Pauschalen
Grundlegende Informationen zu den Pauschalen finden Sie unter Organisation Stammdaten.
Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → PauschalenIm Fenster "Pauschalen" können Pauschalvorlagen sowie individuelle Honorarpauschalen je Kunde bzw. je Projekt erfasst werden.
Diese Programmfunktionen verteilen sich auf drei Reiter (Kundenpauschalen/Projektpauschalen/Pauschalvorlagen).
Die Pauschalen sind (ebenso wie die anderen Honorarfaktoren) keine reinen Informationen, sondern Honorar-Berechnungsregeln, die vom Programm bereits beim Honorarnoten aufbereiten angewendet werden. Dadurch ist es möglich, unabhängig von der erfassten Leistung regelmäßige Fixbeträge für bestimmte Leistungen zu verrechnen. Der Pauschalbetrag wird dabei mit einem über den LEA Parameter Teiler bestimmbaren Teiler auf die Leistungen aufgeteilt.
Für die Erstellung der Pauschalen gibt es im Fenster Honorarnoten aufbereiten eigens den Aufbereitungsmodus Pauschalen. Die Honorarnoten sind im Anschluss ebenfalls im Fenster Honorarnoten unter den offenen Honorarnoten zu finden und weisen in der Spalte Erstellungstyp das Pauschalen-Symbol 
auf.
auf. Unabhängig davon können hinterlegte Pauschalen auch bei herkömmlichen Honorarnoten berücksichtigt und eingerechnet werden, indem diese Variante über den LEA Parameter Honorarnoten aufbereiten aktiviert wird.
Weiters ist je Pauschale bestimmbar, ob für die Anwendung der Pauschale überhaupt Leistungen vorhanden sein müssen - wenn Nein, spricht man von einer Pauschale ohne Leistung (PoL).
Nachdem Barauslagen oftmals für Kunden in selber Höhe weiterverrechnet werden, ist es über den LEA Parameter Barauslagen möglich, diese aus der Pauschalierung auszunehmen.
Weiterführende Informationen bezüglich dem Verwendungszweck der Pauschalen finden Sie im Thema Überblick Abrechnungsvarianten der NTCS LEA.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Reiter "Kundenpauschalen"
Der Reiter "Kundenpauschalen" besteht aus den Bereichen Einstiegsfelder und Kundenpauschalen.
Einstiegsfelder
Im Einstiegsfeld "Kunde" kann die Ansicht auf jene Kundenpauschalen gefiltert werden, welche für den Kunden angelegt sind.
Kundenpauschalen
Die hier erfassten Beträge für Kundenpauschalen ersetzen bzw. übersteuern das Originalhonorar der Leistungen laut Leistungserfassung bei Verwendung des Aufbereitungsmodus Pauschalen und bei Verwendung einer der anderen Aufbereitungsmodi des Programmteils Honorarnoten aufbereiten, wenn der LEA Parameter Honorarnoten aufbereiten dies nicht ausschließt.
Eine Kundenpauschale kann jederzeit aufbereitet werden, unabhängig vom hinterlegten Pauschaltyp.
Für die Berechnung der konkreten Höhe der Pauschale (also wie oft der Pauschalbetrag der Kundenpauschale angewendet wird) spielen mehrere Faktoren eine Rolle:
- Zuerst ermittelt das Programm, wie viele unterschiedliche Monate aufgrund der angefallenen Leistungen pauschaliert werden müssen. Hier spielt auch eine Rolle, ob für jeden einzelnen Bezugsmonat innerhalb eines Bezugszeitraums Leistungen angefallen sind. Beachten Sie dafür bitte auch das Kapitel Anwendungsfall und Empfehlungen für das Feld "Berechnung Pauschalfaktor" dieser Fensterhilfe.
- Im zweiten Schritt wird mithilfe des Bezugsmonatscodes, der dem zugewiesenen Pauschaltyp hinterlegt ist, verglichen, wie oft der Pauschalbetrag angewendet werden muss. Bitte beachten Sie dafür die Fensterhilfe Pauschaltyp suchen, in welcher auch ein Beispiel angeführt ist.
Standardfeldauswahl Kundenpauschalen
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Bei der Anwendung von historischen Pauschalen dient die Funktion "Nachfolgepauschale erzeugen" zur Anlage einer Nachfolgepauschale für eine bestehende historische Pauschale (siehe Historische Führung von Pauschalen). Nach dem Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster Nachfolgepauschale erzeugen, um die Daten für die Nachfolgepauschale bekanntzugeben. Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn eine Pauschale mit historischer Führung und ohne Gültig-Bis-Datum selektiert wird. |
Hinweis Pauschale ohne Leistung
 | Durch die Aktivierung des Feldes Pauschale ohne Leistung wird erreicht, dass die Pauschale auch dann, wenn in der betreffenden Abrechnungsperiode keine Leistungen für den Kunden erbracht worden sind, berücksichtigt werden soll. Mit der Aktivierung dieses Feldes wird auch die Bearbeitung des Feldes PoL-Aufbereitungsmonate freigeschaltet. Über dieses Feld rufen Sie das Fenster PoL-Aufbereitungsmonate auf, in dem Sie die gewünschten Monate definieren können, in denen die Pauschale ohne Leistung (PoL) automatisch mitaufbereitet werden soll. Der Kunde erhält somit in den gekennzeichneten Aufbereitungsmonaten eine Honorarnote mit der Pauschale ohne Leistung, wobei dafür eine Pauschalleistung unter Berücksichtigung des LEA Parameters Artikel (PoL) in Höhe des Pauschalbetrags in Rechnung gestellt wird. Für die Erzeugung der Pauschalleistung für die Pauschale wird in erster Linie der Artikel aus dem LEA Parameter Artikel (PoL) herangezogen. Diesem Artikel muss zwingend eine Tätigkeitsgruppe (und eine Tätigkeitshauptgruppe) zugewiesen werden. Empfehlenswert ist hier jene Tätigkeitsgruppe, die für allgemeine Artikel - wie z. B. Barauslagen - herangezogen wird. Die Tätigkeits(haupt)gruppe dieses Artikels (PoL) wird jedoch nur herangezogen, wenn aufgrund der Pauschalstammdaten nicht eindeutig ermittelt werden kann, welche Tätigkeitsgruppe die Pauschalleistung erhalten soll. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn den Pauschalstammdaten Tätigkeiten unterschiedlicher Tätigkeitsgruppen zugewiesen sind. Wird der LEA Parameter nicht eingesetzt, verwendet das Programm für die Pauschalleistung eine/n beliebige/n (d. h. nicht vom Anwender beeinflussbaren), zur Tätigkeitsgruppe/Tätigkeit/Artikel der Pauschale passende/n Tätigkeit/Artikel. Werden diese Empfehlungen bzw. Vorgaben nicht berücksichtigt, bringt das Programm beim Honorarnoten aufbereiten eine Meldung, dass Fehler aufgetreten sind. In der Logdatei "HONVOR.log" erhalten Sie in diesem Fall den Eintrag "Fehler Pauschale ohne Leistungen: Für den Artikel wurde keine Hauptgruppe/Untergruppe gefunden!". Ist in den Pauschalstammdaten auch das Feld Projekt (PoL) und/oder der LEA Parameter Projekt (PoL) aus Zeilenverrechnung gesetzt, kann für die erzeugte Pauschalleistung auch ein Projekt ermittelt werden. Die Pauschalleistung selbst besitzt kein Originalhonorar, folglich wird der Deckungsbeitrag II in voller Höhe der Pauschale wirksam. Die Pauschalleistung erhält immer eine vollständige Bezugsperiode (bestehend aus Bezugsjahr und Bezugsmonat). Dies ist fix für Pauschalleistungen vorgesehen und kann nicht beeinflusst werden. Das Erzeugen einer Pauschalleistung ohne Bezugsmonat ist daher nicht möglich. Die Bezugsperiode selbst wird anhand der getroffenen Eingaben in den Feldern Jahr und Monat beim Aufbereiten der Pauschalen über den Aufbereitungsmodus Pauschalen bzw. über das Feld Bezugsperiode (PoL) beim Aufbereiten der Pauschalen über alle anderen Aufbereitungsmodi ermittelt. Eine Pauschale ohne Leistung kann neben dem Aufbereitungsmodus Pauschalen in folgenden Aufbereitungsmodi berücksichtigt werden, sofern der LEA Parameter Honorarnoten aufbereiten auf die Option "Alle Pauschale" gestellt ist. Beachten Sie dazu auch das Kapitel Pauschalen bei weiteren Aufbereitungsmodi berücksichtigen in der Fensterhilfe Honorarnoten aufbereiten. |
Hinweis Historische Führung von Pauschalen
| Kundenpauschalen können historisch geführt werden: Je Referenzperiode oder je Bezugsperiode kommen somit Pauschalen in unterschiedlicher Höhe zur Anwendung. Folgende Felder sind nur für historisch geführte Pauschalen relevant: Für das einfachere Anlegen von historischen Pauschalen steht die Funktion Nachfolgepauschale erzeugen zur Verfügung. Nähere Informationen dazu finden Sie im Spezialthema Historische Führung von Pauschalen. |
Hinweis Sockelpauschalen
| Eine spezielle Variante von Pauschalen sind Sockelpauschalen. Die Sockelpauschale bezieht nur die Leistungen bis zu x Stunden oder bis zu y Stück ein, alle darüber hinaus erbrachten Leistungen werden nach einem gewissen Tarif abgerechnet. Folgende Felder sind nur für die Sockelpauschalen relevant:
Da es sich dabei um eine komplexere Betriebsform handelt, wird die Funktionsweise hier nicht dargestellt - allerdings finden Sie Informationen darüber im Spezialthema Sockelpauschale. |
Reiter "Projektpauschalen"
Der Reiter "Projektpauschalen" besteht aus den Bereichen Einstiegsfelder und Projektpauschalen.
Einstiegsfelder
Im Einstiegsfeld "Projekt" kann die Ansicht auf jene Projektpauschalen gefiltert werden, welche für das Projekt angelegt sind.
Projektpauschalen
Erfasste Beträge für Projektpauschalen übersteuern bei jedem Aufbereitungsmodus das Originalhonorar der Leistungen, die auf das Projekt erfasst worden sind (d. h. unabhängig vom LEA Parameter Honorarnoten aufbereiten).
Über den LEA Parameter Anzeige Projekt Pauschale kann der Pauschalbetrag in der Rechnungsbearbeitung neben dem Projektnamen angezeigt werden.
In den Datenspalten der Auswertungen steht die Spalte Projektpauschale zur Verfügung, welche den Wert der hinterlegten Projektpauschale ausgibt. Damit können mit Projektpauschalen auch Berechnungen angestellt werden.
Das Fenster Projektpauschalen, welches nur die Projektpauschale(n) eines bestimmten Projekts anzeigt, kann über den Projekt-Navigator → Ordner LEA → Pauschalen aufgerufen werden. Ebenso kann ein Aufruf dieses Fensters über die Projektliste unter Funktionen → Pauschalen erfolgen.
Standardfeldauswahl Projektpauschalen
Reiter "Pauschalvorlagen"
Der Reiter "Pauschalvorlagen" weist den Bereich Pauschalvorlagen auf.
Pauschalvorlagen
Pauschalvorlagen können zur vereinfachten Anlage von Kundenpauschalen verwendet werden. Anzuraten ist die Verwendung von Pauschalvorlagen, wenn sich die Kunden in Kundengruppen, wobei für jede Kundengruppe unterschiedliche Tätigkeiten in die Pauschale fließen sollen, aufteilen lassen. (Zum Beispiel Standardkunden, für welche die gesamte Buchhaltung durchgeführt wird und Spezial-Kunden, für welche nur Abstimmarbeiten in der Buchhaltung gemacht werden.)
Die unterschiedlichen Pauschalarten können als Pauschalvorlagen definiert werden.
Im zweiten Schritt werden über die Funktion Kundenpauschale erzeugen die Einstellungen der Vorlage auf einen Kunden übernommen, wobei der Pauschalbetrag individuell festgelegt werden kann.
Achtung!
 | Eine Änderung in der Pauschalvorlage verändert nicht automatisch jene Kundenpauschalen, die daraus erzeugt worden sind. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Die Funktion "Kundenpauschale erzeugen" dient zur Erstellung einer Kundenpauschale aus einer Pauschalvorlage. Zur Bekanntgabe der Daten für die Kundenpauschale öffnet sich nach dem Ausführen der Funktion das Fenster Kundenpauschale erzeugen. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Beachten Sie bitte folgende Tipps und Hintergrundinformationen zum Thema.
Anwendungsfall und Empfehlungen für das Feld "Berechnung Pauschalfaktor"
Wenn man mit einer Leistung mehrere Bezugsmonate abdeckt und nicht für jede Monatsbuchhaltung eine eigene Leistung anlegt (weil es sich um eine sehr kleine Buchhaltung handelt), ist es mit der Einstellung "Anzahl Bezugsmonate in Bezugszeitraum" des Feldes Berechnung Pauschalfaktor trotzdem möglich, die Pauschale entsprechend dem gesamten Bezugszeitraum zu berechnen.
In diesem Fall muss man bei der Eingabe von Bezugsmonaten darauf achten, ein einheitliches Muster beizubehalten und somit die Zeitspanne nicht zu verkürzen.
Beispiel
 | Ziel ist, mit zwei Leistungen 4 Quartale zu verrechnen. Leistung 1 mit BJ/BM 2011/1 Leistung 2 mit BJ/BM 2011/12 ... Zeitraum 1 bis 12 ... 12 Monate dividiert durch 3 Monate (für 1 Quartal) ... genau 4 Quartale ... OK Leistung 1 mit BJ/BM 2011/3 Leistung 2 mit BJ/BM 2011/12 ... Zeitraum 3 bis 12 ... 10 Monate dividiert durch 3 Monate (für 1 Quartal) ... aufgerundet 4 Quartale ... OK Leistung 1 mit BJ/BM 2011/1 Leistung 2 mit BJ/BM 2011/10 ... Zeitraum 1 bis 10 ... 10 Monate dividiert durch 3 Monate (für 1 Quartal) ... aufgerundet 4 Quartale ... OK Leistung 1 mit BJ/BM 2011/3 Leistung 2 mit BJ/BM 2011/10 ... Zeitraum 3 bis 10 ... 8 Monate dividiert durch 3 Monate (für 1 Quartal) ... aufgerundet 3 Quartale ... NICHT OK |
Achtung!
|
Pauschalierung in der Rechnungsbearbeitung
In der Rechnungsbearbeitung können Leistungen, welche durch die Aufbereitung pauschaliert wurden, in der Spalte "P" (für IstPauschaliert) am "Häkchen" 
erkannt werden. Dieses Häkchen zeigt eine vorhandene Verknüpfung (über die Pauschal-ID = PAL_PAUSCHALNR) zwischen Leistungen und Pauschalstammdaten an.
erkannt werden. Dieses Häkchen zeigt eine vorhandene Verknüpfung (über die Pauschal-ID = PAL_PAUSCHALNR) zwischen Leistungen und Pauschalstammdaten an. Eine manuelle Pauschalierungsfunktion steht auch in der Rechnungsbearbeitung zur Verfügung: Die Funktion Pauschale kann trotz angewendeter Pauschale jederzeit ausgeführt werden. Diese manuelle Funktion vergibt allerdings kein Häkchen, da sie nicht auf die Pauschal-Stammdaten zurückgreift.
Den Originalhonorarbetrag (= Honorarbetrag der Leistung vor Pauschalierung) können Sie in der Spalte Org-Honorar ablesen.
Über den LEA Parameter Erweiterte Pauschalierung ist aktivierbar, dass im Zuge dieser Funktion auch eine Anpassung der verrechenbaren Stunden bzw. des durchschnittlichen Stundensatzes an den neuen, pauschalierten Honorarbetrag möglich ist (siehe auch Erweiterte Pauschale).
Über den LEA Parameter Fixpauschale berücksichtigen kann gesteuert werden, dass sich auch durch das Ausführen von weiteren Rechnungsbearbeitungsfunktionen wie Hinzufügen bzw. Entfernen/Sperren von Leistungen etc. das hinterlegte Pauschalhonorar nicht verändert.
Hinweis Nicht (vollständig) durchgeführte Pauschalierung
| Sowohl beim manuellen Pauschalieren als auch beim Pauschalieren über die Honorarnotenaufbereitung wird der Pauschalbetrag mit einem über den LEA Parameter Teiler bestimmbaren Teiler auf die Leistungen aufgeteilt. Kann aufgrund der Tatsache, dass der Stundensatz bzw. Artikelpreis fehlt oder mit "0,00" angelegt wurde, kein Teiler für diese Aliquotierung ermittelt werden, erhalten Sie immer, wenn die Pauschale angewendet wird, eine Hinweismeldung, die Sie auf diesen Umstand aufmerksam macht. (Ausnahme: Diese Prüfung entfällt, wenn es sich um Barauslagen handelt, die auf einen Artikel mit Kostenart "Zeilenverrechnung" erfasst worden sind.) So können Sie den fehlenden Stundensatz bzw. Artikelpreis für eine vollständige Pauschalierung sofort nachwarten, bevor Sie die Honorarnote fertigstellen und fakturieren. Weiterführende Informationen finden Sie unter der Hilfe zum LEA Parameter Teiler. |
Prüfung von Pauschalabweichungen
Wenn Sie den Pauschalbetrag nicht nur als Ausgangsbasis für die Verrechnung an den Kunden betrachten wollen, sondern diesen fix verrechnen möchten, stehen Ihnen im Programm mehrere Prüfmöglichkeiten zur Verfügung. Diese überprüfen das Honorar in Honorarnoten hinsichtlich einer möglichen Abweichung von den fix definierten Pauschalbeträgen. Damit wird überwacht, dass dem Kunden nur vereinbarte Pauschalbeträge, welche in den Stammdaten der Pauschalen hinterlegt sind, verrechnet werden.
Über den LEA Parameter Prüfung Pauschalabweichung können Sie steuern, dass beim Verlassen der Rechnungsbearbeitung ein Hinweis ausgegeben wird, sobald das Programm Differenzen hinsichtlich aktuellem Honorar und dem errechneten Pauschalhonorar feststellt. Zusätzlich können Sie mit dieser Einstellung festlegen, dass ein Ausdruck mit Rechnungsnummer mittels Meldung unterbunden wird, sollte es auch zu diesem Zeitpunkt noch Differenzen geben.
Darüber hinaus steht im Fenster Honorarnoten unter Extras die Funktion Pauschale prüfen zur Verfügung, die alle markierten Honorarnoten hinsichtlich einer Pauschalabweichung unabhängig von diesem LEA Parameter überprüft.
Beide Prüfungen können ausschließlich dann Abweichungen feststellen, wenn die zu pauschalierenden Leistungen über die Pauschal-ID mit den Pauschal-Stammdaten verknüpft sind (siehe Spalte P in der Rechnungsbearbeitung). Fehlt das Häkchen-Symbol 
, etwa weil die Leistung direkt in der Rechnungsbearbeitung erfasst worden ist und keine Fixpauschalierung berücksichtigt wird, kann die Prüfung die betroffenen Leistungen nicht mitberücksichtigen.
, etwa weil die Leistung direkt in der Rechnungsbearbeitung erfasst worden ist und keine Fixpauschalierung berücksichtigt wird, kann die Prüfung die betroffenen Leistungen nicht mitberücksichtigen.Honorarvereinbarung anstatt Pauschalierung
Die Pauschale wird beim Erstellen der Honorarnote tatsächlich angewendet. Das bedeutet eine tatsächliche Änderung des vorgeschlagenen verrechenbaren Honorars.
Sollte aber lediglich eine Information über eine Pauschale im Sinne einer Vereinbarung gewünscht sein, so können dafür Honorarvereinbarungen (z. B. mit einer eigenen Kategorie) im DMS abgelegt werden. Beim Arbeiten mit Projekten kann eine derartige Vereinbarung auch am Projektstamm (Soll-Dauer oder Budget) hinterlegt und über die LEA Parameter Anzeige Projekt Budget und Anzeige Projekt Sollstunden beim Fakturieren angezeigt werden.
Gleichzeitige Anwendung von Pauschalen und Nachlässen
Im Falle einer gleichzeitigen Hinterlegung von Pauschalen und Nachlässen steuert der LEA Parameter Pauschale und Nachlass, ob ein Nachlass zur Anwendung kommen soll, wenn man eine Pauschale aufbereitet.
Unterschied zwischen Pauschale und anderen Abrechnungsvarianten
Die Verwendung von Pauschalen ist - wie die Verwendung von Teilrechnungen, Akontos oder Monatsrechnungen - eine Variante der Ausstellung von monatlich gleichbleibenden Rechnungen.
Gemeinsam ist ihnen, dass sie vor allem für die laufende Abrechnung von Buchhaltung und Lohnverrechnung verwendet werden.
Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass bei Pauschalen die bisher aufgelaufenen Leistungen in der Honorarnote aufbereitet und abgerechnet werden.
Wird mit Teilrechnungen oder Akontos gearbeitet, so bleiben die Leistungen selbst offen und müssen regelmäßig in Form einer Schlussrechnung abgerechnet werden. Die Teilrechnung bzw. das Akonto selbst ist schnell erstellt und muss im Normalfall nicht kontrolliert werden. Beim Ausdruck der Offenen Leistungen sollten jedoch die Teilrechnungen oder Akontos als Information mitgedruckt werden, da sonst der Eindruck entsteht, dass die Offenen Leistungen immer mehr ansteigen und diesen keine Honorarerlöse gegenüberstehen.
Die Monatsrechnung stellt hingegen eine monatliche Pauschale dar, welcher nachträglich Leistungen automatisch nach Bezugsmonat und/oder -jahr, zugeordnet werden können. Sie dient grundsätzlich dazu, monatlich ein fixes Honorar zu verrechnen, ohne die dafür zu erstellende Honorarnote kontrollieren zu müssen.
Die Konsequenzen daraus sind: Pauschalen kann man erst sinnvoll abrechnen, nachdem die abzurechnenden Leistungen erfasst worden sind, Teilrechnungen / Akontos / Monatsrechnungen kann man im Prinzip jederzeit stellen. Bezugsmonat-Fehleingaben bei den Leistungen könnten sich bei Pauschalen so auswirken, dass die Pauschale mehrfach angewendet wird; bei den anderen Varianten hingegen nicht.
Problemfall bei Artikeln, welche in die Pauschalierung miteinbezogen werden sollen, aber keine Tätigkeitsgruppe im Stamm aufweisen
Werden in die Pauschalstammdaten Artikel miteinbezogen, welche keine fixe Tätigkeitsgruppenzuordnung im Artikelstamm aufweisen, dann könnte es zu folgendem Problemfall kommen: Im Fenster Honorarnoten aufbereiten steht unter der Aufbereitungsart Pauschalen nur die Einschränkung auf Tätigkeitsgruppen, welche auch tatsächlich in den Pauschalstammdaten zumindest einmal verwendet worden sind, zur Verfügung.
Lösung, um auch auf Tätigkeitsgruppen einzuschränken, welche den Barauslagen bei Erfassung der Artikel zugeordnet wurden: Die Anlage einer "Dummypauschale" für den internen Kunden, welche die betreffende Tätigkeitsgruppe beinhaltet.
LEA Honorarfaktoren als vorgefertigte Tabellen im BMD Standardbrief
Kundenbezogene LEA Honorarfaktoren (zu denen die Pauschalen zählen), können als vorgefertigte Tabellen im BMD Standardbrief angedruckt werden. Dies ermöglicht einen übersichtlichen Ausdruck aller Honorarvereinbarungen, die mit einem Kunden getroffen worden sind. Sind Honorarfaktoren über eine vorgefertigte Tabelle in der Vorlage vorhanden, öffnet sich beim Generieren des Briefes das Dialogfenster Ermittlungsdatum für Kundenpreise, in dem Sie das Ermittlungsdatum bekannt geben müssen. Nähere Informationen zur generellen Verwendung des BMD Standardbriefes finden Sie in der Pakethilfe Standardbrief kurz und bündig.
 | Siehe auch: |
Lernvideo: