UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Rechnungsdruck finden Sie unter Honorarnoten.

A_TREE1.bmp Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten → Rechnungsfunktionen → Rechnung mit Nummer drucken
A_TREE1.bmp Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten → Rechnungsfunktionen → Kontrollausdruck starten
 
Das Dialogfenster "Rechnung mit Nummer drucken" erhalten Sie immer, wenn Sie ausgehend vom Fenster Honorarnoten die Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ausführen, um Honorarnoten mit Belegdatum, Leistungszeitraum und Buchungstext zu vervollständigen. Dasselbe Dialogfenster erhalten Sie auch, wenn Sie den Rechnungsdruck mit Nummer über den Rechnungsstapel anstoßen.

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Ein Rechnungsdatum muss vergeben werden, Leistungszeitraum und Buchungstext sind nicht zwingend notwendig. Weisen Honorarnoten bereits vor diesem Ausdruck aufgrund vorheriger Rechnungsbearbeitungen einen individuellen Leistungszeitraum oder einen individuellen Buchungstext auf, wird dieser nicht mehr mit den hier getätigten, neuen Eingaben überschrieben (Ausnahme: siehe Hinweis Übersteuerung fixierter Leistungszeiträume). 

Mit der Schaltfläche "Ok" 1337767642000017140.png startet das Programm den Rechnungsausdruck mit Nummer (bzw. den Kontrollausdruck), mit der Schaltfläche "Abbrechen" 1337767642000017140_0.png kehren Sie wieder zum Fenster Honorarnoten zurück.

Achtung! 
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Wird die Funktion "Rechnung mit Nummer drucken" nach Betätigung der Funktion Rechnungsurkunde löschen ausgeführt, was im Ablauf für einen ordnungsgemäßen Nachdruck zwingend notwendig ist, so erscheinen die Feld fix schreibgeschützt (Rechnungsdatum) bzw. unter Umständen schreibgeschützt (Leistungszeitraum, Buchungstext). Die fixierten Werte werden von der Honorarposition der Honorarnote übernommen, sie können nicht mehr verändert werden.

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Hinweis Fenster "Leistungszeitraum eingeben"
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Das Dialogfenster wird auch mit der Fensterbezeichnung "Leistungszeitraum eingeben" mit eingeschränkten Eingabefeldern gestartet, wenn Sie die Rechnungsfunktion Kontrollausdruck starten ausführen und den LEA Parameter Eingabe Leistungszeitraum derart eingestellt haben, dass die Abfrage nach dem Leistungszeitraum bei jedem Ausdruck erscheinen soll. 

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Rechnung mit Nummer drucken / Kontrollausdruck starten

Hier legen Sie folgende wesentliche Bestandteile der Honorarnoten, die für diesen Druckvorgang vorgesehen sind, fest: 

Rechnungsdatum
In diesem Feld geben Sie das Rechnungsdatum bekannt, mit dem die Honorarnoten versehen werden sollen. Dieses Rechnungsdatum wird in das Feld Belegdatum der Honorarnote übergeben und fixiert.

Mit dem Rechnungsdatum entscheidet das Programm weiter, welcher Rechnungsnummernkreis angesprochen wird und somit welche Rechnungsnummer in das Feld Belegnummer für die Honorarnote fix erzeugt wird (siehe Themendokumentation Rechnungsnummernkreise).

Da das Rechnungsdatum im Normalfall weiters auch die Buchungsperiode der Rechnung entscheidet (sprich der LEA Parameter Periodisierung Rechnung weist die Standardeinstellung "Rechnungsdatum" auf), ist die Vergabe des "richtigen" Rechnungsdatums auch in Kombination von den Periodeneinstellungen (siehe Themendokumentation Hintergrundinformationen: Periodenverwaltung) zu sehen. Das bedeutet, auch die Felder Buchungsmonat und Buchungsjahr werden für die Honorarnote aufgrund des Rechnungsdatum ergänzt und unabänderbar gespeichert.

Im Feld vorgeschlagen wird immer jenes Rechnungsdatum, welches dem aktuellem Tagesdatum entspricht. Über den LEA Parameter Vorschlag Rechnungsdatum können Sie aber alternativ dazu einstellen, dass immer der Periodenstichtag der noch offenen Abrechnungsperiode vorgeschlagen wird.

Hinweis Rechnungsdatum liegt in der Vergangenheit
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Ob eine Honorarnote für einen vergangenen Zeitraum ausgestellt werden kann, hängt von den Einstellungen zur Periodenverwaltung und von mehreren LEA Parametern ab.

Ist keine Periodenverwaltung im Einsatz, kann eine Honorarnote auch für einen vergangenen Zeitraum (z. B. für das Vorjahr) ausgestellt werden, indem Sie das Belegdatum entsprechend in den gewünschten Zeitraum setzen.

Wird das Buchungsdatum nicht vom Rechnungsdatum, sondern vom Leistungsdatum ermittelt (abhängig vom LEA Parameter Periodisierung Rechnung), muss der Bis Leistungszeitraum der Honorarnote ebenfalls in den gewünschten vergangenen Zeitraum fallen.

Ist eine Periodenverwaltung im Einsatz, müssen die definierten Perioden sowie die zugehörigen Periodenstichtage eingehalten werden. Eine Fakturierung außerhalb dieser Vorgaben ist nicht möglich. Alle Informationen zur Periodenverwaltung finden Sie in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Periodenverwaltung.

Beachten Sie zu diesem Thema auch die FAQ Kann ich für das Vorjahr noch eine Honorarnote erstellen?

Hinweis Meldungen bei der Vergabe des Rechnungsdatums
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Meldung zur Chronologie des Rechnungsdatums
Beim Ausdruck der Honorarnote mit Nummer wird der WWS Parameter "Prüfung Rechnungsnummer/-datum chronologisch" unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck geprüft. Sie erhalten dadurch die Möglichkeit, innerhalb eines Nummernkreises die Rechnungsdatums-Chronologie zu wahren.

Standardmäßig steht der Parameter auf "0 - Warnung".  Soll die aktuelle Honorarnote mit einem älteren Rechnungsdatum als die zuletzt gedruckte Honorarnote gedruckt werden, erscheint bei der Bestätigung des Fensters "Rechnung mit Nummer drucken" ein Hinweis darauf, dass eine Honorarnote mit diesem konkreten Rechnungsdatum gefunden wurde. Die Hinweismeldung kann jedoch ignoriert und die Honorarnote dennoch mit einem älteren Datum gedruckt werden:

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Diese Warnung kann aber verschärft werden und parametergesteuert als Sperre interpretiert werden. Nähere Informationen zu dieser Thematik finden Sie im Kapitel Prüfung Rechnungsnummer/-datum chronologisch der Themendokumentation Rechnungsnummernkreise.

Meldungen ohne Periodenkontrolle
Ohne Periodenkontrolle erhalten Sie beim Rechnungsdruck die Meldung "Das Rechnungsdatum liegt in der Zukunft", wenn Sie ein zukünftiges Datum verwenden. Dies soll eine unerwünschte Fehleingabe verhindern.

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Würde aufgrund eines Rechnungsdatums, welches in einen vergangenen Monat fällt, eine Honorarnote in den Vormonat periodisiert, erhalten Sie zur Bestätigung Ihres gewünschten Rechnungsdatums die Meldung, dass die Leistungen nun aufgrund der Datumsänderung mit dieser konkreten Buchungsperiode abgerechnet werden.

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Meldungen mit Periodenkontrolle
Ist die Periodenkontrolle aktiv und erfolgt die Periodisierung anhand des Rechnungsdatums, dann wird vom Programm an dieser Stelle geprüft, ob das eingegebene Rechnungsdatum in den soeben aktuellen Monat fällt oder die aktuelle Periode betrifft. Diese zwei Möglichkeiten sind aus Sicht der Fakturierung mit Periodenkontrolle sinnvoll.

Ist nichts davon der Fall, handelt es sich wahrscheinlich um eine Fehleingabe und Sie erhalten aus diesem Grund eine Hinweismeldung, dass dieses konkrete Rechnungsdatum nicht mit der konkreten aktuellen Periode oder dem aktuellen Monat übereinstimmt.

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Wenn Sie das vorgeschlagene Datum (irrtümlich) soweit abändern, dass die Leistungen nicht mehr mit der Buchungsperiode des Vormonats abgerechnet werden, erhalten Sie ebenfalls eine Hinweismeldung.

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Ein anderer Fall ergibt sich, wenn Sie eine Honorarnote für eine Periode abrechnen wollen, in welcher sich aber bereits eine Leistung einer zukünftigen Periode befindet. In diesem Fall erhalten Sie folgende Fehlermeldung mit Hinweisen zu möglichen Lösungsvorschlägen: 

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Beispiel 
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Der Periodenstichtag für die Abrechnungsperiode März ist der 10.04.2024, heute ist der 09.04.2024.

In der Honorarnote befindet sich eine Leistung mit Leistungsdatum 01.04.2024, welche daher die Buchungsperiode 04/2024 aufweist. Obwohl sich das heutige Datum vor dem Periodenstichtag befindet, ist es nicht möglich, diese Honorarnote mit Rechnungsdatum 31.03.2024 auszudrucken.


Mit diesen beiden Feldern geben Sie den gewünschten Leistungszeitraum an, der auf der Honorarnoten-Vorschau und auf der Honorarnote für den Kunden zur Information mitangedruckt werden soll.

Dieser ermittelt sich je Honorarnote automatisch aus dem jüngsten und dem ältesten Leistungsdatum aller enthaltenen Leistungen. Wenn aber eine einheitliche Form gewünscht ist (beispielsweise immer vom Monatsersten bis zum Monatsletzten) können Sie hier diese Eingaben vornehmen.

Beide Daten werden in die jeweiligen Felder Von Leistungszeitraum und Bis Leistungszeitraum für die Honorarnote eingetragen und könnten dort aber nochmals abgeändert werden.

Hinweis Leistungszeitraum in Rechnungsbearbeitung festlegen
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Der Leistungszeitraum kann aber auch schon in der Rechnungsbearbeitung über Honorarnote → Leistungszeitraum je Honorarnote vergeben werden.

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Der LEA Parameter Eingabe Leistungszeitraum steuert mit der Ausprägung "Bei Ausdruck Rechnung mit Nummer - Übersteuerung fixierter Leistungszeiträume", dass ein etwaig vorhandener Eintrag in die Felder Von Leistungszeitraum und Bis Leistungszeitraum auf der Honorarnote nicht berücksichtigt wird, wenn hier im Dialog "Eingabe Leistungszeitraum" davon abweichende Eingaben bezüglich Leistungszeitraum getätigt werden. Letztere sind in diesem Fall vorrangig. Eine weitere Auswirkung dieser Einstellung ist, dass beide Felder weiterhin befüllt werden dürfen, auch wenn die Funktion "Rechnung mit Nummer ausdrucken" im Rahmen eines Nachdrucks nach dem Löschen der Rechnungsurkunde ausgeführt wird.

Wenn der LEA Parameter nicht auf diese Ausprägung eingestellt ist, werden in diesem Fall (im Dialogfenster "Leistungszeitraum eingeben" werden Einträge bezüglich Leistungszeitraum vorgenommen) die Einträge in den Feldern Von Leistungszeitraum und Bis Leistungszeitraum vorrangig berücksichtigt und angewendet.

Buchungstext
Der Buchungstext wird an dieser Stelle nur abgefragt, wenn der LEA Parameter Auto-Buchungstext derart eingestellt ist, dass kein Buchungstext automatisch generiert wird. Alternativ dazu kann der Buchungstext automatisch erzeugt werden - entweder fix aus Projektart, Projektstichtag und Leistungszeitraum oder über eine Formel, die im LEA Parameter Formel Buchungstext enthalten ist.

Der gewünschte Buchungstext wird im Feld Buchungstext für die Honorarnote eingetragen und könnte dort aber nochmals abgeändert werden.

Hinweis Buchungstext beim Aufbereiten der Honorarnoten generieren
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Der Buchungstext kann vorgelagert auch schon beim Honorarnoten aufbereiten automatisch generiert werden (LEA Parameter Generierung Buchungstext).

Wenn die Funktion "Rechnung mit Nummer ausdrucken" im Rahmen eines Nachdrucks nach dem Löschen der Rechnungsurkunde ausgeführt wird, ist das Feld "Buchungstext" nur dann befüllbar, wenn für die Honorarnote zuvor noch kein Buchungstext vergeben wurde.

Tipps und Hintergrundinformationen

Aktionsmakro zur Überprüfung der getätigten Eingaben

Um flexibel und individuell beim Rechnungsdruck mit Nummer zu prüfen, ob die eingegebenen Daten bez. Rechnungsdatum, Von Leistungszeitraum, Bis Leistungszeitraum und Buchungstext plausibel sind und gewissen Kriterien entsprechen, kann ein Aktionsmakro eingesetzt werden. Kommt das Makro zum Ergebnis, dass die Eingaben den selbst gewählten Kriterien nicht entsprechen (Result: FALSE), kann der Rechnungsdruck mit Nummer nicht vollendet werden - das Dialogfenster bleibt geöffnet und der Rechnungsdruck wird nicht gestartet. Es geht daher darum, gefährliche Eingabefehler in diesem Fenster einzudämmen, da jede fehlerhafte Eingabe vielfache Korrekturschritte erfordert bzw. Unregelmäßigkeiten in der Chronologie erzeugt. Sobald das Aktionsmakro angelegt ist, wird es sowohl im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken als auch im Zuge des Rechnungsdrucks über den Rechnungsstapel automatisch ausgeführt.

Bitte beachten Sie, dass das Erstellen des Makros nur für Administratoren gedacht ist und an dieser Stelle daher nicht im Detail angeführt wird, wie das Makro zu erstellen ist.

Wesentlich für das Aktionsmakro ist, dass es beim Bestätigen des Dialogfensters mit "Ok" ausgeführt werden muss (Aktion = "Ok") und der Startzeitpunkt "vor Beginn der Aktion" sein muss. Ansonsten wird das Ergebnis des Makros nicht mehr berücksichtigt.

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Im Makro selbst sind die Datenfelder "Belegdatum", "Bis_Leistungsdatum", "Buchungstext" und "Von_Leistungsdatum" zur Verwendung freigeschaltet. Es ist dabei aber nicht möglich, auf Daten von bestehenden Honorarnoten zuzugreifen und/oder eine Prüfung während des Drucks zu aktivieren.

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Beachten Sie, dass die Makros selbst hier im Dialogfenster "Rechnung mit Nummer drucken" nicht im 3-Punkte-Menü 1514300233000007640.png aufrufbar, sondern nur über das Layout als Favorit einblendbar und aufrufbar sind.

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