Honorarnoten-Zustellung via BMD Com
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Überblick
Für die Zustellung von LEA Honorarnoten steht neben den Varianten Versand per E-Mail und Ausdruck auch die Zustellung via BMD Com zur Verfügung. Damit können Honorarnoten im eigenen Archiv platziert und für den Kunden in seinem BMD Com Klienten-Bereich freigegeben werden.
Es stehen zwei Varianten der Zustellung, beide im Rahmen der Fakturierung im Fenster Honorarnoten, zur Verfügung:
- Die unmittelbare Zustellung via BMD Com im Zuge des Drucks mit Rechnungsnummer:
Bei dieser Variante wird die Honorarnote beim Druck mit Rechnungsnummer im eigenen Archiv platziert und sofort via BMD Com freigegeben. Der entsprechende BMD Com Benutzer erhält im gleichen Moment eine E-Mail mit der Information über die Freigabe. - Die zeitverzögerte Zustellung via BMD Com nach erfolgtem Druck mit Rechnungsnummer über den Reiter "Versandbereite Rechnungen":
Bei dieser Variante wird die Honorarnote beim Druck mit Rechnungsnummer lediglich im eigenen Archiv platziert. Die Honorarnote wird in den Reiter Versandbereite Rechnungen verschoben. Durch die Betätigung der Funktion "Rechnung versenden" wird sie via BMD Com freigegeben. Der entsprechende BMD Com-Benutzer erhält im gleichen Moment eine E-Mail mit der Information über die Freigabe.
Voraussetzungen
Einstellungen am Kundenstamm
Damit diese Variante der Zustellung für einen Kunden aktiviert werden kann, muss das Feld Rechnung per E-Mail am Kundenstamm auf den Wert "BMD Com (PDF ohne Signatur)" gesetzt werden:
Als Grundvoraussetzung für die Aktivierung dieser Zustellungsvariante gilt die Zuordnung eines BMD Com-Benutzers im Feld BMD Com-Rechnungsempfänger am Kundenstamm. Im Zuge der Zustellung via BMD Com wird eine separate E-Mail zur Information über die Freigabe an die E-Mail-Adresse zugestellt, die bei diesem BMD Com-Benutzer im Feld "E-Mail-Adresse" angegeben wurde.
Hinweis
 | Die Ausprägung "BMD Com" steht nur dann zur Verfügung, wenn die Firma, unter welcher der Kunde angelegt ist, als Ist eigene Firma am Firmenstamm gekennzeichnet ist. |
Einstellungen in den Druckereinstellungen für Ablaufarten
Eine Voraussetzung für beide Varianten ist, dass zwingend das BMD Archiv verwendet werden muss. Zusätzlich ist dafür zu sorgen, dass bei allen betroffenen Ablaufarten (Honorarnote, Akonto, Gutschrift, Storno ...) in den Druckereinstellungen für Ablaufarten die Archivierung aktiv ist.
Hinweise
| Alle Einstellungen, die unter den Gruppen "Drucken" und "Mail" getroffen wurden, werden beim Versand via BMD Com gänzlich ignoriert. Jedoch muss "Ausdruck mailen" unbedingt aktiviert sein, wenn mit der zeitverzögerten Zustellung gearbeitet werden soll. In den Druckereinstellungen sollte der Dokumentenname für die Archivierung gleich so gewählt werden, wie man die Datei gegebenüber dem Kunden in der E-Mail-Vorlage für die Honorarnotenfreigabe bezeichnen möchte. |
Sonstige Einstellungen
Für die E-Mail, die zur Information über die Zustellung an den entsprechenden BMD Com-Benutzer gesendet wird, kann eine eigene HTML-Vorlage mit eigenem Betreff im TOOLS Parameter "Honorarnotenfreigabe E-Mail Vorlage" hinterlegt werden. (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemeine Einstellungen → Allgemein)
Hinweise
| Aus der hinterlegten Vorlage kann über das Feld "Dokumenten-Betreff" auf den Dokumentennamen zugegriffen werden, unter dem das Dokument im Kanzleiarchiv abgelegt worden ist. Diese Möglichkeit kann nur dann genutzt werden, wenn der CRM Parameter Mailtext Dokumentenfreigabe (unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden) den Wert "Mailinhalt aus Templateverwaltung" enthält. |
Varianten der Zustellung
Sofortige Zustellung bei Rechnungsdruck
Die unmittelbare Zustellung von Honorarnoten via BMD Com wird eingesetzt, wenn das Archivdokument im Zuge des Rechnungsdrucks mit Nummer sofort für den Kunden freigegeben werden soll. In diesem Modus erfolgt die Freigabe einstufig:
- Ausdruck der Rechnung mit Rechnungsnummer samt Archivierung im Kanzlei-Archiv und automatischer Freigabe für den Kunden. Gleichzeitig ergeht eine Info-E-Mail an den betroffenen BMD Com-Benutzer.
Ablauf im Programm
Der Ablauf im Programm unterscheidet sich kaum vom Rechnungsversand per E-Mail. Im Detail sieht der Ablauf im Programm wie folgt aus:
- Nach der optionalen Bearbeitung der Honorarnote erfolgt der Druck der Rechnung mit Nummer (Funktion Rechnung mit Nummer drucken).
Dadurch wird die Honorarnote im Hintergrund im Kanzleiarchiv abgelegt.
Im gleichen Moment erfolgt die BMD Com-Freigabe für den Kunden sowie eine Info-E-Mail an den betroffenen BMD Com-Benutzer. - Im Anschluss können wie gewohnt die Funktionen In Fibu verbuchen und Rechnung abschließen ausgeführt werden.
Hinweis
| Die Funktionen Rechnungsurkunde löschen sowie Rechnung verwerfen sind bei Verwendung dieser Variante niemals möglich, da die Honorarnote dem Kunden sofort beim Rechnungsdruck zur Verfügung gestellt wird. Sind Korrekturen nötig, so ist dies über ein Storno der Honorarnote (die dem Kunden ebenfalls zur Verfügung zu stellen ist) und eine Neuerstellung der Honorarnote mit korrekten Beträgen/Texten möglich. |
Zeitverzögerte Zustellung - Versandbereite Rechnungen
Der zeitverzögerte Versand von Honorarnoten via BMD Com wird eingesetzt, wenn das Archivdokument im Zuge des Rechnungsdrucks mit Nummer nicht sofort für den Kunden freigegeben werden soll. In diesem Modus erfolgt die Freigabe zweistufig:
- Schritt 1: Druck der Rechnung mit Rechnungsnummer samt Archivierung im Kanzlei-Archiv
- Schritt 2: Freigabe für den Kunden und Info-E-Mail an den betroffenen BMD Com-Benutzer
Zusätzliche Voraussetzungen
Für die zeitverzögerte Zustellung über den Reiter "Versandbereite Rechnungen" im Fenster Honorarnoten ist auf allen betroffenen Ausdrucksmodelldetails (über die Ausdrucksmodelle erreichbar) das Feld "Belegfreigabe notwendig" zu aktivieren.
Achtung!
 | Wird dieses Kennzeichen aktiviert, so gilt dies auch für den E-Mail-Versand über diese Druckereinstellung für Ablaufarten. Es ist demnach nicht möglich, über ein und dieselbe Druckereinstellung für Ablaufarten Honorarnoten per E-Mail ohne Belegfreigabe (nicht zeitverzögert) und Honorarnoten per BMD Com mit Belegfreigabe (zeitverzögert) zuzustellen. |
Ablauf im Programm
Der Ablauf im Programm unterscheidet sich kaum vom zeitverzögerten Rechnungsversand (per Mail).
Im Detail sieht der Ablauf im Programm wie folgt aus:
- Nach der optionalen Bearbeitung der Honorarnote erfolgt der Druck der Rechnung mit Nummer (Funktion Rechnung mit Nummer drucken).
Dadurch wird die Honorarnote im Hintergrund im Kanzleiarchiv abgelegt, jedoch erfolgt weder eine Freigabe noch eine Info-E-Mail an den BMD Com-Benutzer.
Die Honorarnote wird im Fenster Honorarnoten in den Reiter Versandbereite Rechnungen verschoben. - Im nächsten Schritt muss die Honorarnote im Reiter Versandbereite Rechnungen mit der Funktion Rechnung versenden freigegeben werden.
Dadurch wird die BMD Com-Freigabe für den Kunden sowie eine Info-E-Mail an den betroffenen BMD Com-Benutzer ausgelöst.
Die Honorarnote ist danach nicht mehr unter dem Reiter Versandbereite Rechnungen zu finden - Sie finden diese wieder unter dem jeweiligen rechnungsartspezifischen Reiter (z. B. Rechnungen). - Im Anschluss können wie gewohnt die Funktionen In Fibu verbuchen und Rechnung abschließen ausgeführt werden.
Hinweise
| Auch wenn am Kundenstamm keine E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail" hinterlegt ist, wird die Rechnung beim Druck der Rechnung mit Nummer in den Reiter "Versandbereite Rechnungen" verschoben, sofern am Kundenstamm das Feld "Rechnung per E-Mail" auf "BMD Com (PDF ohne Signatur)" gestellt ist. So wird sichergestellt, dass die Rechnung nicht sofort über BMD Com freigegeben wird. Über die Funktion Rechnung ansehen ist es bis zur endgültigen Freigabe möglich, textliche Änderungen am Rechnungsdokument durchzuführen. Diese Änderungen werden auch auf das Archivdokument übertragen. Sobald jedoch die Freigabe erfolgt ist, gilt die Honorarnote als zugestellt und darf an dieser Stelle nicht mehr verändert werden. Die Funktionen Rechnungsurkunde löschen (für etwaige betragliche Änderungen) sowie Rechnung verwerfen sind bei Verwendung dieser Variante bis zum Zeitpunkt des endgültigen Versands möglich, da die Honorarnote dem Kunden nicht sofort beim Rechnungsdruck zur Verfügung gestellt wird. Die Funktion Test-E-Mail versenden kann bei Einsatz dieser Variante nicht genutzt werden - diese wird lediglich im Zuge des zeitverzögerten Rechnungsversands (per Mail) benötigt. |
Zustellung samt Leistungsverzeichnis
Bei der zeitverzögerten Freigabe von Honorarnoten via BMD Com ist es ebenfalls möglich, gemeinsam mit der Honorarnote automatisch ein Leistungsverzeichnis freizugeben. Das Leistungsverzeichnis wird im Zuge des Rechnungsdrucks erstellt und danach automatisch zusätzlich im Archiv abgelegt.
Die Rechnung mit Rechnungsnummer wird dadurch gemeinsam mit dem automatisch generierten Leistungsverzeichnis in den Reiter "Versandbereite Rechnungen" verschoben. Von dort aus kann anschließend über die Rechnungsfunktion Rechnung versenden die Freigabe angestoßen werden.
Voraussetzungen
- Es ist notwendig, am Ausdrucksmodelldetail die Option "Belegfreigabe notwendig" zu aktivieren, damit die Freigabe zeitverzögert erfolgt.
- In den Druckereinstellungen für Ablaufarten muss im Feld "Kategorie Auswertung" eine Dokumentenkategorie für die Auswertung hinterlegt werden, damit diese automatisch archiviert werden kann.
Ist keine Dokumentenkategorie hinterlegt, wird die Archivierung nicht durchgeführt und das Leistungsverzeichnis wird nicht via BMD Com freigegeben. Die Dokumentenkategorie im Feld "Kategorie beim Archivieren" dient hierbei nicht als Rückfallebene, da dies in der Regel nicht richtig ist. - Die Funktion "Rechnung mit Nummer drucken" muss über den Rechnungsstapel ausgeführt werden und es muss das Feld "Ausdruck" auf "Ja, je Rechnung" eingestellt werden.
Hinweis
| Wenn im Zuge des Rechnungsdrucks eine Auswertung erzeugt und angehängt wurde, so muss nach Betätigung der Funktion Rechnungsurkunde löschen nicht nur die Honorarnote wieder mit Nummer ausgedruckt werden, sondern auch die Auswertung wieder erzeugt werden. Das bedeutet, dass der abschließende Druck mit Nummer wieder über den Rechnungsstapel erfolgen muss. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Informationen im Fenster "Honorarnoten"
Für die Freigabe via BMD Com sind folgende Felder im Fenster Honorarnoten ausschlaggebend bzw. nützlich:
| Rechnung per E-Mail | Stellen Sie ein, ob Honorarnoten gedruckt, oder doch über E-Mail bzw. BMD Com an den Kunden versendet werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Ist der Versand per E-Mail in diesem Feld aktiviert, erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist, die für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet werden kann. Es wird eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3-Rechnung" bzw. zumindest eine Haupt-E-Mail-Adresse benötigt. Sind beide E-Mail-Adressen nicht vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist.  Dieser Hinweis erscheint in folgenden Fällen:
Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um einen Hinweis handelt. Die Änderungen können trotzdem gespeichert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Beachten Sie, dass nicht nur dieses Feld, sondern auch generell die Druckereinstellungen für Ablaufarten entscheidend dafür sind, ob ein Druck oder ein E-Mail-Versand von Honorarnoten angestoßen wird. Das Feld "Rechnung per E-Mail" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Näheres zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA – Fenster Honorarnoten In der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte an, ob der Kunde eine Rechnung per E-Mail oder via BMD Com erhalten soll. Es wird also angezeigt, welche Einstellung das Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm aktuell hat. Daher ist an dieser Stelle keine Übersteuerung je einzelner Honorarnote möglich. | ||||||||
Dieses Feld enthält die Information, ob die Honorarnote per E-Mail bzw. die Freigabe-E-Mail bei BMD Com-Zustellung an den Kunden verschickt wurde. Rechnungsversand per E-Mail: Beim Rechnungsversand per E-Mail kann dieses Feld unterschiedliche Werte enthalten. Dies ist abhängig von der Art des Versandes, jedoch unabhängig davon, ob der Versand mit oder ohne Belegfreigabe erfolgte:
Details finden Sie in den Themen-Dokumentationen Rechnungsversand per E-Mail und Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail). Rechnungszustellung via BMD Com Wird die Honorarnote via BMD Com freigegeben, so enthält dieses Feld immer den Wert "Ja, BMD Com" sobald die Honorarnote zugestellt wurde. Details finden Sie in der Themen-Dokumentation Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. | |||||||||
Dieses Feld enthält den Zeitpunkt, zu welchem die Honorarnote per E-Mail bzw. die Freigabe-E-Mail bei BMD Com-Zustellung versendet wurde. Details finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. | |||||||||
Dieses Feld enthält die E-Mail-Adresse, an welche die Honorarnote per E-Mail bzw. die Freigabe-E-Mail bei BMD Com-Zustellung gesendet wurde. Die Ermittlung der Empfänger-E-Mail-Adressen berücksichtigt viele Hinterlegungen im Programm, unter anderem kann auch die E-Mail-Adresse der Kontaktperson herangezogen werden. Details finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. Durch Einstellungen in der FIBU können Sie zudem erreichen, dass die Mahnung, die in der FIBU erstellt wird, an dieselbe E-Mail-Adresse wie die Honorarnote gesendet wird. Beachten Sie dazu bitte den Hinweis Kontaktpersonen-Daten bei Mahnung verwenden in der Feldhilfe zum Feld Kontaktperson. |
Versand der Info-E-Mail (im Hinter- oder Vordergrund)
Über den TOOLS Parameter "Dokumentenfreigabe E-Mail im Hintergrund versenden" (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Allgemein) kann gesteuert werden, ob der Versand der Info-E-Mail im Hintergrund oder im Vordergrund erfolgen soll. Beachten Sie hierbei jedoch, dass sich dieser Parameter ebenso auf die BMD Com-Freigabe von anderen Dokumenten aus dem Archiv auswirkt.
Gleichzeitige Freigabe von mehreren Dokumenten (z. B. XML, Leistungsverzeichnis ...)
Werden gleichzeitig zur Honorarnote auch noch weitere Dokumente freigegeben (z. B. eine XML-Datei oder ein Leistungsverzeichnis), so werden diese immer genau so behandelt wie die Honorarnote. Wird die Honorarnote freigegeben, so werden in diesem Zuge auch die dazugehörigen weiteren Dokumente freigegeben.
Die Freigabe-E-Mail erfolgt jedoch immer ausschließlich für die Honorarnote.
