Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → Kanzlei → Firmenbuchverwaltung

Die Firmenbuchverwaltung dient der, für Kapitalgesellschaften verpflichtenden, Verwaltung der einzureichenden Bilanzen beim Firmenbuchgericht. Sie erzeugt und zeigt Ihnen die Fristen für die Einreichung von Bilanzen an. Die erzeugten Fristen können auch in den Fristen angesehen und bearbeitet werden. Der Betreff der generierten Fristen lautet "Bilanzeinreichung beim Firmenbuchgericht".

Zu diesem Thema bieten wir auch das kostenlose Lernvideo

Wie funktioniert die Firmenbuchverwaltung?

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Über die Einstiegsfelder können Sie einschränken, welche Daten angezeigt werden sollen. Im Feld "Firma/Firmengruppe" muss ein Wert eingetragen werden. Geben Sie ein Firmenbuchgericht, einen Kunden, ein Abgabejahr bzw. einen Sachbearbeiter ein, um die unten angezeigten Firmenbuchfristen einzuschränken.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Spalte Jahr über die Feldauswahl

in der Listenansicht einzublenden, um feststellen zu können, für welches Abgabejahr diese Firmenbuchfrist abzugeben ist.

Standardfeldauswahl Einstiegsfelder Firmenbuchverwaltung

Standardfeldauswahl Einstiegsfelder

Firmenbuchstatistik

Die Firmenbuchstatistik zeigt Ihnen ein Balkendiagramm, das Aufschluss gibt über:

die offenen,
die erledigten,
die Gesamtanzahl der einzureichenden Fristen

Firmenbuch

In diesem Bereich werden Ihnen die Firmenbuchfristen aufgelistet.

Hier ist eine Sortierung mit der Combobox rechts oben möglich und zwar nach:

Alle
Offene
Erledigte

Hinweis

Der zuletzt ausgewählte Status in dieser Combobox wird beim Schließen der Firmenbuchverwaltung gespeichert. Das heißt, die Firmenbuchfristen werden immer mit der zuletzt verwendeten Combobox-Einstellung aufgelistet.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü Verfügung:

Erledigen

Mit dieser Funktion können Sie eine Firmenbuchfrist als erledigt kennzeichnen. Je nach Parametereinstellung wird diese dann hellgrau duchgestrichen dargestellt (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM → Durchstreichen erledigter Daten).

Durchstreichen erledigter Daten

Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob erledigte Termine, Aufgaben, Ideen und Fristen durchgestrichen dargestellt werden sollen.

Hinweis

Die Funktion "Erledigen" könnte unter Umständen inaktiv sein, wenn auf der Fristart für Firmenbuchfristen eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt ist.

Datenbesitzer für Bearbeiten

In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für den Bearbeitungsschutz für Fristen mit dieser Fristart hinterlegen. Bei Fristen mit einer Fristart, bei der eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegt ist, sind ausgewählte Bearbeitungsfunktionen der Frist (z. B. Erledigt und Bearbeiten) für alle Benutzer inaktiv, die nicht dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.

Achtung!

Ausgenommen von diesem Bearbeitungsschutz sind jene Fristen, die durch die Hintergrund- bzw. Spezialfunktion Frist erledigen über den CRM Workflow erledigt werden.

Firmenbuchfristen erzeugen

Diese Funktion erzeugt automatisch im Hintergrund ALLE Fristen für ALLE Kunden mit entsprechend gewarteten Stammdaten (siehe Hintergrundinfos) für das entsprechende Abgabejahr. Details zur Erzeugung der Firmenbuchfristen erhalten Sie in den Hintergrundinformationen dieser Hilfe. Diese Funktion sollten Sie mindestens einmal pro Monat durchführen, um die Aktualität Ihrer Daten zu gewährleisten! In der Logdatei ist ersichtlich, welche Fristen für welche Kunden in welchen Abgabejahren erzeugt wurden.

Funktionen

In LEA verbuchen

Sie können Fristen (mittels zusätzlicher Eingaben) in die LEA als Arbeitsbericht verbuchen. Nach der Neuanlage des Arbeitsberichts erscheint eine Abfrage, ob die Frist nun erledigt werden soll. Bereits erledigte Fristen können ebenfalls in die LEA übernommen werden.

Achtung!

Ein Verbuchen in die LEA ist je Frist aktuell nur einmalig möglich. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Leistung.

Protokoll - Firmenbuchfristen erzeugen

Mit dieser Funktion können Sie gleich jene Logdateien aufrufen, in denen protokolliert wird, welche Firmenbuchfristen angelegt bzw. nicht angelegt worden sind. Bei nicht angelegten Firmenbuchfristen wird auch der Grund dafür im Logfile aufgelistet. Es werden folgende drei Gründe protokolliert:

Die Firmenbuchfrist wurde erfolgreich erstellt.
Die Firmenbuchfrist wurde nicht erstellt, weil kein Bilanzstichtag ermittelt werden konnte. Wo der Bilanzstichtag hinterlegt werden kann, lesen Sie in den Hintergrundinformationen im Bereich Bilanzstichtag.
Die Firmenbuchfrist wurde nicht erstellt, weil beim Kunden kein Firmenbuchgericht hinterlegt ist.

In diesem Fenster werden Ihnen zwei Logfiles angezeigt: eines, das die allgemeine Erzeugung der Firmenbuchfristen durch den Stapel protokolliert (Firmenbuch.log) bzw. das benutzerbezogene Logfile, das geschrieben wird, wenn Sie die Funktion Firmenbuchfristen erzeugen manuell ausführen (Firmenbuch<User-ID>.log).

DMS

Mit diesen Funktionen haben Sie die Möglichkeit einer Firmenbuchfrist Dokumente zuzuordnen, diese anzusehen, zu versenden etc. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Dokumentation zu den Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Hinweis

Bereits zugeordnete Dokumente einer Firmenbuchfrist können auch per Drag & Drop einer anderen Aufgabe zugeordnet werden. Detaillierte Informationen zum Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe Drag & Drop im DMS.

Ausdruck
Ausdrucke Variabel	Mit dem Firmenbuchverwaltung - Auswertungsdesigner können Sie individuelle Ausdrucke zur Firmenbuchverwaltung gestalten.

Extras
Textdatei importieren - Firmenbuch	Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Firmenbuchfristen aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardimport Textdatei.
Textdatei exportieren - Firmenbuch	Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Firmenbuchfristen in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Export Textdatei.

Standardfeldauswahl Firmenbuchverwaltung

Standardfeldauswahl Firmenbuchverwaltung

Dokumente

Im Bereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet. Sie können sofort in diesem Bereich das entsprechende Dokument ansehen, bearbeiten, versenden etc., ohne dieses davor im DMS extra suchen zu müssen.

Hinweis

Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert.

Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich.

Hinweis

Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten.

Dokument ansehen

Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll.

Hinweis

Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument bearbeiten

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll.

Hinweis

Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Start RTF-Dokumente

TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument versenden

Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" einen Stempel hinterlegt haben.

Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv.

Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen.

Hinweis

Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt.

Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Dokument versenden

Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind.

Per E-Mail versenden

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Auswahl E-Mail-Adressen bei Versenden

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.

Mit Begleitbrief versenden

Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.

Hinweis

Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus den Leistungsumfängen auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → "Dokumente versenden" können Sie diese Einstellungen treffen.

Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.

Im Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen.

Mit ID Austria signieren (nur PDF)

Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.

An CZ-Databox

Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

Post
Poststück ansehen	Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet. Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
Neuen Posteingang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
Neuen Postausgang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf.
Neues versandf. Poststück zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
Massensendung bearbeiten	Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.

Dokumente in Bearbeitung

Arbeitskopie archivieren

Diese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS.

Arbeitskopie verwerfen

Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt außerdem den Check-out-Status zurück. Darüber hinaus gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt.

Hinweis

Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn

der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe "Admin" oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.
der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist.
im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

Liste aller Dokumente in Bearbeitung

Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung.

Hinweis

Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung.

Hinweis

Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.

Erstelle

Neue Aufgabe

Öffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neuer Termin

Öffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neue Frist

Öffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.

Neuer Workflow

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster CRM Workflow, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das durchführen, erhalten Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten.

Hinweis

Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage.

Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.

Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, das den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt.

Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.

Verschieben/Verteilen/

Verweise

Verschieben zu Person

Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle in NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle in NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Hinweis DMS-Workflow

22222

Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt.

Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden.

Verschieben in Archiv

Mit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.

Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung.

0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben.

1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben.

Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung.

Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.

Bearbeiten bei Verschieben in Archiv

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet.

Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben.

Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv.

Verschieben auf Pfad

Diese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumentenversionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speichermedium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → "Pfade" angelegt bzw. adaptiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet, ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.

Verteilen an Personen

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, ein Dokument an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt

Verteilen in Archiv

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt

Dokumentenverweise

Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Hinweis

Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.

Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument) von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.

Verknüpfung erstellen

Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis

Mit dem Feld "Archiv-Nr.", das Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Dabei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.

Dokument für Verknüpfung suchen

Es öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.

Favoriten


Zu Favoriten hinzufügen	Mit dieser Funktion können Sie das Dokument zu den Favoriten hinzufügen.
Aus Favoriten entfernen	Mit dieser Funktion können Sie das Dokument aus den Favoriten entfernen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Dokument vorher zu den Favoriten hinzugefügt worden ist. Andernfalls ist die Funktion deaktiviert.

Dokumentenversionen

Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen.

Neue Version aus Datei

Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.

Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.

Kopieren/Einfügen

In Zwischenablage einfügen

Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.

Externer Link

In Zwischenablage kopieren

Der Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MS Worddokument eingefügt werden.

Als E-Mail senden

Das Dokument wird direkt in einer E-Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person!

Hinweis

Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden.

Externer Link als E-Mail

Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten.

Als Download-Link

Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.

Quelldaten öffnen

Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet.
Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen.

Hinweis

Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.

Zu Dokument in DMS

Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung.

Signatur/Unterschrift (nur PDF)

Mit ID Austria signieren

Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die Signatur mit ID Austria

Hinweis

Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen.

Signaturpad

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich die Signatur-Software "xyzmo Client" mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument setzen können.

Hinweis

Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatur-Software schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt.

Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt.

Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO-Signierung nachlesen.

Unterschriften

Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können.

Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.

Archivieren

Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht.

Hinweis

Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool.

Funktionen

Standardfeldauswahl Dokumente

Standardfeldauswahl Dokumente

Dokumentenvorschau

Innerhalb des Dokumentenbereichs können Sie in der Menüleiste über die Funktion

"Vorschau ein/ausblenden" die Dokumentenvorschau ein- bzw. ausblenden. Der Vorteil besteht darin, dass das Dokument nach dem Selektieren sofort in diesem Bereich angezeigt wird, ohne dass Sie das Dokument extra öffnen müssen.

Hinweis

Über die Funktion Archivieren können Sie Dokumente, die aus dem Dokumentenpool oder der Databox stammen, direkt in der Dokumentenvorschau archivieren.

Hintergrundinformationen

Stammdatenwartung
Solange ein Kunde aktiv ist, ist die Aufbereitung der Firmenbuchfrist möglich. Ausgeschiedene Kunden werden in der Firmenbuchverwaltung nicht mehr aufbereitet.

Es werden ausschließlich Personen der Personenart Kunde bei der Aufbereitung der Firmenbuchfristen berücksichtigt!

Wird ein Kunde neu angelegt, wird im Kundenstamm automatisch das Feld "Firmenbuchverwaltung" auf "Ja" gesetzt. Möchten Sie den Kunden nicht in der Firmenbuchverwaltung administrieren, so können Sie dieses Feld manuell deaktivieren, was zur Folge hat, dass der Kunde nicht mehr in der Firmenbuchverwaltung aufbereitet wird.

Das Feld "Steuerpflicht ab" muss kleiner gleich dem gerade aktuellen Jahr sein. Solange der Kunde in der Firmenbuchverwaltung aufbereitet werden soll, sollte das Feld "Steuerpflicht bis" nicht befüllt werden (siehe Parameter "Steuerpflicht ab/bis berücksichtigen").

Im Kundenstamm müssen außerdem die Felder "Entspricht Firma" und "Firmenbuchgericht" (wird als Institution auf die Frist übernommen) befüllt sein. Die "Rechtsform" muss auf der Firma des Kunden hinterlegt werden. Die hinterlegte Rechtsform braucht zwingend das Kennzeichen "Firmenbuchverwaltung", damit der Kunde in der Firmenbuchverwaltung aufbereitet wird.

Bei folgenden Rechtsformen wird das Kennzeichen "Firmenbuchverwaltung" von BMD ausgeliefert:

Gesellschaft mit beschränkter Haftung
Aktiengesellschaft
Gemeinnützige GmbH
Gesellschaft mbH & Co KG
Gemeinnützige Genossenschaft
Gemeinnützige Aktiengesellschaft
Anstalt
Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit
Europäische Gesellschaft (SE)

Unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Rechtsformen befindet sich die standardmäßig ausgelieferte Liste aller Rechtsformen. Hier können Sie die Spalte "Firmenbuchverwaltung" hinzufügen und so ansehen, welche Rechtsformen in die Firmenbuchverwaltung übernommen werden.
Eine Änderung der Rechtsformen ist prinzipiell nicht möglich. Sollte der Wunsch einer Änderung einer Rechtsform bestehen, ist es unumgänglich, dass Sie sich mit dem BMD Support in Verbindung setzen, um eine gewünschte Änderung abzuklären.

Das Feld "Entspricht Firma" im Kundenstamm wird bei der Funktion "Firma erstellen" vom Programm automatisch angelegt. Wurde für den Kunden eine Firma schon manuell angelegt, so kann die Firmennummer auch händisch im Kundenstamm im Feld "Entspricht Firma" eingetragen werden.

Auf dieser mittels "Entspricht Firma" zum Kunden zugeordneten Firma müssen Bilanzstichtag und Firmenjahr aktuell gehalten werden.
Das Firmenbuchgericht kann anstelle vom Kunden auch bei der Firma hinterlegt sein (für das aktuelle Jahr) - dieses übersteuert etwaige Hinterlegungen beim Kunden.

Beim erstmaligen Einstieg in das Fenster "Firmenbuchverwaltung" erscheint die Aufforderung, eine Fristart für die Firmenbuchfristen zu hinterlegen. Dafür muss eine eigene Fristart angelegt werden (Stammdaten → CRM und Kanzlei → Fristen → Fristarten), die für alle durch die Firmenbuchverwaltung erzeugten Fristen verwendet wird. Abhängig von dieser Fristart wird auch das Vorwarndatum für die Frist errechnet. Ist keine Fristart hinterlegt, startet die Firmenbuchverwaltung nicht.

Diese angelegte Fristart müssen Sie im folgenden Parameter eintragen:

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Firmenbuch → Fristart

Fristart

In diesem Parameter können Sie die Fristart hinterlegen, mit der die Firmenbuchfristen erzeugt werden sollen. Auch bei manueller Anlage von Firmenbuchfristen wird standardmäßig diese Fristart vorgeschlagen. Grundsätzlich werden nur Fristen mit der in diesem Parameter hinterlegten Fristart in der Firmenbuchverwaltung angezeigt.

Achtung!

Die hier hinterlegte Fristart sollten Sie ausschließlich für Firmenbuchfristen verwenden, weil alle Fristen, die mit dieser Fristart angelegt werden, automatisch auch in der Firmenbuchverwaltung angezeigt werden.

Sollten Sie hier keine Fristart hinterlegen, lässt sich die Firmenbuchverwaltung nicht starten.

Für die Erzeugung der Firmenbuchfristen gibt es den Parameter "Steuerpflicht ab/bis berücksichtigen" (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Firmenbuch). Der Parameter wird standardmäßig mit Ja ausgeliefert. Wird der Parameter auf Nein gesetzt, werden beim Erzeugen der Firmenbuchfristen die Felder "Steuerpflicht ab" und "Steuerpflicht bis" vom Kundenstamm nicht berücksichtigt. Somit ist die Möglichkeit gegeben, einen oder mehrere Kunden in der Firmenbuchverwaltung zu berücksichtigen, nicht jedoch in der Quotenverwaltung.

Steuerpflicht ab/bis berücksichtigen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja setzen, werden beim Erzeugen der Firmenbuchfristen die Felder Steuerpflicht ab und Steuerpflicht bis vom Kundenstamm berücksichtigt. Das heißt, es werden nur für jene Kunden Firmenbuchfristen erzeugt, bei denen das Abgabejahr in den definierten Zeitraum der Steuerpflicht am Kundenstamm fällt.

Wird der Parameter auf Nein gesetzt, werden beim Erzeugen der Firmenbuchfristen die Felder Steuerpflicht ab und Steuerpflicht bis vom Kundenstamm nicht berücksichtigt. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere Kunden in der Firmenbuchverwaltung zu berücksichtigen, nicht jedoch in der Quotenverwaltung.

Logik bei der Ermittlung der Fristen
Das Fristdatum ergibt sich aus dem Bilanzstichtag + 9 Monate. Dies wird in der Firmenbuchverwaltung in der Spalte "Fristdatum" angezeigt. Über den Fristzeitraum der Fristart kann der Fristbeginn in den Fristen (Combobox - offene Fristen) gesteuert werden.

Beispiel: Bilanzstichtag = 31.12. Ergibt ein Fristdatum = 30.09.

Bilanzstichtag
Der Bilanzstichtag wird beim Erzeugen der Firmenbuchfristen von den FIBU-Stammdaten (Firmen- und FIBU-Stammdaten), den Firmenvorjahren bzw. von den Firmenstammdaten direkt übernommen. Die Reihenfolge für die Ermittlung des Bilanzstichtags sieht folgendermaßen aus:

Wirtschaftsjahr Ende der aktuellen FIBU des Kunden
Wirtschaftsjahr Ende der Firmenvorjahre des Kunden
Der eingetragene Bilanzstichtag im gleichnamigen Feld am Firmenstamm

Bei der Berechnung der Frist für die Einreichung beim Firmenbuch ist kein veraltetes Fristdatum möglich. Es wird auf der aktuellen Buchhaltung der Stichtag ermittelt. Das eingetragene Abgabejahr in der Firmenbuchverwaltung hat für die Errechnung des Fristdatums keine Auswirkung. Das Jahr zum Stichtag wird derart ergänzt, dass die Frist zum nächsten Stichtag erzeugt wird, der nach dem Datum der Erzeugung der Frist ("heute") liegt. Es werden nur Firmenbuchfristen erzeugt, deren Fristdatum nicht länger als 1 Jahr in der Zukunft liegt.

Beispiel:

Jüngster Bilanzstichtag der FIBU	31.12.2023
Abgabejahr	2023
Errechnete Frist	30.09.2024
Datum, an dem die Frist für das aktuelle Jahr erzeugt wird	01.10.2024
Fristdatum für das aktuelle Jahr	30.09.2025

In den CRM Parametern gibt es den Parameter "Bilanzstichtag in Freifeld 01 übernehmen" unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Fristen → Firmenbuch. Wird dieser Parameter auf "Ja" gesetzt, wird der Bilanzstichtag ins Freifeld 01 auf der erzeugten Frist geschrieben und kann als Spalte in der Firmenbuchverwaltung eingeblendet werden.

Bilanzstichtag in Freifeld 01 übernehmen

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, wird der Bilanzstichtag in das Freifeld 01 der Firmenbuchfrist geschrieben.

Bei der Erzeugung der Firmenbuchfristen wird überprüft, ob der Bilanzstichtag leer ist. Dementsprechend erscheint nach Erzeugung der Firmenbuchfristen mittels der Funktion "Firmenbuchfristen erzeugen" eine Logdatei, die anzeigt, welche Kunden übernommen worden sind bzw. ob die Daten korrekt gewartet sind.

Wenn Sie Fristen erzeugen, wird pro Kunde genau nur EINE einzige Frist erzeugt. Diese Frist ist immer jene, die auf den heutigen Tag (an dem Tag, an dem Sie die Frist erstellen) als nächstes folgt. Somit werden keine Fristen erzeugt, die eigentlich schon längst erledigt sein müssten. Des Weiteren wird nur dann eine Frist erzeugt, wenn bei dem entsprechenden Kunden nicht bereits eine OFFENE Firmenbuchfrist existiert.

Hinweis

Wenn der Bilanzstichtag auf der aktuellen Fibu abgeändert wird oder eine weitere unterjährige FIBU innerhalb eines Jahres angelegt wird, wird beim Erzeugen geprüft, ob bereits eine Firmenbuchfrist für diesen Kunden in diesem Abgabejahr vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird die bestehende "alte" Firmenbuchfrist gelöscht und die neue Firmenbuchfrist laut Bilanzstichtag der aktuellen Fibu angelegt.

Das Löschen einer "doppelten" Firmenbuchfrist wird auch im Logfile protokolliert, das Sie unter Funktionen → Logdateien ansehen aufrufen können.

Hinweis

Mit dem Feld "Fixiert" auf der Frist können Sie einzelne Fristen von der automatischen Aktualisierung der Firmenbuchfristen ausnehmen. Dies kann unter Umständen bei Rumpfwirtschaftsjahren hilfreich sein. Ist das Feld auf "Ja" eingestellt, wird die Frist beim Erzeugen der Firmenbuchfristen nicht automatisch aktualisiert.

Bitte beachten Sie, dass eine Fixierung nicht auf Folgefristen übernommen wird. Fristen für Folgejahre befolgen dann wieder die oben genannte Berechnungslogik auf Basis des Wirtschaftsjahrs/Bilanzstichtags.

Der dieser Frist zugrundeliegende Bilanzstichtag ergibt dann das ABGABEJAHR (Kalenderjahr, in dem der Bilanzstichtag liegt).
Muss für dieses Abgabejahr (hinsichtlich der Felder Steuerpflicht ab und Steuerpflicht bis am Kundenstamm) eine Firmenbucheingabe erfolgen, so legt das Programm die Frist an.
Die neu ermittelte Frist ist in der Liste der Firmenbuchfristen sichtbar, wenn ihr Abgabejahr der Auswahl im Einstiegsfeld "Abgabejahr" entspricht.

Manuelle Erzeugung von Fristen
Eine Frist kann auch manuell (empfohlen wird die automatische Erzeugung in der Firmenbuchverwaltung) in den Fristen angelegt werden und scheint dann in der Firmenbuchverwaltung auf. Voraussetzung dafür ist, dass es sich um Kunden mit einer gekennzeichneten Rechtsform handelt und die im Parameter "Fristart" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Firmenbuch hinterlegte Firmenbuchfristart verwendet worden ist. Im Feld "Jahr" auf der Frist wird das Bilanzjahr eingetragen.

Fristart

Achtung!

Sollten Sie hier keine Fristart hinterlegen, lässt sich die Firmenbuchverwaltung nicht starten.

Auch eine manuelle Neuanlage einer Firmenbuchfrist direkt in der Firmenbuchverwaltung ist möglich. Empfohlen wird jedoch die automatische Erzeugung der Firmenbuchfristen in der Firmenbuchverwaltung.

Firmenbuchfristen über Stapel erzeugen

Firmenbuchfristen können auch in regelmäßigen Abständen (Tage, Wochen, Monate ..) automatisch über einen Stapel erzeugt werden. Dazu müssen Sie sich den Stapel "Erzeugen Firmenbuchfristen" anlegen, weitere Informationen zu diesem Stapel erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stapel_Erzeugen Firmenbuchfristen. Die Zeitpunkte, an denen dieser Stapel ausgeführt werden soll, können Sie im Fenster Geplante Ausführung festlegen, beispielsweise können Sie sich die neuen Firmenbuchfristen jeden Monat am 1. des Monats um 6:00 Uhr erzeugen lassen.

Hinweis

Die Firmenbuchfristen werden wie bei der Erzeugung durch die Funktion Firmenbuchfristen erzeugen für die eigene Firma erzeugt. Sollte eine Firmengruppe angelegt sein, werden durch den Stapel alle Firmenbuchfristen der zugehörigen Firmen erzeugt. Voraussetzung dafür ist, dass der User, der den Stapel ausführt, im Parameter Eigene Firma die Hauptfirma der Firmengruppe hinterlegt hat.

Sollten Sie für die Ausführung des Stapels einen globalen NTCS STAPEL-User verwenden, müssen Sie in den benutzerbezogenen Einstellungen des STAPEL-Users im Parameter "Eigene Firma" jene Firma hinterlegen, für die die Firmenbuchfristen erzeugt werden sollen. Sollten die Firmenbuchfristen für die gesamte Firmengruppe erzeugt werden, müssen Sie wiederum die Hauptfirma der Firmengruppe als Eigene Firma hinterlegen.

Dieser Parameter ist unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Eigene Einstellungen → Allgemein zu finden.

Eigene Firma

Hinterlegen Sie hier die Firmennummer, zu der die NTCS Benutzer programmtechnisch gehören. Dadurch wird für die Benutzer nach dem Öffnen von NTCS die für sie korrekte Firmenumgebung geladen und sie können die richtigen Daten sehen.

Die Ermittlung der Firma erfolgt nach folgender Priorität:

Eigene (benutzerbezogene) Einstellung dieses Parameters.
Firma, unter welcher der Mitarbeiter angelegt ist, zu dem der Benutzer über das Feld "User-ID" zugeordnet ist.
Allgemeine (globale) Einstellung dieses Parameters.
Wenn keine Firma ermittelt werden kann, wird automatisch die Nummer 1 verwendet.

Ermittlung der Firmennummer

Die Ermittlung der Firmennummer, unter der der Datensatz angelegt wird, ergibt sich wie folgt:

1. WP-Firma vom Firmenstamm
2. WP-Firma vom Kundenstamm
3. STB-Firma vom Firmenstamm
4. STB-Firma vom Kundenstamm
5. Firma des Kunden

Ermittlung des Sachbearbeiters
Für den Kunden ist unter Stammdaten → Zuständigkeiten → Zuständigkeiten nach Kunde ein Hauptmitarbeiter für die Zuständigkeit "Firmenbuchverwaltung" anzulegen.
Auf der Fristart unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → Fristen → Fristarten ist im Feld "Zuständigkeitsbereich" der Zuständigkeitsbereich "Firmenbuchverwaltung" zu hinterlegen.
Bei der Ermittlung des Sachbearbeiters wird nun jener Mitarbeiter angezeigt, der in den "Zuständigkeiten nach Kunde" für den Kunden hinterlegt wurde.

Haben Sie die Daten der Zuständigkeiten nicht gewartet, wird der Sachbearbeiter des Kunden herangezogen. Dann ist der Erzeuger der Firmenbuchfristen der Sachbearbeiter.

Falls kein Sachbearbeiter am Kunden hinterlegt ist, so ist bei der manuellen Erstellung mit F5 - Neu am Feld "Sachbearbeiter" ein Mitarbeiter auszuwählen.

Hinweis

Ob sich der Sachbearbeiter der Firmenbuchfrist bei Änderung des zuständigen Mitarbeiters im Zuständigkeitsbereich aktualisieren soll, können Sie über den Parameter Firmenbuchfristen aktualisieren unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Zuständigkeiten → Allgemeine Einstellungen → Allgemein steuern.

Firmenbuchfristen aktualisieren

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei einer Änderung des zuständigen Mitarbeiters im Zuständigkeitsbereich auch der Sachbearbeiter der Firmenbuchfrist aktualisiert werden soll. Bei einer Aktualisierung können Sie noch entscheiden, ob der Sachbearbeiter für das aktuelle Jahr oder für alle offenen Firmenbuchfristen aktualisiert werden soll.

Hinweis

Der Zuständigkeitsbereich für die Aktualisierung des Sachbearbeiters wird von der Fristart ermittelt, die im Parameter Fristart unter "Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Firmenbuch hinterlegt ist.

Fristart

Achtung!

Sollten Sie hier keine Fristart hinterlegen, lässt sich die Firmenbuchverwaltung nicht starten.

Mailing
Der hinterlegte Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit dem Titel "Neuanlage Frist: Bilanzeinreichung beim Firmenbuchgericht", in der die Frist, der Kunde und die Fälligkeit angezeigt werden.

Sollte diese E-Mail nicht erwünscht sein, so ist diese Funktion einfach mittels Parameter zu deaktivieren.
Diesen Parameter findet man unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Fristen → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren. Hier kann zwischen den Optionen "Ja" und "Nein" ausgewählt werden.

E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden alle E-Mails, die in Zusammenhang mit Fristen entstehen, unterdrückt.

Achtung!

Es werden dann auch keine generellen Fristenmails bei Neuanlage, Bearbeiten etc. aus den Fristen mehr verschickt!

Übergreifende Funktionen zum Paket BILANZ

Bei den Jahresabschlüssen wird nach dem Setzen des Databox Ok am Paket in der Bilanz die Firmenbuchfrist automatisch auf erledigt gesetzt. Als Erledigt-Datum wird das Einreichdatum des XML-Pakets verwendet. Dies betrifft folgende Pakete:

Jahresabschluss Firmenbuch
Konzernabschluss Firmenbuch
Jahresabschluss Firmenbuch über elektronischen Rechtsverkehr
Konzernabschluss Firmenbuch über elektronischen Rechtsverkehr

Logfile

Für das Logfile werden in erster Linie alle Kunden geladen, die das Kennzeichen "Firmenbuchverwaltung" im Kundenstamm haben. Im nächsten Schritt wird überprüft, ob die Kunden aktiv sind und bei der jeweiligen Rechtsform muss das Häkchen Firmenbuchverwaltung gesetzt sein.

Angeführt im Logfile werden dann die Kunden, bei denen kein Bilanzstichtag gefunden wird oder kein Firmenbuchgericht. Auch wenn ein Kunde neu im Firmenbuch angelegt wird, steht dieser Eintrag im Logfile. Das Logfile können Sie jederzeit in diesem Fenster unter Funktionen → Logdateien ansehen aufrufen.

Siehe auch:

Fristarten

Fristen

Zuständigkeiten nach Kunde

Lernvideo: Wie funktioniert die Firmenbuchverwaltung?

Lernvideo: Wie kann ich in der Firmenbuchverwaltung eigene Ausdrucke designen?

Lernvideo: Wie arbeite ich mit Zuständigkeiten?