Monatsrechnungen
Grundlegende Informationen zu den Abrechnungsvarianten finden Sie unter Überblick Abrechnungsvarianten der NTCS LEA.Überblick
Die Monatsrechnung stellt eine monatliche Pauschale dar, welcher nachträglich Leistungen automatisch nach Bezugsmonat und/oder -jahr zugeordnet werden können.
Sie dient grundsätzlich dazu, monatlich ein fixes Honorar zu verrechnen, ohne die dafür zu erstellende Rechnung kontrollieren zu müssen. Die fakturierende Stelle kann die Monatsrechnung also sofort nach dem Aufbereiten im Fenster Honorarnoten mit Rechnungsnummer drucken, in die FIBU verbuchen und abschließen. Das alles ist beispielsweise in einem Schritt über den Rechnungsstapel möglich.
Über das Fenster Monatsrechnungen können Sie nicht nur den Status jeder einzelnen Monatsrechnung kontrollieren, sondern auch die Funktionen "Offene Leistungen hinzufügen" und/oder "Bilanzleistungen hinzufügen" ausführen. Beide Funktionen sind für das nachträgliche Zuweisen der noch nicht fakturierten Leistungen vorgesehen. Nach diesem Schritt sind die Leistungen fakturiert.
Anlage von Monatsrechnungsvorlagen und Vorlagendetails
Im Fenster Monatsrechnungsvorlagen verwalten Sie die Monatsrechnungsvorlagen sowie die Vorlagendetails.
Monatsrechnungsvorlage anlegen
Bei der Anlage der Monatsrechnungsvorlagen ist zu beachten, dass eine hinterlegte Offene Zugehörigkeit oder ein hinterlegter Rechnungsempfänger im Programm genauso gültig ist, wie es bei normalen Rechnungen der Fall ist.
In der Monatsrechnungsvorlage muss zwingend ein Kunde (bzw. Rechnungsempfänger) angegeben werden, für den diese Vorlage gelten soll. Über das Feld Inkl. Kunden des Rechnungsempfängers entscheiden Sie, ob der Monatsrechnung nur jene Leistungen hinzugefügt werden, bei denen der Kunde der Leistung auch dem Rechnungsempfänger der Monatsrechnung entspricht, oder ob alle diesem Rechnungsempfänger zugehörigen Leistungen hinzugefügt werden. (In den Details zur Monatsrechnung können Sie weitere - nur kundenspezifisch gültige Einstellungen - vornehmen.) Nähere Informationen dazu finden Sie unter Monatsrechnung bei abweichendem Rechnungsempfänger.
Des Weiteren kann festgelegt werden, für welchen Zeitraum diese Monatsrechnung gültig sein soll. Dies kann über die Felder Gültig ab und Gültig bis erreicht werden - diese müssen jedoch nicht befüllt werden. Außerdem muss über das Feld Abrechnungstyp entschieden werden, ob jedes Quartal oder jeden Monat eine Rechnung gestellt werden soll.
Das Feld Gesamtbetrag dient lediglich als Informationsfeld (schreibgeschützt) und berechnet sich aus den Beträgen der hinterlegten Tätigkeiten - siehe Vorlagendetails. Außerdem kann im Feld Reportnummer noch ein speziell für die Monatsrechnung erstelltes Rechnungsformular hinterlegt werden.
Vorlagendetails anlegen
In einer Monatsrechnung können mehrere Tätigkeitsgruppen abgerechnet werden. Auch Kombinationen von monatsbezogenen und jahresbezogenen Tätigkeitsgruppen in einer Monatsrechnung sind möglich. Wichtig ist, dass je Tätigkeitsgruppe ein Vorlagendetail zur Vorlage angelegt wird. Aufgrund der Informationen aus dem Vorlagendetail ermittelt das Programm je Tätigkeitsgruppe eine Pauschal-Leistung, über die der Betrag abgerechnet werden kann, da die tatsächlichen Leistungen erst nach der Rechnungslegung in die Rechnung gelangen.
Wichtig für die Pauschal-Leistung sind vor allem die Felder Jahresbezogen und Abweichung. "Jahresbezogen" bedeutet, dass die automatisch erstellte Pauschal-Leistung nur ein Bezugsjahr erhält und keinen Bezugsmonat. Bleibt dieses deaktiviert, erhält die Pauschal-Leistung ein Bezugsjahr und einen Bezugsmonat. Die "Abweichung" legt fest, inwieweit sich das Bezugsjahr (bei jahresbezogenen Tätigkeiten) oder der Bezugsmonat (bei monatsbezogenen Tätigkeiten) ausgehend vom Erstellungsmonat/jahr berechnen soll.
Des Weiteren kann im Feld Artikelnummer ein Artikel hinterlegt werden, der anstelle des Artikels des LEA Parameters Artikel (PoL) für die Monatsrechnung herangezogen werden soll. Beachten Sie, dass zwingend ein Artikel aus einer dieser beiden Hinterlegungsmöglichkeiten beim Aufbereiten der Monatsrechnungen benötigt wird. (Details dazu finden Sie im Kapitel Problembehebung: Artikel (PoL) fehlt der Fensterhilfe Honorarnoten aufbereiten.)
Darüber hinaus muss auch der Betrag je Tätigkeitsgruppe festgelegt werden.
Optional besteht die Möglichkeit, einen prozentuellen oder absoluten Nachlass je Detail festzulegen (siehe Berücksichtigung Nachlass). Dazu stehen die Felder Nachlass bzw. Nachlass in % zur Verfügung.
Möchten Sie die Pauschal-Leistung für den Andruck auf der Rechnung mit einer bestimmten Rechnungsgruppe versehen, können Sie dafür das Feld Rechnungsgruppe befüllen.
Wenn Sie auf der Vorlage das Feld Inkl. Kunden des Rechnungsempfängers aktiviert haben, wird auf dem Vorlagendetail das Feld Kunde freigeschaltet, in dem Sie eine Kundennummer hinterlegen können. Dies ermöglicht weitere Abrechnungsvarianten der Monatsrechnung. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Monatsrechnung bei abweichendem Rechnungsempfänger.
Beispiel
 | Für den Kunden soll ab Jänner 2023 eine Monatsrechnung ausgestellt werden, in welcher monatlich Beträge für die Buchhaltung, die Lohnverrechnung und die Betriebsprüfung in Rechnung gestellt werden. In der Vorlage wird der Kunde (= Rechnungsempfänger), eine Bezeichnung, der Gültigkeitszeitraum und der Abrechnungstyp bekannt gegeben.  Danach ist je Tätigkeitsgruppe ein Detail anzulegen. Handelt es sich um eine "jahresbezogene" Tätigkeitsgruppe, die nur ein Bezugsjahr braucht, beachten Sie Folgendes:
Im Falle von "nicht-jahresbezogenen" (also monatsbezogenen) Tätigkeitsgruppen, die zusätzlich auch einen Bezugsmonat brauchen, ist die Systematik gleich:
 In diesem Beispiel wird die jährliche Betriebsprüfung jeweils eine "Periode" im Vorhinein, die monatliche Lohnverrechnung sofort und die monatliche Buchhaltung im Nachhinein verrechnet.  |
Fakturierung der Monatsrechnungen
Die Fakturierung der Monatsrechnung hat einen ähnlichen Ablauf wie die normalen Rechnungen. Zuerst müssen die Monatsrechnungen über den Programmteil Honorarnoten aufbereiten aufbereitet und anschließend im Programmteil Honorarnoten wie gewohnt fakturiert werden.
Monatsrechnung aufbereiten
Monatsrechnungen werden mit dem Aufbereitungsmodus Monatsrechnung erzeugt. Diese Variante steht zur Verfügung, wenn der LEA Parameter Monatsrechnung aktiviert ist. Hier kann einerseits auf bestimmte Kunden eingeschränkt werden und andererseits der Monat bzw. das Jahr angegeben werden, welcher bzw. welches als Aufbereitungsmonat/-jahr definiert wird.
Aufgrund der Bekanntgabe des Aufbereitungsmonats/-jahres kann in der Folge der jeweilige Bezugsmonat bzw. das jeweilige Bezugsjahr der Pauschal-Leistung errechnet werden.
Eine Monatsrechnung im wörtlichen Sinn wird für jeden Aufbereitungsmonat erstellt, eine quartalsweise Monatsrechnung hingegen immer nur in den Aufbereitungsmonaten 3, 6, 9 und 12.
Beispiel
| Durch das Aufbereiten der Monatsrechnungen mit dem Aufbereitungsmonat/-jahr 03/2023 ist für den Kunden 201008 folgende Monatsrechnung entstanden:  |
Hinweis
 | Sollten beim Aufbereiten von Monatsrechnungen Fehler auftreten, so beachten Sie bitte das Kapitel Hinweise zu Nachfolgevorlagen in der Themenhilfe Monatsrechnungsvorlagen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Problembehebung: Monatsrechnungsleistung (Pauschalleistung) existiert bereits in der Fensterhilfe Honorarnoten aufbereiten. |
Monatsrechnung ausstellen
Wurde die Monatsrechnung erfolgreich aufbereitet, so wird diese im Fenster Honorarnoten unter dem Reiter "Rechnungen" gelistet. Monatsrechnungen sind hier über den Erstellungstyp "15 - Monatsrechnung" bzw. das Symbol 
erkennbar.
erkennbar.
Ein Nachbearbeiten bzw. Ansehen der Rechnung ist im Normalfall nicht mehr nötig, da es sich um gleichbleibende Rechnungen handelt. Daher können Sie von der fakturierenden Stelle umgehend mit Rechnungsnummer gedruckt, in die FIBU verbucht und abgeschlossen werden (etwa über den Rechnungsstapel).
Status der Monatsrechnung kontrollieren
Den Status der Monatsrechnungen können Sie jederzeit im Fenster Monatsrechnungen kontrollieren.
Einerseits sehen Sie über Symbole auf einen Blick, welchen Verrechnungsstatus jede einzelne Monatsrechnung aufweist bzw. können Sie andererseits mit einem Klick auf ein Symbol nachsehen, welche Leistungen sich (bereits) in der betreffenden Monatsrechnung befinden.
In diesem Fenster finden Sie auch jene Funktionen, die Sie in weiterer Folge für das Hinzufügen der offenen Leistungen / Bilanzleistungen benötigen werden: Sobald die Mitarbeiter im Laufe der Zeit ihre Leistungen fertig erfasst haben und diese autorisiert sind, können die Leistungen zur passenden Monatsrechnung hinzugefügt werden.
Offene Leistungen hinzufügen
Die Funktion "Offene Leistungen hinzufügen" dient dazu, Leistungen zu Monatsrechnungen hinzuzufügen, welche Tätigkeitsgruppen enthalten, die im Vorlagendetail als monatsbezogen (= nicht jahresbezogen) gekennzeichnet worden sind. Dafür führen Sie im Fenster Monatsrechnungen über das Menü die Funktion Offene Leistungen hinzufügen aus. Beim Betätigen der Funktion erscheint folgendes Fenster:
Hier ist anzugeben, für welche Verrechnungsfirma und bis zu welcher Buchungsperiode Leistungen zu den entsprechenden Monatsrechnungen hinzugefügt werden sollen. Durch Bestätigung mit "Übernehmen" wird die Funktion für alle im Fenster Monatsrechnungen vorhandenen Kunden oder für alle markierten Kunden ausgeführt (je nachdem, welche Einstellung Sie im Feld Anwenden auf treffen).
Voraussetzungen für die korrekte Zuordnung
Das Hinzufügen von offenen Leistungen zu Monatsrechnungen ist nur möglich, wenn auch das manuelle Hinzufügen von offenen Leistungen zu Rechnungen möglich ist. Bitte beachten Sie daher folgende Voraussetzungen:
- Die Monatsrechnung muss abgeschlossen sein (Feld Status). Dies kann auch über die Symbole im Fenster Monatsrechnungen festgestellt werden.
- Die Monatsrechnung muss entweder in die FIBU verbucht sein oder den FIBU Status "Nicht notwendig" aufweisen (Feld In FIBU verbucht). Hat eine Rechnung den FIBU Status "Nein", so können die offenen Leistungen nur dann hinzugefügt werden, wenn entweder der LEA Parameter Leistungen hinzufügen/entfernen und DB-Verteilung auf "Nach Rechnungsabschluss" oder der WWS Parameter Verspeicherung FIBU auf "Nein" steht.
Sollte das Hinzufügen der offenen Leistungen nicht möglich sein, obwohl die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, so erscheint folgende Meldung:
Dies kann unter anderem folgende Ursachen haben:
- Es gibt (noch) keine autorisierten Leistungen (bzw. wurden diese bei der Autorisierung nicht berücksichtigt, da sie fehlerhaft / nicht vollständig und daher noch nicht korrekt sind).
- Auf den autorisierten Leistungen, welche für die abgeschlossenen Monatsrechnungen aus Ihrer Sicht in Frage kämen, wurde nicht die richtige Bezugsperiode eingetragen (nicht jene, für welche die Tätigkeitsgruppe mit der Monatsrechnung abgerechnet worden ist).
- Beim Aufbereiten der Monatsrechnung wurde der falsche Monat bzw. das falsche Jahr ausgewählt (und damit stimmt die Bezugsperiode der Pauschal-Leistung in der Monatsrechnung nicht).
Falls Sie diese Ursachen im Einzelfall als Grund für die oben angeführte Fehlermeldung ausschließen können, so wenden Sie sich bitte an den BMD LEA Support.
Programmablauf im Hintergrund
Die Funktion "Offene Leistungen hinzufügen" wird für monatlich ausgestellte Monatsrechnungen und quartalsweise ausgestellte Monatsrechnungen (= Quartalsrechnungen) gleichzeitig angewendet. Grundsätzlich müssen also die offenen Leistungen und die Monatsrechnung "zusammenpassen", um die korrekte Zuordnung zu gewährleisten. Wie dieses Zusammenfinden funktioniert, wird im Folgenden kurz durch eine Erklärung des jeweiligen Ablaufs mitsamt Beispiel dargestellt.
Hat das Hinzufügen von offenen Leistungen funktioniert, wird die bisher in der Monatsrechnung enthaltene Pauschal-Leistung auf ein Honorar von € 0,00 gesetzt und der pauschale Betrag auf alle neu hinzugefügten Leistungen aufgeteilt (siehe Aufteilung Pauschalbetrag und Berücksichtigung Nachlass). Dadurch werden auch DBI und DBII der Leistungen neu berechnet. Die Leistungen gelten nach dieser Zuordnung als "fakturiert".
Offene Leistungen hinzufügen (Monatsrechnung im wörtlichen Sinn)
Alle Leistungen, die bereits autorisiert sind und der Pauschal-Leistung in der Monatsrechnung hinsichtlich Verrechnungsfirma, Kunde, Tätigkeitsgruppe, Bezugsjahr und Bezugsmonat entsprechen, werden beim Ausführen der Funktion zu den jeweiligen Monatsrechnungen hinzugefügt.
Beispiel
| Für den Monat 03/2023 ist für den Kunden 202004 bereits eine Monatsrechnung für die Tätigkeitsgruppen 100 und 200 und die Bezugsperiode 02/2023 abgerechnet worden - damit sind also die Leistungen des Bezugsmonats 2 des Jahres 2023 abgegolten:  Beim Hinzufügen der offenen Leistungen werden alle autorisierten Leistungen berücksichtigt, die den Kunden 202004 sowie die Tätigkeitsgruppen 100 und 200 aufweisen, wenn deren Bezugsperiode 02/2023 ist.  |
Offene Leistungen hinzufügen (Quartalsrechnung)
Alle Leistungen, die bereits autorisiert sind und der Pauschal-Leistung in der Monatsrechnung hinsichtlich Verrechnungsfirma, Kunde und Tätigkeitsgruppe entsprechen, werden zur abgeschlossenen Monatsrechnung hinzugefügt, wenn deren Bezugsjahr und Bezugsmonat innerhalb eines bereits abgerechneten Quartals liegt.
Beispiel
| Für den Monat 03/2023 ist für den Kunden 202006 bereits eine Quartalsrechnung für die Tätigkeitsgruppe 300 und die Bezugsperiode 03/2023 abgerechnet worden - damit sind also die Leistungen der Bezugsmonate 1, 2 und 3 des Jahres 2023 abgegolten:  Beim Hinzufügen der offenen Leistungen werden alle autorisierten Leistungen berücksichtigt, die den Kunden 202006 sowie die Tätigkeitsgruppe 300 aufweisen, wenn deren Bezugsperiode 01/2023, 02/2023 oder 03/2023 ist.  |
Bilanzleistungen hinzufügen
Die Funktion "Bilanzleistungen hinzufügen" dient dazu, Leistungen zu Monatsrechnungen hinzuzufügen, welche Tätigkeitsgruppen enthalten, die im Vorlagendetail als jahresbezogen gekennzeichnet wurden.
Dafür führen Sie im Fenster Monatsrechnungen über das Menü die Funktion Bilanzleistungen hinzufügen aus. Beim Betätigen der Funktion erscheint folgendes Fenster:
In diesem Fenster muss das Bezugsjahr eingegeben werden, für das Leistungen zu den entsprechenden Monatsrechnungen hinzugefügt werden sollen. Durch Bestätigung mit "Übernehmen" wird die Funktion für alle im Fenster Monatsrechnungen vorhandenen Kunden oder für alle markierten Kunden ausgeführt (je nachdem, welche Einstellung Sie im Feld Anwenden auf treffen).
Durch die Möglichkeit, auf gewisse Kunden und auf ein gewisses Bezugsjahr einzuschränken, steht Ihnen eine Variante zur Verfügung, die Leistungen nur zu Rechnungen jener Kunden hinzufügt, deren Bilanzen auch bereits fertig sind. In der Folge gelten alle derart hinzugefügten Bilanz-Leistungen zu ein- und demselben Stichtag als abgerechnet - dies wäre nicht der Fall, wenn Leistungen periodisch zu allen Rechnungen hinzugefügt werden würden (z. B. wie die Leistungen für die Buchhaltung oder Lohnverrechnung).
Voraussetzungen für die korrekte Zuordnung
Das Hinzufügen von offenen Leistungen zu Monatsrechnungen ist nur möglich, wenn auch das manuelle Hinzufügen von offenen Leistungen zu Rechnungen möglich ist. Bitte beachten Sie daher folgende Voraussetzungen:
- ALLE Monatsrechnungen, die in diesem Jahr laut den Feldern "Gültig ab" und "Gültig bis" der Monatsrechnungsvorlage in Frage kommen, müssen abgeschlossen sein (Feld Status). Dies kann auch über die Symbole im Fenster Monatsrechnungen festgestellt werden. Ist auch nur eine einzige Monatsrechnung nicht abgeschlossen, wird die Funktion nicht ausgeführt.
- Jene Monatsrechnung, in welcher die Leistungen schlussendlich landen, muss entweder in die FIBU verbucht sein oder den FIBU Status "Nicht notwendig" aufweisen (Feld In FIBU verbucht). Hat die Rechnung den FIBU Status "Nein", so können die offenen Leistungen nur dann hinzugefügt werden, wenn entweder der LEA Parameter Leistungen hinzufügen/entfernen und DB-Verteilung auf "Nach Rechnungsabschluss" oder der WWS Parameter Verspeicherung FIBU auf "Nein" steht. Wenn es beispielsweise zwölf Rechnungen gibt (pro Monat eine Rechnung), so bedeutet dies, dass der FIBU Status der Dezember-Monatsrechnung dafür ausschlaggebend ist, ob die Bilanzleistungen hinzugefügt werden können.
Sollte das Hinzufügen der offenen Leistungen nicht möglich sein, obwohl die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, so erscheint folgende Meldung:
Dies kann unter anderem folgende Ursachen haben:
- Es gibt (noch) keine autorisierten Leistungen (bzw. wurden diese bei der Autorisierung nicht berücksichtigt, da sie fehlerhaft / nicht vollständig und daher noch nicht korrekt sind).
- Auf den autorisierten Leistungen, welche für die abgeschlossenen Monatsrechnungen aus Ihrer Sicht in Frage kämen, wurde nicht das richtige Bezugsjahr eingetragen (nicht jenes, für das die Tätigkeitsgruppe mit der Monatsrechnung abgerechnet worden ist).
- Beim Aufbereiten der Monatsrechnung wurde der falsche Monat bzw. das falsche Jahr ausgewählt (und damit stimmt das Bezugsjahr der Pauschal-Leistung in der Monatsrechnung nicht).
Falls Sie diese Ursachen im Einzelfall als Grund für die oben angeführte Fehlermeldung ausschließen können, so wenden Sie sich bitte an den BMD LEA Support.
Programmablauf im Hintergrund
Im Zuge dieser Funktion werden im ersten Schritt die bisherigen Pauschal-Leistungen aller Monatsrechnungen des betroffenen Aufbereitungsjahres summiert. In weiterer Folge werden diese in Form einer zusätzlichen negativen Pauschal-Leistung in Höhe dieser Summe in der letzten Monatsrechnung dieses Jahres egalisiert.
Abschließend werden alle Leistungen, die bereits autorisiert sind und der Pauschal-Leistung in der Monatsrechnung hinsichtlich Kunde, Tätigkeitsgruppe und Bezugsjahr entsprechen, zu derselben abgeschlossenen Monatsrechnung hinzugefügt. Gleichzeitig werden die Leistungen mit demselben positiven Betrag pauschaliert, indem dieser pauschale Betrag auf alle neu hinzugefügten Leistungen aufgeteilt wird (siehe Aufteilung Pauschalbetrag und Berücksichtigung Nachlass). Die Leistungen gelten nach dieser Zuordnung als "fakturiert".
Somit wird einerseits die betragliche Richtigkeit der einzelnen Rechnungen, andererseits aber auch die Richtigkeit der in der Auswertung enthaltenen Werte wie beispielsweise DBI und DBII gewährleistet.
Um besser zu veranschaulichen, wie die Programmlogik genau funktioniert, wird dies anhand eines Beispiels erläutert:
Beispiel
| Für den Kunden 201001 existiert folgende Monatsrechnungsvorlage für die Tätigkeitsgruppe 400 (Tätigkeitsgruppe für Bilanzierung). Die Vorlage ist von 01/2023 bis 04/2023 gültig:  Nun werden die Rechnungen für die Monate Jänner bis April 2023 nach und nach in den jeweiligen Monaten erstellt und abgeschlossen. Währenddessen erfassen die Mitarbeiter, welche die Bilanzierung für das Bezugsjahr 2022 durchführen, wie gewohnt ihre Leistungen. Im Fenster "Monatsrechnungen" ist zu sehen, dass aktuell alle Monatsrechnungen des Aufbereitungsjahres (Ausstellungsjahres) 2023 abgeschlossen sind.  Das bedeutet, dass ab sofort die Leistungen der Tätigkeitsgruppe 400 mit dem Bezugsjahr 2022 abgerechnet werden können. Dazu muss die Zeile im Fenster "Monatsrechnungen" markiert sein und die Funktion "Bilanzleistungen hinzufügen" für das Bezugsjahr 2022 ausgeführt werden. In der Folge werden die betroffenen Leistungen zur letzten Monatsrechnung (die des Monats April) hinzugefügt, da dies statistisch gesehen am richtigsten ist. Dabei entsteht zusätzlich eine negative Pauschal-Leistung in Höhe der vier erstellten Monatsrechnungen (4 Monatsrechnungen á € 400,00 ergibt € 1.600,00), um diese Monatsrechnungen auszugleichen. Die hinzugefügten Leistungen werden im Anschluss daran auf ein Gesamthonorar von € 1.600,00 pauschaliert:  In tabellarischer Form kann dies über das gesamte Jahr gesehen folgendermaßen ausgedrückt werden:
Die einzelnen Monatsrechnungen bleiben somit mit € 400,00 ausgestellt und in den Auswertungen ist die Richtigkeit der enthaltenen Deckungsbeiträge ebenfalls gewährleistet. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Monatsrechnung bei abweichendem Rechnungsempfänger
Beim Hinzufügen von offenen Leistungen werden jene Leistungen zur Monatsrechnung hinzugefügt, die hinsichtlich Kunde, Tätigkeitsgruppe und Bezugszeitraum zur Monatsrechnung passen. Wenn Sie aber für bestimmte Kunden Rechnungsempfänger) arbeiten, können jene Leistungen, die nicht auf den Rechnungsempfänger der Monatsrechnung selbst, sondern auf einen anderen Kunden erfasst worden sind, nicht zur Monatsrechnung hinzugefügt werden (der Leistungsempfänger weicht vom Rechnungsempfänger ab).
Damit derartige Leistungen nicht ausgebucht werden müssen, um nicht mehr als offene Leistungen zu gelten, können Sie auf der Monatsrechnungsvorlage das Feld Inkl. Kunden des Rechnungsempfängers aktivieren. Dadurch wird das Hinzufügen ALLER Leistungen mit dem Rechnungsempfänger ermöglicht - unabhängig vom Kunden der Leistung.
Hinweis
| Auch wenn bereits Monatsrechnungen zu dieser Vorlage abgerechnet worden sind, kann das Feld "Inkl. Kunden des Rechnungsempfängers" noch aktiviert werden, da dieses direkt beim Ausführen der Funktionen Offene Leistungen hinzufügen und Bilanzleistungen hinzufügen geprüft wird. |
Zusätzlich können Sie bei Aktivierung der Option Inkl. Kunden des Rechnungsempfängers am Vorlagendetail optional im Feld Kunde einen Kunden hinterlegen, wodurch folgende drei Varianten zur Abrechnung einer Monatsrechnung mit Rechnungsempfänger ermöglicht werden:
- Vorlagendetail gilt für alle Kunden (häufigster Fall)
Wird der Honorarbetrag über alle Leistungen des Rechnungsempfängers vereinbart, egal welchen Kunden die Leistungen im Einzelnen betreffen, so ist diese Variante zu wählen. Hier bleibt das Feld "Kunden-Nr" leer, wodurch jede Leistung mit dem Rechnungsempfänger unter diesem Vorlagendetail abgerechnet wird.
- Je Kunde gilt ein eigenes Vorlagendetail
Wird der Honorarbetrag je Kunde vereinbart, so ist diese Variante zu wählen. Das Feld "Kunden-Nr" ist jeweils mit dem betroffenen Kunden befüllt.
- Vorlagendetail gilt für viele Kunden, für manche Kunden gilt ein eigenes Vorlagendetail
Ebenso ist eine Mischform aus den Varianten 1 und 2 denkbar. Wird der Honorarbetrag grundsätzlich über alle Leistungen des Rechnungsempfängers vereinbart, manche Kunden werden aber zusätzlich verrechnet, so ist diese Variante zu wählen. Bei dieser Variante ist es nicht möglich, ein abweichendes Vorlagendetail für den Rechnungsempfänger selbst anzulegen.
Da je Vorlagendetail eine Pauschal-Leistung für die Monatsrechnung entsteht, können die zum jeweiligen Kunden passenden Leistungen genau zur entsprechenden Position in der Monatsrechnung hinzugefügt werden.
Gleichzeitige Verwendung von Honorarnoten und Monatsrechnungen
Wenn Sie für Kunden Monatsrechnungen, aber auch normale Honorarnoten (z. B. für Sonderleistungen) erstellen möchten, greift folgendes Programmverhalten:
Ist mindestens eine aktive Monatsrechnungsvorlage vorhanden, wird beim Honorarnoten aufbereiten über die anderen Aufbereitungsmodi (z. B. Aufbereitungsmodus Rechnungsempfänger) je Leistung überprüft, ob diese in eine Monatsrechnung fallen würde. Ist dies der Fall, dann wird diese Leistung nicht in die Honorarnote aufgenommen. Es erscheint kein Hinweis dazu, da dies aufgrund der Häufigkeit der Meldung im Arbeitsalltag stören würde.
Sobald das historische Ende einer Monatsrechnung auf der Monatsrechnungsvorlage gesetzt wird (was beinahe immer nachträglich der Fall sein wird), werden die Leistungen, die bisher in die Monatsrechnung fallen würden, auch in der normalen Honorarnote mitaufbereitet.
Damit ist sichergestellt, dass das organisatorische Problem, dass Leistungen für Monatsrechnungen parallel zu den normalen Honorarnoten abgerechnet werden, nicht durch manuelle Eingriffe gelöst werden muss (wie z. B. manuelles Entfernen der Leistungen aus der Honorarnote). Folglich bleiben diese Leistungen so lange offen, bis sie über die dafür vorgesehenen Programmabläufe in die Monatsrechnungen aufgenommen werden und dadurch als fakturiert gelten.
Besonderheiten bei der Berechnung Honorarbetrag je Leistung
Aufteilung Pauschalbetrag
Da sich - wie bei der Pauschale - der Honorarbetrag auf die einzelnen hinzugefügten Leistungen aufteilen muss, wirken sich folgende LEA Parameter der Pauschalen auch auf den Ablauf der Monatsrechnungen aus:
- Der LEA Parameter Teiler bestimmt die Basis für die Aliquotierung des Honorars beim Hinzufügen von Leistungen zu Monatsrechnungen. Aufgrund dieser Basis wird das effektive Honorar auf jede einzelne Leistung heruntergerechnet. Dies ist ausschlaggebend für Auswertungen und genaue DB-Berechnungen. Möglich sind die Teiler "Selbstkosten" oder "Verrechenbarer Betrag".
- Der LEA Parameter Barauslagen bestimmt, wie/ob Barauslagen beim Hinzufügen von Leistungen zu Monatsrechnungen aliquotiert werden sollen. Im Normalfall sind die Barauslagen fix und sollen daher nicht pauschaliert werden. Aus diesem Grund wird meistens entweder die Einstellung "Kosten werden addiert" oder die Einstellung "Kosten werden abgezogen" verwendet:Kosten werden abgezogenDie Pauschalsumme wird abzüglich der Barauslagen auf die Zeit-Leistungen angewendet, das Gesamthonorar beträgt die eingegebene Pauschalsumme - einschließlich der Barauslagen. Werden nur Barauslagen (keine Zeit-Leistungen) zu einer Monatsrechnung hinzugefügt, so entfällt auf die Barauslagen ihr tatsächliches Honorar. Der Rest (Pauschalhonorar - Honorar aller Barauslagen) entfällt auf die Pauschalposition der Monatsrechnung. Werden auch Leistungen zur Monatsrechnung hinzugefügt, so entfällt der Rest auf die Leistung und die Pauschalposition wird auf 0 gesetzt.Kosten werden addiertDies bedeutet im Falle der Monatsrechnung, dass sich das Programm genau so verhält, als wäre die Einstellung "Kosten werden abgezogen" eingestellt. Dies muss deshalb so sein, weil sich das Honorar der abgeschlossenen Monatsrechnung nicht mehr verändern darf. Würde nun eine Barauslage zur Monatsrechnungspauschale addiert werden, so ergäbe sich jedoch ein höheres Honorar.Kosten werden pauschaliertDiese Ausprägung sorgt dafür, dass die Barauslagen ebenso in die aliquote Aufteilung des Honorars einbezogen werden.
Berücksichtigung Nachlass
Damit Nachlässe auch auf Monatsrechnungen angewendet werden können (z. B. Jahresabschluss für Neugründer - 10 %) kann je Vorlagendetail ein Nachlass in absoluten Zahlen bzw. in Prozent angegeben werden.
Beim Aufbereiten der Monatsrechnungen wird dieser Nachlass bereits angewendet.
In weiterer Folge wird beim Hinzufügen der Leistungen zu den Monatsrechnungen lediglich der um den Nachlass reduzierte Betrag zur nachträglichen Verteilung des Honorars auf die tatsächlichen Leistungen verwendet.
Spezialthema: Nachträgliche erlösseitige KORE Verbuchung
Sollten Sie die LEA-KORE-Anbindung (erlösseitig) verwenden, ist zu beachten, dass mit dem Standardprogrammverhalten lediglich direkt beim Verbuchen der Honorarnoten in die Fibu in die KORE verbucht wird. Da bei Monatsrechnungen die eigentlich relevanten Leistungen jedoch erst nachträglich hinzugefügt werden, ist zu entscheiden, was beim Hinzufügen dieser Leistungen aus KORE Sicht geschehen soll.
In Bezug auf die erlösseitige KORE Verbuchung von Monatsrechnungen kann dafür über den LEA Parameter Erlösverbuchung Monatsrechnungen/Gebührenrechnungen entschieden werden, ob bei den Funktionen Offene Leistungen hinzufügen bzw. Bilanzleistungen hinzufügen erneut eine erlösseitige KORE Verbuchung und somit eine erneute Kostenaufteilung durchgeführt werden soll. Des Weiteren kann entschieden werden, ob dabei indirekt über eine BuErf oder direkt in die NTCS KORE verbucht werden soll.
