Feldauswahl Druckereinstellungen für Ablaufarten: Standardfelder
Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu jenen Feldern, die im Auslieferungsstandard in den Druckereinstellungen für Ablaufarten eingeblendet sind:
Bezeichnung | Hier wird eine Bezeichnung für die Druckereinstellung eingegeben. | ||||||||||||
Reportnummer | Hier kann mit F8 ein neuer Report angelegt oder mit F4 ein bestehender Report hinterlegt werden. Wenn kein Report hinterlegt wird, wird der Standardreport verwendet. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellungen für Ablaufarten (z. B. Honorarnote) In diesem Feld muss den Druckereinstellungen für Ablaufarten ein Honorarnotenformular aus der Reportverwaltung für Honorarnotenformulare zugewiesen sein. Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist im Feld "Reportnummer" bereits grundsätzlich ein zur Ablaufart passendes Standard-Honorarnotenformular hinterlegt (sowohl bei den "Echt"-Ausdrucken als auch bei den Kontrollausdrucken). Bitte beachten Sie, dass selbst bei kleinen Anpassungswünschen diese Standardformulare nicht mehr verwendet werden können, da keine Abänderungen für Standards zulässig sind. BMD empfiehlt in diesen Fällen, Kopien der Standard-Honorarnotenformulare zu verwenden und diese im Feld "Reportnummer" zu hinterlegen. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Standard-Honorarnotenformulare importieren in der Fensterhilfe Reportliste. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellung Zahlschein In diesem Feld muss der Druckereinstellung für Zahlscheine ein Zahlscheinformular aus der Reportverwaltung für Zahlscheindruck zugewiesen werden.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Reportliste, aus welcher ein bestehendes Formular ausgewählt werden kann.  Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich die Reportliste, in welcher ein bestehendes Formular zur Bearbeitung geöffnet werden kann. | ||||||||||||
Schriften im PDF einbetten | Alle verwendeten Schriften des PDF-Dokuments werden eingelagert, damit das Dokument auch für Benutzer lesbar bleiben, die die Schriften des Dokuments nicht installiert haben. Eingelagert bedeutet, dass die Schriften nicht als Zeichen gespeichert, sondern als Bilder mit dem Dokument verknüpft werden. Nachteil: Damit wird das Dokument vergrößert. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Relevant ist diese Einstellung bei den Programm-Abläufen Archivieren, Mail und PDF-Ablage, da bei diesen Abläufen ein PDF-Dokument erzeugt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Relevant ist diese Einstellung vor allem beim E-Mail-Versand der Rechnung an den Kunden, wobei durch diese Einstellung die Größe des Dokuments etwas steigt. | ||||||||||||
Ausdruck in Vorschau anzeigen | Legt fest, ob der Ausdruck in der Vorschau gezeigt wird. Ansonsten erfolgen alle relevanten Aktionen im Hintergrund. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Achtung!
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck in Vorschau anzeigen" für "Echt"-Ausdrucke sowie für Kontrollausdrucke deaktiviert. Wird die Option für "Echt"-Ausdrucke aktiviert, übersteuert diese den richtigen Ausdruck am Drucker und verhindert diesen. Es erscheint stattdessen die Honorarnoten-Vorschau. Nicht übersteuert werden hingegen die Programm-Abläufe Archivieren, Mail und PDF-Ablage; diese werden zusätzlich im Programmhintergrund ausgeführt. | ||||||||||||
Ausdruck drucken | Diese Option legt fest, ob der Ausdruck an den Drucker gesendet werden soll. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck drucken" für "Echt"-Ausdrucke deaktiviert und für Kontrollausdrucke aktiviert. Hintergrund ist, dass in vielen Fällen (weil Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen) bereits das Feld Ausdruck mailen für die "Echt"-Ausdrucke aktiviert ist. Das zusätzliche Erzeugen eines Papierausdrucks für Honorarnoten, welche bereits als E-Mail versendet werden, wird auch dann verhindert, wenn das Feld Ausdruck drucken aktiv wäre. Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...
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Drucker für erste Seite | Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die erste Seite gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist. Für die weiteren Seiten kann davon abweichend ein Drucker für restliche Seiten (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).  | ||||||||||||
Drucker für restliche Seiten | Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die restlichen Seiten (ab Seite 2) gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist. Für die erste Seite kann ein spezieller Drucker im Feld Drucker für erste Seite (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).  | ||||||||||||
Pfad auf Hintergrundbild | Hier kann ein Hintergrundbild für den Ausdruck angegeben werden, welches zum Beispiel als Briefpapier genutzt werden kann. Die Grafik wird auf eine Seite skaliert, daher ist es empfehlenswert, ein JPG-Format mit Größen, welche den Proportionen eines A4-Formats (210:297) entsprechen, zu verwenden. Damit die Grafik auf dem Ausdruck am Bildschirm, am Drucker, bei der Archivierung oder beim E-Mail-Versand angedruckt wird, muss dies über die Felder Hintergrundbild bei Anzeige, Hintergrundbild bei Drucken und/oder Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung hinterlegt werden.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich der Explorer, damit Sie den gewünschten Pfad zur Grafikdatei einstellen können. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Ist unter der Verrechnungsfirma im Firmenstamm unter Extras → Briefpapier ein Briefpapier hinterlegt, wird dieses herangezogen, wenn im Feld "Pfad auf Hintergrundbild" kein Briefpapier hinterlegt wurde. Hinweis
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Hintergrundbild bei Anzeige | Mit dieser Option ist es möglich, bei Anzeige einer Honorarnote in der Honorarnoten-Vorschau (über die Funktionen Rechnung ansehen und Kontrollausdruck starten) ein Hintergrundbild mitanzuzeigen, um ein Briefpapier zu simulieren. Somit kann, wenn der Honorarnote dann direkt auf ein Briefpapier ausgedruckt wird, das Aussehen der "fertigen" Honorarnote bereits beim Ansehen simuliert werden. Folgende Einstellungen sind möglich:
Achtung!
Bitte beachten Sie dazu auch die Feldhilfe zu den Feldern Hintergrundbild bei Drucken und Pfad auf Hintergrundbild. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld sowohl für "Echt"-Ausdrucke als auch für Kontrollausdrucke die Option "Hintergrundbild auf allen Seiten anzeigen" auf. | ||||||||||||
Hintergrundbild bei Drucken | Mit dieser Option ist es möglich, auf der Honorarnote ein Hintergrundbild mitauszudrucken, um ein Briefpapier zu simulieren. Folgende Einstellungen sind möglich:
Das Hintergrundbild bezieht das Programm in erster Linie aus dem Firmenstamm der Verrechnungsfirma. In der Bearbeitungsansicht kann unter Extras → Briefpapier ein Briefpapier importiert werden. Ist dort keines hinterlegt, wird jenes Briefpapier herangezogen, welches im Feld Pfad auf Hintergrundbild eingetragen ist. Bei verworfenen Honorarnoten wird das Briefpapier wie gewohnt durch den Schriftzug "Verworfen" ersetzt. Achtung: Ändert sich im Nachhinein das Briefpapier, werden auch die bisherigen Honorarnoten mit dem neuen Briefpapier im Hintergrund angezeigt! Für den Programmablauf "Rechnung ansehen" und "Kontrollausdruck" (Honorarnoten-Vorschau) wird die Einstellung des Feldes Hintergrundbild bei Anzeige berücksichtigt. Für die im Hintergrund stattfindenden Programm-Abläufe Archivieren, Mail und PDF-Ablage wird die Einstellung des Feldes Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung herangezogen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld sowohl für "Echt"-Ausdrucke als auch für Kontrollausdrucke die Option "Hintergrundbild nicht drucken" auf. | ||||||||||||
Ausdruck mailen | Diese Option aktiviert den Rechnungsversand per E-Mail. Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck mailen" für "Echt"-Ausdrucke aktiviert und für Kontrollausdrucke deaktiviert. Diese Option ist nur für "Echt"-Ausdrucke sinnvoll, da Honorarnoten nur bei diesen Ablaufarten per E-Mail versendet werden können. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort (oder zu einem späteren Zeitpunkt) im Anhang in einer E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet wird. Das Setzen dieser Mail-Option (und der weiteren Mail-Optionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) bedingt weitere organisatorische Überlegungen, technische Voraussetzungen sowie weitere Einstellungen im Kunden- sowie Mitarbeiterstamm bzw. Parametereinstellungen. Diese sind ausführlich im Hilfethema Rechnungsversand per E-Mail sowie Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) erläutert. | ||||||||||||
Art des E-Mail-Versands | In diesem Feld kann eingestellt werden, ob der Rechnungsversand per E-Mail über den lokalen Mail-Client oder über den Mail-Server erfolgen soll. Entscheiden Sie sich für den Mail-Client, gibt es weiters Varianten, ob der Versand im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll. Folgende Einstellungen sind möglich:
Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld für "Echt"-Ausdrucke nicht mehr die Standardeinstellung, sondern die Einstellung "Im Vordergrund über den Mail-Client öffnen" auf. Dies wird vor allem am Beginn der LEA Fakturierung bei der Erstellung der ersten Honorarnoten als beliebte Einstellung gewählt, um die Honorarnoten vor dem tatsächlichen Versand im Mail-Client nochmals überprüfen zu können. | ||||||||||||
Absender-Account | In diesem Feld können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die beim E-Mail-Versand über den Mail-Server als Absenderadresse herangezogen werden soll. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn die Art des E-Mail-Versands auf die Ausprägung "Im Hintergrund direkt über den Mail-Server versenden" eingestellt ist. Die E-Mail-Adresse dient rein als Absenderadresse, die gesendeten E-Mails werden nicht im Postausgang des lokalen Mail-Clients gespeichert. Existieren firmenbezogene Ablaufarten/Druckereinstellungen, können auch unterschiedliche Absenderadressen je Firma hinterlegt werden. Informationen darüber, wie eine Ablaufart je Firma angelegt werden kann, finden Sie unter Ablaufarten.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnen sich die E-Mail-Accounts, aus welchen eine bestimmte E-Mail-Adresse ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Ermittlung der Absenderadresse ist je nach Art des E-Mail-Versands unterschiedlich und bewusst bei Versand über den Mail-Server mehrstufig, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden (siehe auch Themendokumentation Rechnungsversand per E-Mail): E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client: Grundsätzlich gilt, dass beim E-Mail-Versand über den lokalen Mail-Client (egal ob im Vordergrund/Hintergrund) immer der eigene Mail-Client und dessen E-Mail-Adresse verwendet wird. Beachten Sie bitte hierzu das Kapitel Einstellungen am Mitarbeiterstamm in der oben angeführten Themendokumentation. Für diese E-Mail-Adresse müssen Sie sendeberechtigt sein. Die versendeten Mails sind in diesen Fällen auch im Postausgang des Mail-Clients zu finden. Sobald der E-Mail-Versand über den Mail-Client stattfindet, wird daher das Feld "Absender-Account" geleert und kann nicht mehr befüllt werden. E-Mail-Versand über den Mail-Server: Beim E-Mail-Versand über den Mail-Server gibt es hingegen einige Zusatzeinstellungen, die ausführlich im Kapitel Einstellungen zur Absender-E-Mail-Adresse der oben angeführten Themendokumentation erklärt werden. Kurz: Die erste Priorität bildet das Feld "Absender-Account". Die nächste Priorität bildet jene E-Mail-Adresse, die im WWS Parameter Sender-E-Mail-Account hinterlegt ist. Danach wird die E-Mail-Adresse aus dem Mitarbeiterstamm herangezogen. Kann das Programm auch im Mitarbeiterstamm keine E-Mail-Adresse finden, kommt der TOOLS Parameter "Absenderadresse" zum Zug, wobei der TOOLS Parameter "Absenderadresse immer verwenden" diese Regel aber zur Gänze übersteuert. | ||||||||||||
Betreff | In diesem Feld ist jener Text einzutragen, der als Betreff in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen. Der Betreff wird nicht als Dokumentenname des PDF-Dokuments verwendet, dafür ist der Text des Feldes Anhang vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
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Anhang-Dateiname | In diesem Feld kann der Dateiname eingegeben werden, mit dem das PDF-Dokument für den Dokumentenversand benannt werden soll. Zum Beispiel geben Sie hier einen Dateinamen für Honorarnoten bekannt, welcher beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Dateinamen über ein Makro generieren zu lassen. Der Dateiname wird nicht als Betreff der E-Mail verwendet, dafür ist der Text des Feldes Betreff vorgesehen. Auch der im Feld PDF-Dateiname hinterlegte Text sowie jener, der als Betreff für das Archivieren der Honorarnote im Feld Betreff beim Archivieren vorgesehen ist, spielen keine Rolle. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Anhang-Dateiname" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Folgende Platzhalter können eingesetzt werden, damit der Anhang automatisch generiert wird:
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E-Mail-Text | In dieses Feld ist jener Text einzutragen, der als E-Mail-Text in die E-Mail übergeben werden soll, welche beim Rechnungsversand per E-Mail für das Versenden der Honorarnote generiert wird. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich eine Abfrage, in welcher Textart der Text erfasst werden soll (HTML oder unformatiert).  Anschließend öffnet sich der jeweilige Editor, um den E-Mail-Text erfassen zu können. Über die Schaltfläche "Text"  können Datenbankfelder eingefügt werden, die weiters mit der rechten Maustaste formatiert werden können. Hier können Sie einen bestehenden Text auch anpassen, wenn Sie z. B. die Schriftart oder die Schriftgröße verändern möchten. Bitte beachten Sie bei der Ermittlung der Schriftart und Schriftgröße des E-Mail-Textes in Outlook folgende Einstellungen:
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Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung | Mit dieser Option ist es möglich, auf dem PDF-Dokument, welches bei den Programm-Abläufen Archivieren, Mail und PDF-Ablage aus der Honorarnote erzeugt wird, ein Hintergrundbild mitanzuzeigen, um ein Briefpapier zu simulieren. Somit kann, wenn die Honorarnote dann direkt auf ein Briefpapier ausgedruckt wird, das Aussehen der "fertigen" Honorarnote auch auf dem PDF-Dokument simuliert werden. Folgende Einstellungen sind möglich:
Bitte beachten Sie dazu auch die Feldhilfe zu den Feldern Hintergrundbild bei Drucken und Pfad auf Hintergrundbild. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, weist dieses Feld sowohl für "Echt"-Ausdrucke als auch für Kontrollausdrucke die Option "Hintergrundbild auf allen Seiten einfügen" auf. | ||||||||||||
E-Mail-Adresse | In diesem Feld können Sie eine zusätzliche E-Mail-Adresse eingeben, an die die E-Mail, welche beim E-Mail-Versand des Dokuments erzeugt wird, gesendet werden soll. Das ausgewählte E-Mail-Kennzeichen entscheidet, an welcher Stelle diese E-Mail-Adresse zur Anwendung kommt (Gewöhnliche E-Mail-Adresse, CC-E-Mail-Adresse oder BCC-E-Mail-Adresse). Diese Hinterlegung ist nur wirksam, wenn das Feld Ausdruck mailen aktiv ist. Die E-Mail-Adresse kann daher nicht statt des gewöhnlichen Ablaufs verwendet werden. | ||||||||||||
E-Mail-Kennzeichen | In diesem Feld kann eingestellt werden, an welcher Stelle die im Feld E-Mail-Adresse angegebene E-Mail-Adresse beim E-Mail-Versand des Dokuments verwendet werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
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Ausdruck archivieren | Diese Option aktiviert die Archivierung des Dokuments im DMS. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Bei Aktivierung dieser Option wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort im DMS abgelegt wird. Vor dem Aktivieren dieser Archivierungsoption (und der weiteren Archivierungsoptionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) sind organisatorische Überlegungen notwendig. Ein funktionierendes DMS wird vorausgesetzt. Es ist parametergesteuert möglich, die Rechnung auch im Mandantenarchiv zu archivieren (LEA Parameter Rechnung auch ins Mandantenarchiv). DMS-Vorschlagswerte können eingesetzt werden und übersteuern die Einstellung in den Druckereinstellungen für Ablaufarten. Wenn die Honorarnote an einen Rechnungsempfänger ausgestellt ist, erfolgt die Archivierung auf den Kunden und auf den Rechnungsempfänger. Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, dass die Honorarnoten archiviert werden sollen, kann in den dort angesiedelten Feldern Archiv-Nr. für Rechnungen und Archivkategorie für Rechnungen bekannt gegeben werden, welches Archiv und welche Dokumentenkategorie dafür in Betracht zu ziehen sind. Werden beide Felder an der dortigen Stelle befüllt, wird für alle "Echt"-Ausdrucken auch automatisch das Feld "Ausdruck archivieren" in den Druckereinstellungen für Ablaufarten aktiviert. Hinweis Schreibschutz im DMS
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Archiv-Nr. | Hier ist das DMS-Archiv zu hinterlegen, in welches das Dokument im DMS archiviert werden soll.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Liste der Archive, aus welcher das gewünschte Archiv ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welches Archiv für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann dieses im dort angesiedelten Feld Archiv-Nr. für Rechnungen eingetragen werden. Dieses Archiv wird in der Folge für alle Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke in das Feld "Archiv-Nr." übertragen. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Kategorie beim Archivieren auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist. | ||||||||||||
Kategorie beim Archivieren | Hier ist die Dokumentenkategorie zu hinterlegen, unter welcher das Dokument im DMS archiviert werden soll.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Verwaltung der Dokumentenkategorien, aus welcher eine bestehende DMS-Kategorie ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welche Kategorie für das Archivieren der Honorarnoten herangezogen werden soll, kann diese im dort angesiedelten Feld Archivkategorie für Rechnungen eingetragen werden. Diese Archivkategorie wird in der Folge in das Feld "Kategorie beim Archivieren" übertragen, sofern es sich um eine der Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke handelt. Gleichzeitig sorgt das Feld gemeinsam mit dem Feld Archiv-Nr. auch dafür, dass bei diesen "Echt"-Ausdrucken folglich automatisch das Feld Ausdruck archivieren in den Druckereinstellungen der Ablaufarten aktiviert ist. | ||||||||||||
Kategorie Auswertung | Hier ist die Dokumentenkategorie zu hinterlegen, unter welcher das Leistungsverzeichnis zur versandbereiten Rechnung im DMS archiviert werden soll. Gleichzeitig wird mit der Hinterlegung dieser Dokumentenkategorie aktiviert, dass das Leistungsverzeichnis zu archivieren und zu versenden ist.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Verwaltung der Dokumentenkategorien, aus welcher eine bestehende Dokumentenkategorie ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Gemeinsam mit der Honorarnote, welche per E-Mail versendet wird, kann auch ein Leistungsverzeichnis als Leistungsnachweis gesendet (und archiviert) werden. Das Leistungsverzeichnis wird im Zuge der Funktion Rechnung mit Nummer drucken erstellt, archiviert und danach beim tatsächlichen Versand automatisch in den Anhang der E-Mail eingefügt. Das Leistungsverzeichnis wird unter dem Betreff "Leistungsverzeichnis zu Honorarnote" + "Belegnummer" archiviert und mit dem Namen "Auswertungsname" + "Belegnummer" im E-Mail geführt. Folgende Einstellungen sind zusätzlich zu den Voraussetzungen zum Rechnungsversand per E-Mail notwendig:
Wird im Zuge des Rechnungsdrucks auch ein Poststück erstellt (Feld Postart), wird das Leistungsverzeichnis auch dem Poststück zugeordnet. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Im Zuge der erstmaligen Inbetriebnahme der LEA können über das Fenster Import LEA Standards bezüglich der Druckereinstellungen für Ablaufarten importiert werden. Ist bereits zu diesem Zeitpunkt klar, welche Kategorie für das Archivieren der Leistungsverzeichnisse herangezogen werden soll, kann diese im dort angesiedelten Feld Archivkategorie für Auswertung eingetragen werden. Diese Archivkategorie wird in der Folge in das Feld "Kategorie Auswertung" übertragen, sofern es sich um eine der Ablaufarten der "Echt"-Ausdrucke handelt. | ||||||||||||
Betreff beim Archivieren | Hier ist der Text einzutragen, welcher als Betreff für das archivierte Dokument ins DMS in das Feld Betreff übergeben werden soll. Der Betreff wird zusätzlich auch für den Namen des Originaldokuments (Feld Originaldokument) des archivierten Dokuments verwendet. Es gibt jedoch keinen Abgleich zum Betreff der E-Mail bzw. zum Namen des PDF-Dokuments für den E-Mail-Versand der Honorarnote - dafür sind die Felder Betreff und Anhang vorgesehen. Auch jener Text, der im Feld PDF-Dateiname hinterlegt ist, spielt keine Rolle. Funktion F8Mittels F8-Funktion öffnet sich der Makro-Editor. Damit ist es möglich, den Betreff über ein Makro generieren zu lassen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn kein Betreff hinterlegt wird, wird unabhängig von der Ablaufart (Rechnung, Gutschrift etc.) als Betreff immer der Text "Rechnung" und die tatsächliche "Belegnummer" der Rechnung herangezogen. Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden:
Der Platzhalter $AUSDRUCKBEZ liefert immer den Text "Rechnung". Am häufigsten angewendet werden die Platzhalter $NUMMER und $DATUM. Empfehlenswert ist es, vor den Platzhaltern den Namen der Ablaufart als Text einzutragen. Wurde die Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist der Empfehlung entsprechend bereits ein Standardwert im Feld "Betreff beim Archivieren" eingetragen. Dieser lautet je Ablaufart (nur bei den "Echt"-Ausdrucken):
Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Für eine automatische Betreffgenerierung können folgende Platzhalter eingesetzt werden.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für den Ausdruck des Avisobriefes (Bankeinzug/Zahlungsvorschlag) stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:
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Postart | Dieses Feld steuert, ob für das archivierte Dokument auch gleichzeitig ein Poststück in der Post angelegt werden soll. Nur Honorarnoten, welche im DMS archiviert sind, können auch als Poststücke angelegt werden (d. h., die Aktivierung der Option Dokument archivieren ist zwingend nötig, um Poststücke automatisch anlegen zu lassen). Folgende Einstellungen sind möglich:
Für den Betreff des Poststücks wird der Betreff beim Archivieren herangezogen. | ||||||||||||
Versandart | Hier ist die Versandart einzutragen, welche am Poststück des archivierten Dokumentes in der Post eingetragen werden soll.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnen sich die Versandarten, aus welchen eine bestimmte Versandart ausgewählt werden kann. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Eine Übergabe der Versandart funktioniert nur, wenn tatsächlich aufgrund der Einstellung im Feld Postart ein Poststück erzeugt wird. |
Feldauswahl Druckereinstellungen für Ablaufarten - Alle Felder
