Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail)
Grundlegende Informationen zum Rechnungsversand per E-Mail finden Sie unter Rechnungsversand per E-Mail.Überblick
Der zeitverzögerte Rechnungsversand bietet die Möglichkeit, Rechnungen per E-Mail zu versenden, über einen Zwischenschritt - in einem eigenen Reiter "Versandbereite Rechnungen" im Fenster Honorarnoten - noch einer Überprüfung zu unterziehen und SPÄTER per E-Mail zu versenden.
Der zeitverzögerte Rechnungsversand ist vor allem dann interessant, wenn ...
- nach Kontrolle der Rechnungen durch die fakturierende Stelle der Rechnungsdruck mit Nummer angestoßen, jedoch die Rechnungen der Kunden, die gemailt werden sollen, mit Belegdatum und Belegnummer dann noch von einer Stelle endkontrolliert und freigegeben werden sollen (im Unterschied zu den Rechnungen, die nicht gemailt werden, sondern sofort gedruckt werden)
oder/und - beim Rechnungsversand per E-Mail weitere Dokumente aus dem Archiv und/oder ein Leistungsverzeichnis in der E-Mail im Anhang hinzugefügt werden sollen.
Voraussetzungen
Damit der zeitverzögerte Rechnungsversand per E-Mail genutzt werden kann, muss die Einstellung "Belegfreigabe notwendig" am Ausdrucksmodelldetail gesetzt werden.
Diese Einstellung muss unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle am Ausdrucksmodelldetail der entsprechenden Ausdrucksmodelle (wie z. B. Honorarnote, Gutschrift ...) gesetzt werden.
Achtung!
 | Diese Einstellung DARF nur gesetzt werden, wenn in den zugehörigen Druckereinstellungen für Ablaufarten (am einfachsten über das Feld "Druckereinstellung" zu erreichen) die Option "Ausdruck mailen" aktiv ist. (Wenn Sie der Empfehlung zum Rechnungsversand per E-Mail folgen, ist dabei die Option "Ausdruck drucken" zu deaktivieren.) Dieser Ablauf kann in der LEA daher nur für Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, verwendet werden!  |
Hinweise
 | Wenn das Feld "Belegfreigabe notwendig" aktiv ist, wird die Archivierung in jedem Fall angestoßen, unabhängig davon, ob die Archivierung in den Druckereinstellungen aktiviert ist oder nicht. Dies geschieht deshalb, weil die Archivierung für diesen Ablauf zwingend notwendig ist. Wenn das Feld "Belegfreigabe notwendig" und gleichzeitig die Druckereinstellung "PDF erzeugen" aktiv sind, wird die PDF-Ablage in das gewünschte Verzeichnis erst dann durchgeführt, wenn die Honorarnote verschickt und somit die Belegfreigabe erteilt wurde. |
Achtung!
| Damit der Ablauf korrekt durchgeführt werden kann, muss die User-ID des ausführenden NTCS Users am Mitarbeiterstamm eines Mitarbeiters hinterlegt sein. In dessen Mitarbeiterstamm muss darüber hinaus das Feld "E-Mail-Adresse" befüllt sein. |
Ablauf
Ausdruck Rechnung mit Nummer
Zuerst erfolgt der Ausdruck der Rechnung mit Nummer - wie üblich wird dieser im Fenster Honorarnoten im Rahmen der Fakturierung über die Funktion Rechnung mit Nummer drucken durchgeführt.
Beim Ausdruck der Rechnung mit Nummer gelangen Honorarnoten, die lt. Druckereinstellungen für Ablaufarten (Feld "Ausdruck mailen") und Kunden (Feld "Rechnung per E-Mail") per E-Mail versendet werden sollen, in den Reiter "Versandbereite Rechnungen", um dort auf die Belegfreigabe und somit auf den E-Mail-Versand zu warten.
Diese Option aktiviert den Rechnungsversand per E-Mail. Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck mailen" für "Echt"-Ausdrucke aktiviert und für Kontrollausdrucke deaktiviert. Diese Option ist nur für "Echt"-Ausdrucke sinnvoll, da Honorarnoten nur bei diesen Ablaufarten per E-Mail versendet werden können. Dabei wird im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken ein PDF-Dokument erzeugt, das sofort (oder zu einem späteren Zeitpunkt) im Anhang in einer E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet wird. Das Setzen dieser Mail-Option (und der weiteren Mail-Optionen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten) bedingt weitere organisatorische Überlegungen, technische Voraussetzungen sowie weitere Einstellungen im Kunden- sowie Mitarbeiterstamm bzw. Parametereinstellungen. Diese sind ausführlich im Hilfethema Rechnungsversand per E-Mail sowie Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) erläutert. | |||||||||
Stellen Sie ein, ob Honorarnoten gedruckt, oder doch über E-Mail bzw. BMD Com an den Kunden versendet werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Ist der Versand per E-Mail in diesem Feld aktiviert, erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist, die für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet werden kann. Es wird eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3-Rechnung" bzw. zumindest eine Haupt-E-Mail-Adresse benötigt. Sind beide E-Mail-Adressen nicht vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist.  Dieser Hinweis erscheint in folgenden Fällen:
Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um einen Hinweis handelt. Die Änderungen können trotzdem gespeichert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Beachten Sie, dass nicht nur dieses Feld, sondern auch generell die Druckereinstellungen für Ablaufarten entscheidend dafür sind, ob ein Druck oder ein E-Mail-Versand von Honorarnoten angestoßen wird. Das Feld "Rechnung per E-Mail" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Näheres zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA – Fenster Honorarnoten In der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte an, ob der Kunde eine Rechnung per E-Mail oder via BMD Com erhalten soll. Es wird also angezeigt, welche Einstellung das Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm aktuell hat. Daher ist an dieser Stelle keine Übersteuerung je einzelner Honorarnote möglich. |
Zusätzlich erhalten diese versandbereiten Rechnungen zum Zeitpunkt des Rechnungsausdrucks mit Nummer das Kennzeichen "Versandbereite Rechnung" im Fenster Honorarnoten.
Es ist im Grunde unerheblich, ob Rechnungen, die lt. Druckereinstellungen für Ablaufarten zeitverzögert versendet werden sollen, mit anderen Rechnungen, die mit denselben Druckereinstellungen nicht zeitverzögert versendet werden sollen (wenn im Kundenstamm "Rechnung per Mail" auf nein steht) gemeinsam gedruckt werden!
Verschiebung in den Reiter "Versandbereite Rechnungen"
Die Honorarnoten, für welche die Belegfreigabe notwendig ist, werden beim Druck der Rechnung mit Nummer mit Belegnummer, Belegdatum und Buchungsperiode versehen (wie gewohnt) und im Reiter "Versandbereite Rechnungen" vorübergehend bis zur Belegfreigabe abgelegt. Das Einstiegsfeld Status weist auf diesem Reiter fix den Status Alle auf.
Die Honorarnoten befinden sich zu diesem Zeitpunkt im Status Mit Rechnungsnummer. Eine Ausnahme bilden die Stornorechnungen. Diese weisen bereits zu diesem Zeitpunkt den Status auf (außer der LEA Parameter Ausdruck Stornorechnung verhindert den automatischen Rechnungsabschluss von Stornorechnungen).
Diese Rechnungen müssen nun im Reiter "Versandbereite Rechnungen" weiter bearbeitet werden (auch wenn sie grundsätzlich in den anderen Reitern auch noch sichtbar sind). Dabei wird der PDF-Ausdruck für den E-Mail-Anhang der Rechnung in dem Bereich "Belegjournal" abgespeichert.
In der Rechnungsbearbeitung sind für die versandbereiten Rechnungen die gleichen Funktionen möglich wie für eine übliche Rechnung mit Status "Mit Rechnungsnummer" (bzw. bei Stornorechnungen
Ist die versandbereite Rechnung im Status Mit Rechnungsnummer noch nicht versendet worden, kann das Rechnungsdokument im Reiter "Versandbereite Rechnungen" über die Funktion Rechnung ansehen textlich noch bearbeitet werden. Wegen rein textlicher Anpassungen ist es daher nicht nötig, die Funktion Rechnungsurkunde löschen in der Rechnungsbearbeitung auszuführen. Die textlichen Änderungen übertragen sich automatisch auch auf das Archivdokument.
Hinweis
| Das Ausführen der Rechnungsfunktionen In Fibu verbuchen oder Rechnung abschließen ist für Rechnungen, die aktuell auf diesem Reiter gelistet sind, nicht möglich, da die Belegfreigabe noch fehlt. Die versandbereite Rechnung muss zuerst mit der Rechnungsfunktion Rechnung versenden versendet werden. |
Zusätzlich ist es an dieser Stelle im Belegjournal möglich, die E-Mail-Adresse zu editieren bzw. ein zusätzliches Detail anzulegen (siehe Informationen zu den dazugehörigen Details).
Es ist auch möglich, eine versandbereite Rechnung, die nicht in die FIBU verbucht ist bzw. kein Versanddatum eingetragen hat, zu verwerfen, wenn man die Rechnung irrtümlich bzw. falsch mit Rechnungsnummer gedruckt hat.
Hinweis
| Wenn für den Rechnungsempfänger keine E-Mail-Adresse ermittelt werden kann, dann wird trotz aktivierter Belegfreigabe (am Ausdrucksmodelldetail) die Rechnung nicht in den Reiter "Versandbereite Rechnungen" verschoben, sondern sofort ausgedruckt. Sie kann so weiterbehandelt werden wie eine normale gedruckte Honorarnote. |
Test-E-Mail versenden
Über die Funktion Test-E-Mail versenden kann ein Testversand der versandbereiten Rechnung im Reiter "Versandbereite Rechnungen" angestoßen werden. Diese Test-E-Mail-Rechnung wird an den ausführenden NTCS User per E-Mail versandt.
Achtung!
| Das Feld "E-Mail-Adresse" am Mitarbeiterstamm müss befüllt sein. Die User-ID des ausführenden NTCS Users muss dazu am Mitarbeiterstamm hinterlegt sein. |
Mit dieser Funktion wird der künftige Versand der E-Mail genau imitiert, daher finden Sie z. B. auch keinen Kopie-Stempel auf der zu versendenden Honorarnote. Die Test-E-Mail sieht genauso aus, wie die E-Mail mit der Rechnung an den Kunden (und wird auch je nach Einstellung im Vordergrund bzw. Hintergrund versendet).
Rechnung versenden
Wurden die Honorarnoten geprüft, müssen diese nur mehr über die Rechnungsfunktion Rechnung versenden an den Rechnungsempfänger versendet werden. Dadurch werden sie infolgedessen auch wieder aus dem Reiter "Versandbereite Rechnungen" entfernt. Erst im Anschluss daran können noch fehlende Folgeschritte wie In Fibu verbuchen oder Rechnung abschließen vorgenommen werden.
Es ist auch möglich, die Honorarnoten über den Rechnungsstapel zu versenden und wenn gewünscht auch gleich die Fibu-Verbuchung und den Rechnungsabschluss zusätzlich anzustoßen.
Hinweis
| Der Ablauf des zeitverzögerten Rechnungsversands hat nichts direkt mit der elektronischen Rechnung im EBInterface-Format zu tun. Es spricht jedoch nichts dagegen, die XML-Rechnung zusätzlich als zweites Rechnungsdetail per E-Mail mit zu versenden (siehe XML-Rechnungen mit der NTCS LEA). |
Protokollierung
Nach erfolgtem E-Mail-Versand werden auf der Rechnungsposition selbst Informationen gespeichert:
E-Mail signiert | Das Feld "E-Mail signiert" ist aktiviert, wenn die E-Mail signiert (wie im Feld Rechnung per E-Mail eingestellt) verschickt worden ist. |
| E-Mail verschickt | Das Feld "E-Mail verschickt" enthält den Wert "Ja - Vordergrund", wenn die E-Mail im Vordergrund verschickt worden ist und "Ja - Hintergrund", wenn die E-Mail im Hintergrund verschickt worden ist. |
E-Mail-Versanddatum | Das E-Mail-Versanddatum zeigt den Tag und den Zeitpunkt, an dem die E-Mail versendet worden ist. |
E-Mail-Adresse | Das Feld "E-Mail-Adresse" enthält die E-Mail-Adresse, an welche die Rechnung versendet worden ist. |
BCC-E-Mail-Adresse | Die BCC-E-Mail-Adresse enthält die E-Mail-Adresse/n, an welche die Rechnung per E-Mail in BCC gesendet worden ist. |
| CC-E-Mail-Adresse | Die CC-E-Mail-Adresse enthält die E-Mail-Adresse/n, an welche die Rechnung per E-Mail in CC gesendet worden ist. |
Hinweis Rechnungsurkunde löschen
| Sobald die Honorarnote aus dem Reiter "Versandbereite Rechnungen" durch die Funktion "Rechnung versenden" verschoben worden ist, wird davon ausgegangen, dass die Honorarnote bereits an den Kunden verschickt worden ist. Die Funktion "Rechnungsurkunde löschen" in der Rechnungsbearbeitung im Fenstermenü → Extras wird gesperrt, da kein erneuter Versand durch einen weiteren Rechnungsdruck (nach dem Löschen der Rechnungsurkunde und strukturellen Änderungen) angestoßen werden darf. Weitere Informationen zur Funktion Rechnungsurkunde löschen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Rechnung bearbeiten. |
Hintergrundinformationen
Informationen zum Belegjournal
Laufende Nummer des Ausdrucksmodelldetails, das beim Rechnungsdruck mit Rechnungsfreigabe des Details zur Anwendung kam. Wird ein dazugehöriges Detail in der LEA neu angelegt, welches per Mail mitversendet werden soll, bekommt der Datensatz die gleiche laufende Nummer wie der letzte Datensatz davor. | |||
Nummer des Ausdrucksmodells, das beim Rechnungsdruck mit Rechnungsfreigabe zur Anwendung kam. | |||
Firma, unter welcher das Ausdrucksmodell angelegt ist. | |||
Archivnummer des dazugehörigen Dokuments. Die Archivnummer kann bei Datensätzen, welche automatisch erstellt wurden, nicht editiert werden. Bei neu angelegten Datensätzen der Dokumentenfreigabe mit Erstell-Kennzeichen "M-Manuelle Eingabe" lässt sich die Archivnummer editieren und wird auch an die Suchroutine der Dokumentensuche im Feld "DokumentenNr" übergeben.
Achtung!
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Blob-Laufende-Nummer für den Datensatz des dazugehörigen Rechnungsdokuments im Zuge der Rechnungsfreigabe/des Rechnungsversands. Die Blob-Nr ist bei manueller Anlage eines Datensatzes in der Dokumentenfreigabe leer. | |||
Einheitliche ID für einen Rechnungsfreigabeablauf (mit eventuell mehreren Details). Die ID stellt die Verbindung her zwischen den einzelnen Dokumenten und der dazugehörigen Rechnung. | |||
Dieses Feld enthält die Dokumentennummer des Archivdokuments. In diesem Feld kann für ein neues Dokument in der Freigabe ein Dokument aus dem Archiv gewählt werden mit der F4-Suchroutine. Es wird die Dokumentenliste geöffnet und die Archivnummer des Datensatzes und die Person der selektierten Rechnung bzw. Honorarnote übergeben. | |||
Laufende Nummer der Druckereinstellung des Ausdrucksmodelldetails. | |||
Einstellung, ob die Rechnung per E-Mail versendet werden soll, welche vom Kundenstamm übergeben wird. In der LEA ist es nicht möglich dieses Kennzeichen zu verändern und sollte immer mit "Ja" übergeben werden. | |||
E-Mail-Adresse, an die die dazugehörigen Rechnungsdetails der Rechnung bzw. der Honorarnote versendet werden sollen. Achtung!
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EDI-Pfad, der laut Einstellungen in den WWS Parametereinstellungen oder am Kundenstamm ermittelt wird. Eine Einstellung des Pfades am Ausdrucksmodell würde jegliche Einstellungen übersteuern. | |||
Information, ob es sich um eine EDI-Rechnung handelt (1 = ja, 0 = nein) | |||
Fortlaufende Nummer des dazugehörigen Dokumentendetails. | |||
Es gibt an, ob der Dokumentendatensatz automatisch aus dem Ausdrucksmodell oder manuell über die Neuanlage erstellt worden ist. 0 - A - automatisch erstellt (aus Ausdrucksmodell) 1 - M - manuelle Eingabe Nur manuelle Datensätze können auch in der Dokumentenfreigabe gelöscht werden. |
Vor dem Versenden kann im Bereich Belegjournal auch eine Zuordnung eines weiteren Dokuments für den Versand erfolgen.
Dafür ist eine Neuanlage im Bereich Belegjournal nötig, dabei kann über die Dokumentennummer ein zusätzliches Archivdokument zugeordnet werden, welches beim Versenden der Rechnung per E-Mail dann auch mitversendet wird.
Bei der Neuanlage werden folgende Felder vom markierten Datensatz, von dem die Funktion "Neu" ausgeführt wurde, auf den neuen Datensatz kopiert: Firma, ID (Dokumentenfreigabe), Rechnung per E-Mail, E-Mail-Adresse, EDI-RG, EDI-Pfad, Archiv-Nr., Ausdrucksmodellnummer, Ausdrucksmodelldetaillfdnr, Druckereinstellung.
Das "Erstell-Kz" ist 1 - M - Manuelle Eingabe, die "Blob-Nr" und die "Dokumenten-Nr" sind leer und die "Lfd-Nr" wird fortlaufend nummeriert.
Nur manuell erstellte Datensätze können mit F7 wieder gelöscht werden.
Falls gewünscht, kann die E-Mail-Adresse vor dem Versand der Rechnung auch noch editiert werden, diese muss jedoch für einen funktionierenden Rechnungsversand für jedes Dokument gleich sein.
Poststücke beim zeitverzögerten Versand
Der Ablauf der Poststückanlage beim zeitverzögerten Versand funktioniert wie folgt:
- Hinterlegung der Poststückart "versandfertig" auf den Druckereinstellungen für Ablaufarten.
- Die Funktion "Rechnung mit Nummer drucken" führt die Archivierung für die Rechnung durch und legt das Poststück als versandfertiges Poststück an.
- Die Funktion "Rechnung versenden" macht aus dem versandfertigen Poststück in der Post einen Postausgang (neues Erstelldatum!).
Eine versandbereite Rechnung kann über die Post nicht versendet werden - Sie erhalten an dieser Stelle einen Hinweis:
Hinweis
| Am Poststück bzw. Archivdokument können Sie über die Funktion "Quelldaten öffnen" die Details zur Rechnung öffnen. Alle dazugehörigen Details einer Rechnung, welche automatisch erstellt worden sind, sind über einen Dokumentenverweis im Archiv verbunden. |
Einstellung "gesammelte E-Mail"
Wenn Sie feststellen, dass Sie mehrere Anhänge in einer Rechnungs-E-Mail mitschicken möchten, diese aber nicht mittels einer gesammelten E-Mail abgewickelt werden, überprüfen Sie das Feld gesammelte E-Mail unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle.
In folgenden Fällen könnten Sie feststellen, dass diese Einstellung noch nicht passend gesetzt worden ist:
- Über die Funktion "Test-E-Mail versenden" erhalten Sie keine gesammelte E-Mail, sobald mehrere Anhänge in der Rechnungs-E-Mail sind.
- Der Kunde teilt Ihnen mit, dass die Anhänge zu einer Rechnung nicht in einer gesammelten E-Mail angekommen sind.
- Sie verwenden den E-Mail-Versand im Vordergrund und stellen fest, dass die Anhänge nicht in einer gesammelten E-Mail zusammengefasst werden.
Die Einstellung finden Sie im Bereich "Ausdrucksmodelle".
Achtung!
| Wenn die Einstellung benötigt wird, führt sie nur dann zum gewünschten Verhalten, wenn für alle Ausdrucksmodelldetails eines Ausdrucksmodells die gleiche Versandart (entweder im Vordergrund oder im Hintergrund) für das Mailen eingestellt ist. Für die Einstellung selbst ist es im Grunde unerheblich, ob die Rechnungen über den zeitverzögerten Versand oder sofort versendet werden! |
Bei elektronischen Rechnungen ist es ebenfalls möglich, gemeinsam mit der Honorarnote automatisch ein Leistungsverzeichnis mitzusenden. Das Leistungsverzeichnis wird im Zuge des Rechnungsdrucks erstellt und danach automatisch zusätzlich an die E-Mail angehängt.
Die Rechnung mit Rechnungsnummer wird dadurch gemeinsam mit dem automatisch generierten Leistungsverzeichnis in den Reiter "Versandbereite Rechnungen" verschoben (siehe Informationen zu den dazugehörigen Details). Von dort aus kann anschließend über die Rechnungsfunktion "Rechnung versenden" der Versand angestoßen werden.
Die Bezeichnung der Auswertung im E-Mail-Anhang setzt sich aus der Bezeichnung der Auswertung und der Rechnungsnummer der Rechnung zusammen.
Hinweis
| Die Bezeichnung des Leistungsverzeichnisses im E-Mail-Anhang kann ebenso in die Sprache des Kunden übersetzt werden wie auch jene der Honorarnote selbst. Über die Einstellung "Sprache der Rechnung" im Feld Sprache auf der Auswertung, die dem Leistungsverzeichnis zugrunde liegt, kann geregelt werden, ob der Name der Auswertung im Anhang der zu versendenden E-Mail übersetzt wird oder nicht. |
Voraussetzungen
Folgende Voraussetzungen müssen Sie für einen korrekten Ablauf beachten:- Der elektronische Rechnungsversand muss eingerichtet sein (siehe Rechnungsversand per E-Mail).
- Es ist notwendig, am Ausdrucksmodelldetail die Option "Belegfreigabe notwendig" zu aktivieren, damit der Versand zeitverzögert erfolgt (siehe 2. Voraussetzungen).
- Der Ausdruck der Rechnung mit Nummer muss über den Rechnungsstapel ausgeführt werden. Im Feld Ausdruck im Rechnungsstapel ist zwingend die Option "Ja, je Rechnung" einzustellen. Daher können Sie den Rechnungsstapel auch für mehrere Kunden auf einmal ausführen. Aufgrund dieser Option werden in der Folge auch kundenbezogene Einstellungen berücksichtigt. Mit diesen Einstellungen können Sie je Kunde einzeln steuern, ob ein Leistungsverzeichnis erstellt werden soll und wenn ja, welche Auswertung dafür herangezogen werden soll:
- Der LEA Parameter Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis erstellen gibt den Standardwert für alle Kunden vor, ob ein Leistungsverzeichnis erstellt werden soll oder nicht. Diese ist daher in jener Variante einzustellen, welche für die überwiegende Mehrheit der Kunden gilt.
- Im Feld Auswertung im Rechnungsstapel geben Sie jene Auswertung bekannt, welche für die Erstellung des Leistungsverzeichnisses grundsätzlich herangezogen werden soll. Hier entscheiden Sie sich wieder für jene Auswertung, welche für die überwiegende Mehrheit der Kunden gilt.
- Abweichungen davon geben Sie je Kunde in den Kundeneinstellungen bekannt. Für diesen Zweck stehen dort am Reiter Stammdaten die Felder Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis erstellen (mit den Optionen "laut LEA Parameter", "Ja" und "Nein") und Honorarvorschlag/Leistungsverzeichnis (für die Auswahl einer speziellen Auswertung) zur Verfügung.
→
Wenn Sie die Honorarnote und das Leistungverzeichnis als ein gemeinsames PDF versenden möchten, überprüfen Sie das Feld gesammelte E-Mail unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle. Standardmäßig ist die Ausprägung "Ja, alle Dokumente einzeln" eingestellt. Möchten Sie die Honorarnote und das Leistungsverzeichnis als ein gemeinsames PDF versenden, wählen Sie die Einstellung "Ja, ein PDF mit allen Dokumenten".
Hinweis Meldung bei fehlerhaften Einstellungen
| Sollten Sie irrtümlich im Feld Ausdruck im Rechnungsstapel nicht die Option "Ja, je Rechnung" gewählt haben, werden Sie darauf hingewiesen, dass kein elektronisches Leistungsverzeichnis erstellt werden konnte.  Beachten Sie dazu auch die Hinweise zur Meldung Für die Rechnung kann kein elektronisches Leistungsverzeichnis erstellt werden. Verwenden Sie dafür die Ausprägung "Ja, je Rechnung". |
Hinweis Filterung im Leistungsverzeichnis
| Beim Zeitverzögerten Rechnungsversand (per Mail) können Sie nicht auf die erstellten Smart-Interfaces des Fensters Auswertung auswählen zugreifen, mit denen Sie bestimmte Filtereinstellungen für das Leistungsverzeichnis treffen könnten. Durch das Setzen von Filtereinstellungen direkt auf der Auswertung im LEA Auswertungsdesigner können Sie dennoch bestimmte Leistungen auch für das Leistungsverzeichnis des zeitverzögerten Rechnungsversands ausblenden. |
Hintergrund-Archivierung des Leistungsverzeichnisses
Optional ist es möglich, das Leistungsverzeichnis im Zuge des Rechnungsdrucks automatisch zu archivieren. Dazu steht in den Druckereinstellungen für Ablaufarten das Feld "Kategorie Auswertung" zur Verfügung, in dem eine eigene DMS-Dokumentenkategorie für das Leistungsverzeichnis hinterlegt werden kann. Die Archivierung erfolgt, wenn in der entsprechenden Druckereinstellung die automatische Archivierung der Honorarnote aktiv ist und zusätzlich im Feld "Kategorie Auswertung" eine Dokumentenkategorie hinterlegt wurde.
Ist keine Dokumentenkategorie hinterlegt, wird die Archivierung nicht durchgeführt. Die Dokumentenkategorie im Feld "Kategorie beim Archivieren" dient hierbei nicht als Rückfallebene, da dies in der Regel nicht richtig ist.
Das Leistungsverzeichnis wird ausnahmslos auf den Rechnungsempfänger der Honorarnote archiviert, da sich der Leistungsnachweis immer auf die Honorarnote bezieht. Ein vorhandener DMS-Vorschlagswert mit der Dokumentenherkunft "LEA - Auswertungen" wird für die Archivierung auf diesem Weg daher nicht herangezogen!
Die Zuordnung des Leistungsverzeichnisses zur Rechnungsfreigabe erfolgt auch, wenn die Auswertung nicht archiviert wird.
Hinweise
| Wird im Zuge des Rechnungsdrucks ebenfalls automatisch ein Poststück erstellt (Feld "Postart" in den Druckereinstellungen für Ablaufarten, werden die Dokumente automatisch dem Poststück zugeordnet (siehe 4.2. Poststücke beim zeitverzögerten Rechnungsversand). |
 | Wenn im Zuge des Rechnungsdrucks eine Auswertung erzeugt und angehängt worden ist, so muss nach Betätigung der Funktion Rechnungsurkunde löschen nicht nur die Rechnung wieder mit Nummer ausgedruckt, sondern auch die Auswertung wieder erzeugt werden. Das bedeutet, dass der abschließende Ausdruck mit Nummer wieder über den Rechnungsstapel erfolgen muss (siehe 4.4.1. Voraussetzungen). |
