Erweiterte Pauschale
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Überblick und Motiv für den Einsatz
Eine Pauschalierung von Leistungen verändert immer den Honorarbetrag. Um mit den gegebenen Leistungen und dem geänderten Honorarbetrag weiterhin zu einem plausiblen Ergebnis zu kommen, müssen sich entweder die Verrechenbaren Stunden und/oder die (durchschnittlichen) Stundensätze der Leistungen anpassen.
Wenn Kunden über die pauschaliert verrechneten Leistungen einen Leistungsnachweis in Form eines Leistungsverzeichnisses verlangen, wobei das verrechnete Honorar (Stunden * Stundensatz) nachvollziehbar sein muss und zudem gerundete Stunden/Beträge aufscheinen sollen, müssen die Verrechenbaren Stunden bzw. der (durchschnittliche) Stundensatz unter Umständen manipuliert werden.
Hinweis: Die tatsächlich geleisteten Stunden, so wie sie in der Leistungserfassung eingegeben worden sind, ändern sich nicht!
Um diese Anpassungen vorzunehmen und in die automatische Verteilung einzugreifen, steht Ihnen die Erweiterte Pauschalierung zur Verfügung.
Voraussetzungen
Es ist empfehlenswert, in der Rechnungsbearbeitung neben der Spalte Stunden auch die Spalte Std VR einzublenden, um die Änderungen bei den Verrechenbaren Stunden im Blick zu behalten.
Weiters müssen Sie für diese Form der Pauschalierung den LEA Parameter Erweiterte Pauschalierung aktivieren.
Nach Aktivierung erhalten Sie im Fenster Honorarpauschale, das in der Rechnungsbearbeitung über die Funktion Pauschale geöffnet wird, die für die Erweiterte Pauschalierung benötigten zusätzlichen Eingabefelder und eine zusätzliche Schaltfläche Verr. Stunden. Diese Schaltfläche ruft das Fenster Verr. Stunden auf.
Folgende Felder stehen Ihnen im Fenster "Honorarpauschale" zur Verfügung.
| Honorarpauschale | Im Feld "Honorarpauschale" geben Sie jenes Honorar ein, das Sie für die markierten Leistungen verrechnen wollen. In Klammer sehen Sie das Originalhonorar. | ||||
| Verr. Stunden | Im Feld "Verr. Stunden" legen Sie die Höhe der Verrechenbaren Stunden aller Leistungen fest. In Klammer sehen Sie die Stundenhöhe aufgrund der tatsächlichen Stunden lt. Leistungserfassung. | ||||
Im Feld "Durchschn. Stundensatz" legen Sie die Höhe des Stundensatzes fest. In Klammer sehen Sie den Original-Stundensatz. | |||||
| Aliquotierung Honorar | Im Feld "Aliquotierung Honorar" stellen Sie ein, wie sich die Honorarpauschale errechnen soll.
Die hier getroffene Einstellung wird je Benutzer vom Programm gespeichert und beim nächsten Pauschalierungsvorgang wieder vorgeschlagen. |
In diesem Fenster ist gut ersichtlich, dass sich die Honorarpauschale aus den Verrechenbaren Stunden multipliziert mit dem Durchschnittlichen Stundensatz ergibt. Eine Änderung des Honorarpauschalbetrages muss sich daher entweder auf den Durchschnittlichen Stundensatz oder auf die Verrechenbaren Stunden auswirken. Vor jedem der drei Eingabefelder steht Ihnen die F8-Funktion 
zur Verfügung, um für das konkrete Eingabefeld automatisch das Ergebnis aus den anderen beiden Eingabefeldern zu erhalten.
zur Verfügung, um für das konkrete Eingabefeld automatisch das Ergebnis aus den anderen beiden Eingabefeldern zu erhalten.Zur manuellen Aufteilung der Verrechenbaren Stunden auf die einzelnen Leistungen steht Ihnen das Fenster Verr. Stunden zur Verfügung (siehe Beispiel 4), das immer automatisch gestartet wird, sobald die Honorarpauschale bestätigt wird und sich zuvor der Stundenwert im Feld Verr. Stunden geändert hat. Dieses Fenster kann auch manuell über die Schaltfläche Verr. Stunden aufgerufen werden.
Achtung!
 | Die Erweiterte Pauschalierung ist nur für Stundenleistungen möglich. Das bedeutet, wenn sich unter den zu pauschalierenden Leistungen auch Barauslagen befinden, wird die Erweiterte Pauschalierung blockiert, indem die zusätzlichen Felder inaktiv sind und die zusätzliche Schaltfläche nicht zu sehen ist.  |
Ablauf
In diesem Kapitel wird Ihnen mit drei konkreten Beispielen der Einsatz der Erweiterten Pauschale erklärt. Um den Unterschied zur normalen Pauschale herauszuheben, wird im ersten Beispiel ohne Erweiterte Pauschale, also "normal" pauschaliert.
Beispiel 1: Normale Pauschale
Sie möchten eine Pauschale über € 600,- für die Bilanzierungsleistungen verrechnen. Solange Sie mit dem Kunden keinen fixen Stundensatz vereinbart haben, können Sie die normale Pauschale verwenden, da die Höhe des Pauschalbetrags über die Anpassung des Stundensatzes erreicht wird:
- Im ersten Schritt markieren Sie in der Rechnungsbearbeitung jene Leistungen, die Sie pauschaliert verrechnen möchten.
- Sie geben nach Aufruf der Rechnungsbearbeitungsfunktion Pauschale im Eingabefeld Honorarpauschale jenen Pauschalbetrag ein, den Sie verrechnen möchten. Weitere Eingaben tätigen Sie nicht. Aliquotiert wird in dieser Variante nach dem Standard.
- Nach Bestätigung der Honorarpauschale mit "Ok" wird der Pauschalbetrag aliquot entsprechend dem LEA Parameter Teiler aufgeteilt. In diesem Beispiel ist die Basis das Originalhonorar. Sie erhalten durch die Pauschalierung für alle Leistungen ein Pauschalhonorar von € 600,-.
Da Sie zuvor bei Vergabe der Pauschale in den Eingabefeldern Durchschn. Stundensatz und Verr. Stunden die vorgeschlagenen Werte belassen haben, passt sich automatisch der durchschnittliche Stundensatz (Spalte Honorar/Stunde) an. Die Verrechenbaren Stunden (Spalte Std VR) bleiben hingegen gleich.
Im (angepassten) Leistungsverzeichnis detailliert ist für den Kunden für den Leistungsnachweis nun ersichtlich, wie sich der Honorarbetrag zusammensetzt und wie viele Stunden auf die einzelnen Leistungen entfallen. Der neue errechnete Stundensatz kann ebenfalls ausgewiesen werden:
Beispiel 2: Erweiterte Pauschale mit Aliquotierung Honorar Standard
In diesem Fall haben Sie mit dem Kunden einen fixen Stundensatz in der Höhe von € 160,- vereinbart, sodass Sie die Höhe des Pauschalbetrags (weiterhin € 600,-) über die Anpassung der Verrechenbaren Stunden erreichen müssen.
- Im ersten Schritt markieren Sie in der Rechnungsbearbeitung jene Leistungen, die Sie pauschaliert verrechnen möchten.
- Sie geben nach Aufruf der Rechnungsbearbeitungsfunktion Pauschale im Eingabefeld Honorarpauschale jenen Pauschalbetrag ein, den Sie verrechnen möchten. Zusätzlich müssen Sie den Wert des Eingabefeldes Verr. Stunden anpassen, damit der Wert des Eingabefeldes Durchschn. Stundensatz gleich bleibt! Aliquotiert wird in dieser Variante weiterhin nach dem Standard.
- Nach Bestätigung der Honorarpauschale mit "Ok" müssen jene Stunden, die "aufgeschlagen" worden sind, noch Leistungen zugewiesen werden. Daher muss der neue Wert an Verrechenbaren Stunden auf die einzelnen Leistungen aufgeteilt werden. Dazu öffnet sich automatisch das Fenster Verr. Stunden. Die Höhe der automatisch berechneten und vorgeschlagenen Werte in der Spalte Verr. Stunden Neu ergibt sich aliquot nach den ursprünglichen Verrechenbaren Stunden (Spalte Std VR).
Nach der Übernahme der automatischen Vorschläge mit "Übernehmen" kehren Sie wieder zur Honorarpauschale zurück.
- Nach Bestätigung der Honorarpauschale mit "Ok" wird der Pauschalbetrag wieder aliquot entsprechend dem LEA Parameter Teiler aufgeteilt (= Originalhonorar). Sie erhalten durch die Pauschalierung für alle Leistungen ein Pauschalhonorar von € 600,-. Die Verrechenbaren Stunden (Spalte Std VR) sind wie bestätigt angepasst worden.
Obwohl Sie zuvor bei Vergabe der Pauschale im Eingabefeld Durchschn. Stundensatz den vorgeschlagenen Wert mit € 160,- belassen haben und dafür den Wert der Verrechenbaren Stunden im Feld Verr. Stunden angepasst haben, erhalten Sie auch durch die Erweiterte Pauschalierung mit der Standard-Aliquotierung keinen runden, nachvollziehbaren Stundensatz (Spalte Honorar/Stunde).
Diese Problematik ergibt sich, weil die Standard-Aliquotierung auch in diesem Fall keine Rücksicht auf den gewünschten durchschnittlichen Stundensatz nimmt, da die Honorarpauschale wieder auf die einzelnen Leistungen aufgeteilt und nicht je Leistung aus Verrechenbaren Stunden multipliziert mit dem durchschnittlichen Stundensatz berechnet wird.
Im (angepassten) Leistungsverzeichnis detailliert erhalten Sie mit dieser Form der Erweiterten Pauschale für den Leistungsnachweis nun die korrekt dargestellte Höhe der Stunden, allerdings auch Stundensätze, die sich dem gewünschten Wert nur annähern. Ein plausibles und erwünschtes Ergebnis kann somit auf diesem Weg nicht erzielt werden.
Beispiel 3: Erweiterte Pauschale mit Aliquotierung Honorar Verr. Stunden mal Durchschn. Stundensatz
Die Lösung für die oben dargestellte Problematik ist die Verwendung der alternativen Aliquotierung Verr. Stunden mal Durchschn. Stundensatz. Hier wird die Honorarpauschale (weiterhin € 600,-) erreicht, da für jede Leistung der Teilbetrag der Honorarpauschale, der auf diese Leistung entfällt, berechnet wird. Damit bleibt der vereinbarte Stundensatz (€ 160,-) je Leistung erhalten.
- Im ersten Schritt markieren Sie in der Rechnungsbearbeitung jene Leistungen, die Sie pauschaliert verrechnen möchten.
- Sie geben nach Aufruf der Rechnungsbearbeitungsfunktion Pauschale im Eingabefeld Honorarpauschale jenen Pauschalbetrag ein, den Sie verrechnen möchten. Zusätzlich müssen Sie den Wert des Eingabefeldes Verr. Stunden anpassen, damit der Wert des Eingabefeldes Durchschn. Stundensatz gleich bleibt! Aliquotiert wird in dieser Variante nun neu nach Verr. Stunden mal Durchschn. Stundensatz.
- Nach Bestätigung der Honorarpauschale mit "Ok" müssen jene Stunden, die "aufgeschlagen" worden sind, noch Leistungen zugewiesen werden. Daher muss der neue Wert an Verrechenbaren Stunden auf die einzelnen Leistungen aufgeteilt werden. Dazu öffnet sich automatisch das Fenster Verr. Stunden. Die Höhe der automatisch berechneten und vorgeschlagenen Werte in der Spalte Verr. Stunden Neu ergibt sich wieder aliquot nach den ursprünglichen Verrechenbaren Stunden (Spalte Std VR). Weiters erhalten Sie die zwei neuen Spalten Durchschn. Stundensatz und Honorarnote, um die Berechnung des Pauschalhonorars je Leistung nachvollziehen zu können.
Nach der Übernahme der automatischen Vorschläge mit "Übernehmen" kehren Sie wieder zur Honorarpauschale zurück.
- Nach Bestätigung der Honorarpauschale mit "Ok" wird der Pauschalbetrag nun je Position aus dem Wert des Feldes Verr. Stunden Neu multipliziert mit dem Wert des Feldes Durchschn. Stundensatz errechnet, da Sie die Erweiterte Pauschalierung mit der Aliquotierung Verr. Stunden * Durchschn. Stundensatz gewählt haben. Die Spalten Honorar/Stunde und Std VR weisen korrekte, nachvollziehbare Werte aus.
Sie erhalten nun durch diese Form der Erweiterten Pauschale für alle Leistungen einen Leistungsnachweis mit einem neuen durchschnittlichen Stundensatz in der Höhe von € 160,-, der im (angepassten) Leistungsverzeichnis detailliert ausgewiesen werden kann:
Beispiel 4: Erweiterte Pauschale mit manueller Aufteilung der Verrechenbaren Stunden
In den bisherigen Beispielen wurde darauf verzichtet, die neuen Verrechenbaren Stunden auch noch auf die einzelnen Leistungen manuell aufzuteilen. Es gibt jedoch die Möglichkeit, die bisher automatisch vorgeschlagenen und bestätigten Werte des Fensters Verr. Stunden manuell abzuändern, indem Sie je Leistung den Anteil an den gesamten Verrechenbaren Stunden bekannt geben. Der Kunde soll in diesem Beispiel weiterhin € 600,- für die Bilanzierungsleistungen bezahlen, die Stundensatzhöhe ist mit € 160,- vereinbart. Sie möchten nun die Verrechenbaren Stunden aber plausibel "gerundet" darstellen.
- Im ersten Schritt markieren Sie in der Rechnungsbearbeitung jene Leistungen, die Sie pauschaliert verrechnen möchten.
- Sie geben nach Aufruf der Rechnungsbearbeitungsfunktion Pauschale im Eingabefeld Honorarpauschale jenen Pauschalbetrag ein, den Sie verrechnen möchten. Zusätzlich müssen Sie den Wert des Eingabefeldes Verr. Stunden anpassen, damit der Wert des Eingabefeldes Durchschn. Stundensatz gleich bleibt! Aliquotiert wird weiterhin nach Verr. Stunden mal Durchschn. Stundensatz.
- Nach Bestätigung der Honorarpauschale mit "Ok" müssen jene Stunden, die "aufgeschlagen" worden sind, noch Leistungen zugewiesen werden. Daher muss der neue Wert an Verrechenbaren Stunden auf die einzelnen Leistungen aufgeteilt werden. Dazu öffnet sich automatisch das Fenster Verr. Stunden. Die Höhe der automatisch berechneten und vorgeschlagenen Werte in der Spalte Verr. Stunden Neu ergibt sich wieder aliquot nach den ursprünglichen Verrechenbaren Stunden (Spalte Std VR). Weiters erhalten Sie die zwei neuen Spalten Durchschn. Stundensatz und Honorarnote, um die Berechnung des Pauschalhonorars je Leistung nachvollziehen zu können.
An dieser Stelle können Sie nun abermals manuell eingreifen und die Vorschlagswerte gezielt übersteuern, indem Sie die gesamten Verrechenbaren Stunden wie gewünscht auf die einzelnen Leistungen aufteilen. Beachten Sie hier zur genauen Vorgangsweise bitte die Fensterhilfe Verr. Stunden.
Nach der Übernahme der automatischen Vorschläge mit "Übernehmen" kehren Sie wieder zur Honorarpauschale zurück. - Nach Bestätigung der Honorarpauschale mit "Ok" wird der Pauschalbetrag wieder je Position aus dem Wert des Feldes Verr. Stunden Neu multipliziert mit dem Wert des Feldes Durchschn. Stundensatz errechnet, da Sie die Erweiterte Pauschalierung mit der Aliquotierung Verr. Stunden * Durchschn. Stundensatz gewählt haben. Die Spalten Honorar/Stunde und Std VR weisen korrekte, nachvollziehbare Werte aus.
Sie erhalten nun durch diese Form der Erweiterten Pauschale mit manueller Aufteilung der Verrechenbaren Stunden für alle Leistungen sowohl den gewünschten Stundensatz in der Höhe von € 160,- als auch "gerundete" Stundenwerte, die als Leistungsnachweis im (angepassten) Leistungsverzeichnis detailliert ausgewiesen werden können:
Tipps und Hintergrundinformationen
Unterschied zwischen "Tatsächliche Stunden" und "Verrechenbare Stunden"
In der LEA ist sowohl die Darstellung der tatsächlich geleisteten Stunden als auch die Darstellung von davon abweichenden, zu verrechnenden Stunden möglich. Der Unterschied zwischen diesen Stundenarten ergibt sich wie folgt:
- Die tatsächlichen Stunden ergeben sich immer aufgrund der Leistungserfassung. Sie entsprechen somit jenen Stunden, die der Mitarbeiter bei der Erfassung der Leistung eingetragen hat.
- Die Verrechenbaren Stunden sind jene Stunden, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Diese entsprechen oft den tatsächlichen Stunden, können aber auch mehr oder weniger ausmachen.
Eine Abweichung zwischen den beiden Stundenarten kann sich über zwei Varianten ergeben:
- Sobald bei der Tätigkeit der Leistung eine Kleinste Einheit hinterlegt und der LEA Parameter Verrechnung Zeit dementsprechend eingestellt ist, wird die Stundeneingabe auf diese Tätigkeit für die Verrechnung auf die kleinste verrechenbare Zeiteinheit aufgerundet.
- Über die hier vorgestellte Erweiterte Pauschalierung können die Verrechenbaren Stunden erhöht/verringert werden.
Veränderungen der Stundenhöhe einer Leistung werden somit immer über die Verrechenbaren Stunden abgebildet. Die tatsächlich geleisteten Stunden dürfen sich nicht verändern, da sonst die Leistungserfassung des Mitarbeiters nicht mehr stimmig wäre.
In der Rechnungsbearbeitung kann mit der Tastenkombination Strg + H zwischen den Ansichten der Spalte Stunden gewechselt werden: Möglich ist die Ansicht der tatsächlich geleisteten Stunden lt. Leistungserfassung und jene der Verrechenbaren Stunden.
Verrechenbare Stunden zurücksetzen
Die Verrechenbaren Stunden können (wie der pauschalierte Honorarbetrag) wieder auf die Originalwerte zurückgesetzt werden. Das bedeutet, eine Rechnungsbearbeitung mit der Erweiterten Pauschale kann durch die Funktion Honorarnote neu erstellen (unter "Bearbeiten") rückgängig gemacht werden.
Leistungsverzeichnis anpassen
In den LEA Auswertungen kann sowohl die Spalte Stunden (mit den tatsächlich geleisteten Stunden lt. Leistungserfassung) als auch die Spalte Stunden verrechenbar (mit den Verrechenbaren Stunden) ausgewiesen werden.
Beispiel
 | Im obigen Beispiel wurde eine Kopie der Standardauswertung Leistungsverzeichnis detailliert als Leistungsnachweis verwendet. Ohne Anpassungen sieht diese Auswertung wie folgt aus:  Um die obigen Beispiele verständlicher darstellen zu können, wurden folgenden Anpassungen vorgenommen:
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Leistungen mit veränderten Verrechenbaren Stunden umbuchen
Der LEA Parameter Verrechnungssatz steuert, ob eine Umbuchung auch eine Neubewertung der Leistungen auslöst.
Wird jedoch eine Leistung umgebucht, deren Verrechenbare Stunden im Zuge der Erweiterten Pauschalierung geändert worden sind, so werden diese geänderten Verrechenbaren Stunden auf jeden Fall auf die Ziel-Leistung der Umbuchung übergeben. Dies geschieht also unabhängig davon, wie der LEA Parameter gesetzt worden ist.
Darüber hinaus werden in dieser Konstellation folgende Felder der Leistung neu berechnet, wenn der LEA Parameter eine Neubewertung auslöst:
- Honorar = Verrechenbare Stunden * neu ermittelter Stundensatz
- Originalhonorar = Stunden * neu ermittelter Stundensatz
