UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Datenschutz → Datenschutzkontrolle → Reiter "Altdaten" → Funktion "Altdaten löschen" bei der Datenart "Dokument" starten 

Sie können mit diesem Fenster Dokumente, die ein definiertes Alter erreicht haben, endgültig löschen.

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Archiv
Archiv, dessen Dokumente Sie löschen möchten.
Älter als
Stellen Sie ein, ab welchem Alter die Dokumente gelöscht werden sollen.
Das Datum bezieht sich auf das Feld "Ablaufdatum" am Dokumentenstamm. Dieses Feld muss manuell befüllt werden. Aus Sicherheitsgründen gibt es keinen Automatismus, der dieses Feld befüllt!

Hinweis 
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Standardmäßig werden die Dokumente durch diesen Löschvorgang im Fenster Gelöschte Dokumente am Reiter "Endgültig gelöschte Dokumente" gesichert.

Über den Parameter Person löschen/anonymisieren können Sie steuern, ob die Dokumente wie oben beschrieben noch gesichert werden sollen, oder ob diese beim Löschen/Anonymisieren der Person gleich komplett gelöscht werden sollen. Diesen Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Datenschutz.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Löschen oder Anonymisieren einer Person die Dokumente mit oder ohne Dokumentensicherung entfernt werden sollen.

0 - Dokumente mit Sicherung löschen
Wenn Sie diese Ausprägung wählen, werden beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person die Dokumente in den DELETED-Ordner am Server gesichert und auch in den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS protokolliert. Zusätzlich wird ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle erstellt, um ein späteres Entfernen der gesamten Dokumentensicherung zu ermöglichen. Grundsätzlich können die Dokumente aus den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS auch im NTCS wiederhergestellt werden.

Hinweis
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Wird die Dokumentensicherung aus der Datenschutzkontrolle über die Funktion Löschen/Anonymisieren starten entfernt, werden auch die Dokumente aus dem DELETED-Ordner am Server sowie die Datensätze in den Endgültig gelöschten Dokumenten entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Datenschutzkontrolle.

1 - Dokumente ohne Sicherung löschen
Wählen Sie diese Ausprägung, werden beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person die Dokumente weder im DELETED-Ordner am Server gesichert, noch werden diese in den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS protokolliert. Es erfolgt auch kein Eintrag in die Datenschutzkontrolle, das heißt, die Dokumente werden mit dem Löschen bzw. Anonymisieren der Person endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 
A_Checked.bmp Dokumente endgültig löschenDie Dokumente werden entsprechend den Einstellungen endgültig gelöscht und können NICHT WIEDERHERGESTELLT werden!
Abgelaufene Dokumente löschen

Weitere Informationen zum Thema finden Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.

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