Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.

Achtung! 

Die LEA ist nicht mandantenfähig. Das bedeutet, dass eine Honorarverrechnung für Mandanten nicht genutzt werden kann.

2. Organisation der Kanzlei

2.1. Begriffserklärungen

In der Dokumentation werden folgende Begriffe häufig verwendet und bedürfen daher vorab einer näheren Erklärung.

 

Verrechnungsfirma	Es handelt sich dabei um die eigene Firma (= Kanzlei), die für ihre Kunden Leistungen erbringt und diese an die Rechnungsempfänger in Rechnung stellt. Anders gesagt kann man sie als diejenige Firma bezeichnen, der auf Grund von Einstellungen, Stammdaten und Regeln eine Leistung für die Verrechnung an den Kunden "gehört".
Kunde	Der Kunde ist jene Person, für den die Mitarbeiter die Leistungen erbringen. Daher wird in der Leistungserfassung eine Leistung immer auf einen Kunden erfasst.
Rechnungsempfänger	Der Rechnungsempfänger ist jene Person, an welche die Honorarnote ausgestellt und auf wessen Debitorenkonto die Honorarnote verbucht wird. Daher wird ab der Aufbereitung der Honorarnoten und in der Fakturierung vom Rechnungsempfänger gesprochen und nicht mehr vom Kunden.   Zwei Fälle werden hier unterschieden: Rechnungsempfänger entspricht dem Kunden (häufigster Fall) In diesem Fall ist der Rechnungsempfänger nicht separat anzulegen.   Rechnungsempfänger entspricht nicht dem Kunden In diesem Fall wird auch der Rechnungsempfänger (auch als "Stille Zugehörigkeit" bezeichnet) unter der Personenart "Kunde" angelegt und dem Kunden im Feld Rechnungsempfänger (LEA) zugewiesen.    Die "Stille Zugehörigkeit" wird beispielsweise verwendet, um Leistungen für einen Geschäftsführer oder Gesellschafter zu erbringen und diese aber immer an die GesmbH zu verrechnen. Die GesmbH ist der Rechnungsempfänger, Geschäftsführer und Gesellschafter sind die Kunden.
Abteilungsleitung	Die Abteilungsleitung kann für die LEA auch als Organisationseinheit betrachtet werden. Dabei muss es sich nicht zwingend um einen "echten" Mitarbeiter handeln. Wird die Abteilungsleitung als Organisationseinheit benötigt und gibt es keine entsprechende Abteilungsleitung als Mitarbeiter, kann die Organisationseinheit als "fiktiver" Mitarbeiter unter der Personenart "Mitarbeiter" (Position "Abteilungsleitung") angelegt werden.
Geschäftsführung	Die Geschäftsführung kann für die LEA auch als Organisationseinheit betrachtet werden. Dabei muss es sich nicht zwingend um einen "echten" Mitarbeiter handeln. Wird die Geschäftsführung als Organisationseinheit benötigt und gibt es keine entsprechende Geschäftsführung als Mitarbeiter, kann die Organisationseinheit als "fiktiver" Mitarbeiter unter der Personenart "Mitarbeiter" (Position "Geschäftsführung") angelegt werden.

2.2.2. Führung von Profit-Centers / Organisationseinheiten

2.2.4. Führung von Kostentypen

• Überleitung der Leistungen in die KORE, um den Aufwand abbilden zu können
• Überleitung der Leistungen in die KORE, um den Erlös abbilden zu können
• Auswertung der Leistungen anhand der Kostentypen (Dies ist aktuell allerdings nur aufwandsseitig möglich.)

• Kunden
• Mitarbeiter
• Projekt
• Tätigkeitsgruppe
• Tätigkeit / Artikel

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3. Aufbau der Stammdaten

3.1. Allgemeine Stammdaten

• Im Paket CRM sind viele Personenstammdaten und allgemeine Stammdaten, die paketübergreifend benötigt werden, ebenfalls zu finden.
  
  
• Sofern auch das Paket LOHN eingesetzt wird, müssen die Mitarbeiterstammdaten im LOHN gewartet werden.

Firmen		Programmaufruf im Paket Leistungserfassung unter
Firmen	Die LEA benötigt eine zumindest eine Verrechnungsfirma. Was eine Firma zur LEA Verrechnungsfirma macht, erfahren Sie im Kapitel Firmen / Firmengruppen.	Stammdaten → Firmen → Firmen
Firmengruppen	Eine Firmengruppe wird eingesetzt, wenn mehrere Verrechnungsfirmen existieren und die Stammdaten, die unter diesen Firmen angelegt sind, firmenübergreifend zur Verfügung stehen sollen. Sobald eine Firmengruppe existiert, muss eine der zugeordneten Firmen als Hauptfirma definiert werden. Bitte beachten Sie, dass unter der Hauptfirma der Großteil der LEA Stammdaten angelegt wird sowie die meisten der LEA Parameter gesetzt werden. Die Hauptfirma ist, sobald sie einmal definiert ist, nicht mehr veränderbar!	Stammdaten → Firmen → Firmengruppen
Filialen	Die LEA kann mit mehreren Filialen betrieben werden, das ist jedoch selten der Fall. Nähere Informationen finden Sie in der Fensterhilfe der Filialen.	Stammdaten → Firmen → Filialen

Personen		Programmaufruf im Paket Leistungserfassung unter
Kunden	Die Leistungen werden auf Kunden erfasst und für Rechnungsempfänger abgerechnet. Daher müssen Kunden vorhanden sein. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Kunden.	Stammdaten → Personen → Kunden
Mitarbeiter	Die Mitarbeiter sind die Leistungserbringer. Jeder Mitarbeiter muss seine Leistungen erfassen. Daher müssen Mitarbeiter vorhanden sein. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Mitarbeiter.	Stammdaten → Personen → Mitarbeiter
Kontaktpersonen	Kontaktpersonen können am Honorarnotenausdruck mitangedruckt werden.	Stammdaten → Personen → Kontaktpersonen
Kundenkonzerne	Als Gruppierung für Auswertungen können Kundenkonzerne gewartet werden. Weiters kann bei der Fakturierung nach diesem Gesichtspunkt gefiltert werden.	Stammdaten → Personen → Kundenkonzerne

Projekte		Programmaufruf im Paket Leistungserfassung unter
Projektliste	Die Leistungen können auf Projekte erfasst werden. Nähere Informationen finden Sie in der Themendokumentation LEA mit Projekten.	Stammdaten → Projekte → Projektliste
Projektarten	Wenn Leistungen auf Projekte erfasst werden, ist es sinnvoll, die Projekte mit passenden LEA Projektarten zu versehen.	Stammdaten → Projekte → Projektarten
Sammelprojekte	Wenn Leistungen auf Projekte erfasst werden, gibt es einen speziellen Betriebsmodus mit Sammelprojekten.	Stammdaten → Projekte → Sammelprojekte

Institutionen		Programmaufruf im Paket CRM und DMS unter
Gerichte	Am Honorarnotenausdruck kann die Information über das Firmenbuchgericht der Verrechnungsfirma angedruckt werden.	Stammdaten → Institutionen → Gerichte
Banken	Am Honorarnoten- sowie am Zahlscheinausdruck wird die Information über die Bankverbindung der Verrechnungsfirma sowie des Kunden benötigt.	Stammdaten → Institutionen → Banken

Weitere Stammdaten		Programmaufruf im Paket CRM und DMS unter
Adressendetails  Adressarten  Orte  Länder  Sprachen  Anreden	Die Adressendetails müssen vorhanden sein, damit die Empfängeradresse des Rechnungsempfängers und die Absenderadresse der Verrechnungsfirma vollständig am Honorarnotenausdruck angedruckt werden kann.   Die Sprachen werden benötigt, wenn die LEA mit Fremdsprachen betrieben wird. Nähere Informationen finden Sie in der Themendokumentation NTCS LEA in mehreren Ländern, Sprachen, Währungen.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Adressendetails
Feiertage	Die Feiertage spielen eine Rolle in der Leistungserfassung, an diesen Tagen fallen keine Sollstunden an.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Feiertage
Mitarbeiterkarrieren	Die Mitarbeiterkarrieren können in Auswertungen als Sortierung verwendet werden.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Mitarbeiter → Mitarbeiterkarrieren
Titel  Titel	Die Titel müssen vorhanden sein, damit die Anrede des Rechnungsempfängers vollständig am Honorarnotenausdruck angedruckt werden kann.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Titel → Titel

Weitere Stammdaten		Programmaufruf im Paket Leistungserfassung unter
Zahlungsarten	Jeder Honorarnote kann durch diverse Hinterlegungen im Programm eine passende Zahlungsart (z. B. Bankeinzug, Zahlschein ...) zugewiesen werden. Weiters ist es möglich, je nach Zahlungsart unterschiedliche Zahlungsarttexte am Honorarnotenausdruck andrucken zu lassen.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Zahlungsarten
Konditionen	Im Kundenstamm hinterlegte Konditionen werden auch in der LEA berücksichtigt (z. B. kann die Information am Honorarnotenausdruck mitangedruckt werden).	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Konditionen
Verwendungszwecke	Die Verwendungszwecke dienen dazu, Daten an den Zahlschein und an den QR-Code zu übergeben.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Verwendungszwecke
Währungen	Zumindest die Standardwährung, unter welcher die LEA geführt wird (Euro €), wird benötigt. Unbedingt notwendig sind Währungen auch, wenn die LEA mit Fremdwährungen betrieben wird. Nähere Informationen finden Sie unter NTCS LEA in mehreren Ländern, Sprachen, Währungen.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Währungen
Kurse	Die Kurse werden in der LEA benötigt, wenn die LEA mit Fremdwährungen betrieben wird. Nähere Informationen finden Sie unter NTCS LEA in mehreren Ländern, Sprachen, Währungen.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Kurse
Abteilungen	Die Abteilungen können im Mitarbeiter-, Kunden- und Projektstamm zugeteilt werden.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Abteilungen
Berufsgruppen	Die Berufsgruppen können im Mitarbeiterstamm bzw. im Historischen Mitarbeiterstamm zugeordnet werden. Es besteht dann in der Folge die Möglichkeit, berufsgruppenbezogene Stundensätze zu warten, die ansonsten je Mitarbeiter gewartet werden müssten.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Berufsgruppen
Tagesmodelle	Die Tagesmodelle beinhalten die Information, wieviele Stunden am Tag gearbeitet werden muss (= Sollstunden je Tag). Tagesmodelle müssen zwingend geführt werden.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Tagesmodelle
Wochenmodelle	Die Wochenmodelle bestehen aus den Tagesmodellen je Wochentag und ergeben somit die Sollstundenanzahl je Woche. Wochenmodelle müssen zwingend geführt werden und werden im Mitarbeiterstamm bzw. im Historischen Mitarbeiterstamm zugeordnet.	Stammdaten → Weitere Stammdaten → Wochenmodelle

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3.1.1. Firmen / Firmengruppen

3.1.1.1. Allgemeines

3.1.1.3. Wichtige Felder

Namens- und Adressfelder	Alle Namens- und Adressfelder, die auf den Ausdrucken (Honorarnotenausdruck, Zahlscheinausdruck) vorhanden sein sollen, müssen auch gewartet sein und werden hier nicht extra angeführt.
Ist eigene Firma	Mithilfe dieses Feldes wird bei einem Steuerberater unterschieden, ob es sich um die eigene Firma oder um die Firma eines Klienten handelt. Bei Wirtschaftskunden, die mehrere Firmen führen, empfehlen wir alle Firmen als eigene Firmen zu kennzeichnen. Dieses Feld hat z. B. Auswirkungen beim Import der Personenkonten in die NTCS (siehe FIBU aus BMD 5.5 erzeugen) und im CRM. Besonderheiten dieses Feldes in der Lohnverrechnung Hinweis  Wenn bei der Übernahme aus BMD 5.5 Lohn die Meldung kommt "Achtung! Übernahme der eigenen Firma - Es werden die Personen (CRM) mit den BMD 5.5 Daten ...", dann ist die Firma oder eine zu übernehmende Firma der Firmengruppe als Ist eigene Firma gekennzeichnet. Die Übernahme kann nicht fortgesetzt werden. Setzen Sie sich mit dem LOHN Support in Verbindung. Diese Meldung kommt auch dann, wenn bei keiner einzigen Firma in der Datenbank dieses Kennzeichen hinterlegt worden ist.  Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Mit diesem Kennzeichen ist jede eigene Firma zu versehen, welche als Verrechnungsfirma geführt wird. Damit können unter dieser Firma LEA Stammdaten und LEA Parameter gesetzt werden. Besonderheiten dieses Feldes für BMDGhost BMDGhost: Nur Firmen, bei denen sowohl dieses Feld als auch das Feld Databox auslesen aktiviert ist, werden für die FinanzOnline-Abfragen "Databox" und "Vollmachten" herangezogen. Standardmäßig ist dieses Feld aktiv.        Besonderheiten dieses Feldes für Compass-Realtime und -Finance Nur Firmen, bei denen dieses Feld aktiviert ist, werden für das Monitoring berücksichtigt. Bei der Isolvenzprüfung wird dieses Feld für die Differenzierung zwischen eigenen Firmen und Mandantenfirmen benötigt.   Besonderheiten dieses Feldes für die Aufgaben-Synchronisierung Wenn Sie Aufgaben synchronisieren wollen, müssen Sie auf allen eigenen Firmen dieses Feld setzen. Nur dann werden die Aufgaben nach Exchange bzw. Outlook synchronisiert. Allgemeine Informationen zur Synchronisation erhalten Sie in der Dokumentation Synchronisation CRM.
Aktuelle FIBU	Die aktuelle FIBU ist die FIBU jenes Wirtschaftsjahres, in der vorrangig gearbeitet wird. Entscheidend ist das richtige FIBU-Jahr dann, wenn folgende NTCS Pakete zusätzlich zur FIBU verwendet werden: ER-Kontrolle: Die Stammdaten (z. B. Konten) der jeweils aktuellen FIBU werden in der ER-Kontrolle angezeigt und können bebucht werden. Werden Eingangsrechnungen in die FIBU verbucht, landen diese in der FIBU, wo die Erfassung der Eingangsrechnung durchgeführt wurde. Warenwirtschaft: Suchen Sie in der Warenwirtschaft nach einem Konto, wird der Kontorahmen der aktuellen FIBU geöffnet. Werden Ausgangsrechnungen in die FIBU verbucht, landen diese nicht in der hinterlegten aktuellen FIBU, sondern werden lt. Belegdatum in die jeweilige FIBU verbucht. CRM: Wenn im CRM ein Kunde angelegt wird, wird dieser in die aktuelle FIBU durchgeschrieben. Honorarverrechnung: Die aktuelle FIBU wird insofern schlagend, dass die entsprechende Unternummer für die Verbuchung herangezogen wird. Hier wird über das VORJAHR und FOLGEJAHR die zum Belegdatum passende FIBU für die Verbuchung gewählt. Wird für eine FIBU längere Zeit vor dem eigentlichen Bilanzstichtag eine Jahresübernahme durchgeführt (z. B. um Budgetdaten zu erfassen), darf die FIBU des neuen Jahres noch nicht als aktuelle FIBU gekennzeichnet werden. Vielmehr muss der Wechsel auf das neue Jahr in der aktuellen FIBU zu dem Zeitpunkt durchgeführt werden, ab dem tatsächlich vorrangig in der neuen FIBU gearbeitet (z. B. gebucht) wird.   Neben der Jahresübernahme kann die Einstellung der aktuellen FIBU noch direkt im Firmenstamm gewartet werden. Außerdem wird beim Datenimport einer FIBU in eine Firma, in der es noch keine aktuelle FIBU gibt, die Einstellung der aktuellen FIBU automatisch angepasst.   Für den seltenen Ausnahmefall, dass in einem Jahr mehrere FIBUs in einem Jahr geführt werden, ist als aktuelle FIBU jene zu hinterlegen, in der hauptsächlich gearbeitet wird. Also jene FIBU, auf deren Stammdaten hauptsächlich zugegriffen wird und in die Buchungen importiert werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Jeder Verrechnungsfirma ist eine NTCS FIBU zuzuweisen, wenn wirtschaftsjahrbezogene Nummernkreise für den Honorarnotendruck verwendet werden. die Honorarnoten in die FIBU über Programmfunktionen automatisch verbucht werden.  die Erlöskonten im Zuge der Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung tatsächlich aus der NTCS FIBU zugewiesen werden.  Es handelt sich hier betreffend Punkt 1. und 2. nur um die Anbindung an die FIBU. Über FIBU-Stammdaten in der konkreten FIBU (WJ-Beginn, WJ-Ende) wird bei der jeweiligen LEA-Funktion ermittelt, welche der vorhandenen Finanzbuchhaltungen tatsächlich die für das Wirtschaftsjahr passende FIBU ist. Nur bei Punkt 3. werden die Konten der "aktuellen" FIBU herangezogen.
Bankleitzahl	Die Bankverbindung besteht aus der Bankleitzahl und der Bankkontonummer (= Hauptbankverbindung). Wählen Sie mittels -F4 eine gewünschte Bank aus der Bankenliste aus. Sobald Bankkontonummer und Bankleitzahl eingegeben wurden, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Bei der Eingabe einer IBAN wird aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Weitere Bankverbindungen können unter der -F8-Funktion erfasst werden. Sollten die Banken Ihrer Meinung nach nicht aktuell sein, können Sie diese unter CRM → Stammdaten → Import und Export → Import importieren. Das Dokument CRM Standarddaten informiert Sie darüber, was dabei zu beachten ist. Hinweis Das Feld kann im Zuge des  Update von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen.   Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Hauptbankverbindung der eigenen Firma wird als Rückfallebene für die Mahnung, den Avisobrief, die Saldenbestätigung und die OP-Benachrichtigung verwendet. Dieses Feld wird auch für den automatischen Zahlungsverkehr benötigt. Bitte hinterlegen Sie hier die Hauptbank. Weitere Bankverbindungen (z. B. auch für die Währung des Kunden) können mit F8 im Feld "Bankleitzahl" hinterlegt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Prioritäten bzgl. hinterlegten Bankverbindungen.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Hauptbankverbindung der Verrechnungsfirma wird als Rückfallebene für den Honorarnotendruck und für den Zahlscheindruck herangezogen (Andruck Empfänger-Bankverbindung). Alle Bankverbindungen der Verrechnungsfirma stehen als "Eigene Bankverbindung" im gleichnamigen Feld des Kundenstamms zur Verfügung, sodass für bestimmte Kunden eine von der Hauptbankverbindung abweichende Bankverbindung hinterlegt werden kann.
Bankkontonummer	Das Feld "Bankkontonummer" bildet mit den Feldern "Bankleitzahl", "IBAN", "SWIFT" die Bankverbindung. Sobald Bankkontonummer und Bankleitzahl eingegeben wurden, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Bei der Eingabe einer IBAN wird aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Weitere Bankverbindungen können unter der -F8-Funktion erfasst werden. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen.   Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Hauptbankverbindung der eigenen Firma wird als Rückfallebene für die Mahnung, den Avisobrief, die Saldenbestätigung und die OP-Benachrichtigung verwendet. Dieses Feld wird auch für den automatischen Zahlungsverkehr benötigt. Besonderheiten Prüfung für Ungarn : Bei der Eingabe wird geprüft, ob die Kombination aus Bankkontonummer und Bankleitzahl die erlaubten 16 oder 24 Stellen besitzt. Ebenso wird eine Prüfsumme berechnet. Fällt die Prüfung negativ aus, erfolgt eine Meldung.
Sitz	Sitz des Unternehmens
UID-Nummer	Umsatzsteueridentifikationsnummer   Update von Person auf Firma Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Hinterlegung der UID-Nummer ist bereits für das Buchen wichtig, damit der Steuercode i.g. Erwerbe richtig vorgeschlagen werden kann. Die hier eingetragene UID-Nummer wird mit der des Personenkontos verglichen (handelt es sich z. B. in beiden Fällen um eine österreichische UID-Nummer, wird kein innergemeinschaftlicher Erwerb verbucht). Weiters ist die Hinterlegung der UID-Nummer auch für die Zusammenfassende Meldung notwendig.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zur UID-Nummer der Verrechnungsfirma wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Konkret wird dabei das Landkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer mit dem Landkürzel der UID-Nummer des Rechnungsempfängers verglichen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein.    Besonderheiten dieses Feldes in der  Schweiz Dieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld UID-Nummer die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich.
Sprache	Sprache Bei entsprechender Einstellung im Ausdrucksmodell wird z. B. der Avisobrief im Zahlungsvorschlag in der Sprache des Lieferanten gedruckt. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Sprache der Verrechnungsfirma spielt eine Rolle beim Ermitteln der Sprache, in welcher die Honorarnote ausgedruckt werden soll. Dieses Feld wird dann benötigt, wenn fremdsprachige Honorarnoten gedruckt werden. Ist das nicht der Fall, kann das Feld leer gelassen werden, da ein Rückfall auf die globale CRM-Sprache erfolgt. Diese wird über den CRM Parameter "Vorschlagswert Sprache" ermittelt, welcher unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein angesiedelt ist.
Währung	Hier wird die Grundwährung der Firma hinterlegt. Normalerweise wird hier EUR für Euro eingetragen, außer Sie möchten die Firma in einer anderen Währung führen. Wird für diese Firma eine abweichende Grundwährung gebucht, so ist es notwendig, eine eigene Kurstabelle für diese Währung anzulegen. Achtung!  Die Angabe der Grundwährung in den FIBU-Stammdaten ist für die Finanzbuchhaltung zwingend!    Eine Währung kann in diesem Feld nicht nachträglich umgestellt werden! Die Änderung der Firmen-Währung ist eine umfangreiche und aufwendige Umstellung von Daten und kann nur über folgende Funktion ausgeführt werden: Stammdaten → Firmen → Firmen → Fenstermenü Funktionen → Währung umstellen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die LEA kann prinzipiell nur in einer Währung geführt werden. Diese ist auf der Verrechnungsfirma einzutragen. Von hier aus wird die Währung in das gleichnamige Feld der Honorarposition übertragen, vorausgesetzt, es kommt keine höhere Priorität zum Einsatz (siehe Honorarnoten in Fremdwährungen).   Besonderheiten dieses Feldes für die Schweiz Bei Firmensitz Schweiz ist es möglich, die UVA wahlweise in der Grundwährung oder Zweitwährung auszudrucken.
Zweitwährung	Zweitwährung   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Betragsfelder auf der Honorarnote können in eine andere Währung umgerechnet werden, man spricht dann von der Zweitwährung. Von der Verrechnungsfirma aus wird die Zweitwährung in das gleichnamige Feld der Honorarposition übertragen, vorausgesetzt, es kommt keine höhere Priorität zum Einsatz (siehe Honorarnoten in Fremdwährungen).
Kurstabellen-Nr	Nummer der verwendeten Wechselkurstabelle. Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kurse. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Wird hier eine Kurstabelle hinterlegt, wird diese bei Neuanlage einer FIBU automatisch am FIBU-Stamm vorgeschlagen. In der FIBU wird immer eine Kurstabelle benötigt, da damit die Grundwährung festgelegt wird. Besonderheit dieses Feldes im LOHN Die automatische Umrechnung von Barauslagen und Spesen auf Euro klappt nur dann, wenn eine Kurstabellen-Nr in der Firma hinterlegt ist.
Aktuelle KORE	Hinterlegung der aktuellen Kostenrechnung - alle anderen Pakete greifen auf diese KORE und deren Stammdaten zu. Die Stammdaten der jeweils aktuellen KORE (Kostenstellen, Kostenträger …) werden dann zum Beispiel in der ER-Kontrolle angezeigt und können bebucht werden.   Achtung!  Im Zuge der Jahresübernahme wird, wenn keine Kostentypenfindung eingerichtet ist, automatisch die neue Kore als aktuelle Kore gesetzt. Ist eine Kostentypenfindung vorhanden, muss ab dem Zeitpunkt, auf dem die anderen Pakete auf das neue Jahr zugreifen sollen, das Feld "Aktuelle Kore" manuell eingestellt werden. Bei der ersten Übernahme und Umlage des neuen KORE Jahres, wird bei der neuen Kore automatisch das Häkchen "aktuelle Kore" gesetzt. In der Logdatei scheint dazu ein Hinweis auf.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld muss eine KORE ausgewählt werden, wenn die LEA mit KORE-Anbindung geführt wird. Über diese Verknüpfung holt sich das Programm die Informationen, die für einen korrekten Ablauf der KORE-Verbuchung benötigt werden (siehe Themen LEA-KORE-Anbindung (aufwandseitig) und LEA-KORE-Anbindung (erlösseitig)).

3.1.1.4. Wichtige Funktionen

Extras

Standardbrief Kopftext		Der Textbaustein "Standardbrief Kopftext" wird je Verrechnungsfirma geladen, wenn im Honorarnotenformular oder in den Rechnungstexten der Platzhalter "Standardfirmenkopf" verwendet wird.
Standardbrief Fußtext		Der Textbaustein "Standardbrief Fußtext" wird je Verrechnungsfirma geladen, wenn im Honorarnotenformular oder in den Rechnungstexten der Platzhalter "Standardfirmenfuß" verwendet wird.
Standardbrief Kopftext Folgeseiten		Der Textbaustein "Standardbrief Kopftext Folgeseiten" wird je Verrechnungsfirma geladen, wenn im Honorarnotenformular oder in den Rechnungstexten der Platzhalter "Standardfirmenkopf Folgeseiten" verwendet wird.
Standardbrief Fußtext Folgeseiten		Der Textbaustein "Standardbrief Fußtext Folgeseiten" wird je Verrechnungsfirma geladen, wenn im Honorarnotenformular oder in den Rechnungstexten der Platzhalter "Standardfirmenfuß Folgeseiten" verwendet wird.
Briefpapier	Die Honorarnoten können mit einem Briefpapier im Hintergrund angezeigt und gedruckt werden. Das hier hinterlegte Bild wird herangezogen, wenn in den Druckereinstellungen für Ausdrucksarten die Felder "Hintergrundbild bei Anzeige", "Hintergrundbild bei Drucken" und/oder "Hintergrundbild bei PDF-Erzeugung" entsprechend eingestellt sind und keine Hinterlegung eines separaten Hintergrundbildes im Feld "Pfad auf Hintergrundbild" aufscheint. Empfehlenswert ist eine Datei im JPG-Format, wobei die Größen des Bildes den Proportionen eines A4-Hochformates (210:297) entsprechen sollen.

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3.1.2. Mitarbeiter

3.1.2.1. Allgemeines

Achtung! 

Wenn mit dem NTCS LOHN gearbeitet wird, so gilt grundsätzlich, dass Dienstverhältnisse und Historische Daten wie Wochenmodell usw. im NTCS LOHN (Fenster Dienstnehmer) zu warten sind. Es gilt die Empfehlungen/Regeln zur Wartung der Mitarbeiterstammdaten des NTCS LOHN zu beachten.

Hinweis 

	Damit die Neuanlage von Leistungen und der Tagesabschluss möglich sind, muss mindestens ein nicht ruhendes Dienstverhältnis für den betroffenen Mitarbeiter und das angegebene Datum existieren.

• Mitarbeiterstamm: Alle mitarbeiterbezogenen Daten, die unabhängig vom Dienstverhältnis gelten.
  
  
• Dienstverhältnis: Alle mitarbeiterbezogenen Daten, die je Dienstverhältnis zu warten sind. Ein Dienstverhältnis kann vor allem zwei Informationen beinhalten: Erstens, bei welcher Firma ist der Mitarbeiter beschäftigt; zweitens, in welchem Status befindet sich das Dienstverhältnis (z. B. ruhend).
  
  
• Historische Mitarbeiterstammdaten: Alle mitarbeiterbezogenen Daten, die historisch (und je Dienstverhältnis) zu warten sind, damit zu jedem Zeitpunkt nachvollzogen werden kann, welche Einträge gültig waren.

3.1.2.2. LEA-spezifische Besonderheiten

1. Keine Dienstverhältnisse: Es ist nur das Hauptdienstverhältnis vorhanden. Es muss weder gewartet noch sonstwie im Betrieb der LEA beachtet werden. Sollte sich ein Ruhendstatus ergeben, wird dieser mithilfe eines Nullstunden-Wochenmodells für den entsprechenden Zeitraum in den Historischen Stammdaten abgebildet (Häufigster Fall).
   
   
2. Dienstverhältnisse, um den Ruhendstatus abzubilden: Möchte man den Ruhendstatus jedoch genauer führen, kann dies über weitere Dienstverhältnisse abgebildet werden. Der Anwender muss in der LEA, wie bei der ersten Variante, nicht auf das Dienstverhältnis achten.
   
   Der Mitarbeiter besitzt somit historische Dienstverhältnisse. Der CRM Parameter "Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma" muss nicht aktiviert werden.
   
   
3. Dienstverhältnisse, um die Zuordnung zur Mitarbeiterfirma abzubilden. Ist für die Kanzlei relevant, für welches Dienstverhältnis ein Mitarbeiter die Leistung erbracht hat (z. B. Auswertungen bzgl. Leistungstausch), ist es sinnvoll mit Dienstverhältnissen zu arbeiten. Der CRM Parameter "Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma" muss aktiviert werden. In diesem Fall wird der Mitarbeiter unter der Hauptfirma angelegt, in den Dienstverhältnissen erfolgt die Zuordnung zur "leistungserbringenden" Firma. 
   
   Der Mitarbeiter besitzt somit parallel laufende Dienstverhältnisse. Ein Dienstverhältnis ist dabei als Hauptdienstverhältnis definiert.
   
   Das Arbeiten mit dieser Art von Dienstverhältnissen bewirkt, dass an bestimmten Stellen im Programm (z. B. Leistungserfassung) nicht nur die Mitarbeiternummer eingegeben werden muss, sondern auch, für welches Dienstverhältnis man gerade die Leistung erbringt. In der Folge müssen die Mitarbeiter unbedingt darauf achten, die Leistung unter dem richtigen Dienstverhältnis zu erfassen. (Seltenster Fall) 
   

3.1.2.3. Wichtige Felder

Namens- und Adressfelder	Alle Namens- und Adressfelder, die auf den Ausdrucken (Honorarnotenausdruck, Zahlscheinausdruck) vorhanden sein sollen, müssen auch gewartet sein und werden hier nicht extra angeführt.
User-ID	Benutzer-ID des NTCS Benutzers dieses Mitarbeiters. Wenn ein Mitarbeiter aktiv im Programm arbeitet, benötigt er eine Benutzer-ID. Nicht wenn er dort nur von anderen Benutzern verwaltet wird. Details zur User-ID lesen Sie unter Benutzer. Mittels - F4 wählen Sie aus der bestehenden Liste der Benutzer aus. Über  - F8 gelangen Sie in die Neuanlagenmaske für einen NTCS Benutzer. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Hinterlegung der User-ID sorgt dafür, dass der richtige Mitarbeiter in allen dafür vorgesehenen Einstiegsfeldern in der LEA vorgeschlagen wird, aber auch dafür, dass die Leistungen diverser Leistungsimportprogramme dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Die Hinterlegung der User-ID sorgt dafür, dass der richtige Mitarbeiter in allen dafür vorgesehenen Einstiegsfeldern CRM vorgeschlagen wird (z. B. in den verschiedenen Ansichten der Termine, Aufgaben, u.v.a.m.). Sobald mit Berechtigungen für Mitarbeiterdaten gearbeitet wird, brauchen Mitarbeiter, deren Daten geschützt werden sollen, ebenfalls eine Benutzer-ID. Hinweis Bei einer Änderung der User-ID am Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM-Synchronisierung nicht korrekt." Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse. Für die anderen Programmpakete hat die Hinterlegung einer User-ID eine ähnliche Bedeutung. Ebenso kann damit in allen Paketen nachvollzogen werden, welcher Benutzer und damit welcher Mitarbeiter Datensätze erstellt und geändert hat.
Eintrittsdatum	Eintrittsdatum der Person. Dokumentiert den Beginn der Zusammenarbeit mit einer Person und wird nicht automatisch befüllt. Bei der Anlage von Dienstnehmern muss dieses Feld zwingend befüllt werden, damit der Datensatz gespeichert werden kann. Sie erhalten andernfalls folgende Meldung: "Bei einem Mitarbeiter, für den eine Lohnverrechnung erfolgt, muss ein Eintrittsdatum bekannt gegeben werden!" Hintergrund: Auch wenn keine offensichtliche Anbindung an die Lohnverrechnung besteht, ist am Dienstnehmerstamm automatisch das Kennzeichen "Lohnverrechnung" gesetzt. Anhand dieses Kennzeichens wird die obige Meldung aufgerufen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Mitarbeiter - Eintrittsdatum: Der Mitarbeiter darf ab dem Eintrittsdatum Leistungen erfassen. Ab diesem Tag fallen auch die Sollstunden an, die sich aus dem Wochenmodell ermitteln. Besonderheiten dieses Feldes für die Personenart "Mitarbeiter" Je nach Einstellung wird das Datum in diesem Feld für die Berechnung im Feld Dienstjahre herangezogen. Besonderheiten dieses Feldes im LOHN Der Dienstnehmer kann ab dem Eintrittsdatum abgerechnet werden. Zudem können Nichtleistungszeiten erst ab diesem Datum erfasst werden.
Aktiv	Wenn die Person "aktiv" ist, ist die Personennummer aktuell gültig und sichtbar. Alle anderen Personen (= inaktiv) sind aktuell ungültig (= ausgetreten). Das Aktiv-Kennzeichen wird automatisch deaktiviert, wenn im Feld Austrittsdatum ein Datum der Vergangenheit erfasst wird, und wird auch wieder gesetzt, sobald das Feld "Austrittsdatum" geleert wird. Eine inaktive Person wird nicht mehr in den Listen der aktiven Personen angezeigt, bleibt aber mit all ihren Bewegungsdaten (Dokumente, Termine ...) erhalten. Ebenso kann in den Mitarbeiterlisten unter dem Menüpunkt "Ansicht" auf inaktive Personen umgeschaltet werden. Sollte das Feld Austrittsdatum nur mit einem heutigen oder zukünftigen Datum befüllt werden, wird das Aktiv-Häkchen nicht automatisch entfernt, d. h., der Mitarbeiter ist weiterhin unter den aktiven Personen sichtbar. In so einem Fall müsste das Aktiv-Häkchen manuell oder per automatischem Stapel (siehe Feldhilfe Feld Austrittsdatum) entfernt werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Jeder Mitarbeiter, der seine Leistungen in der Leistungserfassung eingeben soll, muss als aktiver Mitarbeiter angelegt sein. An Tagen nach dem Austrittsdatum dürfen keine Leistungen mehr erfasst werden.
Austrittsdatum	Über das Austrittsdatum können Personen, zu denen kein Kontakt mehr besteht, ausgeschieden werden. Dies ist auch die von BMD empfohlene Vorgangsweise, anstatt die Person zu löschen. Wird ein Datum in der Vergangenheit eingegeben, wird automatisch auch das Feld Aktiv deaktiviert. Eine inaktive Person wird nicht mehr in den Listen der aktiven Personen angezeigt, bleibt aber mit all ihren Bewegungsdaten (Dokumente, Termine ...) erhalten. Wird ein aktuelles oder ein zukünftiges Datum in das Feld eingegeben, wird das Feld "Aktiv" NICHT automatisch deaktiviert. Das heißt, der Kunde/Lieferant ist weiterhin unter den aktiven Personen sichtbar. In so einem Fall müsste das Aktiv-Häkchen manuell entfernt werden. In den einzelnen Personenlisten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) kann über das Menü "Ansicht" beziehungsweise über STRG + U auf ausgeschiedene Personen umgeschaltet werden. Beim Ausscheiden eines Kunden/Lieferanten oder Mitarbeiters erscheint je nach Parameter-Einstellung automatisch das Fenster Austritt/Deaktivieren von Kunden/Lieferanten bzw. Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter. Bei Kunden/Lieferanten: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Maßnahmen bei Kundenaustritt anzeigen Maßnahmen bei Kundenaustritt anzeigen Ist dieser Parameter auf "Ja" gestellt, erscheint beim Ausscheiden eines Kunden oder Lieferanten ein Fenster, in dem auf noch mit dieser Person in Verbindung stehende Datensätze (z. B. offene Leistungen, offene Fristen.) aufmerksam gemacht wird. Details lesen Sie unter Austritt/Deaktivieren von Kunden/Lieferanten. Bei Mitarbeitern: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Maßnahmen bei Mitarbeiteraustritt anzeigen Maßnahmen bei Mitarbeiteraustritt anzeigen Stellen Sie ein, ob beim Austritt eines Mitarbeites automatisch ein Maßnahmenfenster aufgerufen werden soll. Darin erhalten Sie eine Übersicht über alle Programmteile, die beim Austritt dieses Mitarbeiters noch geprüft werden sollten, da sie relevante Daten enthalten, zum Beispiel offene Aufgaben, Events, Zuständigkeiten etc.. 0 - Nein: Beim Austritt eines Mitarbeiters öffnet sich kein Maßnahmenfenster. 1 - Ja: Wenn am Mitarbeiterstamm im Feld "Austrittsdatum" ein Datum eingegeben wird, welches in der Vergangenheit liegt, öffnet sich automatisch das Fenster "Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter". Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter. Besonderheit bei Mitarbeitern: Für Mitarbeiter kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Austrittdatum erreicht ist. So kann auch ein Austrittsdatum in der Zukunft eingegeben werden und der Mitarbeiter wird dennoch automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Stapel Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Mitarbeiter bei Erreichen des Austrittsdatums deaktivieren". Beachten Sie bei Mitarbeitern zusätzlich folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Verzögerungstage nach Austritt Verzögerungstage nach Austritt In diesem Parameter können Sie eine Anzahl an Verzögerungstagen hinterlegen, an denen der Mitarbeiter nach Erreichen des Austrittsdatums trotzdem noch aktiv sein soll. Dieser Parameter wird vor allem im Zusammenhang mit der Stapelfunktion "MCS_MDMITARBEITERMGR_UPDATEAKTIV" (Mitarbeiter bei Erreichen des Austrittsdatums deaktivieren) verwendet. Wenn bei einem Mitarbeiter ein in der Zukunft liegendes Austrittsdatum eingegeben wird, kann der Mitarbeiter über diese Stapelfunktion zum entsprechenden Datum automatisch auf inaktiv gestellt werden. Nach Erreichen des Austrittsdatums und nach Ablauf der hier hinterlegten Verzögerungstage wird der Mitarbeiter auf inaktiv gestellt. Ist dieser Parameter leer, entspricht das dem Wert 0 und es werden keine Verzögerungstage mit einberechnet. Details zum Austritt von Mitarbeitern lesen Sie in der Hilfe zum Feld Austrittsdatum. Besonderheit bei Gesellschaftern und Angehörigen: Bei Gesellschaftern und Angehörigen kann das Feld auch befüllt werden. Diese Personen werden jedoch dadurch nicht unsichtbar. Es kann lediglich gefiltert werden, dass jene mit Austrittsdatum nicht mehr angezeigt werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Mitarbeiter - Austrittsdatum: Unter der Mitarbeiternummer von ausgeschiedenen Mitarbeitern können keine Leistungen mehr erfasst werden. Das Austrittsdatum ist der letzte Tag, an dem die Sollstunden aus dem Wochenmodell berechnet werden. Die Leistungen können jedoch noch angesehen und fakturiert werden. Kunde - Austrittsdatum: Selbst wenn der Kunde bereits ausgeschieden ist, können weiterhin Leistungen für den Kunden erfasst werden.   Besonderheiten im Paket LOHN Sofern der NTCS LOHN verwendet wird, müssen Austritte über die Funktion Austritt im Dienstnehmer oder der Bruttoerfassung eingegeben werden. Bei Verwendung des NTCS LOHN Pakets ist das Feld "Austrittsdatum" nicht manuell zu befüllen!
Wochenmodell	Wochenmodellnummer. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.   Besonderheiten im LOHN Ein passendes Wochenmodell ist in der Lohnverrechnung für die Führung einer korrekten Nichtleistungszeitenverwaltung Voraussetzung. Ohne Wochenmodell können keine EFZ- und Urlaubsentgelte automatisiert errechnet werden. Im Falle einer Teilzeitbeschäftigung wird es aber auch für die automatische Aliquotierung von Monatsteiler, Überstundenteiler sowie die Ermittlung des Teilzeitprozentsatzes benötigt. Voraussetzung: Beim Teilzeitmodell ist im Feld "VZ-WMNr" das entsprechende Vollzeitmodell der Firma hinterlegt.   Hinweis  Das Wochenmodell und der Teilzeitprozentsatz können im Lohn nur mit Monatserstem oder DV-Beginn geändert werden. Werden die Felder mit falschem Datum angelegt, erhalten Sie folgende Meldung:     Soll die Änderung trotzdem während des Monats durchgeführt werden, muss dafür die Funktion Wochenmodell ändern im Dienstnehmerstamm verwendet werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Das Wochenmodell (bestehend aus Tagesmodellen) legt fest, wie viele Stunden der Mitarbeiter in der Woche arbeiten muss. Diese Stunden werden als Sollstunden bezeichnet. Ist dieses Feld vom Lohn-Paket zur Bearbeitung gesperrt, erhalten Sie daneben eine Hinweismeldung, warum dieses Feld nicht bearbeitet werden kann.
Anzeige Zeiterfassung	Dieses Feld ist nur für die LEA relevant, wenn gleichzeitig auch Zeitbuchungen über das Paket ZEIT gebucht werden. In diesem Fall regelt diese Einstellung, ob die Zeitbuchungen in der Leistungserfassung eingeblendet werden sollen und ob die erfassten Stunden aus den Leistungen die Stunden aus den Zeitbuchungen übersteigen dürfen. Anzeige mit Restzeitprüfung Der Mitarbeiter darf nur Leistungen in Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Die Zeitbuchungen scheinen in der Leistungserfassung im Bereich Zeitbuchungen auf. Anzeige ohne Restzeitprüfung Der Mitarbeiter darf Leistungen auch über die Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Die Zeitbuchungen scheinen in der Leistungserfassung im Bereich Zeitbuchungen auf. Keine Anzeige Der Mitarbeiter darf Leistungen auch über die Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Im Bereich Zeitbuchungen in den Leistungserfassungs-Fenstern erhalten Sie einen Hinweis, dass die Anzeige für diesen Mitarbeiter deaktiviert ist. Die Gesamtzeit und die Restzeit zeigen in diesem Fall immer 0:00 Stunden. Sollten Sie dennoch Zeitbuchungen für diesen Mitarbeiter erstellt haben, werden diese weiterhin im Bereich "Zeitbuchungen" angezeigt, aber vom Programm nicht weiter berücksichtigt. Ob der Bereich Zeitbuchungen in den Leistungserfassungsfenstern generell angezeigt wird oder nicht, steuert die LEA Parameter Zeitbuchungen.   Hinweis Bitte beachten Sie, dass die Restzeitprüfung bei fiktiven Mitarbeitern (aktiviertes Feld Fiktiv am Personenstamm) niemals ausgelöst wird, auch wenn das Feld "Anzeige Zeiterfassung" auf "Anzeige mit Restzeitprüfung" gestellt ist.
Kurzname	Dieser Kurzname wird vor allem für Ausdrucke verwendet, wenn nicht der gesamte Name Platz hat, sondern nur ein Kurzname verwendet werden kann. Meist werden in dieses Feld nur die Anfangsbuchstaben oder die Initialen des Namens eingetragen.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Kurzname - generell: Der Kurzname kann als Darstellungsoption in Auswertungen verwendet werden. Kurzname - Mitarbeiter: Der Kurzname wird in der Spalte "Mitarbeiter" in der Rechnungsbearbeitung verwendet. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Dieses Feld ist für die automatische Generierung von Projektnamen relevant. Nähere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter Projektarten.
E-Mail	Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at). Für jegliche Kommunikation per E-Mail in den verschiedenen NTCS Paketen, ist es erforderlich auf den Personen E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das  F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen. Besondere Funktionen zu diesem Feld: Domäne automatisch ergänzen  Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen bei Mitarbeitern oder Kontaktpersonen kann die E-Mail-Domäne der Haupt-E-Mail-Adresse automatisch ergänzt werden. Es muss dann nur mehr der erste Teil einer E-Mail-Adresse eingegeben werden (der Teil vor dem @-Symbol). Voraussetzung ist, dass die erforderliche Domäne über einen zugehörigen Datensatz ermittelt werden kann: Für die automatische Vervollständigung der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern muss auf der Firma, unter der der Mitarbeiter erfasst wurde, eine Mailadresse hinterlegt sein. Für die Vervollständigung bei Kontaktpersonen muss die E-Mail-Adresse entsprechend bei der jeweiligen zugehörigen Person bzw. Institution hinterlegt sein. Um eine E-Mail-Adresse automatisch zu vervollständigen, geben Sie direkt im Feld "E-Mail" einfach den ersten Teil der Adresse ein und bestätigen Sie mit Enter. Die Domäne inkl. @-Symbol wird automatisch ergänzt. Beispiel  Bei einem Kunden ist die E-Mail-Adresse office@allinger.at hinterlegt. Sie erstellen zu diesem Kunden eine Kontaktperson.  Die Kontaktperson hat die E-Mail-Adresse m.mueller@allinger.at. Bei der Eingabe brauchen sie im Feld "E-Mail" nicht die komplette Adresse eingeben, sondern nur "m.mueller". Nach der Bestätigung mit Enter wird die Eingabe automatisch vervollständigt. Diese Funktion ist nur bei Eingabe der Haupt-E-Mail-Adresse am Personenstamm verfügbar. Weitere E-Mail-Adressen werden nicht automatisch vervollständigt. Domänenprüfung Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen erfolgt eine Prüfung, um die Wahrscheinlichkeit von ungültigen Eingaben zu reduzieren. Es wird geprüft, ob die Zusammensetzung der eingegebenen E-Mail-Adresse dem üblichen Aufbau entspricht (z. B. ein "@" enthält). Wird eine Abweichung festgestellt, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Über folgenden Parameter kann die Prüfung deaktiviert werden: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Domäne prüfen: Domäne prüfen Stellen Sie ein, ob bei der Anlage einer E-Mail-Adresse die Domäne geprüft werden soll. 0 - Nein: Es erfolgt keine Prüfung. Das Feld "E-Mail-Adresse" kann auch mit ungültigen Eingaben befüllt werden. 1 - Ja: Bei der Anlage einer E-Mail-Adresse erfolgt im entsprechenden Feld eine Prüfung der Domäne. Weitere Informationen zu E-Mail-Adressen erhalten Sie unter Verwaltung E-Mail-Adressen. Hinweis  Die Domänenprüfung unterstützt auch die Eingabe von mehreren E-Mail-Adressen im Feld oder die zusätzliche Eingabe von Namen. Verwenden Sie dabei folgendes Format: Mehrere E-Mail-Adressen werden mit einem Semikolon ";" getrennt erfasst:  Eingabe mit Namen:   Robinsonliste  Über das -Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden. Stapel Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Robinsonliste prüfen" bei E-Mail-Adressen. Klicklink Wenn Sie in einer Liste auf eine E-Mail-Adresse klicken, wird automatisch Outlook geöffnet und die entsprechende E-Mail-Adresse übergeben. Besonderheiten dieses Feldes am Mitarbeiterstamm Beachten Sie den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Absender prüfen. Absender prüfen Aktivieren sie diesen Parameter, wenn Sie prüfen wollen, ob der aktuelle BMD Benutzer die Absenderadresse verwenden darf. Die Absenderadresse muss dann zwingend am Mitarbeiterstamm hinterlegt sein, damit sie verwendet werden kann. Abweichende Eingaben zwischen der E-Mail-Adresse am Mitarbeiterstamm und jener im TOOLS Parameter "Absenderadresse" sind bei eigenen Firmen nicht mehr möglich. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft ist. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Der gesamte Informationsfluss im Rahmen von Terminen, Aufgaben, Fristen u. v. m. kann mittels automatisch versendeter E-Mails erfolgen, wofür die E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter unerlässlich ist.  E-Mail Mitarbeiter: Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM Synchronisierung nicht korrekt." Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA E-Mail Mitarbeiter: Wird der Mitarbeiter über fehlerhafte Leistungseingaben per E-Mail informiert (siehe Funktion Korrektur anfordern), muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eingetragen sein. Weiters spielt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eine Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail.   E-Mail Kunde: Die E-Mail-Adresse des Kunden spielt eine wichtige Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail. Das Feld "E-Mail" kann daher sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen gewartet werden und gleicht sich gegenseitig ab. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU In der Mahnung greift nie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson. Wenn in den Parametern der Mahnung nichts hinterlegt ist, greift die E-Mail-Adresse vom Kunden. Besonderheiten dieses Feldes im Zusammenhang mit dem BMD 5.5. LOHN Durch einen Mitarbeiterabgleich wird die E-Mail-Adresse des BMD 5.5 Dienstnehmers in den CRM Mitarbeiterstamm geschrieben. Für den Fall, dass im CRM eine Firmen-E-Mail-Adresse und zum Versand der Lohnsets eine private E-Mail-Adresse hinterlegt sind, muss erstmalig die private E-Mail-Adresse im CRM Mitarbeiterstamm als weitere E-Mail-Adresse erfasst werden. Zusätzlich ist bei der privaten E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail-Adressart" die Ausprägung "Lohnverrechnung" zu hinterlegen. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist im CRM Mitarbeiterstamm die Firmen-E-Mail-Adresse. Dadurch wird verhindert, dass die private E-Mail-Adresse durch einen Mitarbeiterabgleich die Firmen-E-Mail-Adresse überschreibt.   Hinweis  Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" übergeben werden. Beachten Sie dazu folgenden Parameter:  CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail übergeben werden. 0 - Nein: Die E-Mail-Adresse wird nicht übergeben. 1 - Ja: Die E-Mail-Adresse wird übergeben. (Standard) Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft sein.
Fiktiv	Das Feld "Fiktiv" kennzeichnet eine fiktive Person. Es kann z. B. für die Anlage von Test-Mitarbeitern verwendet werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Fiktiv - Mitarbeiter: Ein fiktiver Mitarbeiter wird für Honorarmanipulationen verwendet, die keine Auswirkung auf die Leistungserfassung für einen bestimmten Mitarbeiter haben sollen. Weiters werden oft Leistungen unter fiktiven Mitarbeitern erfasst, die keinem konkreten Mitarbeiter zugerechnet werden können/sollen. Für einen fiktiven Mitarbeiter werden daher weder automatisch Sollstunden berechnet noch wird die Restzeitprüfung ausgelöst.  Besonderheiten dieses Feldes im CRM Aufgaben: Grundsätzlich können Aufgaben nur vom Besitzer, vom Stellvertreter des Besitzers bzw. vom Ersteller ausgeführt bzw. erledigt werden. Liegt die Aufgabe aber bei einem Mitarbeiter, der als fiktiv gekennzeichnet ist, besteht für Aufgaben aus CRM Workflows eine Ausnahme, wodurch diese durch alle Benutzer ausgeführt bzw. erledigt werden können. Bei anderen Aufgaben existiert diese Ausnahme NICHT! Möchten Sie dennoch Aufgaben eines anderen Mitarbeiters ausführen/erledigen, bestehen zwei Möglichkeiten: Alle Aufgaben dürfen durch Stellvertreter ausgeführt werden. Hinterlegen Sie daher den gewünschten Mitarbeiter im Feld "Stellvertreter". Delegieren Sie die Aufgabe zu jenem Mitarbeiter, der die Aufgabe ausführen/erledigen soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben.
Abteilungsleitung	Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Abteilungsleitung aus den eigenen Firmen zu. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilungsleitung bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Eine Abteilungsleitung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Abteilungsleitung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Die Abteilungsleitung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleich, herangezogen werden. Abteilungsleitung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Abteilungsleitung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen. Abteilungsleitung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Abteilungsleitung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlichem Abteilungsleitung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL. Abteilungsleitung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Abteilungsleitung - generell: Die Information, zu welcher Abteilungsleitung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Abteilungsleitung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden. Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Abteilungsleitung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Abteilungsleitung stattfinden soll. Die Zuordnung der Abteilungsleitung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Abteilungsleitung verwendet werden kann. Abteilungsleitung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Abteilungsleitung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).
Geschäftsführung	Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Geschäftsführung aus den eigenen Firmen zu. Eine Geschäftsführung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Geschäftsführung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Geschäftsführung auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Geschäftsführung - Mitarbeiter: Die Geschäftsführung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleiche, herangezogen werden. Geschäftsführung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Geschäftsführung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen. Geschäftsführung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Geschäftsführung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlicher Geschäftsführung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL. Geschäftsführung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Geschäftsführung - generell: Die Information, zu welcher Geschäftsführung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Geschäftsführung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden. Geschäftsführung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Geschäftsführung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Geschäftsführung vonstattengehen soll. Die Zuordnung der Geschäftsführung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Geschäftsführung verwendet werden kann. Geschäftsführung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Geschäftsführung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).
Abteilung	Abteilung des Kunden bzw. Mitarbeiters. Aus der Abteilung kann auch die KORE-Abteilung ermittelt werden. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilung bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Dieses Feld ist für die FIBU irrelevant - d. h., die Abteilung, die hier hinterlegt ist, hat keinen Einfluss auf die Buchungen der FIBU bzw. auf die Kostenrechnung. Für die FIBU ist das Feld KORE-Abteilung relevant. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Abteilung - generell: Die Information, welcher Abteilung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Abteilung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden. Abteilung - Mitarbeiter: Die Zuordnung der Abteilung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Abteilung verwendet werden kann. Sobald Sie einem Mitarbeiter eine Abteilung zuweisen, können Sie diese Zuordnung auch in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle anzeigen lassen. Die Nummer der zum Tagesdatum historisch gültigen Abteilung wird in der gleichnamigen Spalte ausgewiesen. In der Summenzeile erfolgt der Ausweis der zum Monatsersten (Jahresanfang) korrekten Abteilung. Die Bezeichnung der Abteilung wird Ihnen angezeigt, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf die Nummer zeigen. Besonderheiten dieses Feldes in der Zeiterfassung Wesentlich für die Zeiterfassung ist die Hinterlegung der Abteilung am Mitarbeiter. Durch diese kann beim Urlaubs-/ZA-Antrag die Genehmigung mittels CRM Workflow gesteuert werden, dass der Teamleiter der Abteilung für die Genehmigung zuständig ist.
Geschäftsbereich	Hinterlegen Sie hier den KORE-Geschäftsbereich der betreffenden Person Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn ein Geschäftsbereich auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann eingestellt werden, dass der auf der Person hinterlegte Geschäftsbereich beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
Dimension	Hinterlegen Sie hier die KORE-Dimension der betreffenden Person Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Dimension bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann eingestellt werden, dass die auf der Person hinterlegte Dimension beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
Kostenstelle	Hinterlegen Sie hier die KORE-Kostenstelle der betreffenden Person. Besonderheiten dieses Feldes im LOHN (Lohnverrechnung): Hinweis  Falls in der KORE der jeweiligen Firma (Programm Firmen- und KORE-Stammdaten) eine zwingende Eingabe bei FIBU-Buchungen für Kostenstellen besteht, ist sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter eine Stammkostenstelle hinterlegt hat. Falls im Programm Buchungsbeleg drucken eine Fehlerliste aufscheint, die besagt, dass bei einem Mitarbeiter die anfallenden Aufwände/Erträge nicht auf Kostenstellen aufgeteilt werden können, dann ist das Problem zu korrigieren und erst danach die Endverspeicherung durchzuführen. Hinterlegen Sie eine Stammkostenstelle beim betroffenen Mitarbeiter. Nutzen Sie das Programm MA-KORE-Report um die Fehlerursache zu identifizieren. Möglicherweise ist eine Korrektur am Lohnartenstamm erforderlich.   Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann hinterlegt werden, dass die auf der Person hinterlegte Kostenstelle beim Buchen vorgeschlagen wird. Besonderheiten dieses Feldes in der KORE Bei Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern kann das Feld über die Kostentypenfindung ermittelt und befüllt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die KORE-Felder werden für die KORE-Anbindung (erlösseitig) bzw. für die LERF-KORE-Anbindung hinterlegt. Ebenso können im LEA Auswertungsdesigner Auswertungen nach den KORE-Feldern angefertigt werden. Kostenstelle - Mitarbeiter: Die Kostenstelle wird bei der Autorisierung vom Mitarbeiter auf die Leistung übernommen, wenn einer der LEA Parameter "Priorität 1", "Priorität 2" oder "Priorität 3" derart eingestellt ist, dass die KORE-Dimension vom Mitarbeiterstamm ermittelt werden soll. Kostenstelle - Kunde: Die Kostenstelle wird bei der Autorisierung vom Kunden auf die Leistung übernommen, wenn einer der LEA Parameter "Priorität 1", "Priorität 2" oder "Priorität 3" derart eingestellt ist, dass die KORE-Dimension vom Kundenstamm ermittelt werden soll. Besonderheiten in den Paketen ZEIT und LEA Im Feld KORE Verbuchen am Mitarbeiter können Sie für die aufwandsseitige KORE-Verbuchung festlegen, ob die Leistungen aus der LEA und/oder die Zeitbuchungen aus der Zeiterfassung in die KORE übergeleitet werden sollen. Feldverhalten der KORE-Felder bei Mitarbeiterneuanlage Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters werden die KORE-Eingabefelder abhängig von der Dienstverhältnisfirma aktiviert bzw. deaktiviert, je nachdem, ob für die Dienstverhältnisfirma eine Kostenrechnung ermittelt werden kann oder nicht. Sollten im Zuge der Neuanlage schon KORE-Werte befüllt worden sein, und dann im Feld Firma Dienstverhältnis eine Firma ohne Kostenrechnung gewählt werden, werden diese Werte wieder entfernt. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Kostenstelle auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird.
Kostenträger	KORE-Kostenträger   Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn ein Kostenträger auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann eingestellt werden, dass der Kostenträger, der auf der Person hinterlegt ist, beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
Karriere	Karriere. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.  Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Einige Felder der Mitarbeiterkarriere können als Sortierspalten in den LEA Auswertungen eingesetzt werden.
Tätigkeitsgruppe	Hinterlegen Sie hier eine gewünschte Tätigkeitsgruppe. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld kann eine Tätigkeitsgruppe eingetragen werden, welche auf Barauslagen übernommen wird, wenn der Mitarbeiter einen Artikel ohne fixe Tätigkeitsgruppenzuordnung auswählt. Dieses Programmverhalten muss über den LEA Parameter Artikeleingabe aktiviert werden.
Freiberufler	Ein freiberuflich tätiger Mitarbeiter kann durch dieses aktivierte Feld gekennzeichnet werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Kennzeichen wird auf der Leistung gespeichert und kann daher ausgewertet werden.

3.1.2.4. Wichtige Funktionen

Über Personengruppen können Mitarbeitergruppen angelegt und verwaltet werden, die in den Auswertungen mittels dem F8-Symbol verwendet werden können.  Seitenanfang

3.1.3. Kunden

3.1.3.1. Allgemeines

3.1.3.2. LEA-spezifische Besonderheiten

• Häufig entscheiden sich größere Kanzleien (aber auch kleinere Kanzleien) dafür, wenn keine eindeutige Zugehörigkeit zu den einzelnen Firmen gegeben ist.

• Häufig entscheiden sich eher kleinere Kanzleien dagegen, wenn die weitere Firma eigene, völlig unterschiedliche Kunden hat.
  
  
• Wenn die zweite Firma eine zugekaufte Firma ist, spricht das mühsame Zugliedern der eigenen Kundenstämme eher dagegen.

Achtung! 

Kundennummernkreise sollten sich auch bei getrennter Anlage nicht überschneiden (erleichtert eine spätere Zusammenführung).

3.1.3.3. Wichtige Felder

Folgende Felder im Kundenstamm haben eine Auswirkung auf den Programmablauf in der LEA:

	Namens- und Adressfelder	Alle Namens- und Adressfelder, die auf den Ausdrucken (Honorarnotenausdruck, Zahlscheinausdruck) vorhanden sein sollen, müssen auch gewartet sein und werden hier nicht extra angeführt.
	Aktiv	Wenn die Person "aktiv" ist, ist die Personennummer aktuell gültig und sichtbar. Alle anderen Personen (= inaktiv) sind aktuell ungültig (= ausgetreten). Das Aktiv-Kennzeichen wird automatisch deaktiviert, wenn im Feld Austrittsdatum ein Datum der Vergangenheit erfasst wird und wird auch wieder gesetzt, sobald das Feld "Austrittsdatum" geleert wird. Alternativ kann das Aktiv-Kennzeichen auch direkt manuell bearbeitet werden. Eine inaktive Person wird nicht mehr in den Listen der aktiven Personen angezeigt, bleibt aber mit all ihren Bewegungsdaten (Dokumente, Termine ...) erhalten. Ebenso kann in den Kunden/Lieferantenlisten unter dem Menüpunkt "Ansicht" auf inaktive Personen umgeschaltet werden. Sollte das Feld Austrittsdatum nur mit einem heutigen oder zukünftigen Datum befüllt werden, wird das Aktiv-Häkchen nicht automatisch entfernt, d. h., der Kunde/Lieferant ist weiterhin unter den aktiven Personen sichtbar. In so einem Fall müsste das Aktiv-Häkchen manuell entfernt werden. Besonderheiten dieses Feldes bei der Personenart Kunde Dieses Feld wird durch das Update von Person auf Firma automatisch vom Kundenstamm auf die zugehörige Mandantenfirma upgedatet. Wenn Sie das nicht möchen, können Sie das Update mit einer Update-Feldsperre unterbinden.
	RechempfNr	Hier wird die Nummer jenes Kunden angezeigt, der für diesen Kunden als Rechnungsempfänger auftreten soll und im Feld Rechnungsempfänger (LEA) ausgewählt worden ist (siehe auch Rechnungsempfänger (Stille Zugehörigkeit).
	Offene Zugehörigkeit	Offene Zugehörigkeit. Setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: KL1999201001
	Abteilungsleitung	Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Abteilungsleitung aus den eigenen Firmen zu. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilungsleitung bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Eine Abteilungsleitung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Abteilungsleitung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Die Abteilungsleitung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleich, herangezogen werden. Abteilungsleitung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Abteilungsleitung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen. Abteilungsleitung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Abteilungsleitung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlichem Abteilungsleitung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL. Abteilungsleitung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Abteilungsleitung - generell: Die Information, zu welcher Abteilungsleitung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Abteilungsleitung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden. Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Abteilungsleitung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Abteilungsleitung stattfinden soll. Die Zuordnung der Abteilungsleitung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Abteilungsleitung verwendet werden kann. Abteilungsleitung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Abteilungsleitung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).
	Geschäftsführung	Personen-ID (Geschäftsführung)
	Abteilung	Abteilung des Kunden bzw. Mitarbeiters. Aus der Abteilung kann auch die KORE-Abteilung ermittelt werden. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilung bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Dieses Feld ist für die FIBU irrelevant - d. h., die Abteilung, die hier hinterlegt ist, hat keinen Einfluss auf die Buchungen der FIBU bzw. auf die Kostenrechnung. Für die FIBU ist das Feld KORE-Abteilung relevant. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Abteilung - generell: Die Information, welcher Abteilung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Abteilung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden. Abteilung - Mitarbeiter: Die Zuordnung der Abteilung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Abteilung verwendet werden kann. Sobald Sie einem Mitarbeiter eine Abteilung zuweisen, können Sie diese Zuordnung auch in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle anzeigen lassen. Die Nummer der zum Tagesdatum historisch gültigen Abteilung wird in der gleichnamigen Spalte ausgewiesen. In der Summenzeile erfolgt der Ausweis der zum Monatsersten (Jahresanfang) korrekten Abteilung. Die Bezeichnung der Abteilung wird Ihnen angezeigt, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf die Nummer zeigen. Besonderheiten dieses Feldes in der Zeiterfassung Wesentlich für die Zeiterfassung ist die Hinterlegung der Abteilung am Mitarbeiter. Durch diese kann beim Urlaubs-/ZA-Antrag die Genehmigung mittels CRM Workflow gesteuert werden, dass der Teamleiter der Abteilung für die Genehmigung zuständig ist.
	Leistungsumfang	In diesem Feld kann man für den Kunden (oder für den Mitarbeiter) einen vom Standard abweichenden Leistungsumfang hinterlegen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA  Das Feld spielt bei der Steuerung der für den Kunden "erlaubten" Tätigkeiten eine wichtige Rolle: Soll für einen Kunden nur die Erfassung von Tätigkeiten bestimmter Tätigkeitsgruppen möglich sein, muss der entsprechende Leistungsumfang im Kundenstamm hinterlegt werden. Die Hinterlegung ist alternativ auch in den Kundeneinstellungen möglich und wird mit dem Kundenstamm gegenseitig abgeglichen. Der Leistungsumfang kann auch bei einem Mitarbeiter hinterlegt werden und wird als vorletzte Ermittlungsebene vor dem Standardleistungsumfang berücksichtigt. Diese Hinterlegung spielt aber nur eine untergeordnete Rolle bei der Ermittlung der Tätigkeiten in der Leistungserfassung. Für weitere Informationen beachten Sie bitte die Themendokumentation Ermittlung des Leistungsumfangs in der Leistungserfassung.
	Weitere Adressen	Erfassen von weiteren Adressen. Verwenden Sie die F8  Funktion, um die Verwaltung der weiteren Adressen zu starten. Hinweis  "Weitere Adressen" werden unter einer Adressart angelegt. Die von BMD ausgelieferten Adressarten sind mit bestimmten Funktionen verknüpft und beeinflussen z. B. die Ermittlung der Rechnungsadresse in der LEA Honorarverrechnung. Details lesen Sie unter Adressarten.
	Eigene Bankverbindung	Wählen Sie eine Bankverbindung der Firma, die auf dieser Person als eigene Bankverbindung verwendet werden soll. Hinweis Bitte beachten Sie, dass auf der Bankverbindung der Firma, welche in diesem Feld als eigene Bankverbindung hinterlegt wird, zwingend eine Währung eingegeben werden muss. Die Bankverbindung kann ansonsten möglicherweise nicht korrekt übergeben werden. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Diese eigene Bankverbindung wird auf der Mahnung, dem Avisobrief, der Saldenbestätigung und der OP-Benachrichtigung angedruckt.   Eigene Bankverbindung auf Kundenkonten: Dies ist die Bankverbindung der eigenen Firma für die Fakturierung. Für den Bankeinzug (Ausgleich der offenen Posten im Kundenbereich) gilt: Ist keine eigene Bankverbindung hinterlegt, wird die eigene Bankverbindung für die Währung des Kunden oder, wenn hier auch keine hinterlegt ist, die Hauptbankverbindung der eigenen Firma gedruckt.   Eigene Bankverbindung auf Lieferantenkonten: Für den Zahlungsvorschlag (Ausgleich der offenen Posten im Lieferantenbereich) gilt: Wenn bei einem Lieferanten eine eigene Bankverbindung hinterlegt ist, wird diese Bank als Zahlungsbank an diesen Lieferanten vorgeschlagen. Das bedeutet die Zahlungsbank des Zahlungskreises im Zahlungsvorschlag wird bei Neuerstellen von der eigenen Bankverbindung des Lieferanten übersteuert.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld wird die passende Bankverbindung der eigenen Firma zugeordnet, jedoch nur, wenn die Standardbankverbindung aus dem Firmenstamm (CRM und DMS → Stammdaten → Firmen → Firmen: Felder Firma "Bankkontonummer" und "Bankleitzahl") für diesen Kunden nicht zutreffend ist - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.   Das Feld "Eigene Bankverbindung" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnote im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für das Ansehen bzw. den Druck der Rechnung und der Zahlungsart von Bedeutung ist. Das Feld kann auch noch direkt bei der einzelnen Rechnungsposition im Feld Eigene Bankverbindung bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem WWS Parameter Ermittlung eigene Bankverbindung (unter Leistungserfassung → Stammdaten → WWS Parameter → Ausdrucke → Allg. übergreifend für WWS Ausdrucke) einstellen können, ob eine eigene Bankverbindung nur mit oder auch ohne hinterlegter Währung beim Rechnungsdruck berücksichtigt werden soll. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Feldhilfe Eigene Bankverbindung.
	Bankleitzahl	Das Feld "Bankleitzahl" bildet mit den Feldern Bankkontonummer, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung.  Wählen Sie mittels  F4 eine gewünschte Bank aus der Bankenliste aus. Sollten die Banken Ihrer Meinung nach nicht aktuell sein, können Sie diese unter CRM → Stammdaten → Import und Export → Import importieren. Im Dokument CRM Standarddaten lesen Sie, was dabei zu beachten ist. Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Sobald Bankleitzahl und Bankkontonummer eingegeben worden sind, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis: "Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist." Weitere Bankverbindungen können mithilfe der F8-Funktion  erfasst werden. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Derzeit findet die Bankleitzahl nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung. Die Bankleitzahlen für Österreich werden von BMD mit ausgeliefert.   Achtung!  Soll ein deutscher Lieferant mit IBAN und SWIFT angelegt werden, wird der SWIFT-Code ebenfalls über dieses Feld gewartet. Ist in der Bankendatei pro Bankleitzahl der richtige SWIFT hinterlegt, wird, sobald die richtige Bankleitzahl ausgewählt ist, der hinterlegte SWIFT-Code automatisch in das Programm PR01 auf das Feld "SWIFT-Code" durchgeschrieben.   Die Banken für die Länder Deutschland, Schweiz, Kroatien, Tschechien, Ungarn, Slowenien und Slowakei können über CRM → Stammdaten → Import und Export → Import → "Import Standards" importiert werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Bankleitzahl der Person (Kunde) ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.   Das Feld "Bankleitzahl" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnoten im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist.
	Bankkontonummer	Das Feld "Bankkontonummer" bildet mit den Feldern Bankleitzahl, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung. Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer, Bankleitzahl und SWIFT/BIC ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Sobald die Bankkontonummer und die Bankleitzahl eingegeben worden sind, wird die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis: "Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist." Weitere Bankverbindungen können unter der F8-Funktion  erfasst werden. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen. Kontrolle bei Änderung einer Bankverbindung In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden oder einer Institution geändert wird: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow → 4 Parameter zur "Bankverbindung":   Bankverbindung Mitarbeiter Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einem Mitarbeiter eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht dem tatsächlichen Mitarbeiter gehören. Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt, oder eine E-Mail geschickt werden. Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen: Bankverbindung sperren: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann. Bankverbindung freigeben: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben. Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten: Der Parameter wird mit der Firma des Benutzers ausgelesen, der die Bankverbindung bearbeitet. Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, muss der Parameter nur für die Hauptfirma eingestellt werden. Es werden automatisch alle Firmen der Firmengruppe mitgeprüft. Wenn Sie keine Firmengruppe haben, muss der Parameter für jede Firma eingestellt werden, für die Sie eine Benachrichtigung aktivieren möchten. Tipp: Im Workflow für "Bankverbindung Mitarbeiter" können Sie auf der Aufgabenaktion die Menüfunktion "Mitarbeiter-Navigator" hinterlegen. Bei Ausführen der Workflowaufgabe öffnet sich dann der Mitarbeiter-Navigator mit dem jeweiligen Mitarbeiter und Sie können dort wiederum über die Funktion "Stammdaten" auf schnellem Weg auf den Mitarbeiterstamm zugreifen.   Bankverbindung Lieferant Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einem Lieferanten eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht dem tatsächlichen Lieferanten gehören. Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt oder eine E-Mail geschickt werden. Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen: Bankverbindung sperren: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann. Bankverbindung freigeben: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben. Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten: Der Parameter wird mit der Firma des Benutzers ausgelesen, der die Bankverbindung bearbeitet. Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, muss der Parameter nur für die Hauptfirma eingestellt werden. Es werden automatisch alle Firmen der Firmengruppe mitgeprüft. Wenn Sie keine Firmengruppe haben, muss der Parameter für jede Firma eingestellt werden, für die Sie eine Benachrichtigung aktivieren möchten. Tipp: Im Workflow für "Bankverbindung Lieferant" können Sie auf der Aufgabenaktion die Menüfunktion "Kunden-Navigator" hinterlegen. Bei Ausführen der Workflowaufgabe öffnet sich dann der Kunden-Navigator mit dem jeweiligen Lieferanten und Sie können dort wiederum über die Funktion "Stammdaten" auf schnellem Weg auf den Lieferantenstamm zugreifen.   Bankverbindung Kunde Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einem Kunden eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht dem tatsächlichen Kunden gehören. Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt oder eine E-Mail geschickt werden. Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen: Bankverbindung sperren: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann. Bankverbindung freigeben: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben. Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten: Der Parameter wird mit der Firma des Benutzers ausgelesen, der die Bankverbindung bearbeitet. Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, muss der Parameter nur für die Hauptfirma eingestellt werden. Es werden automatisch alle Firmen der Firmengruppe mitgeprüft. Wenn Sie keine Firmengruppe haben, muss der Parameter für jede Firma eingestellt werden, für die Sie eine Benachrichtigung aktivieren möchten. Tipp: Im Workflow für "Bankverbindung Kunde" können Sie auf der Aufgabenaktion die Menüfunktion "Kunden-Navigator" hinterlegen. Bei Ausführen der Workflowaufgabe öffnet sich dann der Kunden-Navigator mit dem jeweiligen Kunden und Sie können dort wiederum über die Funktion "Stammdaten" auf schnellem Weg auf den Kundenstamm zugreifen.   Bankverbindung Institution Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einer Institution eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht der tatsächlichen Institution gehören. Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt oder eine E-Mail geschickt werden. Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen: Bankverbindung sperren: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann. Bankverbindung freigeben: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben. Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten: Der Parameter wird mit der Firma des Benutzers ausgelesen, der die Bankverbindung bearbeitet. Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, muss der Parameter nur für die Hauptfirma eingestellt werden. Es werden automatisch alle Firmen der Firmengruppe mitgeprüft. Wenn Sie keine Firmengruppe haben, muss der Parameter für jede Firma eingestellt werden, für die Sie eine Benachrichtigung aktivieren möchten. Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666" Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden: Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Derzeit findet die Bankkontonummer nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung. Eine Besonderheit ergibt sich für die Freigabeart Scheck: Da ein Scheck an eine Person und nicht zwingend an eine Bank gerichtet ist, wird für die Überweisungsart, wenn bei der Person eine Bank hinterlegt ist (EU/Drittland), das Land der Bank verwendet. Ist bei der Person keine Bank hinterlegt, wird zur Bestimmung der Überweisungsart das Land der Person herangezogen. Es kann daher auch zu Freigaben kommen, wenn keine Bank bei der Person hinterlegt ist.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Bankkontonummer des Kunden ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt.   Das Feld "Bankleitzahl" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnoten im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist. Besonderheiten Prüfung für Ungarn Bei der Eingabe wird geprüft, ob die Kombination aus Bankkontonummer und Bankleitzahl die erlaubten 16 oder 24 Stellen besitzt. Ebenso wird eine Prüfsumme berechnet. Fällt die Prüfung negativ aus, erfolgt eine Meldung.
	Land	In diesem Feld wird die Staatszugehörigkeit/Staatsangehörigkeit des Kunden oder Lieferanten hinterlegt. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Wenn keine UID-Nummer am Personenkonto hinterlegt ist, wird über das Land geprüft, ob beim Buchen der Steuercode 5 (Drittland) vorgeschlagen wird. Das Land kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief angedruckt werden (Laut Postvorschriften: Bei Inlandsschreiben wird kein Land gedruckt, bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.). Die Filialnummer aus dem FIBU-Konto-Reiter schreibt sich auf das Feld "Land" durch (umgekehrt nicht). Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zum Land des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Das Feld "Land" muss für die LEA vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote hinterlegt sein.  Wenn die UID-Nummer des Rechnungsempfängers nicht mit einer tatsächlichen UID-Nummer lt. Norm befüllt ist (also leer oder anderweitig befüllt, z. B. mit "-"), wird das Land des Rechnungsempfängers mit dem Land der Verrechnungsfirma nach folgenden Regeln verglichen: Ist das Land der Verrechnungsfirma gleich dem Land des Rechnungsempfängers, handelt es sich um eine Privatperson aus dem Inland.  Ist das Land der Verrechnungsfirma ungleich dem Land des Rechnungsempfängers, muss ein weiterer Punkt in der Ermittlungslogik beachtet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.
	Sitz	Sitz des Unternehmens Der Sitz wird automatisch von der Postleitzahl der Hauptadresse übernommen, wenn der Sitz zum Zeitpunkt der Eingabe der Postleitzahl noch leer ist. Ist der Sitz bereits befüllt, wird dieser durch eine Änderung der Postleitzahl nicht aktualisiert. Hintergrund: Der Sitz ist der offizielle rechtliche Standort eines Unternehmens. Die Postleitzahl ist Teil der postalischen Adresse, unter der das Unternehmen im Alltag erreichbar ist. Die postalische Adresse kann vom eigentlichen Firmensitz abweichen. Ein Unternehmen kann beispielsweise seinen juristischen Sitz in einer kleinen Gemeinde haben, aber seine Post an ein Büro in einer Großstadt leiten lassen.
	UID-Nummer	UID-Nummer: z. B. ATU43387009 Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern. Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt. Wird eine UID-Nummer aus diesem Feld gelöscht, erfolgt im Hintergrund eine Prüfung, ob zu dieser UID-Nummer Prüfprotokolle von der UID-Nummern-Prüfung vorhanden sind. Sind keine Prüfprotokolle vorhanden, wird die UID-Nummer tatsächlich gelöscht. Sind welche vorhanden, wird die UID-Nummer nur aus diesem Feld entfernt und auf inaktiv gesetzt. Sie ist im F8-Fenster (Weitere UID-Nummern) weiterhin aufrufbar. Dublettenprüfung: Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Kunden erfolgt bei der Eingabe der UID-Nummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Kunden gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Kunden der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft. Update von Person auf Firma Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig.   Bei Eingangsrechnungen wird automatisch ein innergemeinschaftlicher Erwerb, bei Ausgangsrechnungen automatisch eine innergemeinschaftliche Lieferung gebucht, wenn die UID-Nummer des Personenkontos nicht mit der UID-Nummer der Firma, in der gebucht wird, übereinstimmt.   Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss.   Weiters ist die UID-Nummer für die Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr notwendig. Hat der Lieferant keine UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer), dann müssen die Steuernummer und das Finanzamt des leistenden Unternehmers mitgegeben werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zur UID-Nummer des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Sollte es sich bei dieser Person um eine Privatperson handeln, die Honorarnoten von Ihnen erhält, so ist es nötig, in diesem Feld zu dokumentieren, dass keine UID-Nummer erforderlich ist. Dies können Sie umsetzen, indem Sie hier den Wert "KEINEUID" oder "-" hinterlegen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. Nur UID-Nummern, die der Norm entsprechen, werden auf dem Rechnungsdokument im Feld UID-Nummer angedruckt (siehe Regelungen zum Andruck der UID-Nummer im Rechnungsdokument).  Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein. Beim Aufbereiten der Honorarnote wird die UID-Nummer der Honorarnote nach bestimmten Regeln ermittelt, kann aber bewusst übersteuert werden, da nicht nur die Haupt-UID-Nummer, sondern auch alle weiteren UID-Nummern des Rechnungsempfängers zur Verfügung stehen (siehe UID-Nummer für Rechnung festlegen in der Fensterhilfe Honorarnoten). Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn die UID-Nummer beim Kunden nicht befüllt ist oder das Länderkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer des Kunden mit dem Länderkürzel der UID-Nummer der eigenen Firma übereinstimmt (siehe Kontentabellen). Informationen zur UID-Nummernprüfung finden Sie unter UID-Nummern-Prüfung Stufe 2. Besonderheiten dieses Feldes in der  Schweiz Dieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld "UID-Nummer" die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich.
	Ohne Steuer	Wenn das Feld "Ohne Steuer" auf "Ja" gesetzt ist, kann auf dieses Personenkonto nicht mit Steuer gebucht werden (z. B. EU-Kundenkonten, die immer nur innergemeinschaftliche Lieferungen erhalten, werden nie mit Steuer bebucht). Hinweis Dieses Kennzeichen ist nur gültig für die Steuercodes "1 - Umsatzsteuer" und "2 - Vorsteuer". Bei allen anderen Steuercodes wird dieses Kennzeichen nicht berücksichtigt. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld wurde ursprünglich auch zur Unterdrückung des Andrucks des Umsatzsteuerbandes verwendet. Das wird aktuell aber nicht mehr als gängige Praxis empfohlen! Die Information wird mittlerweile vom Erlöskonto (über den Steuercode und das dort hinterlegte Kennzeichen Steuer auf Rng) ermittelt.
	Kostenstelle	Hinterlegen Sie hier die KORE-Kostenstelle der betreffenden Person. Besonderheiten dieses Feldes im LOHN (Lohnverrechnung): Hinweis  Falls in der KORE der jeweiligen Firma (Programm Firmen- und KORE-Stammdaten) eine zwingende Eingabe bei FIBU-Buchungen für Kostenstellen besteht, ist sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter eine Stammkostenstelle hinterlegt hat. Falls im Programm Buchungsbeleg drucken eine Fehlerliste aufscheint, die besagt, dass bei einem Mitarbeiter die anfallenden Aufwände/Erträge nicht auf Kostenstellen aufgeteilt werden können, dann ist das Problem zu korrigieren und erst danach die Endverspeicherung durchzuführen. Hinterlegen Sie eine Stammkostenstelle beim betroffenen Mitarbeiter. Nutzen Sie das Programm MA-KORE-Report um die Fehlerursache zu identifizieren. Möglicherweise ist eine Korrektur am Lohnartenstamm erforderlich.   Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann hinterlegt werden, dass die auf der Person hinterlegte Kostenstelle beim Buchen vorgeschlagen wird. Besonderheiten dieses Feldes in der KORE Bei Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern kann das Feld über die Kostentypenfindung ermittelt und befüllt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die KORE-Felder werden für die KORE-Anbindung (erlösseitig) bzw. für die LERF-KORE-Anbindung hinterlegt. Ebenso können im LEA Auswertungsdesigner Auswertungen nach den KORE-Feldern angefertigt werden. Kostenstelle - Mitarbeiter: Die Kostenstelle wird bei der Autorisierung vom Mitarbeiter auf die Leistung übernommen, wenn einer der LEA Parameter "Priorität 1", "Priorität 2" oder "Priorität 3" derart eingestellt ist, dass die KORE-Dimension vom Mitarbeiterstamm ermittelt werden soll. Kostenstelle - Kunde: Die Kostenstelle wird bei der Autorisierung vom Kunden auf die Leistung übernommen, wenn einer der LEA Parameter "Priorität 1", "Priorität 2" oder "Priorität 3" derart eingestellt ist, dass die KORE-Dimension vom Kundenstamm ermittelt werden soll. Besonderheiten in den Paketen ZEIT und LEA Im Feld KORE Verbuchen am Mitarbeiter können Sie für die aufwandsseitige KORE-Verbuchung festlegen, ob die Leistungen aus der LEA und/oder die Zeitbuchungen aus der Zeiterfassung in die KORE übergeleitet werden sollen. Feldverhalten der KORE-Felder bei Mitarbeiterneuanlage Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters werden die KORE-Eingabefelder abhängig von der Dienstverhältnisfirma aktiviert bzw. deaktiviert, je nachdem, ob für die Dienstverhältnisfirma eine Kostenrechnung ermittelt werden kann oder nicht. Sollten im Zuge der Neuanlage schon KORE-Werte befüllt worden sein, und dann im Feld Firma Dienstverhältnis eine Firma ohne Kostenrechnung gewählt werden, werden diese Werte wieder entfernt. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Kostenstelle auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird.
	Kostenträger	KORE-Kostenträger   Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn ein Kostenträger auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann eingestellt werden, dass der Kostenträger, der auf der Person hinterlegt ist, beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
	Dimension	Hinterlegen Sie hier die KORE-Dimension der betreffenden Person Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Dimension bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann eingestellt werden, dass die auf der Person hinterlegte Dimension beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
	Geschäftsbereich	Hinterlegen Sie hier den KORE-Geschäftsbereich der betreffenden Person Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn ein Geschäftsbereich auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann eingestellt werden, dass der auf der Person hinterlegte Geschäftsbereich beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
	KORE-Abteilung	Hinterlegen Sie hier die KORE-Abteilung der betreffenden Person. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilung auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Im Parameter kann hinterlegt werden, dass die auf der Person hinterlegte KORE-Abteilung beim Buchen vorgeschlagen wird. Analog gelten die Erklärungen im Feld Kostenstelle.
	Rechnung per E-Mail	Stellen Sie ein, ob Honorarnoten gedruckt, oder doch über E-Mail bzw. BMD Com an den Kunden versendet werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: Nein Der Versand der Honorarnoten erfolgt postalisch. Aus diesem Grund wird keine E-Mail erzeugt, sondern ein Ausdruck der Honorarnote angefertigt. Die Ausprägung "Nein" ist der Standard, wenn ein Kunde unter einer Mandantenfirma neu angelegt wird, um keine unerwünschten Wartungseffekte in der Mandanten-Fibu zu erzeugen. E-Mail (PDF mit Signatur) Der Versand der Honorarnoten erfolgt per E-Mail mit elektronischer Signatur. E-Mail (PDF ohne Signatur) Der Versand der Honorarnoten erfolgt per E-Mail ohne elektronische Signatur. Die Ausprägung "E-Mail (PDF ohne Signatur)" ist der Standard, wenn ein Kunde unter der eigenen Firma neu angelegt wird. Das ist der Fall, wenn die Firma als Ist eigene Firma gekennzeichnet ist. Voraussetzung dafür ist weiters das Vorhandensein des Lizenzpakets 16 "Leistungserfassung und Abrechnung" und/oder des Lizenzpakets 13 "BMD NTCS Warenwirtschaft". BMD Com (PDF ohne Signatur) Die Zustellung der Honorarnoten erfolgt via BMD Com. Die Ausprägung "BMD Com (PDF ohne Signatur)" steht nur dann zur Verfügung, wenn die Firma, unter welcher der Kunde angelegt ist, als Ist eigene Firma am Firmenstamm gekennzeichnet ist.  Ist der Versand per E-Mail in diesem Feld aktiviert, erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist, die für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet werden kann. Es wird eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3-Rechnung" bzw. zumindest eine Haupt-E-Mail-Adresse benötigt. Sind beide E-Mail-Adressen nicht vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist. Dieser Hinweis erscheint in folgenden Fällen: Wenn weder eine Rechnungs-E-Mail-Adresse noch eine Haupt-E-Mail-Adresse am Kundenstamm hinterlegt ist und das Feld "Rechnung per E-Mail" auf "Ja" gesetzt worden ist. Wenn der Rechnungsversand per E-Mail bereits aktiv ist und nachträglich die Haupt- sowie die Rechnungs-E-Mail-Adresse gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um einen Hinweis handelt. Die Änderungen können trotzdem gespeichert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Beachten Sie, dass nicht nur dieses Feld, sondern auch generell die Druckereinstellungen für Ablaufarten entscheidend dafür sind, ob ein Druck oder ein E-Mail-Versand von Honorarnoten angestoßen wird.  Das Feld "Rechnung per E-Mail" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Näheres zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA – Fenster Honorarnoten In der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte an, ob der Kunde eine Rechnung per E-Mail oder via BMD Com erhalten soll. Es wird also angezeigt, welche Einstellung das Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm aktuell hat. Daher ist an dieser Stelle keine Übersteuerung je einzelner Honorarnote möglich.
	E-Mail-Adresse	Haupt-E-Mail-Adresse. Details lesen Sie unter E-Mail. Aus Performancegründen wird der Inhalt des Feldes E-Mail hier redundant angezeigt.
	Verrechnung Fibu	Dieses Feld entscheidet, ob die Informationen über Buchungszeilen, welche für diesen Kunden in der Mandanten-Fibu gebucht werden, über die Zeilenverrechnung in die LEA übernommen werden sollen. Das Wort "Buchungszeilen" steht hier stellvertretend für alle Informationen aus der Finanzbuchhaltung, die für die Honorarabrechnung in die LEA gelangen können, also auch Automatikbuchungen, Bilanzbuchungen etc. Folgende Optionen werden Ihnen hier angeboten: Nein Nein bedeutet, dass keine Übernahme von Buchungszeilen stattfindet. Ja, mit Bewertung Mit Bewertung bedeutet, dass die Anzahl von Buchungszeilen übernommen wird und eine Bewertung mit den jeweiligen Artikelpreisen stattfindet. Das Honorar wird mit dem entsprechenden Verrechnungspreis berechnet. Selbstkosten werden mit dem entsprechenden Selbstkostenpreis berechnet. Ja, ohne Bewertung Ohne Bewertung bedeutet, dass nur die Anzahl der Buchungszeilen interessant ist und daher die Anzahl der Buchungszeilen übernommen wird, aber eine Bewertung mit dem Verrechnungspreis nicht stattfindet. Es ergibt sich somit ein Honorar in Höhe von € 0,00. Bitte beachten Sie, dass sofern ein entsprechender Selbstkostenpreis hinterlegt ist, dieser mit dieser Option berücksichtigt wird – es würden sich daher Selbstkosten ergeben. Weiters ist wichtig, dass diese Option nur korrekt verarbeitet werden kann, wenn die Einstellungen am Artikelstamm, auf dem die Barauslage erstellt wird, korrekt sind (speziell die Felder Kostenart und Zeilenverrechnungstyp). Das Feld "Verrechnung Fibu" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Nähere Informationen zum gesamten Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen.
	Verrechnung Lohn	Dieses Feld entscheidet, ob die Informationen über Lohnabrechnungen, welche für diesen Kunden über den Lohnklienten verrechnet werden, über die Zeilenverrechnung in die LEA übernommen werden sollen. Das Wort "Lohnabrechnungen" steht hier stellvertretend für alle Informationen aus der Lohnverrechnung, die für die Honorarabrechnung in die LEA gelangen können, also auch Eintritte, Austritte etc. Folgende Optionen werden Ihnen hier angeboten: Nein Nein bedeutet, dass keine Übernahme von Lohnabrechnungen stattfindet. Ja (NTCS + BMD 5.5) Diese Option bedeutet, dass die Lohnabrechnungen übernommen werden und eine Bewertung mit dem jeweiligen Artikelpreisen stattfindet. Das Honorar wird mit dem entsprechenden Verrechnungspreis berechnet. Selbstkosten werden mit dem entsprechenden Selbstkostenpreis berechnet.  Die Übernahme findet aus dem BMD 5.5 LOHN als auch aus dem NTCS LOHN statt. Ja, ohne Bewertung (NTCS + BMD 5.5) Diese Option bedeutet, dass nur die Anzahl an Lohnabrechnungen interessant ist und daher die Anzahl der Lohnabrechnungen übernommen wird, aber eine Bewertung mit dem Verrechnungspreis nicht stattfindet. Es ergibt sich somit ein Honorar in Höhe von € 0,00. Bitte beachten Sie, dass sofern ein entsprechender Selbstkostenpreis hinterlegt ist, dieser mit dieser Option berücksichtigt wird – es würden sich daher Selbstkosten ergeben. Weiters ist wichtig, dass diese Option nur korrekt verarbeitet werden kann, wenn die Einstellungen am Artikelstamm, auf dem die Barauslage erstellt wird, korrekt sind (speziell die Felder Kostenart und Zeilenverrechnungstyp). Die Übernahme findet aus dem BMD 5.5 LOHN als auch aus dem NTCS LOHN statt. Ja (nur BMD 5.5) Diese Option bedeutet sinngemäß dasselbe wie die Option "Ja (NTCS + BMD5.5)" - die Übernahme findet jedoch nur aus dem BMD 5.5 LOHN statt. Ja, ohne Bewertung (nur BMD 5.5) Diese Option bedeutet sinngemäß dasselbe wie die Option "Ja, ohne Bewertung (NTCS + BMD5.5)" - die Übernahme findet jedoch nur aus dem BMD 5.5 LOHN statt. Hinweis Wenn Sie im laufenden Betrieb das Feld von "Ja, [...]" auf "Nein" umstellen, werden die bereits übernommenen Zeilen bei der nächsten Zeilenübernahme nicht mehr retour übernommen.  Hinweis Es ist sichergestellt, dass Dienstnehmer, die noch in BMD 5.5 abgerechnet wurden, durch die Zeilenverrechnungsschnittstelle aus BMD 5.5 übernommen werden und aus NTCS wirklich nur Abrechnungen, welche im NTCS LOHN entstanden sind, auch wenn die 5.5 Abrechnungen im NTCS LOHN auch vorhanden sind (entscheidend dafür ist das Feld Lohn 5.5-Abrechnung bis). Wenn nach der Übernahme der Lohnverrechnung in NTCS in BMD 5.5 auch noch weiter parallel abgerechnet wird, werden die Dienstnehmer auch übernommen, außer das Feld "Lohnklientennummer" wird vom Klientenstamm INFO01 entfernt. Das Feld "Verrechnung Lohn" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Nähere Informationen zum gesamten Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen.
	Verrechnung Post	Dieses Feld entscheidet, ob Postkosten, welche in Poststücken an den Kunden erfasst worden sind, über die Zeilenverrechnung in die Leistungserfassung übernommen werden sollen. Das Feld "Verrechnung Post" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Nähere Informationen zum gesamten Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Postkosten über LEA weiterverrechnen.
	Verrechnung Bilanz	Dieses Feld entscheidet, ob die Gebühren aus den Fristen über die Zeilenverrechnung in die Leistungserfassung übernommen werden sollen. Das Feld "Verrechnung Bilanz" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten - die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Nähere Informationen zum gesamten Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Firmenbuchgebühren über LEA weiterverrechnen.
		Kunde entspricht dieser Firma im Firmenstamm   Wenn Sie Steuerberater sind, muss hier die Firmennummer des Klienten eingetragen sein, wenn Sie für den Mandanten Tätigkeiten im Rahmen seiner Buchhaltung, Lohnverrechnung bzw. Bilanzierung durchführen oder wenn auf der Person des Kunden für die entsprechende Firma Dokumente in einem Archiv des DMS abgelegt werden sollen. Wie wird das Feld befüllt? Bei entsprechender Parametereinstellung wird beim Speichern einer Kundenneuanlage automatisch nachgefragt, ob eine Firma und eine Buchhaltung erzeugt werden sollen. Ohne oben genannten Parameter kann die Firma auch manuell aus dem Kundenstamm erzeugt werden (Menü Funktionen → Sonderfunktionen → Firma erstellen). Oben genannte Varianten sind die empfohlenen Vorgehensweisen. Wenn die Firma jedoch bereits existieren sollte, kann diese in diesem Feld auch über - F4 ausgewählt werden. Besonderheiten im Paket CRM Durch die Verknüpfung des Kunden mit der Kundenfirma kann im Zuge der zentralen Stammdatenwartung am Kunden ein automatisches Update der geänderten Daten auf die Firma durchgeführt werden. Hinweis Wenn Sie hier eine Nummer eintragen, die sich von der Kundennummer unterscheidet, wird ein Hinweis angezeigt, dass die Nummern unterschiedlich sind. Grund: In der Regel stimmt die "Entspricht Firma" mit der Kundennummer überein. Wenn versehentlich eine abweichende Nummer eingegeben würde, könnten die Daten der eingegebenen "Entspricht Firma" überschrieben werden (bei aktivem "Update von Person auf Firma"). Durch den Hinweis soll ein solches Versehen unterbunden werden. Besonderheiten im Paket LEA Über diese Verknüpfung erkennt das Programm, auf welchen Kunden die Buchungszeilen aus der NTCS FIBU und die Dienstnehmer aus dem NTCS LOHN übernommen werden sollen. Nähere Informationen zum Thema finden Sie in den Hilfedokumentationen Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen und Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen. Ist es wichtig, dass die Zeilen je CRM Kunde übernommen werden, muss je CRM Kunde auch eine eindeutige NTCS Firma existieren und hier die entsprechende NTCS FIBU angelegt sein. (Eine etwaige gewünschte Konsolidierung von NTCS FIBUs ist auch firmenübergreifend möglich!)
	Kurzname	Dieser Kurzname wird vor allem für Ausdrucke verwendet, wenn nicht der gesamte Name Platz hat, sondern nur ein Kurzname verwendet werden kann. Meist werden in dieses Feld nur die Anfangsbuchstaben oder die Initialen des Namens eingetragen.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Kurzname - generell: Der Kurzname kann als Darstellungsoption in Auswertungen verwendet werden. Kurzname - Mitarbeiter: Der Kurzname wird in der Spalte "Mitarbeiter" in der Rechnungsbearbeitung verwendet. Besonderheiten dieses Feldes im CRM Dieses Feld ist für die automatische Generierung von Projektnamen relevant. Nähere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter Projektarten.
	Austrittsdatum	Über das Austrittsdatum können Personen, zu denen kein Kontakt mehr besteht, ausgeschieden werden. Dies ist auch die von BMD empfohlene Vorgangsweise, anstatt die Person zu löschen. Wird ein Datum in der Vergangenheit eingegeben, wird automatisch auch das Feld Aktiv deaktiviert. Eine inaktive Person wird nicht mehr in den Listen der aktiven Personen angezeigt, bleibt aber mit all ihren Bewegungsdaten (Dokumente, Termine ...) erhalten. Wird ein aktuelles oder ein zukünftiges Datum in das Feld eingegeben, wird das Feld "Aktiv" NICHT automatisch deaktiviert. Das heißt, der Kunde/Lieferant ist weiterhin unter den aktiven Personen sichtbar. In so einem Fall müsste das Aktiv-Häkchen manuell entfernt werden. In den einzelnen Personenlisten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) kann über das Menü "Ansicht" beziehungsweise über STRG + U auf ausgeschiedene Personen umgeschaltet werden. Beim Ausscheiden eines Kunden/Lieferanten oder Mitarbeiters erscheint je nach Parameter-Einstellung automatisch das Fenster Austritt/Deaktivieren von Kunden/Lieferanten bzw. Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter. Bei Kunden/Lieferanten: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Maßnahmen bei Kundenaustritt anzeigen Maßnahmen bei Kundenaustritt anzeigen Ist dieser Parameter auf "Ja" gestellt, erscheint beim Ausscheiden eines Kunden oder Lieferanten ein Fenster, in dem auf noch mit dieser Person in Verbindung stehende Datensätze (z. B. offene Leistungen, offene Fristen.) aufmerksam gemacht wird. Details lesen Sie unter Austritt/Deaktivieren von Kunden/Lieferanten. Bei Mitarbeitern: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Maßnahmen bei Mitarbeiteraustritt anzeigen Maßnahmen bei Mitarbeiteraustritt anzeigen Stellen Sie ein, ob beim Austritt eines Mitarbeites automatisch ein Maßnahmenfenster aufgerufen werden soll. Darin erhalten Sie eine Übersicht über alle Programmteile, die beim Austritt dieses Mitarbeiters noch geprüft werden sollten, da sie relevante Daten enthalten, zum Beispiel offene Aufgaben, Events, Zuständigkeiten etc.. 0 - Nein: Beim Austritt eines Mitarbeiters öffnet sich kein Maßnahmenfenster. 1 - Ja: Wenn am Mitarbeiterstamm im Feld "Austrittsdatum" ein Datum eingegeben wird, welches in der Vergangenheit liegt, öffnet sich automatisch das Fenster "Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter". Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter. Besonderheit bei Mitarbeitern: Für Mitarbeiter kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Austrittdatum erreicht ist. So kann auch ein Austrittsdatum in der Zukunft eingegeben werden und der Mitarbeiter wird dennoch automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Stapel Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Mitarbeiter bei Erreichen des Austrittsdatums deaktivieren". Beachten Sie bei Mitarbeitern zusätzlich folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Verzögerungstage nach Austritt Verzögerungstage nach Austritt In diesem Parameter können Sie eine Anzahl an Verzögerungstagen hinterlegen, an denen der Mitarbeiter nach Erreichen des Austrittsdatums trotzdem noch aktiv sein soll. Dieser Parameter wird vor allem im Zusammenhang mit der Stapelfunktion "MCS_MDMITARBEITERMGR_UPDATEAKTIV" (Mitarbeiter bei Erreichen des Austrittsdatums deaktivieren) verwendet. Wenn bei einem Mitarbeiter ein in der Zukunft liegendes Austrittsdatum eingegeben wird, kann der Mitarbeiter über diese Stapelfunktion zum entsprechenden Datum automatisch auf inaktiv gestellt werden. Nach Erreichen des Austrittsdatums und nach Ablauf der hier hinterlegten Verzögerungstage wird der Mitarbeiter auf inaktiv gestellt. Ist dieser Parameter leer, entspricht das dem Wert 0 und es werden keine Verzögerungstage mit einberechnet. Details zum Austritt von Mitarbeitern lesen Sie in der Hilfe zum Feld Austrittsdatum. Besonderheit bei Gesellschaftern und Angehörigen: Bei Gesellschaftern und Angehörigen kann das Feld auch befüllt werden. Diese Personen werden jedoch dadurch nicht unsichtbar. Es kann lediglich gefiltert werden, dass jene mit Austrittsdatum nicht mehr angezeigt werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Mitarbeiter - Austrittsdatum: Unter der Mitarbeiternummer von ausgeschiedenen Mitarbeitern können keine Leistungen mehr erfasst werden. Das Austrittsdatum ist der letzte Tag, an dem die Sollstunden aus dem Wochenmodell berechnet werden. Die Leistungen können jedoch noch angesehen und fakturiert werden. Kunde - Austrittsdatum: Selbst wenn der Kunde bereits ausgeschieden ist, können weiterhin Leistungen für den Kunden erfasst werden.   Besonderheiten im Paket LOHN Sofern der NTCS LOHN verwendet wird, müssen Austritte über die Funktion Austritt im Dienstnehmer oder der Bruttoerfassung eingegeben werden. Bei Verwendung des NTCS LOHN Pakets ist das Feld "Austrittsdatum" nicht manuell zu befüllen!
	Kundenkonzern	Personen-ID (Kundenkonzern)
	Währung	Währung, in der die Person geführt wird. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Wird ohne Fremdwährungskonten gebucht, wird beim Buchen im Feld "Währung" immer die am FIBU-Stamm hinterlegte Währung angezeigt.   Bei Personenkonten siehe auch Währungsfeld am FIBU-Konto, wenn im FIBU-Stamm eingestellt ist, dass mit Fremdwährungskonten gearbeitet wird. Die beiden Felder werden abgeglichen.   Wird in diesem Feld eine Währung eingetragen, hat das zur Folge, dass das Feld Mehr-Währungs-Kz am FIBU-Konto-Reiter automatisch auf "fixe Währung" gestellt wird.   Ist im FIBU-Stamm eingestellt, dass ohne Fremdwährungskonten gearbeitet wird, wird die Eingabe EUR (bei Grundwährung = EUR) nicht durchgeschrieben. Bei Eingabe einer Fremdwährung erscheint ein Hinweis, dass die Währung nicht auf das FIBU-Konto übernommen wurde:     Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Buchen mit Fremdwährung.    Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In jener Währung, die im Feld "Währung" eingetragen ist, werden die Honorarnote und die Zahlungsart erstellt. Auf diese Währung werden auch die Honorarbeträge umgerechnet.   Das Feld "Währung" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnote im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist. Das Feld kann auch noch direkt bei der einzelnen Rechnungsposition bearbeitet werden.
	Zweitwährung	Zweitwährung. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wenn entweder die Honorarposition oder der Kunde (als Rückfallebene) als Währung die Zweitwährung der Verrechnungsfirma aufweist, dann wird automatisch als Zweitwährung auf der Honorarnote die Währung der Verrechnungsfirma eingesetzt. Details lesen Sie unter NTCS LEA in mehreren Ländern, Sprachen, Währungen.
	Zahlungsart	In diesem Feld können Sie der Person eine Zahlungsart zuweisen.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In diesem Feld wird die gewünschte Zahlungsart für den Rechnungsempfänger hinterlegt. Das Feld können Sie im Kundenstamm, aber auch in den Kundeneinstellungen warten – die eingetragene Zahlungsart wird wechselweise aktuell gehalten. Bleibt das Feld leer, wird als Rückfallebene die Standardzahlungsart lt. LEA Parameter Standard-Zahlungsart für die Honorarnoten des Rechnungsempfängers herangezogen. Das Feld Zahlungsart kann aber auch noch direkt für einzelne Honorarnoten bei der jeweiligen Honorarposition im Fenster Honorarnoten übersteuert werden. Zahlungsarten werden im Paket LEA unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Zahlungsarten verwaltet.
	Sprache	Sprache Bei entsprechender Einstellung im Ausdrucksmodell wird z. B. der Avisobrief im Zahlungsvorschlag in der Sprache des Lieferanten gedruckt. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Sprache der Verrechnungsfirma spielt eine Rolle beim Ermitteln der Sprache, in welcher die Honorarnote ausgedruckt werden soll. Dieses Feld wird dann benötigt, wenn fremdsprachige Honorarnoten gedruckt werden. Ist das nicht der Fall, kann das Feld leer gelassen werden, da ein Rückfall auf die globale CRM-Sprache erfolgt. Diese wird über den CRM Parameter "Vorschlagswert Sprache" ermittelt, welcher unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein angesiedelt ist.
	Konditionen	Hier wird die auf das Personenkonto oder die Person zutreffende Zahlungskondition (Zahlungsziel und Skonti) über die Suchroutine  (F4) ausgewählt und hinterlegt. Über den Menüpunkt unter FIBU → Stammdaten → Konten → Extras → Erweiterte Bearbeitung → Konditionen bearbeiten (Reiter "Allgemein") können Konditionen für mehrere Personenkonten auf einmal hinterlegt werden.   Konditionen können im Suchfenster mit rechter Maustaste (REM) → "Neu" oder im Paket CRM unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Konditionen angelegt werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Eine am FIBU-Konto-Reiter hinterlegte Kondition übersteuert die Kondition vom Reiter "Allgemein". Auswirkungen finden sich bei der Mahnung, beim Zahlungsverkehr, bei der OP-Liste und bei händischen Zahlungsbuchungen.   Zeigt das Feld eine rote Hintergrundfarbe, sind auf zugehörigen Konten in der Finanzbuchhaltung Konditionen vorhanden. Dies ist nur dann nötig, wenn das Personenkonto zu einer Firma gehört, die einer Firmengruppe zugeteilt ist und je FIBU bei gleichen Personennummern unterschiedliche Konditionen benötigt werden. Dann können am FIBU-Konto-Reiter die für das Personenkonto gültigen Zahlungskonditionen hinterlegt werden. Das Feld Kondition auf der Person wird in diesem Fall mit roter Hintergrundfarbe angezeigt. Handelt es sich um keine Firmengruppe und es ist somit am FIBU-Konto-Reiter keine Kondition hinterlegt, wird hier ein Hinweis angezeigt, dass auf der Person eine Kondition eingetragen ist. Wenn es FIBU-Konditionen geben sollte, können diese über das Symbol  (F8) angezeigt werden. Hinweis Die Bezeichnung der Kondition ist in der Liste der Kunden/Lieferanten zur Anzeige einblendbar. Es kann danach gefiltert aber in der Liste nicht bearbeitet werden.
	Rechnungssperre	Mit diesem Feld wird eine Variante der Rechnungssperre für diesen Kunden aktiviert. Je nach Ausprägung des LEA Parameters Rechnungssperre am Kunden (Priorität 1) kann mit diesem Feld entschieden werden, ob für den Kunden verhindert werden soll, dass Honorarnoten aufbereitet werden und/oder mit Rechungsnummer gedruckt werden können. Dieses Feld können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Hilfedokumentation LEA Rechnungssperre. Besonderheiten dieses Feldes im Paket LEA - Honorarnoten Direkt in der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte über das Symbol "Häckchen"  an, dass für diesen Rechnungsempfänger eine Rechnungssperre existiert. Das Symbol wird dann sichtbar, sobald das Feld Sperrgrund den Grund für die aktivierte Rechnungssperre anzeigt. Sobald das Symbol sichtbar ist, kann die Rechnung weder angesehen noch gedruckt werden. Der Anwender erhält an diesen Stellen entsprechende Hinweismeldungen. Voraussetzung ist hier ebenfalls die Aktivierung der gewünschten LEA Parameter zur Rechnungssperre. Zu den möglichen Ursachen beachten Sie bitte das Kapitel Mögliche Ursachen der Rechnungssperre. Das Feld ist an dieser Stelle manuell nicht abänderbar, die Rechnungssperre muss über die dafür vorgesehenen Programmfunktionen behandelt werden (siehe Kapitel Rechnungssperre aufheben).

3.1.3.4. Wichtige Funktionen

Hinweis 

Über Personengruppen können Kundengruppen angelegt und verwaltet werden, die sowohl in der Honorarnotenaufbereitung als auch in den Auswertungen mittels dem F8-Symbol verwendet werden können.

Kundenkonzerne ermöglichen die Zusammenfassung von mehreren Kunden, die organisatorisch gemeinsam behandelt werden sollen. Nach dem Kundenkonzern kann in den Auswertungen sortiert und gefiltert werden. Auch im Rahmen der Fakturierung kann nach dem Kundenkonzern gefiltert werden. Zudem ist im Feld "Rechnungsempfänger (LEA)" mittels F8-Symbol eine Auswahl des Kundenkonzerns möglich.  Seitenanfang

3.2. LEA Stammdaten

3.2.1. Überblick

Überblickstabelle	Programmaufruf im Paket Leistungserfassung unter	Anlage Pflicht	Anlage
Fakturatypen dienen zur Unterscheidung von Geschäftsfällen.	Stammdaten → Weitere Stammdaten	ü	allgemein (ohne Firmenzuordnung)
Tätigkeitsgruppen stellt die wesentlichste LEA Abrechnungseinheit für die Fakturierung dar.(Überordnung: Tätigkeitshauptgruppen)	Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel	ü	unter Hauptfirma (damit gültig für gesamte Firmengruppe)
Tätigkeiten dienen zur Erfassung von Stundenleistungen.	Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel	ü	unter Hauptfirma (damit gültig für gesamte Firmengruppe)
Artikel dienen zur Erfassung von Leistungen, die nicht in Stunden bemessen werden können.	Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel	ü	unter Hauptfirma (damit gültig für gesamte Firmengruppe)
Leistungsumfänge verknüpfen bestimmte Tätigkeitsgruppen mit bestimmten Kunden.(Detaillierter: Kundentätigkeiten)	Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel	ü	allgemein (ohne Firmenzuordnung) bzw. auch je Kunde möglich
Kontentabellen dienen zur Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung.	Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel	ü	unter Hauptfirma (damit gültig für die gesamte Firmengruppe) / Zuordnung zur Verrechnungsfirma möglich
Stundensätze umfassen die Verrechnungssätze und die Selbstkostensätze und dienen zur Bewertung einer Arbeitsstunde.	Stammdaten → Stundensätze und Artikelpreise	ü	in verschiedenen Konstellationen und Rückfallebenen möglich (z. B. je Verrechnungsfirma)
Artikelpreise umfassen die Verrechnungspreise und die Selbstkostenpreise und dienen zur Bewertung einer Leistung, die nicht in Stunden bemessen werden kann.	Stammdaten → Stundensätze und Artikelpreise	ü	je Verrechnungsfirma
Kundeneinstellungen stellen alle kundenbezogenen Felder (Einstellungen) zusammen dar.	Stammdaten → Personen	x	je Kunde
Honorarebenen dienen zur Kennzeichnung und Unterscheidung von Honorarnoten.	Stammdaten → Weitere Stammdaten	x	allgemein (ohne Firmenzuordnung)
Umsatzzeilen - Nur in einer speziellen Organisationsform (Sammelprojekt) möglich.	Stammdaten → Weitere Stammdaten	x	-
Regeln für Arbeitsgänge helfen, den Status von begonnenen Arbeiten evident zu halten.	Stammdaten → Weitere Stammdaten	x	allgemein (ohne Firmenzuordnung)
Verwendungszwecke übergeben Daten an den Zahlschein und an den QR-Code.	Stammdaten → Weitere Stammdaten	x	je Land bzw. auch je Verrechnungsfirma möglich
Periodenverwaltung verwaltet Buchungsperioden, um periodenrein arbeiten zu können.	Stammdaten → Weitere Stammdaten	x	allgemein (ohne Firmenzuordnung)
Leistungstexte dienen als Vorschläge für Leistungstexte.	Stammdaten → Weitere Stammdaten	x	allgemein (ohne Firmenzuordnung)
Rechnungsvorlagen - Nur in einer speziellen Organisationsform (Gebührenabrechnung nach Rechnungsvorlagen (Deutschland)) möglich.	Stammdaten → Honorarfaktoren	x	-
Nachlässe / Auf-Abschläge definiert fixe Nachlässe auf Honorarbeträge bzw. Auf/Abschläge auf Stundensätze.	Stammdaten → Honorarfaktoren	x	je Kunde (Nachlass) / je Verrechnungsfirma bzw. auch je Kunde möglich (Auf-Abschläge)
Pauschalen definiert fixe Verrechnungsbeträge, die periodisch abgerechnet werden.	Stammdaten → Honorarfaktoren	x	allgemein (ohne Firmenzuordnung) (Pauschalvorlage) / je Kunde bzw. auch je Projekt möglich (Pauschale)
Teilrechnungen definiert fixe Verrechnungsbeträge, die periodisch abgerechnet und zukünftig einmalig schlussgerechnet werden.	Stammdaten → Honorarfaktoren	x	je Kunde
Akontos definiert fixe Verrechnungsbeträge, die periodisch abgerechnet und zukünftig einmalig schlussgerechnet werden.	Stammdaten → Honorarfaktoren	x	je Kunde
Artikelumlagen verhindern eine doppelte Verrechnung, wenn nach Artikeleinheiten und nicht nach Stunden verrechnet wird.	Stammdaten → Honorarfaktoren	x	allgemein (ohne Firmenzuordnung) bzw. auch je Kunde möglich
Gegenverrechnung - Nur in einer speziellen Organisationsform (Sammelprojekt) möglich.	Stammdaten → Honorarfaktoren → Weitere Honorarfaktoren	x	-
Regeln für Leistungstausch dient zur alternativen Bewertung von Leistungen die eine organisatorische Einheit für eine andere organisatorische Einheit erbracht hat.	Stammdaten → Honorarfaktoren → Weitere Honorarfaktoren	x	allgemein (ohne Firmenzuordnung)
Stundensätze für Leistungstausch dient zur alternativen Bewertung von Leistungen die ein bestimmter Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt erbracht hat.	Stammdaten → Honorarfaktoren → Weitere Honorarfaktoren	x	allgemein (ohne Firmenzuordnung)
Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung	Stammdaten → Honorarfaktoren	x	je Verrechnungsfirma bzw. auch je Kunde möglich
Lohnsätze (Hilfe in Arbeit)	Stammdaten → Stundensätze und Artikelpreise	x	-
Gebührentabellen - Nur in einer speziellen Organisationsform (Gebührenabrechnung nach Rechnungsvorlagen (Deutschland)) möglich.	Stammdaten  → Honorarfaktoren → Weitere Honorarfaktoren	x	-

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3.2.2. Unbedingt nötige Stammdaten

• Manche dieser unbedingt benötigten Stammdaten müssen importiert werden. Das stellt sicher, dass sämtliche Verknüpfungen durch den Import angelegt werden. Das gilt insbesondere für die Fakturatypen, die in jeder LEA Organisation im ausgelieferten Standard-Umfang benötigt werden. Diese sind am besten gleich nach Festlegung/Kontrolle der Organisation der eigenen Firma/Firmengruppe am Beginn der LEA Inbetriebnahme gemeinsam mit weiteren wichtigen Importbestandteilen zu importieren.
  
  
• Weitere dieser unbedingt benötigten Stammdaten sollten bei manueller Anlage in einer festgelegten Reihenfolge angelegt werden (aus Gründen der Zeitersparnis bzw. um Stammdaten nicht öfter warten zu müssen). Sobald Sie sich über den Aufbau folgender Stammdaten im Klaren sind, ist es empfehlenswert, diese Reihenfolge bei der Anlage einzuhalten.
  
  1. Kontentabellen
  2. Tätigkeitshauptgruppen
  3. Tätigkeitsgruppen
  4. Tätigkeiten
  5. Artikel
  
  Verwenden Sie statt der manuellen Anlage die vorhandenen Importmöglichkeiten (siehe Themendokumentation LEA Stammdaten Standards importieren), müssen Sie diese Reihenfolge unbedingt einhalten, da die Tätigkeitsgruppen auf die Kontentabellen referenzieren, die Tätigkeiten auf die Tätigkeitsgruppen usw.
  
  
• Alle anderen unbedingt benötigten Stammdaten werden im Anschluss daran festgelegt. Dies gilt insbesondere für den Leistungsumfang, die Stundensätze sowie die Artikelpreise.

3.2.2.1. Fakturatypen

Dieses Beispiel zeigt den Standard für Fakturatypen. Diese sind unter der Hauptfirma abgespeichert (dies ist allerdings in diesem Fenster nicht sichtbar) und stehen für alle Geschäftsfälle zur Verfügung.

3.2.2.2. Kontentabellen

• Kontentabellen sind zwingend unter der Hauptfirma anzulegen. Erlöskontensätze können jedoch je nach Bedarf firmenbezogen geführt werden.
  
  
• Eine Kontentabelle wird zwingend benötigt. Um von Anfang an eine klare Struktur zu gewährleisten, wird eine Kontentabelle je Tätigkeitshauptgruppe oder je Tätigkeitsgruppe empfohlen. Diese sollte auch entsprechend benannt werden. Damit eine Kontentabelle auch angewendet wird, ist sie in der LEA in den dafür vorgesehenen Stammdaten zu hinterlegen: Sehr häufig wird eine Hinterlegung auf der Tätigkeitshauptgruppe mit Übersteuerungsmöglichkeit auf der Tätigkeitsgruppe zweckmäßig sein (es gibt aber Alternativen dazu). Das ist auch der Grund, die Anlage der Kontentabelle zeitlich zwar vor der Anlage der Tätigkeits(haupt)gruppen vornehmen, aber erst nachdem man sich über den gesamten Aufbau der Tätigkeits(haupt)gruppenstruktur im Klaren ist.
  

• Je Kontentabelle wird zumindest ein Erlöskontensatz unbedingt benötigt. Im Erlöskontensatz sind die Erlöskonten einzutragen. Erlöskonten können auch mehrmals, also in unterschiedlichen Kontentabellen zugeordnet werden. Innerhalb eines Kontensatzes ist zumindest ein Erlöskonto für Inländer, und weiters ein Erlöskonto für EU-Länder und ein Erlöskonto für Drittländer zu führen, sofern Kunden dieser Länder vorhanden sind.
  
  
• Wie viele unterschiedliche Kontentabellen und Erlöskonten aus Sicht der FIBU angelegt werden, wird zusammen mit dem für die kanzleieigene Fibu verantwortlichen Personenkreis abgestimmt. Diese Personen wissen am besten Bescheid, welche Erlöskonten bebucht werden sollen. Oft wird - wie oben bereits erwähnt - je Tätigkeits(haupt)gruppe ein Erlöskonto geführt. Daher entstand die Empfehlung, für jede Tätigkeits(haupt)gruppe eine gleichlautende Erlöstabelle anzulegen und im Kontensatz genau dieses Erlöskonto einzutragen.
  
  
• Bitte beachten Sie: BMD bietet einen Standard bzw. einen Organisationsvorschlag an, welcher auch die Kontentabellen umfasst. Sie können diese als Orientierung nutzen, oder direkt für Ihre LEA verwenden und gegebenfalls ergänzen. Zu diesem Zweck werden Excel-Dateien ausgeliefert, die bei Bedarf mit wenigen Schritten importiert werden können. Kontentabellen müssen dabei zwingend zuerst importiert werden (also vor den Tätigkeitshauptgruppen etc.).
  
  Nähere Informationen dazu finden in der Themendokumentation LEA Stammdaten Standards importieren.

Beispiel    Standard/Organisationsvorschlag für Kontentabellen

Dieses Beispiel zeigt den Standard/Organisationsvorschlag für Kontentabellen. (Da hinsichtlich Erlöskonten keine Empfehlung ausgesprochen werden kann, wurde hier ein passendes Erlöskonto aus dem Standardkontorahmen verwendet.) Da hier im Beispiel eine Firmengruppe existiert, wurden diese Kontentabellen unter der Hauptfirma 98 importiert.

Dieses Beispiel zeigt eine alternative Organisation der Kontentabellen. Da hier im Beispiel nur eine Einzelfirma existiert, sind diese Kontentabellen unter der Firma 1 (= Hauptfirma) angelegt.

3.2.2.3. Tätigkeitshauptgruppen und Tätigkeitsgruppen

• Tätigkeitshauptgruppen sowie Tätigkeitsgruppen sind zwingend unter der Hauptfirma anzulegen.
  
  
• Beginnen Sie mit der Auswahl von Tätigkeitsgruppen. Orientieren Sie sich daran, welche "Arbeitspakete" Sie auf der Honorarnote in Gruppen aufgeschlüsselt haben möchten (z. B. Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnung, Bilanzierung ...).
  
  
• Die Tätigkeitshauptgruppe entspricht meistens 1:1 der Tätigkeitsgruppe oder fasst ähnliche Tätigkeitsgruppen, die Sie unterteilen möchten, zusammen. Ein anderer, selten verwendeter Zugang ist, die Tätigkeitshauptgruppenauf eine externe Tätigkeitshauptgruppe und eine interne Tätigkeitshauptgruppe aufzuteilen.
  
  
• In Hinblick auf den zukünftigen Einsatz der NTCS Planung für WT empfiehlt es sich, dass entweder die Tätigkeitshauptgruppen oder die Tätigkeitsgruppen eindeutig auf die Granularität für Buchhaltung, Lohnverrechnung, Bilanz eingestellt sind. (Der Beratungsansatz, eine externe Tätigkeitshauptgruppe mehreren Fibu-Tätigkeitsgruppen, Lohn-Tätigkeitsgruppen und mit mehreren Bilanz-Tätigkeitsgruppen zu führen, ist somit nicht mit einer Planung kombinierbar.) 
  
  
• Der Aufbau der Tätigkeitshauptgruppen - Tätigkeitsgruppen - Tätigkeiten (bzw. Artikel) sollte sich auch anhand der Nummern erkennen lassen. Ist beispielsweise die Tätigkeitshauptgruppe Buchhaltung unter der Nummer 100 angelegt, ist auch die Tätigkeitsgruppe Buchhaltung unter der Nummer 100 anzulegen. Verwenden Sie daneben eine weitere Tätigkeitsgruppe für Buchhaltung, die für Sondertätigkeiten in diesem Zusammenhang mit der Buchhaltung abgestellt wird, wählen Sie dafür einen geeigneten Schnitt, also z. B. die Nummer 150. Sie sehen, die erste Zahl sollte hier immer gleich sein, um einprägsam zu bleiben. Die Nummern 101 bis 149 sollten für normale Buchhaltungstätigkeiten (bzw. die Nummern 150 bis 199 für Sonderbuchhaltungstätigkeiten) reserviert sein. Das gleiche System wenden Sie für eindeutig der Buchhaltung zuordenbare Artikel an (z. B. die Nummern 10 bis 19). Verwenden Sie alternativ vierstellige Artikelnummern, wenn sich die Menge an Artikel unter der Prämisse, die erste Zahl gleich zu halten, nicht zweistellig abbilden lässt. Das erleichert eine schnelle Erfassung. Weiters ist zu beachten, dass sich die Andruckreihenfolge auf der Honorarnote aufgrund der Nummer ergibt. Die niedrigste Nummer wird zuerst angedruckt.
  
  
• BMD bietet einen Standard bzw. einen Organisationsvorschlag an, welcher auch die Tätigkeitshauptgruppen und die Tätigkeitsgruppen umfasst. Sie können diese als Orientierung nutzen, oder direkt für Ihre LEA verwenden und gegebenfalls ergänzen. Zu diesem Zweck werden Excel-Dateien ausgeliefert, die bei Bedarf mit wenigen Schritten importiert werden können. Nachdem die Kontentabellen ins System importiert sind, folgt der Import der Tätigkeitshauptgruppen und dann der Import der Tätigkeitsgruppen. Im Anschluss erfolgen in beliebiger Reihenfolge Artikel und Tätigkeiten).
  
  
  Nähere Informationen dazu finden in der Themendokumentation LEA Stammdaten Standards importieren.
  
  
• BMD bietet darüber hinaus aber auch Mustergliederungen der Tätigkeits(haupt)gruppen in unterschiedlichem Detailgrad zur Orientierung an. Diese müssen Sie bei Bedarf bitte extra bei BMD anfordern.

Dieses Beispiel zeigt den Standard/Organisationsvorschlag für Tätigkeitshauptgruppen. Da hier im Beispiel eine Firmengruppe existiert, wurden diese Tätigkeitshauptgruppen unter der Hauptfirma 98 importiert. Im Folgenden ist zu sehen, wie viele Tätigkeitsgruppen existieren und wie sie sich in die Systematik der Nummernvergabe eingliedern. Auch diese Tätigkeitsgruppen wurden unter der Hauptfirma 98 importiert.

Beispiel    Alternative Organisationsform der Tätigkeitshauptgruppen und Tätigkeitsgruppen

Dieses Beispiel zeigt eine alternative Organisation der Tätigkeitshauptgruppen und Tätigkeitsgruppen. Hier wurde eine 1:1 Beziehung abgebildet. Da hier im Beispiel nur eine Einzelfirma existiert, sind diese Stammdaten unter der Firma 1 (= Hauptfirma) angelegt.

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3.2.2.4. Tätigkeiten

• Tätigkeiten sind zwingend unter der Hauptfirma anzulegen.
  
  
• Es ist sinnvoll, eine vernünftige Anzahl von Tätigkeiten festzulegen (die Mitarbeiter sollen eindeutig wissen, welche ihrer Aufgaben auf welche Tätigkeit erfasst werden muss; allerdings ist auch eine zu hohe Anzahl von Tätigkeiten oft nicht zweckmäßig, um aussagekräftige Informationen zu erhalten). Als Richtlinie lässt sich somit festhalten: So detailliert wie nötig und so grob gefasst wie möglich.
  
  
• BMD bietet einen Standard bzw. einen Organisationsvorschlag an, welcher auch die Tätigkeiten umfasst. Sie können diese als Orientierung nutzen, oder direkt für Ihre LEA verwenden und gegebenfalls ergänzen. Zu diesem Zweck werden Excel-Dateien ausgeliefert, die bei Bedarf mit wenigen Schritten importiert werden können. Nachdem die Tätigkeits(haupt)gruppen ins System importiert sind, kann auch der Import der Tätigkeiten erfolgen. 
  
  
  Nähere Informationen dazu finden in der Themendokumentation LEA Stammdaten Standards importieren.
  
  
• BMD bietet darüber hinaus aber auch Mustergliederungen der Tätigkeiten in unterschiedlichem Detailgrad zur Orientierung an. Diese müssen Sie bei Bedarf bitte eigens bei BMD anfordern.
  

Beispiel    Standard/Organisationsvorschlag für Tätigkeiten

Dieses Beispiel zeigt den Standard/Organisationsvorschlag für Tätigkeiten. Da hier im Beispiel eine Firmengruppe existiert, wurden diese unter der Hauptfirma 98 importiert.

Beispiel    Alternative Organisationsform der Tätigkeiten

Dieses Beispiel zeigt eine alternative Organisation der Tätigkeiten. Da hier im Beispiel nur eine Einzelfirma existiert, sind diese Stammdaten unter der Firma 1 (= Hauptfirma) angelegt.

3.2.2.5. Artikel

• Artikel sind zwingend unter der Hauptfirma anzulegen.
  
  
• Wie bei den Tätigkeiten ist es sinnvoll, die Anzahl der Artikel nach folgender Richtlinie festzulegen: So detailliert wie nötig und so grobgefasst wie möglich.
  
  
• BMD bietet einen Standard bzw. einen Organisationsvorschlag an, welcher auch die Artikel umfasst. Sie können diese als Orientierung nutzen, oder direkt für Ihre LEA verwenden und gegebenfalls ergänzen. Zu diesem Zweck werden Excel-Dateien ausgeliefert, die bei Bedarf mit wenigen Schritten importiert werden können. Nachdem die Tätigkeits(haupt)gruppen ins System importiert sind, kann auch der Import der Artikel erfolgen. 
  
  Nähere Informationen dazu finden in der Themendokumentation LEA Stammdaten Standards importieren.
  
  
• BMD bietet darüber hinaus aber auch Mustergliederungen der Artikel in unterschiedlichem Detailgrad zur Orientierung an. Diese müssen Sie bei Bedarf bitte extra bei BMD anfordern.
  
  

Beispiel    Standard/Organisationsvorschlag für Artikel

Dieses Beispiel zeigt den Standard/Organisationsvorschlag für Artikel. Da hier im Beispiel eine Firmengruppe existiert, wurden diese Artikel unter der Hauptfirma 98 importiert.

Beispiel    Alternative Organisationsform der Artikel

Dieses Beispiel zeigt eine alternative Organisation der Artikel. Da hier im Beispiel nur eine Einzelfirma existiert, sind diese Stammdaten unter der Firma 1 (= Hauptfirma) angelegt.

 

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3.2.2.6. Leistungsumfang

• Jeder angelegte Leistungsumfang wird automatisch im Hintergrund unter der Hauptfirma angelegt. Tätigkeitsgruppen müssen bewusst zugeordnet werden, die Zuordnung einer Tätigkeitsgruppe zu mehreren Leistungsumfängen ist möglich.
  
  
• Es ist zumindest ein Leistungsumfang anzulegen, der auch bewusst als Standard zu kennzeichen ist. Dieser Standard gilt automatisch für alle Kunden (Projekte), und umfasst alle externen (= kunden-/projektbezogenen) produktiven Tätigkeitsgruppen. Darüber hinaus ist es möglich, einzelnen Kunden (Projekten) einen vom Standard abweichenden Leistungsumfang zu hinterlegen bzw. einen eigenen "Leistungsumfang je Kunde" anzulegen.
  
  Trifft es zu, dass Sie die Kunden nur in der nicht operativen Hauptfirma warten, darf die Verrechnungsfirma in diesen kundenbezogenen Leistungsumfängen niemals leer bleiben. In diesem Fall müssen Sie zwingend bekanntgeben, welche ihrer operativ tätigen Firmen als Verrechnungsfirma fungieren soll.
  
  Werden die Kunden jedoch unter einer operativ tätigen Firma geführt, muss die Verrechnungsfirma nur dann befüllt werden, wenn diese nicht der Firma, unter welcher der Kunde angelegt ist, entspricht. 
  
  
• In nahezu allen Fällen wird, um Nichtleistungszeiten oder interne Leistungen von den kundenbezogenen Leistungszeiten zu trennen, ein weiterer Leistungsumfang für interne (produktive und unproduktive) Tätigkeiten/Nichtleistungszeiten angelegt.
  
  
• Weiters kann ein Leistungsumfang ohne weitere Zuordnung von Tätigkeitsgruppen angelegt werden. Durch Zuweisung dieses speziellen Leistungsumfangs zu einem Kunden wird abgebildet, dass (aktuell) zu diesem Kunden keine Leistungen erfasst werden dürfen.
  
  
• Es ist bislang noch nicht möglich, Standards zum Leistungsumfang zu importieren, da bei der Konzeption des Leistungsumfangs einige organisatorische Überlegungen anzustellen sind, die von Kanzlei zu Kanzlei unterschiedlich sein werden und eben auch damit zu tun haben, unter welcher Firma Ihre Kunden angelegt sind. Nichtsdestotrotz gibt es eine Empfehlung, wie der Leistungsumfang als Basis für künftige Erweiterungen angelegt werden kann, wenn Sie mit den Tätigkeitsgruppen laut dem ausgelieferten Standard/Organisationsvorschlag (siehe Themendokumentation LEA Stammdaten Standards importieren) arbeiten.
  

Beispiel    Empfehlung für Leistungsumfang (wenn die Standards/Organisationsvorschläge verwendet werden)

Dieses Beispiel zeigt die Empfehlung für den Leistungsumfang, wenn der Standard / die Organisationsvorschläge für Tätigkeitsgruppen verwendet werden. Diese sind unter der Hauptfirma abgespeichert (dies ist allerdings in diesem Fenster nicht sichtbar) und stehen für alle Geschäftsfälle zur Verfügung. Leistungsumfang Nr. 1 - Standard: In diesem Beispiel werden alle kundenbezogenen Tätigkeitsgruppen unter der Firma 1 abgerechnet, daher ist die Firma 1 auch als Verrechnungsfirma in den dem Standard Leistungsumfang zugeordneten Tätigkeitsgruppen eingetragen. Leistungsumfang Nr. 98 - Produktiv intern / Nichtleistungszeiten: In diesem Beispiel werden die Tätigkeitsgruppen aller produktiv internen Leistungen als auch aller Nichtleistungszeiten in einem eigenen Leistungsumfang zusammengefasst. (Dieser ist dann im Anschluss dem Internen Kunden zuzuordnen.) Leistungsumfang Nr. 99 - Keine Leistungserfassung: In diesem Beispiel bleibt dieser extra angelegte Leistungsumfang ohne weitere Zuordnung. Dieser Leistungsumfang wird Kunden zugeordnet, für welche die Leistungserfassung (vorübergehend) nicht möglich sein soll.

3.2.2.7. Stundensätze

Beispiel

3.2.2.8. Artikelpreise

Artikelpreise können für die Kombination Zeitraum, Firmen und Kunden(konzern) und Projekte definiert werden. Grundsätzlich gilt: Speziellere Artikelpreise gelten vor allgemeineren Artikelpreisen. Artikelpreise sind ebenfalls historisch zu führen.

Es ist aber nicht für alle Artikel sinnvoll, fixe Artikelpreise zu führen (z. B. Barauslagen, die nie in gleicher Höhe anfallen) - in diesen Fällen wird die Höhe des tatsächlich zu verrechnenden Betrags direkt in der Leistungserfassung eingegeben.

Beispiel

 

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3.2.3. Weitere Stammdaten

3.2.3.1. Kundeneinstellungen

Beispiel

3.2.3.2. Leistungstexte

Beispiel

3.2.3.3. Periodenverwaltung

Beispiel

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3.2.3.4. Honorarebenen

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3.2.3.5. Regeln für Arbeitsgänge

Der Einsatz einer Evidenzhaltung mit Arbeitsgängen sollte sehr gut überlegt werden, denn diese Arbeitsweise muss mit dem Arbeitsprozess der Mitarbeiter gut abgestimmt werden: Es ist hier sehr wichtig, dass man Arbeiten rechtzeitig fertigmeldet, damit bei der Fakturierung keine Leistungen vergessen werden.

Der Vorteil der Evidenzhaltung ist, dass dem Kunden wirklich nur tatsächlich fertig abgeschlossene Arbeiten in Rechnung gestellt werden (und diese auch nur einmalig).

Beispiel

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3.2.3.6. Verwendungszwecke

Beispiel

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3.2.4. Honorarfaktoren

3.2.4.1. Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung

Diese Möglichkeit der automatischen Übernahme wird sehr häufig genutzt. Wird nach der Stückzahl verrechnet (z. B. Anzahl der Buchungszeilen), ist es eine enorme Arbeitserleichterung. Auch wenn z. B. die Buchhaltung nicht nach Stück, sondern nach Stunden verrechnet wird, wird die Übernahme für Auswertungszwecke trotzdem gern eingerichtet (und die übernommenen Zeilen mit € 0,00 bewertet).

Die Ermittlungsquellen können sehr detailliert (z. B. selten: Unterscheidung in Dienstnehmer Vollzeit/Teilzeit), aber auch grob (z. B. häufig: Keine Unterscheidung, jeder Dienstnehmer wird gleich bewertet) gestaltet werden. Ist für eine untergeordnete Ermittlungsquelle kein Kostenfaktor angelegt, zieht der übergeordnete Kostenfaktor. Es ist zweckmäßig, für jede verwendete Ermittlungsquelle auch einen eigenen Artikel (mit hinterlegtem Artikelpreis) zu führen.

Die Kostenfaktoren können je Verrechnungsfirma bzw. auch detaillierter je Kunde geführt werden.

Beispiel

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3.2.4.2. Artikelumlagen

Beispiel

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3.2.4.3. Pauschalen

Im Bereich der Pauschalen gibt es viele verschiedene Kombinationsmöglichkeiten, die häufig auch bei einfachen Organisationsformen eingesetzt werden.

Pauschalen können je Kunde über jede Kombination von Tätigkeiten und Artikeln eingesetzt (bzw. je Projekt) und auch vorübergehend ausgesetzt werden. Dabei kann der Pauschalbetrag auch verrechnet werden, wenn gar keine Leistung angefallen ist (Pauschale ohne Leistung). Es ist möglich, von einer Sockelpauschale mit Aufschlägen bei Mehrarbeit auszugehen bzw. auch Pauschalen historisch zu warten (beides kommt sehr selten vor).

Beliebt ist das Abbilden einer Pauschale bei Arbeitspaketen, die Sie Ihren Kunden als Verhandlungsbasis anbieten könnten (z. B. Unterscheidung Buchhaltung Standard, Buchhaltung Advanced, Buchhaltung Premium) und die als sogenannte Vorlagen angelegt werden. 

Pauschalen können entweder separat abgerechnet werden oder für einen bestimmten Teil der Leistungen bei der Aufbereitung von normalen Honorarnoten berücksichtigt werden.

Öfter kommt es zu Überlegungen, ob Teilrechnungen/Akontos oder Pauschalen als Instrument für monatlich gleichbleibende Honorarnoten besser in Frage kommen. Der Unterschied besteht darin, dass bei Pauschalen die bisher angefallenen Leistungen aufbereitet und abgerechnet werden. Die Pauschale wird auf die einzelnen Leistungen aufgeteilt und verändert damit den Honorarbetrag.

Kommt eine Pauschale nur vereinzelt vor, ist es sinnvoller, diese direkt in der Rechnungsbearbeitung einzusetzen. 

Beispiel

 

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3.2.4.4. Teilrechnungen / Akontos

Beispiel

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3.2.4.5. Nachlässe und Auf-/Abschläge

Beispiel

  

Beispiel

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3.2.5. Weitere Honorarfaktoren

3.2.5.1. Regeln für Leistungstausch / Stundensätze für Leistungstausch

Der Leistungstausch wird nur über diese Regeln abgebildet, wenn man eine alternative Bewertung zu Honorar bzw. Selbstkosten für diese Leistungstauschfälle erreichen will. Die Information selbst, welche organisatorische Einheit für welche andere organisatorische Einheit eine Leistung erbracht hat, erhält man auch über Filterfelder in den Auswertungen.

Die Bewertung kann auch nur über die eigens dafür vorgesehene Spalte "Leistungstauschkosten" erreicht und nicht auf andere Spalte ausgedehnt werden.  

Beide Regelarten sind historisch zu führen.

Beispiel

 

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4. Steuerung durch LEA Parameter

• Der Großteil der verfügbaren LEA Parameter ist im Fenster LEA Parameter (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter) einstellbar. Diese LEA Parameter werden automatisch für die Hauptfirma gesetzt und gelten daher für die gesamte LEA.
• Einige wenige LEA Parameter können firmen- bzw. mitarbeiterbezogen gesetzt werden und sind deshalb unter dem Punkt LEA in den CRM Parametern (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM) angesiedelt.

Beispiel

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