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A_TREE1.bmp CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht oder Dokumentenliste → Extras → Gelöschte Dokumente
 
In diesem Fenster befinden sich alle Dokumente, die im DMS gelöscht worden sind.

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Am Reiter Gelöschte Dokumente sind die Dokumente zu finden, die im DMS mit F7 - Löschen gelöscht worden sind.

Hinweis
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Dokumente, bei denen das physische Dokument am Server nicht mehr vorhanden ist, können ganz normal endgültig gelöscht werden, aber ein Wiederherstellen dieses Dokuments ist in diesen Fällen nicht mehr möglich.
 
Am Reiter Endgültig gelöschte Dokumente sind die Dokumente zu finden, die vom Reiter "Gelöschte Dokumente" endgültig gelöscht worden sind.
 
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster über die Menüleiste am Reiter "Gelöschte Dokumente" zur Verfügung:
 
Dokument
A_DELETE.bmp Endgültig löschen     
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument endgültig löschen und auf den Reiter "Endgültig gelöschte Dokumente" verschieben. Das physische Dokument am Server wird in den DELETED-Ordner verschoben und abgelegt unter dem Dateinamen, bestehend aus Archivnummer + Dokumentennummer. Zusätzlich wird auch eine XML-Datei mit den Metadaten des Dokuments in den DELETED-Ordner gespeichert, um ein späteres Wiederherstellen des Dokuments zu ermöglichen. 

Hinweis
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Beim Löschen eines Dokuments gibt es im Abfragedialog die Möglichkeit, die Option Dokument ohne Sicherung löschen zu aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird der Dokumentendatensatz sofort gelöscht inklusive des physischen Dokuments im Speicherverzeichnis ohne Sicherung des Dokuments im DELETED-Ordner.

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Achtung! 
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Wenn Sie ein Dokument endgültig löschen, gehen alle Zuordnungen (wie Verteilungen, Verweise ...) des Dokuments verloren. Die Funktion des endgültigen Löschens eines Dokuments sollte jedoch eine Administratorfunktion sein und als diese berechtigt werden.

Bitte vergewissern Sie sich vor dem Löschen mit der Option "Dokument ohne Sicherung löschen", ob diese Dokumente tatsächlich gelöscht werden sollen. Wenn Sie diese Funktionen ausgeführt haben und die Dokumente gelöscht wurden, gibt es KEINE Möglichkeit mehr, diese wiederherzustellen.


Funktionen
A_RestoreDelete.bmp Dokument wiederherstellen
Mit dieser Funktion können Sie ein gelöschtes Dokument wiederherstellen, dieses Dokument ist nach dem Wiederherstellen wieder im DMS zu finden und wird aus den gelöschten Dokumenten entfernt. Bis auf ein paar Ausnahmen (wie Verteilung, Verweis) bleiben alle Zuordnungen am Dokument gespeichert.
A_DOCUMENT_SHOW.bmp Dokument ansehen
Mit dieser Funktion können Sie das gelöschte Dokument zum Ansehen öffnen.
 
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster über die Menüleiste am Reiter "Endgültig gelöschte Dokumente" zur Verfügung:
 
A_DELETE.bmp Dokumentsicherung entfernen
Über diese Funktion können Sie die Dokumentensicherung von bereits endgültig gelöschten Dokumenten entfernen. Beim Ausführen dieser Funktion wird die Dokumentensicherung inkl. der Datei mit den Metadaten zu diesem Dokument aus dem DELETED-Ordner gelöscht.

Achtung! 
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Bitte vergewissern Sie sich vor dem Löschen der Dokumentensicherung, ob diese Dokumente tatsächlich gelöscht werden sollen. Wenn Sie diese Funktionen ausgeführt haben und die Dokumente gelöscht wurden, gibt es KEINE Möglichkeit mehr, diese wiederherzustellen.




Dokument
 
A_RestoreDelete.bmp Dokument wiederherstellen
Mit dieser Funktion können Sie ein endgültig gelöschtes Dokument wiederherstellen, dieses Dokument ist nach dem Wiederherstellen wieder im DMS zu finden und wird aus den gelöschten Dokumenten entfernt. Ebenso wird das physische Dokument aus dem DELETED-Ordner wieder auf den ursprünglichen Speicherpfad am Server verschoben.
A_DOCUMENT_SHOW.bmp Dokument ansehenDiese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie sich am Reiter "Gelöschte Dokumente" befinden.
Funktionen
 
Hintergrundinformationen
Um mehrere Dokumente gleichzeitig wiederherzustellen oder endgültig zu löschen, besteht in diesem Fenster die Möglichkeit der Mehrfachauswahl.
 
Wird ein Kunde, an dem Dokumente hängen, gelöscht, werden die Dokumente in den Ordner der endgültig gelöschten Dokumente verschoben.
Wird dann die vorher gelöschte Personennummer wieder angelegt, können die Dokumente aus den endgültig gelöschten Dokumenten wiederhergestellt werden.
 
Beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person können Sie bei entspechender Parametereinstellung im Parameter Person anonymisieren/löschen die Dokumente dieser Person auch am Reiter "Endgültig gelöschte Dokumente" sichern, um dieses gegebenenfalls wiederherstellen zu können. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Datenschutz.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Löschen oder Anonymisieren einer Person die Dokumente mit oder ohne Dokumentensicherung entfernt werden sollen.

0 - Dokumente mit Sicherung löschen
Wenn Sie diese Ausprägung wählen, werden beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person die Dokumente in den DELETED-Ordner am Server gesichert und auch in den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS protokolliert. Zusätzlich wird ein Eintrag in der Datenschutzkontrolle erstellt, um ein späteres Entfernen der gesamten Dokumentensicherung zu ermöglichen. Grundsätzlich können die Dokumente aus den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS auch im NTCS wiederhergestellt werden.

Hinweis
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Wird die Dokumentensicherung aus der Datenschutzkontrolle über die Funktion Löschen/Anonymisieren starten entfernt, werden auch die Dokumente aus dem DELETED-Ordner am Server sowie die Datensätze in den Endgültig gelöschten Dokumenten entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Datenschutzkontrolle.

1 - Dokumente ohne Sicherung löschen
Wählen Sie diese Ausprägung, werden beim Löschen bzw. Anonymisieren einer Person die Dokumente weder im DELETED-Ordner am Server gesichert, noch werden diese in den Endgültig gelöschten Dokumenten im DMS protokolliert. Es erfolgt auch kein Eintrag in die Datenschutzkontrolle, das heißt, die Dokumente werden mit dem Löschen bzw. Anonymisieren der Person endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.


Standardfeldauswahl Gelöschte Dokumente
Feldauswahl.png Standardfeldauswahl Gelöschte Dokumente 
 
Standardfeldauswahl Endgültig gelöschte Dokumente

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