Hintergrundinformationen: Periodenverwaltung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Überblick
In der LEA wird zwischen Leistungsperiode (Leistungszeitraum) und Buchungsperiode (Buchungszeitraum) unterschieden. Die Leistungsperiode bezieht sich dabei immer auf Jahr und Monat des Leistungsdatums der Leistung.
Im Rahmen der Leistungserfassung und der Fakturierung werden die Leistungen und die Honorarnoten aber auch mit Buchungsperioden vervollständigt, um die Leistungen/Honorarnoten nach diesem Gesichtspunkt auswerten zu können. Um exakt abgegrenzte monatliche Auswertungen zu erhalten, werden vom System bestimmte Regeln angewendet, um festzustellen, in welche Buchungsperiode (= auch "Auswertungsperiode") eine Leistung, eine Honorarnote, eine Ausbuchung und eine Umbuchung fallen. Dafür stehen in den Auswertungen Sortier- und Filterfelder für die Buchungsperiode zur Verfügung.
Bei der Vergabe einer Buchungsperiode für einen Geschäftsfall ist also der Zeitpunkt mit ausschlaggebend, wann genau eine dieser Aktionen passiert/passiert ist.
Um Buchungsperioden definieren zu können, die sich NICHT automatisch aus Monat und Jahr des Leistungsdatums bzw. des Rechnungsdatums ergeben sollen, kann über die sogenannte Periodenverwaltung genau die Länge einer Buchungsperiode mit Von-Datum und Bis-Datum bestimmt werden.
Das bedeutet, eine Buchungsperiode erhalten die Leistungen und die Honorarnoten in jedem Fall. Von welchem Datum aber die Buchungsperiode ermittelt wird, entscheidet das Regelwerk der Periodenverwaltung. Somit ergeben sich zwei grundsätzliche Varianten: Der Standardmodus (keine Periodeneinstellungen) und der Periodenmodus (mit Periodeneinstellungen). Unsere Organisationsempfehlung am Ende der Themenhilfe bietet einen Überblick über den passenden Modus zu Ihrer Arbeitsweise.
Hinweis
 | Generell ist die Periodenverwaltung mit allen Facetten sehr umfangreich, da es viele komplexe Geschäftsfälle gibt. Es ist ratsam, mit einem BMD Berater im Rahmen eines Einrichtungstermins den optimalen Einsatz abzusprechen. |
Die Periodeneinstellungen selbst werden in der Periodenverwaltung getroffen. Dieses Fenster ist somit nur relevant, wenn im Periodenmodus gearbeitet wird.
Für die Anwendung der Periodeneinstellungen in der Leistungserfassung und in der Fakturierung müssen zudem die LEA Parameter Periodeneinstellung Fakturierung und Periodeneinstellung Leistungserfassung entsprechend aktiviert werden. Dabei bedeutet die Ausprägung "Keine Periodenkontrolle", dass keine Periodeneinstellungen nötig sind (= Standardmodus).
Allgemeines
In den folgenden Kapiteln erhalten Sie allgemeine Informationen zur Periodenverwaltung, zum Periodenstichtag und einen Überblick über mögliche Geschäftsfälle.
Vergleich Standardmodus/Periodenmodus
Um herauszufinden, welche der beiden Varianten für Ihre LEA angewendet werden soll, finden Sie im folgenden Kapitel anhand einer Gegenüberstellung von Geschäftsfällen einen Vergleich zwischen dem Standardmodus und dem Periodenmodus. Auch unsere Organisationsempfehlung am Ende der Themenhilfe kann hilfreich sein, das Für und Wider beider Varianten abzuwägen.
Standardmodus
Im Standardmodus (keine Periodeneinstellungen) wird die Buchungsperiode aus folgendem Datum bestimmt:
- Das Leistungsdatum der Leistung bestimmt den Buchungsmonat bzw. das Buchungsjahr der Leistung.
- Bei Um- oder Ausbuchung einer Leistung wird die Periode des ursprünglichen Geschäftsfalls beibehalten, sprich, es wird ebenfalls vom Leistungsdatum bestimmt. (Hintergrundinformation: Für diese Buchungsperiode erhalten die Leistungen für die Auswertungen zudem eine Minus- und eine Plusbuchung.)
- Das Rechnungsdatum (= Belegdatum) der Honorarnote entscheidet, in welche Buchungsperiode die Honorarnote gerechnet wird.
Im Standardmodus wird folglich zugelassen, dass sich für eine Honorarnote durch das Rückdatieren des Rechnungsdatums eine frühere Buchungsperiode ergeben kann, obwohl in der Honorarnote Leistungen mit einer späteren Buchungsperiode existieren. Tritt dieser Fall auf, können Auswertungen vom Typ Bestandsveränderungen auf den ersten Blick unstimmige Ergebnisse liefern.
Beispiel
 | Ausgangssituation: Am 8. Juli werden einige Leistungen von Kunde A auf Kunde B umgebucht. Anschließend wird die Honorarnote für Kunde B mit Rechnungsdatum 30. Juni (rück)datiert. Wie verhält sich der Monat Juni beim Kunden B? Auswirkungen:
Da die Auswertungen dieses Paradoxon nicht auflösen können, könnte im Hintergrund ein alternatives Periodensystem mit einem monatlichen Stichtag aktiviert werden. Dieses wacht im Hintergrund darüber, dass keine Leistungen früher abgerechnet werden, als sie entstanden sind. Genau für diesen Anwendungsfall ist die Verwendung des Periodenmodus vorgesehen. Zweck der Verwendung dieses Periodensystems ist es zudem, dass Leistungen, die ein paar Tage zu spät erfasst/umgebucht wurden, bis zu einem bestimmbaren Stichtag noch in die Vorperiode fallen sollen. Leistungen, die nach dem Stichtag erfasst/umgebucht werden, werden wegen der Korrektheit der Auswertungen nicht mehr in die Vorperiode periodisiert. |
Periodenmodus
Im alternativen Periodensystem (= Periodenmodus) wird die Buchungsperiode aus folgendem Datum bestimmt:
- Das Leistungsdatum der Leistung bestimmt der Buchungsmonat bzw. das Buchungsjahr der Leistung, außer man befindet sich bereits nach dem Periodenstichtag, dann werden für den Vormonat erfasste Leistungen mit dem Erfassungsdatum periodisiert.
| Ausgangssituation: Der Periodenstichtag ist der 5. Juli (Periode Juni reicht somit vom 5. Juni bis zum 5. Juli). Auswirkungen:
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Beispiel
| Ausgangssituation: Der Periodenstichtag ist mit 9. Juli festgelegt (Periode Juni geht somit vom 9. Juni bis zum 9. Juli). Am 8. Juli werden einige Leistungen von Kunde A auf Kunde B umgebucht. Anschließend wird die Honorarnote für Kunde B mit Rechnungsdatum 30. Juni (rück)datiert. Wie verhält sich der Monat Juni beim Kunden B? Auswirkungen:
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Periodenstichtag
Der Periodenstichtag ist zusammengefasst
- der letzte Tag, an dem Leistungen des Vormonats erfasst werden können,
- daher auch der letzte Tag, an dem Leistungen für den Vormonat autorisiert werden können und dabei statistisch tatsächlich in den Vormonat fallen,
- der letzte Tag, an dem Umbuchungen automatisch in die Vorperiode fallen,
- und der letzte Tag, an dem Honorarnoten rückdatiert werden können und dabei statistisch tatsächlich in den Vormonat fallen.
Der Periodenstichtag ist immer der letzte Tag der Perioden, die in der Periodenverwaltung geführt werden und entspricht somit dem Bis-Datum einer Periode.
Um diese Perioden automatisch zu generieren, müssen zuerst die LEA Parameter Periodeneinstellung Fakturierung und Periodeneinstellung Leistungserfassung festgelegt werden. Hier stellen Sie ein, bis zu welchem Tag des Monats üblicherweise Honorarnoten mit Ultimo des Vormonats rückdatiert werden bzw. bis zu welchem Tag des Monats üblicherweise Leistungen für den Vormonat erfasst und autorisiert werden (= Periodenstichtag). Bitte beachten Sie dazu unsere Organisationsempfehlungen in den Tipps und Hintergrundinformationen. Sobald das Programm ab diesem Zeitpunkt bei einem Geschäftsfall auf die Perioden zugreifen muss, werden diese automatisch entsprechend den Einstellungen angelegt und angewendet (sofern sie für das aktuelle Jahr noch nicht vorhanden sind). Es ist daher nicht nötig und auch nicht empfehlenswert (aufgrund von Anfälligkeit für Fehler), die Perioden manuell anzulegen!
Stellen Sie jedoch fest, dass Sie bis zum Periodenstichtag Geschäftsfälle nicht abarbeiten können und daher noch Zeit benötigen, kann die Periode direkt in der Periodenverwaltung verlängert werden. Beachten Sie in diesem Fall bitte das Kapitel Verlängerung der Periode.
Da getrennte LEA Parameter für Leistungserfassung und Fakturierung angeboten werden, ist es auch möglich, zwei getrennte Periodenstichtage zu führen (einen für Geschäftsfälle der Leistungserfassung und einen für Geschäftsfälle der Fakturierung). Dies ist aber in der Praxis sehr selten. Wenn also die Perioden für Leistungserfassung und Fakturierung einander entsprechen sollen, ist der LEA Parameter Periodeneinstellung Leistungserfassung auf die Ausprägung "Wie Periodeneinstellung für Fakturierung" zu setzen.
Ermittlung der Buchungsperiode
Die Systematik der Ermittlung einer Buchungsperiode gilt für das Speichern der Leistung, Autorisierung, Fakturierung, Umbuchung und Ausbuchung gleichermaßen. Entscheidend ist immer, in welche Buchungsperiode das aktuelle Tagesdatum, an dem Sie den Geschäftsfall ausführen, fällt.
Ermittlung in der Leistungserfassung
Bei der Leistungserfassung wird bei Verwendung des Periodenmodus die Buchungsperiode beim Speichern der Leistung ermittelt, vergeben und bei Autorisierung der Leistung nochmalig ermittelt und gegebenenfalls aktualisiert. Erfolgt die Fertigstellung der Leistung ausschließlich bei der Autorisierung, erhält die Leistung erst zu diesem Zeitpunkt die Buchungsperiode. Dabei wird das aktuelle Tagesdatum (Aktionsdatum) und das Leistungsdatum ermittelt und folgendes Regelwerk angewendet:
Wird eine Leistung VOR dem bzw. BIS zum Periodenende ihres Leistungsdatums (= Periodenstichtag für Leistungsmonat) gespeichert/autorisiert, so entspricht ihre Buchungsperiode der Leistungsperiode.
Wird eine Leistung NACH dem Periodenende ihres Leistungsdatums (= Periodenstichtag für Leistungsmonat) gespeichert/autorisiert, so entspricht ihre Buchungsperiode der jüngsten noch offenen Periode lt. Periodenverwaltung.
Beispiel
| Ausgangssituation: Periode Oktober reicht von 6. Oktober bis 5. November (Periodenstichtag = 5. November):
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Hinweis
| Generell gilt: Eine Buchungsperiode kann nicht kleiner sein als die Leistungsperiode! |
Ermittlung in der Fakturierung
Für die Honorarnote selbst wird im Zuge der Fakturierung bei Verwendung des Periodenmodus die Buchungsperiode im Zuge der Funktion Rechnung mit Nummer drucken vergeben. Dabei wird das aktuelle Tagesdatum (Aktionsdatum) und das Rechnungsdatum ermittelt und folgendes Regelwerk angewendet:
Wird eine Honorarnote VOR dem bzw. BIS zum Periodenende ihres Rechnungsdatums (= Periodenstichtag für Rechnungsmonat) mit Nummer gedruckt, so entspricht ihre Buchungsperiode dem Monat/Jahr des Rechnungsdatums.
Wird eine Honorarnote NACH dem Periodenende ihres Rechnungsdatums (= Periodenstichtag für Rechnungsmonat) mit Nummer gedruckt, so entspricht ihre Buchungsperiode der jüngsten noch offenen Periode lt. Periodenverwaltung.
Beispiel
| Ausgangssituation: Periode Oktober geht von 6. Oktober bis 5. November (Periodenstichtag = 5. November):
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Achtung Periodisierung anhand des Bis-Leistungsdatums
 | In seltenen Fällen ist die Alternative erwünscht, dass nicht das Rechnungsdatum, sondern das Bis-Leistungsdatum der Honorarnote für die Ermittlung der Periode heranzogen wird. Dazu kann der LEA Parameter Periodisierung Rechnung auf die Ausprägung "Leistungsdatum" gestellt werden. |
Achtung Neuperiodisierung bei Rechnungsabschluss
| Weiters kann dem System mitgeteilt werden, dass beim Rechnungsabschluss (Funktion Rechnung abschließen) eine nochmalige Periodenermittlung stattfinden soll. In diesem Fall kann der LEA Parameter Periodenwechsel nach Rechnungsdruck auf die Ausprägung "Rechnung mit neuer Periode aktualisieren" gestellt werden. Im Standard wird dieser Parameter mit der Ausprägung "Periode beibehalten" ausgeliefert. |
Im Zuge der Fakturierung ist statistisch gesehen auch noch interessant, in welche Periode die Geschäftsfälle rund um die Ausbuchungen und Umbuchungen fallen (also Zugänge und Abgänge). Bei diesen Geschäftsfällen gibt es neben zum Aktionsdatum kein Vergleichsdatum. Daher werden diese automatisch mit der jüngsten noch offenen Periode lt. Periodenverwaltung durchgeführt, außer es sind Leistungen des aktuellen Leistungsmonats betroffen.
Hinweis
| Mit dem Rechnungsabschluss einer Honorarnote erhalten die darin enthaltenen Leistungen eine weitere statistisch relevante Information - jene der sogenannten Erledigt-Periode. Dieses Feld beinhaltet die Buchungsperiode des Geschäftsfalls, mit dem die jeweilige Leistung abgerechnet worden ist. |
Überblick über alle Geschäftsfälle
Im obigen Kapitel wurden die möglichen Geschäftsfälle grob erklärt dargestellt. In den folgenden Tabellen können Sie genau für jede Aktion ablesen, mit welchem Datum periodisiert wird und welche Periode dafür ausschlaggebend ist.
Die Buchungsperiode der Leistung wird somit anhand von folgendem Datum ermittelt:
Aktion | Datum, mit welchem periodisiert wird | Ausschlaggebend ist die Periode der |
Speichern der Leistung (wenn die Leistung bereits zu diesem Zeitpunkt fertiggestellt wird) | Tagesdatum der Aktion | Leistungserfassung |
Autorisierung (getrennt oder gemeinsam mit Tagesabschluss) | Tagesdatum der Aktion | Leistungserfassung |
Erfassung/Import von Barauslagen, wenn am Artikelstamm das Feld "Leistungen autorisieren" aktiviert ist | Tagesdatum der Aktion | Leistungserfassung |
Import von Buchungszeilen/Lohnabrechnungen/Postkosten/BMD Com-Lizenzen | Tagesdatum der Aktion | Leistungserfassung |
Erfassung von Leistungen während der Fakturierung in der Rechnungsbearbeitung | Tagesdatum der Aktion Als Leistungsdatum wird der Ultimo der aktuell offenen Periode verwendet; würde dieser Tag in der Zukunft liegen, so wird das Tagesdatum der Aktion verwendet. | Leistungserfassung |
Erfassung einer Wertberichtigung | Tagesdatum der Aktion Als Leistungsdatum wird der Ultimo der aktuell offenen Periode verwendet; würde dieser Tag in der Zukunft liegen, so wird das Tagesdatum der Aktion verwendet. | Fakturierung |
Erfassung einer Gebühr in der  Gebührenabrechnung nach Rechnungsvorlagen (Deutschland) | Tagesdatum der Aktion Als Leistungsdatum wird der Ultimo der aktuell offenen Periode verwendet; würde dieser Tag in der Zukunft liegen, so wird das Tagesdatum der Aktion verwendet. | Fakturierung |
Erfassung einer Akonto- oder Teilrechnungsleistung | Rechnungsdatum bei Druck der Honorarnote mit Nummer bzw. Tagesdatum bei Rechnungsabschluss Als Leistungsdatum wird der Ultimo der aktuell offenen Periode verwendet; würde dieser Tag in der Zukunft liegen, so wird das Tagesdatum der Aktion verwendet. | Fakturierung |
Umbuchen von Leistungen | Tagesdatum der Aktion | Fakturierung |
Ausbuchen von Leistungen | Tagesdatum der Aktion | Fakturierung |
Storno einer Honorarnote (Stornoleistungen und neue Leistungen) | Rechnungsdatum bei Druck der Honorarnote mit Nummer bzw. Tagesdatum bei Rechnungsabschluss Als Leistungsdatum wird das Leistungsdatum der Original-Leistung verwendet. | Fakturierung |
Gutschrift einer Honorarnote (Gutschriftenleistungen) | Rechnungsdatum bei Druck der Honorarnote mit Nummer bzw. Tagesdatum bei Rechnungsabschluss Als Leistungsdatum wird das Leistungsdatum der Original-Leistung verwendet. | Fakturierung |
Die Buchungsperiode der Honorarnote und somit die Erledigt-Periode der darin enthaltenen Leistungen wird anhand von folgendem Datum ermittelt:
Aktion | Datum, mit welchem periodisiert wird | Ausschlaggebend ist die Periode der |
Rechnungsdruck | Anhand des Rechnungsdatums (bzw. alternativ anhand des Bis-Leistungsdatums) (Ausnahme siehe Rückdatierung der Honorarnote bei aktivierter Periodenverwaltung) | Fakturierung |
Storno einer Honorarnote | Rechnungsdatum bei Druck der Honorarnote mit Nummer | Fakturierung |
Gutschrift einer Honorarnote | Rechnungsdatum bei Druck der Honorarnote mit Nummer | Fakturierung |
Rechnungsabschluss (gilt für Rechnung, Storno und Gutschrift) | Periode wird nicht mehr verändert. (Ausnahme siehe Hinweis Neuperiodisierung beim Rechnungsabschluss) | Fakturierung |
Hinzufügen/Entfernen von Leistungen zu/aus einer Rechnung einer Vorperiode | Tagesdatum der Aktion | Fakturierung |
Organisationsempfehlung
In diesem Kapitel erhalten Sie Anhaltspunkte und Entscheidungshilfen rund um die Organisation des Periodensystems in der LEA.
Entscheidungshilfe für den Standardmodus
Keine Periodenverwaltung im Sinne des Periodenmodus ist nötig, wenn folgende Punkte zutreffen:
- Sie möchten immer alle Leistungen statistisch im Monat des Leistungsdatums betrachten.
- Sie möchten immer alle Honorarnoten statistisch im Monat des Rechnungsdatums betrachten.
- Honorarnoten werden nie rückdatiert.
- Auswertungen vom Typ "Bestandsveränderungen" bzw. "Offene Leistungen Per" werden nicht verwendet.
Entscheidungshilfe für den Periodenmodus
Sinnvoll ist der Periodenmodus aus folgenden Gründen:
- Ohne Periodenmodus können keine Auswertungszustände "eingefroren" bzw. rekonstruiert werden.
- Ohne Periodenmodus können Leistungen in einer Periode abgerechnet werden, die statistisch eigentlich noch nicht entstanden sind (siehe erklärendes Beispiel am Beginn der Themenhilfe). Auswertungen vom Typ "Bestandsveränderungen" bzw. "Offene Leistungen Per" können somit Fehler liefern: Anfangsbestand + Zugang – Abgang <> Endbestand.
- Ohne Periodenmodus kann man nicht sicher sein, ob alle Leistungen und Honorarnoten für Auswertungen bzw. die Abstimmung mit der FIBU zu einem bestimmten Stichtag rechtzeitig "fertig" sind. Zudem könnte es ein paar Tage später passieren, dass dieselbe Auswertung bzw. Abstimmung zum gleichen Stichtag andere Ergebnisse liefert und es somit so aussieht, als wären nachträglich fertiggestellte Geschäftsfälle rechtzeitig fertig gewesen.
Entscheidungshilfe zur Bestimmung des idealen Periodenstichtags
Grundsätzlich gelten folgende Richtlinien:
- Periodenstichtag "sehr früh" bedeutet, dass es kaum Spielraum für das Rückdatieren von Honorarnoten bzw. nachträgliche Erfassung und Autorisierung von Leistungen gibt. Damit könnte die Fakturierung unflexibler werden wie die FIBU.
- Periodenstichtag "sehr spät" bedeutet, dass es theoretisch passieren kann, dass jemand Leistungen oder Honorarnoten rückdatiert, obwohl schon alle Auswertungen gemacht worden sind bzw. die Abstimmung mit der FIBU gemacht worden ist.
Starten Sie daher mit Überlegungen, bis zu welchem Tag Sie Honorarnoten mit Rechnungsdatum des Vormonats schreiben und an welchem Tag des Monats Sie Ihre monatlichen Reportings ausdrucken. Addieren Sie zu diesem Tag einen Sicherheitspuffer von ca. zwei Tagen, das ergibt Ihren (Standard-)Periodenstichtag. Das Ergebnis (wahrscheinlich der 10. bis 15. eines Monats) tragen Sie im LEA Parameter Periodeneinstellung Fakturierung ein.
(Überlegen Sie, ob Sie davon abweichend auch einen weiteren Periodenstichtag für die Leistungserfassung benötigen. Im Normalfall ist dieser nicht nötig. Wenn doch, legen Sie diesen im LEA Parameter Periodeneinstellung Leistungserfassung fest.)
Ist der Periodenstichtag nicht einfach bestimmbar, bestimmt sich der ideale Periodenstichtag aus der Überlegung, dass Änderungen rückwirkend möglichst lange durchführbar sein sollen. Das bedeutet, das Periodenende möglichst weit nach hinten, sprich auf den "Ultimo des Folgemonats", zu setzen.
Tipps und Hintergrundinformationen
Verlängerung einer Periode
Es gibt nur ein zulässiges Anwendungsmotiv, manuell in die Periodeneinstellungen der Periodenverwaltung einzugreifen: Die Verlängerung einer Periode, da absehbar ist, dass die Arbeiten für diese Buchungsperiode nicht rechtzeitig fertig werden. Diese Maßnahme muss allerdings rechtzeitig VOR dem Periodenstichtag getroffen werden!
Solange das Ende des Stichtags, der in der Periodenverwaltung beim vergangenen Monat eingetragen ist, noch nicht erreicht worden ist, kann dieser jederzeit hochgesetzt werden (bearbeitet und geändert wird also das Bis-Datum der Periode). Der Periodenstichtag wird somit nach hinten verschoben. Da die Hauptperioden niemals überlappend geführt werden dürfen, überprüft das Programm automatisch, ob sich nach der Änderung die Perioden nicht überschneiden. Bewirkt eine Änderung die Überschneidung mit der vorherigen/nachfolgenden Periode, so wird diese angepasst. Betrifft die Überschneidung jedoch eine andere Periode, dann wird die Änderung nicht zugelassen.
Beispiel
| In den LEA Parametern ist der fünfte jedes Monats als Periodenstichtag hinterlegt. Die Perioden sind daher immer bis zum 5. des Folgemonats (automatisch) angelegt. Im Jänner merken Sie rechtzeitig, dass Sie unmöglich bis 5. Jänner die Dezember-Honorarnoten mit Rechnungsdatum 31.12. fertigstellen können. Lösung: In der Periodenverwaltung ist die Dezemberperiode bis z. B. 10.1. zu verlängern (und dafür die Jännerperiode erst ab 11.1. beginnen zu lassen - das erledigt das Programm automatisch). Dann können noch bis zum 10.1. Honorarnoten auf Dezember rückdatiert werden und statistisch in den Dezember fallen. |
Hinweis
| Bitte beachten Sie Folgendes, wenn Sie bereits Geschäftsfälle nach dem Periodenstichtag bearbeitet haben, welche aber Ihrem Ermessen nach noch in die bereits abgelaufene Periode gehören würden: In diesen Fällen können Sie nachträglich keine Lösung erzielen, indem Sie die betreffende Periode verlängern! Die Geschäftsfälle bleiben auch in der neuen Periode, wenn Sie die alte Periode im Nachhinein anpassen würden. Wenden Sie sich bitte im Bedarfsfall an unseren BMD Support. |
Rückdatierung einer Honorarnote
Solange Sie sich in der Fakturierung VOR dem Periodenstichtag der aktuell zu abrechnenden Periode befinden, geht das Programm automatisch davon aus, dass Sie den Ultimo des Vormonats als Rechnungsdatum verwenden wollen. Dementsprechend wird der Datumsvorschlag im Feld Rechnungsdatum im Zuge der Funktion Rechnung mit Nummer drucken generiert.
Beispiel
| In den LEA Parametern ist der fünfte Tag jedes Monats als Periodenstichtag hinterlegt. Die Perioden sind daher immer bis zum 5. des Folgemonats (automatisch) angelegt. Führen Sie den Rechnungsdruck mit Nummer am 03.03. aus, erhalten Sie im Fenster Rechnung mit Nummer drucken das Rechnungsdatum 29.02. als Vorschlag.  |
Trotz dieses Vorschlags überprüft das Programm im weiteren Verlauf des Drucks, ob die Honorarnote überhaupt in die Vorperiode gegeben werden kann. Unterbunden wird der Druck, wenn Leistungen mit einer späteren Periode in der betreffenden Honorarnote sind. Das Programm bringt in diesem Fall die Meldung, dass die Rückdatierung nicht möglich ist (siehe erklärendes Beispiel am Beginn der Themendokumentation).
Diesen Vorschlag sowie diese Prüfung erhalten Sie, solange Sie sich VOR dem Periodenstichtag befinden.
Wenn Sie sich NACH dem Periodenstichtag der vergangenen Periode befinden, erhalten Sie als Datumsvorschlag den aktuellen Tag.
Beispiel
| Führen Sie den Rechnungsdruck mit Nummer am 06.03. aus, erhalten Sie das aktuelle Tagesdatum als Vorschlag.  |
Wichtig ist, dass Sie wissen, was eine manuelle Rückdatierung auf ein Rechnungsdatum des Vormonats zu diesem Zeitpunkt auslösen würde: In diesem Fall wird die Honorarnote ohne Rücksicht auf die Leistungen sofort mit der aktuellen Periode periodisiert, aber es wird auch die Rückdatierung zugelassen! Da das zu Abweichungen zwischen Rechnungsdatum und Buchungsperiode führt, erhalten Sie in diesem Fall zumindest eine Sicherheitsmeldung, damit eine irrtümliche Falscheingabe nicht zu Folgeproblemen führt.
Problematisch ist in diesem Fall ein Vergleich zwischen LEA und FIBU, wenn man die Verbuchung in die Fibu aufgrund des Rechnungsdatums und die Auswertung aufgrund der Buchungsperiode vornimmt. Daher muss beim Arbeiten mit dem Periodenmodus darauf geachtet werden, dass bis zum Periodenende die Fakturierung abgeschlossen ist. (Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Verlängerung einer Periode als Lösungsansatz, wenn Sie bemerken, dass Sie bis zum Periodenende nicht fertig werden.)
Beispiel
| Ein Rechnungsdruck mit Nummer für das Rechnungsdatum 28.02 - erfolgt am 06.03 (NACH Periodenstichtag) - Rechnungsdruck wird durchgeführt mit Buchungsperiode März (!), ohne Rücksicht auf die Leistungen der Honorarnoten zu nehmen Ein Rechnungsdruck mit Nummer für das Rechnungsdatum 28.02 - erfolgt am 04.03 (VOR Periodenstichtag) - bringt abhängig von den Leistungen in der Honorarnoten folgendes korrektes Ergebnis:
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Hinweis
| Ein weiteres Folgeproblem ergibt sich, wenn zudem ein Jahreswechsel eine Rolle spielt und daher der Rechnungsnummernkreis ebenfalls zu berücksichtigen ist. Es gilt: Der Rechnungsnummernkreis wird bei zugelassener Rückdatierung immer vom Ultimo der Rechnungsperiode ermittelt. Beispiel: Die Periode 12-20XX hat den Periodenstichtag 05.01.20XY. Der Ausdruck der Rechnung erfolgt mit Rechnungsdatum 31.12.20XX am 06.01.20XY. Die Honorarnote erhält das Rechnungsdatum 31.12.20XX und die Buchungsperiode 01-20XY. Hier wird in der Folge der Nummernkreis für das Jahr 20XY herangezogen (Ermittlung des Nummernkreises wird mit 31.01.20XY gestartet)! |
Automatische Rückdatierung von Leistungen
Solange Sie sich in der Fakturierung VOR dem Periodenstichtag der aktuell zu abrechnenden Periode befinden, reagieren auch weitere Programmabläufe mit einem Datumsvorschlag.
- Bei der Zeilenverrechnung wird für das Feld Leistungsdatum der Ultimo der aktuellen Buchungsperiode vorgeschlagen, damit die Zeilen nicht irrtümlich mit dem aktuellen Tagesdatum als Leistungsdatum angelegt werden und somit das Rückdatieren der Honorarnoten verhindern würden.
- Aus demselben Grund wird bei der Neuerfassung von Leistungen, Barauslagen oder Wertberichtigungen direkt in der Rechnungsbearbeitung ebenfalls für das Feld Leistungsdatum der Ultimo der aktuellen Buchungsperiode vorgeschlagen. Dasselbe gilt auch beim Erfassen eines Leistungsdetails bei der manuellen Neuanlage von Teilrechnungen in der LEA oder Akontos in der LEA.
Auswirkungen der Buchungsperiode bei der Aufbereitung von Honorarnoten
Im Fenster Honorarnoten aufbereiten ist es möglich, die Leistungen aufgrund ihrer Buchungsperiode für die Aufbereitung einzuschränken. Voraussetzung dafür ist, den LEA Parameter Auswahl Zeitraum entsprechend zu setzen.
Bei manchen Aufbereitungsmodi steht Ihnen das Eingabefeld Buchungsperiode oder Buchungsperiode (PoL) zur Verfügung. Dieses ist immer dann zu befüllen, wenn automatisch durch die Aufbereitung neue Leistungspositionen erzeugt werden. Diese Buchungsperiode wird auf die neue Leistung übertragen (z. B. ist das bei der Aufbereitung von Akontos, Teilrechnungen oder Pauschalen ohne Leistung der Fall).
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