Historische Führung von Pauschalen
Grundlegende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Pauschalen.Allgemeines
Motiv und Einsatzzweck
Eine historische Führung von Pauschalen ist für zeitraumbezogene Pauschalvereinbarungen empfehlenswert.
Eine Pauschale ohne historische Führung gilt für alle Leistungen, auf welche die Pauschale definiert ist. Eine historisch geführte Pauschale hingegen gilt für einen bestimmten Bezugszeitraum der Leistungen (Bezugsperiode) oder für einen bestimmten Aufbereitungszeitpunkt (Referenzperiode).
Beispiel
 | Im Bereich der Jahresabschlusserstellung kommt es im Laufe des aktuellen Abschlussjahrs zu Veränderungen beim Honorar für das nächste Jahr. Das heißt, es ist hier sinnvoll, jahresbezogen das jeweils vereinbarte Pauschalhonorar zu erfassen. Somit können nicht nur verschiedene Pauschalbeträge parallel angewendet werden, sondern es bleibt auch nachvollziehbar erhalten, für welchen Zeitraum welche Pauschale gültig war. |
Organisatorische Bedingungen
Je Kunde ist zu entscheiden, ob die Pauschalvereinbarung für ein bestimmtes Leistungspaket …
- unabhängig vom Zeitpunkt
- abhängig vom Bezugszeitraum der Leistungen
- abhängig vom Aufbereitungszeitpunkt der Honorarnote
… gelten soll.
Mit Leistungspaket sind jene Tätigkeiten/Artikel gemeint, die mit der Pauschale abgedeckt werden sollen.
Eine Kombination der Pauschalarten ist zwar je Kunde zulässig, allerdings nicht für dasselbe Leistungspaket.
Eine Kombination der Pauschalarten ist zwar je Kunde zulässig, allerdings nicht für dasselbe Leistungspaket.
Voraussetzungen
Für historisch geführte Pauschalen müssen keine speziellen Voraussetzungen getroffen bzw. eigene LEA Parameter gesetzt werden. Alle LEA Parameter, die sich auf Pauschalen auswirken, sind auch für historisch geführte Pauschalen in derselben Weise relevant.
Einstellungen
Pauschalstammdaten warten
Empfehlenswert ist es, die erste historisch geführte Pauschale manuell ohne eine Eingabe in das Feld Gültig bis anzulegen (oder aus der Pauschalvorlage erzeugen zu lassen) und die Nachfolgepauschalen über die Funktion Nachfolgepauschale erzeugen anzulegen.
Bereits existierende Pauschalen, die Sie ab sofort historisch führen wollen, können einfach um die Felder für die historische Führung ergänzt werden.
Bereits existierende Pauschalen, die Sie ab sofort historisch führen wollen, können einfach um die Felder für die historische Führung ergänzt werden.
Pauschale historisch anlegen
Die Felder für eine historische Führung einer Pauschale sind in die Stammdaten der Pauschalen integriert.
Die normalen Pauschalstammdaten sind somit auch für historisch geführte Pauschalen relevant, zusätzlich müssen für die Anlage und Wartung die Felder unter der Gruppe "Historische Führung" berücksichtigt werden.
Die normalen Pauschalstammdaten sind somit auch für historisch geführte Pauschalen relevant, zusätzlich müssen für die Anlage und Wartung die Felder unter der Gruppe "Historische Führung" berücksichtigt werden.
Nachfolgende Stammdaten sind daher für eine historisch geführte Pauschale zusätzlich zu befüllen:
Mit diesem Feld wird gekennzeichnet, ob es sich um eine historische geführte Pauschale handelt bzw. auf welche Art von Zeitraum sich die Pauschale beziehen soll. Wird das Feld nicht aktiviert, handelt es sich um eine normale Pauschale. Als Varianten für eine historisch geführte Pauschale stehen zur Verfügung:
| |||||||||
In diesem Feld ist bei historischer Führung der Pauschale einzutragen, ab welchem Zeitraum der Pauschalbetrag für das Leistungspaket gültig sein soll. | |||||||||
In diesem Feld ist bei historischer Führung der Pauschale einzutragen, bis inklusive welchen Zeitraums der Pauschalbetrag für das Leistungspaket gültig sein soll. Es ist nicht unbedingt notwendig, einen Gültig-Bis-Zeitraum bekanntzugeben, wenn noch keine Nachfolgepauschale existiert. |
Die restlichen Felder der Pauschalstammdaten können auch für die historisch geführte Pauschale befüllt werden. Das bedeutet zum Beispiel, man kann auch eine historische geführte Pauschale sperren bzw. als Pauschale ohne Leistung definieren, was für diese dieselbe Auswirkung hat wie für normale Pauschalen.
Es ist jedoch nicht möglich, eine historisch geführte Pauschale für eine gewisse Tätigkeitsgruppe (z. B. 100 Buchhaltung) und zusätzlich noch eine historische Pauschale für eine Tätigkeit aus dieser Tätigkeitsgruppe (z. B. 101 Buchhaltung, die unter der Tätigkeitsgruppe 100 liegt) zu führen.
Nachfolgepauschale historisch anlegen
Wenn zu einer historisch geführten Pauschale eine Nachfolgepauschale mit einem erhöhten Betrag für denselben Kunden und denselben Leistungsumfang angelegt werden soll, ist es empfehlenswert, die Funktion Nachfolgepauschale erzeugen zu verwenden.
Die Funktion befindet sich in der Menüleiste und ist nur aktiv, wenn man die Funktion ausgehend von einer historisch geführten Pauschale ohne Gültig-bis-Zeitraum aufruft (Feld Gültig bis ist leer). Ausgeführt wird die Erzeugung der Nachfolgepauschale immer für alle zuvor in der Liste markierten historisch geführten Pauschalen (per Mehrfachauswahl (STRG + Mausklick)). Sollte eine nicht historische geführte Pauschale oder eine historische geführte Pauschale mit einem Gültig-bis-Zeitraum gewählt werden, so ist diese Funktion nicht möglich.
Die Funktion befindet sich in der Menüleiste u
Das nachfolgende Abfragefenster Nachfolgepauschale erzeugen dient zur Bekanntgabe des erhöhten Pauschalbetrags bzw. der prozentuellen Erhöhung sowie der Rundung und ab welchem Zeitraum dieser gültig sein soll (vorgeschlagen wird dabei der aktuelle Monat bzw. das aktuelle Jahr).
Dabei muss der neue Zeitraum jünger als der bisherige Zeitraum sein.
Nach Bestätigung der Eingaben wird die neue Pauschale erzeugt.
Das Erzeugen der Nachfolgepauschale sorgt weiters dafür, dass ...
Das Erzeugen der Nachfolgepauschale sorgt weiters dafür, dass ...
- die Vorgängerpauschale automatisch mit der Vorperiode beendet wird, indem diese in das Feld Gültig bis eingetragen wird.
- das Feld Pauschale ohne Leistung in der Vorgängerpauschale deaktiviert wird, falls es gesetzt war.
Es wird jedenfalls nur eine Pauschale ohne Leistung zur Anwendung kommen, da auch nur eine der historisch geführten Pauschalen (jene, in welche die Referenzperiode/Bezugsperiode fällt) herangezogen wird.
Falls gewünscht, kann aber ohne Bedenken in Vorgänger- und Nachfolgepauschalen manuell das Feld Pauschale ohne Leistung aktiviert werden.
Falls gewünscht, kann aber ohne Bedenken in Vorgänger- und Nachfolgepauschalen manuell das Feld Pauschale ohne Leistung aktiviert werden.
Regeln für Historische Pauschalen
Bei der Anlage müssen folgende Regeln befolgt werden:
- Man kann für einen Kunden je Leistungspaket nur eine Variante der historisch geführten Pauschale führen. Bei der Anlage wird verhindert, für einen Kunden eine historisch geführte Pauschale für Tätigkeiten bzw. Artikel anzulegen, wenn diese Kombination bereits in einer bestehenden (nicht gesperrten) Pauschale des gleichen Pauschaltyps vorhanden ist. Dabei ist unerheblich, ob es sich bei der bestehenden Pauschale um eine normale Pauschale oder um eine historisch geführte Pauschale handelt.
Sie erhalten beim Speichern eine der folgenden Meldungen, falls dieser Umstand vorliegt:
"Für diese Einstellungen existiert bereits eine Pauschale!"
"Für diese Einstellung existiert bereits eine Pauschale mit abweichender historischer Führung."
- Das Eingabeverhalten der Felder Gültig ab und Gültig bis reagiert auf die Einstellung des Feldes Historische Führung.
Mit den Einstellungen "Nach Aufbereitungsjahr" oder "Nach Bezugsjahr" ist nur eine Eingabe mit Monat 0 und einem beliebigen (gültigen) Jahr möglich.
Mit den Einstellungen "Nach Aufbereitungsmonat" oder "Nach Bezugsmonat" muss ein gültiger Monat und ein Jahr eingegeben werden.
Daher werden die Einträge in die Felder Gültig ab und Gültig bis gelöscht, sobald man eine Umstellung im Feld Historische Führung vornimmt. Weiters wird überprüft, ob der Gültig-ab-Zeitraum vor dem Gültig-bis-Zeitraum liegt. - Historisch geführte Pauschalen dürfen sich auch vom Zeitraum her nicht überschneiden.
Damit eine eindeutige Zuordenbarkeit gegeben ist, ist die manuelle Anlage einer Nachfolgepauschale nur dann möglich, wenn die Vorgängerpauschale einen Zeitraum im Feld Gültig bis aufweist oder wenn eine Pauschale mit vollständigem Gültigkeitszeitraum angelegt wird.
Sie erhalten beim Speichern folgende Meldung, falls dieser Umstand vorliegt:
"Für diese Einstellung existiert bereits eine Pauschale. Wenn Sie zur existierenden Pauschale eine Nachfolgepauschale anlegen möchten, benutzen Sie bitte die Funktion 'Nachfolgepauschale erzeugen'".
- Es ist nicht sinnvoll, Leistungen ohne Bezugsmonat in eine historisch nach Bezugsmonat geführte Pauschale einzubeziehen, da diese bei der Pauschalierung in der Folge nicht berücksichtigt werden. Daher sollte beim Festlegen des Leistungspakets die jeweilig im Feld Eingabe Bezugszeitraum getroffene Einstellung der Stammdaten von Tätigkeit/Artikel dahingehend beachtet werden, ob sich dadurch keine Widersprüche ergeben.
- Inaktive (historisch geführte) Pauschalen werden bei den oben angeführten Überprüfungen nicht berücksichtigt.
- Bei den Pauschalvorlagen gibt es ebenfalls keine Überprüfungen, da es sich nur um Vorlagen und noch nicht um Berechnungsregeln handelt.
Historisch geführte Pauschalen warten
Im Normalfall wird es nicht nötig sein, bestehende historisch geführte Pauschalen zu ändern, wenn diese richtig angelegt worden sind.
Dasselbe gilt für den Vorschlag der Nachfolgepauschale, den man nach Festlegen der neuen Pauschalhöhe und dem neuen Gültig-ab-Zeitraum erhält.
Empfehlenswert ist es daher, die historisch geführten Pauschalen über die Funktion Nachfolgepauschale erzeugen zu warten und bis auf Betrag und neuen Gültig-ab-Zeitraum gleich der Vorgängerpauschale zu halten. Somit ist gewährleistet, dass die Abfolge der historisch geführten Pauschalen stimmig ist.
Eine zusammengehörige historisch geführte Pauschale bestimmt sich durch denselben/dieselbe(n)
Dasselbe gilt für den Vorschlag der Nachfolgepauschale, den man nach Festlegen der neuen Pauschalhöhe und dem neuen Gültig-ab-Zeitraum erhält.
Empfehlenswert ist es daher, die historisch geführten Pauschalen über die Funktion Nachfolgepauschale erzeugen zu warten und bis auf Betrag und neuen Gültig-ab-Zeitraum gleich der Vorgängerpauschale zu halten. Somit ist gewährleistet, dass die Abfolge der historisch geführten Pauschalen stimmig ist.
Eine zusammengehörige historisch geführte Pauschale bestimmt sich durch denselben/dieselbe(n)
- Kunden
- Kombination von Tätigkeit/Tätigkeiten/Artikel/Tätigkeitshauptgruppe
- Pauschaltyp
- Historische Führung
Änderungen von diesen Stammdaten lösen daher eine neue historisch geführte Pauschale aus. Alle anderen Stammdaten dürfen sich von Vorgänger- zu Nachfolgepauschale unterscheiden, wenn es für den Verwendungszweck sinnvoll ist.
Sollte es notwendig sein, die Einträge in den Feldern Gültig ab und Gültig bis manuell zu ändern, muss die Anpassung der Felder in der Vorgänger- bzw. Nachfolgepauschale auch manuell erfolgen.
Pauschalvorlagen definieren
Wenn viel mit Pauschalvereinbarungen gearbeitet wird, empfiehlt es sich, Pauschalvorlagen zu definieren. Diese werden auf einem eigenen Reiter im Fenster Pauschalen gewartet.
In den Pauschalvorlagen steht ebenfalls das Feld Historische Führung zur Verfügung, um den Modus der historischen Führung zu definieren.
Beim Erzeugen einer Kundenpauschale sind im Fenster Kundenpauschale erzeugen die kundenbezogenen Daten bekannt zu geben. Ist in der Pauschalvorlage das Feld Historische Führung dementsprechend eingestellt, sind zusätzlich die Felder "Gültig ab" bzw. "Gültig bis" zu befüllen (bzw. kann letzteres leer bleiben, wenn es sich um eine aktuell gültige historisch geführte Pauschale handelt).
Auch in diesem Fall wird vor dem Einfügen in die Kundenpauschalen überprüft, ob der Kunde noch keine (historisch geführte) Pauschale mit denselben Tätigkeiten/Artikeln besitzt.
Programmablauf
Honorarnoten aufbereiten
Historisch geführte Pauschalen werden wie normale Pauschalen aufbereitet. Beim Honorarnoten aufbereiten steht dem Anwender bei folgenden Aufbereitungsmodi das Feld Referenzperiode zur Verfügung:
Dieses Feld wird immer mit dem aktuellen Monat/Jahr befüllt vorgeschlagen und dient als Referenzzeitraum für jene historisch geführten Pauschalen, die sich auf das Aufbereitungsjahr oder den Aufbereitungsmonat beziehen.
Der Zeitraum kann manuell übersteuert werden, um zu beeinflussen, dass eine andere (die für diesen abgewandelten Zeitraum gültige) historisch geführte Pauschale zur Anwendung kommt.
Der Zeitraum kann manuell übersteuert werden, um zu beeinflussen, dass eine andere (die für diesen abgewandelten Zeitraum gültige) historisch geführte Pauschale zur Anwendung kommt.
Es müssen immer Monat und Jahr als Referenzzeitraum eingegeben werden. Damit werden sowohl die historisch geführten Pauschalen nach Aufbereitungsjahr als auch jene nach Aufbereitungsmonat angesprochen (ansonsten könnten nur die historisch geführten Pauschalen nach Aufbereitungsjahr berücksichtigt werden). Beachten Sie hierzu bitte auch das Kapitel Eingabe einer jahresbezogenen Referenzperiode.
Die Referenzperiode wird in Folge auf die erzeugten Honorarnoten in das Feld Referenzperiode der jeweiligen Honorarposition übergeben. Somit kann, sofern der LEA Parameter Fixpauschale berücksichtigen aktiv ist, auch bei Änderungen in der Rechnungsbearbeitung auf die festgelegte Periode Bezug genommen und die richtige Pauschalhöhe berechnet werden.
Das Feld wird in der Aufbereitung nicht angezeigt, wenn keine historisch geführten Pauschalen oder nur nach Bezugsjahr oder Bezugsmonat historisch geführte Pauschalen geführt werden. In diesem Zusammenhang ist das Feld nicht sinnvoll einsetzbar, da die Referenzperiode auf diesen Modus der historischen Führung keinen Einfluss hat.
Allerdings wird die Referenzperiode auf der Honorarposition in jedem Fall befüllt (unabhängig vom Aufbereitungsmodus bzw. vom Fakturatyp) - wenn nichts anderes angegeben, erfolgt die Befüllung mit dem aktuellen Monat/Jahr. Dies hat in diesen Fällen allerdings keine Auswirkungen auf den Programmablauf.
Das Feld wird in der Aufbereitung nicht angezeigt, wenn keine historisch geführten Pauschalen oder nur nach Bezugsjahr oder Bezugsmonat historisch geführte Pauschalen geführt werden. In diesem Zusammenhang ist das Feld nicht sinnvoll einsetzbar, da die Referenzperiode auf diesen Modus der historischen Führung keinen Einfluss hat.
Allerdings wird die Referenzperiode auf der Honorarposition in jedem Fall befüllt (unabhängig vom Aufbereitungsmodus bzw. vom Fakturatyp) - wenn nichts anderes angegeben, erfolgt die Befüllung mit dem aktuellen Monat/Jahr. Dies hat in diesen Fällen allerdings keine Auswirkungen auf den Programmablauf.
Honorarnoten/Rechnungsbearbeitung
Bei der manuellen Anlage einer Honorarnote steht ebenfalls das Feld Referenzperiode auf der Honorarposition zur Verfügung. Dieses wird mit dem aktuellen Jahr/Monat befüllt vorgeschlagen und kann auch an dieser Stelle abgeändert werden.
Auch bei der Umbuchung kann eine neue Honorarnote entstehen: Beim Umbuchen auf eine neue Honorarnote, die im Zuge der Umbuchung erzeugt wird, wird die Referenzperiode der ursprünglichen Honorarnote auf die neue Honorarnote übernommen.
Auch bei der Umbuchung kann eine neue Honorarnote entstehen: Beim Umbuchen auf eine neue Honorarnote, die im Zuge der Umbuchung erzeugt wird, wird die Referenzperiode der ursprünglichen Honorarnote auf die neue Honorarnote übernommen.
Bei bestehenden Honorarnoten kann die Referenzperiode manuell geändert werden, wenn es notwendig ist (derzeit in jedem Status der Honorarnote möglich, allerdings ab Status "Mit Rechnungsnummer" nicht mehr empfehlenswert). Damit die geänderte Referenzperiode sich auch auf die Pauschalbeträge und die Leistungen in der Honorarnote auswirkt, muss in der Honorarnote die Funktion Honorarnote neu erstellen durchgeführt werden.
In der Rechnungsbearbeitung selbst ist keine Besonderheit hinsichtlich der Behandlung der Pauschalen zu beachten, da es sich bei der Historischen Führung der Pauschalen nur um eine andere Berechnungsmethode des Pauschalhonorars handelt.
Beispielsweise wird auch die Fixpauschalierung berücksichtigt, wenn diese über den LEA Parameter Fixpauschale berücksichtigen aktiv ist, da immer eine eindeutige Zuordnung einer Leistung zu einer Pauschale gegeben ist. Weiters wird wie bei der normalen Pauschalierung bei der Vergabe einer weiteren manuellen Pauschale über die gleichnamige Funktion der gesamte Pauschalbetrag über die markierten Leistungen aufgeteilt und die historisch geführte Pauschale außer Acht gelassen. Mit der Funktion "Honorarnote neu erstellen" können die Pauschalen entsprechend den definierten Stammdaten wieder neu berechnet werden.
In der Rechnungsbearbeitung selbst ist keine Besonderheit hinsichtlich der Behandlung der Pauschalen zu beachten, da es sich bei der Historischen Führung der Pauschalen nur um eine andere Berechnungsmethode des Pauschalhonorars handelt.
Beispielsweise wird auch die Fixpauschalierung berücksichtigt, wenn diese über den LEA Parameter Fixpauschale berücksichtigen aktiv ist, da immer eine eindeutige Zuordnung einer Leistung zu einer Pauschale gegeben ist. Weiters wird wie bei der normalen Pauschalierung bei der Vergabe einer weiteren manuellen Pauschale über die gleichnamige Funktion der gesamte Pauschalbetrag über die markierten Leistungen aufgeteilt und die historisch geführte Pauschale außer Acht gelassen. Mit der Funktion "Honorarnote neu erstellen" können die Pauschalen entsprechend den definierten Stammdaten wieder neu berechnet werden.
Ermittlung der gültigen historisch geführten Pauschale
Beim Aufbereiten der Leistungen wird geprüft, ob sich darunter Leistungen befinden, die zu einer Pauschale gehören. Mit welchem Pauschalbetrag die Leistungen pauschaliert werden, also welche historisch geführte Pauschale zur Anwendung kommt, hängt vom gewählten Modus der historischen Führung ab.
Bei der Ermittlung der gültigen historisch geführten Pauschale muss also überprüft werden, welchen Bezugszeitraum die Leistungen besitzen (wenn historisch geführte Pauschalen nach Bezugsjahr oder Bezugsmonat vorhanden sind) bzw. mit welcher Referenzperiode die Honorarnote aufbereitet bzw. angelegt worden ist. Dementsprechend werden die jeweils gültigen Pauschalen herangezogen bzw. deren Beträge auf die Leistungen angewendet.
Alle Varianten haben gemeinsam, dass innerhalb der Pauschale das Feld Pauschaltyp in Kombination mit dem Feld Berechnung Pauschalfaktor bestimmt, wie oft der Pauschalbetrag zu Anwendung kommt. Der Gesamtbetrag wird gemäß dem Pauschalteiler auf die zugehörigen Leistungen aufgeteilt. In diesen Abläufen unterscheidet sich die historisch geführte Pauschale nicht von den normalen Pauschalen.
Bei der Ermittlung der gültigen historisch geführten Pauschale muss also überprüft werden, welchen Bezugszeitraum die Leistungen besitzen (wenn historisch geführte Pauschalen nach Bezugsjahr oder Bezugsmonat vorhanden sind) bzw. mit welcher Referenzperiode die Honorarnote aufbereitet bzw. angelegt worden ist. Dementsprechend werden die jeweils gültigen Pauschalen herangezogen bzw. deren Beträge auf die Leistungen angewendet.
Alle Varianten haben gemeinsam, dass innerhalb der Pauschale das Feld Pauschaltyp in Kombination mit dem Feld Berechnung Pauschalfaktor bestimmt, wie oft der Pauschalbetrag zu Anwendung kommt. Der Gesamtbetrag wird gemäß dem Pauschalteiler auf die zugehörigen Leistungen aufgeteilt. In diesen Abläufen unterscheidet sich die historisch geführte Pauschale nicht von den normalen Pauschalen.
Beispiel Ermittlung der gültigen (historisch geführten) Pauschalen
| Folgende Pauschalen sind für den Kunden 202002 Buchinger & Berger GmbH erfasst.  Die Pauschalen im Detail:
Aufbereitet wird mit der vorgeschlagenen, aktuellen Referenzperiode 01-2026, die sich vom aktuellen Tagesdatum ableitet:  Die Honorarposition der Honorarnote erhält in der Folge die gewählte Referenzperiode 202601.  Damit setzt sich die Honorarnote aus folgenden Beträgen zusammen:  Die Positionen im Detail:
|
t
Tipps und Hintergrundinformationen
Berücksichtigung von Bilanzbuchungszeilen
Ein Spezialthema ist die Berücksichtigung von Bilanzbuchungszeilen, da diese einen Bezugsmonat 13 oder 14 aufweisen und damit nicht in den möglichen Eingabezeitraum Monat 1 bis 12 fallen. Damit können sie nicht in historisch nach Bezugsmonat geführten Pauschalen berücksichtigt werden (Ausnahme: Die historische geführte Pauschale hat noch keinen Gültig-bis-Zeitraum eingetragen.).
Mögliche Lösung ist, diese in historisch nach Bezugsjahr oder nach Aufbereitungsjahr/-monat geführten Pauschalen zu integrieren.
Mögliche Lösung ist, diese in historisch nach Bezugsjahr oder nach Aufbereitungsjahr/-monat geführten Pauschalen zu integrieren.
Eingabe einer jahresbezogenen Referenzperiode
Eine jahresbezogene Eingabe der Referenzperiode würde nur dann auch monatsbezogene historisch geführte Pauschalen berücksichtigen, wenn die Referenzperiode IN der monatsbezogenen historisch geführten Pauschale liegt (egal ob diese einen Gültig-bis-Zeitraum aufweist oder nicht).
Daher verhindert das Programm einfachheitshalber eine Eingabe ohne Monatsbezug im Feld Referenzperiode, da nur mit Monatsbezug sowohl die jahresbezogenen als auch die monatsbezogenen historisch geführten Pauschalen eindeutig zugeordnet werden können.
Beispiel Eingabe einer jahresbezogenen Referenzperiode
|
|
Kombination historisch geführte Pauschalen mit Sockelpauschalen
Für Sockelpauschalen ist die historische Führung von Pauschalen gegenwärtig nicht vorgesehen. In den Stammdaten der Pauschalen wirken daher Programmmechanismen, welche die Funktionen gegenseitig sperren.
