Rechnungstexte
Grundlegende Informationen zu den Rechnungstexten finden Sie in der Themendokumentation Honorarnoten drucken.
Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → RechnungstexteDas Fenster "Rechnungstexte" bietet eine Übersicht zur Verwaltung und Bearbeitung von Textbausteinen verschiedener Textbausteinarten für die Rechnung.
Die Verwendung von Rechnungstexten ist nicht zwingend erforderlich, aber praktikabel. Als Textbaustein wird ein Text, der wiederkehrende Verwendung findet, bezeichnet. Um diese auf der Rechnung anzudrucken, müssen entsprechende Felder als Platzhalter in ein passendes Band des Rechnungsformulars eingefügt werden. Die Textbausteine können hingegen nicht im HTML-Editor verwendet werden (z. B. im E-Mail-Text in den Druckereinstellungen für Ablaufarten).
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Textbausteine
Die Textbausteine sind entsprechend ihrer Textbausteinart auf mehrere Reiter aufgeteilt.
Darunter gibt es Textbausteinarten, die den Hauptzweck haben, die Bezeichnung von Stammdaten beim Andruck auf der Rechnung zu ersetzen. Folgende Textbausteinarten zählen hier dazu:
- Tätigkeitsgruppen
- Tätigkeiten
- Artikel
- Kundenartikel
- Projekte
- Projektarten
Zum Beispiel soll statt der Tätigkeitsgruppenbezeichnung "Buchhaltung" auf der Rechnung nicht "Buchhaltung", sondern der genauere Text "Durchführung der monatlichen Buchhaltung" aufscheinen. Für diese Textbausteinarten gilt, dass nur die Textbausteine selbst angelegt und bearbeitet werden können, nicht jedoch die Stammdaten dazu. Die Stammdaten werden direkt aus den Stammdatenverwaltungen geladen. - Sie sehen also zum Beispiel am Reiter "Tätigkeitsgruppen" eine Liste aller in Ihrer Programmumgebung angelegten Tätigkeitsgruppen mit Nummer und Bezeichnung. Für jeden gelisteten Eintrag können Sie definieren, welcher Text anstatt der Bezeichnung angedruckt werden soll.
Die Wartung der Textbausteine kann in den meisten dieser Fälle auch direkt in den Stammdatenverwaltungen vorgenommen werden (z. B. bei den Tätigkeitsgruppen handelt es sich um das Feld "Beschreibungs-Text-Nr").
Sobald Sie einen Text definiert haben, ist das neben der Stammdatenbezeichnung in der Spalte "Text" über das Symbol 
ersichtlich. Auf diesen Reitern haben Sie zudem die Möglichkeit, mit der Combobox rechts oben auf "Stammdaten mit Text" oder "Stammdaten ohne Text" einzuschränken.
ersichtlich. Auf diesen Reitern haben Sie zudem die Möglichkeit, mit der Combobox rechts oben auf "Stammdaten mit Text" oder "Stammdaten ohne Text" einzuschränken. Die anderen Textbausteinarten haben den Zweck, Texte einmal zu warten, aber an mehreren Stellen verwenden zu können. Hier sind noch keine Stammdaten vorhanden, diese Listen sind daher bei Inbetriebnahme der LEA leer. Dementsprechend legen Sie nur bei Bedarf die Stammdaten des Rechnungstextes und den Rechnungstext selbst dazu an. Dazu zählen folgende Textbausteinarten:
- Kopftexte
- Fußtexte
- Gruppentexte
- USt-Zusatztexte
- Diverse Textbausteine
Standardfeldauswahl Rechnungstexte
Die Standardfeldauswahl ist von Reiter zu Reiter unterschiedlich. - Exemplarisch finden Sie unter diesem Link die wichtigsten Standardfeldauswahlen:
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung
Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, sofern es sich um einen Reiter mit einer Textbausteinart handelt, bei der Sie selbst die Möglichkeit haben, die Stammdaten des Textbausteins zu definieren:
Ansehen | Diese Funktion dient zur Ansicht der Stammdaten des Textbausteins. |
Neu | Mit dieser Funktion können die Stammdaten des Textbausteins angelegt werden. Der Textbaustein selbst kann hier dann ebenfalls bereits im Feld "Text" angelegt werden. |
Bearbeiten | Mit dieser Funktion können die Stammdaten des Textbausteins bearbeitet werden. Auch eine Bearbeitung des Textbausteins kann über das Feld "Text" erfolgen. |
Diese Funktion löscht die Stammdaten des Textbausteins mitsamt dem Textbaustein. |
Diese Funktionen stehen auf allen Reitern zur Verfügung:
 Textbaustein bearbeiten | Mit dieser Funktion kann der Textbaustein über den BMD Editor bearbeitet werden. |
 Textbausteine formatieren | Diese Funktion stellt die wesentlichen Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die getroffenen Einstellungen werden für alle Textbausteine übernommen, die zuvor beim Aufruf der Funktion markiert waren (Multi-Select ist also möglich). Folgende Einstellungen können getroffen werden:  Die Formatierung kann aber auch einzeln über die Bearbeitung des Textbausteins selbst vorgenommen werden. |
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, sofern es sich um einen Reiter mit einer Textbausteinart handelt, bei der die Stammdaten bereits aus anderen Stammdatenverwaltungen geladen werden:
 Textbaustein löschen | Mit dieser Funktion können Textbausteine, welche die Bezeichnung von Stammdaten ersetzen sollen, gelöscht werden. Textbausteine anderer Textbausteinarten müssen mit der Standard-Lösch-Funktion entfernt werden. |
Diese Funktionen stehen nur am Reiter "Tätigkeitsgruppen" zur Verfügung:
 Aktive anzeigen | Mit der Funktion "Aktive anzeigen" können Sie die Ansicht der Tätigkeitsgruppen auf jene Tätigkeitsgruppen beschränken, die in ihren Stammdaten das Feld Aktiv aktiviert haben. Inaktive Tätigkeitsgruppen können somit ausgeblendet werden. |
| Inaktive anzeigen | Mit der Funktion "Inaktive anzeigen" können Sie die Ansicht der Tätigkeitsgruppen auf jene Tätigkeitsgruppen beschränken, die in ihren Stammdaten das Feld Aktiv deaktiviert haben. Rechnungstexte inaktiver Tätigkeitsgruppen können somit recherchiert werden. |
| Alle anzeigen | Mit der Funktion "Alle anzeigen" können Sie die Ansicht der Tätigkeitsgruppen auf alle Tätigkeitsgruppen erweitern, die im System angelegt sind. Es ist hier irrelevant, wie das Feld Aktiv in den Stammdaten der Tätigkeitsgruppe gesetzt ist. |
Diese Funktion steht nur am Reiter "Tätigkeiten" zur Verfügung:
| Nur aktive Daten anzeigen | Mit dieser Funktion können Sie sich die Rechnungstexte bereits inaktiver Tätigkeiten wieder anzeigen lassen. Die inaktiven Tätigkeiten werden rot und durchgestrichen dargestellt. |
Diese Funktion steht nur am Reiter "Artikel" zur Verfügung:
| Nur aktive Daten anzeigen | Mit dieser Funktion können Sie sich die Rechnungstexte bereits inaktiver Artikel wieder anzeigen lassen. Die inaktiven Artikel werden rot und durchgestrichen dargestellt. |
Vorschau
In diesem Bereich ist ersichtlich, wie der Text des Textbausteins in der Vorschau aussieht.
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Bereich zur Verfügung:
 | In der linken Combobox kann ein Zoomfaktor zum Vergrößern oder Verkleinern der Vorschau eingestellt werden. |
 | Die Textbausteine können nicht nur unter der vorgeschlagenen Sprache (= Standardsprache) angelegt, sondern auch in weiteren Sprachen geführt werden. (Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Rechnungstexte in Fremdsprachen.) Neben der Combobox finden Sie Hinweise: Ist für die Standardsprache für den markierten Datensatz ein Textbaustein vorhanden, aber für die aktuell ausgewählte Sprache nicht, erhalten Sie den Hinweis "Kein Text vorhanden".  . |
Tipps und Hintergrundinformationen
Tabelle: Verwendungszweck des Textbausteins und Platzierung des Platzhalters
In den folgenden Tabellen finden Sie den Verwendungszweck des Textbausteins mit Informationen, wo und wie der Platzhalter des Textbausteins an geeigneter Stelle einfügt werden kann.
| Textbausteinart | Verwendungszweck + Hinweise | Platzierung des Platzhalters | ||
Der Rechnungstext zum Kopftext kann allgemein gehalten oder mit Informationen zur Verrechnungsfirma (wie Firmenlogo, Anschrift etc.) befüllt werden. | Im Rechnungsformular muss im Band Seitenkopf das Feld "Kopftext" als Platzhalter eingefügt werden. Dieses befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Allgemeine Felder. | |||
Der Rechnungstext zum Fußtext kann allgemein gehalten oder mit Informationen zur Verrechnungsfirma (wie Firmenbuchnummer, Bankverbindung etc.) befüllt werden. | Im Rechnungsformular muss im Band Seitenfuß das Feld "Fußtext" als Platzhalter eingefügt werden. Dieses befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Allgemeine Felder. | |||
| Tätigkeitsgruppen | Für jene Tätigkeitsgruppen, für die ein Rechnungstext hinterlegt ist, druckt das Programm für den Platzhalter "Text" den Rechnungstext anstatt der Bezeichnung. Hinweis: Die Hinterlegung des Textes ist auch im Feld Beschreibungs-Text-Nr. der Tätigkeitsgruppe möglich. | Im Rechnungsformular muss in den Tätigkeitsgruppenbändern das Feld "Text" als Platzhalter eingefügt werden. Dieses befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Gestaltungsebene. | ||
| Tätigkeiten | Für jene Tätigkeiten, für die ein Rechnungstext hinterlegt ist, druckt das Programm für den Platzhalter "Text" den Rechnungstext anstatt der Bezeichnung. Hinweis: Die Hinterlegung des Textes ist auch im Feld Tätigkeitsbeschreibung der Tätigkeit möglich. | Im Rechnungsformular muss im Tätigkeits-/Artikelband das Feld "Text" als Platzhalter eingefügt werden. Dieses befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Gestaltungsebene. | ||
Für jene Artikel, für die ein Rechnungstext hinterlegt ist, druckt das Programm für den Platzhalter "Text" den Rechnungstext anstatt der Bezeichnung. Hinweis: Die Hinterlegung des Textes ist auch im Feld Artikelbeschreibung des Artikels möglich. | Im Rechnungsformular muss im Tätigkeits-/Artikelband das Feld "Text" als Platzhalter eingefügt werden. Dieses befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Gestaltungsebene. | |||
Kundenartikel | Kundenartikel-Texte finden dann Verwendung, wenn statt der allgemeinen Tätigkeits- bzw. Artikelbezeichnung (bzw. deren Textbaustein) fallweise ein kundenspezifisch abweichender Text herangezogen werden soll. Derartige Kundenartikel-Text-Zuordnungen müssen über das WWS Fenster Kundenartikel vorgenommen werden. | Im Rechnungsformular muss im Tätigkeits-/Artikelband das Feld "Text" als Platzhalter eingefügt werden. Dieses befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Gestaltungsebene. | ||
Gruppentexte finden dann Verwendung, wenn Tätigkeiten/Artikel oder Tätigkeitsgruppen rein für den Rechnungsdruck in einer Gruppe zusammengefasst und aufsummiert werden sollen. In der Rechnungsbearbeitung bleibt die Aufteilung der Leistungen auf die Tätigkeiten/Artikel wie gehabt in der gewohnten Ansicht. Am Rechnungsdruck jedoch wird der ursprüngliche Text der Tätigkeiten/Artikel durch den Gruppentext ersetzt oder zusätzlich zum Gruppentext verwendet (siehe Themendokumentation Hintergrundinformationen: Gruppenbildung). | Im Rechnungsformular muss in den Gruppenbändern das Feld "Text" als Platzhalter eingefügt werden. Dieses befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Gestaltungsebene. Die Gruppentexte können auch direkt in der Honorarnoten-Vorschau über den Menüpunkt Textbaustein → Textbaustein einfügen in die Rechnung eingefügt werden. | |||
In bestimmten Fällen muss auf der Rechnung ein Vermerk angedruckt werden, der darauf hinweist, dass es sich um eine Rechnung mit 0 % Umsatzsteuer handelt. Für diese Anforderung stehen zwei Programmlösungen zur Verfügung. Entscheiden Sie sich für die Variante 1 - Textbaustein aus dem Rechnungstext ist es notwendig, hier in den Rechnungstexten einen USt-Zusatztext anzulegen. Angedruckt wird der USt-Zusatztext aber nur, wenn es sich beim Kunden in Beziehung zur Verrechnungsfirma um einen Kunden aus dem EU-Raum handelt und die Umsatzsteuer der Rechnung in Summe den Betrag Null ausmacht. (Hinweis: Das Feld "Ohne Steuer" im Kundenstamm ist im Gegensatz zu früher nicht mehr relevant.) Achtung!
Nähere Informationen zum Umsatzsteuertext bzw. zu den verfügbaren Varianten finden Sie im Kapitel Andruck des Umsatzsteuertextes in der Themenhilfe Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. | Im Rechnungsformular muss das Feld "Umsatzsteuertext (wenn 0 %)" als Platzhalter eingefügt werden. Das Feld ist unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Allgemeine Felder zu finden. | |||
Mit den "Diversen Textbausteinen" können Sie alle weiteren Anwendungsfälle abbilden, bei welchen Sie immer wieder gebräuchliche Texte benötigen. Zwei spezielle Anwendungsfälle werden ebenfalls über die "Diversen Textbausteine" abgebildet:
| Die "Diversen Textbausteine" finden vor allem in der Honorarnoten-Vorschau über den Menüpunkt Textbaustein → Textbaustein einfügen für die jeweilige Rechnung Anwendung. Der Platzhalter "Pauschaltext" kann im Band Rechnungskopf eingefügt werden. Dieser befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Allgemeine Felder. Der Platzhalter "Textbaustein" kann im Band Begleitbrief eingefügt werden. Dieser befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Allgemeine Felder. | |||
Projekte, Projektarten | Für jene Projekte, für die ein Rechnungstext hinterlegt ist, druckt das Programm für den Platzhalter "Text" den Rechnungstext anstatt der Bezeichnung. Allerdings gibt es hier eine Besonderheit, wenn ein Projektarttext existiert. Dann wird dieser vorrangig zur Projektbezeichnung für den Andruck verwendet. Die Rückfallebenen sind somit Projekttext, Projektarttext, Projektbezeichnung. Hinweis: Über den LEA Parameter Projekte ohne Textbaustein ignorieren kann aktiviert werden, dass das Projektband unterdrückt wird, sofern das Projekt keinen Textbaustein hinterlegt hat. In diesem Fall erfolgt ein Vorrücken der nächsten Ebene (Tätigkeitsgruppe). Hinweis: Die Hinterlegung des Textes ist auch im Feld Rechnungstext des Projekts möglich. Für die Projektart gibt es diese Möglichkeit nicht. | Im Rechnungsformular muss in den Projektbändern das Feld "Text" als Platzhalter eingefügt werden. Dieses befindet sich unter Aktuelle Honorarnotenfelder → Gestaltungsebene. Die Projekttextbausteine sowie auch die Projektarttextbausteine können auch direkt in der Honorarnoten-Vorschau über den Menüpunkt Textbaustein → Textbaustein einfügen in die Rechnung eingefügt werden. |
Logik der Bezugszeitraumermittung
Immer wieder zeigt die Praxis, dass der Bezugszeitraum der erbrachten Leistungen ebenfalls auf der Rechnung aufscheinen soll. Üblicherweise ist es gewünscht, diese Information bei den Positionen der ersten Rechnungsebene anzudrucken, meistens handelt es sich dabei um die Ebene der Tätigkeitsgruppe (z. B. Buchhaltung für 03/2023). Ein manuelles Ergänzen des Bezugszeitraums ist nicht nötig, denn das Programm kann die Bezugszeiträume für den Andruck auch direkt aus den Leistungen ermitteln.
Mehr Informationen dazu sind in der Themendokumentation Honorarnoten drucken, Kapitel Exkurs Logik der Bezugszeitraumermittlung enthalten.
Rechnungstexte in Fremdsprachen
Rechnungstexte können auch unter einer Fremdsprache angelegt werden, damit Sie ohne viel Aufwand auch fremdsprachige Rechnungen ausstellen können. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe NTCS LEA in mehreren Ländern, Sprachen, Währungen.
Für die Wartung der fremdsprachigen Textbausteine muss zuerst die rechte Combobox unterhalb der Vorschau des Textbausteins auf die gewünschte Fremdsprache umgestellt werden. Die erfassten Textbausteine werden automatisch vom Programm anstelle des Textbausteins der Standardsprache herangezogen, wenn auf der Honorarposition der Rechnung dieselbe Fremdsprache im Feld Sprache eingetragen ist. Wird in der Sprache des Honorarnotendatensatzes kein Rechnungstext gefunden, erfolgt der Rückfall beim Rechnungsdruck immer auf die Textbausteine in der jeweiligen Standardsprache.
Bei der Anlage eines fremdsprachigen Textbausteins wird zuerst der Text in der Standardsprache angezeigt, um die Übersetzung zu erleichtern.
Änderung eines Rechnungstextes im laufenden Betrieb
Manuell dürfen Rechnungstexte jederzeit in der Honorarnoten-Vorschau abgeändert werden, solange die Honorarnote selbst textlich bearbeitbar ist. Soll nach einer Änderung der Ursprungszustand wiederhergestellt werden (entspricht einer Neuermittlung der Rechnungstexte) bzw. sind die hinterlegten Rechnungstexte nach der erstmaligen Honorarnoten-Vorschau nochmals abgeändert worden und sollen diese verwendet werden, muss die Rechnungsfunktion Rechnungsdokument löschen durchgeführt werden.
Weitere Felder in Textbaustein einfügen
In der Reportansicht (beim Bearbeiten des Textbausteins) steht eine Vielzahl von möglichen Feldern zur Verfügung, die für den Textbaustein verwendet werden können (unter Einfügen → Feld).
 | Siehe auch: Honorarnoten drucken speziell Kapitel Rechnungsbänder  Lernvideo: Wo hinterlege ich einen Rechnungstext? |