Ermittlung des Leistungsumfangs in der Leistungserfassung

 

Um bei einem Kunden Leistungen erfassen zu können, ist es notwendig, dem System mitzuteilen, welche Tätigkeiten beim jeweiligen Kunden zulässig sind. Für Tätigkeiten, die einem Kunden nicht zugeteilt sind, ist keine Leistungserfassung möglich. Die grundlegende Funktion des Leistungsumfangs besteht nun darin, die Verbindung zwischen Kunden (oder Projekten) und Tätigkeiten herzustellen und dies bei der Leistungserfassung auch entsprechend zu prüfen, damit Fehleingaben verhindert werden. Gesteuert wird die Zuordnung nicht direkt über die Tätigkeiten, sondern über die Tätigkeitsgruppen.

Aus diesem Grund ist es notwendig, zumindest einen Leistungsumfang anzulegen, als Standard zu versehen und diesem die in den Stammdaten angelegten Tätigkeitsgruppen zuzuordnen. Ein Leistungsumfang besteht somit aus den ihm zugeordneten Tätigkeitsgruppen.

 

 

Der Standardleistungsumfang ist deutlich mit einem Häkchen in der Spalte "Ist Standard" gekennzeichnet. Übersteuert werden kann der Standardleistungsumfang durch die Anlage von weiteren Leistungsumfängen bzw. auch kundenbezogen, indem ein Leistungsumfang je Kunde geführt wird (siehe Kapitel Priorität Ermittlung Leistungsumfang).

 

Damit spielt der Leistungsumfang auch eine wesentliche Rolle im Aufbau der Firmenstruktur, gegebenfalls ist somit auch die Anlage mehrerer Leistungsumfänge erforderlich. Je nach Größe und Komplexität der Organisationsform werden über die dem Leistungsumfang zugeordneten Tätigkeitsgruppen auch Zuordnungen von Leistungen zu Verrechnungsfirmen bzw. zu Geschäftsführung und Abteilungsleitung getroffen (siehe Kapitel Organisationsvarianten).

Die Standardvariante ist die einfachste und auch verbreiteste Variante der Gliederung der angebotenen Leistungsumfänge. Sie wird empfohlen für einfache Firmenstrukturen, welche keine Teams oder Profit-Center abbilden wollen.

 

Sie besteht aus zwei Leistungsumfängen:

Damit ist allerdings noch nicht entschieden, welcher Leistungsumfang für welchen Kunden (welches Projekt) gilt. Das wird über ein eigenes Regelwerk abgebildet (siehe Kapitel Priorität Ermittlung Leistungsumfang).

 

Die komplexere Variante wird relevant, wenn eine tätigkeitsgruppenabhängige Zugehörigkeit eines Kunden (eines Projekts) zu Geschäftsführung oder Abteilungsleitung und/oder Verrechnungsfirma abgebildet werden soll.

 

In den Stammdaten des Kunden wird normalerweise durch die Anlage unter einer der eigenen Firmen festgelegt, unter welcher Verrechnungsfirma die Leistungen an den Kunden verrechnet werden sollen. Weiters wird im Kundenstamm in den Feldern "Abteilungsleitung" und "Geschäftsführung" die Zugehörigkeit zu diesen Organisationseinheiten bestimmt.

 

Diese Fixierung kann allerdings durch den Leistungsumfang übersteuert werden. Die Gruppe, die alle externen produktiven Leistungen beinhaltet, wird somit auf mehrere Gruppen aufgeteilt. Diese unterscheiden sich durch die Zuordnung von Tätigkeitsgruppen zu unterschiedlicher Abteilungsleitung, Geschäftsführung und/oder Verrechnungsfirma. Diese Kombination lässt sich beliebig gestalten, auch von Tätigkeitsgruppe zu Tätigkeitsgruppe kann innerhalb eines Leistungsumfangs eine Unterscheidung abgebildet werden.

Wie bei der einfacheren Variante entscheidet das Regelwerk (siehe Priorität Ermittlung Leistungsumfang), welcher Leistungsumfang für welchen Kunden (welches Projekt) zur Anwendung kommt. 

Jener Leistungsumfang, der als Standard (erkennbar am Häkchen in der Spalte "Ist Standard") gekennzeichnet worden ist, gilt als Standard für alle Kunden (Projekte) und darf diesen nicht extra zugeordnet werden. Die darin enthaltenen Tätigkeitsgruppen und die damit in Verbindung stehenden Tätigkeiten werden den Kunden automatisch zugeteilt.

 

Soll für einzelne Kunden (Projekte) ein davon abweichender Leistungsumfang zur Anwendung kommen, muss dieser im Kundenstamm (Projektstamm) im Feld Leistungsumfang hinterlegt werden. Standardfall dafür ist die Hinterlegung jenes Leistungsumfangs, der die Nichtleistungszeiten zugeordnet hat, im Kundenstamm des Internen Kunden. Damit stehen in der Leistungserfassung, wenn der Kunde "Nichtleistungszeiten" ausgewählt wurde, nur mehr die internen Tätigkeiten wie Urlaub zur Verfügung.

 

Ist eine weitere Übersteuerung notwendig, kann eine Anlage eines Leistungsumfangs je Kunde angelegt werden - diese gelten vorrangig vor allen anderen Hinterlegungen.

 

Damit ergibt sich folgende Priorität der Ermittlung der für den Kunden bzw. das Projekt zugewiesenen Tätigkeitsgruppen in absteigender Reihenfolge:

 

  

Achtung: Damit auf Tätigkeiten erfasst werden kann, muss in der Leistung bereits ein Kunde oder ein Projekt eingetragen sein. Andernfalls stehen trotz Hinterlegung des Leistungsumfangs am Kunden oder Projekt keine Tätigkeiten zur Verfügung.

Hinweis 

Weiters kann noch die Spezialanforderung, je Mitarbeiter nur bestimmte Tätigkeitsgruppen erfassen zu lassen, abgebildet werden. Hier handelt es sich aber um eine wenig gebräuchliche Form der Hinterlegung, die speziell für PLE Kunden interessant ist und nur in der Leistungserfassung wirkt. Dazu muss der Leistungsumfang im Mitarbeiterstamm im Feld Leistungsumfang hinterlegt werden. Diese ist gegenüber dem Leistungsumfang, der als Standard gekennzeichnet ist, vorrangig, aber allen anderen Hinterlegungen nachrangig.  In diesem Fall ergibt sich somit folgende Priorität der Ermittlung der für den Kunden bzw. das Projekt zugewiesenen Tätigkeitsgruppen in absteigender Reihenfolge:   1. Leistungsumfang des Projekts 2. Leistungsumfang je Kunde des Kunden 3. Leistungsumfang des Kunden 4. Leistungsumfang des Mitarbeiters   5. Leistungsumfang, der als Standard gekennzeichnet ist Achtung: Damit auf Tätigkeiten erfasst werden kann, muss in der Leistung bereits ein Kunde oder ein Projekt eingetragen sein. Andernfalls stehen trotz Hinterlegung des Leistungsumfangs am Mitarbeiter keine Tätigkeiten zur Verfügung.

Artikel stehen im Gegensatz zu Tätigkeiten immer in der Leistungserfassung zur Auswahl, unabhängig, für welchen Kunden (bzw. welches Projekt) eine Leistung erfasst wird. Ist das nicht gewünscht, kann der LEA Parameter Artikeleingabe auf die Einstellung "Mit Prüfung des Leistungsumfangs" gesetzt werden.

Für Umbuchungen kann mit dem LEA Parameter Leistungsumfang berücksichtigen geregelt werden, ob die gleichen Regeln zur Ermittlung der gültigen Tätigkeiten gelten sollen wie in der Leistungserfassung.

Sollen auf einen oder mehrere Kunden vorübergehend - oder auch dauerhaft - keine Leistungen erfasst werden können, so ist dies ebenfalls über die Anlage eines eigenen Leistungsumfangs zu lösen.

Dazu wird ein Leistungsumfang angelegt, dem anschließend bewusst keine Tätigkeitsgruppen zugeordnet werden. Dieser Leistungsumfang wird dann bei den entsprechenden Kunden im Feld Leistungsumfang hinterlegt. Somit können für diese/n Kunden keine Leistungen erfasst werden und die Kunden sind folglich für die Eingabe von Leistungen bzw. für die Leistungserfassung gesperrt.  

Möchte man die "Leistungssperre" für den Kunden wieder aufheben, ist das Feld Leistungsumfang am Kundenstamm wieder entsprechend zu ändern.