Monatsrechnungsvorlagen
Grundlegende Informationen zu den Monatsrechnungen finden Sie unter Monatsrechnungen.
Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → MonatsrechnungsvorlagenIm Fenster "Monatsrechnungsvorlagen" werden durch Anlage von Vorlagen und deren Details sämtliche Einstellungen für die Fakturierung mit Monatsrechnungen getroffen. Mit der Abrechnungsvariante Monatsrechnungen können monatliche und/oder quartalsweise Rechnungen mit gleichbleibenden Beträgen an Kunden verrechnet und diesen Rechnungen nachträglich die entsprechenden Leistungen zugeordnet werden. Dabei ist der Aufwand für die fakturierende Stelle gering.
Über den Aufbereitungsmodus Monatsrechnungen im Programmteil Honorarnoten aufbereiten werden aufgrund der Vorlagen die Monatsrechnungen erzeugt. Da die tatsächlichen Leistungen zu diesem Zeitpunkt noch nicht oder noch nicht vollständig vorhanden sind, werden nicht die tatsächlichen Leistungen, sondern sogenannte Pauschalleistungen als Platzhalter erstellt und in der Rechnungsbearbeitung der Monatsrechnung angezeigt. Die weitere Verarbeitung der erstellten Monatsrechnungen gleicht den normalen Rechnungen und wird im Programmteil Honorarnoten vorgenommen. Für das Hinzufügen der tatsächlich erbrachten Leistungen zur jeweiligen abgeschlossenen Monatsrechnung finden Sie im Fenster Monatsrechnungen die notwendigen Funktionen. Ausführliche Informationen zur Fakturierung mit Monatsrechnungen finden Sie in der Themenhilfe Monatsrechnungen.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Monatsrechnungsvorlagen
In diesem Bereich werden die Vorlagen für die Monatsrechnung angelegt. Beachten Sie, dass etwaige hinterlegte Rechnungsempfänger im Programm genauso gültig sind, wie es bei den normalen Rechnungen der Fall ist (siehe Offene Zugehörigkeit / Rechnungsempfänger).
Weitere Informationen zur Anlage von Monatsrechnungsvorlagen finden Sie in der Themenhilfe Monatsrechnungen im Kapitel Monatsrechnungsvorlage anlegen.
Standardfeldauswahl Monatsrechnungsvorlagen
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Vorlage duplizieren | Die Funktion "Vorlage duplizieren" kann einerseits genutzt werden, um dieselbe Vorlage für einen anderen Kunden zu verwenden oder um die Vorlage für diesen Kunden zu duplizieren und bei der Kopie die Einstellungen anzupassen. |
Mit der Funktion "Nachfolgevorlage erzeugen" können eine oder mehrere Nachfolgevorlagen erstellt werden. Dabei öffnet sich das Fenster Nachfolgevorlage erzeugen. Der Wert der Feldes Gültig ab wird dabei automatisch erhöht vorgeschlagen, kann jedoch manuell angepasst werden. Die Details werden 1:1 von der ursprünglichen Monatsrechnungsvorlage kopiert und können bei Bedarf im Nachhinein adaptiert werden (z. B. Betragserhöhungen). |
| Aktive anzeigen | Die Funktion "Aktive anzeigen" schränkt die Ansicht auf alle Monatsrechnungsvorlagen ein, welche das Feld Aktiv aktiviert haben. |
| Inaktive anzeigen | Die Funktion "Inaktive anzeigen" schränkt die Ansicht auf alle Monatsrechnungsvorlagen ein, welche das Feld Aktiv deaktiviert haben. |
| Alle anzeigen | Die Funktion "Alle anzeigen" zeigt alle Monatsrechnungsvorlagen an (unabhängig vom Feld Aktiv). |
Hinweis
 | In diesem Fenster wird bei inaktiven Funktionen in der Statuszeile unterhalb eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen dieser Funktion nicht zulässig ist. Zum Beispiel ist das Erzeugen einer Nachfolgevorlage nicht möglich, wenn Monatsrechnungsvorlagen markiert sind, die bereits ein Gültig-Bis-Datum aufweisen. Eine Begründung wird dann wie im Bild unterhalb dargestellt.  |
Hinweis
| Bei den Funktionen Vorlage duplizieren und Nachfolgevorlage erzeugen wird der Leistungsumfang berücksichtigt. Dabei werden die Tätigkeitsgruppen der Quell-Monatsrechnungsvorlage beim Duplizieren/Nachfolger erstellen auf Zulässigkeit überprüft. Ist mindestens eine der Tätigkeitsgruppen nicht im Leistungsumfang zugeordnet, wird der Vorgang abgebrochen und eine Meldung zeigt an, dass aufgrund des Leistungsumfangs das Duplizieren auf den Kunden nicht zulässig ist.  |
Vorlagendetails
In diesem Bereich werden die Vorlagendetails zur Monatsrechnungsvorlage angelegt. Diese definieren, welche Tätigkeitsgruppen über die Monatsrechnung abzurechnen sind. Weiters wird darin festgelegt, aus welchen Leistungsbestandteilen (Artikel, Honorar, Bezugszeitraum etc.) sich die Pauschalleistung der Monatsrechnung, über die die Fakturierung abgewickelt wird, zusammensetzen soll. Es besteht auch die Möglichkeit, Nachlässe sowie Rechnungsgruppen je Detail zu hinterlegen.
Weitere Informationen zur Anlage von Vorlagendetails finden Sie in der Themenhilfe Monatsrechnungen im Kapitel Vorlagendetails anlegen.
Hinweis
| Es ist nicht zulässig, Vorlagendetails zu einer Monatsrechnungsvorlage hinzuzufügen oder zu löschen, wenn bereits Rechnungen zu dieser Monatsrechnungsvorlage existieren. Dies wird mit Meldungen unterbunden, weil ansonsten das spätere Hinzufügen der offenen Leistungen nicht mehr wie gewünscht möglich ist.   Das Bearbeiten eines Vorlagendetails ist grundsätzlich erlaubt, die Eigenschaften "Tätigkeitsgruppe", "Jahresbezogen" und "Abweichung" dürfen jedoch nicht abgeändert werden und sind daher gesperrt, sobald bereits Rechnungen vorhanden sind. |
Standardfeldauswahl Vorlagendetails
Tipps und Hintergrundinformationen
Hinweise zu Nachfolgevorlagen
Achten Sie darauf, dass es zu keinen Überschneidungen beim Erstellen von Nachfolgevorlagen kommt. Sollten die Stammdaten historisch zusammengehörigen Monatsrechnungsvorlagen nicht korrekt angelegt worden sein, kann es Problemen beim Aufbereiten von Monatsrechnungen kommen. Folgendes Beispiel zeigt, dass die nachfolgende Konstellation theoretisch dazu führen könnte, dass für einen Bezugszeitraum (Bezugsjahr bzw. Bezugsmonat und -jahr) dieselbe Pauschal-Leistung nochmals erstellt werden müsste:
Beispiel
 | Seit Oktober 2023 ist der Kunde 201001 Allinger Kunde der Kanzlei. Daher wurde eine entsprechende Monatsrechnungsvorlage angelegt. Mit dem Kunden hat man sich darauf geeinigt, dass immer die Buchhaltung des jeweiligen Monats sofort abgerechnet wird, also ohne Abweichung:  Im Jahr 2024 wird mit dem Kunden vereinbart, dass nun nicht mehr die Buchhaltung des jeweiligen Monats sofort abgerechnet wird, sondern erst einen Monat darauf. Aus diesem Grund wurde beschlossen, die Monatsrechnungsvorlage für das Jahr 2024 mit einer Abweichung von "-1" anzulegen.  Dadurch ergäbe sich theoretisch folgende Problemsituation:
|
Eine Konstellation in den Stammdaten mit Überschneidungen würde zu Problemen beim nachträglichen Hinzufügen von Leistungen führen, da keine eindeutige Zuordnung der Leistungen möglich ist. Damit das nicht passieren kann, wird bereits eine Aufbereitung einer derartigen Monatsrechnung verhindert (siehe Kapitel Problembehebung: Pauschal-Leistung existiert bereits).
Um das Problem zu lösen, muss der Gültigkeitszeitraum der Monatsrechnungsvorlage angepasst werden.
Beispiel
| Der Gültigkeitszeitraum der neuen Vorlage wird auf "Gültig ab" "02-2024" geändert, damit dem Kunden nicht zweimal die Monatsrechnung für die Buchhaltung 12/2023 verrechnet wird.  In weiterer Folge dürfen auch erst ab dem Aufbereitungsmonat/-jahr 02/2024 Monatsrechnungen für diesen Kunden erstellt werden. |
LEA Honorarfaktoren als vorgefertigte Tabellen im BMD Standardbrief
Kundenbezogene LEA Honorarfaktoren (zu denen die Vereinbarungen zu den Monatsrechnungen zählen), können als vorgefertigte Tabellen im BMD Standardbrief angedruckt werden. Dies ermöglicht einen übersichtlichen Ausdruck aller Honorarvereinbarungen, die mit einem Kunden getroffen worden sind. Sind Honorarfaktoren über eine vorgefertigte Tabelle in der Vorlage vorhanden, öffnet sich beim Generieren des Briefes das Dialogfenster Ermittlungsdatum für Kundenpreise, in dem Sie das Ermittlungsdatum bekanntgeben müssen. Nähere Informationen zur generellen Verwendung des BMD Standardbriefes finden Sie in der Pakethilfe Standardbrief kurz und bündig.
