Barauslagen (LEA-Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle)
Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung.
FIBU → Buchen → Buchen → Neuanlage/Bearbeiten einer Buchung → Funktionen → LEA-Verbuchung FIBU → Buchen → ER-Kontrolle → Ansehen einer Eingangsrechnung → Funktionen → LEA-VerbuchungDas Fenster "Barauslagen" dient zur Erfassung von Posten einer Eingangsrechnung oder einer Buchung als Barauslagen, um diese Kosten in weiterer Folge wieder über die LEA Fakturierung zu verrechnen. Damit ist eine schnelle Barauslagenerfassung zu FIBU-Belegen möglich.
Dieses Fenster wird aus der ER-Kontrolle oder dem Buchen mit der Funktion "LEA-Verbuchung" gestartet. Die Funktion "LEA-Verbuchung" steht dort nur für Eingangsrechnungen eigener Firmen (= Firmen der eigenen Firmengruppe) zur Verfügung.
Die Funktion kann im Zusammenhang mit der ER-Kontrolle entweder direkt aus dem Fenster Rechnungskontrolle der ER-Kontrolle, aus der Kontierung oder aus der Kostenaufteilung gestartet werden. Wie sich das Programm in weiterer Folge verhält, ist somit auch davon abhängig, aus welchem Fenster die Funktion gestartet wurde.
Im Zusammenhang mit dem Fenster Buchen kann es direkt beim Speichern der gewünschten Buchungszeile geöffnet werden, indem zuvor die Funktion "LEA-Verbuchung" aktiviert wird.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Summenzeile
In dieser Zeile sind die Summen dieser Eingangsrechnung/Buchung abzulesen:
| (ER-) Gesamtbetrag | In diesem Feld wird der Nettobetrag der Eingangsrechnung/Buchung angezeigt, sofern diese vollständig kontiert wurde. Ist die Eingangsrechnung noch nicht vollständig kontiert, so wird in diesem Feld der Bruttobetrag der Eingangsrechnung angezeigt (siehe Hinweis). |
| Barauslagen | Hier wird das Gesamthonorar der Barauslagen angezeigt, die zu dieser Eingangsrechnung/Buchung erfasst wurden. Es werden hier immer alle Barauslagen dieser Eingangsrechnung/Buchung aufsummiert, auch die, die man aufgrund fehlender Berechtigungen im Fensterteil "Barauslagen" nicht sehen kann (siehe Berechtigungen für Mitarbeiterdaten). |
Differenz | Dieser Wert errechnet sich aus "(ER-)Gesamtbetrag" abzüglich "Barauslagen". Er gibt somit die betraglich Höhe an, die noch nicht in Form von Barauslagen erfasst wurde. |
Barauslagen
In diesem Fensterteil sehen Sie die bereits erfassten Barauslagen zu der betroffenen Eingangsrechnung/Buchung.
Bei einer Neuanlage werden folgende Daten automatisch an die Barauslage übergeben:
- Als Leistungsdatum wird der Ultimo der letzten offenen Periode lt. Periodenverwaltung übergeben. Wenn dieser in der Zukunft liegen würde, so wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Ohne Periodenverwaltung wird hingegen immer das Tagesdatum vorgeschlagen.
- Das Projekt wird von der Eingangsrechnung/Buchung an die Barauslage übergeben. Wenn auf dem Projekt ein eindeutiger Kunde hinterlegt ist, dann wird dieser Kunde ebenfalls gleich vorgeschlagen.
- Die Dokumentenzuordnung der Eingangsrechnung/Buchung wird im Original auf die Barauslage übertragen, wenn zum Zeitpunkt der Erstellung der Barauslage mindestens ein Dokument zur Eingangsrechnung/Buchung zugeordnet ist. Eine Änderung der Dokumentenzuordnung auf der Eingangsrechnung/Buchung wirkt sich somit auch immer auf die daraus resultierende Dokumentenzuordnung jener Barauslagen aus, die aus dieser Eingangsrechnung/Buchung entstanden sind.
Die Dokumentenzuordnung kann auf der Barauslage lediglich betrachtet und niemals verändert werden. Nachträglich vorgenommene, gänzlich neue Dokumentenzuordnungen auf Eingangsrechnungen/Buchungen werden nicht auf daraus entstandene Barauslagen übertragen. - Des weiteren wird das Buchungsjahr/Buchungsmonat der Eingangsrechnung/Buchung als Bezugsjahr/-monat an die Barauslage übergeben, sofern dies lt. Artikeleinstellungen möglich ist (siehe Artikelstamm).
- Außerdem wird der Buchungstext der Eingangsrechnung/Buchung als Leistungstext verwendet.
- Wird die Funktion "LEA-Verbuchung" und in weiterer Folge die Neuanlage der Barauslage aus den Kostendaten der Eingangsrechnung gestartet, dann werden ebenfalls die KORE-Dimensionen lt. Kostenaufteilung übergeben und durch die Autorisierung nicht neu ermittelt.
- Wird die Funktion "LEA-Verbuchung" aus der Rechnungskontrolle oder dem Buchen gestartet, so wird zusätzlich der Betrag des Feldes "Differenz" an die Barauslage übergeben. Wenn die Funktion "LEA-Verbuchung" jedoch im Zuge der ER-Kontrolle aus der Kontierungs- oder Kostendatenzeile gestartet wird, so wird der Betrag der markierten Position an die Barauslage übergeben.
Hinweis
 | Sollte noch keine Kontierung zur Eingangsrechnung vorhanden sein, so kann der Nettobetrag der Eingangsrechnung nicht ermittelt werden. Deshalb wird der Bruttobetrag an das Fenster übergeben. Sollte dieser Umstand vorliegen, erhalten Sie folgende Meldung: "Die Eingangsrechnung ist noch nicht vollständig kontiert. Dadurch kann nicht der korrekte Rechnungsnettobetrag an die Leistungserfassung übregeben werden."  |
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
Da sich die Funktionen dieses Fensters nicht wesentlich von den Funktionen des Fensters Barauslagen der Leistungserfassung unterscheiden, werden die Funktionen an dieser Stelle nicht gesondert erklärt. Beachten Sie bitte die dortige Funktionsbeschreibung.
Standardfeldauswahl Barauslagen (LEA-Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle)
Hintergrundinformationen
Für die Verwendung dieses Fensters aus der ER-Kontrolle stehen folgende LEA Parameter zur Verfügung. Diese wirken sich nicht auf die LEA-Verbuchung aus dem Buchen aus.
LEA Parameter (für Start des Fensters aus der ER-Kontrolle)
Für die Verwendung der schnellen Barauslagenerfassung aus der ER-Kontrolle können Sie folgende LEA Parameter einsetzen:
Im LEA Parameter Artikel bei Neuanlage hinterlegen Sie einen Artikel, der automatisch bei Erfassung einer neuen Barauslage vorgeschlagen wird. Dieser Artikel kann jedoch direkt bei der Erfassung der Barauslage manuell übersteuert werden.
Im LEA Parameter Mitarbeiter bei Neuanlage hinterlegen Sie einen Mitarbieter, der automatisch bei der Erfassung einer neuen Barauslage vorgeschlagen wird. Auch dieser Mitarbeiter kann direkt bei der Erfassung der Barauslage manuell übersteuert werden. Wird der LEA Parameter nicht genutzt, wird immer der Mitarbeiter des aktuellen NTCS Benutzers verwendet.
Empfehlung bzgl. verwendeten Artikel
Es wird unbedingt empfohlen, für diese Funktionalität einen eigenen Artikel anzulegen. Dieser Artikel kann in weiterer Folge im LEA Parameter Artikel bei Neuanlage hinterlegt werden, damit der Artikel bei der Erfassung der Barauslage nicht immer manuell ausgewählt werden muss
Bei der Anlage ist zu beachten, dass folgende Einstellungen am Artikelstamm empfohlen werden:
| Eingabe Bezugszeitraum | Dieses Feld sollte unbedingt eine dieser Optionen enthalten:
Ansonsten kann die Buchungsperiode der Eingangsrechnung/Buchung nicht ordnungsgemäß an die Barauslage übergeben werden. |
| Leistungen autorisieren | Dieses Feld sollte nicht aktiviert werden. Die erfasste Barauslage kann ansonsten nach dem Speichern nicht mehr bearbeitet werden (außer die Autorisierung wird nochmals manuell aufgelöst). |
Hinweis
| In der Regel wird kein fixer Verrechnungspreis für diesen Artikel in den Artikelpreisen definiert. Sinn der schnellen Barauslagenerfassung über dieses Fenster ist, Positionen einer Eingangsrechnung bzw. einzelne Buchungen im Buchen als Barauslage abzubilden und weiterzuverrechnen. Die Höhe der Barauslage wird sich von Buchung zu Buchung unterscheiden, daher macht die Hinterlegung eines Verrechnungspreises hier keinen Sinn. |
Berechtigungen
Berechtigungen für Mitarbeiterdaten
Die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für "Leistung ansehen" und "Leistung bearbeiten" werden in diesem Fenster geprüft. Sollte man beispielsweise laut der Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Leistungen ansehen" nicht berechtigt sein, Leistungen von bestimmten Mitarbeitern zu sehen, so erscheint eine Meldung, wenn von diesem Mitarbeiter Barauslagen zu der betroffenen Eingangsrechnung/Buchung existieren:
Funktionsberechtigung
Die Berechtigung "Barauslagenerfassung zu FIBU-Belegen (ER-Kontrolle, Buchen)" regelt, ob man die Funktion "LEA-Verbuchung" aus der ER-Kontrolle bzw. aus dem Buchen ausführen darf oder nicht:
Öffnen der Eingangsrechnung aus der Leistungserfassung
In den Leistungserfassungs-Fenstern (z. B. Tageserfassung) steht die Funktion ER-Kontrolle zur Verfügung. Mit dieser Funktion kann, wenn die Barauslage über die Funktion "LEA-Verbuchung" der ER-Kontrolle erfasst wurde, die entsprechende Eingangsrechnung aufgerufen werden. Diese Funktion steht nicht für Barauslagen zur Verfügung, welche über die Funktion "LEA-Verbuchung" aus dem Buchen angelegt wurden.
Die Verknüpfung der beiden Datensätze (Barauslage und Eingangsrechnung) findet über das Feld ER-LfdNr der Leistung statt. Dieses Feld wird mit der eindeutigen ID der Eingangsrechnung befüllt.
Verwendung der Funktion in Makros (ER-Kontrolle)
Mit der Funktion BMD_ERKontrolle.CreateLeistungByParamList (<Firmen-Nr>,<FIBU-Nr>,'Erfass-Nr',Stringlist) kann die Barauslagen-Verbuchung aus der ER-Kontrolle mit den übergebenden Werten lt. Makrotext auch in Makros verwendet werden, sodass die Barauslagen im Hintergrund erzeugt werden.
Es werden in diesem Fall keine Daten automatisch über das System ermittelt (weder aus den LEA Parametern noch von der Eingangsrechnung). Sämtliche Daten müssen direkt über das Makro ermittelt und als Parameter übergeben werden.
Tagesabschlüsse werden bei Anlage derartiger automatischer Barauslagen via Makro ignoriert - die Leistungen werden trotz bereits abgeschlossener Tage immer erzeugt. Die Empfehlung lautet daher, bei betroffenen Artikeln die Einstellung Leistungen autorisieren zu nutzen und zu aktivieren, damit keine offenen Leistungen bei bereits abgeschlossenen Tagen angelegt werden.
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