Aus verschiedenen Gründen kann es sein, dass Sie zu einem Kunden verschiedene Honorarnoten erhalten oder auch manche Leistungen scheinbar nicht mitaufbereitet werden. Häufig anzutreffen sind folgende Gründe:

Die Geschäftsführung und/oder die Abteilungsleitung des Kunden hat sich geändert. Deshalb werden nicht alle Leistungen derselben Geschäftsführung/Abteilungsleitung zugeordnet.
Die Verrechnungsfirma des Kunden hat sich geändert. Deshalb werden nicht alle Leistungen derselben Verrechnungsfirma zugeordnet.

Kontrollieren Sie daher im ersten Schritt den Leistungsumfang, ob dieser korrekt gewartet und entsprechend zugewiesen ist. Beachten Sie bitte auch die Ausführungen des Kapitels Organisationsformen in der Themendokumentation Organisation Stammdaten bzw. die Themendokumentation Ermittlung des Leistungsumfangs in der Leistungserfassung).

Haben Sie die Ursache herausgefunden, in welcher Form sich die Leistungen organisatorisch unterscheiden, können Sie die Leistungen entsprechend den aktuellen Hinterlegungen in den Stammdaten aktualisieren (bitte sorgen Sie vorab dafür, dass diese historisch korrekt sind). Dafür steht Ihnen das Hilfsprogramm Leistungen aktualisieren zur Verfügung.

Um die Leistungen zu aktualisieren, gehen Sie am besten wie folgt vor:

Löschen Sie die betroffenen Honorarnoten.
Grenzen Sie die Leistungen so eng wie möglich ein und geben Sie diesen Zeitraum mittels der Felder "Ab-Datum" und "Bis-Datum" bekannt.
Im Feld "Leistungen" können Sie entscheiden, ob nur Leistungen upgedatet werden, die noch offen sind, oder alle Leistungen - sprich auch jene, die sich bereits in abgeschlossenen Honorarnoten befinden. Wir empfehlen dabei nur das Update mit "Offenen Leistungen".
Dann wählen Sie aus den Gruppen auf der linken Seite jene aus, aus deren Bereich Sie die Stammdaten korrigieren möchten. Wenn sich beispielsweise die zuständige Abteilungsleitung für den Kunden geändert hat und ab einem bestimmten Zeitpunkt die Leistungen dieser neuen Abteilungsleitung zuzuordnen sind, die Korrektur/Hinterlegung in den Stammdaten aber zu spät erfolgt ist, wählen Sie links die Gruppe "Kunde" und rechts die Option "Abteilungsleitung". Im Anschluss haken Sie das Feld "Abteilungsleitung" an und starten das Update.

Nach dem Update können Sie die Honorarnoten wieder wie gewohnt aufbereiten.

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2. Warum wird ein Stundensatz für einen neuen Mitarbeiter in der Fakturierung nicht berücksichtigt?

Aus verschiedenen Gründen kann es sein, dass Sie im Rahmen der Fakturierung feststellen, dass manche Leistungen nicht korrekt bewertet worden sind, da sie keinen Verrechnungssatz bzw. keinen korrekten Selbstkostensatz aufweisen. Häufig anzutreffen sind folgende Gründe:

Bei einem neuen Mitarbeiter ist noch kein Verrechnungssatz angelegt worden. Grundsätzlich gibt es aber für jeden Mitarbeiter einen eigenen Verrechnungssatz. Dadurch könnte ein Honorar in der Höhe von "0" entstehen.
Das Honorar wurde aufgrund eines "veralteten" Verrechnungssatzes berechnet. Es könnte hier noch kein neuer Verrechnungssatz angelegt bzw. möglicherweise das "Gültig ab"-Datum falsch gewählt worden sein.

Kontrollieren Sie daher im ersten Schritt die Stundensätze, ob diese korrekt gewartet sind. Stundensätze sind zwingend historisch zu führen, d. h. mit Gültigkeitszeitraum. Der Gültigkeitszeitraum des Stundensatzes bezieht sich dabei immer auf das Leistungsdatum einer Leistung. Beachten Sie bitte dazu auch das Kapitel Historische Führung der Stundensätze in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Stundensätze.

Achtung!

Ändern Sie einen bestehenden Stundensatz NIE ab (Ausnahme: Der Stundensatz ist aufgrund eines Tippfehlers oder Missverständnisses falsch angelegt worden). Dadurch könnten Sie und das Programm die historische Veränderung des Stundensatzes nicht mehr nachvollziehen.

Führen Sie daher mit F5 eine Neuanlage durch, falls sich der Stundensatz ab einem gewissen Datum ändert. Hier muss man das "Gültig ab"-Datum und die entsprechenden weiteren Zuweisungen (z. B. Mitarbeiter und Tätigkeitsgruppe) eingeben. Wird ein Stundensatz gefunden, der genau in dieser Kombination (z. B. gleicher Mitarbeiter und gleiche Tätigkeitsgruppe) existiert, erscheint beim Speichern die Meldung "Gültigkeit des Stundensatzes rückwirkend ändern?".

Diese besagt, dass nach der Bestätigung mit "Ok" das Gültig bis-Datum des alten Datensatzes automatisch ergänzt wird und daher nicht gesondert eingegeben werden muss.

Sind bereits Leistungen mit einem "falschen" Verrechnungssatz erfasst und für die Fakturierung bereitgestellt worden (d. h. Tagesabschluss bzw. Autorisierung durchgeführt), müssen Sie nach der richtigen Anlage der Verrechnungssätze möglicherweise noch das Hilfsprogramm Stundensätze/Artikelpreise korrigieren ausführen.

Beachten Sie dazu auch das

Lernvideo Was ist zu tun, wenn zur Berechnung des Honorars oder der Selbstkosten noch ein alter Stundensatz angewandt wird?.

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3. Was ist zu tun, wenn eine fälschlicherweise angelegte Wertberichtigung gelöscht werden soll?

Es ist nicht möglich, eine Wertberichtigung einfach wieder zu löschen. Mit der Funktion "Leistungen entfernen" wird sie zwar aus der Rechnungsbearbeitung der Honorarnote entfernt, allerdings mit der nächsten Honorarnote wieder mitaufbereitet.

Folgende zwei Lösungswege stehen zur Verfügung:

Ausbuchen
Da eine Wertberichtigung nur aus einem Honorar besteht und keine Selbstkosten bzw. keine Menge hat, kann die Wertberichtigung ohne Bedenken ausgebucht werden. Folglich bleibt die Wertberichtigung nach der Ausbuchung mit Selbstkosten von 0,00 € und einem Honorar von 0,00 € übrig, was bedeutet, dass sie in allen Auswertungen neutral aufscheint. (Ausnahme: Wenn jede Leistungszeile einzeln gedruckt wird, allerdings natürlich wieder mit Selbstkosten von 0,00 € und einem Honorar von 0,00 €.)
Neutralisieren
Eine nochmalige Eingabe derselben Wertberichtigung mit einem Minus-Betrag neutralisiert die ursprüngliche Wertberichtigung.

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4. Wie kann ein Durchlaufposten (Artikel) angelegt werden, der mit 0 % USt auf der Honorarnote verrechnet wird (z. B. Firmenbuchgebühr)?

Um einen Durchlaufposten über einen Artikel anzulegen, der mit 0 % USt verrechnet wird, sind grundsätzlich drei Schritte notwendig:

Eigene Kontentabelle anlegen
Eigene Tätigkeitsgruppe anlegen und neue Kontentabelle zuweisen
Eigenen Artikel unter der neuen Tätigkeitsgruppe anlegen

Die Schritte im Einzelnen:

Eigene Kontentabelle anlegen

Zu Beginn ist es notwendig, unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Kontentabellen eine eigene Kontentabelle anzulegen. Diese muss ein Konto enthalten, auf dem 0 % USt hinterlegt ist.

Eigene Tätigkeitsgruppe anlegen und neue Kontentabelle zuweisen
Im nächsten Schritt legen Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Tätigkeitsgruppen eine passende Tätigkeitsgruppe an. BMD empfiehlt, diese Tätigkeitsgruppe unter einer bestehenden Tätigkeitshauptgruppe, wie beispielsweise "Barauslagen", anzulegen.

Beachten Sie bei der Anlage, die soeben erstellte Kontentabelle zu hinterlegen.

Wird in diesem Schritt eine neue Tätigkeitsgruppe angelegt, so muss die neue Tätigkeitsgruppe analog zu den bereits bestehenden Tätigkeitsgruppen in das bestehende Konzept des Leistungsumfangs hinzugefügt werden. Damit steht sie für die Leistungserfassung zur Verfügung. Diese Eingliederung können Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Leistungsumfang vornehmen.

Eigenen Artikel unter der neuen Tätigkeitsgruppe anlegen

Als finalen Schritt legen Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Artikel einen entsprechenden Artikel an. Beachten Sie dabei, die gerade erstellte Tätigkeitsgruppe zuzuordnen.

Anschließend ist unter Leistungserfassung → Stammdaten → Stundensätze und Artikelpreise → Artikelpreise noch ein entsprechender Verrechnungspreis zu hinterlegen.

Für weitere Informationen beachten Sie auch die Hilfe zu den Fenstern Kontentabellen, Tätigkeitsgruppen, Artikel und Artikelpreise sowie Leistungsumfang.

Weiters bieten wir zu diesem Thema auch das Lernvideo Was ist zu tun, wenn für eine Tätigkeit oder einen Artikel keine Umsatzsteuer berechnet werden soll? an.

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5. Warum wird der USt-Prozentsatz nicht auf der Honorarnote angedruckt?

Wenn beim Ansehen bzw. Ausdrucken einer Honorarnote der USt-Prozentsatz nicht angedruckt wird, dann wird eventuell das falsche Feld im Honorarnotenformular verwendet. Das Feld "USt-Prozentsatz" darf nicht aus dem Ordner "Gesamtsumme" genommen werden (dieses Feld liefert keine Werte), sondern muss aus dem Ordner "Umsatzsteuer-Felder" stammen.

Zur Überprüfung öffnen Sie das betreffende Rechnungsformular unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke mit der Funktion F8 "Öffnen". Im Band kontrollieren Sie das Feld "USt-Prozentsatz".

Die Funktion zum Einfügen von Feldern bzw. auch zum Überprüfen, woher das Feld stammt, befindet sich unter Einfügen → Feld.... Mit der Funktionstaste F5 kann die Funktion ebenfalls aufgerufen werden.

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6. Warum wird die USt im Gesamtbetrag berücksichtigt, aber nicht auf der Honorarnote angedruckt?

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass die Umsatzsteuer nicht als extra Zeile auf der Honorarnote angedruckt, jedoch im Gesamtbetrag berücksichtigt wird. Das kann daran liegen, dass das Kennzeichen "Steuer auf Rng" (= Steuer auf Rechnung) am Steuercode in der FIBU nicht gesetzt ist.

Um das Kennzeichen zu kontrollieren, sind folgende Schritte nötig:

Prüfen Sie in den Kontentabellen, welche Erlöskonten Sie verwenden.
Im Paket FIBU öffnen Sie die Konten unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Konten: Prüfen Sie, welche Steuercodes auf den in der LEA hinterlegten Erlöskonten hinterlegt sind.
Im Paket FIBU öffnen Sie die Steuercodes unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Steuercodes: Prüfen Sie, ob bei den in Verwendung stehenden Steuercodes das Feld Steuer auf Rng aktiviert ist.

Das Feld Steuer auf Rng hat für die FIBU selbst keine Auswirkung. Dieses Feld ist nur für die LEA wichtig. Es steuert ausschließlich den Andruck des USt-Bandes auf der Honorarnote.

Haben Sie die Ursache festgestellt und beheben können, müssen Sie bei allen betroffenen Honorarnoten, welche Sie bereits angesehen haben, das Rechnungsdokument löschen, damit diese Änderung wirksam wird. Bitte beachten Sie, dass bereits vorab getätigte textliche Änderungen in der Honorarnoten-Vorschau durch das Löschen des Rechnungsdokuments verloren gehen. Außerdem ist es zwingend notwendig, die BMD NTCS gänzlich neu zu starten, nachdem eine Änderung auf dem Steuercode getätigt worden ist.

Bitte beachten Sie für nähere Informationen die Hilfe zum Fenster Steuercodes sowie das Kapitel Andruck des Umsatzsteuerbetrags in der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

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7. Wie kann ein Umsatzsteuertext für Drittländer (z. B. Schweiz) auf der Honorarnote angedruckt werden?

Eine Geschäftsbeziehung, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegt, muss diesen Umstand textlich auf der Honorarnote ausweisen. Wenn Sie auf einer Honorarnote an einen Kunden aus einem Drittland (z. B.) einen Umsatzsteuertext ausweisen müssen, gehen Sie wie folgt vor:

Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Kontentabellen kann über "Extras" die Funktion Steuer-Text-Zuordnung aufgerufen werden.

Im Fenster Steuer-Text-Zuordnung finden Sie bereits Vorschläge für Steuertexte - diese werden von BMD ausgeliefert und können auch optional im Fenster Import über das Feld Steuertexte im Punkt "LEA" importiert werden. In diesem Fenster können Sie weitere Steuertexte (je Steuercode bzw. je Steuercode und Land) hinterlegen:

Die Steuer-Text-Zuordnung für Kunden aus der Schweiz kann wie folgt aussehen:

Wichtig dabei ist, dass das Bestimmungsland, eine Steuergruppe und ein Steuercode hinterlegt werden. Bitte klären Sie intern ab, welche Steuergruppe und welcher Steuercode das sein müssen.

Weiters muss dieser Steuercode zwingend am Auslandskonto hinterlegt werden.

Möchten Sie bei Kunden aus anderen Drittländern keinen Steuertext auf der Honorarnote andrucken lassen, dann müssen Sie den Text für den Steuercode, wenn vorhanden, leeren.

Damit die Ermittlung der Steuertexte je Land erfolgt, muss der WWS Parameter "Steuertext je Bestimmungsland" aktiviert werden. Diesen finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Allgemein.

Der WWS Parameter "Textfindung abhängig von FIBU-Werten (Verkauf)" muss nun abschließend noch auf "Ja" gestellt werden, um die Ermittlung des Steuertextes aufgrund der Steuer-Text-Zuordnung zu aktivieren. Diesen finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Standard-Texte für Ausdrucke.

Sowohl das Feld Umsatzsteuertext (wenn 0 %) als auch das Feld Steuertext, welche alternativ im Honorarnotenformular als Platzhalter zum Andruck des Steuertextes zur Verfügung stehen, drucken nun auf Honorarnoten an Kunden aus der Schweiz den hinterlegten Steuertext an.

Bitte prüfen Sie stichprobenartig, ob die korrekten Steuertexte auf Ihren Honorarnoten angedruckt werden.

Für weitere Informationen beachten Sie die Hilfe zum Fenster Steuer-Text-Zuordnung sowie das Kapitel Andruck des Umsatzsteuertextes in der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

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8. Bis wann kann eine textliche Änderung bei einer bestehenden Honorarnote erfolgen?

Eine Honorarnote kann solange textlich bearbeitet werden (eventuell vorhandene Archivdokumente werden dabei berücksichtigt), solange die Honorarnote dem Kunden noch nicht zugestellt wurde. Daher wird geprüft, ob die Honorarnote bereits ein Poststück besitzt und/oder ob die Honorarnote via BMD Com freigegeben oder per E-Mail versendet wurde.

Falls im Zuge des Rechnungsdrucks mit Nummer ein Poststück erstellt worden ist, kann keine textliche Änderung mehr vorgenommen werden, da davon auszugehen ist, dass der Kunde die Honorarnote bereits erhalten hat. Es sei denn, man entfernt temporär die Verknüpfung zwischen Poststück und Honorarposition - dann ist es erneut möglich, die Honorarnote textlich abzuändern. Achten Sie darauf, nach der Änderung der Honorarnote das Poststück und die Honorarnote wieder zu verknüpfen. Die Verbindung zur Post kann durch das Feld "Versanddatum" auf der Honorarposition aufgehoben bzw. wieder verknüpft werden.

Endgültig gesperrt für eine textliche Bearbeitung - unabhängig von der Zustellung - ist die Honorarnote im Status "Abgeschlossen".

In der Honorarnoten-Vorschau sehen Sie in der Infoleiste auf einen Blick, aus welchem Grund eine textliche Bearbeitung der Honorarnote nicht mehr zulässig ist.

Folgende Prioritäten werden also geprüft:

Priorität 1 - Die Honorarnote besitzt bereits den Rechnungsstatus "Abgeschlossen". Die Infoleiste wird jedoch nur dann angezeigt, wenn keine Archivierung im DMS erfolgt. (Ansonsten handelt es sich zu diesem Zeitpunkt bereits um ein PDF-Dokument und dieses kann ohnehin nicht mehr bearbeitet werden.)

Text: "Abgeschlossene Rechnungen dürfen nicht bearbeitet werden."

Priorität 2 - Die Honorarnote wurde bereits via BMD Com freigegeben und die E-Mail an den Kunden muss versandt sein.

Text: "Via BMD Com freigegebene Rechnungen dürfen nicht bearbeitet werden."

Priorität 3 - Die Honorarnote wurde bereits durch den zeitverzögerten Rechnungsversand (per E-Mail) oder den sofortigen Rechnungsversand im Hintergrund per E-Mail versendet.

Text: "Via E-Mail verschickte Honorarnoten dürfen nicht bearbeitet werden."

Priorität 4 - Das Feld Versanddatum auf der Honorarposition der Honorarnote ist befüllt, da bereits ein Postausgang zur Honorarnote existiert.

Text: "Rechnungen mit Versanddatum (Postausgang) dürfen nicht bearbeitet werden."

Bitte beachten Sie dazu die Hilfe zum Fenster Honorarnoten bzw. die Themendokumentation Honorarnoten-Vorschau.

Weiters bieten wir zu diesem Thema auch das

Lernvideo Was ist zu tun, wenn eine Rechnung mit Rechnungsnummer falsch ist? an.

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9. Was ist zu tun, wenn beim Schließen einer Honorarnote folgende Meldung erscheint: "Sie sind im Begriff, die Rechnungsbearbeitung zu verlassen, obwohl noch Ersatzleistungen existieren. Bitte führen Sie eine vollständige DB-Verteilung durch!"?

Diese Meldung erscheint, wenn Sie bei einer bereits abgeschlossenen Honorarnote eine Leistung entfernt haben (weil Sie diese Leistung z. B. in einer anderen Honorarnote fakturieren möchten).

Achtung!

Das Entfernen einer Leistung aus einer abgeschlossenen Honorarnote ändert niemals den Honorarbetrag! Wenn Sie den Honorarbetrag einer abgeschlossenen Honorarnote ändern möchten, dann müssen Sie diese Honorarnote stornieren und eine neue Honorarnote aufbereiten.

Da sich das Honorar der abgeschlossenen Honorarnote nicht mehr ändern darf, bleibt eine Platzhalterposition in der Honorarnote erhalten, die anhand eines Fragezeichens erkennbar ist (= Ersatzleistung).

In diesem Fall bleiben das Honorar und der Deckungsbeitrag der Position auf der Ersatzleistung erhalten. Da das Programm nicht entscheiden kann, welchem Mitarbeiter diese offenen Positionen zugeordnet werden sollen, sind weitere Benutzeraktionen notwendig, die anhand des folgenden Beispiels beschrieben sind.

Beispiel

In diesem Beispiel ist bei einer abgeschlossenen Honorarnote die Leistung mit der Tätigkeit "101 Buchführung" entfernt worden, weshalb der Deckungsbeitrag der Position von 200,00 € und das verbliebene Honorar innerhalb der Honorarnote noch aufgeteilt werden müssen. Es erscheint ein Fragezeichen neben der Leistung, weil Sie nun diesen offenen Deckungsbeitrag und das Honorar von 200,00 € auf einen anderen Mitarbeiter umverteilen müssen. Wenn Sie nun versuchen, die Rechnungsbearbeitung zu schließen, erhalten Sie diese Meldung:

Vorgangsweise:

1. Markieren Sie alle relevanten Positionen in der Rechnungsbearbeitung, auf die der Deckungsbeitrag verteilt werden soll (z. B. alle eines Bezugszeitraums, einer Tätigkeitsgruppe, einer Tätigkeit, eines Mitarbeiters).

2. Führen Sie die Funktion "DB-Verteilung" (J) aus:

3. Im Fenster "DB-Verteilung" sieht man rechts oben, wie hoch der offene Deckungsbeitrag ist, der durch das Entfernen einer Leistung entstanden ist - diese Differenz muss nun auf "0" gebracht werden. Zu diesem Zweck finden Sie unterhalb der Differenz bei den Positionen grüne Häkchen, die jene Positionen kennzeichnen, auf die der Deckungsbeitrag aktuell mit "Ok" aufgeteilt werden würde. Diese Aufteilung kann mit "Bearbeiten (F6)" wenn gewünscht noch abgeändert werden. Wenn Sie das Fenster "DB-Verteilung" mit "Ok" wieder schließen, wird der Deckungsbeitrag entsprechend der Markierungen aufgeteilt und die Differenz auf "0" gesetzt.

4. Danach müssen in der Rechnungsbearbeitung alle Ersatzleistungen markiert und mit der Funktion "Leistungen entfernen" entfernt werden:

5. Die Meldung "Leistungen entfernen?" bitte noch mit "Ja" bestätigen:

6. Erst wenn keine Leistungen mit einem Fragezeichen mehr in der Rechnungsbearbeitung vorhanden sind, können Sie die Rechnungsbearbeitung wieder ohne Hinweismeldung verlassen:

Nähere Informationen zur DB-Verteilung finden Sie unter DB-Verteilung und DB-Verteilung Spezial.

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10. Worin besteht der Unterschied zwischen Gutschrift, Teilgutschrift, Storno und Rechnung verwerfen?

Um Geschäftsfälle korrigieren zu können, stehen Ihnen in der LEA einige unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. Diese finden Sie im Fenster Honorarnoten unter Funktionen → Storno/Gutschrift/Verwerfen:

1. Gutschrift

Eine Gutschrift erstellen Sie, indem Sie eine abgeschlossene Honorarnote auswählen und dann im Menü unter Funktionen → Storno/Gutschrift/Verwerfen die Funktion Gutschrift aufrufen. Beim Ausführen dieser Funktion wird eine Honorarnote vom Typ "Gutschrift" erstellt.

Dabei erzeugt das Programm für jede in der ursprünglichen Honorarnote enthaltene Leistung eine Kopie ohne Selbstkosten und mit negativem Honorar. Anschließend können Sie die Gutschrift im Reiter "Gutschriften" (Rechnungsstatus "Offen") zum Bearbeiten öffnen und auf die gewünschte Betragshöhe pauschalieren. Die Gutschrift wird wie eine "normale" Honorarnote bis zum Status "Abgeschlossen" fakturiert.

Achtung!

Eine Gutschriftsleistung darf nicht händisch erfasst werden, sondern wird nur durch die entsprechende Funktion in der Fakturierung angelegt!

Beispiel

Der Typ "Gutschrift" kommt zur Anwendung, wenn beispielsweise Sonderleistungen verrechnet worden sind, die aufgrund von Reklamationen betraglich verringert werden müssen.

2. Teilgutschrift
Eine Teilgutschrift erstellen Sie, indem Sie eine abgeschlossene Honorarnote auswählen und dann im Menü unter Funktionen → Storno/Gutschrift/Verwerfen die Funktion Teilgutschrift aufrufen. Beim Ausführen dieser Funktion wird eine Honorarnote vom Typ "Gutschrift" erstellt.

Dabei bietet das Programm alle in der ursprünglichen Honorarnoten enthaltenen Leistungen gebündelt in Positionen an, so wie Sie es aus der Rechnungsbearbeitung gewohnt sind. Mit den ausgewählten Positionen wird je Leistung eine Kopie der Leistung ohne Selbstkosten und mit negativem Honorar erzeugt. Anschließend kann die Gutschrift unter dem Tabreiter "Gutschriften" (Rechnungsstatus "Offen") zum Bearbeiten geöffnet und auf die gewünschte Betragshöhe pauschaliert werden. Die Teilgutschrift wird wie eine "normale" Honorarnote bis zum Status "Abgeschlossen" fakturiert.

Achtung!

Eine Gutschriftsleistung darf nicht händisch erfasst werden, sondern wird nur durch die entsprechende Funktion in der Fakturierung angelegt!

Beispiel

Der Typ "Teilgutschrift" kommt zur Anwendung, wenn beispielsweise mehrere Positionen (z. B. BH, LV, Bilanz und Sonderleistungen) in einer Honorarnote verrechnet worden sind, aufgrund von Reklamationen jedoch nur bestimmte Positionen betraglich verringert werden müssen. Eine Auswahl einzelner Leistungen ist jedoch nicht möglich, da nur gesamte Positionen gutgeschrieben werden können.

3. Storno
Ein Storno erstellen Sie, indem Sie eine abgeschlossene Honorarnote auswählen und dann im Menü unter Funktionen → Storno/Gutschrift/Verwerfen die Funktion Storno aufrufen. Beim Ausführen dieser Funktion wird eine "Honorarnote" vom Typ "Storno" erstellt.

Dabei erzeugt das Programm für jede in der ursprünglichen Honorarnote enthaltene Leistung eine Stornoleistung. Anschließend kann das Storno im Reiter "Stornos" (Rechnungsstatus "Offen") bearbeitet, gedruckt und fertiggestellt werden.

Nach dem Rechnungsabschluss des Stornos sind die Leistungen wieder als offene Leistungen im System und können erneut fakturiert werden!

Beispiel

Der Typ "Storno" kommt zur Anwendung, wenn auf einer abgeschlossenen Honorarnote beispielsweise die falsche Rechnungsadresse oder andere falsche Rechnungsdaten verwendet worden sind und diese erneut mit den richtigen Daten fakturiert werden sollen. Dadurch entstehen im System drei Honorarnoten: Die Ursprungs-Honorarnote, deren Storno und die neue Honorarnote mit den richtigen Rechnungsdaten.

4. Rechnung verwerfen

Die Funktion Rechnung verwerfen verwirft eine Honorarnote, für die bereits eine Belegnummer vergeben worden ist. Derart verworfene Honorarnoten werden im DMS mit dem Wasserzeichen "Verworfen" dargestellt und können mit dem Status "Verworfene" recherchiert werden. Die Leistungen, die den verworfenen Honorarnoten zugeordnet waren, werden "geöffnet" und stehen für eine neuerliche Fakturierung als offene Leistungen zur Verfügung.

Achtung!

Die Belegnummer einer Honorarnote wird durch das Verwerfen nicht zurückgesetzt. Für die nächste Honorarnote wird, wie gewohnt, die nächste Rechnungsnummer verwendet.

Achtung!

Wenn Sie kein DMS in Verwendung haben, achten Sie darauf, die Honorarnote im Zuge der Aktion "Rechnung verwerfen" mit dem Wasserzeichen auszudrucken! Das Rechnungsdokument und dessen Daten sind nach dem Verwerfen der Honorarnote nicht mehr aufrufbar!

Beispiel

Die Funktion "Rechnung verwerfen" kann nur direkt nach dem Rechnungsdruck mit Nummer und vor der FIBU-Verbuchung zur Anwendung kommen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Honorarnote, die man gerade mit Belegnummer ausgedruckt hat, doch nicht in dieser Form ausgestellt werden soll.

Bitte beachten Sie dazu auch die Hilfe zum Fenster Honorarnoten.

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11. Was ist bei einer Gutschrift/Teilgutschrift zu beachten?

Eine Gutschrift/Teilgutschrift erstellen Sie, indem Sie eine abgeschlossene Honorarnote auswählen und dann im Menü unter Funktionen → Storno/Gutschrift/Verwerfen (oder mit der rechten Maustaste) die Funktion Gutschrift oder Teilgutschrift aufrufen.

1. Gutschrift

Beim Ausführen der Funktion Gutschrift wird eine "Honorarnote" vom Typ "Gutschrift" erstellt. Dabei erzeugt das Programm für jede in der ursprünglichen Honorarnote enthaltene Leistung eine Kopie ohne Selbstkosten und mit negativem Honorar.

Wird die Funktion "Gutschrift" ausgeführt, so erfolgt eine Meldung, ob Sie tatsächlich für diese Rechnung eine Gutschrift erstellen möchten:

Wenn diese mit "Ja" bestätigt wird, wird sofort eine Honorarnote vom Typ "Gutschrift" erstellt. Es ist keine Einschränkung auf gewisse Leistungen möglich, sondern es werden alle in der Originalhonorarnote enthaltenen Leistungen gutgeschrieben.

Die Gutschrift wird erstellt. In dieser finden Sie Kopien aller Leistungen, jedoch ohne Selbstkosten und mit negativem Honorar. In der Gutschrift selbst können Sie die gutgeschriebenen Beträge bis zur Höhe des ursprünglichen Honorarbetrags der Leistungen pauschalieren und/oder einzelne gutgeschriebene Leistungen entfernen.

2. Teilgutschrift

Beim Ausführen der Funktion Teilgutschrift wird eine "Honorarnote" vom Typ "Gutschrift" erstellt. Dabei bietet das Programm im Fenster "Auswahl Leistungen für Teilgutschrift" alle in der ursprünglichen Honorarnote enthaltenen Leistungen, gebündelt in Positionen, an. Hier können die gewünschten Positionen ausgewählt werden, die gutgeschrieben werden sollen. Eine Auswahl auf Basis einzelner Leistungen ist nicht möglich. Markieren Sie die gewünschten Positionen durch Mehrfachmarkierung mit der Taste STRG und der linken Maustaste.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche "Übernehmen" werden die Leistungen der markierten Positionen übernommen und die Teilgutschrift wird erstellt. In dieser finden Sie Kopien der ausgewählten Leistungen, jedoch ohne Selbstkosten und mit negativem Honorar. In der Teilgutschrift selbst können Sie die gutgeschriebenen Beträge bis zur Höhe des ursprünglichen Honorarbetrags der Leistungen pauschalieren und/oder einzelne gutgeschriebene Leistungen entfernen.

Achtung!

Eine Gutschrift darf nicht manuell erfasst werden, sondern wird nur durch die entsprechende Funktion in der Fakturierung angelegt!

Bearbeitung einer Gutschrift

Unabhängig davon, ob Sie eine Gutschrift oder eine Teilgutschrift erstellen, steht diese im Reiter "Gutschriften" unter dem Status "Offen" zur Verfügung. Hier kann sie zum Bearbeiten geöffnet und beispielsweise auf die gewünschte Betragshöhe pauschaliert werden. Es ist in diesem Schritt auch möglich, einzelne gutgeschriebene Leistungen wieder aus der Gutschrift zu entfernen.

Um eine "Offene Gutschrift/Teilgutschrift" zu bearbeiten, sind die Rechnungsfunktionen genauso wie bei einer offenen Honorarnote durchzuführen. Als erster Schritt erfolgt der Druck mit Rechnungsnummer, danach die FIBU-Verbuchung und zum Schluss der Rechnungsabschluss.

Beachten Sie, dass zuvor das Rechnungsformular "Gutschrift" unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare anzulegen ist.

Dabei kann beispielsweise das Standardformular der Kanzlei kopiert und einfach nur im Betreff mit "Gutschrift" ergänzt werden. Des Weiteren muss das Formular unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten den Ablaufarten "Gutschrift" und "Gutschrift Kontrollausdruck" zugewiesen werden.

Zum Thema Gutschrift und Teilgutschrift bieten wir auch das Lernvideo Wie kann ich eine Gutschrift bzw. eine Teilgutschrift erstellen? an.

12. Können mehrere Gutschriften/Teilgutschriften zusammengefasst werden?

Gutschriften bzw. Teilgutschriften lassen sich nicht zusammenfassen, da sie jeweils einen Bezug zur Honorarnote haben, der sie entstammen.

Auch wenn mehrere Gutschriften für einen Kunden ausgestellt worden sind, können diese nicht auf eine Gesamtgutschrift zusammengefasst werden.

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13. Wie kann ich eine Honorarnote stornieren und was ist bei einem Storno zu beachten?

Ein Storno einer Honorarnote erstellen Sie, indem Sie eine abgeschlossene Honorarnote auswählen und dann im Menü unter Funktionen → Storno/Gutschrift/Verwerfen (oder mit der rechten Maustaste) die Funktion Storno aufrufen.

Bitte beachten Sie, dass ein Storno nur für die ganze Honorarnote erstellt werden kann. Es ist nicht möglich, nur teilweise Leistungen einer Honorarnote zu stornieren.

Im Gegensatz zur Teilgutschrift ist kein Teilstorno möglich!

Beim Ausführen dieser Funktion wird eine "Honorarnote" vom Typ "Storno" erstellt. Dabei erzeugt das Programm für jede in der ursprünglichen Honorarnote enthaltene Leistung eine Stornoleistung. Wenn dieses Storno erstellt worden ist, muss auf den Reiter "Stornos" gewechselt werden. Hier finden Sie die Storno-Honorarnote unter dem Status "Offen".

Um ein "Offenes Storno" zu verarbeiten, sind die Rechnungsfunktionen genauso wie bei einer offenen Honorarnote durchzuführen. Als erster Schritt erfolgt der Druck der Storno-Honorarnote mit Rechnungsnummer, danach die FIBU-Verbuchung und zum Schluss der Rechnungsabschluss.

Nach dem Rechnungsabschluss des Stornos sind die Leistungen wieder als offene Leistungen im System und können erneut fakturiert werden! Das bedeutet, dass die Leistungen genau wie neu erfasste und autorisierte Leistungen mit einer neuen Honorarnote aufbereitet werden können.

Beachten Sie, dass zuvor das Rechnungsformular "Storno" unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare anzulegen ist.

Dabei kann beispielsweise das Standardformular der Kanzlei kopiert und einfach nur im Betreff mit "Storno" ergänzt werden. Des Weiteren muss das Formular unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten den Ablaufarten "Stornorechnung" und "Stornorechnung Kontrollausdruck" zugewiesen werden.

Zum Thema Stornos bieten wir auch das

Lernvideo Wie erstelle ich eine korrekte Stornohonorarnote? an.

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14. Wie kann ich eine Rechnung verwerfen und was passiert beim Ausführen dieser Funktion?

Die Funktion Rechnung verwerfen verwirft eine Honorarnote, für die bereits eine Belegnummer vergeben worden ist. Derart verworfene Honorarnoten werden im DMS mit dem Wasserzeichen "Verworfen" dargestellt und können mit dem Status Verworfen recherchiert werden. Die Leistungen, die den verworfenen Honorarnoten zugeordnet waren, werden "geöffnet" und stehen für eine neuerliche Fakturierung als offene Leistungen zur Verfügung.

Sie verwenden die Funktion, wenn Sie nach dem Rechnungsdruck mit Nummer feststellen, dass die Honorarnote nicht korrekt ist und für die Korrektur mehr als textliche oder betragliche Änderungen auf der Honorarnote nötig sind (z. B. haben Sie ein falsches Leistungsdatum vergeben).

Sie können eine Rechnung verwerfen, indem Sie die Honorarnote im Status Mit Rechnungsnummer auswählen und dann im Menü unter Funktionen → Storno/Gutschrift/Verwerfen (oder mit der rechten Maustaste) die Funktion Rechnung verwerfen aufrufen.

Beachten Sie die Voraussetzungen, die für das Ausführen der Funktion notwendig sind:

Diese Funktion ist nur in diesem Status möglich: Mit Rechnungsnummer, aber noch nicht In Fibu verbucht oder Abgeschlossen.
Die Funktion kann außerdem nur ausgeführt werden, wenn das Feld Versanddatum nicht mit dem Versanddatum des Poststücks zur Honorarnote befüllt ist - dieses Datum kann im Bedarfsfall jedoch aus dem Feld gelöscht werden. Verhindert das Versanddatum des Poststücks das Verwerfen der Rechnung, erhalten Sie über den Mouseover-Text bei der inaktiven Funktion in der Statuszeile die Begründung "Rechnung verwerfen: Bereits versendet".
Die Funktion kann nicht ausgeführt werden, wenn die Honorarnote über BMD Com freigegeben und zugestellt worden ist. Wird jedoch als Zwischenschritt die Belegfreigabe eingesetzt, kann die Honorarnote vor dem tatsächlichen Versand am Reiter "Versandfertige Rechnungen" noch verworfen werden. (Näheres zu diesem Thema finden Sie in der Themendokumentation Honorarnoten-Zustellung via BMD Com.)

Sie erhalten nach Ausführen der Funktion eine Meldung zum Bestätigen, damit eine Honorarnote nicht irrtümlich verworfen wird.

Bitte beachten Sie, dass das Rechnungsdokument der verworfenen Honorarnote im Anschluss NICHT mehr über die Rechnungsfunktion Rechnung ansehen angesehen werden kann. Die verworfenen Honorarnoten selbst können jedoch über den Status Verworfen im Einstiegsfeld Status recherchiert werden. Ein erzeugtes Poststück wird beim Verwerfen der Honorarnote automatisch gelöscht. Die Leistungen, die sich in der ursprünglichen Honorarnote befunden haben, sind somit wieder als offene Leistungen im System und stehen für eine neuerliche Fakturierung zur Verfügung.

Sofern das ursprüngliche Rechnungsdokument im Zuge des Rechnungsdrucks mit Nummer per E-Mail versendet worden ist bzw. für den Rechnungsversand per E-Mail bereitsteht UND im DMS archiviert ist, ist ein tatsächlicher Ausdruck des Rechnungsdokuments mit "Verworfen"-Schriftzug am Drucker nicht notwendig, da ohnehin ein Rechnungsdokument existiert und dieses mit dem aktuellen Rechnungsdokument ersetzt wird. Für Recherchezwecke können Sie daher das im DMS archivierte Rechnungsdokument aufrufen.

Ein Ausdruck wird trotz Archivierung im DMS jedoch auch beim Verwerfen durchgeführt, wenn das ursprüngliche Dokument beim Rechnungsdruck mit Nummer bereits an den Drucker versendet worden ist. Hier ist es also für den Druck selbst nicht relevant, ob zusätzlich eine Archivierung im DMS stattfindet (wobei Sie auch in diesem Fall nach dem Verwerfen im DMS nur mehr das aktuelle Rechnungsdokument mit dem "Verworfen"-Schriftzug vorfinden).

In diesen Fällen erhalten Sie die Meldung, dass die Honorarnote erfolgreich verworfen und archiviert worden ist.

Wenn das ursprüngliche Dokument per E-Mail versendet worden ist bzw. für den Rechnungsversand per E-Mail bereitsteht, jedoch NICHT im DMS archiviert ist, muss das neue Rechnungsdokument mit dem "Verworfen"-Schriftzug an den Drucker gesendet werden, da ansonsten keine Möglichkeit besteht, dieses als Nachweis abzulegen. Bitte achten Sie darauf, den Ausdruck am Drucker daher auch tatsächlich fertig auszuführen - die verworfene Honorarnote kann in diesen Fällen NICHT nachgedruckt werden.

In diesem Fall erhalten Sie die Meldung, dass die Honorarnote erfolgreich verworfen worden ist.

Ist jedoch das Feld Ausdruck in Vorschau anzeigen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten aktiviert, erfolgt die Aufbereitung des Rechnungsdokumentes nur in der Vorschau und es wird nicht automatisch gedruckt.

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15. Wie lassen sich Rechnungsformulare oder fix hinterlegte Rechnungstexte anpassen bzw. Fehler darin ausbessern?

Die Änderungen sind entweder direkt im Rechnungsformular oder in den Rechnungstexten vorzunehmen.

Änderungen direkt im Rechnungsformular

Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten können Sie nachsehen, welches Ihrer Rechnungsformulare Sie momentan verwenden. Der Wert im Feld "Reportnummer" zeigt das entsprechende Formular an.

Das Rechnungsformular finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare. Um Anpassungen darin vorzunehmen, öffnen Sie dieses mit "Öffnen (F8)".

Anschließend öffnet sich die Bandliste des Rechnungsformulars. Diese zeigt mit einem Häkchen an, welche Bänder in der vorgegebenen Reihenfolge auf der Honorarnote angedruckt werden.

Um Änderungen vorzunehmen, ist das jeweilige Band auszuwählen. Durch einen Klick auf "Bearbeiten (F6)" öffnet sich das selektierte Band in der Bearbeitungsansicht und etwaige Anpassungen können vorgenommen werden. Um die Änderungen zu speichern, muss die Funktion "Übernehmen (F2)" gewählt werden.

Zum Abschluss müssen Sie noch das Rechnungsformular speichern, indem Sie die Schaltfläche "Speichern (Strg + S)" betätigen.

Änderungen in den Rechnungstexten

Es kann auch sein, dass der Text, den Sie im Rechnungsformular korrigieren oder ändern möchten, als Textbaustein in den Rechnungstexten angelegt ist und an dieser Stelle korrigiert werden muss. Im Rechnungsformular sind in diesem Fall entsprechende Felder als Platzhalter im passenden Band eingefügt.

Das Fenster "Rechnungstexte" unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungstexte bietet eine Übersicht zur Verwaltung und Bearbeitung von Textbausteinen verschiedener Textbausteinarten für die Rechnung. Nehmen Sie hier die gewünschte Änderung mit der Funktion "Textbaustein bearbeiten" vor.

Zum Thema "Rechnungstexte" bieten wir auch das

Lernvideo Wo hinterlege ich einen Rechnungstext? an.

Bitte beachten Sie, dass jegliche Änderungen des Formulars und der Rechnungstexte nur bei Honorarnoten zur Anwendung kommen, für die noch kein Rechnungsdokument existiert. Bei Bedarf kann dieses jedoch bei Honorarnoten, die sich im Status "Offen" befinden, durch die Funktion Rechnungsdokument löschen entfernt werden. Alle manuellen, textlichen Änderungen dieser Honorarnote gehen dabei verloren und müssen neu vorgenommen werden!

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16. Wo hinterlege ich ein digitales Briefpapier für meine Honorarnote bzw. wo kann ich ein bestehendes Briefpapier ändern?

Ein digitales Briefpapier für Honorarnoten kann an folgenden Stellen hinterlegt werden:

In den Firmenstammdaten der Verrechnungsfirma
In den LEA Druckereinstellungen für Ablaufarten

Bitte beachten Sie, dass in jedem Fall der Pfad zum Briefpapier für alle Fakturierenden erreichbar sein muss und dieser anschließend nicht verändert werden darf.

Die Grafik wird auf eine Seite skaliert, daher ist es empfehlenswert, ein JPG-Format mit Größen, die den Proportionen eines A4-Formats (210:297) entsprechen, zu verwenden.

Bei 300 dpi entspricht das einer Auflösung von 2480 x 3508 Pixeln. Zulässige Dateitypen sind JPEG (jpg), Bitmap (bmp), TIF (tif), Metafile (wmf) und Enhanced Metafile (emf). Eine PDF-Datei kann nicht verwendet werden.

Hinterlegung in den Firmenstammdaten der Verrechnungsfirma

In den meisten Fällen wird das digitale Briefpapier zentral je Absenderfirma im Firmenstamm unter Leistungserfassung → Stammdaten → Firmen → Firmen hinterlegt.

Unter "Extras" kann mit der Funktion Briefpapier das Briefpapier importiert werden.

Das hier importierte Briefpapier wird für die Honorarnoten herangezogen, wenn in den Druckereinstellungen für Ablaufarten die Felder Hintergrundbild bei Anzeige, Hintergrundbild bei Drucken und/oder Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung entsprechend eingestellt sind und keine Hinterlegung eines separaten Briefpapiers im Feld Pfad auf Hintergrundbild aufscheint.

Hinterlegung in den LEA Druckereinstellungen für Ablaufarten

Das digitale Briefpapier kann auch direkt in den LEA Druckereinstellungen für Ablaufarten hinterlegt werden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten. Dies ist jedoch nur dann nötig, wenn Sie für bestimmte Ablaufarten oder Kunden ein eigenes Briefpapier benötigen oder das Briefpapier nur für Honorarnoten herangezogen werden soll (abweichend vom Standardbrief).

Ist am Firmenstamm der Verrechnungfirma kein Briefpapier hinterlegt, muss das Briefpapier bei allen relevanten Ablaufarten im Feld Pfad auf Hintergrundbild hinterlegt werden (Honorarnote, Gutschrift, Teilrechnung, Akonto und Storno). Weiters müssen die Felder Hintergrundbild bei Anzeige, Hintergrundbild bei Drucken und/oder Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung entsprechend eingestellt werden.

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17. Wo kann ich die Firmenadresse oder weitere Daten der eigenen Firma bzw. der Verrechnungsfirma am Honorarnotenformular (Rechnungsformular) ändern?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wo die Änderungen der Firmendaten für das Honorarnotenformular (Rechnungsformular) vorgenommen werden müssen:

1. Es ist ein Briefpapier mit den Adressdaten der eigenen Firma hinterlegt.

Befinden sich die Informationen, die geändert werden müssen, in einem Briefpapier, muss dieses neu erstellt und neu importiert werden.

Nähere Informationen dazu finden Sie unter Wo hinterlege ich ein digitales Briefpapier für meine Honorarnote bzw. wo kann ich ein bestehendes Briefpapier ändern?

2. Die Adressdaten sind im Kopf- oder Fußtext für den Standardbrief im Firmenstamm der Verrechnungsfirma hinterlegt.

Ob die Adressdaten aus dem Kopf- oder Fußtext aus dem Firmenstamm herangezogen werden, erkennen Sie an den Feldern "Standardfirmenkopf", "Standardfirmenkopf Folgeseiten", "Standardfirmenfuß" oder "Standardfirmenfuß Folgeseiten" im Rechnungsformular. Das Rechnungsformular finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare.

In diesem Fall müssen die Adressdaten der Verrechnungsfirma unter Leistungserfassung → Stammdaten → Firmen → Firmen angepasst werden.

Unter "Extras" kann mit den Funktionen Standardbrief: Kopftext, Standardbrief: Kopftext Folgeseiten, Standardbrief: Fußtext und Standardbrief: Fußtext Folgeseiten die Anpassung vorgenommen werden.

3. Die Information kommt von einem Feld, das im Rechnungsformular hinterlegt ist.

Felder werden verwendet, wenn die Inhalte direkt aus den Stammdaten ermittelt werden sollen oder wenn sich die Inhalte erst je Honorarnote ermitteln müssen, weil sie sich von Honorarnote zu Honorarnote unterscheiden können. Felder erkennen Sie an der gelben Hintergrundfarbe im Rechnungsformular.

In diesem Fall müssen die Stammdaten, auf die sich das Feld bezieht, angepasst werden. Hat sich z. B. die Hauptbankverbindung geändert und es sind dafür Felder im Rechnungsformular im Einsatz, muss die Hauptbankverbindung direkt in den Stammdaten der Verrechnungsfirma angepasst werden.

Mehr Informationen bezüglich Felder in der Honorarnote finden Sie unter Feld in Honorarnote einfügen und Hilfe zu verfügbaren Feldern im Honorarnotenformular.

4. Der Text ist direkt im Rechnungsformular oder mittels Textfeld im Rechnungsformular eingefügt.

Sind die zu ändernden Daten als Text im Rechnungsformular enthalten, können Sie diesen Text direkt im Rechnungsformular im jeweiligen Band manuell abändern.

Alles was nicht gelb hinterlegt ist, also keinem Feld entspricht, können Sie textlich direkt im Formular anpassen.

Es kann auch sein, dass der Text, den Sie im Rechnungsformular korrigieren oder ändern möchten, als Textbaustein in den Rechnungstexten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungstexte angelegt ist und an dieser Stelle korrigiert werden muss.

Im Rechnungsformular sind in diesem Fall entsprechende Felder mit der Bezeichnung "Text" als Platzhalter im passenden Band eingefügt.

Nähere Informationen dazu finden Sie unter Wie lassen sich Rechnungsformulare oder fix hinterlegte Rechnungstexte anpassen bzw. Fehler darin ausbessern?

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18. Was muss bei Rechnungslegung an ausländische/EU-Kunden bei der Kundenanlage beachtet werden?

Wichtig ist die Hinterlegung folgender Felder im Kundenstamm:

Die UID-Nummer muss eingetragen werden.
Die Felder "Land", "Sitz" und "PLZ" müssen richtig befüllt sein.

Wichtig ist die Hinterlegung folgender Felder im Stamm der Verrechnungsfirma:

Die UID-Nummer muss eingetragen werden.
Die Felder "Land", "Sitz" und "PLZ" müssen richtig befüllt sein.

Aus diesen Informationen weiß das Programm, ob es sich um einen inländischen Kunden, einen Kunden aus dem EU-Raum oder um einen Kunden aus einem Drittland handelt, und ermittelt daher das richtige Konto aus der Erlöstabelle und somit den richtigen Wert. Für nähere Informationen beachten Sie bitte das Kapitel Logik Kontoermittlung aus dem Erlöskontensatz in der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

Die Erlöstabelle und die ihr zugeordneten Konten finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Kontentabellen.

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19. Wie kann der "Neugründerbonus" (Gründer-Gutschein) der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (KSW) mit der NTCS LEA abgebildet werden?

Die Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (KSW) gibt allen Neugründern die Möglichkeit, einen Gutschein zu beantragen (http://www.niemals-ohne.at/), der dem Antragsteller 200,00 € für den ersten Jahresabschluss bei seinem Steuerberater nachlässt.

Diese Anforderung kann, wie folgt, mit der BMD NTCS LEA abgebildet werden, wenn keine BMD FIBU in Verwendung ist:

Wenn die Honorarnote bezüglich Jahresabschluss gestellt wird, muss über die Funktion "Erhaltene Zahlungen" ein Gutschein angelegt und somit der Honorarnote zugeordnet werden:

Natürlich müssen die Zahlungsbänder entsprechend am Rechnungsformular eingestellt/aktiviert werden, wie es generell für den Abzug von Zahlungen notwendig ist. Näheres zu diesem Thema finden Sie in der Hilfe zum Thema LEA - Zahlungen.
Danach wird die Honorarnote wie gewohnt gedruckt und abgeschlossen.

Diese Anforderung kann, wie folgt, mit der BMD NTCS LEA abgebildet werden, wenn eine BMD FIBU in Verwendung ist:

In der BMD FIBU sollte ein eigenes Konto für derartige Gutscheine in der Kontoklasse 2 angelegt werden.
Dieses könnte beispielsweise so aussehen (bei Fragen zur Kontenanlage wenden Sie sich bitte an den FIBU Support):
Immer wenn ein Kunde mit Gutschein zum Steuerberater kommt, muss eine Buchung "Personenkonto" gegen "Gutscheinkonto" im Haben mit 200,00 € brutto und einem Buchungssymbol des Typs "Zahlung" durchgeführt werden.
Hier könnte man bei Bedarf auch ein eigenes Buchungssymbol anlegen, wenn kein passendes vorhanden ist. Bei Fragen dazu wenden Sie sich bitte an den FIBU Support bzw. fibu@bmd.at.
Wenn die Honorarnote bezüglich Jahresabschluss gestellt wird, muss über die Funktion "Zahlungen zuordnen" die Gutscheinbuchung aus der FIBU zugeordnet werden:

Natürlich müssen die Zahlungsbänder entsprechend am Rechnungsformular eingestellt/aktiviert werden, wie es generell für den Abzug von Zahlungen notwendig ist. Näheres zu diesem Thema finden Sie in der Hilfe zum Thema LEA - Zahlungen.
Danach wird die Honorarnote wie gewohnt gedruckt, verbucht und zu guter Letzt abgeschlossen.
Dabei wird die Zahlung in der BMD FIBU automatisch mit der Honorarnote ausgeziffert.
Sobald das Geld von der KSW an den Steuerberater refundiert wird, muss das Gutschein-Konto mit einer Bank- oder Kassenbuchung ohne Steuer ausgeglichen werden (steuerfreie Umbuchung!). Es ist keine weitere Auszifferung nötig. Bei Fragen dazu wenden Sie sich bitte an den FIBU Support.

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20. Was ist zu tun, wenn die eigene Bankverbindung auf dem Zahlschein oder der Honorarnote falsch angedruckt wird?

Wenn beim Zahlscheindruck eine falsche eigene (Kanzlei-)Bankverbindung angedruckt wird, kann auf der Honorarposition im Feld Eigene Bankverbindung überprüft werden, welche Bankverbindung hinterlegt ist:

Bei der Ermittlung der eigenen Bankverbindung wird wie folgt vorgegangen:

Wenn die Honorarnote oder der Zahlschein eine falsche "Eigene Bankverbindung" der Verrechnungsfirma aufweisen, sollte zuerst am Kundenstamm das Feld Eigene Bankverbindung überprüft werden. Ist hier keine eigene Bankverbindung hinterlegt, wird die Standard-Bankverbindung aus dem Firmenstamm der Verrechnungsfirma herangezogen.
Wenn keine Bankverbindung bei 1 gefunden wird, so wird die Hauptbankverbindung ermittelt.

Des Weiteren sollte überprüft werden, ob die Hinterlegung der Währung auf der eigenen Bankverbindung laut WWS Parameter Ermittlung eigene Bankverbindung für den Rechnungsdruck erforderlich ist oder nicht. Bei der Standardausprägung "Mit Währung" muss die Währung auf der eigenen Bankverbindung hinterlegt sein und mit der Währung der Honorarnote übereinstimmen. Steht der Parameter auf "Ohne Währung" werden auch Bankverbindungen ohne Währung beim Rechnungsdruck berücksichtigt. Für weitere Informationen beachten Sie bitte die Feldhilfe Eigene Bankverbindung.

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21. Wie kann kontrolliert werden, ob bei einem Rechnungsversand per E-Mail die E-Mails versendet worden sind?

Öffnen Sie die Honorarnote mit F2 (Ansehen). Nach erfolgreichem Versand der E-Mail werden hier die Felder "E-Mail-Adresse", "CC-E-Mail-Adresse", "BCC-E-Mail-Adresse", "E-Mail-Versanddatum", "E-Mail signiert" und "E-Mail verschickt" automatisch befüllt.

Zusätzlich gibt es Einträge in den Logdateien, welche darauf hinweisen würden, ob ein Versand erfolgreich gewesen ist (z. B. im BMDErr.Log, HONVOR.log …).

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22. Wie kann der Betreff bei der Archivierung von Honorarnoten angepasst werden?

Die Einstellungen zur Archivierung von Honorarnoten werden in den Druckereinstellungen für Ablaufarten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke getroffen.

In diesem Fenster können verschiedene Einstellungen pro Ablaufart getroffen werden. Den Betreff können Sie im Feld Betreff beim Archivieren festlegen.

Damit ein Dokument generell archiviert wird, ist es notwendig, auch die Option "Ausdruck archivieren" auf "Ja" zu setzen. Beachten Sie dabei immer, welche Ablaufart die Einstellung "Archivieren" erhält. Typischerweise werden nur "Echt"-Ausdrucke der Honorarnoten mit Rechnungsnummern archiviert und nicht die Kontrollausdrucke.

Der Betreff kann sich aus einem manuell eingegebenen Text und/oder einer oder mehrerer, auf die Honorarnote bezogene/n, Information/en zusammensetzen.

Folgende Informationen von der Honorarnote können durch Steuerungskennzeichen ermittelt werden :

$AUSDRUCKBEZ Gutschrift, Honorarnote usw.
$NUMMER Belegnummer
$DATUM Rechnungsdatum
$INFOTEXT Betreff
$PROJEKTNR Projekt-Nummer

Beispiel

Beispielsweise könnte ein Betreff lauten: Honorarnote $NUMMER vom $DATUM

Bei der tatsächlichen Archivierung würden die Platzhalter von den entsprechenden Daten ersetzt werden: "Honorarnote 202400102 vom 31.01.2024"

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23. Warum wird beim manuellen Erstellen von Poststücken zu archivierten Honorarnoten statt des Postdatums das Tagesdatum als "Versanddatum" auf die Honorarnote übergeben?

Ist über die Druckereinstellungen für Ablaufarten zwar die Archivierung aktiviert (Feld Ausdruck archivieren), aber nicht die automatische Erstellung eines entsprechenden Poststücks (Feld Postart), dann kann es zu folgender Problematik kommen:

Der Mitarbeiter erstellt manuell ausgehend von der archivierten Honorarnote im DMS einen Postausgang. Dabei entscheidet der CRM Parameter "Bearbeiten Poststück", ob das Poststück automatisch im Hintergrund erstellt wird oder ob das Poststück zuvor noch zur Neuanlage oder Bearbeitung geöffnet werden soll.

Wird das Poststück in diesem Ablauf zur Neuanlage geöffnet, wird jenes Datum, welches im Feld Postdatum eingetragen wird, auch als Versanddatum auf die Honorarposition der betreffenden Honorarnote gesetzt. (Voraussetzung: Die Honorarnote selbst ist noch nicht abgeschlossen.) Ein nachträgliches Bearbeiten des Poststücks und Abändern des Postdatums aktualisiert das Versanddatum nicht.

Wird das Poststück in diesem Ablauf automatisch im Hintergrund erzeugt (mit oder ohne Bearbeitungsmöglichkeit) wird das Tagesdatum als Postdatum verwendet. Daher erhält auch das Versanddatum der Honorarnote das aktuelle Tagesdatum. Ein nachträgliches Bearbeiten des Poststücks und Abändern des Postdatums aktualisiert somit auch hier das Versanddatum nicht.

Bevor der CRM Parameter "Bearbeiten Poststück" fix auf die für die LEA günstigere Variante "Zur Neuanlage öffnen" gestellt wird, muss jedoch noch abgeklärt werden, warum eine davon abweichende Einstellung gewählt worden ist. Eventuell müssen Sie also vor dem Umstellen des Parameters noch organisatorische Änderungen vornehmen, damit die Einstellung in allen Abläufen passend ist.

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24. Welche Einstellungen werden für eine Honorarnote in englischer Sprache benötigt?

Damit Sie eine englischsprachige Honorarnote für Ihre Kunden ausstellen können, müssen Sie Folgendes einstellen (die Schritte sind für jede beliebige Sprache sinngemäß gleich anzuwenden):

In den Stammdaten des Kunden muss die Sprache richtig hinterlegt sein, um diese automatisch auf Honorarnoten für diesen Kunden anwenden zu können.
In den Rechnungsformularen müssen Sie jedes benötigte Formular übersetzen. Wir empfehlen, das Rechnungsformular der Standardsprache zu kopieren (Report → Kopieren), damit alle Formatierungen übernommen werden. Im Rechnungsformular bearbeiten Sie die einzelnen Bänder, übersetzen Sie die Texte (nicht die Platzhalter, diese werden geladen und müssen an anderer Stelle übersetzt werden). Die Datumsfelder können Sie mit einem Rechtsklick auf das Feld formatieren:

Im Fenster "Formatieren" wählen Sie die gewünschte Sprache aus:
In den Druckereinstellungen für Ablaufarten kann im Einstiegsfeld auf die gewünschte Sprache umgeschaltet werden. BMD liefert unter den weiteren Sprachen bisher keine Standards aus, daher muss hier jede benötigte Ablaufart manuell angelegt werden. Verwenden Sie dafür die Funktion Neue Ablaufart.

Empfehlenswert ist es, das System der Standardsprache abzubilden, d. h., für jede der Ablaufarten der Standardsprache sollte auch eine Ablaufart in der Fremdsprache existieren, gerade auch wenn es kunden- und firmenspezifische Ablaufarten gibt. Innerhalb der Fremdsprache gelten dieselben Rückfallebenen wie bei der Standardsprache.

Achten Sie an dieser Stelle darauf, im Feld Reportnummer das korrekte Rechnungsformular, welches Sie in die Fremdsprache übersetzt haben, zuzuweisen.
Tätigkeitsgruppe/Tätigkeit/Artikel/Anreden/… übersetzen: Damit auch die englische Bezeichnung der Stammdaten wie Tätigkeitsgruppe/Tätigkeit/Artikel/Anreden usw. angedruckt wird, müssen bei diesen Stammdaten auch die Übersetzungen eingepflegt werden.

Am Beispiel der Tätigkeit erklärt, müssen Sie dafür wie folgt vorgehen: Sie öffnen die Tätigkeit zur Bearbeitung und führen neben dem Feld Tätigkeitsbezeichnung die Funktion F8 "Übersetzung aller Werte" aus. Im darauffolgenden Fenster wählen Sie die Sprache aus. Danach öffnet sich das Fenster "Übersetzung für Bezeichnung" - hier können Sie die Übersetzung vornehmen.
Wenn Sie Rechnungstexte verwenden, vergessen Sie auch hier nicht, die Übersetzungen zu hinterlegen. Auch in diesem Fenster müssen Sie zuerst auf die Sprache umschalten, in die Sie die Textbausteine übersetzen möchten.
Wenn Sie den Zahlungsarttext von Zahlungsarten verwenden, vergessen Sie auch hier nicht, die Übersetzung zu hinterlegen.

Für weitere Informationen beachten Sie jeweils die Fensterhilfen der in der Auflistung genannten Fenster.

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25. Kann ich für das Vorjahr noch eine Honorarnote erstellen?

Hier ist in erster Linie zu beachten, ob eine Periodenverwaltung im Einsatz ist bzw. ob die LEA Parameter Periodeneinstellung Fakturierung/Leistungserfassung und Periodisierung Rechnung im Standard oder abweichend vom Standard eingestellt sind.

Ist keine Periodenverwaltung im Einsatz, kann eine Honorarnote jederzeit noch für das Vorjahr ausgestellt werden, indem das Belegdatum entsprechend dem Vorjahr gewählt wird.

Wird das Buchungsdatum allerdings nicht vom Rechnungsdatum, sondern vom Leistungsdatum (LEA Parameter Periodisierung Rechnung) ermittelt, muss zusätzlich sichergestellt sein, dass das Bis-Leistungsdatum der Honorarnote ebenfalls in das Vorjahr fällt.

Ist eine Periodenverwaltung im Einsatz, gilt es, die definierten Perioden und Periodenstichtage zu beachten.

Nähere Informationen dazu finden Sie unter Hintergrundinformationen: Periodenverwaltung.

Weiter kann es sein, dass am FIBU-Stamm bereits eine Periodensperre gesetzt ist, die das Verbuchen der Honorarnote in das Vorjahr verhindert. Dies kann unabhängig davon, ob eine Periodenverwaltung im Einsatz ist oder nicht, vorkommen. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an den FIBU Support.

26. Wie kann ich mehrere Leistungen auf einmal umbuchen bzw. wo sind Gruppenumbuchungen möglich?

Umbuchungen können grundsätzlich in den Fenstern der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung, Projekt-Leistungserfassung, Leistungsübersicht) sowie im Fenster Rechnung bearbeiten oder im Leistungsdetail vorgenommen werden. Gruppenumbuchungen sind jedoch nur in den Fenstern Rechnung bearbeiten und Leistungsdetail möglich.

In der Leistungserfassung

Die Funktion Umbuchen in den Fenstern der Leistungserfassung erlaubt nur das Umbuchen von einzelnen Leistungen. Eine Mehrfachauswahl von Leistungen ist hier nicht möglich. Die umzubuchende Leistung muss bereits autorisiert sein und darf sich nicht in einer Honorarnote befinden. Nach Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster Umbuchungsmanager (Leistungserfassung).

In der Rechnungsbearbeitung

Befinden sich die Leistungen bereits in einer Honorarnote, kann die Funktion Umbuchung im Fenster Rechnung bearbeiten oder im Leistungsdetail genutzt werden. Mit der Funktion Umbuchung werden die markierten Rechnungspositionen umgebucht (z. B. auf eine andere Honorarnote, auf einen anderen Kunden/Rechnungsempfänger, auf eine andere Tätigkeit etc.). Hier ist es möglich, mehrere Leistungen zu markieren und auf einmal umzubuchen bzw. Gruppenumbuchungen vorzunehmen. Dazu öffnet sich das Fenster Umbuchungsmanager (Rechnungsbearbeitung).

Es ist auch möglich, die Leistungen von unterschiedlichen Kunden mit gleichem Rechnungsempfänger innerhalb einer Honorarnote auf einmal umzubuchen. Beachten Sie diesbezüglich das Kapitel Auf bestimmte Kunden oder bestimmte Honorarnoten umbuchen in der Fensterhilfe Umbuchungsmanager (Rechnungsbearbeitung) sowie das Feld Leistungskunde beibehalten.

Massenumbuchungen von Leistungen von mehreren, unterschiedlichen Rechnungsempfängern sind nicht möglich.

Bitte beachten Sie jeweils die entsprechende Hilfe zum Fenster, da eine Vielzahl von Einstellungen den Umbuchungsvorgang beeinflussen. Umgebuchte Leistungen können unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Weitere Funktionen → Umbuchungen nachrecherchiert werden. Möchten Sie den Verlauf einer konkreten, bereits umgebuchten Leistung nachvollziehen, verwenden Sie die Funktion Umbuchungsprotokoll.

27. Wie kann ich den Empfänger bzw. Kontoinhaber für Überweisungen am Honorarnotenformular andrucken?

Seit dem Aktivwerden der Verification of Payee (VoP) per 09.10.2025 muss bei Überweisungen der Kontoinhaber zur IBAN mit dem übergebenen Kontoinhaber (= Firmenwortlaut) übereinstimmen. Ansonsten gibt es verschiedenste Meldungen seitens der Bank, damit gewährleistet wird, dass an den korrekten Empfänger übermittelt wird.

Dies kann zu Problemen führen, wenn z. B. ein Konto auf den Unternehmensinhaber läuft, die Rechnung aber vom Unternehmen gestellt wird.

Wenn Sie aus diesem Grund auf Ihrem Honorarnotenformular den Kontoinhaber mitandrucken möchten, sind zwei Schritte nötig:

Tragen Sie den genauen Wortlaut des jeweiligen Kontoinhabers im Feld Kontoinhaber Ihrer eigenen Bankverbindungen ein. Dies wird über die Funktion F8 im Feld Bankleitzahl in den Firmenstammdaten der eigenen Firma vorgenommen.
Vervollständigen Sie in Ihrem Honorarnotenformular die Passage, in der die Bankverbindung angedruckt wird, um einen textlichen Hinweis auf den Kontoinhaber und um das Feld Eig. Kontoinhaber. Hier im Beispiel ist diese Passage auch im Sonderband "Seitenfuß erste Seite" enthalten. Sie finden das Feld Eig. Kontoinhaber im Ordner Datenfelder → Aktuelle Honorarnotenfelder → Eigene Bankverbindung.

Beachten Sie, dass Sie weitere Honorarnotenformulare um Informationen zum Kontoinhaber ergänzen müssen, je nachdem ob Sie weitere Honorarnotenformulare im Einsatz haben.

Eventuell drucken Sie auch Informationen je Zahlungsarttext mit an, und möchten diese auch erweitern. Vergessen Sie daher nicht, auch den Zahlungsarttext der Zahlungsarten dahingehend zu kontrollieren bzw. bei Bedarf zu ergänzen. Hier verwenden Sie das Feld "Eigene Bankverbindung - Kontoinhaber", das Sie im Ordner "Rechnungs-Kopf-Daten" finden.

Wenn Sie mit diesen Einstellungen eine neue Honorarnote ansehen/drucken, wird Ihnen der Kontoinhaber je eigener Bankverbindung korrekt ermittelt und angedruckt:

Siehe auch:

FAQ XML-Rechung/E-Rechnung (ebInterface)

LEA - Organisation Stammdaten

Honorarnoten

Lernvideos zum Thema LEA Fakturierung

FAQ Fakturierung