BMD Com-Lizenzen über LEA weiterverrechnen
Grundlegende Informationen zum Thema finden Sie in der Hilfe zum Fenster Zeilenverrechnung. Überblick
Diese Themendokumentation erklärt, wie Sie BMD Com-Lizenzen, die Sie aufgrund der Verwendung von BMD Com zahlen müssen, an Ihre Kunden über die LEA weiterverrechnen können.
Natürlich steht Ihnen der Weg der manuellen Eingabe der Lizenzgebühren in die Leistungserfassung offen. Es gibt allerdings eine komfortable Variante, sich die manuelle Eingabe in die Leistungserfassung zu ersparen, indem die Anzahl der dem Kunden zugewiesenen Lizenzen je Monat ermittelt werden kann.
Aufgrund angelegter BMD Com-Benutzer und deren Lizenzen, die für die Benutzer aktiviert sind, können daher Lizenzgebühren ermittelt und als Barauslagen in der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) angelegt werden. Übernommen werden können alle Varianten der Benutzerlizenzen. Die lizenzzuweisenden Eigenschaften teilen sich in BMD Com-Benutzergruppen, my BMD Com-Benutzergruppen, Add-ons und BMD Com-Gerätelizenzen auf:
- Basis
- Plus
- Pro
- Lohnportal
- Zeiterfassung
- Reisekosten
- Fibu-Vorerfassung
- Faktura Com
- Budgetierung
- Zeitterminal
- my BMD Com
- my BMD Com-Faktura
- Erweiterte Authentifizierung
Abgewickelt wird der Import über das Schnittstellenprogramm Zeilenverrechnung.
Dieses ist das Schnittstellenprogramm für diverse Leistungsimporte, um Ihnen die manuelle Anlage von Barauslagen zu ersparen, die durch Anbindung anderer Programmteile der NTCS auch automatisch ermittelt werden können (siehe Ermittlungsquellen Buchungszeilen, Lohnabrechnungen, SVS-Cockpit, Firmenbuchgebühren und Postkosten).
Alternativ dazu kann der Import über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten erfolgen, sodass die Lizenzgebühren automatisch periodisch übernommen werden und sicher vor dem Beginn der Fakturierung in der LEA zur Verfügung stehen.
Voraussetzungen
Obwohl der Import der Lizenzgebühren die manuelle Anlage ersetzt, muss trotzdem sichergestellt sein, dass das manuelle Erfassen der Lizenzgebühren als Barauslagen möglich wäre. Ansonsten kann auch der Import nicht wie gewünscht abgewickelt werden. Achten Sie im Vorfeld daher darauf, dass passende Artikel, eine passende Tätigkeitsgruppe, korrekt gewartete Artikelpreise sowie ein (fiktiver) Mitarbeiter, auf den die Gebühren übernommen werden können, bereits angelegt sind. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten.
Die korrekte Anlage der BMD Com-Benutzer inklusive der korrekt zugewiesenen Lizenzen wird hier vorausgesetzt. Der Gültigkeitszeitraum eines BMD Com-Benutzers, der mithilfe der Felder Gültig ab und Gültig bis festgelegt ist, wird berücksichtigt und muss daher korrekt gewartet sein. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Erklärungen in der Fensterhilfe BMD Com-Benutzer.
Einstellungen
Der Import der BMD Com-Lizenzgebühren erfordert vor Inbetriebnahme einige Einstellungen.
Kostenfaktoren anlegen
In den Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung müssen Sie Kostenfaktoren für jene Zeilentypen anlegen, die Sie übernehmen möchten. Die Zeilentypen entsprechen dabei den Benutzerlizenzen wie z. B. Basis oder Plus. Über den Kostenfaktor bezieht das Programm die Informationen, für welchen Artikel, unter welcher Tätigkeitsgruppe und für welchen Mitarbeiter die Lizenzgebühren als Barauslagen angelegt werden sollen. Auch die Bewertung findet über den zugewiesenen Artikel und damit die für ihn gültigen Artikelpreise statt.
Beachten Sie bitte folgende Besonderheiten, die speziell für Kostenfaktoren der BMD Com-Lizenzen gelten:
- Achten Sie darauf, dass der ausgewählte Artikel mit der Kostenart "Zeilenverrechnung" und mit dem Zeilenverrechnungstyp "BMD Com-Lizenzen" geführt wird. Somit werden die Barauslagen später mit passendem Symbol in der Rechnungsbearbeitung dargestellt.
- Möchten Sie sicherstellen, dass die BMD Com-Lizenzen nicht nur mit Honorar, sondern auch mit (davon abweichenden) Selbstkosten übernommen werden, ist es wichtig, sowohl Verrechnungspreise als auch Selbstkostenpreise in den Artikelpreisen anzulegen und zu warten.
- Die Barauslagen werden grundsätzlich unter jenem (fiktivem) Mitarbeiter angelegt, den Sie im Kostenfaktor zugewiesen haben. Setzen Sie jedoch den LEA Parameter Mitarbeiter aus Leistungsumfang ermitteln ein, werden Mitarbeiter, die im ermittelten Leistungsumfang hinterlegt sind, vorrangig berücksichtigt und herangezogen. Dieser LEA Parameter wird in diesem Zusammenhang allerdings selten in dieser Form eingesetzt.
- Wenn Sie eine Ermittlung eines Projekts wünschen: Die Barauslagen werden grundsätzlich mit jenem Projekt angelegt, welches Sie im Kostenfaktor zugewiesen haben. Setzen Sie jedoch den LEA Parameter Projekte ermitteln abweichend vom Standard ein, wird eine zusätzliche Ebene der Projektermittlung berücksichtigt. In diesem Fall können Sie über das Feld Projekt-Zeilenverrechnungstyp des Kostenfaktors und das Feld Zeilenverrechnungstyp des Projekts eine Verknüpfung zwischen Kostenfaktor und Projekt vornehmen. Stimmt die gewählte Option in beiden Feldern überein, wird das Projekt identifiziert und herangezogen.
Für nähere Informationen zur Anlage von Kostenfaktoren beachten Sie bitte die Fensterhilfe Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung.
Lizenzen werden in der Verwaltung der BMD Com-Benutzer je CRM Kunde angelegt. Damit die Lizenzgebühren kundenbezogen ermittelt werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Für den Kunden muss eine Mandantenfirma existieren und in der Verwaltung der Firmen als solche angelegt sein, da davon auszugehen ist, dass es zu jedem BMD Com-Kunden auch eine Mandantenfirma gibt.
- Über das Kundenfeld Entspricht Firma wird eine eindeutige Verbindung von der Mandantenfirma zum CRM Kunden hergestellt.
- Am Kundenfeld Verrechnung BMD Com muss "Ja" eingestellt sein (das entspricht dem Standard).
Ermittlungseinstellungen treffen
Über die LEA Parameter zur Zeilenverrechnung kann eine Ermittlungseinstellung für die Lizenzgebühren gesetzt werden. Im LEA Parameter Leistungstext legen Sie den Leistungstext für die Lizenzgebühren fest.
Bei Bedarf: LEA Parameter prüfen
Folgende LEA Parameter werden nur in speziellen Fällen benötigt und daher selten abweichend vom Standard eingesetzt. Bitte beachten Sie für nähere Informationen die Beschreibungen der Hilfe zum konkreten LEA Parameter.
Firmeneinschränkung ermöglichen | Ist der LEA Parameter Firmeneinschränkung ermöglichen wie für den Standard vorgesehen deaktiviert, werden relevante Übernahmedaten aller Kunden der eigenen Firmengruppe ermittelt. Bei aktiviertem LEA Parameter muss für die Zeilenübernahme im Fenster Zeilenverrechnung im Feld Firma eine konkrete eigene Firma ausgewählt werden. In weiterer Folge werden nur die relevante Übernahmedaten jener Kunden ermittelt, die unter der ausgewählten Firma angelegt worden sind. In beiden Fällen kann wie gewohnt auf einen/mehrere Kunden eingeschränkt werden. |
| Projekte ermitteln | Die Ermittlung des Projekts, das auf die Barauslagen gesetzt werden soll, kann über den LEA Parameter Projekte ermitteln gesteuert werden. |
| "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen | Wird der LEA Parameter "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen aktiviert, so wird im Zuge der Zeilenverrechnung das Feld Datenbesitzer für Ansehen am Kundenstamm geprüft: Nur NTCS Benutzer, die der hinterlegten Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, sind berechtigt, für den Kunden Zeilenverrechnungsdaten zu übernehmen. |
Ablauf
Grundsätzlich wird jeder eingetragene BMD Com-Benutzer berücksichtigt, bei dem lizenzzuweisende Eigenschaften (BMD Com-Benutzergruppen, my BMD Com-Benutzergruppen, Add-ons und BMD Com-Gerätelizenzen) aktiviert sind. Beachten Sie dazu bitte auch das Kapitel Regeln zur Ermittlung von gültigen BMD Com-Benutzern.
Die unterschiedlichen Lizenzen werden über folgende Felder zugewiesen:
- Basis
- Plus
- Pro
- Lohnportal
- Zeiterfassung
- Reisekosten
- Fibu-Vorerfassung
- Faktura Com
- Budgetierung
- Zeitterminal
- my BMD Com
- my BMD Com-Faktura
- Erweiterte Authentifizierung
Werden bei einem BMD Com-Benutzer mehrere Felder befüllt, entstehen auch mehrere Barauslagen (die Lizenzgebühren werden also nicht je Benutzer aufsummiert und in eine Barauslage übertragen.)
Die Lizenzgebühren werden beim Start des Zeilenimports über den Programmteil Zeilenverrechnung ermittelt.
Vor dem Start geben Sie im Bereich "Importeinstellungen" folgende Daten/Informationen bekannt - bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Ausführungen, die in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung bei den einzelnen Feldern angeführt sind:
- Im Datenbereich tragen Sie jenes Leistungsdatum ein, für das die Lizenzgebühren als Barauslagen in der Leistungserfassung angelegt werden sollen. Bitte beachten Sie den Datumsvorschlag, der sich aus dem aktuellen Tagesdatum bzw. bei aktiver Periodenkontrolle (siehe LEA Parameter; nähere Informationen zur Periodenverwaltung) aus dem Ultimo der aktuellen Periode ermittelt. Somit wird für den Fall vorgesorgt, dass Barauslagen nicht irrtümlich für das Tagesdatum angelegt werden, wenn diese noch mit Vormonat fakturiert werden sollen. Wenn Sie möchten, können Sie die Ermittlung auch auf einen Kunden bzw. bestimmte Kunden einschränken.
- In den Ermittlungsquellen aktivieren Sie die Ermittlungsquelle BMD Com-Lizenzen. Im Feld Monat (das nur für die BMD Com-Lizenzen relevant und immer mit einem Vorschlagswert belegt ist) bestimmen Sie den Ermittlungszeitraum. Lizenzgebühren werden nur für diesen einen konkreten Monat in diesem Ermittlungslauf ermittelt. Nur diese Eingabe ist entscheidend - es gibt keine sonstige Möglichkeit, den Ermittlungszeitraum generell zu beschränken bzw. festzulegen.
Hinweis Ermittlungsquellen Buchungszeilen, Lohnabrechnungen, SVS-Cockpit, Firmenbuchgebühren und Postkosten
 | Im selben Ermittlungslauf können Sie zudem Daten/Informationen aus folgenden Ermittlungsquellen erhalten:
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Mit der Funktion Übernahme starten wird hier in der Zeilenverrechnung kundenbezogen die tagesaktuelle Lizenzkonstellation für den angegebenen Monat übernommen. Ermittelt wird der tagesaktuelle Stand an Lizenzen je Kunde und Lizenzart (Benutzergruppe, Add-on oder Gerätelizenz) nur, sofern der passende Kostenfaktor zur Lizenzart vorhanden ist und noch keine Übernahme für den Kunden und diesen Monat stattgefunden hat. Relevant sind Lizenzen für einen Monat weiters nur, wenn der BMD Com-Benutzer selbst an zumindest einem Tag dieses Monats gültig ist (siehe auch Kapitel Regeln zur Ermittlung von gültigen BMD Com-Benutzern).
Da ein bereits übernommener Monat für bereits berücksichtigte Kunden bei künftigen Übernahmen gesperrt ist, ist es unbedingt nötig, sich über den idealen Übernahmezeitpunkt Gedanken zu machen (siehe Kapitel Empfehlungen zum idealen Übernahmezeitpunkt). Werden diese nicht beachtet, kann es sein, dass sich Änderungen in der Lizenzkonstellation nicht wie gewünscht auswirken (siehe auch Kapitel Auswirkungen von Änderungen in der Lizenzkonstellation).
Diese Ermittlung kann auch automatisch über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten eingerichtet werden, sodass die Lizenzgebühren automatisch periodisch übernommen werden und sicher vor dem Beginn der Fakturierung in der LEA zur Verfügung stehen.
Eine erfolgreiche Übernahme wird mit dem automatischen Anzeigen des Übernahmeprotokolls beendet. Durch die erfolgreich abgeschlossene Übernahme setzt das Importprogramm automatisch ein Kennzeichen für den Monat und für die Kunden, die im aktuellen Übernahmelauf übernommen worden sind, um eine nochmalige Übernahme auszuschließen. Im Übernahmeprotokoll sehen Sie jene Lizenzgebühren, die ermittelt werden konnten.
In der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) sind die Barauslagen unter jenem Mitarbeiter sichtbar, der im entsprechenden Kostenfaktor hinterlegt ist (siehe auch Kapitel Kostenfaktoren anlegen).
Eine Anpassung der importierten Barauslagen ist grundsätzlich nicht möglich, da die Autorisierung gleichzeitig mit der Übernahme erfolgt. (Ausnahme: Sie lösen die Autorisierung nochmals auf.)
Ab diesem Zeitpunkt stehen die BMD Com-Lizenzgebühren für die weitere Verwendung bereit und können in Honorarnoten hinzugefügt, aufbereitet und fakturiert werden.
Datenanalysen
Für viele Anwender/innen stellt sich die Frage, wie das Programm zu der genauen Anzahl von übernommenen Zeilen kommt. Hier ist es hilfreich, sich zuerst im Kapitel Tipps und Hintergrundinformationen über Besonderheiten in der Berechnungsweise zu informieren.
Wenn sich Unklarheiten ergeben oder Sie sämtliche Einstellungen nochmals kompakt überprüfen wollen, finden Sie in den folgenden Kapiteln hilfreiche Informationen dazu.
Daten in LEA mit BMD Com-Benutzer vergleichen
Eine Lizenz zählt für die Zeilenverrechnung, sobald diese im jeweiligen BMD Com-Benutzer über das entsprechende Feld in den Bereichen Com-Benutzergruppen, my BMD Com-Benutzergruppen, Add-Ons oder BMD Com-Gerätelizenzen aktiviert ist und der BMD Com-Benutzer selbst an zumindest einem Tag des betreffenden Monats gültig ist. Letzteres kann mittels der Felder Gültig ab und Gültig bis kontrolliert werden.
Für Vergleichszwecke kann daher direkt die Liste der BMD Com-Benutzer herangezogen werden. Treffen Sie im Filter entsprechende Filtereinstellungen auf Kunde, auf die jeweilige Lizenzart (= Com-Benutzergruppen, my BMD Com-Benutzergruppen, Add-ons oder BMD Com-Gerätelizenzen) und gegebenenfalls auf den Gültigkeitszeitraum (= Gültig ab, Gültig bis). Mit der rechten Maustaste und der dort angesiedelten Funktion unter Extras → Datensätze zählen können Sie rasch ablesen, wie die Anzahl der Lizenzen dieser Lizenzart für den betreffenden Kunden zustande kommt.
Hilfsprogramme zur Datenanalyse
Zeilenverrechnungsdaten analysieren
Das Programm Zeilenverrechnungsdaten analysieren, das direkt über das Menü im Fenster Zeilenverrechnung aufrufbar ist, bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Ungereimtheiten in den Kunden- und LEA Stammdaten bzw. Einstellungen zu finden. Es gibt Aufschluss darüber, welche nötigen Stammdaten und Einstellungen für einen bestimmten Kunden für die Zeilenverrechnung fehlen und wie viele Zeilen aus der Verwaltung der BMD Com-Benutzer ermittelt werden können bzw. auch bereits über die Zeilenverrechnung übernommen worden sind.
Übernahmeprotokoll ansehen
Weiters gibt es im Fenster Zeilenverrechnung unter Funktionen → Übernahmeprotokoll die Möglichkeit, das Übernahmeprotokoll nachträglich anzusehen. Nach jedem Import wird ein neues Übernahmeprotokoll für die in die Leistungserfassung übernommenen Daten (siehe Leistungsübersicht) erzeugt und angezeigt. Beachten Sie bitte, dass durch einen Übernahmestart auch theoretisch mehrere Übernahmeprotokolle entstehen können.
Tipps und Hintergrundinformationen
In diesem Kapitel finden Sie interessante Tipps und Hintergrundinformationen zur Weiterverrechnung von BMD Com-Lizenzen über die LEA.
Regeln zur Ermittlung von gültigen BMD Com-Benutzern
BMD verrechnet jene Anzahl an Lizenzen, die Sie als Steuerberater/in bei BMD gekauft haben. An Ihre Kunden möchten Sie allerdings nur jene Lizenzen verrechnen, die in einem Monat auch tatsächlich an den Kunden vergeben werden.
Diese Sichtweise wird auch bei der Berechnung der für die Zeilenverrechnung relevanten Lizenzen aus den angelegten BMD Benutzern berücksichtigt. Somit werden (auch) folgende BMD Com-Benutzer ermittelt:
- Ein BMD Com-Benutzer wird unabhängig davon, ob er aktuell tatsächlich beim Kunden in Verwendung ist oder welchen Anmeldestatus dieser aufweist, gezählt. Ihr Kunde könnte diesen nutzen, daher wird er gezählt.
- Gesperrte BMD Com-Benutzer werden ebenfalls gezählt, da dieser Status nur bei zu vielen fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen vergeben wird und daher nur vorübergehend so sein wird. Ob ein BMD Com-Benutzer gesperrt ist, ist erkennbar am aktiven Feld Gesperrt.
- BMD Com-Benutzer mit eingeschränktem Gültigkeitszeitraum werden für jeden Monat berücksichtigt, an welchem der Com-Benutzer selbst an zumindest einem Tag des betreffenden Monats gültig ist. Dies wird mithilfe der Felder Gültig ab und Gültig bis festgestellt.
Hier können folgende Varianten auftreten:Der BMD Com-Benutzer weist weder ein Gültig-ab-Datum noch Gültig-bis-Datum auf. Der BMD Com-Benutzer ist für jeden Monat gültig. Der BMD Com-Benutzer weist nur ein Gültig-ab-Datum auf (z. B. ab 15.06.2025 oder ab 30.06.2025). Der BMD Com-Benutzer ist ab dem betreffenden Monat gültig (bezogen auf das Beispiel ab dem Monat Juni). Der BMD Com-Benutzer weist nur ein Gültig-bis-Datum auf (z. B. bis 01.06.2025 oder bis 14.06.2025). Der BMD Com-Benutzer ist bis zum betreffenden Monat gültig (bezogen auf das Beispiel bis zum Monat Juni). Der BMD Com-Benutzer weist sowohl ein Gültig-ab- als auch ein Gültig-bis-Datum auf (z. B. ab dem 31.05.2025 bis zum 01.07.2025). Der BMD Com-Benutzer ist für alle Monate gültig, die in diesem Zeitraum vorkommen (bezogen auf das Beispiel für die Monate Mai, Juni, Juli).
Auswirkungen von Änderungen in der Lizenzkonstellation
BMD Com-Benutzer selbst können historisch geführt werden, das ist mithilfe der Felder Gültig ab und Gültig bis möglich. Damit können Sie nicht nur den Zugang seitens des Kunden in BMD Com regeln (ev. fehlen noch Berechtigungen, die Schulung ist noch ausständig). Auch für die eigene Protokollierung ist die Wartung sinnvoll, um später noch zu wissen, wann welcher Kunde BMD Com benutzt hat.
Die lizenzzuweisenden Eigenschaften können allerdings nicht historisch geführt werden. Es ist also nicht möglich, dem System gleichzeitig mitzuteilen, dass ein BMD Com-Benutzer z. B. bis Monatsmitte die Lizenz "Basis" und die Lizenz "Fibu-Vorerfassung" zugewiesen hatte und demselben BMD Com-Benutzer ab Monatsmitte die Lizenz "Pro" und die Lizenz "Faktura Com" zugewiesen wird. Abgebildet wird hier immer nur der aktuell gültige Stand.
Daher ist es zwar für die Zeilenverrechnung möglich festzustellen, ab/bis wann ein BMD Com-Benutzer gültig ist, aber nicht, wann welche lizenzzuweisende Eigenschaft vergeben war. Folglich kann für einen Monat immer nur jene Lizenzkonstellation berücksichtigt und in der Analyse festgehalten werden, welche zum Zeitpunkt der Ermittlung im System angelegt war.
Sofern die Wartungsempfehlungen eingehalten werden und ein idealer Übernahmezeitpunkt gewählt wurde (siehe Kapitel Empfehlungen zum idealen Übernahmezeitpunkt), ist es somit möglich, einen für die Abrechnung realitätsnahen Stand der Lizenzkonstellation je Monat zu übernehmen. Sobald für einen Kunden mindestens eine BMD Com-Lizenz für einen Monat übernommen worden ist, findet für diese Kombination Kunde/Monat keine weitere Übernahme statt - es erfolgt somit kein Differenzvergleich oder Plus-/Minusübernahmen.
Eine "durchgängig historisch korrekte" Übernahme kann also nicht durchgeführt werden, folgendes Beispiel soll dies verdeutlichen:
Beispiel Auswirkungen von Änderungen in der Lizenzkonstellation
 | Zum Zeitpunkt der Übernahme (Mitte des Monats) waren zwei BMD Com-Benutzer mit der Lizenz "Basis" angelegt. Ein BMD Com-Benutzer hatte auch die Lizenz "Reisekosten" zugeordnet.  Die Analyse zeigt daher vor Übernahme des aktuellen Monats Jänner 2026 folgendes Bild:  Diese Daten werden auch übernommen.  Nach der Übernahme wird ein BMD Com-Benutzer dem Kundenwunsch entsprechend auf die Lizenz "Pro" geändert. Zusätzlich erhält dieser BMD Com-Benutzer auch die Lizenz "Faktura Com". Weiters soll auch ein neuer BMD Com-Benutzer mit der Lizenz "Basis" ab sofort berücksichtigt werden. Dieser BMD Com-Benutzer erhält auch die Lizenz "Erweiterte Authentifizierung".  Da der Monat für den Kunden bereits übernommen ist, ändert sich trotz Anpassungen in den BMD Com-Benutzern nichts für das bereits übernommene Monat. Nur künftige Monate greifen auf den aktuell abgebildeten Datenstand zu. |
Folgende Schlussfolgerungen ergeben sich dadurch:
- Bei der Übernahme wird immer genau jene Anzahl an Lizenzen, die zum aktuellen Zeitpunkt ermittelt werden kann, berücksichtigt. Das Programm ist nicht dazu in der Lage zu erkennen, wie viele Lizenzen in einem bestimmten Monat in der Vergangenheit angelegt waren.
- Sind bereits Lizenzen für einen Monat importiert, wird nur die zum damaligen Zeitpunkt ermittelte Anzahl angezeigt, selbst wenn sich die Lizenzanzahl in der Zwischenzeit verändert hat.
Eine nochmalige Übernahme, ein Rücksetzen oder eine Aktualisierung bereits importierter Lizenzen ist daher ausgeschlossen. Es gibt auch keinerlei Rückstellmöglichkeit über den Programmteil Übernahmesicherungen (dieser ist nur für Zeilen aus den Paketen LOHN oder FIBU vorgesehen).
Ist es tatsächlich notwendig, übernommene Lizenzgebühren für die Fakturierung zu korrigieren, ist folgender Ablauf empfehlenswert: Veranlassen Sie sofort eine manuelle Erfassung einer Korrekturleistung für die verloren gehende oder zusätzlich entstandene Lizenz des betroffenen Monats. Diese ermöglicht dann zusammen mit der automatisch entstandenen Lizenzgebühr aus der Zeilenverrechnung für das Monat am Monatsende eine korrekte Verrechnung an den Kunden.
Empfehlungen zum idealen Übernahmezeitpunkt
Werden vom Kunden genutzte BMD Com-Lizenzen von Ihnen genau nach Anzahl je Monat verrechnet (also nicht pauschal) ist es nötig, sich sowohl bei der manuellen Übernahme als auch Übernahme via Stapel über den idealen Übernahmezeitpunkt Gedanken zu machen. Es kann - wie oben im Kapitel Auswirkungen von Änderungen in der Lizenzkonstellation dargestellt - je Kunde immer nur eine Übernahme im Monat gemacht werden. Damit werden Vorgänge, die sich auf den Monat beziehen, aber Änderungen in der tatsächlichen Anzahl der genutzten Lizenzen (Erhöhung oder Reduktion der Lizenzen) in diesem bereits übernommenen Monat auslösen, nicht nachträglich im Rahmen der Zeilenverrechnung korrigiert.
Diese Vorgänge erfordern bei ungünstig gewähltem Übernahmezeitpunkt also immer manuelle Korrekturen im Rahmen der Fakturierung.
Beispiel Relevanz des Übernahmezeitpunktes generell
| Im folgenden ein paar Beispiele zur Verdeutlichung, warum der Übernahmezeitpunkt relevant ist:
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In diesem Zusammenhang spielt aber auch eine Rolle, zu welchem Zeitpunkt weitere Lizenzen von Ihnen bei BMD gekauft werden. Sobald Sie feststellen, dass weitere Lizenzen benötigt werden, werden Sie diese auch kaufen. Es ist aber organisatorisch nicht immer möglich, diese ab diesem Zeitpunkt bereits dem Kunden weiterzuverrechnen. Das bewirkt, dass die Kanzlei eventuell Lizenzen bezahlt, bevor sie vergeben bzw. bevor sie überhaupt benutzt werden.
Ein weiterer Aspekt ist, dass Sie Änderungen in der gewünschten Lizenzzusammenstellung, die an Sie seitens des Kunden gemeldet werden, gerne ohne weitere Vormerkungen im System abbilden möchten.
Beispiel Einfluss des Zeitpunktes von Nachkäufen bzw. Änderungen in den Lizenzzusammenstellungen
| Im folgenden ein paar Beispiele dafür, warum diese Zeitpunkte ebenfalls mit in Betracht zu ziehen sind:
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- Nehmen Sie den Kauf weiterer Lizenzen so spät wie möglich vor, weil dieser ab diesem Zeitpunkt Ihrer Kanzlei in Rechnung gestellt wird (eventuell mittels einer Aufgabe tagesaktuell vormerken).
- Der Eintrag in die BMD Com-Benutzer kann im Anschluss an den Kauf sofort erfolgen, allerdings mit korrektem Gültigkeitsdatum (Feld Gültig ab). Bei Reduktion gilt dasselbe (Feld Gültig bis).
- Für die Bestimmung des optimalen Übernahmezeitpunkts spielt nicht zuletzt Ihre Organisation in der Fakturierung eine Rolle. Natürlich ist es auch wesentlich, ob Sie die Lizenzen im Vorhinein oder im Nachhinein für einen Monat abrechnen wollen.
Beachten Sie dabei, dass Sie beim manuellen Start passende Eingaben in den Feldern Leistungsdatum und Monat treffen müssen.
Beachten Sie weiters, dass sich stapelgesteuertem Aufruf über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten das Leistungsdatum aufgrund des aktuellen Tagesdatums und der Monat aufgrund der Festlegung des Stapelparameters Ermittlungsmonat BMD Com-Lizenzen ergibt. Diese Stapelparameter muss daher passend eingestellt werden. Informieren Sie sich dazu auch direkt in der Hilfe zum Stapel selbst.
Das ergibt folgende Varianten, wobei die erste Variante "Übernahme eines Monats am/nach dem Monatsletzten" die empfohlene Variante darstellt, wie Sie anhand der Beispiele in der Tabelle erkennen können.
Einmalige Übernahme eines Monats am/nach dem Monatsletzten (manuell oder via Stapel) - Abrechnung für den vergangenen Monat | Wenn Sie den Monat am/nach dem Monatsletzten übernehmen, erhalten Sie für Ihre Fakturierung den Endstand der Lizenzkonstellation für neue und bestehende Kunden für den Monat per Monatsletzten. Beispiel Auswirkungen von Änderungen in der Lizenzkonstellation
Beispiel Auswirkungen von Änderungen in der Lizenzkonstellation
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| Tägliche Übernahme eines Monats am Abend (via Stapel) - Abrechnung für den vergangenen Monat | Wenn Sie den Monat täglich am Abend übernehmen, erhalten Sie für Ihre Fakturierung den Anfangsbestand der Lizenzkonstellation für bestehende Kunden, erweitert um den Anfangsbestand der Lizenzkonstellation für neue Kunden für den Monat per aktuellem Tagesdatum. Beispiel Auswirkungen von Änderungen in der Lizenzkonstellation
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| Einmalige Übernahme eines Monats am Monatsersten (manuell oder via Stapel) - Abrechnung für den kommenden Monat | Wenn Sie den Monat am Monatsersten übernehmen, erhalten Sie für Ihre Fakturierung den Anfangsbestand der Lizenzkonstellation ausschließlich für bestehende Kunden für den Monat per Monatsersten. Beispiel Auswirkungen von Änderungen in der Lizenzkonstellation
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