Sockelpauschale
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Überblick
Einsatzzweck
Die Sockelpauschale ist eine Erweiterung der Fakturierung mit Pauschalen: Eine Pauschale bezieht alle Leistungen, für die die Pauschale definiert ist, ein.
Die Sockelpauschale hingegen bezieht nur die Leistungen bis zu x Stunden oder bis zu y Stück ein, alle darüber hinaus erbrachten Leistungen werden nach einem gewissen Tarif abgerechnet.
Abwicklung
Auf dem Rechnungsausdruck soll dem Kunden in getrennten Positionen ausgewiesen werden, in welcher Höhe der Sockelbetrag und in welcher Höhe die zusätzlich verrechneten Leistungen dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Das ist programmtechnisch nur möglich, wenn die Positionen für den Honorarnotendruck Artikel sind, da auf den Stundenleistungen nicht die datenmäßige Basis für den korrekten Ausweis vorhanden ist. Es entstehen dabei ein Sockelartikel (= Pauschalbetrag) und ein Zusatzartikel, wenn über die vereinbarten Leistungen zusätzliche Leistungen angefallen sind (= Zusatzbetrag).
Um dem Kunden auch textlich auf der Rechnung auszuweisen, welche Leistungen mit der Sockelpauschale abgedeckt werden bzw. welche Leistungen zusätzlich angefallen sind, sind parallel dazu für den Sockelartikel und für den Zusatzartikel Rechnungsgruppen-Texte anzulegen. Nur diese Texte werden für die Sockelpauschale angedruckt.
Die Ermittlung dieser speziell für die Sockelpauschale verwendeten Artikel mit Rechnungsgruppentexten genügt jedoch noch nicht. Das Programm muss auch darauf achten, die DB-Ermittlung je Mitarbeiter unverfälscht zu halten. Daher werden in der Honorarnote auch die tatsächlich geleisteten Stunden gebraucht, jedoch nicht eigens angedruckt.
Damit durch die neuen Artikelleistungen (siehe oben) das Gesamthonorar nicht geändert wird und die Deckungsbeiträge je Mitarbeiter richtig gerechnet werden können, findet die Abwicklung der Fakturierung über die Umlage statt.
Beide Artikelleistungen (Sockelartikel und Zusatzartikel) werden im selben Zug automatisch auf die zugehörigen Stundenleistungen umgelegt.
Eine Sockelpauschale kann für Tätigkeiten und Artikel definiert werden, allerdings werden die Artikel immer zusätzlich verrechnet, können aber mit Artikelpreis in Höhe von € 0,-- geführt werden.
Empfehlungen und Voraussetzungen
BMD empfiehlt, die Abrechnung nach Sockelpauschalen mithilfe eines BMD Beraters abzusprechen, um die Eingliederung in das bestehende System abzuwägen und gemeinsam einzurichten, denn das System greift auf bestehende Programmfunktionen wie die Pauschale und die Umlage zurück und kombiniert diese beiden Systeme miteinander (siehe auch Tipps und Hintergrundinformationen).
Die Fakturierung mit Sockelpauschalen benötigt daher bestimmte Einstellungen und Abläufe, damit sich das Programm beim Rechnungsdruck sowie beim Verbuchen der Honorarnoten in die Fibu wie vorgesehen verhält. Im Folgenden werden Empfehlungen und Voraussetzungen zusammengefasst.
Die Fakturierung mit Sockelpauschalen benötigt daher bestimmte Einstellungen und Abläufe, damit sich das Programm beim Rechnungsdruck sowie beim Verbuchen der Honorarnoten in die Fibu wie vorgesehen verhält. Im Folgenden werden Empfehlungen und Voraussetzungen zusammengefasst.
LEA Parameter für Pauschalierung
Damit sich die Sockelpauschale auch erstmalig neu errechnet bzw. anpasst, wenn man in der Rechnungsbearbeitung Leistungen erfasst bzw. hinzufügt, empfiehlt es sich, den LEA Parameter Honorarnoten aufbereiten zu aktivieren. Sie bewirkt, dass sich mit den erlaubten Eingriffsmöglichkeiten auch die Sockelpauschale wieder richtigstellt bzw. mit der Funktion Honorarnote neu erstellen richtigstellen lässt.
Weiters sollte auch der LEA Parameter Fixpauschale berücksichtigen aus demselben Grund aktiviert werden, wenn mit Sockelpauschalen gearbeitet wird.
Beide LEA Parameter befinden sich unter Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Honorarnote → Pauschale.
Artikelstamm und Artikelpreis für Sockelartikel und Zusatzartikel
Wie oben bereits erwähnt, wird die Sockelpauschale über Artikel abgewickelt. Es ist empfehlenswert, diese extra für diesen Zweck anzulegen. Einen Artikelpreis anzulegen ist nicht notwendig.
Erfordern bestimmte Eigenschaften auf dem Artikel eine unterschiedliche Einstellung je Anwendungsfall (z. B. Bilanz-Sockelpauschale benötigt nur Bezugszeitraum Jahr, Buchhaltung-Sockelpauschale benötigt jedoch Bezugszeitraum Jahr und Monat) sollten diese auch mehrfach angelegt werden. Ansonsten reicht die Anlage von jeweils einem Artikel für Sockelartikel und Zusatzartikel aus.
Es empfiehlt sich, bei folgenden Felder Vorgaben zu beachten:
Artikelnummer | Es sollte eine Artikelnummer am Ende des normalen Nummernkreises gewählt werden, um auf die spezielle Funktion dieses Artikels hinzuweisen. |
Grundeinheit | Hier sollte entsprechend der späteren Verwendung als Grundeinheit entweder Stk (bei Anwendung von Sockelzeilen) oder h (bei Anwendung von Sockelstunden) eingetragen werden. |
Tätigkeitsgruppe | Sind jene Tätigkeiten/Artikel, für welche Sockelpauschalen definiert wurden, je Sockelpauschale nur einer Tätigkeitsgruppe zugeordnet, muss hier kein Eintrag erfolgen. Das Programm kann in diesem Fall die Tätigkeitsgruppen über die zugeordneten Tätigkeiten/Artikel ausfindig machen. Ansonsten muss jene Tätigkeitsgruppe hinterlegt werden, unter welcher die Sockelpauschale verrechnet und in Auswertungen ausgewiesen wird. |
Eingabe Bezugszeitraum | Diese Einstellung sollte gleich gehalten werden mit der Einstellung in den Stammdaten der Tätigkeiten bzw. Artikel, welche über die Sockelpauschale abgerechnet werden. |
Kostenart | Hier sollte die Kostenart "Keine Kostenart" gewählt werden. ACHTUNG: Sollten Sie einen Artikel als Sockelartikel verwenden, der auch selbst in der Sockelpauschale enthalten ist, so muss in dessen Artikelstamm in diesem Feld zwingend die Kostenart "Zeilenverrechnung" gewählt werden. |
Ausdruck auf Rechnung/ Ausdruck Detail | Hier kann derzeit nur "Kein Ausdruck" empfohlen werden. Es ist derzeit nicht vorgesehen, weitere (vom Programm selbst ermittelte) Details zu den Sockelpauschalen anzudrucken. Diese müssten manuell am Ausdruck ergänzt werden. |
Rechnungsformular und -gruppentexte
Es wird grundsätzlich kein spezielles Rechnungsformular benötigt, es kann das normale Rechnungsformular weiterverwendet werden. Damit ist auch eine Abrechnung von Sockelpauschalen gemeinsam mit "normalen" Leistungen möglich.
Da der Andruck der Sockelpauschale über Rechnungsgruppen, welche direkt in den Sockelpauschalstammdaten hinterlegt sind, gesteuert wird, ist es notwendig, im Rechnungsformular das Gruppenband zu aktivieren und dieses entsprechend zu gestalten.
Die Rechnungsgruppentexte selbst sollten so gestaltet werden, dass alle Informationen bereits im Rechnungsgruppentext enthalten sind, da nur diese Gruppentexte angedruckt werden.
Da der Andruck der Sockelpauschale über Rechnungsgruppen, welche direkt in den Sockelpauschalstammdaten hinterlegt sind, gesteuert wird, ist es notwendig, im Rechnungsformular das Gruppenband zu aktivieren und dieses entsprechend zu gestalten.
Die Rechnungsgruppentexte selbst sollten so gestaltet werden, dass alle Informationen bereits im Rechnungsgruppentext enthalten sind, da nur diese Gruppentexte angedruckt werden.
In Kombination mit der Sockelpauschale ist es nicht möglich, direkt von den Leistungen zu ermitteln, wie und in welcher Reihenfolge Leistungstexte, Rechnungstextbausteine von Artikeln bzw. Tätigkeiten sowie weitere Details zu Stundenanzahl, Preis/Einheit etc. angedruckt werden sollen.
Daher sollte sichergestellt werden, dass der Andruck bereits durch Programmeinstellungen unterbunden wird. Hier gibt es folgende Möglichkeiten, welche jedoch in Abstimmung mit den sonstigen verwendeten Fakturierungsarten abgestimmt werden müssen.
Daher sollte sichergestellt werden, dass der Andruck bereits durch Programmeinstellungen unterbunden wird. Hier gibt es folgende Möglichkeiten, welche jedoch in Abstimmung mit den sonstigen verwendeten Fakturierungsarten abgestimmt werden müssen.
- Deaktivierung Bänder "Tätigkeit/Artikel", "Details Zeitleistungen", "Details Barauslagen", "Leistungstext" im Rechnungsformular
- Deaktivierung Felder "Ausdruck auf Rechnung" und "Ausdruck Detail" im Tätigkeits- und Artikelstamm
- Deaktivierung Feld "Druck Detailband" in den Kundeneinstellungen
Etwaige Ergänzungen können natürlich direkt später im Rahmen der Fakturierung in der Vorschau manuell vorgenommen werden.
Programmeinstellungen
LEA Parameter für Sockelpauschale
Für die Ermittlung der Artikel, welche für die Erzeugung von Sockelartikel und Zusatzartikel benötigt werden, gibt es entsprechende LEA Parameter (Sockelartikel, Zusatzartikel). Diese befinden sich unter Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Honorarnote → Pauschale.
Es ist empfohlen, diese zu befüllen, allerdings können sie auch in den Stammdaten der Sockelpauschale eingetragen (übersteuert) werden.
Sockelpauschale - Stammdaten
Die Stammdaten für die Sockelpauschalen sind in die Stammdaten der Pauschalen integriert. Die Verwaltung der Sockelpauschalen befindet sich daher unter Stammdaten → LEA → Honorarfaktoren → Pauschalen.
Regeln für Sockelpauschalen
Bei der Anlage müssen folgende Regeln befolgt werden:
- Man kann entweder eine Sockelpauschale für Sockelstunden oder Sockelzeilen anlegen, beides auszuwählen geht nicht.
Daraus ergibt sich, dass eine Sockelpauschale mit folgenden beiden Varianten einer Berechnungsbasis, ab wann zusätzliche Leistungen eine zusätzliche Verrechnung nach sich ziehen, vereinbart werden kann: Entweder bezugnehmend auf Stundenleistungen bis zu x Stunden oder bezugnehmend auf Artikelleistungen bis zu y Stück.
Je nachdem für welche Möglichkeit man sich entscheidet, diese Grenze bestimmt nur die Fälligkeit der Zusatzverrechnung: Der Honorarbetrag ergibt sich immer aus Sockelbetrag und Zusatzbetrag. Der Honorarbetrag wird immer auf die Stundenleistungen umgelegt, die Artikelleistungen werden immer zusätzlich verrechnet. - Es ist nicht möglich, die Stundengrenze bzw. die Stückgrenze auf eine Tätigkeit bzw. einen Artikel zu beziehen. Es ist somit egal, mit welcher Leistung die Grenze erreicht wird. Es zählt immer die gesamte Stunden- bzw. die gesamte Stückanzahl.
- Es kann nur ein Tarif für darüber hinausgehende Leistungen erfasst werden. Eine Unterscheidung z. B. nach Mitarbeiter bzw. nach bestehenden Stundensätzen/Artikelpreisen ist nicht möglich. Der Grund ist, dass das Programm vom Gesamtstundenaufwand (bzw. von den Gesamtzeilen) zuerst die Sockelstunden (bzw. die Sockelzeilen) abzieht und dann nicht wissen kann, welche Leistungen von welchem Mitarbeiter genau zusatzverrechnet werden sollen.
- Bei der Anlage wird verhindert, für einen Kunden eine Sockelpauschale für Tätigkeiten bzw. Artikel anzulegen, wenn diese Kombination bereits in einer bestehenden (nicht gesperrten) Pauschale des gleichen Pauschaltyps vorhanden ist. Dabei ist unerheblich, ob es sich bei der bestehenden Pauschale um eine normale Pauschale oder um eine Sockelpauschale handelt.
Empfehlungen für Sockelpauschalen
Wird die Sockelpauschale auf Sockelstunden definiert, ist es zweckmäßig, nur Tätigkeiten zuzuordnen. Artikel, welche durch die Sockelpauschale abgedeckt und nicht mehr zusatzverrechnet werden sollen, sollten mit Artikelpreis € 0,00 geführt werden.
Wird die Sockelpauschale auf Sockelzeilen definiert, ist es zweckmäßig, Tätigkeiten und Artikel zuzuordnen. Fehlen die Tätigkeiten, kann keine Umlage gebildet werden.
Wird die Sockelpauschale auf Sockelzeilen definiert, ist es zweckmäßig, Tätigkeiten und Artikel zuzuordnen. Fehlen die Tätigkeiten, kann keine Umlage gebildet werden.
Anlage von Sockelpauschalen
Die normalen Pauschalstammdaten sind auch für die Sockelpauschale relevant, zusätzlich müssen die Felder unter der Gruppe "Sockelpauschale" berücksichtigt werden.
Nachfolgende Stammdaten sind daher für die Sockelpauschale zu befüllen (mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder):
Sockelpauschale* | Mit diesem Feld wird eine Pauschale als Sockelpauschale gekennzeichnet. Wird das Feld nicht aktiviert, handelt es sich um eine normale Pauschale. |
Bezeichnung | In diesem Feld kann eine Bezeichnung eingetragen werden. |
Kunde* | In diesem Feld wird der Kunde eingetragen, für welchen die Sockelpauschal-Vereinbarung gilt. |
Tätigkeiten/Artikel* | In dieser Zuordnungstabelle ist bekanntzugeben, welche Tätigkeiten bzw. Artikel im Rahmen der Sockelpauschal-Vereinbarung berücksichtigt werden. Für Artikel, welche der Sockelpauschale zugeordnet sind, gilt, dass sie zwingend die Kostenart "Zeilenverrechnung" eingestellt haben müssen. Ansonsten sind sie nicht für das Erzeugen der Sockelpauschal-Leistungen relevant. Theoretisch könnten auch in Sonderfällen die Felder "Tätigkeitsgruppe" oder "Tätigkeit" verwendet werden. Empfehlenswert ist es allerdings trotzdem, die Sockelpauschale über das Feld "Tätigkeiten/Artikel" abzuwickeln. |
Pauschaltyp* | Der Pauschaltyp bestimmt in Verbindung mit den hinterlegten Monaten, wie oft der Pauschalbetrag je Anzahl der Bezugsmonate verrechnet werden soll. Die Ermittlung verhält sich hier gleich wie bei den normalen Pauschalen. |
Betrag* | In dieses Feld ist der Sockelpauschal-Betrag, welcher verrechnet werden soll, einzutragen. |
Sockelstunden* | In dieses Feld wird die Anzahl jener Stunden eingetragen, welche mit der Sockelpauschale abgegolten sind. Überschreitet die Anzahl der Gesamtstunden diese Grenze, wird die Zusatzverrechnung aktiviert. |
Sockelzeilen* | In dieses Feld wird die Anzahl jener Zeilen eingetragen, welche mit der Sockelpauschale abgegolten sind. Überschreitet die Anzahl der Gesamtzeilen diese Grenze, wird die Zusatzverrechnung aktiviert. |
Der in diesem Feld eingetragene Artikel wird als Sockelartikel herangezogen. Mit diesem Artikel wird die Leistung der Sockelpauschale erzeugt und auf der Honorarnote ausgewiesen. Bleibt das Feld leer, wird der Sockelartikel aus dem LEA Parameter Sockelartikel herangezogen. | |
Rechnungsgruppe | Mit dem hier zugewiesenen Gruppentext wird der Andruck der Sockelartikel-Leistung auf der Honorarnote gesteuert. |
Sockelsatz* | In dieses Feld muss eingetragen werden, mit welchem Satz die über die Sockelstunden/Sockelzeilen erbrachten Stunden bzw. Zeilen verrechnet werden sollen. |
Der in diesem Feld eingetragene Artikel wird als Zusatzartikel herangezogen. Mit diesem Artikel wird die zur Sockelpauschale zusätzlich verrechnete Leistung erzeugt und auf der Honorarnote ausgewiesen. Bleibt das Feld leer, wird der Sockelartikel aus dem LEA Parameter Sockelartikel herangezogen. | |
Mit dem hier zugewiesenen Gruppentext wird der Andruck der Zusatzartikel-Leistung der Sockelpauschale auf der Honorarnote gesteuert. | |
Mitarbeiter* | Der in diesem Feld eingetragene Mitarbeiter wird auf die Sockel- und Zusatzartikel-Leistungen übernommen. Es ist empfehlenswert, hier einen Dummy-Mitarbeiter zu verwenden, damit der Deckungsbeitrag nicht verfälscht wird. |
Die restlichen Felder der Pauschalstammdaten können auch für die Sockelpauschale herangezogen werden. Das bedeutet zum Beispiel, man kann auch eine Sockelpauschale sperren bzw. als Pauschale ohne Leistung definieren, was für Sockelpauschalen dieselbe Auswirkung hat wie für normale Pauschalen.
Sockelpauschale - Vorlagen
Wenn viel mit Sockelpauschal-Vereinbarungen gearbeitet wird, empfiehlt es sich, auch für Sockelpauschalen Pauschalvorlagen anzulegen (eigener Reiter in den Pauschalen).
Hier stehen ebenfalls das Feld für die Definition der Sockelpauschale, die Zuordnungsfelder für Sockelartikel und Zusatzartikel sowie das Feld für die Zuordnung des Zusatzgruppen-Textes zur Verfügung.
Hier stehen ebenfalls das Feld für die Definition der Sockelpauschale, die Zuordnungsfelder für Sockelartikel und Zusatzartikel sowie das Feld für die Zuordnung des Zusatzgruppen-Textes zur Verfügung.
Beim Erzeugen einer Kundenpauschale sind die kundenbezogenen Daten bekanntzugeben, im Falle der Sockelpauschale (wenn in der Pauschalvorlage das Feld "Sockelpauschale" aktiviert ist) sind das die Sockelstunden oder die Sockelzeilen und der Sockelsatz.
Auch in diesem Fall wird vor dem Einfügen in die Kundenpauschalen überprüft, ob der Kunde noch keine (Sockel-)Pauschale mit denselben Tätigkeiten / Artikel besitzt.
Programmablauf
Aufbereitung Honorarnoten
Bei der Aufbereitung der Honorarnoten gibt es keine Abweichung zum normalen Programmverlauf. Sockelpauschalen werden wie normale Pauschalen aufbereitet.
Rechnungsbearbeitung
Da die Sockelpauschale eine komplexe Berechnung des Honorars und eine eigene Behandlung der aufbereiteten Leistungen nach sich zieht, sollten Eingriffe in die Rechnungsbearbeitung soweit wie möglich vermieden werden.
Im Folgenden finden Sie daher eine Unterscheidung in Normalfall, Spezialfall und manuelle Eingriffsmöglichkeiten:
- Normalfall
In welchen Fällen kommt eine Sockelpauschale zur Anwendung?
Eine Sockelpauschale kommt zur Anwendung, sobald in der Honorarnote Leistungen auf Tätigkeiten und/oder Artikel enthalten sind, für welche eine kundenbezogene Sockelpauschale definiert ist.
Ob auch ein Zusatzbetrag errechnet wird, entscheidet, ob die Grenze, welche in der Sockelpauschale hinterlegt ist, in dieser Honorarnote erreicht wird. - Spezialfälle
In welchen Fällen kommt eine (Sockel-)Pauschale ohne Leistung (PoL) zur Anwendung?
Eine Pauschale ohne Leistung kommt in manchen Fällen zur Anwendung, wenn in der kundenbezogenen Sockelpauschale die Option "Pauschale ohne Leistung" gesetzt ist, aber es keine Leistungen auf Tätigkeiten und/oder Artikel gibt, welche aufbereitet werden können. In wieder anderen Fällen sind trotzdem genug Informationen für das Erzeugen einer Sockelpauschale vorhanden.
Jedenfalls wird nur eine Sockelpauschale (unter Umständen in Form einer Pauschale ohne Leistung) erzeugt, ein Zusatzbetrag ist folgerichtig nicht möglich. - Manuelle Eingriffsmöglichkeiten
In welchen Fällen kann manuell eingegriffen werden, wenn die automatisch erzeugte Honorarnote noch nachbearbeitet werden muss?
Honorarnote - Normalfall
Kommt eine Sockelpauschale zur Anwendung, wird die neue Artikelleistung mit dem Sockelartikel und dem Sockelbetrag automatisch erzeugt, der Betrag wird auf die zugrunde liegenden Stundenleistungen umgelegt (dabei erhalten sie die Rechnungsgruppe).
Die Aufteilung des Honorars auf die zugrundeliegende Leistung passiert immer auf der Basis des Originalhonorars (d. h. unabhängig vom LEA Parameter Teiler).
Für Artikel, welche der Sockelpauschale zugeordnet worden sind, gilt, dass sie jedenfalls zusätzlich verrechnet werden (auch unabhängig vom LEA Parameter Barauslagen), auf Artikelleistungen kann keine Umlage erfolgen. Daher ist über Artikelpreise zu steuern, ob diese tatsächlich verrechnet werden sollen oder ob sie eigentlich bereits durch die Pauschale abgedeckt sind (in letzterem Fall ist kein Artikelpreis anzulegen oder Artikelpreis € 0,--).
Anhand einer Sockelpauschale mit hinterlegten Sockelstunden wird das Programmverhalten in der Rechnungsbearbeitung erklärt.
Die Aufteilung des Honorars auf die zugrundeliegende Leistung passiert immer auf der Basis des Originalhonorars (d. h. unabhängig vom LEA Parameter Teiler).
Für Artikel, welche der Sockelpauschale zugeordnet worden sind, gilt, dass sie jedenfalls zusätzlich verrechnet werden (auch unabhängig vom LEA Parameter Barauslagen), auf Artikelleistungen kann keine Umlage erfolgen. Daher ist über Artikelpreise zu steuern, ob diese tatsächlich verrechnet werden sollen oder ob sie eigentlich bereits durch die Pauschale abgedeckt sind (in letzterem Fall ist kein Artikelpreis anzulegen oder Artikelpreis € 0,--).
Anhand einer Sockelpauschale mit hinterlegten Sockelstunden wird das Programmverhalten in der Rechnungsbearbeitung erklärt.
Beispiel
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Wenn die Sockelstunden niedriger sind als die Stundensumme der betroffenen Leistungen, dann wird automatisch eine zweite Artikelleistung mit dem Zusatzartikel und dem errechneten zusätzlichen Honorar (= (Stundensumme minus Sockelstunden) mal Sockelsatz) erzeugt. Auch dieser Betrag wird auf die zugrunde liegenden Leistungen umgelegt.
Beispiel
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Wenn die Sockelpauschale statt einer Sockelstunden-Grenze eine Sockelmengen-Grenze beinhaltet, ist die einzige Auswirkung, dass beim Erstellen der Sockelpauschalleistung bzw. bei der Entscheidung, ob eine Zusatzverrechnung nötig ist, anstatt der Stunden die Menge (= Anzahl Zeilen) verwendet wird. Das Umlagesystem ist davon nicht betroffen und bleibt genauso wie bei Sockelpauschalen mit Sockelstunden-Grenze.
Anhand einer Sockelpauschale mit hinterlegten Sockelzeilen wird das Programmverhalten in der Rechnungsbearbeitung erklärt.
Anhand einer Sockelpauschale mit hinterlegten Sockelzeilen wird das Programmverhalten in der Rechnungsbearbeitung erklärt.
Beispiel
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Rechnungsbearbeitung - Spezialfälle
Es kann auch durchaus wie bei den normalen Pauschalen vorkommen, dass keine Leistungen zum Anwenden der Sockelpauschale vorhanden sind oder entweder nur Artikelleistungen oder nur Zeitleistungen in der Honorarnote vorhanden sind.
Wenn trotzdem der Sockelbetrag verrechnet werden soll, muss im Sockelpauschalstamm das Feld Pauschale ohne Leistung aktiviert werden.
Wenn trotzdem der Sockelbetrag verrechnet werden soll, muss im Sockelpauschalstamm das Feld Pauschale ohne Leistung aktiviert werden.
Sockelpauschale ohne Leistung
Wenn in der Honorarnote keine Leistung aufbereitet wird, welche eine Berechnung der Sockelpauschale auslöst, entsteht eine Pauschale ohne Leistung mit der Artikelnummer des Sockelartikels und der Rechnungsgruppen aus den Stammdaten der Sockelpauschalen.
Der LEA Parameter Artikel (PoL) findet hier keine Anwendung.
Folgende Umstände führen daher zu der Erzeugung einer Pauschale ohne Leistung:
Wenn in der Honorarnote keine Leistung aufbereitet wird, welche eine Berechnung der Sockelpauschale auslöst, entsteht eine Pauschale ohne Leistung mit der Artikelnummer des Sockelartikels und der Rechnungsgruppen aus den Stammdaten der Sockelpauschalen.
Der LEA Parameter Artikel (PoL) findet hier keine Anwendung.
Folgende Umstände führen daher zu der Erzeugung einer Pauschale ohne Leistung:
- Die Sockelpauschale beinhaltet Tätigkeiten und Artikel und ist auf Sockelstunden definiert, es sind keine Stunden und keine Artikel vorhanden
- Die Sockelpauschale beinhaltet Tätigkeiten und Artikel und ist auf Sockelzeilen definiert, es sind keine Stunden und keine Artikel vorhanden
- Die Sockelpauschale beinhaltet Tätigkeiten und ist auf Sockelstunden definiert, es sind keine Stunden vorhanden
- Die Sockelpauschale beinhaltet Artikel und ist auf Sockelzeilen definiert, es sind keine Artikel vorhanden
Anhand einer Sockelpauschale mit hinterlegten Sockelstunden wird das Programmverhalten in der Rechnungsbearbeitung erklärt.
Beispiel
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Sockelpauschale mit fehlenden Leistungen
Fehlt für das Berechnen der Sockelpauschale, welche auf Tätigkeiten und Artikel definiert wird, ein Bestandteil (also entweder die Artikelleistungen oder die Zeitleistungen), sind folgende drei Fälle theoretisch möglich:
Fehlt für das Berechnen der Sockelpauschale, welche auf Tätigkeiten und Artikel definiert wird, ein Bestandteil (also entweder die Artikelleistungen oder die Zeitleistungen), sind folgende drei Fälle theoretisch möglich:
- Die Sockelpauschale beinhaltet Tätigkeiten und Artikel und ist auf Sockelstunden definiert und es sind keine Stunden, aber Artikel vorhanden.
- Es wird nur die Artikelleistung aufbereitet.
- Eine Sockelpauschale wird an dieser Stelle nicht erzeugt.
Wenn man trotzdem in solchen Fällen eine Sockelpauschale angewendet haben möchte, darf man die Artikel nicht der Sockelpauschale zuordnen.Beispiel- Alle Lohnverrechnungstätigkeiten (201 bis 205) und -artikel (21 bis 25) werden bis zu 10 Stunden in der Sockelpauschale mit € 200,-- abgerechnet.
- Es gibt nur Artikelleistungen in diesem Abrechnungszeitraum.
- Die Sockelpauschale beinhaltet Tätigkeiten und Artikel und ist auf Sockelzeilen definiert, es sind Stunden aber keine Artikel vorhanden.
- In diesem Fall kann eine Sockelpauschale erzeugt werden.
- Da eine Stundenleistung vorhanden ist, kann auch die Umlage erfolgen.Beispiel- Alle Lohnverrechnungstätigkeiten (201 bis 205) und -artikel (21 bis 25) werden bis zu 10 Zeilen in der Sockelpauschale mit € 200,-- abgerechnet.
- Es gibt nur Zeitleistungen in diesem Abrechnungszeitraum
- Die Sockelpauschale beinhaltet Tätigkeiten und Artikel und ist auf Sockelzeilen definiert. Es sind keine Stunden, aber Artikel vorhanden.
- In diesem Fall kann eine Sockelpauschale erzeugt werden.
- Da keine Stundenleistung vorhanden ist, ist eine Umlage nicht möglich.
- Zusätzlich bleibt die Artikelleistung erhalten.Beispiel- Alle Lohnverrechnungstätigkeiten (201 bis 205) und -artikel (21 bis 25) werden bis zu 10 Zeilen in der Sockelpauschale mit € 200,-- abgerechnet.
- Es gibt nur Artikelleistungen in diesem Abrechnungszeitraum.
Rechnungsbearbeitung - Abändern Honorarnote
Die Mitarbeiter, welche mit diesem System fakturieren, müssen wissen, an welchen Stellen der Programmablauf abweicht bzw. in besonderer Form reagiert. Ein Nachbearbeiten der Honorarnote bietet mit der Sockelpauschale nicht alle Möglichkeiten, welche dem Anwender in der Rechnungsbearbeitung normalerweise zur Verfügung stehen.
Grundsätzlich sollte man darauf achten, die entstehende Honorarnote so wenig wie möglich nachbearbeiten zu müssen.
Im Folgenden sind die häufigsten Funktionen in der Rechnungsbearbeitung und ihre Auswirkungen auf die Sockelpauschale bzw. Sockelpauschale ohne Leistungen beschrieben:
Grundsätzlich sollte man darauf achten, die entstehende Honorarnote so wenig wie möglich nachbearbeiten zu müssen.
Im Folgenden sind die häufigsten Funktionen in der Rechnungsbearbeitung und ihre Auswirkungen auf die Sockelpauschale bzw. Sockelpauschale ohne Leistungen beschrieben:
- Die Sockelartikel-Leistung und die Zusatzartikel-Leistung können nicht ausgebucht, umgebucht, gesperrt oder entfernt werden. Diese Leistungen werden automatisch erzeugt und auch wieder automatisch gelöscht, wenn die zugrundeliegenden Leistungen entsprechend verändert (oder aus der Honorarnote entfernt) werden.
- Die zugrunde liegenden Leistungen dürfen ausgebucht, umgebucht, gesperrt oder entfernt werden. Es ist auch möglich, zugrunde liegende Leistungen neu zu erfassen, hinzufügen, storno-auszubuchen oder wieder zu öffnen. Das Abändern des Bezugszeitraums ist auch problemlos möglich. Hier gibt es keine Einschränkung der Bearbeitung. Die Artikelleistungen der Sockelpauschale passen sich dementsprechend an.
- Sowohl die Artikelleistungen der Sockelpauschale als auch die zugrunde liegenden Leistungen dürfen nicht weiter pauschaliert werden. Auch die Vergabe eines Nachlasses bzw. eines Zuschlags ist nicht mit der Sockelpauschale kombinierbar.
- Die Gruppenbildung kann auch weiterhin verwendet werden, sowie die Vergabe eigener Rechnungstexte.
- Wenn die Umlage manuell aufgelöst wird, werden die Artikelleistungen der Sockelpauschale gelöscht. In diesem Fall bleibt zwar die Information erhalten, dass es sich bei den zugrundeliegenden Leistungen um pauschalierte Leistungen handelt. Das Honorar wird aber wieder zurückgestellt (als wäre keine Sockelpauschale definiert). In diesem Fall ist eine weitere Bearbeitung der Leistungen mit Nachlass, Zuschlag oder Pauschale möglich. Wird allerdings eine Bearbeitung wie unter Punkt 2.) angeführt durchgeführt, errechnet sich die Sockelpauschale mit Umlage wieder automatisch.
- Die Wiederherstellung des Ursprungszustandes mit Sockelpauschale kann mit der Funktion "Honorarnote neu erstellen" vorgenommen werden.
- Eine Pauschale ohne Leistung kann aus der Honorarnote (endgültig) entfernt werden oder auch mit Nachlass, Pauschale oder Zuschlag behandelt werden. Ist sie irrtümlich entfernt/bearbeitet worden, ist eine Neuaufbereitung erforderlich. Hier ist zu beachten, dass sie wie bei den normalen Pauschalen auch durch die Funktion "Honorarnote neu erstellen" nicht wieder entsteht.
- Ist eine Pauschale ohne Leistung nicht mehr nötig, weil eine Sockelpauschalleistung in die Honorarnote hinzukommt, wird die Pauschale ohne Leistung in eine Sockelartikel-Leistung umgewandelt. Wird die Pauschale ohne Leistung wieder nötig, weil die Leistungen wegfallen, ist auch hier, um diese wiederzuerhalten, eine normale Rechnungsaufbereitung nötig.
Rechnungsausdruck
Beim Rechnungsausdruck (Rechnung ansehen, Kontrollausdruck) gibt es keine Abweichung zum normalen Programmverlauf. Die Steuerung des Andrucks der Sockelpauschalleistungen passiert über die Gruppentexte, welche die Informationen über die Nettobeträge aus dem Gebührenfeld erhalten.
Fibu-Verbuchung
Auch bei der Fibu-Verbuchung gibt es keine Abweichung zum normalen Programmverlauf. Übergeben werden wieder die Informationen aus dem Gebührenfeld.
Auswertungen
Es können die normalen Standardauswertungen verwendet werden. Um Informationen über das Pauschalhonorar, welches zur Anwendung gekommen ist, zu erhalten, kann die Spalte "Gebührenhonorar" verwendet werden.
Tipps und Hintergrundinformationen
Kombination weitere Umlagen mit Sockelpauschale
Eine Sockelpauschale kann nicht mit eigenen Umlageverfahren kombiniert werden bzw. es ist kein logisches Motiv bekannt, um zusätzlich zu der Sockelpauschale-Vereinbarung Umlagen in der LEA zu führen. Daher wurde auf die Programmfunktionalität der Umlage zurückgegriffen.
Zusatzverrechnung Artikel
Artikel werden immer zusätzlich verrechnet, auch wenn sie als zugeordnete Artikel im Pauschalstamm definiert sind. Der Grund ist, dass eine Umlage auf Artikel nicht möglich ist. Wenn man daher die Artikel nicht zusätzlich zum errechneten Honorar verrechnen möchte, müssen diese wie oben erwähnt, mit Artikelpreis € 0,-- geführt werden.
Kombination Andruck Details mit Sockelpauschale
Es ist nicht zweckmäßig, zusätzlich zu den Gruppentexten weitere Details der der Sockelpauschale zugeordneten Artikel bzw. Tätigkeiten anzudrucken. Das wirft ein Problem auf, wenn dieselben Tätigkeiten/Artikel für Kunden im Detail angedruckt werden sollen, da diese beispielsweise keine Sockelpauschale erhalten.
Theoretisch wäre es zwar möglich, auch die üblichen Details anzudrucken, aber sie werden auf dem Honorarnotenformular immer unter dem Gruppentext des Sockelartikels eingeordnet (was für die zusätzlich verrechneten Positionen nicht richtig ist). Weiters stimmt der Preis/die Einheit im Detail nicht. Als Vorschlag können sie jedoch eingesetzt werden, eine manuelle Nachbearbeitung ist in diesem Fall nötig.
Eine Alternative wäre die Lösung, kundenbezogene Rechnungsformulare für die Sockelpauschal-Kunden zu führen und hier die betreffenden Bänder zu deaktivieren.
Theoretisch wäre es zwar möglich, auch die üblichen Details anzudrucken, aber sie werden auf dem Honorarnotenformular immer unter dem Gruppentext des Sockelartikels eingeordnet (was für die zusätzlich verrechneten Positionen nicht richtig ist). Weiters stimmt der Preis/die Einheit im Detail nicht. Als Vorschlag können sie jedoch eingesetzt werden, eine manuelle Nachbearbeitung ist in diesem Fall nötig.
Eine Alternative wäre die Lösung, kundenbezogene Rechnungsformulare für die Sockelpauschal-Kunden zu führen und hier die betreffenden Bänder zu deaktivieren.
Zusammenfassung Relevanz der LEA Parameter
An dieser Stelle nochmals zusammengefasst die Relevanz der bestehenden LEA Parameter zur Pauschalierung:
- Teiler – wird nicht berücksichtigt
- Barauslagen – wird nicht berücksichtigt
- Bezugszeitraum – nicht relevant
- Honorarnoten aufbereiten – nicht relevant; Empfehlung "Alle Pauschalen"
- Fixpauschale berücksichtigen – nicht relevant; Empfehlung "Ja"
- Erweiterte Pauschalierung – nicht relevant
- Artikel (PoL) – wird nicht berücksichtigt
- Projekt (PoL) aus Zeilenverrechnung – nicht relevant
- Sockelartikel – relevant
- Zusatzartikel – relevant
