Kampagnenmanagement
Allgemein
Bei einer Kampagne handelt es sich immer um eine zeitlich befristete Aktion, in der das geplante und koordinierte Zusammenwirken mehrerer Personen eine Rolle spielt. Verschiedene Prozesse eines Unternehmens werden mittels einer Kampagne abgewickelt. Oft werden Kampagnen zu Informations- oder Marketingzwecken durchgeführt, jedoch können Sie auch Produktionsprozesse damit koordinieren.
Das Kampagnenmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, Kampagnen zu planen und diesen mehrere Teilnehmer hinzuzufügen. Nach dem Start einer Kampagne können verschiedene Aktionen mit Hilfe eines Workflows durchlaufen werden. Anhand von Diagrammen und Auswertungen kann zu jeder Zeit der aktuelle Status und der Kampagnenfortschritt abgelesen und interpretiert werden.
Eine Kampagne durchläuft dabei je Teilnehmer eine oder mehrere Aktionen des Workflows, bei jeder Workflowaktion werden für einen oder mehrere Mitarbeiter Aufgaben angelegt. Nach dem Erledigen der Aufgaben durch die/den Mitarbeiter wird im Kampagnenworkflow ein Schritt weitergegangen. Sie können auch eine Verbindung zu anderen Programmen (Standardbrief, Telefonprotokoll, usw.) herstellen.
Eine Kampagne durchläuft dabei je Teilnehmer eine oder mehrere Aktionen des Workflows, bei jeder Workflowaktion werden für einen oder mehrere Mitarbeiter Aufgaben angelegt. Nach dem Erledigen der Aufgaben durch die/den Mitarbeiter wird im Kampagnenworkflow ein Schritt weitergegangen. Sie können auch eine Verbindung zu anderen Programmen (Standardbrief, Telefonprotokoll, usw.) herstellen.
Zu diesem Thema bieten wir auch das kostenlose Lernvideo 
Wie erstelle ich eine Kampagne? an.
Wie erstelle ich eine Kampagne? an. Importe Standards
Bevor Sie mit der Konzeption eines Kampagnenworkflows beginnen können, müssen Sie zuerst die Workflow Standards importieren.
Wenn Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Schnittstellen → Import → 6 Importe Standards die Option Workflow aktivieren und dann mit OK bestätigen, werden Ihnen die BMD Standard-Aktionsstatus importiert. Nach dem Import steht Ihnen eine vorgefertigte Auswahl an Aktionsstatus zur Verfügung, diese können von Ihnen weder bearbeitet noch gelöscht, jedoch erweitert werden.
Kampagnenworkflow
Damit ein korrekter Ablauf einer Kampagne gewährleistet werden kann bzw. diese Kampagne gestartet werden kann, muss ein Workflow hinterlegt sein. Durch den Kampagnenworkflow bekommen Mitarbeiter Aufgaben, die während der Kampagne zu erledigen sind. Erst wenn die Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, wird der nächste Schritt im Kampagnenworkflow ausgelöst und dem entsprechenden Mitarbeiter eine Aufgabe angelegt.
Im folgenden Abschnitt wird ein Beispielworkflow beschrieben, der für die Planung eines Info-Days verwendet werden kann. Für grundlegende Informationen zur Konzeption eines Workflows, lesen Sie bitte die Dokumentation zum Workflow.
Anschließend werden jetzt die einzelnen Schritte zur Erstellung dieses Beispielworkflows beschrieben.
Kampagnenworkflow zeichnen
Der Kampagnenworkflow für einen Info-Day kann zum Beispiel so aufgebaut sein, dass zuerst ein Mitarbeiter die Aufgabe erhält, alle zur Kampagne hinzugefügten Teilnehmer telefonisch über den Info-Day zu informieren. Sollte Interesse an einer Teilnahme bestehen, wird einem Mitarbeiter die Aufgabe angelegt, dass der entsprechenden Person Infomaterial zugesendet werden soll. Erledigt der entsprechende Mitarbeiter die Aufgabe, ist der Workflow zu Ende. Ist die kontaktierte Person nicht interessiert, kommt der Workflow zu einem sofortigen Ende, ohne dass Infomaterial verschickt wird.
1. | Zu Beginn des Workflows müssen Sie eine Startaktion mit dem Element  einfügen. | ||||||
2. | Danach müssen Sie eine Aufgabenaktion über das Element  einfügen. Bei der Aufgabenaktion sind folgende Felder zu befüllen.
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3. | Im nächsten Schritt müssen Sie der Aufgabenaktion die entsprechenden Aktionsstatus zuordnen. Die Zuordnung erfolgt über die "Aufgabenaktion Statusprüfung", die Sie über das Element  einfügen können. Danach öffnet sich das Auswahlfenster "Aktionsstatus", in dem Sie die gewünschten Statusausprägungen hinzufügen können. Die Aktionsstatus definieren, welche Möglichkeiten die Mitarbeiter beim Erledigen der Aufgabe zur Auswahl haben. Für diese Aufgabe stehen Ihnen die drei Aktionsstatus "nicht interessiert", "ist interessiert" und "nicht erreicht" zur Verfügung. Für jeden einzelnen dieser Aktionsstatus müssen Sie eine eigene Aufgabenaktion Statusprüfung anlegen.  Achtung!
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4. | Wird die Aufgabe durch den Mitarbeiter mit dem Status "ist interessiert" erledigt, müssen Sie im Workflow wieder eine Aufgabenaktion über folgendes Element einfügen, damit die nächste Aufgabe erzeugt wird.
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5. | Der nächste Schritt ist, dass Sie der Aufgabenaktion die entsprechenden Aktionsstatus zuordnen. Die Zuordnung erfolgt über die "Aufgabenaktion Statusprüfung", die Sie über das Element einfügen können. Danach öffnet sich das Auswahlfenster "Aktionsstatus", in dem Sie die gewünschten Statusausprägungen hinzufügen können. Die Aktionsstatus definieren, welche Möglichkeiten den Mitarbeitern beim Erledigen der Aufgabe zur Auswahl stehen. Für diese Aufgabe steht dem Mitarbeiter nur der Aktionsstatus "Erledigt" zur Verfügung. Achtung!
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6. | Zum Abschluss des Workflows müssen Sie eine Ende-Aktion mit folgendem Element  einfügen. Weiters müssen Sie alle Workflowelemente mit Pfeilen verbinden, damit ein korrekter Ablauf des Workflows möglich ist. Jedes Element zwischen Start und Ende muss mit mindestens zwei Pfeilen verbunden sein, einer ZUM Element und einer VON diesem Element zum nächsten Element. Siehe auch die Dokumentation zum Thema Workflow. |
klicken. Es öffnet sich folgendes Auswahlfenster, in dem Sie die Menüfunktion auswählen können. Beim Ausführen der Aufgabe öffnet sich dann automatisch das Telefonprotokoll.
Kampagne
Das Fenster Kampagnen besteht aus mehreren Teilen und bietet Ihnen eine Übersicht über alle bereits angelegten Kampagnen und grundsätzliche Informationen über den Status bzw. Fortschritt einer Kampagne.
Im linken Bereich werden Ihnen alle bereits angelegten Kampagnen angezeigt. Mit der Combobox oben können Sie noch zwischen "Offene", "Fertige", bzw. "Alle" Kampagnen selektieren. Im rechten Bereich wird Ihnen grafisch angezeigt für welchen Zeitraum die Kampagnen geplant sind.
Im unteren Bereich können Sie sich bis zu drei verschiedene Diagramme anzeigen lassen, die Ihnen unterschiedliche Informationen über den Status bzw. Fortschritt der Kampagne geben. Sie können selbst entscheiden, welche Diagramme Sie benötigen und können diese über das gelbe BMD Menü "Ansicht" ein- und ausblenden. Für die Darstellung der Diagramme können Sie zwischen folgenden Möglichkeiten wählen.
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Diese Darstellungsmöglichkeit stellt Ihnen das Ergebnis der selektierten Frage in einem vertikalen Säulendiagramm dar. |
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Mit dieser Darstellungsmöglichkeit wird Ihnen das Säulendiagramm in horizontaler Form dargestellt. |
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Wählen Sie diese Form der Darstellung, werden die Ergebnisse der selektierten Frage als Tortendiagramm dargestellt. |
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Mit dieser Funktion können Sie entscheiden, ob das Diagramm beschriftet werden soll und wie die Beschriftung aussehen soll. |
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Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Ein- bzw. Ausblenden einer Legende. Sie können auch die Position der Legende und die Art der Beschriftung bestimmen. |
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Mit dieser Funktion können Sie sich das Rücklaufquotendiagramm in 3D darstellen lassen. |
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Mit dieser Funktion können Sie das angezeigte Diagramm in die Zwischenablage kopieren und zum Beispiel in ein Word Dokument einfügen. |
Kampagne anlegen
Eine neue Kampagne wird IMMER als Projekt angelegt, das heißt, jede Kampagne ist ein Projekt, umgekehrt ist aber nicht jedes Projekt eine Kampagne. Folgende Felder können bei der Anlage einer Kampagne befüllt werden:
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Projektnummer |
In dieses Feld müssen Sie eine Projektnummer eingeben. Eine Kampagne wird immer als Projekt angelegt, deshalb wird die Kampagne auch in der Projektliste gespeichert. | ||
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Bezeichnung |
Hier können Sie einen Namen für die Kampagne eingeben (z. B. InfoDay). | ||
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Projektleiter |
Hier ist der Mitarbeiter zu hinterlegen, welcher für die Kampagne verantwortlich ist. (Der Projektleiter der Kampagne dient als Rückfallsebene für die Sachbearbeiter-Ermittlung). | ||
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Soll-Beginndatum |
Hier können Sie das geplante Beginndatum der Kampagne hinterlegen. | ||
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Soll-Endedatum |
Hier können Sie das geplante Endedatum der Kampagne hinterlegen. | ||
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Workflow |
In diesem Feld müssen Sie den Workflow hinterlegen, mit dem die Kampagne gestartet werden soll. | ||
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Ist-Beginndatum |
In dieses Feld können Sie das Beginndatum der Kampagne eintragen. Wenn Sie den Parameter "Vorschlag Ist-Beginndatum" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 3 Projekte → Allgemeine Einstellungen → 1 Allgemein auf "JA" gestellt haben, wird in dieses Feld automatisch das aktuelle Tagesdatum geschrieben.
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Ist-Endedatum |
Hier können Sie das Endedatum der Kampagne eingeben, dieses Feld kann jeder Zeit nacherfasst werden, wenn zu Beginn noch nicht klar ist, wie lange diese Kampagne tatsächlich dauert. | ||
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Fertig |
Wenn eine Kampagne beendet ist können Sie mit dem Kennzeichen „Fertig“ die Kampagne abschließen. Dieses Kennzeichen kann auch automatisch über die Funktion  in der gelben Menüleiste unter "Funktionen" gesetzt werden. |
Teilnehmer hinzufügen
Die Teilnehmer zu einer Kampagne können über die Funktion 
in der gelben Menüleiste unter "Funktionen" verwaltet werden. Das geöffnete Fenster zeigt Ihnen alle bereits zu einer Kampagne hinzugefügten Teilnehmer. Die Teilnehmerliste für die Kampagne gleicht der Adressatenliste im Standardbrief, aber enthält nur eine eingeschränkte Auswahl an Funktionen.
in der gelben Menüleiste unter "Funktionen" verwaltet werden. Das geöffnete Fenster zeigt Ihnen alle bereits zu einer Kampagne hinzugefügten Teilnehmer. Die Teilnehmerliste für die Kampagne gleicht der Adressatenliste im Standardbrief, aber enthält nur eine eingeschränkte Auswahl an Funktionen. 
In diesem Fenster können Sie die gewünschten Teilnehmer zur Kampagne hinzufügen. Detaillierte Informationen zu diesem Fenster, sowie alle Funktionen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Kampagne - Teilnehmer.
Bevor Sie eine Kampagne starten können, müssen Teilnehmer hinzugefügt werden. In Folge wird mit dem Starten der Kampagne je Teilnehmer dem entsprechenden Mitarbeiter eine Workflowaufgabe angelegt.
Hinweis
 | Sie haben nachträglich noch die Möglichkeit weitere Teilnehmer zur Kampagne hinzuzufügen. Beim Schließen des Teilnehmerfensters erhalten Sie dann folgende Meldung, dass neue Teilnehmer zur Kampagne hinzugefügt wurden und ob für diese die Kampagne gestartet werden soll. Bestätigen Sie diese Abfrage mit "JA", wird für die neu hinzugefügten Teilnehmer eine Workflowaufgabe erzeugt und dem jeweiligen Mitarbeiter zugeteilt.  Sollten Sie diese Abfrage mit "Nein" bestätigen, haben Sie auch im Fenster Kampagne noch die Möglichkeit über die Funktion  in der gelben Menüleiste unter "Funktionen" die Kampagne für jene Teilnehmer zu starten, die seit dem Kampagnenstart neu hinzugefügt wurden. Genauso wie Sie nachträglich noch einzelne Teilnehmer hinzufügen können, können Sie auch für einzelne Teilnehmer die Kampagne abbrechen. Dazu müssen Sie im Fenster Kampagne - Teilnehmer in der gelben Menüleiste unter "Adressaten" die Funktion  ausführen. Dabei werden auch gleich alle Aufgaben, die Mitarbeitern im Zuge der Kampagne für diesen Teilnehmer angelegt wurden, gelöscht. Nach dem Ausführen der Funktion erhalten Sie noch folgende Meldung, die Ihnen bestätigt, dass die Kampagne für den selektierten Teilnehmer abgebrochen wurde.  |
Ablauf Kampagne
Kampagnenplan
Detaillierte Informationen über den Fortschritt einer Kampagne erhalten Sie im Kampagnenplan. Diesen können Sie mit der Funktion 
in der gelben Menüleiste unter "Funktionen" aufrufen.
in der gelben Menüleiste unter "Funktionen" aufrufen. 
Beim Fenster Kampagnenplan handelt es sich um ein dreigeteiltes Fenster, in dem Ihnen links die Vorgänge zu der im Einstiegsfeld "Kampagne" hinterlegten Kampagne angezeigt werden. Die Vorgänge werden aufgrund des hinterlegten Workflows bei der Kampagne erzeugt.
Im rechten Bereich dieses Fensters sehen Sie den Zeitplan der Kampagne grafisch dargestellt, welcher standardmäßig für alle Teilnehmer der Kampagne angezeigt wird. Wenn Sie den Fortschritt der Kampagne für einen Teilnehmer sehen möchten, müssen Sie diesen im Einstiegsfeld "Teilnehmer" auswählen. Für jeden Vorgang im linken Bereich wird ein Balken im rechten Bereich des Fensters angezeigt. Dieser kann verschiedene Farben annehmen, die Folgendes bedeuten:
 | Der Balken in der Grafik wird grün angezeigt, wenn alle Aufgaben, die zu einem Vorgang angelegt worden sind, bereits erledigt sind. |
 | Ein grauer Balken kennzeichnet einen Vorgang zu dem noch keine Aufgaben angelegt worden sind. |
 | Blau werden die Balken zu einem aktiven Vorgang angezeigt, der noch nicht gestartet worden ist. |
 | Der rote Bereich dieses Balkens zeigt den Fortschritt innerhalb des Vorgangs an. "Rot" steht in diesem Fall für den Anteil der bereits erledigten Aufgaben. |
Hinweis
| Bevor Sie die Kampagne starten, bietet sich an, zuvor den Kampagnenplan aufzurufen. In diesem können Sie noch vor dem Start die Planwerte, die anhand des Workflows berechnet wurden, verändern und die Beginnzeit für die einzelnen Vorgänge der Kampagne wird dann nach den neuen Planwerten berechnet. Die Balken, die den Bearbeitungszeitraum der einzelnen Aufgaben darstellen, können einfach per Drag & Drop verschoben werden, allerdings kann die Zeitdauer einer einzelnen Aufgabe nicht verändert werden (= immer 1 Woche). |
Im unteren Bereich dieses Fensters werden Ihnen in verschiedenen Reitern Informationen betreffend des ausgewählten Vorgangs angezeigt. Diesen Bereich können Sie über die Funktion 
in der gelben Menüleiste unter "Ansicht" ein bzw. ausblenden.
in der gelben Menüleiste unter "Ansicht" ein bzw. ausblenden. Hinweis
| Die Anordnung der Reiter können Sie selbst mit den beiden Funktionen  und  bestimmen bzw. einfach per Drag & Drop ändern. Welche Reiter Ihnen überhaupt angezeigt werden sollen, können Sie über die  definieren. Diese Funktion finden Sie, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Reiter klicken. |
Kampagne starten
Nachdem Sie eine Kampage mit einem Workflow angelegt haben, dieser Teilnehmer zugeordnet haben und die Planwerte im Kampagnenplan angepasst haben, können Sie über die Funktion 
in der gelben Menüleiste unter "Funktionen" die Kampagne für alle zugeordneten Teilnehmer starten. Für jeden Teilnehmer werden dann entsprechend dem Workflow den zuständigen Mitarbeitern, Aufgaben angelegt. Sollten Sie keinen Workflow hinterlegt haben und trotzdem diese Funktion ausführen, bekommen Sie folgende Hinweismeldung, dass ein Workflow hinterlegt sein muss, um die Kampagne starten zu können.
in der gelben Menüleiste unter "Funktionen" die Kampagne für alle zugeordneten Teilnehmer starten. Für jeden Teilnehmer werden dann entsprechend dem Workflow den zuständigen Mitarbeitern, Aufgaben angelegt. Sollten Sie keinen Workflow hinterlegt haben und trotzdem diese Funktion ausführen, bekommen Sie folgende Hinweismeldung, dass ein Workflow hinterlegt sein muss, um die Kampagne starten zu können. 
Beispiel
 | Nach dem Starten der Kampagne werden die Aufgaben den, jeweils durch den Workflow ermittelten, Mitarbeitern angelegt. Zum Eingangs erwähnten Kampagnenworkflow werden zuerst die Aufgaben "Anruf beim Kunden" für alle zugeordneten Teilnehmer erstellt. Wird diese Aufgabe vom Mitarbeiter mit dem Status "ist Interessiert" erledigt, wird automatisch die nächste Aufgabe "Informationen per Mail senden" in den Aufgaben angelegt.  |
Kampagne beenden
Kommt eine Kampagne zu ihrem Abschluss, bietet sich an, das Feld "Fertig" auf der Kampagne anzuhaken, damit diese unter den abgeschlossenen Kampagnen dargestellt wird. Über die Funktion 
in der gelben Menüleiste unter "Funktionen", erreichen Sie den gleichen Effekt, das Feld "Fertig" wird automatisch befüllt und die Kampagne wird unter den Fertigen dargestellt. Die erstellten Aufgaben im Zuge der Kampagne bzw. die Vorgänge und Teilnehmer bleiben jedoch unverändert.
in der gelben Menüleiste unter "Funktionen", erreichen Sie den gleichen Effekt, das Feld "Fertig" wird automatisch befüllt und die Kampagne wird unter den Fertigen dargestellt. Die erstellten Aufgaben im Zuge der Kampagne bzw. die Vorgänge und Teilnehmer bleiben jedoch unverändert. Wenn Sie eine Kampagne irgendwann nicht mehr weiterbetreuen möchten, und auch die dadurch erzeugten Daten nicht mehr benötigen, können Sie über die Funktion 
in der gelben Menüleiste unter "Funktionen" auch den Fortschritt der Kampagne löschen. Sie erhalten folgende Meldung, ob die Planwerte der Kampagne gelöscht werden sollen.
in der gelben Menüleiste unter "Funktionen" auch den Fortschritt der Kampagne löschen. Sie erhalten folgende Meldung, ob die Planwerte der Kampagne gelöscht werden sollen. 
Hinweis
| Bestätigen Sie diese Abfrage mit "JA" werden alle Planwerte der Kampagne gelöscht. Egal ob Sie bei dieser Abfrage "JA" oder "NEIN" wählen, werden alle noch offenen Aufgaben, die im Zuge der Kampagne bei den Mitarbeitern angelegt wurden, gelöscht. Dadurch kann es nicht passieren, dass ein Mitarbeiter Aufgaben zu einer Kampagne erledigt, die eigentlich nicht mehr existiert. |
Diese Tabelle gibt Ihnen noch einmal einen zusammenfassenden Überblick über die Funktionen, die Ihnen im Kampagnenfenster zur Verfügung stehen:
 Kampagnenplan | Bevor Sie eine Kampagne starten, sollten Sie den Kampagnenplan aufrufen. Sie gelangen in das Fenster Kampagnenplan wo links die Vorgänge (Aufgaben) und rechts die Zeiträume ersichtlich sind. Der Kampagnenplan wird mit den Planwerten (Vorgängen) laut Workflow gestartet und kann noch angepasst werden. Spätestens beim Starten der Kampagne werden die Planwerte erstellt. |
 Kampagne starten | Die Kampagne wird gestartet was zur Folge hat, dass für jeden Teilnehmer eine Aufgabe je zuständigem Mitarbeiter laut Aufgabenaktion angelegt wird. Zusätzlich wechselt die Ampel im Feld "Status" von rot (  ) auf grün ( ). Bevor eine Kampagne gestartet wird sollten Sie zuvor den Kampagnenplan starten und die Planwerte ggf. anpassen bzw. die Teilnehmer zur Kampagne hinzufügen. |
 Kampagne beenden | Die Kampagne wird beendet und bekommt das Kennzeichen "fertig", diese ist nun unter dem Status "Fertige" ersichtlich. Die Aufgaben, Vorgänge und Teilnehmer bleiben jedoch unverändert. Durch die Einstellung am Workflow wird entschieden, ob beim Beenden der Kampagne auch die Workflowinstanzen mitgelöscht werden. |
 Offene Kampagnenteilnehmer starten | Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die Kampagne nicht für alle Kampagnenteilnehmer gestartet ist. Dies ist möglich, wenn nach dem Kampagnenstart noch Teilnehmer hinzugefügt wurden. Die Ampel der Kampagne leuchtet gelb (  ). |
 Kampagne abbrechen | Die Kampagne wird abgebrochen, es werden alle Aufgaben dazu gelöscht und die Planwerte der Kampagne können auf Abfrage gelöscht werden. Die Kampagne befindet sich zum Unterschied zur Funktion "Kampagne beenden" unter dem Status "Offene". |
 Teilnehmer | Bevor Sie eine Kampagne starten können, müssen dieser Teilnehmer zugeordnet werden. Man kann zusätzliche Teilnehmer auch bei gestarteter Kampagne noch zuordnen. |
Hintergrundinfos
Bevor die Kampagne gestartet wird, kann in der Kampagnenübersicht anhand der Spalte "Workflow" nochmals kontrolliert werden, ob ein korrekter Workflow hinterlegt ist (grünes Häkchen).
Hinweis
| Anhand der Spalte "Status" (Achtung Unterschied zur Combobox "Status") sehen Sie, ob die Kampagne schon gestartet (  ), teilweise gestartet ( ) oder noch nicht gestartet ( ) ist. |
Sobald der Kampagnenplan gestartet ist bzw. die Kampagne gestartet ist, können Sie im Diagrammstudio am Workflow nichts mehr verändern. Es kommt folgende Hinweismeldung, dass Abläufe in diesen Workflow nicht verändert werden können.
Nach dem Bestätigen dieser Meldung wird das Diagrammstudio im Ansichtsmodus geöffnet, in dem Sie aber keine Änderungen am Workflow vornehmen können. Der Workflow kann erst wieder bearbeitet werden, wenn dieser bei keiner Kampagne mehr hinterlegt ist.
Berechtigungen
Tools → Administration → Berechtigung → Berechtigungen:
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