Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen
Grundlegende Informationen zur Zeilenverrechnung finden Sie unter Zeilenverrechnung.Überblick
Über die LEA Fakturierung können nicht nur die Zeiten, die die Mitarbeiter in der Leistungserfassung erfassen, dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Stattdesssen oder zusätzlich können auch die vom Mitarbeiter durchgeführte Anzahl an Lohnabrechnungen (bzw. entsprechend für die Fakturierung relevante Daten wie Anzahl an Eintritten) bewertet mit Artikelpreisen verrechnet werden. Auch Kombinationen davon sind möglich.
Um die Anzahl der Lohnabrechnungen und ähnlich für die Fakturierung relevante Daten aus dem BMD LOHN automatisch zu generieren, steht in der LEA das Programm Zeilenverrechnung zur Verfügung. Dieses ist das Schnittstellenprogramm für diverse Leistungsimporte, um Ihnen die manuelle Anlage von Barauslagen zu ersparen, die durch Anbindung anderer Programmteile der NTCS auch automatisch ermittelt werden können (siehe Ermittlungsquellen Buchungszeilen, BMD Com-Lizenzen, SVS-Cockpit, Firmenbuchgebühren und Postkosten).
Alle importierten Zeilen werden als Barauslagen in der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) angelegt. Damit ersparen Sie Ihren Mitarbeitern das Erfassen der Lohndaten (sprich der genauen Anzahl an Lohnabrechnungen, Eintritten etc.) in der Leistungserfassung und können trotzdem eine Abrechnungsmethode wählen, die sich auf die Anzahl der Lohnabrechnungen, Eintritte etc. bezieht. Wenn Sie jedoch lieber nach Pauschalen, nach Zeiten o. Ä. abrechnen, können Sie die Anzahl auch zu reinen Auswertungszwecken importieren lassen.
Dementsprechend bieten sich durch den Einsatz der Zeilenverrechnung folgende Vorteile:
- Beschleunigung des Fakturierungslaufes
Die Anzahl der Lohnabrechnungen und weiterer relevanter Lohndaten steht in der Leistungserfassung zum passenden Zeitpunkt zur Verfügung und kann, da sie bereits mit Artikelpreisen bewertet ist, fakturiert werden. Eine Bewertung ist vor allem dann interessant, wenn Sie eine mengenbasierte Abrechnung bevorzugen. - Schaffung von Vergleichs- und Auswertungsmöglichkeiten
Die Anzahl der Lohnabrechnungen und weiterer relevanter Lohndaten steht in der Leistungserfassung zum passenden Zeitpunkt zur Verfügung und kann für Vergleichszwecke genutzt werden, auch wenn Sie diese nicht verrechnen können oder möchten. Das bedeutet, eine Bewertung und Fakturierung kann auch auf Wunsch unterbleiben und Sie nutzen auf der Grundlage der übernommenen Anzahl an Lohnabrechnungen nur die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten.
Die vorliegende Themendokumentation "Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen" enthält Informationen zu den nötigen Einstellungen für die erstmalige Übernahme, zum Übernahmeprogramm Zeilenverrechnung selbst und behandelt im Anschluss daran Spezialfragen (Behandlung von Sonderfällen und Datenanalysen), die sich im laufenden Betrieb stellen können.
Voraussetzungen
Obwohl der Import der Daten aus dem Lohn wie Anzahl der Lohnabrechnungen die manuelle Anlage in der Leistungserfassung ersetzt, muss trotzdem sichergestellt sein, dass das manuelle Erfassen der Lohndaten (z. B. der Lohnabrechnungen) als Barauslagen möglich wäre. Ansonsten kann auch der Import nicht wie gewünscht abgewickelt werden. Achten Sie im Vorfeld daher darauf, dass passende Artikel, eine passende Tätigkeitsgruppe, korrekt gewartete Artikelpreise sowie die Mitarbeiter, die mit der Anzahl der Lohnabrechnungen, der Eintritte etc. die jeweiligen Leistungen vervollständigen, bereits angelegt sind. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten.
Die korrekte Führung der Lohnverrechnung für Ihre Mandanten wird hier vorausgesetzt. Sobald die Lohnabrechnungen im Fenster Dienstnehmer den Abrechnungsstatus "L" aufweisen (= abgerechnet sind), sind lohnseitig die grundlegenden Voraussetzungen erfüllt, um die Daten aus den Lohnabrechnungen bei Start der Zeilenübernahme zu berücksichtigen.
Einstellungen
Der Import von Zeilen erfordert vor Inbetriebnahme eine Vielzahl an Einstellungen.
Sollten Sie noch Zeilen aus dem BMD 5.5 LOHN ermitteln, beachten Sie auch die Themendokumentation Zeilen aus BMD 5.5 Fibu oder Lohn ermitteln.
Kostenfaktoren anlegen
In den Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung müssen Sie Kostenfaktoren für jene Zeilentypen anlegen, die Sie übernehmen möchten.
Entscheiden Sie hier zuerst unter dem Punkt "Lohnverrechnung" mithilfe den Optionen der ersten Ebene, welche Daten aus der Lohnverrechnung das Programm berücksichtigen und daraus die Anzahl ermitteln soll:
- Dienstnehmer
- Lohnarten
- Sonderzahlungen
- Eintritte
- Austritte
Für die "Dienstnehmer" als auch für die "Lohnarten" stehen weitere Ebenen zur Verfügung. Dies bedeutet konkret für die "Dienstnehmer", dass Sie innerhalb der "Dienstnehmer" anhand mehrerer untergeordneter Ebenen eine detailliertere Unterscheidung nach Arbeitsverhältnis und Versichertengruppe treffen können. Bei den "Lohnarten" kann nach "Lohnartengruppen" unterschieden werden.
Wünschen Sie z. B. keine Unterschiede im Ausweis und in der Bewertung der zur Verfügung stehenden Zeilentypen für unterschiedliche Arbeitsverhältnisse/Versichertengruppen, reicht es, wenn zumindest Kostenfaktoren für den jeweils übergeordneten Zeilentyp (z. B. "Dienstnehmer") vorhanden sind, da es sich dabei um die Rückfallebene handelt.
Die Auswahl der zu Verfügung stehenden Zeilentypen ergibt sich daraus, dass es sich hier um jene Lohndaten handelt, die in der Praxis am häufigsten getrennt von den anderen Lohndaten analysiert bzw. bewertet werden.
Grundsätzlich gilt, je detaillierter Sie Lohndaten unterschiedlicher Arbeitsverhältnisse/Versichertengruppen/Lohnarten etc. analysieren oder in der Folge auch unterschiedlich bewerten möchten, desto detaillierter werden Sie auch Ihre Kostenfaktoren führen. Legen Sie entsprechend Ihren Wünschen Kostenfaktoren unter den passenden detaillierteren Ebenen und/oder den Rückfallebenen an.
Über den Kostenfaktor selbst bezieht das Programm die Informationen, für welchen Artikel, unter welcher Tätigkeitsgruppe und für welchen Mitarbeiter die Barauslagen angelegt werden sollen. Auch die Bewertung findet in erster Linie über den zugewiesenen Artikel und damit die für ihn gültigen Artikelpreise statt.
Beachten Sie bitte folgende Besonderheiten, die speziell für Kostenfaktoren der Lohnverrechnung gelten:
- Achten Sie darauf, dass der ausgewählte Artikel mit der Kostenart "Zeilenverrechnung" und mit dem jeweilig passenden Zeilenverrechnungstyp (z. B. "Lohnabrechnungen" oder "Eintritte") geführt wird. Somit werden die Barauslagen später mit passendem Symbol in der Rechnungsbearbeitung dargestellt.
- Möchten Sie sicherstellen, dass für die Daten aus dem Lohn ein Honorar aufgrund der Anzahl berechnet wird, ist es wichtig, Verrechnungspreise in den Artikelpreisen anzulegen und diese regelmäßig zu aktualisieren. Für Lohnabrechnungen, Eintritte etc. werden im Normalfall keine Selbstkosten berechnet, daher sind nur bei tatsächlichem Bedarf Selbstkostenpreise anzulegen.
Beachten Sie, dass es in Zusammenhang mit der Bewertung folgende besondere Regeln gibt: Unabhängig davon, ob für den Artikel des Kostenfaktors ein Verrechnungspreis hinterlegt ist, wird dieser für die aus dem Lohn ermittelten Daten eines Kunden nicht angewendet, wenn das Feld Verrechnung Lohn im Kundenstamm die Option "Ja, ohne Bewertung" aufweist. - Die Barauslagen werden grundsätzlich unter jenem Mitarbeiter angelegt, der die Lohnabrechnung auch tatsächlich vorgenommen hat. Dies regelt der LEA Parameter Mitarbeiter aus User-ID ermitteln, der im Standard aktiviert ist.
Wird der genannte LEA Parameter bewusst deaktiviert, entscheidet der LEA Parameter Mitarbeiter aus Leistungsumfang ermitteln über die Behandlung des Mitarbeiters. Letzte Rückfallebene ist jener Mitarbeiter, der im Kostenfaktor im Feld Mitarbeiter hinterlegt ist. Beide Rückfallebenen werden allerdings selten in dieser Form eingesetzt. - Wenn Sie eine Ermittlung eines Projekts wünschen: Es wird jenes Projekt verwendet, das am entsprechenden Kostenfaktor im Feld Projekt eingetragen ist. Unter Umständen könnte es daher nötig sein, je Kunde einen eigenen Kostenfaktor zu führen und dementsprechend die jeweils korrekten Lohnverrechnungsprojekte einzutragen.
Setzen Sie jedoch den LEA Parameter Projekte ermitteln abweichend vom Standard ein, wird folgende zusätzliche Ebene der Projektermittlung berücksichtigt: Wird am Kostenfaktor kein Projekt gefunden, ermöglicht das Projektfeld Zeilenverrechnungstyp die Identifizierung des passenden Projekts, indem dieses mit der Einstellung "Lohn" hinterlegt wird. Mit diesem LEA Parameter Projekte ermitteln steuern Sie auch, ob die Zeilenübernahme verhindert werden soll, wenn kein Projekt ermittelt werden konnte.
Für nähere Informationen zur Anlage von Kostenfaktoren beachten Sie bitte die Fensterhilfe Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung bzw. die Themendokumentation Hintergrundinformationen: Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung.
Ermittlungseinstellungen treffen
Dieses Kapitel informiert Sie über die nötigen Ermittlungseinstellungen, um Zeilen aus dem LOHN übernehmen zu können.
Allgemeine Voraussetzungen prüfen
Über die LEA Parameter zur Zeilenverrechnung müssen Ermittlungseinstellungen für die Lohnabrechnungen gesetzt werden.
Allgemein gilt, dass Sie zuerst über den LEA Parameter Zeitraum zur Ermittlung von Lohnabrechnungen bekannt geben müssen, aus wie vielen Vorjahren Daten aus den Lohnabrechnungen ermittelt werden sollen. Dieser Parameter gilt allgemein, d.h. für alle Lohnverrechnungen, die Sie für Ihre Mandanten führen.
Im LEA Parameter Leistungstext legen Sie den Leistungstext für die Leistungen, die durch die Zeilenübernahme aus dem LOHN angelegt worden sind, fest.
Kundenbezogene Voraussetzungen
Die Daten aus den Abrechnungen werden je CRM Kunde übernommen. Damit die Abrechnungen mandantenbezogen aus dem LOHN ermittelt werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Für die Kundenfirma muss in den Lohnfirmen eine Lohnfirma vorhanden sein. Im Datenbestand der Lohnfirma (Verknüpfung über Firmenfeld Datenbestand Lohn) müssen Abrechnungen vorhanden sein, die im LOHN gemacht worden sind.
- Über das Kundenfeld Entspricht Firma wird eine eindeutige Verbindung von der Kundenfirma zum CRM Kunden hergestellt.
- Im Firmenstamm der Lohnfirma muss das Feld Aktuelles Lohnjahr befüllt sein, da nur aus Firmen mit gültigem Lohnjahr Abrechnungen übergeleitet werden (Prüfung aus Performancegründen).
- Am Kundenfeld Verrechnung Lohn muss "Ja" oder "Ja, ohne Bewertung" eingestellt sein. Hiermit entscheiden Sie nicht nur, ob eine Übernahme für diesen Kunden erfolgen soll, sondern auch, ob eine Bewertung der übernommenen Zeilen mit dem Verrechnungspreis lt. gültigem Kostenfaktor vorgenommen werden soll. Die Option "Ja, ohne Bewertung" wird beispielsweise gewählt, wenn man die Anzahl der Dienstnehmer für Auswertungen importieren, diese aber dem Kunden nicht verrechnen möchte. Beachten Sie, dass bei beiden genannten Optionen bewusst eine Bewertung mit einem eventuell hinterlegten Selbstkostenpreis erfolgt.
Voraussetzung für Übernahme einzelner Abrechnungsarten prüfen
Neben diesen oben genannten Voraussetzungen müssen Sie weitere Einstellungen vornehmen, um dem Programm bekannt zu geben, welche Daten aus den Lohnabrechnungen bzw. welche Abrechnungsarten Sie konkret übernehmen möchten. Diese Einstellungen gelten allgemein, d. h. für alle Kunden/Lohnfirmen.
Voraussetzung für das Bereitstehen der Lohndaten für die Zeilenverrechnung ist, dass der Dienstnehmer (genauer das entsprechende Dienstverhältnis) im Fenster Dienstnehmer für den relevanten Monat zumindest den Abrechnungsstatus "L" aufweist (= der Monat abgerechnet ist).
Die aus der Lohnabrechnung gewonnenen Daten werden unabhängig von sämtlichen Einstellungen in der LEA im Fenster Abrechnungsstatistiken ansehen je Lohnfirma und Monat dargestellt. Standardmäßig werden hier im LOHN alle Abrechnungsarten je Abrechnung und weitere für die Fakturierung interessante Details mitprotokolliert, auf der aus LEA Sicht alle möglichen Übernahmevarianten aufbauen. (Über die Feldauswahl 
können Sie im Fenster Abrechnungsstatistiken ansehen weitere nützliche Spalten einblenden.)
können Sie im Fenster Abrechnungsstatistiken ansehen weitere nützliche Spalten einblenden.)
Standardmäßig werden aus diesen Lohndaten relevante LEA Daten ermittelt, wenn der entsprechende Kostenfaktor (oder eine Rückfallebene zu diesem Kostenfaktor) angelegt ist. Bei manchen Lohndaten (Dienstnehmer und Sonderzahlungen) können zur Feinabstimmung weitere LEA Parameter gesetzt werden (siehe unten im jeweiligen Kapitel).
Dienstnehmer
Der Begriff "Dienstnehmer" bezieht sich aus Sicht der LEA auf Personen mit einem bestehenden Dienstverhältnis. Eine für das Dienstverhältnis durchgeführte Lohnabrechnung ist dabei Voraussetzung, um den Dienstnehmer als solchen zu zählen. Die Zählweise berücksichtigt jedoch nicht jedes einzelne aufrechte Dienstverhältnis, sondern es wird je "Kopf" (also je Mitarbeiter) gezählt. Wenn zu einem Dienstnehmer parallele Dienstverhältnisse vorhanden sind, wird daher trotzdem nur ein Dienstnehmer gezählt. Dieses Programmverhalten ist nicht beeinflussbar.
Aus Sicht der Zeilenverrechnung werden grundsätzlich, d. h. ohne die Aktivierung weiterer LEA Parameter, nur Lohnabrechnungen unter jenen Dienstverhältnissen gewertet, die "nicht ruhend" sind. Das wird anhand des Feldes Ruhendstatus ausgewertet. Auch Aufrollungen werden, falls vorhanden, im Standard berücksichtigt.
Dienstnehmer, unter denen zumindest ein nicht ruhendes Dienstverhältnis abgerechnet worden ist, werden daher im Zuge der Zeilenübernahme jedenfalls übernommen, sofern die grundlegenden Einstellungen zur Zeilenübernahme vorhanden sind.
Für jede Personalart - also Kombination aus Arbeitsverhältnis (Angestellter oder Arbeiter) und Versichertengruppe (vollversichert, Lehrling, geringfügig) - können zudem eigene, vorrangig gültige Kostenfaktoren angelegt werden. Für die Berücksichtigung bei der Zeilenverrechnung genügt jedoch bereits der Kostenfaktor "Dienstnehmer".
- Arbeiter
- Angestellte
- Geringfügige Arbeiter
- Geringfügige Angestellte
- Freie Dienstnehmer
- Lehrling Arbeiter
- Lehrling Angestellte
Zur Unterscheidung dieser Personalarten werden die betreffenden Informationen aus dem Dienstnehmerstamm herangezogen (Felder Arbeitsverhältnis und Versichertengruppe).
Zusammengefasst bedeutet dies, sobald zumindest der Kostenfaktor des Zeilentyps "Dienstnehmer" angelegt ist, wird die Anzahl der nicht ruhenden Dienstnehmer (aber getrennt nach Arbeitsverhältnis/Versichertengruppe) ermittelt.
Sollen dabei wie im Standard vorgesehen "nicht ruhende" Dienstverhältnisse ignoriert werden bzw. sollen Aufrollungen berücksichtigt werden, dürfen daher keine weiteren speziellen LEA Parameter abweichend vom Standard eingestellt sein.
Weitere Details zu diesen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel Aufrollungen deaktivieren und Ruhende Dienstverhältnisse berücksichtigen.
Hinweis
 | Möchten Sie direkt im LOHN überprüfen, welche Anzahl relevanter Daten sich aus den durchgeführten Lohnabrechnungen ergibt, informieren Sie sich mithilfe der entsprechenden Spalten im Fenster Abrechnungsstatistiken ansehen. Die Daten werden hier auch dementsprechend nach Personalart aufgrund der verfügbaren Informationen zu Arbeitsverhältnis und Versichertengruppe unterteilt (z. B. Spalten "Ang.", "Arb." etc.).  |
Hinweis
| In der LEA können Sie im Analyseprogramm Zeilenverrechnungsdaten analysieren ebenfalls einen Vergleich durchführen. Die Dienstnehmer werden hier immer nach Arbeitsverhältnis (Angestellter oder Arbeiter) und Versichertengruppe (vollversichert, Lehrling, geringfügig) aufgeschlüsselt und ergeben in Summe die zu übernehmenden Dienstnehmer.  |
Aufrollungen können aus der Ermittlung der Daten für die Zeilenverrechnung ausgenommen werden. Dazu muss der LEA Parameter Aufrollungen ermitteln deaktiviert werden.
Dieser LEA Parameter deaktiviert "nur" die Übernahme. Beachten Sie, dass durch die Anlage eines eigenen Kostenfaktors für den Zeilentyp Aufrollungen erreicht werden kann, dass die Aufrollungen auf einen eigenen Artikel (und in der Folge auch mit eigens dafür angelegten Artikelpreisen bewertet) übernommen werden. Ansonsten gilt auch für die Aufrollungen der Kostenfaktor für den Zeilentyp Dienstnehmer.
Hinweis
| Möchten Sie direkt im LOHN überprüfen, welche Anzahl relevanter Daten - konkret wie viele Aufrollungen - sich aus den durchgeführten Lohnabrechnungen ergibt, können Sie einen Blick auf die entsprechenden Spalten im Fenster Abrechnungsstatistiken ansehen werfen. Ist eine Lohnabrechnung im Monat 2 für den Monat 1 aufgerollt worden, stellt sich das wie folgt dar: Die Spalte "Monat (A)" zeigt bei der aufgerollten Lohnabrechnung, welcher Monat aufgerollt worden ist. Die Spalte "Aufrollung" zeigt bei der durchgeführten Lohnabrechnung im Monat 2, dass eine Aufrollung vorgenommen worden ist. Gezählt wird der Dienstnehmer als Aufrollung für den Monat 2 (siehe Spalte "Monat").  Achtung: Der LEA Parameter Aufrollungen ermitteln hat keinen Einfluss auf die Anzeige dieser Daten! |
Hinweis
| In der LEA können Sie im Analyseprogramm Zeilenverrechnungsdaten analysieren ebenfalls einen Vergleich durchführen. Mit aktivem LEA Parameter werden die Aufrollungen ermittelt und eigens aufgeschlüsselt.  Wird der LEA Parameter Aufrollungen ermitteln deaktiviert, werden Aufrollungen nicht ermittelt.  |
Ruhende Dienstverhältnisse können je nach BV-Pflicht für die Ermittlung der Daten für die Zeilenverrechnung berücksichtigt werden. Dazu muss der LEA Parameter Ruhende Dienstverhältnisse berücksichtigen entsprechend eingestellt werden.
Lohnarten
Dieses Hilfekapitel befinden sich derzeit in Arbeit.
Sonderzahlungen
Dieses Hilfekapitel befindet sich derzeit in Arbeit. In Bezug auf die Sonderzahlungen gibt es den LEA Parameter Sonderzahlungsarten berücksichtigen, der Ihren Anforderungen entsprechend konfiguriert werden muss.
Eintritte
Dieses Hilfekapitel befindet sich derzeit in Arbeit.
Austritte
Dieses Hilfekapitel befindet sich derzeit in Arbeit.
Spezielle LEA Parameter zur Zeilenverrechnung
Folgende LEA Parameter werden nur in speziellen Fällen benötigt und daher selten abweichend vom Standard eingesetzt. Bitte beachten Sie für nähere Informationen die Beschreibungen der Hilfe zum konkreten LEA Parameter.
Firmeneinschränkung ermöglichen | Ist der LEA Parameter Firmeneinschränkung ermöglichen wie für den Standard vorgesehen deaktiviert, werden relevante Übernahmedaten aller Kunden der eigenen Firmengruppe ermittelt. Bei aktiviertem LEA Parameter muss für die Zeilenübernahme im Fenster Zeilenverrechnung im Feld Firma eine konkrete eigene Firma ausgewählt werden. In weiterer Folge werden nur die relevante Übernahmedaten jener Kunden ermittelt, die unter der ausgewählten Firma angelegt worden sind. In beiden Fällen kann wie gewohnt auf einen/mehrere Kunden eingeschränkt werden. |
| Projekte ermitteln | Die Ermittlung des Projekts, das auf die Barauslagen gesetzt werden soll, kann über den LEA Parameter Projekte ermitteln gesteuert werden. |
| "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen | Wird der LEA Parameter "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen aktiviert, so wird im Zuge der Zeilenverrechnung das Feld Datenbesitzer für Ansehen am Kundenstamm geprüft: Nur NTCS Benutzer, die der hinterlegten Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, sind berechtigt, für den Kunden Zeilenverrechnungsdaten zu übernehmen. |
Übernahmeprogramm Zeilenverrechnung
Über das Programm Zeilenverrechnung wird die Ermittung der Zeilen manuell angestoßen. Diese Ermittlung kann auch automatisch über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten eingerichtet werden, sodass die Zeilen automatisch periodisch übernommen werden und sicher vor dem Beginn der Fakturierung in der LEA zur Verfügung stehen.
Vor dem Start geben Sie folgende Daten/Informationen im Bereich "Importeinstellungen" bekannt - bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Ausführungen, die in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung bei den einzelnen Feldern angeführt sind:
- Im Datenbereich tragen Sie jenes Leistungsdatum ein, für welches die Zeilen als Barauslagen in der Leistungserfassung angelegt werden sollen. Bitte beachten Sie den Datumsvorschlag, der sich aus dem aktuellen Tagesdatum bzw. bei aktiver Periodenkontrolle (siehe LEA Parameter; nähere Informationen zur Periodenverwaltung) aus dem Ultimo der aktuellen Periode ermittelt. Somit wird für den Fall vorgesorgt, dass Barauslagen nicht irrtümlich für das Tagesdatum angelegt werden, wenn diese noch mit Vormonat fakturiert werden sollen. Wenn Sie möchten, können Sie die Ermittlung auch auf einen Kunden/bestimmte Kunden einschränken.
- In den Ermittlungsquellen aktivieren Sie die gewünschten Optionen (Lohnabrechnungen). Für die Übernahme der Anzahl der Lohnabrechnungen ist das die Option Lohnabrechnungen.
Im Bereich "Datenquellen" des Fensters sehen Sie auf einen Blick, aus welchem Zeitraum die Lohndaten ermittelt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung im Bereich BMD NTCS Datenquellen.
Hinweis Ermittlungsquellen Buchungszeilen, BMD Com-Lizenzen, SVS-Cockpit, Firmenbuchgebühren und Postkosten
| Im selben Ermittlungslauf können Sie zudem Daten/Informationen aus folgenden Ermittlungsquellen erhalten:
|
Mit der Funktion Übernahme starten und dem Bestätigen einer Sicherheitsabfrage werden alle Zeilen, die noch nicht in die LEA importiert worden sind und Ihrer Auswahl entsprechen, übernommen. Sie erhalten im Anschluss daran ein Übernahmeprotokoll. Durch die erfolgreich abgeschlossene Übernahme setzt das Importprogramm automatisch ein Kennzeichen für alle bereits übernommenen Zeilen. Somit wird eine mehrfache Übernahme ausgeschlossen.
Im Anschluss daran finden Sie die übernommen Zeilen als Barauslagen in der Leistungserfassung. Eine Änderung dieser importierten Barauslagen ist nicht möglich, da die Autorisierung gleichzeitig mit der Übernahme vor sich geht.
Stapel Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten.  |
Behandlung von Sonderfällen
Bitte beachten Sie folgende Sonderfälle.
Lohn-Umstellung von BMD 5.5 auf NTCS
Bei Übernahme einer Lohnverrechnung aus BMD 5.5 nach NTCS wird je Mitarbeiter in den CRM Mitarbeiterstamm ein Datum gesetzt, welches protokolliert, für welchen Monat in BMD 5.5 die letzte Abrechnung erfolgt ist. Das Feld heißt "Lohn5.5-Abrechnung bis" und ist in der Feldauswahl in den "Weiteren Feldern" → "Mitarbeiter" zu finden.
Das Feld kann vom Anwender nicht verändert werden und wird bei jeder Datenübernahme aus BMD 5.5 mit jenem Datum befüllt, welches dem Datum der letzten Endverspeicherung dieses Mitarbeiters im LOHN 5.5 entspricht.
Übernahme von Ein-/Austritten fallweiser Beschäftigter
Bei fallweise beschäftigten Dienstnehmern wird jeder Eintritt und jeder Austritt als tatsächlicher Eintritt bzw. Austritt gezählt, sofern dafür Kostenfaktoren angelegt worden sind.
Beispiel
 | Ein fallweise beschäftigter Angestellter, der im Monat 12-20XX viermal für drei Tage beschäftigt war (das letzte Mal bis zum 30.12.20XX) und das immer als geringfügiger Angestellter, ergibt für die Zeilenverrechnung 4 Eintritte, 4 Austritte und 1 Abrechnung als geringfügiger Angestellter. Ein in Vollzeit beschäftigter Angestellter, der am 02.12.20XX eingetreten und am 30.12.20XX ausgetreten ist, ergibt hingegen für die Zeilenverrechnung 1 Eintritt, 1 Austritt und 1 Abrechnung als Angestellter. |
Übernahme von Abrechnungen und Aufrollungen für Monat 13 bis 24
Abrechnungen und Aufrollungen, die zwischen den Lohn-Monaten 13 und 24 durchgeführt werden und einen Monat zwischen 13 und 24 betreffen, werden ab dem Bezugsjahr 2021 für die Zeilenverrechnung nicht mehr übernommen, da diese zu einer vom Lohn-Klientenmonitoring abweichenden Anzahl der Dienstnehmer-Abrechnungen führen würden.
Falls der LEA Parameter Aufrollungen ermitteln aktiv ist, werden Aufrollungen ermittelt, die in den Lohn-Monaten 13 bis 24 erfolgt sind und sich auf einen der Monate 1 bis 12 beziehen.
Berücksichtigung von Änderungen in bereits übernommenen Lohnabrechnungen
In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Nachbearbeitungen bei Lohnabrechnungen nicht vom selben User vorgenommen werden, der ursprünglich die Lohnabrechnung erstellt hat. Bis zum Lohnjahr 2023 wurden hier in bestimmten Fällen (User B hebt die Lohnabrechnung des Users A zur Gänze auf und nimmt diese neu vor) fix Plus/Minus-Lohnabrechnungen für die Zeilenverrechnung generiert, sofern die betroffene Lohnabrechnung bereits in die LEA übernommen war.
Ab dem Lohnjahr 2024 können Sie mithilfe des LEA Parameters Änderung des Abrechnungs-Users berücksichtigen einstellen, ob die Nachbearbeitung sich auch bei der Übernahme der Zeilen niederschlagen soll oder ob derartige Vorgänge keine Relevanz für die Zeilenverrechnung haben.
Verbesserung bei Übernahme von Plus/Minus-Lohnabrechnungen durch Tarifgruppenänderung
Werden sämtliche Lohnabrechnungen unter einem einzigen Kostenfaktor übernommen (z. B. Kostenfaktor "Dienstnehmer"), löst eine Tarifgruppenänderung eines Dienstnehmers für die Vergangenheit keine Neuübernahme von Lohnabrechnungen mehr aus. Die Tarifgruppenänderung hat in diesem Fall keine Relevanz für die Zeilenverrechnung, weil sowohl die Storno-Lohnabrechnung als auch die neue Lohnabrechnung denselben Kostenfaktor betrifft und sich daher die zu übernehmenden Zeilen aufheben.
Datenanalysen
Für viele Anwender/innen stellt sich die Frage, wie das Programm zu der genauen Anzahl von übernommenen Zeilen kommt. Wenn sich Unklarheiten ergeben oder Sie sämtliche Einstellungen nochmals kompakt überprüfen wollen, finden Sie eine Checkliste zur Hilfestellung unter der Hilfe zum Thema Checkliste - Zeilenverrechnung analysieren.
Darüber hinausgehend finden Sie in den folgenden Kapiteln Informationen, wie Sie einen Datenvergleich zwischen LEA und LOHN vornehmen können und welche Hilfsprogramme zur Datenanalyse Sie in der LEA vorfinden.
Datenvergleich LEA und LOHN
Daten aus Lohnabrechnungen zählen für die Zeilenverrechnung, sobald die Lohnabrechnung den Status "L" aufweist. Diesen erhält die Lohnabrechnung durch das Programm Abrechnungen durchführen. Ab diesem Zeitpunkt scheint die Abrechnung auch im Programm Abrechnungsstatistiken ansehen auf, das für Vergleichszwecke daher sehr gut geeignet ist.
- Wenn die Anzahl der Abrechnungen im LOHN - verglichen mit den Werten der LEA - übereinstimmt, ist die Übernahme der Zeilenverrechnung korrekt und die Ursache des Grundes ist im Paket LOHN zu suchen. Wenn Sie diesbezüglich eine Hilfestellung benötigen, wenden Sie sich bitte an den LOHN Support.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren. - Wenn die Anzahl der Abrechnungen im LOHN - verglichen mit den Werten der LEA - abweicht, gilt es herauszufinden, warum es zu unterschiedlichen Werten kommt. Dazu können Sie sich mit den Hilfsprogrammen zur Datenanalyse (speziell mit dem Programm Zeilenverrechnungsdaten analysieren und der detaillierten Hilfe zum Fenster) gut behelfen.
Hinweis
| In der folgenden Tabelle finden Sie eine Sammlung von nützlichen Informationen zur Interpretation der Daten im Programm Abrechnungsstatistiken ansehen:
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Hilfsprogramme zur Datenanalyse
Analyseprogramm für Zeilenverrechnungsdaten
Das Programm Zeilenverrechnungsdaten analysieren, das direkt über das Menü im Fenster Zeilenverrechnung aufrufbar ist, bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Ungereimtheiten in den Kunden- und LEA Stammdaten bzw. Einstellungen und Verzeichnissen zu finden. Es gibt Aufschluss darüber, welche nötigen Stammdaten und Einstellungen für einen bestimmten Kunden für die Zeilenverrechnung fehlen und wie viele Zeilen aus dem LOHN ermittelt werden können bzw. auch bereits über die Zeilenverrechnung übernommen worden sind.
Übernahmeprotokoll der Zeilenverrechnung
Weiters gibt es im Fenster Zeilenverrechnung unter Funktionen → Übernahmeprotokoll die Möglichkeit, das Übernahmeprotokoll nachträglich anzusehen. Nach jedem Import wird ein neues Übernahmeprotokoll für die in die Leistungserfassung übernommenen Daten (siehe Leistungsübersicht) erzeugt und angezeigt. Beachten Sie bitte, dass durch einen Übernahmestart auch theoretisch mehrere Übernahmeprotokolle entstehen können.
Übernahmesicherungen als Kontroll- und Korrekturinstrument
In der Zeilenverrechnung gibt es unter Funktionen → Übernahmesicherungen die Möglichkeit, sämtliche Übernahmedetails der letzten Ermittlungen aus dem LOHN zu sichten. Diese Übernahmedetails werden im Fenster Übernahmesicherungen getrennt nach FIBU-Ermittlungen und LOHN-Ermittlungen gesichert. Weiters besteht hier die Möglichkeit, jeweils die letzte Übernahme rückgängig zu machen (auch mehrere nacheinander). Danach können theoretisch Anpassungen bei den Einstellungen zur Zeilenverrechnung durchgeführt und die Übernahme erneut gestartet werden (siehe auch Hilfe zur Funktion Letzte Übernahme zurücksetzen).
Die Übernahmesicherungen werden nur von Übernahmen aus NTCS erstellt.
Zusätzliche Hinweise / Logdateien zur Fehleranalyse
Tritt ein Fehlerfall auf, werden Zeilen bis zum Auftreten des Fehlerfalls jedenfalls übernommen, und für den Fehlerfall diverse Informationen an der Oberfläche ausgegeben bzw. in Logdateien geschrieben. Dies dient dazu, dass Sie den Auslöser korrigieren und mit einer neuerlichen Übernahme die restlichen Zeilen übernehmen können.
Mit folgenden Hinweisen und Logdateien ist eine Analyse im Fehlerfall möglich:
- Hinweis-/Fehlerliste Übernahme Zeilenverrechnung
- Logdatei BMDZEILVERRECH.LOG
- Logdatei BMDZEILENIMPORTNTCS.LOG
- ev. Logdatei BMDZEILENVERRECHNUNG.LOG
- ev. Logdatei BMDZEILVERRECH.LOG
- ev. Logdatei BMDZVTRANSFER.LOG
- ev. BMDERR.LOG
In der Logdatei "BMDZEILVERRECH.LOG" finden Sie die konkreten Hinweise auf aufgetretene Fehler.
Sind diese Informationen nicht ausreichend bzw. ist für eine genauere Analyse eine umfangreichere Aufzeichnung in der eigenen Logdatei "BMDZEILENIMPORTNTCS.LOG" erforderlich, so ist vor der Übernahme der folgende Interne Parameter zu setzen:
| Paramgruppe | ZEILENIMPORT |
| ParamName | WRITELOG |
| Paramschlüssel | BMD |
| Parameterwert | 1 |
In der Logdatei "BMDZEILENIMPORTNTCS.LOG" werden dadurch sämtliche Vorgänge aufgezeichnet und sinngemäß mit dem Kennzeichen "not OK" protokolliert.
Die Logdateien finden Sie unter TOOLS → Tools → Protokolle → Logdateien. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Logdateien je nach Art der Übernahme.
Logdateien bei manueller Übernahme
Falls bei der manuellen Zeilenübernahme Fehler auftreten oder Daten nicht richtig übernommen werden, erhalten Sie entsprechende Informationen in der Hinweis-/Fehlerliste Übernahme Zeilenverrechnung. Beachten Sie die dort angesiedelte Fensterhilfe, um mehr Informationen und Hinweise zur Lösung zu erhalten.
Dieses Fenster erhalten Sie jedoch nur direkt nach der Übernahme der Zeilenverrechnung. Möchten Sie im Nachhinein recherchieren, welche Fehler bzw. Texte ausgegeben worden sind, nutzen Sie die Logdatei "BMDZEILENIMPORTNTCS.LOG".
Logdateien bei Übernahme via Stapel
Bei der Zeilenübernahme via Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten kann nur bei manuellem Start an der Oberfläche eine Fehlermeldung im Fehlerfall ausgegeben werden. Diese muss manuell bestätigt werden.
Wird der Stapel via geplanter Ausführung gestartet, ist es sogar sinnvoll, keine Meldung an der Oberfläche auszugeben, damit der Stapel (und gegebenenfalls weitere Stapelschritte) weiterlaufen kann und nicht abgebrochen wird.
Falls bei der Übernahme der Zeilen in diesen Abläufen mindestens ein Datensatz aufgrund eines Problems (z. B. gesperrtes Projekt, inaktiver Mitarbeiter) nicht importiert bzw. erstellt werden kann, werden alle aufgetretenen Fehler ebenfalls in den dafür vorgesehenen Logdateien aufgezeichnet.
Ist der Stapel über die Geplante Ausführung geplant, kann für den Fehlerfall eine entsprechende Fehler-E-Mail samt Verweis auf diese Logdateien an den stapelverantwortlichen Benutzer versendet werden.
Auch diese Informationen können Sie in den jeweiligen Logdateien nachrecherchieren. Diese werden in einer eigenen Session mitprotokolliert, da die Ausführung des Stapels am Server durchgeführt wird. Somit müssen Sie mit dem Stapeluser und dem Ausführungszeitpunkt in der Liste der Sessions unter TOOLS → Tools → Protokolle → Logdateien → Funktionen → "Protokoll einer Sitzung suchen" suchen.
Nähere Informationen zu den entsprechenden Logdateien des Stapelschrittes finden Sie in der Stapelhilfe zum Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten unter dem Hinweis Hinweis Logdateien bei Übernahme via Stapel.
 | Siehe auch: |