Druckereinstellungen für Ablaufarten
Grundlegende Informationen zu den Druckereinstellungen für Ablaufarten finden Sie unter Honorarnoten drucken.
Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für AblaufartenIm Fenster "Druckereinstellungen für Ablaufarten" wird eingestellt, wie der Honorarnotendruck für die verschiedenen Fakturatypen (Honorarnote, Gutschrift, Akonto, Teilrechnung, Storno) und Ausdrucksarten ("Echt"-Ausdruck oder Kontrollausdruck) erfolgen soll. Diese werden als Ablaufarten bezeichnet.
Jede dieser Ablaufarten (Kombination von Fakturatyp und Ausdrucksart) hat genau eine Druckereinstellung zugeordnet. Diese weist alle Basiseinstellungen zum Honorarnotendruck auf, die gegebenenfalls im zweiten Schritt in den Ausdrucksmodellen nachgewartet werden müssen.
Hinweis Ausdrucksmodelle und Ausdrucksmodelldetails
 | Die Druckereinstellungen sind streng genommen ein Teil der Ausdrucksmodelle bzw. ein Teil des Ausdrucksmodelldetails. Der Begriff "Ausdrucksmodelle" ist NTCS-weit gebräuchlich, um Druckereinstellungen im System anzulegen. Alle Druckereinstellungen für Ablaufarten der LEA sind daher auch im Fenster Ausdrucksmodelle ersichtlich und im Menü unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle aufrufbar. Beachten Sie, dass die Ausdrucksmodelle an dieser Stelle aber nicht direkt manuell angelegt werden dürfen! Sie entstehen automatisch mit passendem Basis-Ausdrucksmodelldetail, wenn Druckereinstellungen hier im Fenster "Druckereinstellungen für Ablaufarten" angelegt werden. |
Hinweis LEA Standards
| Im Bereich der Druckereinstellungen für Ablaufarten können LEA Standards genutzt werden, die durch den Import der Rechnungseinstellungen angelegt werden. Das dafür nötige Programm Import finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export → Import. Hier steht der Ordner "LEA" mit der Option "Rechnungseinstellungen" zur Verfügung. Wir empfehlen, diese LEA Standards im laufenden Betrieb NICHT ohne besonderen Anlass zu importieren, sondern nur dann, wenn sich eine programmtechnische Notwendigkeit ergibt, weil Ihnen beispielsweise bestimmte Daten fehlen. Am wahrscheinlichsten ist es, dass Ihnen der Support den Hinweis gibt, dass der Standard zu importieren ist. Wir empfehlen daher, diesen Import in Abstimmung mit dem BMD LEA Support durchzuführen. |
Die Unterscheidung zwischen "Echt"-Ausdruck und Kontrollausdruck bringt den Vorteil, dass man dasselbe Honorarnotenformular für Kontrollausdrucke und Echt-Ausdrucke verwenden kann, aber z. B. nur die Echt-Ausdrucke archiviert bzw. nur diese auf einem Rechnungspapier gedruckt werden. Aufgrund der Auftrennung der Ablaufarten nach Fakturatyp können unterschiedliche Einstellungen für unterschiedliche Fakturatypen vorgenommen werden, z. B. werden die Honorarnoten mit dem Betreff "Honorarnote" und der Belegnummer archiviert, die Gutschriften aber mit "Gutschrift" und der Belegnummer.
Sprachauswahl
Ablaufarten können auch zusätzlich unter einer Fremdsprache angelegt werden. Normalerweise werden die Druckereinstellungen nur unter der vorgeschlagenen Sprache geführt.
Ablaufarten
Je Fakturatyp gibt es mindestens eine Ablaufart für den "Echt"-Ausdruck und eine für den Kontrollausdruck.
"Echt"-Ausdruck bedeutet, dass für die Honorarnote die Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ausgeführt wird. Die Ablaufart dafür ist so wie der Fakturatyp benannt. Die Ausdrucksart "Kontrollausdruck" kommt hingegen zum Tragen, wenn die Rechnungsfunktion Rechnung ansehen oder die Rechnungsfunktion Kontrollausdruck starten für die Honorarnote ausgeführt wird. Die Ablaufart dafür heißt so wie der Fakturatyp, mit dem Zusatz "Kontrollausdruck".
Durch den Import der LEA Standards bezüglich der Rechnungseinstellungen sind bereits folgende Standard-Ablaufarten vorhanden:
- Honorarnote
- Honorarnote Kontrollausdruck
- Gutschrift
- Gutschrift Kontrollausdruck
- Akonto
- Akonto Kontrollausdruck
- Teilrechnung
- Teilrechnung Kontrollausdruck
- Stornorechnung
- Stornorechnung Kontrollausdruck
Diese können bei Bedarf mit der Funktion Neu um weitere firmenbezogene oder kundenbezogene Ablaufarten mitsamt Druckereinstellungen ergänzt werden.
Innerhalb der Ablaufarten sind Rückfallebenen implementiert: Generell zieht eine kundenbezogene Ablaufart/Druckereinstellung vor der firmenbezogenen Ablaufart/Druckereinstellung und diese wiederum vor der Standard-Ablaufart/Druckereinstellung. Existiert für einen Fakturatyp keine eigene Ablaufart/Druckereinstellung für den Kontrollausdruck, wird die Ablaufart/Druckereinstellung des Fakturatyps herangezogen. Existiert auch für den Fakturatyp keine Ablaufart/Druckereinstellung, kommt die Ablaufart/Druckereinstellung für die Ablaufart "Honorarnote" bzw. für den Kontrollausdruck die Ablaufart/Druckereinstellung für die Ablaufart "Honorarnote Kontrollausdruck" zum Tragen.
Druckereinstellung
Jede Ablaufart (Kombination von Fakturatyp und Ausdrucksart) hat genau eine Druckereinstellung (und in der Folge automatisch ein Ausdrucksmodell für weitere Detaileinstellungen) zugeordnet. In dieser Druckereinstellung ist einerseits geregelt, welches Honorarnotenformular verwendet wird, und andererseits, ob Abläufe wie Kopieren, Archivieren, Versenden von E-Mails etc. gleichzeitig mit dem Ausdruck angesteuert werden sollen.
Bei Bedarf können je Firma bzw. je Kunde weitere vom Standard abweichende Druckereinstellungen angelegt werden (siehe Funktion Neu).
Durch den Import der LEA Standards bezüglich der Rechnungseinstellungen werden bestimmte, häufig verwendete Druckereinstellungen bereits gesetzt. Dies soll Ihnen helfen, die vorhandenen Empfehlungen bestmöglich einzusetzen bzw. ermöglicht es eine raschere Inbetriebnahme der LEA. Details dazu finden Sie in der Feldhilfe zu den jeweiligen Feldern der Druckereinstellungen (siehe Felder Druckereinstellungen für Ablaufarten).
Standardfeldauswahl Druckereinstellungen für Ablaufarten
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Bei Bedarf können sowohl unter den Fakturatypen - Echtausdrucken als auch unter den dazugehörigen Kontrollausdrucken weitere Druckereinstellungen über die Funktion "Neu" firmenbezogen und kundenbezogen angelegt werden, sollten hier Abweichungen in den Einstellungen oder andere Honorarnotenformulare benötigt werden. Dabei ist folgender Umstand zu beachten: Für die Hauptfirma gelten automatisch immer die Standard-Ablaufarten; Ablaufarten dürfen daher nicht nochmals für die Hauptfirma angelegt werden. Für die Neuanlage einer firmenbezogenen oder kundenbezogenen Ablaufart muss die Funktion "Neu" ausgeführt werden. Dabei muss jene Ablaufart markiert sein, welche mit der neuen Ablaufart für diese Firma bzw. diesen Kunden übersteuert werden soll. In der Folge öffnet sich das Dialogfenster "Ausdrucksmodell", in dem Sie eine Abfrage erhalten, für welche Firma bzw. welchen Kunden die neue Ablaufart angelegt werden soll.  Hier ist die betreffende Firma bzw. der betreffende Kunde einzutragen und zu bestätigen. Es stehen nur eigene Firmen (geprüft wird somit das Feld "Ist eigene Firma") der Firmengruppe zur Auswahl. Nach dem Befüllen der Felder für die neue Druckereinstellung und der Speicherung ist in der Liste die neue Ablaufart ersichtlich.  |
Mit der Funktion "Neue Ablaufart" kann eine fehlende Standard(!)-Ablaufart manuell angelegt werden. Sie steht nur zur Verfügung, wenn eine der Standard-Ablaufarten fehlt. Es öffnet sich eine Abfrage, welche Ablaufart angelegt werden soll. Zur Auswahl stehen nur jene Standard-Ablaufarten, welche aktuell in der Liste der Ablaufarten fehlen.  | |
 Ablaufart löschen | Mit der Funktion "Ablaufart löschen" kann eine Standard(!)-Ablaufart einer Fremdsprache gelöscht werden. Für die Standard-Ablaufarten der vorgeschlagenen, österreichischen Sprache ist diese Funktion hier nicht vorgesehen. Diese können nur unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle gelöscht werden (nur nach Rückspache mit dem BMD Support, da hier paketübergreifend alle Ausdrucksmodelle gelistet sind). |
 Ablaufart (de-)aktivieren | Mit der Funktion "Ablaufart (de-)aktivieren" können jene kunden- und firmenspezifischen Ablaufarten deaktiviert werden, die für den Ausdruck der Honorarnoten nicht mehr herangezogen werden sollen. Die deaktivierten Ablaufarten werden grau und durchgestrichen dargestellt und können mit derselben Funktion jederzeit wieder aktiviert werden. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Gestaltungshilfe Druckereinstellungen für Ablaufarten
In der Themendokumentation Honorarnoten drucken, Kapitel Gestaltungshilfe Druckereinstellungen für Ablaufarten, erhalten Sie Hinweise, auf welche Aspekte Sie bei der Anlage von Druckereinstellungen für Ablaufarten achten sollten. Im selben Themendokument, Kapitel Gestaltungshilfe Ausdrucksmodelle, erhalten Sie Hinweise, in welchem Zusammenhang Sie auch auf die Ausdruckmodelle achten sollten.
Ablaufarten in Fremdsprachen
Ablaufarten können auch unter einer Fremdsprache angelegt werden.
Dazu muss die Combobox oberhalb der Liste der Ablaufarten auf die gewünschte Fremdsprache umgestellt werden. Diese werden automatisch vom Programm anstelle der "deutsch (österreichischen)" Ablaufart herangezogen, wenn auf der Honorarposition der Honorarnote dieselbe Fremdsprache im Feld Sprache eingetragen ist.
Jede benötigte Ablaufart muss manuell mit der Funktion Neue Ablaufart unter der benötigten Sprache angelegt werden. Am besten ist es, das System der Standardsprache abzubilden, d. h., für jede Ablaufart der Standardsprache sollte auch eine Ablaufart in der Fremdsprache existieren, gerade auch, wenn es kunden- und firmenspezifische Ablaufarten gibt. Innerhalb der Fremdsprache gelten dieselben Rückfallebenen wie innerhalb der Standardsprache.
 | Siehe auch: Rechnungseinstellungen (Standardimport) |
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