Drag & Drop im DMS
Archivierung mit Drag & Drop
Dokumente können von Ihnen auch einfach per Drag & Drop von außen ins DMS archiviert werden. Sie können entscheiden, ob dem Anwender, sobald er ein Dokument auf ein bestehendes Dokument ins DMS zieht, immer das Neuanlagefenster geöffnet wird, oder ob ihm die Möglichkeit geboten wird, das bestehende Dokument im DMS zu überschreiben. Diese Einstellung können Sie im Parameter "Verhalten bei Drag & Drop ins DMS" hier vornehmen: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren
Mit diesem Parameter können Sie das Drag & Drop-Verhalten, wenn eine Datei von außen ins DMS auf ein bestehendes Dokument gezogen wird, steuern. Sie können den Anwender entweder immer zu einer Neuanlage zwingen oder die Auswahl zwischen einer Neuanlage und Aktualisierung des betroffenen Dokuments ermöglichen: 0 - Neuanlage oder Aktualisierung möglich: Dokument wird neu angelegt, oder wenn es auf ein bestehendes Dokument gezogen wird, kann auf Abfrage auch versioniert werden (abhängig davon, wie der Parameter "Dokumentenzugriff" gesetzt ist und ob es sich um das gleiche Dateiformat handelt). 1 - Immer eine Neuanlage auslösen: Es wird nie versioniert, sondern immer ein neues Dokument angelegt. |
Wenn Sie im Parameter die Ausprägung 0 - Neuanlage oder Aktualisierung gewählt haben, erhalten Sie untenstehende Meldung, falls Sie ein externes Dokument auf ein Dokument im DMS ziehen, welches denselben oder einen ähnlichen Dokumententyp hat. Dieses Fenster bietet Ihnen nochmals die Möglichkeit, sich zwischen einer Neuanlage oder dem Überschreiben des ausgewählten Dokumentes zu entscheiden.
Wenn Sie den Parameter Dokumentenzugriff unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen auf Arbeitskopie mit Versionierung stellen, erhalten Sie statt der Möglichkeit das Dokument zu überschreiben, die Möglichkeit eine neue Version des Dokumentes zu erzeugen.
Wird der Parameter auf die Ausprägung "Arbeitskopie ohne Versionierung" umgestellt, steht bei der Abfrage "Möchten Sie eine neue Version erzeugen oder die bestehende überschreiben?" anstatt der Option "Version erzeugen" die Option "Version überschreiben".
Von diesem Parameter hängt grundsätzlich ab, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht Dokumentenversionen zu erstellen. Arbeitskopie mit/ohne Versionierung (Standard) Bei dieser Einstellung wird in jedem Fall eine lokale Arbeitskopie erstellt. Diese Einstellung kann mit beiden Speicherverfahren (Speicherung über Server oder Direkte Speicherung) verwendet werden. Mit Versionierung bedeutet, dass beim neuerlichen Einchecken eines zum Bearbeiten geöffneten Dokuments, eine neue Version erstellt wird. Ohne Versionierung wird das ursprüngliche Dokument am Server überschrieben. Arbeiten am Originaldokument Mit dieser Einstellung verhindern Sie, dass lokale Kopien des Dokuments erstellt werden. Um diese Einstellung verwenden zu können, muss die Direkte Speicherung verwendet werden. Es kann keine systemunterstützte Versionierung durchgeführt werden. Hinweis
|
Wenn Sie den Parameter Eingabe Versionsinfo unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren aktiviert haben, ist in dieser Abfragemeldung zusätzlich noch ein Feld für die Eingabe einer Versionsinfo enthalten.
Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, erhalten Sie vor der Archivierung eines aus dem DMS zur Bearbeitung geöffneten Dokuments die Möglichkeit, den Grund oder eine Information für die Bearbeitung zu erfassen. Dieser erfasste Text steht Ihnen im Fenster Dokumentenversionen als eigene Spalte zur Verfügung. Damit Sie überhaupt die Möglichkeit haben, eine Versionsinfo zu erfassen, müssen Sie den Parameter Abfrage Versionierung auf Ja stellen. |
Hinweis
 | Oberhalb angeführte Meldungen erscheinen dann, wenn Sie Dokumente mit gleichen Dokumententypen archivieren. Sind die Dokumententypen des zu archivierenden bzw. des bereits im DMS vorhandenen Dokuments unterschiedlich, öffnet sich automatisch das Neuanlagefenster. Bestehen Ähnlichkeiten bei den Dokumententypen, wird ebenfalls eines der beiden Abfragefenster gestartet, je nachdem wie die Parameter gestellt sind. Folgende Dokumententypen werden als Gruppe betrachtet.
Wenn Sie Dokumente mit ähnlichen Dokumententypen per Drag & Drop archivieren, wird immer der Dokumententyp des neu archivierten Dokumentes verwendet. Sie erhalten auch eine Hinweismeldung, dass der Dateityp umgestellt wird und werden ebenso gefragt, ob die Archivierung nun trotzdem erfolgen soll.  Nach der erfolgreichen Archivierung bekommen Sie noch die Abfrage, ob Sie das Quelldokument löschen oder beibehalten wollen. Wenn Sie die Option Quelldokument löschen wählen, wird das Dokument vom ursprünglichen Speicherort gelöscht, ansonsten bleibt es dort bestehen.  |
Hinweis
| Sie können auch mehrere Dokumente gleichzeitig per Drag & Drop archivieren. Ob für jedes Dokument eine eigene Neuanlagenmaske geöffnet und somit das jeweilige Dokument mit unterschiedlichen Metadaten versehen werden kann, oder alle Dokumente in einem Archivierungsdialog zusammengefasst werden sollen, kann über den Parameter "Verhalten bei Drag & Drop mehrerer Dokumente ins DMS" gesteuert werden. Der Parameter gilt nur für die Archivierung per Drag & Drop in die Dokumentenübersicht und die Dokumentenliste! Wenn Sie in der Dokumentenübersicht ein Dokument per Drag & Drop archivieren und beim ausgewählten Reiter im linken Bereich kein Datensatz sichtbar ist, kann das Dokument nicht archiviert werden. Sie erhalten die Meldung, dass Sie nicht berechtigt sind, ein neues Dokument anzulegen, diese Meldung wird beim Drag & Drop ausgelöst, weil auch eine manuelle Neuanlage eines Dokuments nicht möglich ist.  |
Achtung!
 | Wird ein Dokument mit einem Dateinamen im reservierten Format z. B.  (= "Archivnummer" - "15-stellige Dokumentennummer") gespeichert und in Folge per Drag & Drop wieder archiviert, kommt die Meldung, dass das Dokument bereits im DMS existiert, weil die NTCS erkennt, dass ein Dokument mit dieser Dokumentennummer bereits im DMS vorhanden ist.  Sie können dann entscheiden, ob neu archiviert werden soll oder ob das Dokument zum bereits bestehenden versioniert/aktualisiert werden soll. |
Drag & Drop im Dokumentenzuordnungsfenster
Auch im Dokumentenzuordnungsfenster können Sie Dokumente einfach per Drag & Drop von außen ins DMS archivieren. Grundsätzlich gelten die gleichen Voraussetzungen und Parameter wie unter Punkt 1 beschrieben.
Ein Dokument kann nur im linken Bereich per Drag & Drop archiviert werden, im rechten Bereich ist eine Archivierung nicht zulässig. Es werden das Archiv und die Person aus den Einstiegsfeldern als Vorschlagswerte für die Archivierung herangezogen.
Ein Dokument kann nur im linken Bereich per Drag & Drop archiviert werden, im rechten Bereich ist eine Archivierung nicht zulässig. Es werden das Archiv und die Person aus den Einstiegsfeldern als Vorschlagswerte für die Archivierung herangezogen.
Archivierung per Drag & Drop mit gleichzeitiger Dokumentenzuordnung
Per Drag & Drop haben Sie auch die Möglichkeit direkt einer Aufgabe, Termin, Buchung etc. ein Dokument von außen zuzuordnen und gleichzeitig zu archivieren. Das gewünschte Dokument einfach auf den Datensatz ziehen, bei dem dieses Dokument zugeordnet werden soll und der Archivierungsvorgang wird gestartet. Nach der Archivierung erfolgt die Zuordnung zum ausgewählten Datensatz automatisch.
Hinweis
| Beim Drag & Drop von Dokumenten und gleichzeitiger Zuordnung zu einem Datensatz, werden bestimmte Felder mit Vorschlagswerten befüllt. Unten angeführte Tabelle zeigt, welche Felder in welchen Programmteilen vorgeschlagen werden. Ausnahme: Bei der Archivierung eines Dokuments über Drag & Drop auf einen CRM Bewegungsdatensatz (z. B. Aufgabe, Termin, Frist etc.) wird der Betreff im DMS aufgrund der Parametereinstellung "Vorschlag Betreff bei Drag & Drop CRM" ermittelt. Selbiger Parameter existiert auch für LEA Bewegungsdatensätze und beide Parameter findet man unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.
Dies ist nur ein Betreffvorschlag und kann von Ihnen jederzeit überschrieben werden.
|
Fristen 
Post
Termine 
Besprechungsprotokoll 
Ressourcen
Eventmanager 
Event - Teilnehmer
Eventplaner - Teilnehmer 
Mitarbeiterausbildung (PI)
Stellenbeschreibung (PI)
Dienstreise (Lohn) Hinweis
| Sie können auch mehrere Dokumente gleichzeitig per Drag & Drop archivieren und gleichzeitig zuordnen. Alle Dokumente werden in eine Neuanlagenmaske übergeben und können in einem Zuge archiviert werden. |
Hinweis
| In vielen Fenstern (Buchungen, Aufgaben ...) können Sie ein Multiselect von mehreren Datensätzen durchführen. Haben Sie mehrere Datensätze (z. B. Aufgaben) selektiert und Sie "droppen" (= ablegen) ein oder mehrere Dokumente auf eine der selektierten Aufgaben, so werden diese Dokumente allen selektierten Aufgaben zugeordnet. Für die mehrfache Zuordnung können sowohl bereits im DMS archivierte Dokumente verwendet werden als auch noch nicht archivierte Dokumente. Noch nicht archivierte Dokumente werden im Zuge dessen archiviert und anschließend allen selektierten Datensätzen zugeordnet. Sollten Sie ein oder mehrere Dokumente auf einen nicht in der Selektion enthaltenen Datensatz "droppen", so wird die Dokumentenzuordnung nur bei jenem Datensatz erstellt, auf dem abgelegt worden ist. |
Drag & Drop am Reiter "Dokumente"
Am Reiter Dokumente in den Terminen bzw. Aufgaben können Sie auch per Drag & Drop Dokumente archivieren.
Hinweis
| Auch hier wird wie zum Beispiel in der Dokumentenübersicht geprüft, ob die Dateiendung des zu archivierenden Dokuments und des Dokuments, auf das dieses gezogen wird, ähnlich sind. Wenn das zutrifft, wird eine Abfragemeldung ausgelöst, wo Sie entscheiden können, ob Sie eine Version zu einem bestehenden Dokument erzeugen möchten, dieses überschreiben oder dieses neu archivieren möchten. Details dazu lesen Sie bitte unter Punkt Archivierung mit Drag & Drop. |
Drag & Drop aus Outlook
Es besteht die Möglichkeit, auch direkt aus dem Outlook E-Mails per Drag & Drop zu archivieren. Der Archivierungsablauf bzw. die Einstellungsmöglichkeiten sind genau gleich wie bei normaler Archivierung per Drag & Drop. Details dazu lesen Sie bitte unter Punkt Archivierung mit Drag & Drop.
E-Mails können Sie auch direkt in allen Programmteilen, welche die neue Dokumentenzuordnung (Aufgaben, Frist, Post ...) unterstützen, per Drag & Drop archivieren und gleichzeitig dem Datensatz zuordnen. Sollten Sie eine E-Mail aus dem Outlook auf einen Datensatz mit bestehender Dokumentenzuordnung ziehen, werden alle Pflichtfelder in der Neuanlagemaske vorgeschlagen. Ebenso entfällt die Archivauswahl.
Hinweis
| Die Person, Kategorie, sowie das Archiv werden aus der ersten bestehenden Dokumentenzuordnung ermittelt, die Felder Dokument, Datum und Betreff werden wie gewohnt bei Archivierung über Drag & Drop ermittelt. Sollte der Datensatz noch keine bestehende Dokumentenzuordnung haben, muss vorab das Archiv gewählt werden und der Vorschlag für Person und Kategorie wird vom Archiv (Standardperson und Standardkategorie) ermittelt. |
Hinweis Verschlüsselte E-Mails
| Wenn Sie E-Mails erhalten, die verschlüsselt sind, können Sie diese per Drag & Drop nur archivieren, wenn Sie das entsprechende Zertifikat besitzen, um die E-Mail auch im Outlook zu öffnen. Die E-Mail wird immer inkl. Verschlüsselung archiviert und kann im DMS dann nur von jenen Benutzern geöffnet werden, die auch das Zertifikat besitzen, um diese E-Mail lesen zu dürfen. Das Archivieren einer verschlüsselten E-Mail per Drag & Drop wird aber verhindert, wenn der Anwender das Zertifikat bzw. den Schlüssel nicht besitzt, um diese E-Mail grundsätzlich bei sich im Outlook zu öffnen. Sie erhalten dann eine Hinweismeldung, dass Outlook die Datei nicht laden kann und der Name der digitalen ID im Sicherheitssystem nicht gefunden werden kann. Die Archivierung wird verhindert:  Achtung!
|
Drag & Drop bereits archivierter Dokumente
Bereits archivierte Dokumente können direkt aus der Dokumentenübersicht bzw. -liste per Drag & Drop einem Datensatz zugeordnet werden. So können Sie zum Beispiel bereits archivierte Dokumente einer Aufgabe zuordnen. Dazu müssen die Aufgaben bereits geöffnet sein, dann können Sie das Dokument mit gedrückter Maustaste auf das entsprechende Symbol in der Leiste der geöffneten Fenster ziehen.
Danach werden die Aufgaben aktiv und Sie können das Dokument mit noch immer gedrückter Maustaste auf die entsprechende Aufgabe ziehen.
Der aktuell selektierte Datensatz wird immer grün markiert und signalisiert, dass hier das Dokument zugeordnet wird, wenn Sie die Maustaste lösen. Danach wird noch folgende Meldung angezeigt, bei der Sie abschließend entscheiden können, ob Sie das Dokument dem selektierten Datensatz zuordnen möchten oder nicht.
Eine Dokument kann auch über mehrere NTCS Instanzen per Drag & Drop einem Datensatz zugeordnet werden, Details dazu erfahren Sie unter Drag & Drop von Dokumenten über mehrere NTCS Instanzen.
Hinweis FIBU (
Buchen + 
ER-Kontrolle) | Wenn Sie ein bereits archiviertes Dokument aus dem kanzleieigenen Archiv auf eine Buchung bzw. eine Eingangsrechnung in einer Mandantenfibu per Drag & Drop ziehen, werden die Metadaten (Person, Betreff ...) des Dokuments nicht aktualisiert, sondern das Dokument wird mit den bereits vorhandenen Metadaten zugeordnet. Wird ein Dokument des dazugehörigen Mandantenarchivs auf eine Buchung in dieser Mandantenfibu gezogen, werden die Metadaten des Dokuments laut Buchung bzw. Eingangsrechnung aktualisiert. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in den Hilfen zum Fenster Buchen und ER-Kontrolle. |
Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung (DKZ)
In Fenstern mit neuer Dokumentenzuordnungen besteht die Möglichkeit die Dokumente per Drag & Drop von einem Datensatz auf einen anderen zu kopieren bzw. zu verschieben. Damit das Draggen einer Dokumentenzuordnung funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Das Draggen funktioniert nur in der Listenansicht bei eingeblendeter Dokumentenspalte.
- Dem Datensatz (Aufgabe, Termin, Ressource etc.) muss mindestens ein Dokument zugeordnet sein.
- Das Draggen muss direkt aus der Dokumentenspalte gestartet werden.
Nach dem Wegziehen (Draggen) des Dokumentensymbols in der Liste erscheint sofort der Hinweis, dass die Dokumentenzuordnung entweder kopiert oder verschoben werden kann. Wenn Sie die Maustaste lösen, kommt folgende Abfrage, bei der Sie entscheiden können, ob die Dokumentenzuordnung kopiert oder verschoben werden soll:
Hinweis
| Durch Drücken und Halten der entsprechenden Tasten können Sie beim Ablegen einer DKZ die oben gezeigte Meldung unterdrücken und die DKZ gleich verschieben oder kopieren. Mit der Strg-Taste können Sie die Dokumentenzuordnung kopieren  , mit der Shift-Taste können Sie die Dokumentenzuordnung verschieben.  . |
Hinweis
| Das Ablegen ("Droppen") der Dokumentenzuordnung muss nicht zwingend in der Dokumentenspalte erfolgen, es reicht die Dokumentenzuordnung auf den gewünschten Zieldatensatz (wird dann grün hinterlegt) zu ziehen und die Maustaste zu lösen. Beim Kopieren der Dokumentenzuordnung bleiben die Dokumente sowohl am Quell- als auch am Zieldatensatz vorhanden, beim Verschieben wird die Dokumentenzuordnung vom Quelldatensatz gelöscht. |
Dokumentenzuordnungen können nicht nur innerhalb eines Fensters kopiert/verschoben werden, sondern auch fensterübergreifend, so können Sie zum Beispiel zugeordnete Dokumente einer Aufgabe auf eine Ressource kopieren bzw. verschieben. Dazu muss das Ressourcenfenster bereits geöffnet sein, dann können Sie die Dokumentenzuordnung mit gedrückter Maustaste auf das entsprechende Symbol in der Leiste der geöffneten Fenster ziehen. Danach wird das Ressourcenfenster aktiv und Sie können die Dokumentenzuordnung mit noch immer gedrückter Maustaste auf die entsprechende Ressource ziehen. Wenn Sie die Maustaste dann lösen, wird die Dokumentenzuordnung dem selektierten Datensatz zugeordnet.
Sollte eine Dokumentenzuordnung nicht kopiert bzw. verschoben werden können, erhalten Sie den Hinweis, dass die Dokumentenzuordnungen bei der Selektion des Zieldatensatzes nicht kopiert/verschoben werden können: 
Dies kann folgende Gründe haben:
- Beim Zieldatensatz ist generell keine Dokumentenzuordnung möglich, somit kann auch keine bestehende kopiert bzw. verschoben werden.
- Der Zieldatensatz darf von Ihnen nicht bearbeitet werden, deshalb können Sie auch keine Dokumente zuordnen.
- Sie möchten eine Dokumentenzuordnung verschieben, dürfen aber den Quelldatensatz nicht bearbeiten. Für ein Kopieren der Dokumentenzuordnung ist die Bearbeitungsberechtigung für den Quelldatensatz nicht notwendig.
Eine DKZ kann auch über mehrere NTCS Instanzen per Drag & Drop einem Datensatz zugeordnet werden, Details dazu erfahren Sie unter Drag & Drop von Dokumenten über mehrere NTCS Instanzen.
Drag & Drop von Dokumenten aus NTCS
Es besteht die Möglichkeit bereits im DMS archivierte Dokumente per Drag & Drop in ein lokales Verzeichnis zu kopieren. Sie können die gewünschten Dokumente in der Dokumentenübersicht bzw. -liste selektieren (auch eine Mehrfachselektion ist möglich) und per Drag & Drop in das gewünschte Verzeichnis ziehen.
Hinweis
| Sobald Sie die selektierten Dokumente aus dem DMS ziehen, wird Ihnen sofort angezeigt, wie viele Dokumente in das Verzeichnis kopiert werden. Achtung!
Ob der Name dieser Dokumente aus dem Betreff bzw. aus dem Originaldokument ermittelt wird, können Sie im Parameter Dokumentenname beim E-Mail-Versand festlegen. Diesen Parameter finden Sie unter "Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden".
|
Das Draggen der Dokumente funktioniert aus folgenden Fenstern bzw. Programmteilen:
- Selektion der gewünschten Dokumente in der Dokumentenübersicht bzw. -liste.
- Sie können auch eine ganze Dokumentenzuordnung eines Datensatzes zum Beispiel bei Aufgaben kopieren. Hier kann das Draggen in der Spalte Dokument durch den Klick auf das Dokumentensymbol gestartet werden.
- Direkt vom Reiter Dokumente zum Beispiel in den Fenstern "Termine" und "Aufgaben".
Die Dokumente aus dem DMS können auf folgende Objekte gedroppt werden:
- Lokales Verzeichnis (z. B. Desktop ...)
- Ins Outlook; diese Dokumente werden dann als Anhang in eine E-Mail übergeben.
- In jedes Programm, das dieses Dokument verarbeiten kann. Zum Beispiel können Word-Dokumente ins Microsoft Word, CSV-Dateien ins Microsoft Excel etc. gezogen werden.
Hinweis
| Beim Drag & Drop aus dem DMS werden die Berechtigungen zum Ansehen der Dokumente geprüft. Das heißt, alle Dokumente für die Sie keine Berechtigung zum Ansehen haben, werden nicht kopiert. Zusätzlich werden folgende Dokumente nicht beim Drag & Drop berücksichtigt:
|
Drag & Drop von Dokumenten in einen Browser
Bereits archivierte Dokumente können zum Öffnen per Drag & Drop direkt aus dem DMS in einen Internetbrowser (Chrome, Internetexplorer, Firefox ...) gezogen werden. Beachten Sie, dass nur jene Dokumente mit Dateitypen hier angezeigt werden können, die auch vom jeweiligen Internetbrowser unterstützt werden.
Drag & Drop von Dokumenten über mehrere NTCS Instanzen
Sie können auch Dokumente per Drag & Drop über mehrere NTCS Instanzen ziehen und einem Datensatz (Aufgabe, Termin, Buchungsatz ...) zuordnen. Das heißt, Sie haben zwei Mal die NTCS geöffnet und Sie ziehen zum Beispiel ein Dokument aus der Dokumentenübersicht der 1. NTCS Instanz auf eine Aufgabe in der 2. NTCS Instanz. Das Dokument wird der Aufgabe zugeordnet, genauso wie es der Fall sein würde, wenn der "Drag & Drop"-Vorgang innerhalb einer NTCS Instanz erfolgt, wie unter dem Punkt Drag & Drop bereits archivierter Dokumente beschrieben.
Hinweis
| Sie können auch eine gesamte Dokumentenzuordnung per Drag & Drop über mehrere NTCS Instanzen einem Datensatz (Aufgabe, Termin, Buchungssatz ...) zuordnen. Weitere Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie unter Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung (DKZ). Einziger Unterschied zum Drag & Drop einer DKZ innerhalb einer NTCS Instanz ist, dass Sie beim Droppen der DKZ in der 2. NTCS Instanz keine Abfragemeldung bekommen, ob die DKZ kopiert oder verschoben werden soll. Beim Drag & Drop einer DKZ über mehrere NTCS Instanzen wird die DKZ immer kopiert und kann nicht verschoben werden. |
Drag & Drop mehrerer Dokumente ins DMS
Über den Parameter "Verhalten bei Drag & Drop mehrerer Dokumente ins DMS" können Sie steuern, ob der Archivierungsdialog für alle Dokumente gemeinsam oder je Dokument einzeln (Auslieferungsstandard) angezeigt wird. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren → Verhalten bei Drag & Drop mehrerer Dokumente ins DMS.
Wenn Sie mehrere Dokumente per Drag & Drop archivieren, können Sie über diesen Parameter entscheiden, ob der Archivierungsdialog für alle Dokumente gemeinsam oder je Dokument einzeln angezeigt wird. Der Parameter wirkt sich nur beim Drag & Drop auf die Dokumentenübersicht und Dokumentenliste aus und nicht auf Fenster mit einem Dokumenten-Bereich (z. B. Aufgaben). |
Hinweis
| Der Parameter hat nur Auswirkungen auf das Droppen mehrerer Dokumente in der "Dokumentenübersicht" und der "Dokumentenliste". |
Lernvideo: