Rechnung bearbeiten
Grundlegende Informationen zur Rechnungsbearbeitung finden Sie unter Honorarnoten.Achtung!
 | Dieses Fenster wird an mehreren Programmstellen aufgerufen – in der Folge wird das Standardfenster "Rechnung bearbeiten" für die Rechnungsbearbeitung beschrieben. Es wird allerdings auch in ähnlicher Darstellung in folgenden Programmabläufen benötigt (Liste ist noch in Arbeit):
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Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten → Rechnung bearbeitenRechnung bearbeiten
Das Fenster "Rechnung bearbeiten" wird ausgehend von der Verwaltung der Honorarnoten über die Funktion Rechnung bearbeiten für die markierte Honorarnote aufgerufen.
Die Rechnungsbearbeitung ermöglicht die Anpassung und Änderung der aktuellen Honorarnote. Die Bearbeitung ist ein zentrales Programm der Leistungsabrechnung: Neben der Kontrolle von aufbereiteten Honorarnoten erlauben vielfältige Funktionen eine variable Gestaltung der Honorarnote, bevor sie für den Versand an den Rechnungsempfänger ausgedruckt oder gemailt wird.
Das Fenster unterteilt sich im Normalfall in mehrere Bereiche (optionale Bereiche können eingeblendet werden):
Achtung!
| Beachten Sie bitte unbedingt folgende Ablaufempfehlung seitens BMD für die Rechnungsbearbeitung in der BMD NTCS LEA:
Wird diese Reihenfolge nicht eingehalten, so kann es zu strukturellen Problemen kommen, die das Programm beispielsweise dazu zwingen, manuell getätigte textliche Änderungen wieder zu verwerfen, wenn Sie nach manuellen textlichen Änderungen (Schritt 3) noch strukturelle Änderungen (Schritt 2) vornehmen. Es erscheinen in diesem Fall entsprechende Meldungen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Rechnungsdokument löschen in der Themendokumentation Honorarnoten-Vorschau. |
Einstiegsbereich
Im Fenstertitel sowie in der Menüleiste werden folgende Informationen angezeigt:- Anzeige Rechnungsart: Rechnung, Gutschrift, Storno ...
- Anzeige Status der Honorarnote oben in Klammer: (offen, geändert, mit Rechnungsnummer, abgeschlossen ...)
- Anzeige Fibu verbucht: Wenn die Honorarnote bereits verbucht ist, dann wird der Text "bereits in Fibu verbucht" angezeigt.
- Anzeige Buchungstext der Honorarnote
Darunter, rechts außen im grauen Bereich des Fensters, befinden sich noch Informationen zu Belegnummer und Belegdatum, sofern die Honorarnote bereits gedruckt und mit Rechnungsnummer versehen wurde. Neben der Belegnummer wird auch das Post-Versanddatum angeführt, sofern ein Versanddatum vorhanden ist.
Links darunter im Fenster werden der Rechnungsempfänger und folgende Informationen zur Honorarnote angezeigt:
 Chronik | In der Rechnungsbearbeitung ist es möglich, die Chronik des Rechnungsempfängers anzuzeigen (auch über Extras bzw. mit Shortcut C), in der eventuelle Honorarvereinbarungen aufgelistet werden könnten. Per Parameter ist (auch benutzerbezogen) einstellbar, ob die Chronik in der Rechnungsbearbeitung schreibgeschützt oder modal geöffnet werden soll. Die Chronik kann auch auf einen anderen Bildschirm verschoben werden: Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Ordner "LEA" → Aufruf Chronik in Honorarverrechnung
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In der Rechnungsbearbeitung ist es auch möglich, eine erfasste Notiz zur Honorarnote anzeigen zu lassen bzw. diese zu bearbeiten. Diese Notiz entspricht dem Eintrag, der im Feld Notiz gemacht wurde. | |||
Dieses Symbol ist nur ersichtlich, wenn die Rechnungssperre im Einsatz ist. Es gibt an, ob für diese Honorarnote eine Rechnungssperre vorliegt. Durch die Platzierung des Mauszeigers auf dem Symbol wird der Sperrgrund angezeigt. Durch einen Mausklick auf das Symbol wird die Rechnungssperre aufgehoben/gesetzt. |
bzw. 
Hinweis
 | Wird das Symbol für Chronik  oder Notiz  durchkreuzt dargestellt, gibt es für den Rechnungsempfänger keinen Chronikeintrag bzw. für die Honorarnote keine erfasste Notiz. |
Liste Leistungen
In diesem Bereich werden die Leistungen, die mit dieser Honorarnote abgerechnet werden sollen, kumuliert gelistet.
Inhalt
Alle Leistungen, die die gleichen Leistungsstammdaten aufweisen, werden in der Rechnungsbearbeitung zu Rechnungspositionen zusammengefasst. Mit der Entertaste kann in das eigene Fenster Leistungsdetail gewechselt werden, um zu sehen, welche Leistungen konkret zu einer Rechnungsposition zusammengefasst werden.
Beispiel
 | Ein Mitarbeiter hat an zwei aufeinanderfolgenden Tagen jeweils dieselbe Leistung für den Kunden erbracht. In der Rechnungsbearbeitung sind diese Leistungen kumuliert gelistet.  Im Leistungsdetail ist ersichtlich, dass es sich um zwei Leistungen handelt.  |
Zusammengefasst werden Leistungen daher unabhängig davon, an welchem Tag, in welcher Höhe (Stunden oder Menge bzw. Betrag) und mit welchem Leistungstext sie angefallen sind. Getrennt werden sie hingegen nach den Kriterien "Mitarbeiter", "Tätigkeitsgruppe", "Bezugszeitraum" und vielen mehr.
Darstellung
Die Aufgliederung der Rechnungspositionen erfolgt aufgrund der LEA Parameter Sortierung 1 bis 4. Je Sortierung stehen drei Ebenen zur Verfügung, d. h., die Ansicht der Rechnungsbearbeitung kann in maximal drei Überschriften- und Summenebenen zergliedert werden. Als Kriterien dazu stehen die Leistungsbestandteile Tätigkeit/Artikel, Tätigkeitsgruppe, Tätigkeitshauptgruppe, Projekt, Gruppennummer, Mitarbeiter, Bezugsjahr und Bezugsmonat zur Verfügung.
Jede Ebene wird mit der Information, in welchem Bezugszeitraum die Leistungen liegen, ergänzt. Die erste Ebene kann zudem noch auf die einzelnen Bezugszeiträume aufgegliedert werden (LEA Parameter Gliederung Bezugszeitraum).
Die aktive Sortierung - jene, die aktuell angewendet wird - können Sie im Navigationsbereich im unteren Teil des Fensters wechseln.
Darunter kann die Darstellung der Rechnungspositionen kumuliert oder detailliert erfolgen. Das Aus- und Einblenden der Details kann über Extras → Detail ein/ausschalten bzw. Alle Details ausschalten erfolgen.
Beispiel
| Kumuliert bedeutet, dass nur die Summenebene (= Überschriftenebene) der Sortierung zu sehen ist.  Im Gegensatz dazu bedeutet detailliert, dass unter den Summenebenen auch die Rechnungspositionen gelistet werden (welche wiederum die einzelnen Leistungen kumulieren).  |
Sonstiges
Die Rechnungspositionen können alle mit Strg + A markiert werden bzw. ist auch mit Strg + Mausklick eine Mehrfachauswahl möglich.
Alle Funktionen, welche für die markierten Rechnungspositionen ausgeführt werden können, sind über Shortcuts und auch über das Menü aufrufbar.
Nähere Informationen zu den Symbolen im Bearbeitungsbereich der Leistungen finden Sie unter Bedeutung der Symbole in der Honorarnote.
Die Spalten können über die Feldauswahl 
mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift → Feldauswahl → Bearbeiten angepasst werden.
mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift → Feldauswahl → Bearbeiten angepasst werden.Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Sperren (1) | Die Funktion "Sperren" sperrt die markierten Rechnungspositionen. Die Rechnungspositionen bleiben vorerst sichtbar, werden aber mit dem Rechnungsdruck mit Nummer aus dieser Rechnung entfernt und stehen ab diesem Zeitpunkt wieder als offene Leistungen zur Verfügung. | ||||
 Öffnen (0) | Die Funktion "Öffnen" hebt die Sperre für die markierten Rechnungspositionen wieder auf, sodass sie mit dieser Honorarnote verrechnet werden können. | ||||
 Neue Leistung (T) | Die Funktion "Neue Leistung" erlaubt die Eingabe einer neuen Leistung. Dabei werden je nach Kontext bzw. nach Motiv verschiedene Fenster aufgerufen, um die jeweils zum Kontext passende Leistung erfassen zu können.
Hinweis
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| Die Funktion "Neue Barauslage" erlaubt die Eingabe einer neuen Barauslage über das Fenster Barauslage, sodass Sie nicht extra in die Leistungserfassung einsteigen müssen. Dabei können ein beliebiges Leistungsdatum und ein beliebiger Mitarbeiter ausgewählt werden. Die Eingabe erfolgt in derselben Form wie eine Leistungserfassung in der Einzelerfassung, allerdings mit eingeschränkter Feldauswahl. Mit der Speicherung wird die Leistung gleichzeitig autorisiert. Hinweis
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 Wertberichtigung (W) | Die Funktion "Wertberichtigung" erlaubt die Eingabe eines Verrechnungsbetrages ohne zugehörige Leistung; eine Wertberichtigung wird immer zusätzlich verrechnet. Die Eingabe erfolgt über das Fenster Wertberichtigung. Definition Eine Wertberichtigung ist - technisch gesehen - eine reine, 100%ige Honorar- bzw. DB-Manipulation. Mit einer Wertberichtigung entsteht ein Honorarbetrag (Spalte Honorar), aber keine Selbstkosten (Spalte Leistung). Somit kann die Einheit "Wertberichtigung" beliebig je Kunde, Projekt, Mitarbeiter, Tätigkeitsgruppe usw. vergeben werden - je nachdem, welche Auswertungen damit beeinflusst werden sollen. Auswirkungen Mitarbeiter: Eine Wertberichtigung wird für eine bestimmte Mitarbeiternummer erfasst. Damit wird genau dieser Mitarbeiter mit dem DB "belohnt" (oder bei negativer Wertberichtigung "bestraft"). Es ist jedoch auch zulässig, die Wertberichtigung ohne Mitarbeiter zu erstellen. Tätigkeitsgruppe: Eine Wertberichtigung wird auf eine bestimmte Tätigkeitsgruppe erfasst. Sie kann damit auf der Honorarnote entweder mit einer eigenen Position ausgewiesen werden (dann ist eine eigene Tätigkeitsgruppe für Wertberichtigungen erforderlich) oder erhöht eine bestehende Position der Honorarnote (dann ist keine eigene Tätigkeitsgruppe für Wertberichtigungen erforderlich). Artikel: Wenn Wertberichtigungen auf einen eigenen Artikel und/oder eine eigene Tätigkeitsgruppe erfasst werden, dann ist es in den LEA Auswertungen leicht möglich, anhand der Filterung auf diesen Artikel oder diese Tätigkeitsgruppe jederzeit auszuwerten, welche Wertberichtigungen erfasst bzw. verrechnet wurden. Sonstiges Eine Wertberichtigung darf jederzeit erfasst werden. Wird eine Honorarnote gelöscht, so bleibt eine dort erfasste Wertberichtigung bestehen und wird nicht automatisch mitgelöscht. Somit können Honorarverschiebungen oder -korrekturen bereits lange vor der tatsächlichen Fakturierung (eventuell im Zuge einer "Abwertung" zur Zeit des eigenen Bilanzstichtags) vorgenommen werden. Wird eine Honorarnote mit Wertberichtigung storniert und diese Stornorechnung mit Nummer gedruckt sowie abgeschlossen, wird die Wertberichtigung mit dem ursprünglich vergebenen Honorar beim erneuten Aufbereiten wieder mitberücksichtigt und kann erneut abfakturiert werden. Hinweis
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Die Funktion "Gebührenerfassung" ist ausschließlich in der deutschen Gebührenabrechnung verfügbar und öffnet das Fenster Gebührenerfassung, in dem Sie die abzurechnenden Gebührenartikel erfassen können. | |||||
Die Funktion "Gebühren aus Storno übernehmen" ist ausschließlich in der deutschen Gebührenabrechnung verfügbar. Durch Ausführen dieser Funktion öffnet sich zuerst das Fenster Gebühren aus Storno übernehmen, aus dem Sie die gewünschte Stornorechnung auswählen können, und darauffolgend das Fenster Gebührenleistungen, in dem Sie eine oder mehrere Leistungen für die neue Gebührenrechnung markieren und übernehmen können. | |||||
Die Funktion "Abgerechnete Gebühren übernehmen" ist ausschließlich in der deutschen Gebührenabrechnung verfügbar. Diese Funktion öffnet das Fenster Gebühren übernehmen, in dem die bereits abgerechneten Gebührenartikel zu diesem Mandanten angeführt werden. Diese können Sie mithilfe dieses Fensters komfortabel und schnell in die Honorarnote übertragen und in diesem Zuge auch sofort mit den nötigen Bestandteilen der Gebühr vervollständigen. | |||||
Mit der Funktion "Offene Leistungen hinzufügen" können Sie noch nicht verrechnete Leistungen, welche sich nicht bereits in einer anderen Honorarnote befinden, über das Auswahlfenster Offene Leistungen hinzufügen in diese Honorarnote aufnehmen. Je nach Organisationsform stehen Ihnen auch noch nicht autorisierte Leistungen zum Hinzufügen zur Verfügung. Die Funktion steht an dieser Stelle nur zur Verfügung, wenn sich die Honorarnote im Status Offen befindet. Für das nachträgliche Hinzufügen von Leistungen zu bereits gedruckten oder abgeschlossenen Honorarnoten verwenden Sie bitte die Funktion Offene Leistungen hinzufügen im Fenster Honorarnoten oder alternativ die Funktion "Leistungen hinzufügen" des Bereichs "Offene Leistungen". | |||||
Mit der Funktion "Leistungen entfernen" können Sie die markierten Rechnungspositionen aus der Honorarnote entfernen. Die entfernten Leistungen bleiben offene Leistungen und können sofort mit einer anderen Honorarnote aufbereitet bzw. einer anderen Honorarnote hinzugefügt werden. Diese Möglichkeit besteht sowohl, wenn sich die Honorarnote im Status Offen befindet, als auch, wenn es sich um eine abgeschlossene Honorarnote handelt. Achtung: Das einzige Motiv für das Entfernen von Leistungen aus abgeschlossenen Honorarnoten stellt die erneute Verrechnung einer Leistung dar (das Honorar ändert sich bei abgeschlossenen Honorarnoten niemals!). Möchten Sie diese Möglichkeit nutzen, beachten Sie bitte dazu die Ausführungen im Kapitel Leistungen entfernen (in der Themendokumentation DB-Verteilung Spezial), da hier der Verbucht-Status der Honorarnote ebenfalls eine Rolle spielt und auch die anschließende DB-Verteilung über die verbliebenen Leistungen beachtet werden muss. | |||||
 Leistungsdetail (Alt + D) | Die Funktion "Leistungsdetail" zeigt für die markierten Rechnungspositionen das Leistungsdetail, also die einzelnen Leistungen, welche mit der Rechnungsposition zusammengefasst werden, an. Dazu wird im unteren Bereich des Fensters der optionale Bereich mit dem Fokus auf den Reiter "Leistungsdetail" eingeblendet. Ist der optionale Bereich bereits eingeblendet und steht der Fokus auf dem Reiter Honorarvergleich, wird mit dieser Funktion auf den Reiter "Leistungsdetail" gewechselt. Sie können den optionalen Bereich mit der Funktion Vergleichsfenster schließen wieder ausblenden.  Hinweis Eigenes Fenster "Leistungsdetail" / Summenzeile des Leistungsdetails
Hinweis Fehlende Berechtigung "Leistungsdetail zu Honorarnoten"
Standardfeldauswahl Leistungsdetail Folgende Felder stehen für eine individuelle Anpassung der Liste über die Feldauswahl zur Verfügung: | ||||
 Honorarnote neu erstellen (Alt + O) | Mit der Funktion "Honorarnote neu erstellen" wird die Honorarnote mit den ursprünglichen Einstellungen und Beträgen neu erstellt (neu aufbereitet). Rechnungstexte, Pauschalen, Zuschläge und Gruppenbildungen gehen somit verloren. Erhalten bleiben Wertberichtigungen, Um- und Ausbuchungen, neue (Zeit-)Leistungen und neue Barauslagen, Änderungen des Bezugszeitraums und zugeordnete Teilrechnungen/Akontos/Zahlungen.  Besonderheiten dieser Funktion in Deutschland Mit dieser Funktion lösen Sie zusätzlich zu den oben genannten Änderungen die automatische Neuberechnung der §16-Pauschale der Rechnung aus. Wenn Sie nur die Neuberechnung der §16-Pauschale anstoßen möchten, verwenden Sie bitte die Funktion §16-Pauschale neu ermitteln in der Rechnungsbearbeitung unter "Funktionen". |
 Umbuchung (U) | Mit der Funktion "Umbuchung" werden die zuvor markierten Leistungen umgebucht (z. B. auf eine andere Honorarnote, auf einen anderen Kunden/Rechnungsempfänger, auf eine andere Tätigkeit etc.). Dazu öffnet sich das Fenster Umbuchungsmanager (Rechnungsbearbeitung). Bitte beachten Sie dort die entsprechende Hilfe zum Fenster, da eine Vielzahl von Einstellungen den Umbuchungsvorgang beeinflussen. Sind unter den ausgewählten Leistungen inaktive Leistungen vorhanden, erhalten Sie vor dem Start des Umbuchungsmanagers den Hinweis "Inaktive Leistungen können nicht umgebucht werden!". Dieser soll Sie darauf aufmerksam machen, dass eine Umbuchung für inaktive Leistungen nicht möglich ist. Die restliche(n) Leistung(en) unter den ausgewählten Leistungen werden aber normal in den Umbuchungsvorgang miteinbezogen.  Eine Umbuchung kann nicht rückgängig gemacht werden. Es ist jedoch möglich, bereits umgebuchte Leistungen nochmalig (auf die ursprünglichen Leistungsbestandteile) umzubuchen. Jeder Umbuchungsvorgang wird im System gespeichert und kann unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Weitere Funktionen → Umbuchungen recherchiert werden. Möchten Sie den Verlauf einer konkreten, bereits umgebuchten Leistung nachvollziehen, verwenden Sie die Funktion Umbuchungsprotokoll. | ||||||
 Ausbuchung (A) | Mit der Funktion "Ausbuchung" werden die markierten Rechnungspositionen ausgebucht - sie erscheinen nicht mehr in der Verrechnung. Ausgebuchte Leistungen scheinen in den LEA Auswertungen mit Honorar 0 und 100 % negativem Deckungsbeitrag auf. Ausgebuchte Leistungen können über die Funktion Ausbuchungen stornieren wieder in die Verrechnung zurückgeholt werden. Die Ausbuchungsvorgänge selbst können unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Weitere Funktionen → Ausbuchungen recherchiert werden. Welche Leistungen genau mit welchem Ausbuchungsvorgang ausgebucht worden sind, kann ebenfalls im Fenster Ausbuchungen mit der Funktion Leistungen ansehen geprüft werden. Genauere Informationen zu den Ausbuchungen bzw. zu ausgebuchten Leistungen finden Sie in der Fensterhilfe Ausbuchungen. | ||||||
Die Funktion "Ausbuchungen stornieren" ermöglicht das "Zurückholen" von ausgebuchten Leistungen, die somit in die aktuelle Honorarnote übernommen werden. Um eine Auswahl treffen zu können, öffnet sich das Fenster Ausbuchungen stornieren. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Fensterhilfe Ausbuchungen stornieren. Genauere Informationen zu den stornierten Ausbuchungen bzw. zu den storno-ausgebuchten Leistungen finden Sie auch in der Fensterhilfe Ausbuchungen. | |||||||
 Pauschale (P) | Mit der Funktion "Pauschale" kann der Honorarbetrag der markierten Rechnungspositionen manuell pauschaliert werden. Dazu öffnet sich das Fenster "Honorarpauschale".  Folgende Felder müssen befüllt werden
Mit dem Schalter "Manuelle Aufteilung"  wechselt das Programm in das Fenster Pauschalierung, um den Pauschalbetrag manuell zwischen den Mitarbeitern aufzuteilen. Nach dem Bestätigen wird die Pauschalierung vorgenommen. Somit sehen Sie in der Spalte Honorar den neuen Verrechnungsbetrag, in der Spalte Org-Honorar können Sie weiterhin den Original-Betrag ablesen. Auch die Spalte DBII passt sich dementsprechend an und zeigt die Differenz. Eine umfangreichere Variante - die Erweiterte Pauschale - kann über den LEA Parameter Erweiterte Pauschalierung aktiviert werden. Die Erweiterte Pauschale ermöglicht eine Anpassung der verrechenbaren Stunden bzw. des durchschnittlichen Stundensatzes an den neuen Pauschalbetrag (das ist vor allem wichtig bei Ausdruck eines Leistungsnachweises an den Kunden, in dem eine Stundenangabe vorhanden ist, damit dieses plausibel ist).  Vor dem Einsatz beachten Sie bitte die umfangreiche Themenhilfe Erweiterte Pauschale. Automatische Pauschalierung Eine manuelle Pauschale kann auch vergeben werden, wenn bereits eine automatische Pauschale im Zuge des Aufbereitens der Honorarnote in der Honorarnote vorhanden ist. Pauschalvereinbarungen können unter Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → Pauschalen hinterlegt werden. Bitte beachten Sie für weitere Informationen zum Thema die entsprechende Fensterhilfe. Hinweis
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 Zuschlag (Z) | Die Funktion "Zuschlag" erlaubt einen prozentuellen Zuschlag / einen Zuschlag in Höhe eines bestimmten Betrags auf die markierten Rechnungspositionen. Dazu öffnet sich das Fenster "Zuschlag":  Mit der Eingabe eines prozentuellen Zuschlags wird automatisch der Zuschlag als absoluter Betrag berechnet und umgekehrt. Jede Position wird mit dem gewünschten prozentuellen Aufschlag neu berechnet, was in Summe zum neuen, erhöhten Honorarbetrag führt. Folgende Felder müssen befüllt werden:
Der Zuschlag kann jedoch nicht auf folgende Leistungen angewendet werden:
In diesen Fällen wird die Hinweismeldung "Auf diese Leistungen ist der Zuschlag nicht anwendbar!" angezeigt.  Der "Zuschlag" kann im Gegensatz zum Nachlass nicht auf der Honorarnote angedruckt werden und ist für den Kunden in der Honorarnote nicht sichtbar. | ||||||
 Nachlass (N) | Die Funktion "Nachlass" erlaubt die Vergabe eines prozentuellen Nachlasses / eines Nachlasses in Höhe eines bestimmten Betrags auf die markierten Rechnungspositionen. Dazu öffnet sich das Fenster "Nachlass".  Mit der Eingabe eines prozentuellen Nachlasses wird automatisch der Nachlass als absoluter Betrag berechnet und umgekehrt. Jede Position wird mit dem gewünschten prozentuellen Nachlass neu berechnet, was in Summe zum neuen, verminderten Honorarbetrag führt. Folgende Felder müssen befüllt werden:
Der gewährte Nachlass ist anschließend, da er nicht nur berechnet, sondern auch je Leistung abgespeichert wird, in der eigenen Spalte Nachlass ablesbar. Weiters kann mit der Funktion Honorar mit/ohne Nachlass (unter Extras) erreicht werden, dass die Spalte Honorar das Honorar mit/ohne Nachlass ausweist. Fixe Nachlassvereinbarungen, welche beim Aufbereiten der Honorarnote angewendet werden sollen, können unter Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → Nachlässe und Auf-/Abschläge | ||||||
 Gruppenbildung (G) | Die Funktion "Gruppenbildung" erlaubt das Zusammenfassen beliebiger Tätigkeitsgruppen bzw. Tätigkeiten zu einer Rechnungsgruppe. Diese Gruppe wird als eigene Position anstatt der oder zusätzlich zu den Rechnungspositionen auf die Honorarnote gedruckt. Dazu öffnet sich das Fenster Gruppenbildung. Bitte beachten Sie dort die entsprechende Fensterhilfe sowie auch die weiteren Informationen in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Gruppenbildung. Über weitere Tastenkombinationen besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Gruppenbildung schnell und einfach ohne Aufruf des gleichnamigen Fensters durchzuführen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Sonstige Tastenkombinationen. | ||||||
Die Funktion "Ändern Bezugszeitraum" ermöglicht, Bezugsjahr und -monat für die markierten Rechnungspositionen zu verändern. Dazu öffnet sich das Fenster "Ändern Bezugszeitraum".  Dabei entscheidet der LEA Parameter Bezugszeitraum-Regeln in Rechnungsbearbeitung prüfen, ob die Bezugszeitraum-Einstellungen am Artikel-/Tätigkeitsstamm (Feld Eingabe Bezugszeitraum) auch hier geprüft werden oder ob sie irrelevant sind und man daher die Felder auch leeren könnte. | |||||||
 DB-Verteilung (J) | Die Funktion "DB-Verteilung" ermöglicht eine manuelle Aufteilung des Deckungsbeitrags nach Mitarbeiter. Dazu öffnet sich das Fenster DB-Verteilung. Bitte beachten Sie dort die entsprechende Fensterhilfe sowie die Themendokumentation DB-Verteilung Spezial. | ||||||
 Manuelle Umlage (Strg+E) | Die Funktion "Manuelle Umlage" ermöglicht für Barauslagen, die noch nicht mit einer Artikelumlage versehen sind, eine Auswahl aller Zeitleistungen der Honorarnote, auf die umgelegt werden könnte. Dazu öffnet sich das Fenster Manuelle Umlage. Bitte beachten Sie dort die entsprechende Fensterhilfe. Hinweis Manuelle Umlagen in Gebührenrechnungen
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 Umlagen auflösen (Strg+J) | Die Funktion "Umlagen auflösen" löst alle Artikelumlagen der Honorarnote auf (sowohl manuelle Umlagen als auch Umlagen, welche automatisch im Zuge der Honorarnotenaufbereitung entstanden sind). Dazu muss zur Sicherheit die Meldung "Umlagen auflösen?" bestätigt werden.  | ||||||
Die Funktion "§16-Pauschale" ist ausschließlich in der deutschen Gebührenabrechnung verfügbar. Mit dieser Funktion können Sie eine §16-Pauschal-Position manuell für jene Rechnungsposition(en) erzeugen, die Sie gerade markiert haben. Bitte beachten Sie, dass keine §16-Pauschal-Position erzeugt wird, wenn Sie beim Ausführen der Funktion eine bestehende §16-Pauschale markiert haben. Die zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten zur §16-Pauschale finden Sie in den LEA Parametern. | |||||||
Die Funktion "§16-Pauschale neu ermitteln" ist ausschließlich in der deutschen Gebührenabrechnung verfügbar. Diese Funktion löst eine automatische Neuberechnung der §16-Pauschale für diese Rechnung aus (genauso wie die Funktion Honorarnote neu erstellen). Dies ist besonders hilfreich, falls Sie noch Änderungen an den Rechnungspositionen durchgeführt haben und die Neuberechnung direkt während der Rechnungsbearbeitung anstoßen möchten. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn der LEA Parameter §16-Pauschale automatisch berechnen aktiviert ist. |
 Rechnung ansehen (H) | Die Funktion "Rechnung ansehen" erlaubt die Ansicht der Honorarnote am Bildschirm, indem sich die Honorarnoten-Vorschau öffnet. In der Honorarnoten-Vorschau können Sie an der fertig bearbeiteten Honorarnote Ihre textlichen Änderungen vornehmen, sie ist beliebig oft ausführbar. Damit die textlichen Änderungen auch nach dem Schließen der Honorarnoten-Vorschau weiterhin zur Verfügung stehen, speichern Sie die Änderung ab. Sie können dieses Rechnungsdokument auch wieder löschen, indem Sie die Rechnungsfunktion Rechnungsdokument löschen verwenden. Dieselbe Funktion ist auch im Fenster Honorarnoten über die Funktion Rechnung ansehen aufrufbar. Hinweis Meldung "Rechnung kann nicht gedruckt oder angesehen werden, da der Rechnungsempfänger keine UID-Nummer besitzt"
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 Rechnungsdokument löschen (Alt+L) | Bei der Funktion "Rechnungsdokument löschen" handelt es sich um eine Hilfsfunktion, um ein Rechnungsdokument, welches in der Honorarnoten-Vorschau bearbeitet worden ist, zu löschen. Damit werden auch die damit verbundenen manuellen textlichen Änderungen wieder zurückgesetzt. Rechnungsdokumente werden zwar normalerweise durch Bearbeitungsfunktionen in der Rechnungsbearbeitung automatisch gelöscht. Wenn allerdings bei vorhandenem Rechnungsdokument Stammdaten oder Einstellungen geändert werden, die den Rechnungsdruck betreffen, kann es notwendig sein, bestehende Rechnungsdokumente zu löschen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Rechnungsdokument löschen in der Themendokumentation Honorarnoten-Vorschau. Dieselbe Funktion ist auch im Fenster Honorarnoten unter Funktionen → Rechnungsdokument löschen aufrufbar. | ||||||
Die Funktion "Rechnungssortierung bearbeiten" ist ausschließlich in der deutschen Gebührenabrechnung verfügbar. Näheres dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Rechnungssortierung bearbeiten und in der Hilfe zum Thema Gebührenabrechnung nach Rechnungsvorlagen (Deutschland). Dieselbe Funktion ist auch im Fenster Honorarnoten unter Extras → Rechnungssortierung bearbeiten aufrufbar. | |||||||
Die Funktion "Rechnung bar bezahlen (Registrierkasse)" öffnet das Dialogfenster Zahlung Rechnung zur Barzahlung einer bereits ausgestellten Rechnung über die Kasse. Diese Funktion ist nur für Honorarnoten verfügbar, welche bereits eine Belegnummer haben. Außerdem ist sie nicht ausführbar, wenn die betroffene Honorarnote bereits storniert wurde oder die betroffene Honorarnote bereits eine Barrechnung ist. Näheres finden Sie in der Themendokumentation LEA Kassenanbindung. Dieselbe Funktion ist auch direkt in der Verwaltung der Honorarnoten unter Rechnungsfunktionen → Rechnung bar bezahlen (Registrierkasse) aufrufbar. | |||||||
Die Funktion "Teilrechnungen zuordnen" ermöglicht das Hinzufügen von Teilrechnungen zu einer Honorarnote, die somit zu einer Schlussrechnung wird. Nach dem Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster Teilrechnungen zu Schlussrechnung zuordnen, um die gewünschten Teilrechnungen zuzuordnen. Die Beträge der Teilrechnungen werden von der Honorarnote abgezogen und beim Druck der Honorarnote im Band Teilrechnung bzw. Summe Teilrechnungen/Akontos ausgewiesen (siehe Themendokumentation Honorarnoten drucken). Für weitere Informationen dazu beachten Sie bitte die Themendokumentation Teilrechnungen in der LEA. Dieselbe Funktion ist auch in der Verwaltung der Honorarnoten unter Funktionen → Teilrechnungen zuordnen aufrufbar. | |||||||
 Akontos zuordnen (F) | Die Funktion "Akontos zuordnen" ermöglicht das Hinzufügen von Akontos zu einer Honorarnote, die somit zu einer Schlussrechnung wird. Nach dem Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster Akontos zu Schlussrechnung zuordnen, um die gewünschten Akontos zuzuordnen. Die Beträge der Akontos werden von der Honorarnote abgezogen und beim Druck der Honorarnote im Band Akonto bzw. Summe Teilrechnungen/Akontos ausgewiesen (siehe Themendokumentation Honorarnoten drucken). Für weitere Informationen dazu beachten Sie bitte die Themendokumentation Akontos in der LEA. Dieselbe Funktion ist auch in Verwaltung der Honorarnoten unter Funktionen → Akontos zuordnen aufrufbar. | ||||||
Die Funktion "Zahlungen zuordnen" ermöglicht das Zuordnen von Zahlungen, die in der Fibu gebucht wurden und noch keiner Honorarnote zugeordnet sind. Nach dem Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster Zahlungen zuordnen, um die gewünschten Zahlungen zu dieser Honorarnote zuzuordnen bzw. um zu sehen, welche Zahlungen bereits in den Erhaltenen Zahlungen manuell zu dieser Honorarnote erfasst worden sind. Die Beträge der Zahlungen werden von der Honorarnote abgezogen und beim Druck der Honorarnote im Band Zahlung bzw. Summe Zahlungen ausgewiesen (siehe Themendokumentation Honorarnoten drucken). Für weitere Informationen dazu beachten Sie bitte die Themendokumentation Zahlungen (LEA) und auch die Themendokumentationen Teilrechnungen in der LEA und Akontos in der LEA. | |||||||
 Kopftext (Strg+K) | Die Funktion "Kopftext" ermöglicht die Eingabe eines individuellen Kopftextes für diese Honorarnote. Vorgeschlagen wird - wenn vorhanden - der jeweilige Kopftext aus den Rechnungstexten. | ||||||
| Fußtext (Strg+F) | Die Funktion "Fußtext" ermöglicht die Eingabe eines individuellen Fußtextes für diese Honorarnote. Vorgeschlagen wird - wenn vorhanden - der jeweilige Fußtext aus den Rechnungstexten. | ||||||
| Projekttext (Strg+P) | Die Funktion "Projekttext" ermöglicht die Eingabe eines individuellen Projekttextes für die markierte Rechnungsposition (sofern diese einen Projektbezug aufweist). Vorgeschlagen wird - wenn vorhanden - der jeweilige Projekttext aus den Rechnungstexten. | ||||||
| Tätigkeitsgruppentext (Strg+T) | Die Funktion "Tätigkeitsgruppentext" ermöglicht die Eingabe eines individuellen Textes für die Tätigkeitsgruppe der markierten Rechnungsposition. Vorgeschlagen wird - wenn vorhanden - der jeweilige Tätigkeitsgruppentext aus den Rechnungstexten. | ||||||
| Gruppentext (Strg+G) | Die Funktion "Gruppentext" ermöglicht die Hinterlegung eines individuellen Textes für die Gruppe der markierten Rechnungsposition. Vorgeschlagen wird - wenn vorhanden - der jeweilige Gruppentext aus den Rechnungstexten. | ||||||
 Kundenartikeltext (Alt+A) | Die Funktion "Kundenartikeltext" ermöglicht die Eingabe eines individuellen Tätigkeiten-/Artikel-Textes für die Tätigkeit / den Artikel der markierten Rechnungsposition. Vorgeschlagen wird - wenn vorhanden - der jeweilige Kundenartikeltext. | ||||||
 Leistungszeitraum (Strg+L) | Die Funktion "Leistungszeitraum" ermöglicht die Festlegung eines individuellen Leistungszeitraumes für diese Honorarnote. Dieser wird - falls gewünscht - auf der Honorarnoten-Vorschau und auf der Honorarnote angedruckt. Dazu öffnet sich das Fenster "Leistungszeitraum".  Folgende Felder müssen befüllt werden:
Beide hier getätigten Eingaben werden mit den Feldern Von Leistungszeitraum und Bis Leistungszeitraum auf der Rechnung (Honorarposition) abgeglichen und werden vorrangig für die Ermittlung herangezogen. Sie könnten dort also auch nochmals abgeändert werden. Werden diese manuellen Möglichkeiten nicht genutzt, bleibt noch die gebräuchliche Variante, den gewünschten Leistungszeitraum im Zuge der Funktion Ausdruck Rechnung mit Nummer über den Dialog Eingabe Leistungszeitraum (für mehrere Rechnungen auf einmal) festzulegen: Auch hier gibt es die Felder Von Leistungszeitraum und Bis Leistungszeitraum - bitte beachten Sie dort die entsprechende Hilfe zum Fenster. Letztgenannte sind jedoch nur vorrangig, wenn der LEA Parameter Eingabe Leistungszeitraum die Ausprägung "Bei Ausdruck Rechnung mit Nummer - Übersteuerung fixierter Leistungszeiträume" aufweist. Hinweis Rechnungsdokument
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können Sie ein beliebiges Datum aus dem Kalender übernehmen. 
wechseln Sie in das Fenster 
wird das "Bis Leistungsdatum" der ausgewählten Honorarnote als neues "Von Leistungsdatum" der aktuellen Honorarnote übernommen.
können Sie ein beliebiges Datum aus dem Kalender übernehmen. Honorarvergleich (V) | Die Funktion "Honorarvergleich" aktiviert den Honorarvergleich. Dazu wird im unteren Bereich des Fensters der optionale Bereich mit dem Fokus auf den Reiter "Honorarvergleich" eingeblendet. Ist der optionale Bereich bereits eingeblendet und steht der Fokus auf dem Reiter Leistungsdetail, wird mit dieser Funktion auf den Reiter "Honorarvergleich" gewechselt. Sie können den optionalen Bereich mit der Funktion Vergleichsfenster schließen wieder ausblenden. Als Alternative dazu können Sie auch den Bereich Honorarvergleich des Fensters Honorarnoten nutzen, da dort ebenfalls diese Vergleichsmöglichkeit zur Verfügung steht. Der Honorarvergleich selbst besteht aus einer Liste der Honorarnoten, Gutschriften und Teilgutschriften des Rechnungsempfängers der aktuellen Honorarnote, welche bereits den Status "Mit Rechnungsnummer" oder "Abgeschlossen" haben. Diese Liste zeigt die wichtigsten Details für Vergleichszwecke. Wenn Sie die LEA Parameter Teilrechnung im Honorarvergleich berücksichtigen bzw. Akonto im Honorarvergleich berücksichtigen aktivieren, werden zusätzlich auch die Teilrechnungen bzw. Akontos am Reiter (und gleichzeitig auch in der Honorarstatistik im Auswertungskopf von Auswertungen) eingeblendet.  Die Honorarnoten im Honorarvergleich werden nach Tätigkeitsgruppen gelistet. Dabei kann über die Combobox rechts oben im Honorarvergleich gesteuert werden, welche Tätigkeitsgruppen berücksichtigt werden:
Die Einstellung der Combobox im Honorarvergleich wird userbezogen gespeichert und beim nächsten Einstieg in eine Honorarnote wieder vorgeschlagen. Bitte beachten Sie diesbezüglich auch die Möglichkeit, die Aktualisierung der Datensätze des Reiters über den LEA Parameter Automatische Aktualisierung Honorarvergleich zu steuern. Beachten Sie, dass über den LEA Parameter Anzeige Honorarvergleich gesteuert werden kann, dass nur Positionen mit Projektart im Honorarvergleich geführt werden. Standardfeldauswahl Honorarvergleich Folgende Felder stehen für eine individuelle Anpassung der Liste über die Feldauswahl zur Verfügung: Besonderheiten dieser Funktion in DeutschlandIn der deutschen Gebührenabrechnung kann am Reiter "Honorarvergleich" zusätzlich auf "Gebührenartikel-Ebene" ausgewertet werden. Somit bekommen Sie schnell einen Überblick, welche Gebührenartikel für diesen Mandanten zuletzt abgerechnet worden sind. Dazu muss in der Combobox rechts oben der Modus "Markierte Gebührenartikel" ausgewählt werden. Ist dieser Modus aktiv, dann werden die Zeilen des Honorarvergleichs nicht je Tätigkeitsgruppe, sondern je Gebührenartikel gebildet. |
Die Funktion "Honorarvergleich - Rechnung ansehen" öffnet die markierte Vergleichsrechnung aus dem Reiter Honorarvergleich im Bearbeitungsmodus und stellt sie in der Bildschirmansicht dar. Die Funktionsweise entspricht also der Funktion Rechnung bearbeiten des Fensters Honorarnoten. | |
Die Funktion "Honorarvergleich - Archivdokument öffnen" öffnet das im DMS archivierte Dokument zur markierten Honorarnote aus dem Reiter Honorarvergleich. | |
Die Funktion "Vergleichsfenster schließen" blendet den optionalen Bereich mit den Reitern Leistungsdetail und Honorarvergleich aus. | |
Die Funktion "Letzte Honorarnote" öffnet eine Liste aller weiteren Honorarnoten dieses Rechnungsempfängers (siehe auch Hinweis Letzte Honorarnote). Dieses Fenster gleicht im Wesentlichen dem Fenster Honorarnoten und bietet dieselben Filtermöglichkeiten (Einstiegsfelder, Erweiterter Filter), aber nur eine eingeschränkte Auswahl an Funktionen an.  |
 Reiter anzeigen | Die Funktion "Reiter anzeigen" blendet den optionalen Bereich unten am Bildschirm ein/aus. Dieser Bereich besteht aus zwei bzw. vier Reitern:
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Auswertung - Abrechnungsstatistik  Drucken... | Die Funktion "Drucken..." ermöglicht den Ausdruck der Bildschirmansicht.  | ||
| Offene Leistungen | Die Funktion "Offene Leistungen" wechselt in das Fenster Auswertung suchen und dient dazu, Auswertungen über die Offenen Leistungen dieses Rechnungsempfängers zu erstellen. Hinweis Funktionsberechtigung
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| Honorarvorschlag/ Leistungsnachweis | Die Funktion "Honorarvorschlag/Leistungsnachweis" wechselt in das Fenster Auswertung auswählen und dient dazu, Honorarvorschlags-Auswertungen und Leistungsnachweise von der aktuellen Honorarnote zu erstellen (siehe auch Funktion Honorarvorschlag/Leistungsnachweis im Fenster Honorarnoten). | ||
| Kontrollausdruck | Die Funktion "Kontrollausdruck" druckt für die aktuelle Honorarnote ein Rechnungsdokument zur Kontrolle, ohne eine Belegnummer zu vergeben (siehe auch Funktion Kontrollausdruck starten im Fenster Honorarnoten). | ||
| Ausdruck Rechnung mit Nummer | Die Funktion "Ausdruck Rechnung mit Nummer" erzeugt für die aktuelle Honorarnote ein Rechnungsdokument und vergibt dabei eine Belegnummer (siehe auch Funktion Rechnung mit Nummer drucken im Fenster Honorarnoten). |
 Sortierung 1 (Strg+1) | Die Funktion "Sortierung 1" schaltet die Ansicht der Liste "Leistungen" auf die erste Sortierung um, welche im LEA Parameter Sortierung 1 definiert ist. Dieselbe Sortierung wird mit dem Schalter  des Navigationsbereichs im unteren Teil des Fensters erreicht. | ||
| Sortierung 2 (Strg+2) | Die Funktion "Sortierung 2" schaltet die Ansicht der Liste "Leistungen" auf die zweite Sortierung um, welche im LEA Parameter Sortierung 2 definiert ist. Dieselbe Sortierung wird mit dem Schalter  des Navigationsbereichs im unteren Teil des Fensters erreicht. | ||
| Sortierung 3 (Strg+3) | Die Funktion "Sortierung 3" schaltet die Ansicht der Liste "Leistungen" auf die dritte Sortierung um, welche im LEA Parameter Sortierung 3 definiert ist. Dieselbe Sortierung wird mit dem Schalter  des Navigationsbereichs im unteren Teil des Fensters erreicht. | ||
| Sortierung 4 (Strg+4) | Die Funktion "Sortierung 4" schaltet die Ansicht der Liste "Leistungen" auf die vierte Sortierung um, welche im LEA Parameter Sortierung 4 definiert ist. Dieselbe Sortierung wird mit dem Schalter  des Navigationsbereichs im unteren Teil des Fensters erreicht. | ||
 Suchen (Strg+S) | Mit der Funktion "Suchen" können Sie in der Liste "Leistungen" nach einer/einem bestimmten Tätigkeitsgruppe, Tätigkeit, Mitarbeiter, Kunde, Honorarbetrag ... suchen. Dabei werden alle Spalten nach einem bestimmten Text(-bestandteil) oder Betrag von links nach rechts und von oben nach unten durchsucht. Ausnahme: Die Suche nach einer Tätigkeits-/Artikelnummer bzw. Tätigkeitsgruppennummer wird nicht unterstützt.  Die letzte Sucheingabe wird gemerkt und beim neuerlichen Öffnen der Funktion vorgeschlagen. Mit der Funktion Weitersuchen wird die Suche nach demselben Kriterium fortgesetzt. | ||
| Weitersuchen (F3) | Die Funktion "Weitersuchen" setzt den über die Funktion Suchen gestarteten Suchvorgang fort und markiert das nächste Ergebnis. | ||
Mit der Funktion "Detail ein/ausschalten" wird die Darstellung des Details in der Liste "Leistungen" verändert. Bei der kumulierten Anzeige (= Details ausschalten) werden für die markierte Rechnungsposition nur die Summenzeilen am Bildschirm angezeigt. Bei der detaillierten Anzeige (= Details einschalten) werden zusätzlich zu den Summenzeilen auch die Rechnungspositionen aufgelistet. | |||
 Alle Details ausschalten (Strg+M) | Mit der Funktion "Alle Details ausschalten" werden für sämtliche Rechnungspositionen nur die Summenzeilen angezeigt. Die Details zu den Rechnungspositionen werden ausgeblendet und können nur über die Funktion Detail ein-/ausschalten wieder eingeblendet werden. | ||
| Honorar mit/ohne Nachlass (Strg+U) | Die Funktion "Honorar mit/ohne Nachlass" ermöglicht die Darstellung der Spalte Honorar mit oder ohne Nachlass. Erkennbar ist die jeweils aktive Einstellung an der Überschrift "Honorar"  oder "Honorar (+N)"  . Unabhängig davon wird ein Nachlass aber jedenfalls in der eigenen Spalte Nachlass ausgewiesen. | ||
Die Funktion "Chronik" ermöglicht den Aufruf der Chronik und besitzt damit die gleiche Funktion wie das Chronik-Symbol oben links neben dem Rechnungsempfänger. | |||
Die Funktion "Notiz" ermöglicht den Aufruf der Notiz und besitzt damit die gleiche Funktion wie das Notiz-Symbol  oben links neben dem Rechnungsempfänger. | |||
Die Funktion wird verwendet, um für diese Honorarnote eine Änderung im Feld Buchungstext vorzunehmen. Dazu öffnet sich das Fenster "Buchungstext":  Die Funktion ist für bereits in die Fibu verbuchte Honorarnoten nicht mehr ausführbar. | |||
Die Funktion "Erhaltene Zahlungen" listet alle Zahlungseingänge des Rechnungsempfängers, sofern diese in der Fibu am Kundenkonto gebucht und in die LEA importiert worden sind. Auch eine manuelle Erfassung von Zahlungseingängen wäre hier möglich. Dazu öffnet sich das Fenster Erhaltene Zahlungen. Bitte beachten Sie dort die entsprechende Fensterhilfe sowie auch die weiteren Informationen in der Themendokumentation Zahlungen (LEA). | |||
Die Funktion "Prüfung offene Leistungen" öffnet eine Meldung, in der die Anzahl aller offenen Leistungen dieses Rechnungsempfängers gelistet wird.  Unter dem Begriff "offene Leistungen" werden an dieser Stelle folgende Details verstanden:
Dabei bedeutet "nicht fakturiert", dass die Teilrechnung/das Akonto offen oder mit Rechnungsnummer versehen, aber noch nicht abgeschlossen ist. "Nicht zugeordnet" bedeutet, dass die Teilrechnung/das Akonto bereits abgeschlossen, aber noch keiner Schlussrechnung zugeordnet ist. Die LEA Parameter Leistungen prüfen, AK/TR prüfen und Zahlungen prüfen entscheiden über den genauen Modus der Prüfung: Damit lässt sich einzeln steuern, welche Details geprüft werden sollen. Diese Prüfung ist über den LEA Parameter Start Rechnungsbearbeitung auch automatisierbar, sodass sie bei jedem Start der Rechnungsbearbeitung ausgeführt wird (siehe Hintergrundinformation Meldungen beim Start der Rechnungsbearbeitung). | |||
Die Funktion "Zeilenauswertung" öffnet die Zeilenauswertung, welche für bestimmte Abrechnungsarten als Frühwarnsystem genutzt wird und daher nur unter bestimmten Voraussetzungen Informationen liefert. In der Zeilenauswertung werden dazu das tatsächliche Honorar und ein Alternativ-Honorar je Zeilentyp, Bezugszeitraum und Mitarbeiter gegenübergestellt. | |||
Die Funktion "Bearbeitung fertig" setzt die Honorarnote auf den Status "Fertig". Die Honorarnote kann auch über das Fenster Honorarnoten mit der Funktion Als fertig markieren fertig gesetzt werden. | |||
Mit der Funktion "Umbuchungsprotokoll" öffnen Sie das Fenster Umbuchungsprotokoll, in welchem Sie für die Leistung(en) der zuvor markierten Rechnungsposition(en) auf einen Blick nachvollziehen können, von welcher Vorgänger-Leistung die jeweilige aktuelle Leistung aus umgebucht wurde. Ist unter den Leistungen der Rechnungsposition keine Leistung durch eine Umbuchung entstanden, erhalten Sie den Hinweis "In der Auswahl befinden sich keine umgebuchten Leistungen!".  | |||
Die Funktion "Honorarstatistik" öffnet die Honorarstatistik zur aktuellen Honoarnote. In der Honorarstatistik wird eine detaillierte Auswertung in Diagrammansicht über DB1, DB2, Honorar und Selbstkosten in Bezug auf Mitarbeiter/Tätigkeitsgruppen/Projekte angezeigt. Zusätzlich ist es möglich, sich einen Überblick über die letzten Honorarnoten zu verschaffen | |||
Die Funktion "Rechnungssperre aufheben/setzen" dient zum Setzen/Aufheben der Rechnungssperre der aktuellen Honorarnote. Die Rechnungssperre kann ausschließlich einzeln je Honorarnote aufgehoben/gesetzt werden. Nähere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter LEA Rechnungssperre. | |||
Die Funktion "Freigabe" wird im Zusammenhang mit der Honorarnoten-Freigabe mit Workflow benötigt, um die Honorarnoten-Freigabe für die in der Rechnungsbearbeitung geöffnete Honorarnote zu starten oder an den nächsten Mitarbeiter zur Beurteilung weiterzugeben. Außerdem kann eine Honorarnote, für die der Workflow bereits gestartet worden ist, für den Rechnungsdruck freigegeben werden. Die Freigabe kann auch ausgehend von der erzeugten Aufgabe oder aus dem Fenster Honorarnoten über die Funktion Freigeben für mehrere Honorarnoten gleichzeitig erfolgen. | |||
Wird im Zuge der Honorarnoten-Freigabe mit Workflow im Hintergrund ein internes Leistungsverzeichnis oder eine PDF-Datei aus Kontrollausdruck und internem Leistungsverzeichnis erstellt, so kann diese Datei über die Funktion "Leistungsverzeichnis ansehen" rasch aufgerufen werden. Das Leistungsverzeichnis kann auch aus dem Fenster Honorarnoten über die Funktion Leistungsverzeichnis ansehen angesehen werden. | |||
 Vorige Rechnung | Die Funktion "Vorige Rechnung" schließt die aktuelle Honorarnote und öffnet jene Honorarnote, welche im Fenster Honorarnoten eine Position vorher gelistet ist. | ||
| Nächste Rechnung | Die Funktion "Nächste Rechnung" schließt die aktuelle Honorarnote und öffnet jene Honorarnote, welche im Fenster Honorarnoten eine Position danach gelistet ist. | ||
Die Funktion "Arbeitsgang offen/fertig setzen" ermöglicht es, einen Arbeitsgang/mehrere Arbeitsgänge direkt in der Rechnungsbearbeitung "fertig" bzw. wieder auf "offen" zu setzen. Die Statusumstellung eines Arbeitsgangs ist nur für Rechnungspositionen möglich, deren Leistungen zu einem fertigen oder zu einem offenen Arbeitsgang gehören. Bevor der Status umgestellt wird, erhalten Sie zur Sicherheit einen Bestätigungsdialog.   Motive:
Werden Rechnungspositionen markiert, deren Leistungen zu Arbeitsgängen mit unterschiedlichem Status gehören, erhalten Sie eine Abfrage, ob alle betroffenen Arbeitsgänge auf "offen" oder auf "fertig" gesetzt werden sollen.  Für Rechnungspositionen, deren Leistungen zu einem abgerechneten Arbeitsgang oder zu keinem Arbeitsgang gehören, ist das Ausführen der Funktion nicht möglich. Sie werden über folgende Meldung darauf hingewiesen:  Dieselbe Funktion ist auch über das Arbeitsgang-Symbol  im Navigationsbereich aufrufbar.Hinweis
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Über die Funktion "Rechnungsurkunde löschen" ist es möglich, Honorarnoten (mit Ausnahme von Stornos) im Status "Mit Rechnungsnummer" noch einmal strukturell zu ändern*, ohne jedoch die Belegnummer und das Belegdatum zu verlieren. Strukturelle Änderungen sind z. B.: Leistungen hinzufügen oder entfernen, Leistungszeitraum ändern, Anwendung von Pauschalen usw. Das Rechnungsdokument sowie die Archivdokumente im DMS, die im Zuge des Rechnungsdrucks mit Nummer erzeugt wurden, werden beim Ausführen der Funktion gelöscht, daher gehen die bereits vorgenommenen textlichen Änderungen verloren. Bevor das Programm die Rechnungsurkunde löscht, ist daher jedenfalls ein Sicherheitsdialog zu bestätigen.  Existieren zusätzlich zum Rechnungsdokument weitere Dokumente im DMS, werden in dieser Meldung auch diese Dokumente angezeigt. Damit wird klar gemacht, was durch diese Funktion im DMS passiert und welche Aktionen man darauf aufbauend durchführen muss, um wieder alle Dokumente im DMS zu haben.  So wird die Funktion Schritt für Schritt richtig eingesetzt:
Die Funktion "Rechnungsurkunde löschen" kann nur aufgerufen werden, wenn die Honorarnote noch nicht in die Fibu verbucht ist, noch kein Versanddatum eingetragen hat (kein Postausgang erfolgte), und keine Teilrechnung/kein Akonto zugeordnet wurde. Ebenso ist die Funktion gesperrt, sobald Sie Ihre Honorarnoten bereits im Zuge des Rechnungsdrucks mit Nummer über den zeitverzögerten Rechnungsversand (per Mail) oder den Rechnungsversand per Mail verschickt haben. In diesen Fällen muss davon ausgegangen werden, dass die Honorarnote bereits dem Kunden zugestellt wurde. Wenn Sie rein textliche Änderungen auf Honorarnoten vornehmen möchten, reicht dafür die Rechnungsfunktion Rechnung ansehen, da dabei das Archivdokument immer aktualisiert wird. Voraussetzung dafür ist, dass die Honorarnote nicht über den zeitverzögerten Rechnungsversand (per Mail) oder den Rechnungsversand per Mail im Hintergrund bereits verschickt worden ist. | |||
| Datensatz - Protokoll | Die Funktion "Datensatz - Protokoll" öffnet das Datensatzprotokoll der in Bearbeitung befindlichen Honorarnote. Die Protokollfunktion ist an dieser Stelle immer aktiviert. Sie können für die betroffene Honorarnote folgende Bearbeitungsschritte einsehen:
Weitere protokollierte Funktionen bzw. Aktionen aus dem Fenster Honorarnoten:
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Navigationsbereich
Über diese Schaltfläche im Navigationsbereich kann zwischen den vier unterschiedlichen Sortierungen umgeschaltet werden. | |
 Echtstunden/Std. verrechenbar | Über diese Schaltfläche kann zu Informationszwecken zwischen den Echtstunden laut Leistungserfassung und zwischen den verrechenbaren Stunden laut Kleinster verrechenbarer Einheit der Tätigkeit umgeschaltet werden. Diese Stunden können sich voneinander unterscheiden, wenn der LEA Parameter Verrechnung Zeit dementsprechend eingestellt ist. |
| Vorige Rechnung | Über diese Schaltfläche kann in der Rechnungsbearbeitung sofort zur vorigen Honorarnote zurückgeschaltet werden: Damit wird die aktuelle Honorarnote geschlossen und jene Honorarnote, welche in der Liste der Honorarnoten eine Position vorher gelistet ist, geöffnet. |
| Nächste Rechnung | Über diese Schaltfläche kann in der Rechnungsbearbeitung sofort zur nächsten Honorarnote weitergeschaltet werden: Damit wird die aktuelle Honorarnote geschlossen und jene Honorarnote, welche in der Liste der Honorarnoten eine Position nachher gelistet ist, geöffnet. |
Diese Schaltfläche bietet die Möglichkeit, den Arbeitsgang der markierten Leistung auf offen bzw. auf fertig zu setzen (entspricht der Funktion Arbeitsgang offen/fertig setzen). | |
 Schließen | Über diese Schaltfläche lässt sich die Rechnungsbearbeitung schließen und man befindet sich wieder im Fenster Honorarnoten. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Zusätzliche LEA ParameterFür die Rechnungsbearbeitung existieren zusätzlich eine Reihe von LEA Parametern, die in den LEA Parametern im Ordner Honorarnote → Bearbeitung gelistet sind. Bitte beachten Sie dort die entsprechende Fensterhilfe, wenn Sie sich für die Auswirkungen der verfügbaren LEA Parameter interessieren..
Sonstige Tastenkombinationen
In der Rechnungsbearbeitung stehen folgende Tastenkombinationen zur Verfügung, für die es keinen Funktionsaufruf über die Menüleiste gibt:
Alt + 1, 2, 3 ... (bis 9) Alt + 0 Alt + P | Diese Tastenkombinationen ermöglichen, die markierte Rechnungsposition sofort in einer Gruppe zusammenzufassen, ohne den Menüpunkt "Funktionen" → Gruppenbildung aufzurufen. Mit Alt + 1 wird die Gruppennummer 1 inkl. des Druckersymbols vergeben, mit Alt + 2 die Gruppennummer 2 inkl. des Druckersymbols usw. (bis Alt + 9 möglich). Mit Alt + 0 wird die Gruppenbildung entfernt. Mit Alt + P wird das Druckersymbol bei der Gruppe aus-/eingeschaltet. Bitte beachten Sie dazu auch die Fensterhilfe Gruppenbildung sowie für weitere Informationen die Themendokumentation Hintergrundinformationen: Gruppenbildung. |
| Enter | Die Taste "Enter" wechselt in das eigene Fenster Leistungsdetail. |
Meldungen beim Start der Rechnungsbearbeitung
Folgende Meldungen können bei Bedarf parametergesteuert aktiviert werden, sobald die Rechnungsbearbeitung für eine Honorarnote geöffnet wird:
- Nicht abgerechnete Bezugszeiträume
Der LEA Parameter Hinweis für nicht abgerechnete Bezugszeiträume kann aktiviert werden, um darauf hinzuweisen, ob die letzten 5 Bezugszeiträume sauber verrechnet worden sind. Ist das nicht der Fall, öffnet sich das Dialogfenster Nicht abgerechnete Bezugszeiträume - bitte beachten Sie für weitere Informationen die dazugehörige Fensterhilfe. - Prüfung Offene Leistungen
Der LEA Parameter Start Rechnungsbearbeitung kann auf die Option "Prüfung Leistungen" gesetzt werden. In diesem Fall führt das Programm jene Prüfung durch, die Sie auch manuell mit der Funktion Prüfung offene Leistungen starten können. Bitte beachten Sie daher für weitere Informationen die dazugehörige Funktionshilfe.
Prüfung abweichende Geschäftsführung/Abteilungsleitung
Wird die Fakturierung nach Geschäftsführung oder Abteilungsleitung getrennt durchgeführt (siehe LEA Parameter Abrechnung nach), so wird darauf auch bei den Funktionen Neue Leistung (auch in einer Akonto-/Teilrechnung), Neue Barauslagen und Wertberichtigung Rücksicht genommen:
Wenn in einer Honorarnote Leistungen über die oben genannten Funktionen neu erzeugt werden, deren Abteilungsleitung/Geschäftsführung nicht mit der Abteilungsleitung/Geschäftsführung der Honorarnote übereinstimmt, so erscheint eine Meldung, in der die betroffenen Stellen angeführt sind. Am Beispiel "Abteilungsleitung" erhalten Sie die Meldung "Abweichung Abteilungsleitung" mit dem Hinweis, dass der Abteilungsleiter der Honorarnote nicht jenem entspricht, der lt. Stammdaten vorgesehen wäre.
Die Leistung/Barauslage/Wertberichtigung kann nur dann in die Honorarnote aufgenommen werden, wenn an dieser Stelle die Geschäftsführung / die Abteilungsleitung laut Honorarnote gewählt wird. Ansonsten wird die Leistung/Barauslage/Wertberichtigung "außerhalb" der Honorarnote neu erstellt und kann in weiterer Folge in einer Honorarnote passend zur entsprechenden Geschäftsführung/Abteilungsleitung hinzugefügt werden.
Wenn in einem Akonto bzw. einer Teilrechnung Leistungen mit der Funktion Neue Leistung neu erzeugt werden, deren Abteilungsleitung/Geschäftsführung nicht mit der Abteilungsleitung/Geschäftsführung der Honorarnote übereinstimmt, so erscheint eine Meldung, in der die betroffenen Stellen angeführt sind. Am Beispiel "Abteilungsleitung" erhalten Sie die Meldung "Achtung" mit dem Hinweis, dass der Abteilungsleiter der Honorarnote nicht jenem entspricht, der lt. Stammdaten vorgesehen wäre.
Die Leistung kann nur dann in die Honorarnoten aufgenommen werden, wenn an dieser Stelle die Geschäftsführung / die Abteilungsleitung laut Honorarnote gewählt wird. Ansonsten kann die Erstellung der Leistung nur noch abgebrochen werden.
Besonderheiten Monatsrechnungen
Bei Monatsrechnungen sind alle Bearbeitungsfunktionen in diesem Fenster gesperrt, um einen korrekten Ablauf gewährleisten zu können. Näheres zum Ablauf der Monatsrechnungen finden Sie in der Themendokumentation Monatsrechnungen.
Verwaltungspauschale
Verwaltungstätigkeiten bzw. EDV-Druckkosten können über eine sogenannte Verwaltungspauschale automatisch verrechnet werden. Nähere Informationen zur Funktionalität der Verwaltungspauschale finden Sie in der Themendokumentation Verwaltungspauschale.
Mehrfache Pauschalabrechnung verhindern
Der LEA Parameter Mehrfache Pauschalabrechnung verhindern regelt, ob Pauschalen mehr als einmal aufbereitet werden können (Standard) oder ob die mehrfache Abrechnung unterbunden werden soll.
Diese Überprüfung erfolgt bei aktiviertem LEA Parameter nicht nur beim Honorarnoten aufbereiten, sondern auch hier in der Rechnungsbearbeitung (z. B. bei Leistungen hinzufügen, Leistungen umbuchen, Storno von ausgebuchten Leistungen). Hier werden jene Leistungen, die unter eine bereits abgerechnete Pauschale fallen, nicht pauschaliert, es erscheint hier zur besseren Bedienbarkeit keine eigene Hinweismeldung.
Bitte beachten Sie, dass eine neuerliche Pauschalierung bzw. eine Anpassung an eine Pauschale im Rahmen einer Rechnungsbearbeitung auch vom LEA Parameter Fixpauschale berücksichtigen abhängig ist.
Bitte beachten Sie weiters, dass stornierte und verworfene Leistungen von der Prüfung auf eine mehrfache Pauschalabrechnung ausgenommen sind, da eine erneute Abrechnung in diesen Fällen auch beabsichtigt ist. Anders ist es bei der Gutschrift - ist die der Pauschale unterworfene Leistung gutgeschrieben worden, steht diese nicht mehr für eine erneute Abrechnung zur Verfügung und Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis.
Weitere Hinweise zum Programmverhalten finden Sie direkt bei der Parameterhilfe des LEA Parameters Mehrfache Pauschalabrechnung verhindern.
Besonderheiten bei inaktiven Leistungen
In der Ansicht der Rechnungsbearbeitung fällt Ihnen unter Umständen auf, dass sich gewisse Leistungen im Leistungsdetail befinden, die scheinbar mehrfach aufscheinen, sich aber teilweise aufheben. Bei den Leistungen, die sich aufheben, handelt es sich um die sogenannten programminternen, inaktiven Leistungen, die aus auswertungstechnischen Gründen bei bestimmten Vorgängen im Programm miterzeugt werden.
Sie erkennen diese Leistungen am Feld Aktiv, das Sie über die "Weiteren Felder" in der Feldauswahl für Recherchezwecke hinzublenden können. Sie weisen kein Symbol "Häkchen" 
auf.
auf.Das Erzeugen von inaktiven Leistungen ist in folgenden Fällen notwendig:
- Am häufigsten begegnen Ihnen diese Leistungen bei aktiver Periodenverwaltung, wie im obigen Beispiel ersichtlich: Wenn in einer abgeschlossenen Vorperiode eine Autorisierung von Leistungen nochmals aufgelöst und wieder vorgenommen wird, weil noch eine Änderung bei einer Leistung vorgenommen werden muss (hier hat sich beispielsweise der Leistungstext geändert), werden zwei inaktive Leistungen erstellt. Die ursprüngliche Leistung der Vorperiode bleibt erhalten, wird aber auf "inaktiv" gesetzt. Gleichzeitig wird für die aktuelle Periode eine inaktive Leistung erstellt, welche die ursprüngliche Leistung neutralisiert (sie ist als "Minus-Leistung" dargestellt). Eine dritte, neu für die aktuelle Periode erstellte Leistung stellt die nunmehr aktive Leistung dar, die weiterverrechnet wird.
- Interne Leistungen werden aber auch bei den Programmabläufen in Zusammenhang mit Ersatzleistungen und Internen Leistungen des Leistungstausches benötigt.
 | Siehe auch: |
Lernvideo: