Firmenbuchgebühren über LEA weiterverrechnen
Grundlegende Informationen zum Thema finden Sie in der Hilfe zum Fenster Zeilenverrechnung.Diese Themendokumentation erklärt, wie Sie in Kombination mit der E-Government-Databox die Gebühren für Bilanzeinreichungen und Offenlegungen (Firmenbuchgebühren sowie webERV (MANZ)) über die LEA an Ihre Kunden weiterverrechnen können. Da für Sie dabei Kosten entstehen, möchten Sie diese gegebenenfalls dem Kunden in der LEA als Leistung anlegen lassen und in Rechnung stellen.
Natürlich steht Ihnen der Weg der manuellen Eingabe der Jahresabschlusskosten in die Leistungserfassung offen. Es gibt allerdings eine komfortable Variante, sich die manuelle Eingabe in die Leistungserfassung zu ersparen. Diese wird hier näher erklärt.
Nachdem die Bilanzeinreichung bzw. Offenlegung für einen Kunden abgeschlossen worden ist und der Eintrag in der Firmenbuchverwaltung bzw. auf der Frist die korrekte Ausprägung im Feld "Einreichstatus" aufweist, können Gebühren automatisch ermittelt und als Barauslagen in der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) angelegt werden.
Abgewickelt wird der Import der Kosten über das Schnittstellenprogramm Zeilenverrechnung.
Dieses ist das Schnittstellenprogramm für diverse Leistungsimporte, um Ihnen die manuelle Anlage von Barauslagen zu ersparen, die durch Anbindung anderer Programmteile der NTCS auch automatisch ermittelt werden können (siehe Ermittlungsquellen Buchungszeilen, Lohnabrechnungen, BMD Com-Lizenzen, SVS-Cockpit und Postkosten).
Alternativ dazu kann der Import über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten erfolgen, sodass die Firmenbuch- und webERV-Gebühren automatisch periodisch übernommen werden und sicher vor dem Beginn der Fakturierung in der LEA zur Verfügung stehen.
Voraussetzungen
Obwohl der Import der Bilanzdaten die manuelle Anlage ersetzt, muss trotzdem sichergestellt sein, dass das manuelle Erfassen der Firmenbuch- und webERV-Gebühren als Barauslage möglich wäre. Ansonsten kann auch der Import nicht wie gewünscht abgewickelt werden. Achten Sie im Vorfeld darauf, dass passende Artikel, eine passende Tätigkeitsgruppe, korrekt gewartete Artikelpreise sowie ein (fiktiver) Mitarbeiter, auf den die Gebühren übernommen werden können, bereits angelegt sind. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten.
Die korrekt durchgeführten Bilanzeinreichungen und Offenlegungen werden in dieser Dokumentation vorausgesetzt. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Erklärungen in der Fensterhilfe Firmenbuchverwaltung und in der Themendokumentation Elektronische Einreichung von Steuererklärungen, Firmenbuch und E-Bilanz.
Einstellungen
Der Import der Kosten für die Firmenbuchgebühren und webERV (MANZ) erfordert vor der Inbetriebnahme einige Einstellungen im Paket LEA.
Kostenfaktoren anlegen
In den Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung müssen Sie Kostenfaktoren für die Zeilentypen "Firmenbuchgebühr" und/oder "webERV (MANZ)" unter der Ermittlungsquelle "Bilanzierung" anlegen. Über den Kostenfaktor bezieht das Programm die Informationen, für welchen Artikel, unter welcher Tätigkeitsgruppe und für welchen Mitarbeiter die Kosten für die Bilanzierung als Barauslage angelegt werden sollen. Auch die Bewertung findet über den zugewiesenen Artikel und damit mit dem für ihn gültigen Artikelpreis statt.
Beachten Sie bitte folgende Besonderheiten, die speziell für den Kostenfaktor der Bilanzierung gelten:
- Achten Sie darauf, dass der ausgewählte Artikel mit der Kostenart "Zeilenverrechnung" und dem Zeilenverrechnungstyp "Firmenbuchgebühren" geführt wird. Somit werden die Barauslagen später mit passendem Symbol in der Rechnungsbearbeitung dargestellt. Weiters ist empfehlenswert, im Artikelstamm das Feld Eingabe Bezugszeitraum mit der Option "Bezugsjahr muss eingegeben werden" zu belegen, da die Firmenbuchgebühr selbst nur den Bezug zu einem Jahr aufweist (ein Bezugsmonat kann daher nicht direkt aus der Firmenbuchverwaltung ermittelt werden).
- Möchten Sie sicherstellen, dass die Kosten für die Firmenbuchgebühren nicht nur mit Honorar, sondern auch mit (davon abweichenden) Selbstkosten überommen werden, ist es wichtig, sowohl Verrechnungspreise als auch Selbstkostenpreise in den Artikelpreisen für den gewählten Artikel anzulegen und zu warten.
- Die Barauslagen werden grundsätzlich unter jenem (fiktivem) Mitarbeiter angelegt, den Sie im Kostenfaktor zugewiesen haben. Setzen Sie jedoch den LEA Parameter Mitarbeiter aus Leistungsumfang ermitteln ein, werden Mitarbeiter, die im ermittelten Leistungsumfang hinterlegt sind, vorrangig berücksichtigt und herangezogen. Dieser LEA Parameter wird in diesem Zusammenhang allerdings selten in dieser Form eingesetzt.
- Wenn Sie eine Ermittlung eines Projekts wünschen: Die Barauslagen werden grundsätzlich mit jenem Projekt angelegt, das Sie im Kostenfaktor zugewiesen haben. Setzen Sie jedoch den LEA Parameter Projekte ermitteln abweichend vom Standard ein, wird eine zusätzliche Ebene der Projektermittlung berücksichtigt. In diesem Fall können Sie über das Feld Projekt-Zeilenverrechnungstyp des Kostenfaktors und das Feld Zeilenverrechnungstyp des Projekts eine Verknüpfung zwischen Kostenfaktor und Projekt vornehmen. Stimmt die gewählte Option in beiden Feldern überein, wird das Projekt identifiziert und herangezogen.
Für nähere Informationen zur Anlage von Kostenfaktoren beachten Sie bitte die Fensterhilfe Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung.
Kundenbezogene Voraussetzungen kontrollieren
Firmenbuchfristen werden in der Firmenbuchverwaltung je CRM Kunde angelegt. Damit die Firmenbuchgebühren kundenbezogen ermittelt werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Für den Kunden muss eine Mandantenfirma existieren und in der Verwaltung der Firmen als solche angelegt sein, da davon auszugehen ist, dass es zu jedem Kunden auch eine Mandantenfirma gibt.
- Über das Kundenfeld Entspricht Firma wird eine eindeutige Verbindung von der Mandantenfirma zum CRM Kunden hergestellt.
- Am Kundenfeld Verrechnung Bilanz muss "Ja" eingestellt sein (das entspricht dem Standard).
Ermittlungseinstellungen treffen
Über die LEA Parameter zur Zeilenverrechnung kann eine Ermittlungseinstellung für die Bilanzdaten gesetzt werden. Im LEA Parameter Leistungstext legen Sie den Leistungstext für die Firmenbuchgebühren fest.
Ermittlungsstart einstellen
Es ist zwingend notwendig, einen Ermittlungsstart einzustellen. Damit verhindert das Programm, dass Firmenbuchgebühren, die in der Vergangenheit anderweitig oder manuell weiterverrechnet worden sind, nochmals über die Zeilenverrechnung als Barauslage angelegt werden.
Diesen Ermittlungsstart müssen Sie über den LEA Parameter Firmenbuchgebühren ermitteln ab (Jahr) einstellen.
Zur Bestimmung des Ermittlungsstarts geben Sie bekannt, ab wann die Bilanzdaten im Rahmen der Zeilenverrechnung berücksichtigt werden sollen. Verglichen wird dabei mit dem Jahr, in dem der Jahresabschluss abgegeben worden ist.
Achtung! Wichtige Hinweise zur Übernahme von webERV (MANZ)
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Bei Bedarf: LEA Parameter prüfen
Folgende LEA Parameter werden nur in speziellen Fällen benötigt und daher selten abweichend vom Standard eingesetzt. Bitte beachten Sie für nähere Informationen die Beschreibungen der Hilfe zum konkreten LEA Parameter.
| Projekte ermitteln | Die Ermittlung des Projekts, das auf die Barauslagen gesetzt werden soll, kann über den LEA Parameter Projekte ermitteln gesteuert werden. |
| "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen | Wird der LEA Parameter "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen aktiviert, so wird im Zuge der Zeilenverrechnung das Feld Datenbesitzer für Ansehen am Kundenstamm geprüft: Nur NTCS Benutzer, die der hinterlegten Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, sind berechtigt, für den Kunden Zeilenverrechnungsdaten zu übernehmen. |
Ablauf
Grundsätzlich werden alle Gebühren berücksichtigt, die den Einreichstatus "Eingereicht" oder "Eingereicht via webERV" aufweisen. Anhand des aktivierten Feldes "Zeilenverrechnung" sehen Sie, ob diese Zeile in der Zeilenverrechnungsanalyse übernommen worden ist.
Die Gebühren werden beim Start des Zeilenimports über den Programmteil Zeilenverrechnung ermittelt.
Vor dem Start geben Sie im Bereich "Importeinstellungen" folgende Daten/Informationen bekannt - bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Ausführungen, die in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung bei den einzelnen Feldern angeführt sind:
- Im Datenbereich tragen Sie jenes Leistungsdatum ein, für das die Gebühren als Barauslagen in der Leistungserfassung angelegt werden sollen. Bitte beachten Sie den Datumsvorschlag, der sich aus dem aktuellen Tagesdatum bzw. bei aktiver Periodenkontrolle (siehe LEA Paramter; nähere Informationen zur Periodenverwaltung) aus dem Ultimo der Periode ermittelt. Somit wird für den Fall vorgesorgt, dass Barauslagen nicht irrtümlich für das Tagesdatum angelegt werden, wenn diese noch mit Vormonat fakturiert werden sollen. Wenn Sie möchten, können Sie die Ermittlung auch auf einen Kunden bzw. bestimmte Kunden einschränken.
- In den Ermittlungsquellen aktivieren Sie die Ermittlungsquelle Firmenbuchgebühren. Bei erstmaliger Aktivierung beachten Sie bitte auch in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung den Hinweis Einstellung zum Ermittlungsstart der Firmenbuchgebühren fehlt.
Im Bereich "Datenquellen" des Fensters sehen Sie auf einen Blick, aus welchem Zeitraum die Daten zur Ermittlungsquelle Firmenbuchgebühren ermittelt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung im Bereich BMD NTCS Datenquellen.
Hinweis Ermittlungsquellen Buchungszeilen, Lohnabrechnungen, BMD Com-Lizenzen, SVS-Cockpit und Postkosten
 | Im selben Ermittlungslauf können Sie zudem Daten/Informationen aus folgenden Ermittlungsquellen erhalten:
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Beim Start der Zeilenübernahme mit der Funktion Übernahme starten wird die Anzahl der ermittelten Gebühren übernommen, sofern ein Kostenfaktor vorhanden ist und ein passender Ermittlungsstart festgelegt ist.
Diese Ermittlung kann auch automatisch über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten eingerichtet werden, sodass die anfallenden Gebühren automatisch periodisch übernommen werden und sicher vor dem Berginn der Fakturierung in der LEA zur Verfügung stehen.
Eine erfolgreiche Übernahme wird mit dem automatischen Anzeigen des Übernahmeprotokolls beendet. Durch die erfolgreich abgeschlossene Übernahme setzt das Importprogramm automatisch ein Kennzeichen für jede Gebühr, die im aktuellen Übernahmelauf übernommen worden ist, um eine nochmalige Übernahme auszuschließen. Im Übernahmeprotokoll sehen Sie jene Gebühren, die ermittelt werden konnten.
In der Leistungserfassung (z . B. Tageserfassung) sind die Barauslagen unter jenem Mitarbeiter sichtbar, der im entsprechenden Kostenfaktor hinterlegt ist (siehe auch Kapitel Kostenfaktoren anlegen). Die Leistung an sich wird je Gebühr erzeugt - sie werden nicht je Kunde bzw. je Bezugsjahr kumuliert.
Eine Anpassung der importierten Barauslagen ist grundsätzlich nicht möglich, da die Autorisierung gleichzeitig mit der Übernahme erfolgt. (Ausnahme: Sie lösen die Autorisierung nochmals auf.)
Ab diesem Zeitpunkt stehen die Gebühren in Form der angelegten Barauslagen für die weitere Verwendung bereit und können in Honorarnoten hinzugefügt, aufbereitet und fakturiert werden.
Datenanalysen
Wenn sich Unklarheiten ergeben oder Sie sämtliche Einstellungen nochmals kompakt überprüfen wollen, finden Sie in den folgenden Kapiteln hilfreiche Informationen dazu.
Daten in der LEA mit Anzahl der Firmenbuchgebühren vergleichen
Eine Firmenbuch- und/oder webERV-Gebühr wird für die Zeilenverrechnung berücksichtigt, sobald der entsprechende Eintrag im Fenster Firmenbuchverwaltung in der Bilanz angezeigt wird und einen Einreichstatus von "Eingereicht" oder "Eingereicht via webERV" aufweist.
Für Vergleichszwecke kann daher direkt die Ansicht in der Firmenbuchverwaltung herangezogen werden. Treffen Sie im Filter entsprechende Filtereinstellungen auf den Kunden und auf den jeweiligen Einreichstatus. Mit der rechten Maustaste und der dort angesiedelten Funktion unter Extras → "Datensätze zählen" können Sie rasch ablesen, wie die Anzahl der Gebühren für den betreffenden Kunden zustande kommt.
Hilfsprogramme zur Datenanalyse
Zeilenverrechnungsdaten analysieren
Das Programm Zeilenverrechnungsdaten analysieren, das direkt über das Menü im Fenster Zeilenverrechnung aufrufbar ist, bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Ungereimtheiten in den Kunden- und LEA Stammdaten bzw. Einstellungen zu finden. Es gibt Aufschluss darüber, welche nötigen Stammdaten und Einstellungen für einen bestimmten Kunden für die Zeilenverrechnung fehlen und wie viele Zeilen aus der Firmenbuchverwaltung ermittelt werden können bzw. auch bereits über die Zeilenverrechnung übernommen worden sind.
Übernahmeprotokoll ansehen
Weiters gibt es im Fenster Zeilenverrechnung unter Funktionen → Übernahmeprotokoll die Möglichkeit, das Übernahmeprotokoll nachträglich anzusehen. Nach jedem Import wird ein neues Übernahmeprotokoll für die in die Leistungserfassung übernommenen Daten (siehe Leistungsübersicht) erzeugt und angezeigt. Beachten Sie bitte, dass durch einen Übernahmestart auch theoretisch mehrere Übernahmeprotokolle entstehen können.
Tipps und Hintergrundinformationen
In diesem Kapitel finden Sie interessante Tipps und Hintergrundinformationen zur Weiterverrechnung von Firmenbuchgebühren über die LEA.
IBAN des Kunden in der XML-Datei
Die IBAN des Steuerberaters ist standardmäßig in der XML-Datei hinterlegt. Das bedeutet, der Steuerberater übernimmt die Zahlung der Firmenbuchgebühr und verrechnet diese anschließend seinem Mandanten. Möchte der Steuerberater jedoch, dass der Mandant die Gebühr bezahlt, kann er in der XML-Datei die IBAN des Mandanten hinterlegen.
Wird die IBAN des Mandanten in der XML-Datei verwendet, darf im Kundenstamm das Feld Verrechnung Bilanz nicht aktiviert sein. Ist dieses Feld dennoch aktiviert, muss ein Artikelpreis von 0 Euro hinterlegt werden. Andernfalls kommt es zu einer doppelten Zahlung durch den Mandanten oder es ist eine Reklamation beim Steuerberater erforderlich.
 | Siehe auch: |