Offene Zugehörigkeit
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Eine "offene Zugehörigkeit" benötigen Sie, wenn eine Honorarnote an eine Rechnungsadresse geschickt werden muss, die nicht direkt im Zusammenhang mit dem Kunden bzw. dem Rechnungsempfänger der Honorarnote steht. Alternativ dazu können Sie aber auch die Zustelladresse des Rechnungsempfängers verwenden.
Die offene Zugehörigkeit wird auch als "zentrale Rechnungsadresse" bezeichnet.
Die offene Zugehörigkeit darf nicht mit der "stillen Zugehörigkeit" (= Rechnungsempfänger) verwechselt werden. Beide Zugehörigkeiten können im Kundenstamm getroffen werden, erfüllen aber einen unterschiedlichen Zweck.
Unterschied Rechnungsempfänger (Stille Zugehörigkeit) - Offene Zugehörigkeit
Um darzustellen, welche Zweck welche Zuordnung erfüllt, werden hier im Anschluss die Begriffe erläutert.
Rechnungsempfänger (LEA) = Stille Zugehörigkeit
Die stille Zugehörigkeit wird in der LEA über den Rechnungsempfänger abgebildet und muss nur separat befüllt werden, wenn der Kunde nicht ohnehin dem Rechnungsempfänger entspricht. Dafür ist das Feld Rechnungsempfänger (LEA) vorgesehen.
Die stille Zugehörigkeit ...
- bedeutet, dass Leistungen, die auf einem Kunden erfasst werden, in der Fakturierung auf dem Rechnungsempfänger (ist ungleich Kunde) ausgewiesen werden und in der Folge auf das Debitorenkonto des Rechnungsempfängers verbucht werden.
- verwendet man, um Leistungen für eine Geschäftsführung oder Gesellschafter zu erbringen und diese immer an die GesmbH zu verrechnen.
Nähere Infos zum Thema finden Sie in der Themendokumentation Rechnungsempfänger (Stille Zugehörigkeit).
Offene Zugehörigkeit
Für die Hinterlegung der Offenen Zugehörigkeit ist ein eigenes Feld, das Feld Offene Zugehörigkeit vorgesehen.
Die offene Zugehörigkeit ...
- bedeutet, dass Leistungen, die auf einem Kunden erfasst werden, in der Fakturierung auf dem Rechnungsempfänger (ist gleich Kunde) ausgewiesen werden und auf das Debitorenkonto des Rechnungsempfängers verbucht werden. Die Honorarnote selbst jedoch wird an die Adresse des offenen zugehörigen Kunden geschickt.
- verwendet man, um- Leistungen für eine Gesellschaft zu erbringen und zu verrechnen, die Honorarnote jedoch an den Masseverwalter zu schicken
- Leistungen für eine Gesellschaft zu erbringen und zu verrechnen, die Honorarnote jedoch an die Konzernzentrale zu schicken
- Leistungen für eine Hausgemeinschaft zu erbringen und zu verrechnen, die Honorarnote jedoch an den Hausverwalter zu schicken.
Relevante Einstellungen
Stammdaten
Wenn zu einem Kunden eine offene Zugehörigkeit existiert, ist diese im Kundenstamm im Feld Offene Zugehörigkeit zu hinterlegen. Die offene Zugehörigkeit muss auch als Kunde angelegt sein, damit sie zur Auswahl steht.
Rechnungsformular
Im Rechnungsformular stehen für die offene Zugehörigkeit eigene Felder zur Verfügung. Sie finden diese unter Datenfelder → Aktuelle Honorarnotenfelder → "Kunde - Rechnungsadr. Offene Zugehörigkeit" und "Kontaktperson offene Zugehörigkeit". Die gewünschten Felder müssen an der Stelle der normalen Adresse eingefügt werden.
Die bisherigen Adressfelder werden unterhalb eingesetzt und mit der Einstellung "Leere Zeile löschen, wenn Feld leer" (aufrufbar mit der rechten Maustaste am markierten Feld) versehen.
Nähere Informationen zu den Formularen finden Sie in der Themendokumentation Honorarnotengestaltung.
Diese Einstellungen stellen im Formular sicher, dass zuerst die Rechnungsadresse der offenen Zugehörigkeit und nachfolgend die Adresse des Rechnungsempfängers (ist gleich Kunde) gedruckt wird. So steht beispielsweise in einem Konkursfall der Masseverwalter in den Adressfeldern der offenen Zugehörigkeit, weil dieser die offenen Forderungen verwaltet und somit auch der Empfänger der Honorarnote ist. Der eigentliche Kunde folgt in den "normalen" Adressfeldern unterhalb und dient als Information.
Hinweis Textliche Kennzeichnung des zweiten Adressblocks
 | Oft ist es auch gewünscht, vor dem zweiten Adressblock (Adresse des Rechnungsempfängers) bei vorhandener offener Zugehörigkeit einen Text wie beispielsweise "Leistungsempfänger" oder "Rechnungsempfänger" anzudrucken. Diese Anforderung kann mit einer Formel abgedeckt werden.  Die Felder "PLZ+Ort()", "Straße()" und "Nachname_Vorname,_Titel()" sind hierbei aus dem Ordner "Kunde - Rechnungsadresse" zu holen:  Für diese Formel muss ebenfalls die Einstellung "Leere Zeile löschen, wenn Feld leer" (aufrufbar mit der rechten Maustaste am markierten Feld) getroffen werden. |
Hinweis Verwenden der Honorarnoten-Adressmakros
| Statt beide Adressblöcke händisch aufzubauen, gibt es die Möglichkeit, die von BMD ausgelieferten Honorarnoten-Adressmakros für eine perfekte Adressierung zu verwenden. Dabei stehen sowohl ein Makro für den Rechnungsempfänger (LEA) als auch ein Makro für die Offene Zugehörigkeit bzw. Zustelladresse zur Verfügung. Näheres zu diesem Thema finden Sie in der Themendokumentation Honorarnotengestaltung unter im Kapitel Einfügen der Adressmakros sowie in der Themendokumentation Spezielle Funktionen der Adressmakros in Honorarnoten. |
Parameter
Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → 4 Ausdrucke → Allgemeine Einstellungen → Rechnungsdruck ist der Parameter "Verhalten bei zentraler Rechnungsadresse" auf die Option "zentr. RechAdr. drucken, wenn gleich" zu stellen.
Dieser Parameter stellt folgendes Verhalten sicher: Wenn die zentrale Rechnungsadresse gleich der Rechnungsadresse ist (Kunde hat keine offene Zugehörigkeit), so wird nur die zentrale Rechnungsadresse angedruckt. In den Adressfeldern der offenen Zugehörigkeit wird in diesem Fall die Adresse des Kunden gedruckt. Die "normalen" Adressfelder bleiben leer. Da diese die Einstellung "Leere Zeile löschen, wenn Feld leer" aufweisen, werden in der Folge die entstandenen Leerzeilen unterdrückt.
Fakturierung
In der Fakturierung wird eine offene Zugehörigkeit über das Feld Offene Zugehörigkeit gesteuert und es sind keine besonderen Einstellungen vorzunehmen.
Bei Vorhandensein einer offenen Zugehörigkeit im Kundenstamm wird diese bei der Aufbereitung oder Neuerstellung der Honorarnote automatisch auf die Honorarposition gesetzt. Auch beim Ändern des Rechnungsempfängers auf der Honorarposition wird die offene Zugehörigkeit aktualisiert. Bei Erzeugung einer Stornorechnung oder Gutschrift wird die offene Zugehörigkeit der ursprünglichen Honorarnote übernommen. Sobald die Honorarnote eine Rechnungsnummer besitzt, kann die offene Zugehörigkeit nicht mehr abgeändert werden.
Begleitbrief
Honorarnoten, die an Kunden mit offener Zugehörigkeit gestellt werden, können mit einem Begleitbrief zusammen ausgedruckt werden. Dazu steht ein eigenes Band "Begleitbrief" zur Verfügung. Dieses Band muss zuerst mit einem manuellen Seitenumbruch versehen werden, um tatsächlich ein eigenes Blatt zu erhalten. Der Begleitbrief darf textlich (d. h. wenn man den Seitenumbruch nicht mitzählt) nicht mehr als eine Seite ausmachen.
Der Text kann anschließend manuell erfasst und mit Feldern vervollständigt werden. Empfehlenswert ist es, den Text als "Diverser Textbaustein" unter den Rechnungstexten zu erfassen und anschließend in das Band über die Funktion "Textbaustein einfügen" (Menü → Textbaustein) einzufügen. Diese Vorgehensweise erleichtert die Verwendung und Wartung, wenn mehrere Rechnungsformulare oder Druckereinstellungen für Ablaufarten verwendet werden.
Der LEA Parameter Seitenkopf/-fuß auf Begleitbrief steuert, mit welchem Seitenkopf/-fuß der Begleitbrief versehen werden soll. Möglich sind "Ohne Seitenkopf/-fuß", "Seitenkopf/-fuß erste Seite" oder "Seitenkopf/-fuß alle Seiten" (welche bereits im Formular als Sonderbänder existieren).
Der LEA Parameter Seitenkopf/-fuß auf Begleitbrief steuert, mit welchem Seitenkopf/-fuß der Begleitbrief versehen werden soll. Möglich sind "Ohne Seitenkopf/-fuß", "Seitenkopf/-fuß erste Seite" oder "Seitenkopf/-fuß alle Seiten" (welche bereits im Formular als Sonderbänder existieren).
Alternative: Verwendung der Zustelladresse des Rechnungsempfängers
Es gibt auch die Variante, ohne direkte Zuordnung einer offenen Zugehörigkeit im Kundenstamm zu arbeiten und alternativ dazu die Zustelladresse des Rechnungsempfängers zu verwenden. Dazu sind ebenfalls - wie oben angeführt - Felder zur offenen Zugehörigkeit im Formular einzusetzen und den WWS Parameter "Verhalten bei zentraler Rechnungsadresse" entsprechend zu setzen.
Zusätzlich muss der LEA Parameter Zustelladresse verwenden aktiviert werden. Dieser gewährleistet, dass die Zustelladresse des Rechnungsempfängers in den Feldern der "Offenen Zugehörigkeit" angedruckt wird, wenn keine "Offene Zugehörigkeit" am Kundenstamm des Rechnungsempfängers hinterlegt ist. Dafür wiederum ist Voraussetzung, dass beim Rechnungsempfänger eine aktive Zustelladresse existiert und tatsächlich keine offene Zugehörigkeit hinterlegt ist.
Sind all diese Voraussetzungen erfüllt, so wird ebenfalls der Begleitbrief gedruckt, sofern dieser im Rechnungsformular aktiviert ist.
Folgende Rückfallebenen gelten, wenn der Parameter aktiviert ist und keine "Offene Zugehörigkeit" am Kundenstamm des Rechnungsempfängers hinterlegt ist, jedoch keine Zustelladresse am Rechnungsempfänger existiert:
- Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers
- Sollte diese auch nicht existieren, so dient die Hauptadresse als letzte Rückfallebene.
Im Fall, dass die Einstellung deaktiviert ist, wird die Zustelladresse nicht berücksichtigt. Hierbei gelten wie bisher die Rückfallebenen "Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers" vor "Hauptadresse des Rechnungsempfängers".
