UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zur ER-Kontrolle finden Sie in der Onlinehilfe ER-Kontrolle und zum ER-Workflow in der Onlinehilfe ER-Workflow.

A_TREE1.bmp Finanzbuchhaltung → Buchen und Vorerfassungen → ER-Kontrolle

Im Menüpunkt "ER-Kontrolle" können Eingangsrechnungen erfasst, bearbeitet, freigegeben und verbucht werden.
Informationen zur Erfassung bzw. Kontrolle oder Bearbeitung der einzelnen Rechnungen finden Sie in der Fensterhilfe ER-Kontrolle - Erfassungs-/Detailfenster.

Sind im Programm "Eingangsrechnungskontrolle" Rechnungen angelegt bzw. erfasst worden, werden diese in der Übersicht je nach getroffenen Einstellungen angezeigt.

Übersichtsfenster

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Die ER-Kontrolle ist in folgende Bereiche unterteilt:
  • Einstiegsfelder
  • Eingangsrechnungen
  • Kontierung/Kostenaufteilung
  • Lieferanteninfo, Notiz
  • Dokumentenvorschau/Aktionsprotokoll

Layoutgestaltung im Übersichtsfenster

Über die Layoutgestaltung 1497381857000005030.png können die verschiedenen Bereiche getrennt voneinander individuell angepasst werden.

Wie in allen Fenstern mit flexiblem Layout befindet sich auch im Übersichtsfenster rechts oben in der Menüleiste die Funktion "Layout ändern". Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden die einzelnen Bereiche verschiebbar, wodurch eine beliebige individuelle Anordnung mittels Klick und Ziehen der Überschriftenzeile mit der Maus ermöglicht wird.

Unter anderem haben Sie hier die Möglichkeit, den Bereich "Dokumentenvorschau" in ein neues eigenes Fenster zu verschieben und somit auf einen weiteren Bildschirm zu ziehen.
Ebenso erscheinen durch das Ausführen der Funktion "Layout ändern" weitere Funktionen für die Layoutgestaltung in der Menüleiste. Im Punkt "Bereiche" können z. B. optionale Bereiche ein- bzw. ausgeblendet werden.

Die getroffenen Einstellungen werden benutzerbezogen durch die Funktion "Abschließen von Layout ändern" gespeichert oder können vom jeweiligen Administrator über das Burger-Menü und den Punkt "Administration benutzerübergreifend" gespeichert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design im Punkt Administration.

Bereich Einstiegsfelder

Hier wählen Sie aus, für welche Firma und welche Fibu bzw. welches Fibu-Jahr Sie in der ER-Kontrolle arbeiten möchten. Weiters kann hier mithilfe der Felder "Von/Bis Datum", "Lieferscheinnummer", "Filiale" und "Mitarbeiter" eingeschränkt werden.
Die Feldauswahl 1082543816000404700.png für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste oder rechts oben über die weiteren Funktionen 1497383059000005030.png und Extras bzw. mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten.

Beim Feld "Mitarbeiter" kann durch Mausklick auf das Mitarbeitersymbol 1537799867000010830.pngauf Knopfdruck vom eigenen Mitarbeiter auf "leer" bzw. "kein Mitarbeiter" und wieder zurück auf den eigenen Mitarbeiter gewechselt werden. Die Funktion ist nur verfügbar, wenn der Mitarbeiter laut Berechtigungen gewechselt werden darf und die dazu nötige Berechtigung "ER - Ansehen Alle (nicht nur eigene)" hat.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einstellungsmöglichkeiten im Parameter Mitarbeiter Vorschlag.
 

Bereich Eingangsrechnungen

Informationen zur Erfassung finden Sie in der Onlinehilfe ER-Kontrolle und im Punkt "Erfassung, Bearbeitung und Speicherung" ... oder in der Fensterhilfe ER-Kontrolle - Erfassungs-/Detailfenster.

Im Bereich Eingangsrechnungen werden alle bereits erfassten Eingangsrechnungen entsprechend der Filterung bei den Einstiegsfeldern gelistet.

Zusätzlich verfügt dieser Bereich rechts oben über eine Combobox in der ergänzend ausgewählt werden kann, ob "Alle" oder nur bestimmte Rechnungen wie z. B. nur "Neu erfasste", "Zum Buchen freigegebene", "Verbuchte" usw. angezeigt werden sollen.

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Mit MitarbeiterauswahlOhne Mitarbeiterauswahl
Alle
Es werden alle Rechnungen angezeigt, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind (= wie Status "Rechnungen zum Bearbeiten" mit Mitarbeiter).
Es werden alle Rechnungen angezeigt, egal welchem Status sie zugeordnet sind.
Neu erfasste
–
Es werden alle Rechnungen angezeigt, die neu erfasst und noch keinem Mitarbeiter zur Freigabe zugeteilt worden sind.
Rechnungen zum Bearbeiten
Es werden alle Rechnungen angezeigt, die dem Mitarbeiter zur Freigabe zugeordnet sind (= wie Status "Alle" mit Mitarbeiter).
Es werden alle Rechnungen angezeigt, die im Moment einem Mitarbeiter zur Freigabe zugeordnet sind.
Rechnungen bearbeitet historisch
Es werden alle Rechnungen angezeigt, die jemals von einem bestimmten Mitarbeiter freigegeben worden sind.
(aktuelle Rechnungen zur Freigabe werden hier nicht angezeigt)
–
Zum Buchen freigegebene
–
Es werden alle Rechnungen angezeigt, die über die Freigabe den Status "zum Buchen freigegeben" erhalten haben (z. B. manuelle Freigabe oder über Workflow).
Dieser Punkt bedeutet jedoch nicht, dass die Rechnung vollständig ist.
Abgelehnte
Es werden alle Rechnungen angezeigt, bei denen beim Abbruch der Mitarbeiter eingegeben worden ist.
Es werden alle Rechnungen angezeigt, bei denen der Workflow abgebrochen worden ist.
Alle nicht verbuchten
Es werden alle Rechnungen angezeigt, die noch nicht verbucht worden sind und dem Mitarbeiter zur Genehmigung zugeordnet sind.
Es werden alle Rechnungen angezeigt, die noch nicht verbucht worden sind, egal welchen Status sie zugeordnet sind.
Skontofällige,
Nettofällige,
Überfällige
Es werden die nicht verbuchten Rechnungen sowie die verbuchten Rechnungen, die sich noch lt. Workflow im Umlauf befinden unter der jeweiligen Combobox angezeigt – unabhängig davon, ob diese schon bezahlt sind.
Die Fälligkeit wird vom Tagesdatum berechnet.
Es werden die nicht verbuchten Rechnungen sowie die verbuchten Rechnungen, die sich noch lt. Workflow im Umlauf befinden unter der jeweiligen Combobox angezeigt – unabhängig davon, ob diese schon bezahlt sind.
Die Fälligkeit wird vom Tagesdatum berechnet.
Verbuchte
-
Es werden alle verbuchten Rechnungen angezeigt.



Buchungsstatus
Bei jeder Rechnung wird ein Kennzeichen gesetzt, ob die Rechnung vollständig bzw. zum Buchen freigegeben ist:

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Rechnung ist vollständig und zum Buchen freigegeben.
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- Rechnung ist vollständig, aber noch nicht zum Buchen freigegeben.
- Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus – "Alt + S"), aber zum Buchen freigegeben.
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Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus – "Alt + S") und noch nicht zum Buchen freigegeben.
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Unklarer Status der Verbuchung
Wenn bei der Verbuchung aus der ER-Kontrolle Probleme auftreten und danach abgebrochen wird, wird der Buchungsstatus der betroffenen Rechnungen automatisch auf "unklar" gesetzt.
Wird die Verbuchung erneut gestartet, wird folgende Hinweismeldung angezeigt:

"Es wurden Rechnungen mit einem nicht eindeutigen Status der Verbuchung gefunden.
Die betroffenen Rechnungen sind im Logfile aufgelistet.
Der Status der Rechnung wurde automatisch korrigiert."

Es wird geprüft, ob es zu den betroffenen Rechnungen bereits Buchungen in der Fibu gibt, oder ob die Verbuchung fehlgeschlagen ist.
Entsprechend dem Ergebnis wird der Status der Buchungen korrigiert (bereits verbucht/zur Verbuchung freigegeben).
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Rechnung ist verbucht.

Hinweis 
Hinweis.png
Ist eine Rechnung unvollständig, kann mit der Funktion "Buchungsstatus (Alt + S)" kontrolliert werden, welche Daten fehlen bzw. fehlerhaft sind.

Die Feldauswahl 1082543816000404700.png für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste in der Überschriftenleiste oder rechts oben über die weiteren Funktionen 1497383059000005030.png oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten. Mit der rechten Maustaste in der Überschriftenleiste kann auch temporär die Funktion "Spalte hinzufügen", "Spalte austauschen" bzw. "Spalte ausblenden" ausgeführt werden.

Feldauswahl.png
Felder Eingangsrechnung
 

Bereich "Kontierung/Kostenaufteilung"

Die Kontierung bzw. eine etwaige Kostenerfassung und Kostenaufteilung kann entweder bereits hier in diesem fix kombinierten Bereich im Übersichtsfenster für die oben gelistete bzw. markierte Rechnung oder im Erfassungs-/Detailfenster erfasst werden. Die Erfassung hier erfolgt adäquat und inklusive der gewohnten Funktionen aus der Buchungszeile im Buchungsprogramm.

Um etwaige Kostendaten aufteilen zu können, gibt man in den Kostendatenfeldern ein Plus (+) ein und das Programm wechselt automatisch in die Erfassung im eigenen Reiter "Kostenaufteilung".

Die Feldauswahl 1082543816000404700.png für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste in der Überschriftenleiste oder rechts außen über die weiteren Funktionen 1497383059000005030.png oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, den fix kombinierten Bereich "Kontierung/Kostenaufteilung" z. B. für bestimmte Mitarbeiter über die Layoutgestaltung 1519037181000003060.png im Übersichtsfenster auszublenden, um z. B. eine Erfassung nur im Erfassungs-/Detailfenster vorzunehmen.

Nähere Informationen zur zweiten Möglichkeit der Kontierung über das Detailfenster finden Sie in der Onlinehilfe ER-Kontrolle - Erfassungs-/Detailfenster bzw. u. a. in unserem Lernvideo lernvideo.png Layoutgestaltung in der ER-Kontrolle .
Weitere allgemeine Informationen zur Rechnungskontierung und Kostendatenerfassung entnehmen Sie der Onlinehilfe ER-Kontrolle.
 

Bereich "Lieferanteninfo, Notiz" 

Möchten Sie nähere Informationen (wie z. B. Saldo, Adresse, Konditionen, UID-Nummer, Bankverbindungsdaten usw.) über den zur markierten Rechnung erfassten Lieferanten abrufen oder rechnungsbezogen eine Notiz erfassen, ändern oder anzeigen lassen, können Sie dies über den kombinierten Bereich "Lieferanteninfo, Notiz" erledigen.

Explizit für die Lieferanteninfo haben Sie die Möglichkeit, über die weiteren Funktionen 1497383059000005030.png rechts oben in der Überschriftenleiste die Ansicht unter Extras auf "Ansicht mehrzeilig" umzustellen.

Mittels der Notiz können Sie wichtige Details oder Anmerkungen zu einer Rechnung speichern.
Nähere Informationen zur Notiz entnehmen Sie der Onlinehilfe ER-Kontrolle.

Standardmäßig ist dieser Bereich eingeklappt. Mit dem Button vergrößern 1497792401000007820.png kann er angezeigt werden. Wieder einklappen kann man diesen Infobereich mit dem Button "Verkleinern" 1497792401000007820_1.png.

Die Feldauswahl 1082543816000404700.png für diesen Bereich können Sie mit rechter Maustaste in der jeweiligen Überschriftenleiste oder rechts oben über die weiteren Funktionen 1497383059000005030.png oder mit "Strg + F9" aufrufen und bearbeiten.

Bereich "Dokumentenvorschau, Aktionsprotokoll"

Ist ein Dokument für die erfasste Rechnung angehängt worden, kann auch in der Rechnungsübersicht die Dokumentenvorschau durch das Drücken des Buttons "Vergrößern" 1497792401000007820_1.png angezeigt bzw. mit dem Button "Verkleinern" 1497792401000007820.png wieder ausgeblendet bzw. eingeklappt werden.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter "Seitenanpassung für zugeord. Dokumente", in dem die gewünschte Seiteneinstellung vorgegeben werden kann. Bei der Einstellung "0 - letzte Einstellung beibehalten" werden die letzten Einstellungen jetzt für den Dokumentenviewer im Übersichtsfenster und im Erfassungs-/Detailfenster getrennt gemerkt und wieder vorgeschlagen.
Ebenso komfortabel ist die Möglichkeit, die Dokumentenvorschau über die Layoutgestaltung 1519037181000003060.png als eigenständiges Fenster auf einem weiteren Bildschirm einzustellen.

Ebenso kann im Bereich "Dokumentenvorschau" in einem eigenen Reiter auch das Aktionsprotokoll für die aktuelle Rechnung aufgerufen werden.
Über die Layoutgestaltung können im Bereich der Dokumentenvorschau bei vorhandener Lizenz noch weitere Reiter ( z. B.:  WWS-Info) hinzugefügt oder ausgeblendet werden.
 

Funktionen

Die wichtigsten Standardfunktionen sind in den jeweiligen Fensterbereichen der ER-Kontrolle prominent platziert, um ein schnelleres Arbeiten zu ermöglichen. Die Grundfunktionen "Ansehen" A_Show_Ext.bmp, "Neu" A_New_Ext.bmp, "Bearbeiten" A_Edit_Ext.bmp und "Löschen" A_Delete_Ext.bmp werden aus Platzgründen nur als Symbole angezeigt.
Zusätzlich können weitere Funktionen über das Burger-Menü 1497792403000007820.png ausgeführt werden bzw. in der Menüleiste als eigene Schaltfläche oder gesammelt in einer Schaltfläche 1497792403000007820_0.png individuell pro User zusammengefasst gespeichert werden. Beachten Sie beim Hinzufügen weiterer Funktionen unbedingt die Einstellungsmöglichkeiten im Burger-Menü rechts bei Favoriten unter "Position und Anzeige".

Per Mausklick oder Tastatur können Sie innerhalb der verschiedenen Bereiche wechseln. Drücken Sie die Funktionstaste F11, springt der Fokus automatisch auf den nächsten Bereich bzw. Fensterteil.

Folgende Funktionen stehen über die Hauptmenüleiste der ER-Kontrolle bzw. teilweise über die rechte Maustaste im Bereich "Rechnungsübersicht/Eingangsrechnungen" zur Verfügung:

1497792403000007820.png Burger-Menü
Öffnet das Burger-Menü. Hier können weitere Einstellungen zum Fenster vorgenommen werden.

Freigabe
Mit dieser Funktion (STRG + F) kann die Eingangsrechnung freigegeben werden. Die Anzeige dieser Funktion ist abhängig von der Einstellung vom Parameter Rechnungs-Freigabe und Bezeichnung der Rechnungs-Freigabe.

Delegieren
Die Freigabe kann an einen anderen Mitarbeiter delegiert werden. Die Funktion ist nur bei dem Mitarbeiter aktiv, bei dem die Rechnungen gerade zugeordnet sind.
Verbuchen
Die Rechnungen, die in der ER-Kontrolle den Status 1124636216000002050.png haben, können in die Buchhaltung verbucht werden (STRG + B). Details siehe Verbuchen.
Import
1497792405000007820_0.png BMD Scan
Soll in der ER-Kontrolle papierlos gebucht werden, haben Sie die Möglichkeit, über BMD Scan (STRG + I) die Dokumente einzuscannen bzw. bereits abgelegte Dokumente (TIF- oder PDF-Dateien) zu verarbeiten und in die ER-Kontrolle zu verschieben.

In der ER-Kontrolle wird in der Rechnungsübersicht pro übernommenem Dokument eine Erfassungszeile mit angehängtem Dokument angelegt. Die so zugeordneten Dokumente können jederzeit in der ER-Kontrolle bzw. nach dem Speichern der Rechnungserfassung im BMD Archiv und nach der Verbuchung der Rechnung auch aus dem Kontoblatt, aus der OP-Liste usw. aufgerufen werden.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe "ER-Kontrolle" im Punkt Rechnungserfassung mit Dokument via BMD Scan.
A_IMPORT.bmp Buchungen importieren
Import von Buchungen in die ER-Kontrolle (inklusive Dokumente, Kostendaten, Sammel- oder Einzelgegenbuchung, Splittbuchungen möglich).


Wird in der Datei keine oder eine falsche Lieferantenkontonummer übergeben, aber es ist eine UID-Nr., Steuer-Nr. oder IBAN in der Importdatei vorhanden, dann wird dieser Lieferant automatisch anhand dieser Daten ermittelt. Konnte kein Lieferant ermittelt werden, wird die Rechnung ohne Eintrag bei der Kontonummer (bleibt leer) in die ER-Kontrolle übernommen und kann über die ER-Kontrolle manuell angelegt bzw. geändert werden.

Allfällige Fehler, Validierungsinformationen werden im Feld "Info" gespeichert.

Per Parameter kann ausgewählt werden, in welches Feld die Belegnummer beim Import übernommen werden soll.
Parameter ER-Kontrolle → Allgemein → Beleg-Nr. bei Import

Beim Import von Buchungen in der ER-Kontrolle werden die Zahlungskonditionen der Person übernommen, wenn keine Konditionen in der Datei mitgeliefert werden.

Wird die Meldung "Beim Öffnen der Buchungs-Datei ist ein Fehler aufgetreten" anzeigt, entnehmen Sie den Grund dafür bitte der Logdatei FIBUERIMPORT, indem Sie im Hinweis auf "Logfile ansehen" klicken. Meist handelt es sich um einen Schreibschutz auf der zu importierenden Datei.

Während des Imports wird automatisch vom Programm ein Schreibschutz gesetzt, der bei erfolgreichem Import wieder gelöscht wird. Bricht oder stürzt man während des Imports ab, kann es sein, dass der Schreibschutz auf der Datei erhalten bleibt. In diesem Fall muss der Schreibschutz in den Eigenschaften der Datei manuell entfernt werden.
A_NEW.bmpNeu aus BMD DMS
Hier kann eine ER-Erfassung zu einem bereits archivierten Dokument vorgenommen werden.
 A_NEW.bmpNeu aus Databox
Nach dem Ausführen dieser Funktion öffnet sich die NTCS Belegablagedatabox. Hier haben Sie die Möglichkeit, direkt die Dokumente zu übernehmen, die Ihr Klient in die Databox hochgeladen hat.

Wir empfehlen hier jedoch die Einstellungen so zu treffen, dass beim Beleg-Upload durch den Klienten sofort automatisch Erfassungszeilen in der ER-Kontrolle angelegt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe "ER-Kontrolle" im Punkt Automatische Anlage durch Belegupload.

Sollten bei dieser Einstellung im Ausnahmefall nicht zugeordnete Dokumente in der Belegablagedatabox vorhanden sein, können diese auch mit der Funktion "Neu aus Databox" in die ER-Kontrolle geladen werden.
Nähere Informationen finden Sie unter Elektronische Rechnung
A_IMPORT.bmpFinmatics-Download
Belegdokumente, die über die Databox zu Finmatics hochgeladen worden sind, können mit dieser Funktion fertig kontiert automatisch in die ER-Kontrolle übernommen und weiter verarbeitet werden.


Beachten Sie die Einstellungsmöglichkeiten im FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox → Automatische Anlage von Rechnungen in der ER-Kontrolle. Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, dass für jede Rechnung, die über die Databox hochgeladen wird, automatisch ein Datensatz in der Rechnungsübersicht angelegt wird. Dieser Datensatz bleibt vorerst gesperrt, bis die Funktion "Finmatics-Download" erfolgreich für diese Rechnungen ausführt wird.



Nähere Informationen und Voraussetzungen finden Sie in der Onlinehilfe "ER-Kontrolle" im Punkt Import aus Finmatics. 
WWS


Dieser Menüpunkt ist nur vorhanden, wenn eine Warenwirtschaft im Einsatz ist. Die WWS-Funktionen sind immer aktiv, auch wenn eine Buchhaltungssperre gesetzt ist.

A_JOIN.bmp WE-Zuordnung
Mit dieser Funktion wird der Wareneingang (Warenannahme) der Eingangsrechnung zugeordnet. Wird die ER storniert, dann wird die WE-Zuordnung wieder gelöscht.
Nähere Informationen entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WE-Zuordnung. 
DV_SEARCHKEYWORD.bmp WE-Kontrolle
Mit dieser Funktion wird der Wert des Wareneingangs dem Betrag der Eingangsrechnung gegenübergestellt. Etwaige Differenzen durch Spesen, Transportkosten oder zur Bestellung abweichende Preise werden hier manuell bzw. durch eine automatische Differenzaufteilung ausgeglichen.

Nähere Informationen entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle).
A_KONTO.bmp Vorkontierung
Mit dieser Funktion kann die Vorkontierung aus der WWS übernommen werden. Wenn der Parameter Automatische Vorkontierung aktiviert ist und Betragsgleichheit zwischen ER und Bestellung besteht, wird automatisch die Vorkontierung aus der WWS übernommen.

Nähere Informationen zur Vorkontierung aus der WWS entnehmen Sie der WWS Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS.
A_Rechnungsplan.bmp Rechnungsplan
Mit dieser Funktion kann einer Eingangsrechnung ein Rechnungsplan zugeordnet werden.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der WWS Onlinehilfe Rechnungsplan.
A_WWS.bmp Auftragsvorerfassung
Für die Weiterverrechnung von Eingangsrechnungen in der WWS steht der Punkt "Auftragsvorerfassung" zur Verfügung. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem die gewünschten Positionen erfasst werden können.

Nähere Informationen dazu finden Sie in der WWS Onlinehilfe Auftragsvorerfassung.
Funktionen
A_Offene_Leistung.bmp Teil- und Schlussrechnungen
Die zu den Schlussrechnungen gehörenden Teilrechnungen oder die einer Teilrechnung vorangegangenen Teilrechnungen, also jene mit einer kleineren lfd. Teilrechnungs-Nr. (Feld: TR-LfdNr) können angezeigt werden.

Voraussetzung dafür ist die Erfassung der Projektnummer (bei Verbuchung in BMD 5.5) bzw. der TR/SR-Ablauf-Nr. (bei Verbuchung in BMD NTCS) bei den einzelnen Buchungen. Es werden auch – wenn vorhanden – die Teilrechnungen der Vorjahre angezeigt.
A_MONEY.bmp Alle Zahlungsinformationen ermitteln
Mit dieser Funktion können die Zahlungsinformationen zu den Eingangsrechnungen ermittelt werden. Diese sind dann in den Feldern Summe Skonto, Summe Zahlungen und letzte Zahlung ersichtlich.

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Mit einem einfachen Klick auf eines der Felder kann die Auszifferung aufgerufen werden.
Diese Funktion kann auch automatisch innerhalb eines Workflows als eigene Aktion aufgerufen werden.  

Damit die Ermittlung funktioniert, muss das Symbol, mit dem die Zahlung gebucht worden ist, auch entsprechend mit Typ "Zahlung" eingestellt sein, sonst wird der Hinweis "Es konnten keine Zahlungsinformationen ermittelt werden!" ausgegeben.
Ausdruck
A_PRINT.bmp  ER-Journal drucken
Hier kann ein Ausdruck der erfassten Rechnungen inkl. Status, Betrag, Belegnummern etc. gedruckt werden (Strg + P).

Im Reiter ER-Ausdruck kann eingestellt werden, welche Daten gedruckt werden sollen (z. B. Workflowstatus, Datum, Lieferantenkonto, Mitarbeiter ...). Zusätzlich kann ausgewählt werden, wie der Ausdruck sortiert werden soll (z. B. Belegnummer, Kontonummer, aktueller Mitarbeiter ...).

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Im Reiter Feldauswahl kann eingestellt werden, welche Felder auf der Liste angedruckt werden sollen. 

Unter Ausdruck kann ausgewählt werden, ob nur die Rechnungen oder auch die Gegenkonten bzw. die Kostenstellen angedruckt werden sollen. Zusätzlich kann noch ausgewählt werden, ob die Abzüge, Raten sowie das Aktionsprotokoll mitgedruckt werden sollen.

Unter Ausdruck Summe kann die Summe der Eingangsrechnungen angedruckt werden.

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Sollen jedoch nur bestimmte Erfassungen gedruckt werden, ist über die rechte Maustaste – auf der jeweiligen Position stehend – ER-Journal für markierte Rechnungen auszuwählen. 
A_PRINT.bmp Etikett drucken
Bei diesem Ausdruck handelt es sich um eine Individualprogrammierung!

Die Einrichtung bzw. die notwendigen Einstellungen sind von einem/einer BMD Mitarbeiter/in vorzunehmen. Vereinbaren Sie dazu bitte rechtzeitig einen Termin.

Wenn in einer Buchung ein Barcode erfasst wird, dann kann dieser Barcode als Etikett ausgedruckt werden. Wird der Parameter Automatischer Etikettendruck auf "Ja" gestellt, dann wird der Ausdruck der Etiketten automatisch gestartet, sobald eine Buchung mit Barcode gespeichert wird.

Für den Ausdruck der Etiketten steht in den Ausdrucksmodellen eine eigene Ablaufart "Fibu-Etikett" zur Verfügung. 
A_PRINT.bmp Rechnungsdeckblatt
Diese Funktion (ALT+1) ist nur aktiv, wenn der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv die Einstellung "Ja" aufweist und eine Rechnung markiert worden ist, bei der eine TR/SR-Ablauf-Nr. erfasst worden ist.

Im anschließenden Ausdrucksfenster kann in die Reportgestaltung verzweigt werden (F8 im Feld "Reportname") und diese bei Bedarf angepasst werden.

Es besteht auch die Möglichkeit, das Firmenlogo am Rechnungsdeckblatt anzudrucken, wenn es am Firmenstamm und im Report mit den Feldern "Firmenlogo klein" bzw. "Firmenlogo groß" hinterlegt ist.    
A_PRINT.bmp Rechnungsdeckblatt vor Rechnung einfügen
Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv die Einstellung "Ja" aufweist und eine Rechnung markiert worden ist, bei der eine TR/SR-Ablauf-Nr. erfasst worden ist.  
Extras
Hier finden Sie die Einstellungen bzw. Parameter für die ER-Kontrolle, die je nach Auswahl entweder allgemein, Fibu-bezogen oder userbezogen gespeichert werden können.

Folgende Funktionen stehen im Fenstermenü bzw. teilweise über die rechte Maustaste im Bereich "Rechnungsübersicht/Eingangsrechnungen" zur Verfügung:

A_Show.bmp AnsehenÖffnet den selektierten Datensatz zum Ansehen (F2). 
A_New.bmp NeuErstellt einen neuen Datensatz (F5). 
A_Edit.bmp BearbeitenÖffnet den selektierten Datensatz zur Bearbeitung (F6).
A_Delete.bmp Löschen
Mit dieser Funktion kann eine Eingangsrechnung endgültig (inkl. Kontierung und Kostendatenerfassung) gelöscht werden. 

Wurde der Rechnung ein Rechnungsdokument zugeordnet, wird zusätzlich abgefragt, ob auch das Dokument gelöscht werden soll.

Wir empfehlen, in den ER-Kontrolle-Parametern ein Sicherungsverzeichnis für Dokumente zu hinterlegen. Wird eine Eingangsrechnung mitsamt den zugeordneten Dokumenten gelöscht, dann werden diese Dokumente in das hier hinterlegte Sicherungsverzeichnis kopiert und im Archiv unter "Gelöschte Dokumente" angezeigt. 
1497792408000007820.pngAktualisieren
Schaltfläche zum Aktualisieren der Daten
A_INFO.bmp Buchungsstatus
Hier kann der Status bzw. die Zuordnung einer Eingangsrechnung abgerufen werden (ALT + S).
Ist eine Rechnung unvollständig, kann mit dieser Funktion kontrolliert werden, welche Daten fehlen bzw. fehlerhaft sind.
A_INFO.bmp  Aktionsprotokoll
Im Aktionsprotokoll (ALT + A) werden sämtliche Stationen der Eingangsrechnung mitprotokolliert.

Es kann somit zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden, welchem Arbeitsschritt (Buchungsstatus) bzw. welchem Mitarbeiter (Workflowstatus) die Rechnung zugeteilt worden ist. Es lässt sich auch im Nachhinein nachvollziehen, welchen Prozess die Rechnung bis zur Verbuchung durchlaufen hat.

Beispiel
Beispiel.png
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Beachten Sie auch die zusätzliche Möglichkeit, das Aktionsprotokoll als eigenen permanenten Reiter im rechten Bereich neben der Dokumentenvorschau über die Layoutgestaltung hinzuzufügen. Beim Wechsel der Eingangsrechnung werden die Daten im Aktionsprotokoll automatisch aktualisiert. Diese Layouteinstellung kann getrennt jeweils für das Übersichtsfenster und/oder das Erfassungs-/Detailfenster getroffen werden.

Funktionen 
A_KONTO.bmp Kontoblatt
Mit dieser Funktion (STRG + K) kann das Kontoblatt aufgerufen werden.
A_KONTO.bmp KontostammdatenIst ein Konto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (STRG + N) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen.
A_RatenZahlModell.bmp RatenvereinbarungUm eine Rechnung auf mehrere Raten aufzuteilen, steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung, Sie gelangen damit sofort zur Aufteilung. Nähere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe Raten.
A_Buchungen_Export.bmp Rechnung abgrenzenHier gelangen Sie zur Rechnungsabgrenzung  (ALT + 6).
A_Buchungen_Export.bmp SpesenverteilerHier gelangen Sie zur Erfassung eines Spesenverteilers (STRG + 9).
A_Buchungen_Export.bmp BewirtungsrechnerHier gelangen Sie zur Erfassung des Bewirtungsrechners (STRG + ALT + 9).
A_TREE1.bmp Anzeige TeilrechnungenMit dieser Funktion (ALT + C) öffnet sich die ER-Buchungsliste.
A_BARAUSLAGE.bmp LEA Verbuchung
Mit dieser Funktion (STRG + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können.
Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten

Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt:
  • Bezugsjahr und Bezugsmonat
  • Leistungsdatum
  • Buchungstext
  • Betrag
  • auf der ER hinterlegter Mitarbeiter
  • Projekt
  • Kostendaten
Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist.

Wird bei einer Eingangsrechnung ein Dokument zugeordnet, wird dieses Dokument auch in die Leistungserfassung (LEA) übernommen und kann aus der Barauslage aufgerufen werden.

Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle.
A_Copy.bmp  Erzeuge Kopie
Mit der Funktion "Erzeuge Kopie" kann eine bereits in der ER-Kontrolle vorhandene Rechnung in eine neue Erfassungszeile kopiert werden.

Die Funktion "Erzeuge Kopie" kann für Rechnungen wie z. B. Dauerrechnungen (gleichbleibende und wiederkehrende Rechnungen zu Dienstleistungs- oder Wartungsverträgen, Pacht- oder Mietverträgen ...) verwendet werden. Die Eingangsrechnung wird samt Kontierung und Kostendatenerfassung kopiert und in der Rechnungsübersicht als eigener Datensatz hinzugefügt.

Der Buchungsstatus und der Workflowstatus werden wie bei der gewöhnlichen Neuanlage gesetzt. Das bedeutet, dass der Freigabeprozess von vorne durchlaufen werden muss.

Wird eine Rechnung mit der Funktion "Erzeuge Kopie" kopiert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordnete Dokumente, Notizen und Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die kopierten Buchungen übernommen werden sollen.

Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr. Vergabe)

Folgende Daten werden nicht kopiert (es erscheint eine Hinweismeldung):
  • Anbu-Erfassung
  • Anbu-Lebenslauf
  • Abzüge
  • Intrastat
  • Vorsteuererstattung  
  • Bestellpositionen
  • Wareneingangspositionen 
  • Abgrenzungs-/Auflösungsbuchungen
Grundsätzlich sollte die Funktion "Erzeuge Kopie" nur bei gleichbleibenden/wiederkehrenden Rechnungen verwendet werden. Beachten Sie beim Ändern von kopierten Rechnungen, dass z. B. eine Betragsänderung nicht mit der Kontierung oder Kostendatenerfassung abgeglichen wird und diese manuell angepasst werden müssen.




Prinzipiell wird beim Storno eine Kopie der Eingangsrechnung mit gedrehten Vorzeichen erzeugt. Soll die ER nur buchhalterisch storniert werden, dann soll dies über die bestehenden Funktionen im Programm "Buchen" bzw. im Kontoblatt gelöst werden.

Hinweis 
Hinweis.png
Bei Teilrechnungen, die mit einem Rechnungsschema "beinhaltend" gebucht worden sind, ist diese Funktion inaktiv!

Ist zu der zu stornierenden ER eine WE-Zuordnung erfasst worden, so wird diese wieder gelöscht.

Wird eine Rechnung mit dieser Funktion storniert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordnete Dokumente, Notizen und Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die Stornobuchung übernommen werden sollen.

1465138985000012070_3.png

Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr. Vergabe)

Anschließend kommt die Meldung, dass die Eingangsrechnung erfolgreich storniert worden ist.
Ergänzend wird angeführt, dass für folgende Daten das Storno nicht automatisch übernommen werden kann und gegebenenfalls manuell nacherfasst werden muss:
  • Anbu-Erfassung
  • Anbu-Lebenslauf
  • Webu-Erfassung
  • Abzüge
  • Intrastat
  • Vorsteuererstattung
  • Bestellpositionen
  • Wareneingangspositionen
  • Abgrenzungs-/Auflösungsbuchungen
Sind bei der stornierten Rechnung Erfassungen vorgenommen worden, die in dieser Information gelistet sind, müssen diese in den jeweiligen Programmen separat bearbeitet/gelöscht werden.

Bei der Verbuchung werden die Originalrechnung und die Stornorechnung automatisch miteinander ausgeziffert!
1497792408000007820_0.png Rechnung verschieben
Mit dieser Funktion kann eine Rechnung, solange sie nicht verbucht wurde, samt Dokument in eine andere Fibu (NICHT in eine andere Firma) verschoben werden.

Ist die betroffene Rechnung mit einem Workflow im Umlauf, bleibt dieser auf der Rechnung auch in der neuen Fibu erhalten und läuft normal weiter. Auch das Aktionsprotokoll samt Eintrag über das Verschieben wird in die neue Fibu übernommen. Wurde eine Aufgabe für die betroffene Rechnung angelegt, kann diese nahtlos ausgeführt werden.

OCR-Status zurücksetzen
Wenn eine Buchung aufgrund der OCR-Verarbeitung gesperrt ist, kann die Sperre mit der Funktion "OCR-Status zurücksetzen" aufgehoben werden.  
OCR-Erkennung einplanen und starten
Mit dieser Funktion kann die OCR-Erkennung gestartet werden, wenn zuvor der OCR-Status zurückgesetzt worden ist.
OCR-Daten erneut übernehmen
Mit dieser Funktion können die OCR-Daten vom zugeordneten Dokument erneut übernommen werden. Bereits erfasste Rechnungsdaten und Kontierungen werden dabei überschrieben. 
A_MONEY.bmp Zahlungsinformationen ermitteln
Mit dieser Funktion (ALT + Z) können die Zahlungsinformationen zu den Eingangsrechnungen ermittelt werden. Diese sind dann in den Feldern Summe Skonto, Summe Zahlungen und letzte Zahlung ersichtlich.

1124636448000002050_6.png

Mit einem einfachen Klick auf eines der Felder kann die Auszifferung aufgerufen werden.
Diese Funktion kann auch automatisch innerhalb eines Workflows als eigene Aktion aufgerufen werden.  

Damit die Ermittlung funktioniert, muss das Symbol, mit dem die Zahlung gebucht worden ist, auch entsprechend mit Typ "Zahlung" eingestellt sein, andernfalls wird der Hinweis "Es konnten keine Zahlungsinformationen ermittelt werden!" ausgegeben.
A_PRINT.bmp ER-Journal für markierte RechnungMit dieser Funktion kann für eine einzelne Rechnung ein ER-Journal gedruckt werden. Genauere Informationen entnehmen Sie der Funktionsbeschreibung ER-Journal drucken.  
A_Rechnung_Edit.bmp Verbuchte Rechnung zum Bearbeiten öffnen
Für diese Funktion ist die Lizenz "FIBU Anzahlungsautomatik für Baugewerbe" und die Berechtigung "ER-verbuchte Rechnungen zum Bearbeiten öffnen" erforderlich. Diese Funktion steht nur bei TR mit dem TR/SR-Schema "beinhaltend/Fibu auflaufend" und nur bei direkter Verbuchung in die Fibu zur Verfügung.

Sobald die Rechnung auf diese Weise geöffnet worden ist, bleibt sie im Bearbeitungsmodus und es stehen Ihnen zwei weitere Funktionen mit rechter Maustaste zur Verfügung:

1124636448000002050_12.png Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchen
Wenn die Rechnung bearbeitet und gespeichert worden ist, kann man mit rechter Maustaste und der Funktion "Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchen" die Rechnung erneut verbuchen lassen. Die Rechnung wird mit dem neuen Betrag verbucht und die Originalrechnung storniert. Der Workflowstatus bleibt unverändert.

Ist zu dieser TR bereits eine SR erfasst worden, so kann diese nicht mehr bearbeitet werden. 

Bei der erneuten Verbuchung kann die Rechnung auch in das Folgejahr verbucht werden. Wird in die gleiche Fibu verbucht, wird geprüft, ob die Eingangsrechnung bereits ins Folgejahr verbucht worden ist.

1124636448000002050_11.png Nachbearbeitete Rechnung schließen (ohne verbuchen)
Um Rechnungen, bei denen sich im Nachhinein herausstellt, dass doch keine Änderung erforderlich ist, nicht erneut verbuchen zu müssen, ist die Funktion "Nachbearbeitete Rechnung schließen (ohne verbuchen)" geschaffen worden. Dabei wird geprüft, ob die Rechnungsdaten mit der bereits verbuchten Rechnung übereinstimmen, und die Rechnung wird wieder geschlossen.
A_BMD_Archiv.bmp DMS
A_Document_Show.bmp Dokument ansehen
Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet (UMSCH + STRG + O). 
A_Document_Edit.bmp Dokument bearbeiten
Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet (UMSCH + STRG + Q). 
A_Preview.bmp Dokumente in Vorschau anzeigenZeigt das Dokument in der Vorschau an (UMSCH + STRG + P). 
A_Assign_Document.bmp Dokumente zuordnen
Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden (UMSCH + STRG + K). Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.
A_Dokumentenueb.bmp Zu Dokument in DMS
Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet (UMSCH + STRG + U). 
T_EMAIL_EXPORT.bmp Dokument versenden
Mit dieser Funktion (UMSCH + STRG + M) werden Ihnen alle E-Mail-Adressen aufgelistet, die zu diesem Lieferanten (inkl. Kontaktpersonen und Gesellschafter) gespeichert sind.

Nähere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe E-Mail adressieren.
A_EMPTY.bmp Neues DokumentMit dieser Funktion kann ein neues oder zusätzliches Dokument zur erfassten Rechnung über BMD Scan (UMSCH + STRG + N) oder über ihr Dateisystem (UMSCH + STRG + I) hinzugefügt werden.
 

Folgende Funktionen stehen im Bereich "Kontierung/Kostenaufteilung" zur Verfügung:

SW_Save.bmp SpeichernSpeichert eine erfasste oder geänderte Kontierung (STRG + S).
SW_Cancel.bmp VerwerfenVerwirft eine erfasste, aber noch nicht gespeicherte Kontierung.
A_New_Ext.bmp NeuÖffnet die Felder für die Neuanlage in diesem Bereich.
A_Edit_Ext.bmp BearbeitenÖffnet die Felder für die Bearbeitung einer bereits vorhandenen Kontierung.
A_Delete_Ext.bmp LöschenLöscht eine vorhandene Kontierung.
A_EURO.bmp RestbetragBeim Erfassen einer Splittbuchung kann mit dieser Funktion (STRG + 1) der verbleibende Restbetrag in das Feld "Betrag" übernommen werden.
A_Summenpruefung.bmp ProzenteingabeZum Erfassen einer Splittbuchung kann mit dieser Funktion ein Aufteilungsprozentsatz in der Kontierung im Feld "Betrag" eingegeben werden. Der automatisch daraus berechnete Betrag wird nach Bestätigen des Prozentsatzes in das Feld "Betrag" übernommen. Eingabewert ist der prozentuelle Wert vom Gesamtbetrag.
A_Empty.bmp WWS
WWS BestellzuordnungAufruf der Bestellzuordnung aus der WWS
WWS BestellkontierungAufruf der vorläufigen Bestellkontierung aus der WWS
A_Empty.bmp Vorläufige Kont.
Generieren aus KontierungAnlage einer Vorkontierung aufgrund der hinterlegten Fixkonten
Generieren aus aus WE-VorkontierungÜbernahme der vorläufigen Kontierung aus der WWS
A_Folder.bmp Funktionen


A_KONTO.bmp KontoblattMit dieser Funktion (STRG + K) kann das Kontoblatt aufgerufen werden. Ist noch kein Konto erfasst worden, wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen.   
A_KONTO.bmp KontostammdatenIst ein Konto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (STRG + N) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen.  
A_KONTO.bmp Gegenkontoblatt
Mit dieser Funktion (STRG + G) kann das Kontoblatt des Gegenkontos aufgerufen werden. Ist noch kein Gegenkonto erfasst worden, wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen.    
A_KONTO.bmp Gegenkontostammdaten
Ist ein Gegenkonto erfasst worden, können Sie mit dieser Funktion (STRG + D) in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Gegenkontos verzweigen.  
A_MONEYBOX_VORERF.bmp Erfassen Anbu-VorerfassungWird auf ein Anlagekonto mit dem Anbu-Vorerfassungskennzeichn gebucht, kann mit dieser Funktion (STRG+A) die Anbu-Vorerfassung geöffnet werden.
1519065197000003060.png Anbu-Vorerfassung (Übersicht)
Mit dieser Funktion (STRG + A) kann die Übersicht der Anbu-Vorerfassungen geöffnet werden.
A_LIST.bmp Anbu-Lebenslauf erfassenNach der Auswahl des Anlageguts kann ein neuer Eintrag (ALT + 9) im Anbu-Lebenslauf erfolgen (nur möglich, wenn eine Anbu existiert). 
A_LIST.bmp Anbu-LebenslaufEin bestehender Anbu-Lebenslauf kann angesehen werden (nur möglich, wenn eine Anbu existiert). 
1519065197000003060_0.pngWertpapier vorerfassen
Wird auf einem Anlagekonto mit dem Webu-Vorerfassungskennzeichen gebucht, kann mit dieser Funktion die Wertpapiervorerfassung geöffnet werden. 
1519065197000003060_1.png ESRS-Datenpunkte vorerfassen
Wird in den Kontostammdaten das Feld "ESRS-Datenpunkt" befüllt, öffnet sich mit dieser Funktion die "ESRS-Datenpunkte-Vorerfassung".
A_Landwirt.bmp Zusatzmeldungen Ungarn
Diese Funktion ist nur bei Firmensitz bzw. Filiale Ungarn sichtbar und dient der Erfassung von Rechnungen über landwirtschaftliche Produkte für die "Zusatzmeldungen Ungarn".

Nach dem Speichern einer Kontierung bzw. nach einer Änderung (Betrag oder Steuercode) einer Kontierung mit einem Steuercode der Steuergruppe "Aufwände landwirtschaftliche Produkte" (Steuercode 108,109,118 und 119) öffnet sich das Erfassungsfenster für die Zusatzmeldungen Ungarn automatisch.

Über das Menü "Kontierung" kann diese Funktion aber auch manuell aufgerufen werden.
Der Ausdruck erfolgt unter FIBU → UVA/Meldungen → Weitere Meldungen → Zusatzmeldungen Ungarn.

Weitere Informationen dazu finden Sie in der FIBU Onlinehilfe "Handbuch für Ungarn". 
A_Intrastat.bmp Intrastat erfassenBei Eingangsrechnungen mit Steuercode 8 und 9 (ig. Erwerb) kann die Intrastat-Erfassung aufgerufen werden (ALT + I). 
A_Buchungen_Export.bmp Rechnung abgrenzen
Mit dieser Funktion kann eine Rechnungsabgrenzung erfasst werden. Die Funktion ist nur aktiv, wenn die Rechnung vollständig kontiert ist (inkl. Kostenaufteilung) und wenn auf ein Aufwandskonto kontiert worden ist.

Nähere Informationen dazu finden Sie unter Rechnungsabgrenzung. 
A_Buchungen_Export.bmp SpesenverteilerMit dieser Funktion kann der Spesenverteiler aufgerufen werden (ALT + 6).
A_Buchungen_Export.bmp BewirtungsrechnerMit dieser Funktion kann der Bewirtungsrechner aufgerufen werden (STRG + ALT + 9). 
A_Rueckzahlungsausw.bmp Erfassen VorsteuererstattungDie Vorsteuererstattungserfassung ist aktiv, wenn kein Datensatz in Bearbeitung ist und wenn mindestens eine Kontierung einen Steuercode der Gruppe VST hat (ALT + 7). Vorgeschlagen werden die Beträge lt. Summe der bisherigen Kontierungen. Das Belegfeld wird mit der externen Belegnummer befüllt. Nur wenn diese nicht vorhanden ist, wird die interne Belegnummer verwendet. 
A_BARAUSLAGE.bmp LEA-Verbuchung
Mit dieser Funktion (STRG + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können.
Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten

Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt:
  • Bezugsjahr und Bezugsmonat
  • Leistungsdatum
  • Buchungstext
  • Betrag
  • auf der ER hinterlegter Mitarbeiter
  • Projekt
  • Kostendaten
Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist.
Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle).
Steuer manuell
Das Feld "Steuer" ist normalerweise deaktiviert und kann über diese Funktion aktiviert werden. Die Funktion ist allerdings nur ausführbar, wenn folgende Punkte zutreffen:
  • Der Cursor muss sich im Feld "Betrag" befinden.
  • Das Feld "Prozent" muss befüllt und ungleich 0 sein.
  • Das Feld "Steuercode" muss befüllt sein.
  • Die Felder "Prozent" und "Steuercode" dürfen nicht über das Konto fixiert sein.
A_Folder.bmp Extras

Betragseingabe Brutto (Strg + 2)
Die Betragseingabe kann von Netto (= Standardeinstellung) auf Brutto umgeschaltet werden (Strg + 2).
Automatische Kostendaten-Erfassung
Hier kann die automatische Kostendatenerfassung aktiviert oder deaktiviert werden.
Ist diese aktiviert, müssen Kostendaten erfasst werden, andernfalls wird folgende Meldung ausgegeben:
"Achtung! Es sind folgende Warnhinweise aufgetreten: Es sind unvollständige Kostendaten vorhanden. Möchten Sie Sie speichern oder zurück zur Erfassung?".

Soll dieser Hinweis nicht erscheinen, ist die automatische Kostendatenerfassung zu deaktivieren. Der Buchungsstatus lautet in diesem Fall so lange "Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus)", bis zu einem späteren Zeitpunkt die Kostendaten ergänzt und gespeichert werden.

Bei einer Deaktivierung der automatischen Kostendatenerfassung können keine Kostendatenvorschläge aus Hinterlegungen am Projekt vorgeschlage  werden.
Kontierung

A_New_Ext.bmp NeuÖffnet eine neue Zeile zur Erfassung einer Kostenaufteilung.
A_Edit_Ext.bmp BearbeitenÖffnet eine erfasste Kostenaufteilung zur Bearbeitung.
A_Delete_Ext.bmp LöschenLöscht eine bereits erfasste und gespeicherte Kostenaufteilung.
A_Summenpruefung.bmp RestbetragFunktion nur in der Spalte "Betrag": Es wird der gesamte Restbetrag der Buchung übernommen.
A_Summenpruefung.bmp ProzenteingabeMit dieser Funktion (Strg + 1 – nur in der Spalte "Betrag") kann durch Eingabe des Prozentsatzes der prozentuelle Anteil des Gesamtbetrags berechnet und als Betrag übernommen werden.
A_Folder.bmp Funktionen

Kostenperioden-Aufteilung
Mit dieser Funktion kann der Betrag anteilsmäßig auf die gewünschten Perioden verteilt werden.  
LEA Verbuchung
Mit dieser Funktion (STRG + L) wird das Fenster "Barauslagen" in der NTCS LEA aufgerufen, um die Eingangsrechnung als Barauslage erfassen zu können.
Beispiel: Weiterverrechnung von Barauslagen an den Klienten

Folgende Daten werden an die Leistungserfassung übermittelt:
  • Bezugsjahr und Bezugsmonat
  • Leistungsdatum
  • Buchungstext
  • Betrag
  • auf der ER hinterlegter Mitarbeiter
  • Projekt
  • Kostendaten
Die Funktion kann erst aufgerufen werden, wenn die Rechnung vollständig kontiert und gespeichert worden ist.
Nähere Informationen finden Sie unter Barauslagen (LEA Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle).
A_Folder.bmp Extras

Textdatei importieren - Kostenaufteilung Mit dieser Funktion kann eine Kostenaufteilung importiert werden.

Der Import erfolgt mittels variabler Feldauswahl, daher sind keine fixen Spaltenüberschriften notwendig.

Treten beim Import Fehler auf, werden diese in einer Logdatei (FIBUERKOSTCSVEXPIMP.log) angezeigt. 
Textdatei exportieren - Kostenaufteilung  Mit dieser Funktion kann die erfasste Kostenaufteilung exportiert werden. 
Kostenaufteilung

Folgende Funktionen stehen in der ER-Kontrolle mit flexiblem Layout im Bereich "Dokumentenvorschau" immer zur Verfügung, auch wenn das Dokument bereits archiviert wurde (z. B. Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" mit Einstellung "Sofort" oder bei mittels Drag & Drop hinzugfügten Dokumenten):

1472056873000103100_1.png Bearbeiten
Die Funktion "Bearbeiten" im Bereich "Dokumentenvorschau" öffnet das Dokument zur Bearbeitung und zeigt ein neues Menüband mit zusätzlichen Funktionen unter verschiedenen Reitern an.

Eine Beschreibung zu diesem Menüband und den Reitern finden Sie in der nachfolgenden Tabelle bei den Funktionen für noch nicht arichvierte Dokumente. Allerdings sind bei bereits archivierten Dokumenten nur eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten vorhanden. Nicht erlaubte Funktionen sind entweder ausgegraut oder es wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, dass die gewählte Bearbeitungsmöglichkeit nicht erlaubt ist.

Ist ein bereits archiviertes Dokument (= Archivdokument) bearbeitet worden, wird beim Wechsel auf eine andere Rechnung eine Archivierungsabfrage ausgegeben. Kommt es bis zum Beenden der ER-Kontrolle aus irgendeinem Grund zu keiner Archivierung der bearbeiteten Archivdokumente, erfolgt beim Beenden eine gesammelte Abfrage (Listenauswahl) für alle Dokumente.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einstellungsmöglichkeiten im folgenden Parameter:
CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS-Einstellungen → Dokumentenzugriff

Dieser Parameter steuert, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht, Dokumentenversionen zu erstellen.
1472056873000103100_2.png Versenden
"Versenden" öffnet den Standard-E-Mail-Client zum Versenden der ausgewählten Datei. 
1472056873000103100_3.png Drucken
"Drucken" öffnet das Druckfenster in Windows zum Ausdruck der ausgewählten Datei. 
1472056873000103100_4.png Speichern
Mit "Speichern" können Änderungen am Dokument gespeichert werden. 
1472056873000103100_5.png Eigenschaften
Den "Eigenschaften" kann man sämtliche Dokumenteneigenschaften entnehmen (Erstelldatum, PDF-Version, Auflösung, Sicherheit ...). 
1472056873000103100_6.png 
Ermöglicht Ihnen das Wechseln auf andere Seiten innerhalb eines mehrseitigen Dokuments – entweder seitenweise durch Betätigung der Pfeile oder direkt auf eine Seite durch Eingabe einer Seitennummer. 
1472056873000103100_7.png Suchen
Mit dieser Funktion kann im Dokument nach einem Wort oder einer Zahl gesucht werden. Treffer werden am Dokument gelb markiert dargestellt.
1472056873000103100_8.png 
Diese Funktionen bietet folgende Optionen:
  • Die ausgewählte Seite kann hier passend zur gesamten Größe bzw. Breite der Dokumentenansicht skaliert angezeigt werden.

  • Eine Zoomgröße kann benutzerdefiniert eingestellt werden. Dieser Wert wird bis zur nächsten Änderung beibehalten. Beim Neueinstieg wird automatisch die zuletzt verwendete Zoomeinstellung herangezogen.

  • Durch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert bzw. verkleinert. 
1216666196000003080_28.png 1216666196000003080_29.png
Durch Klick auf die Lupe wird der Zoom schrittweise vergrößert bzw. verkleinert. 
1472056873000103100_9.png
Diese Funktionen bieten folgende Optionen:
  • Der vergrößerte, sichtbare Bereich des Dokuments kann verschoben werden.

  • Mit dem Auswahlrahmen kann ein Bereich am Dokument aufgezogen werden. Danach kann eine Kontextfunktion für diesen Bereich ausgewählt werden.

  • Durch Klick auf die Lupe wird ein Rechteck erzeugt, in dem zum Zweck der besseren Lesbarkeit der jeweilige Bereich vergrößert dargestellt wird.
1472056873000103100_10.png
Mit den beiden blauen Pfeiltasten im unteren Bereich dieses Fensters können Sie zum nächsten bzw. vorherigen Dokument springen, wenn diesem Datensatz mehrere Dokumente zugeordnet worden sind.

Folgende Funktionen stehen in der ER-Kontrolle mit flexiblem Layout im Bereich "Dokumentenvorschau" zur Verfügung, wenn das Dokument noch nicht archiviert wurde (Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" mit Einstellung "Bei der Verbuchung"):

In der Dokumentenvorschau wird bei noch nicht archivierten Dokumenten sofort ein Menüband mit verschiedenen Funktionsreitern und Funktionen angezeigt.
Im Folgenden wird nur auf die nützlichsten Funktionen eingegangen:

Reiter
START 
Im Reiter START befinden sich die Standardfunktionen, die auch bei archivierten Dokumenten ausgeführt werden können. Siehe Beschreibung in der Funktionstabelle oberhalb (versenden, drucken, speichern ...).

Ausnahme:
1532455750000002510_5.png ArchivierenMit dieser Funktion kann die Archivierung von Pooldokumenten direkt aus dem Dokumentenviewer heraus gestartet werden.
Dabei werden aus der ER-Kontrolle die Metadaten fürs Archiv übergeben (nur aktiv, wenn der Parameter "Zeitpunkt der Archivierung" die Einstellung "Bei der Verbuchung" hat).
BEARBEITEN 
1532455750000002510.png Mit der Funktionen "Voriges Dokument" bzw. "Nächstes Dokument" wechselt der Fokus auf die in der Rechnungsübersicht entsprechend der getroffenen Auswahl oberhalb oder unterhalb der aktuellen Rechnung stehende Rechnung samt Anzeige der zugehörigen Dokumentenvorschau.
1532455750000002510_2.pngMit der Funktion "Vorherige Seite", "Nächste Seite" bzw. "Erste/Letzte Seite" wechselt die Dokumentenvorschau innerhalb eines mehrseitigen Dokuments auf die entsprechend gewählte Seite. 
1532455750000002510_3.png
Mit der Funktion "Vor Seite trennen" bzw. "Nach Seite trennen" können fälschlicherweise nicht getrennte Dokumente in der Vorschau gesplittet werden. Für die getrennte Seite wird eine neue Erfassungszeile in der Rechnungsübersicht angelegt.

Wird mit unserer OCR-Verarbeitung oder Finmatics gearbeitet, wird für das so hinzugefügte "neue" Dokument die OCR-Erkennung bzw. die Verarbeitung bei Finmatics neu gestartet. 
1532455750000002510_4.png
Mit der Funktion "Nach vorne verschieben" bzw. "Nach hinten verschieben" können die Seiten innerhalb eines Dokuments neu gereiht werden.

Wird diese Funktion bei einem Rechnungsdokument mit nur einer Seite ausgeführt, erscheint folgende Meldung:
"Das Dokument wurde von der Rechnung entfernt. Soll die Rechnung ebenfalls gelöscht werden?"

Bei der Auswahl "Rechnung nicht löschen" bleibt die Erfassungszeile der Rechnung erhalten, andernfalls wird der Datensatz gelöscht.
WERKZEUGEIm Reiter WERKZEUGE kann mittels Zeichenwerkzeugen, Format und Farben die aktuelle selektierte Seite mit Grafikfunktionen und Anmerkungen ergänzt werden.
STEMPELN/SIGNIEREN Im Reiter STEMPELN/SIGNIEREN können Stempel angebracht werden.  
ANSICHTIm Reiter ANSICHT werden Einstellungen zum Bereich Dokumentenvorschau angeboten. 
ANFÜGEN/EINFÜGEN Im Reiter ANFÜGEN/EINFÜGEN stehen jeweils zwei Funktionen zur Verfügung, um direkt in der Dokumentenvorschau bei einem bestehenden Dokument zusätzliche Seiten hinzuzufügen. Entweder indem diese neu gescannt werden oder durch Auswahl eines bereits im Explorer abgelegten Dokuments. 
1097582601000001570.png