 - Fixtext "Gelöscht/Anonymisiert" |
Welche Möglichkeiten gibt es, die DSGVO in BMD 5.5 umzusetzen?
Alle BMD NTCS Kunden haben mit dem Jahresupdate 2018 ein Programm erhalten, mit dem das Datenschutzverzeichnis geführt werden kann. Alle BMD Anwendungen (sowohl NTCS als auch 5.5) sind darin bereits mit Vorschlägen enthalten. Kunden, die noch keine NTCS Installation haben, können sich einen Vorschlag für das Datenschutzverzeichnis mit den BMD 5.5-Verarbeitungen herunterladen:
 | Siehe auch: |