Person | In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Person (Kunde, Gesellschafter, Mitarbeiter etc.) eintragen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Über den blauen Pfeil  vor diesem Feld öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Sie die gewünschte Person auswählen können.
Hinweis | Bei der Archivierung von E-Mails wird anhand der E-Mail-Adresse die Person für die Archivierung ermittelt. Bei Posteingängen wird mit der E-Mail-Adresse des Absenders, bei Postausgängen mit der E-Mail-Adresse des Empfängers gesucht.
Ist die E-Mail-Adresse bei einer aktiven und bei einer inaktiven Person hinterlegt, wird die E-Mail-Adresse von der aktiven Person für die Archivierung vorgeschlagen. |
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Kategorie | In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Dokumentenkategorie hinterlegen, zu der das Dokument archiviert werden soll. Dokumentenkategorien stellen das Hauptbeschlagwortungselement für Dokumente dar. In der Dokumentenübersicht am Reiter Kategorien besteht die Möglichkeit, eine Liste der Dokumente darstellen zu lassen, die zu einer bestimmten Kategorie archiviert wurden. Jede Dokumentenkategorie muss einer Hauptkategorie zugeordnet sein. In der Dokumentenübersicht bzw. -liste können Sie sich dann die Liste der Dokumente mittels der Combobox rechts oben nach den Hauptkategorien gefiltert darstellen lassen. Weitere Informationen zu den Dokumentenkategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenkategorien.
Hinweis | Um die Kategorie bei der Dokumentenarchivierung ohne Dialog im Hintergrund zu ermitteln, wird der übergebene Wert für die Dokumentenkategorie grundsätzlich mit folgenden Feldern auf der Dokumentenkategorie verglichen: - Zuerst wird geprüft, ob es eine Dokumentenkategorie mit diesem Wert im Feld Nr/Kurz-Bez. gibt.
- Kommt es bei Punkt 1 zu keinem Treffer, wird anhand des Feldes Matchcode geprüft, ob es eine Dokumentenkategorie gibt. Diese Suche funktioniert mit "beginnt mit", das heißt, die Übergabe muss nicht 1:1 gleich dem Matchcode sein. Wird zum Beispiel DOK übergeben und im Matchcode einer Kategorie steht DOKU, dann wird diese Kategorie ermittelt.
- Kann bei den ersten beiden Punkten keine Dokumentenkategorie ermittelt werden, erfolgt der Rückfall auf die Dokumentenkategorie, die am Archiv im Feld Standardkategorie hinterlegt ist.
Achtung: Für Archivierungen im Paket FIBU, z. B. beim Buchen, gibt es eine abweichende Ermittlungsreihenfolge, und zwar beim Schritt 2. Hier darf die Ermittlung der Kategorie über Matchcode nur dann erfolgen, wenn der übergebene Wert 1:1 dem Matchcode entspricht. Das heißt, wie beim Besipiel oben, wird DOK übergeben und der Matchcode ist DOKU, dann wird diese Kategorie nicht ermittelt und es erfolgt die Kategoriensuche lt. Schritt 3. |
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Datum | In diesem Pflichtfeld müssen Sie das Datum der Archivierung eintragen. Standardmäßig werden hier das aktuelle Tagesdatum und die Uhrzeit vorgeschlagen, zu dem Sie die Archivierung gestartet haben. Sie können aber jederzeit selbst ein von Ihnen gewünschtes Datum vergeben. Die Ermittlung des vorgeschlagenen Datums hängt auch von der Einstellung des Parameters Dokumentendatum aus Dateidatum ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.
Dieser Parameter wirkt sich bei allen Arten der Archivierung aus. Egal ob die Archivierung im Dialog, im Hintergrund, per Drag & Drop, über einen Dokumentenimport etc. erfolgt.
Hinweis | Beim Import von Dokumenten bzw. beim Archivieren im Dialog erfolgt eine Datumsprüfung, wenn dieses Datum von außerhalb an NTCS übergeben wird. Ist das übergebene Datum, ausgehend vom Tag der Archivierung, älter als 15 Jahre bzw. liegt das Datum mehr als 5 Jahre in der Zukunft, wird automatisch das aktuelle Tagesdatum in die Archivierungsmaske übergeben, ansonsten wird das ermittelte Datum übergeben. |
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Zeilenverrechnung Anhand dieses Datums wird im Rahmen der Zeilenverrechnung (genauer: Weiterverrechnung der SVS-Abfragen) geprüft, ob das betreffende SVS-Dokument in den Ermittlungszeitraum fällt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen. |
Betreff | In diesem Pflichtfeld müssen Sie für das zu archivierende Dokument einen Betreff vergeben. Diesen können Sie nach Ihren Vorstellungen vergeben, über das Diskettensymbol  vor diesem Feld können Sie diesen speichern, um ihn bei einer folgenden Dokumentenarchivierung wiederzuverwenden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Betreff.
Hinweis | Bei der Archivierung über Drag & Drop wird in diesem Feld automatisch der Name des Dokuments vorgeschlagen, welches Sie ins DMS ziehen. Sollten Sie das Dokument auf ein bereits archviertes Dokument im DMS ziehen, wird der Betreff von diesem Dokument als Vorschlag in dieses Feld übernommen. |
Hinweis | Bei der Archivierung von E-Mails wird der E-Mail Betreff in dieses Feld übergeben. Bei der Archivierung von Anhängen können Sie über den Parameter Anhang archivieren entscheiden, ob der Name des Anhangs oder der Betreff der E-Mail in dieses Feld übernommen werden soll. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter→ BMD Office-Add-ins → Sonstige Einstellungen.
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Betreff bei LEA Honorarnoten |
Originaldokument | In diesem Feld wird der Pfad bzw. der Name des Originaldokuments vor der Archivierung angezeigt. Bei der Archivierung können Sie über den blauen Pfeil  vor dem Feld, das gewünschte Dokument im Explorer suchen und auswählen.
Hinweis | Es wird standardmäßig jenes Verzeichnis geöffnet, welches Sie im Parameter Sammelverzeichnis hinterlegt haben. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen. Sollten Sie in diesem Parameter kein Verzeichnis definiert haben, sollte standardmäßig immer das zuletzt geöffnete Verzeichnis aufgerufen werden.
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Über dieses Symbol  vor dem Feld gelangen Sie direkt in den BMD Scan. Im BMD Scan können Sie dann Dokumente einscannen bzw. bereits eingescannte Dokumente splitten und die gewünschten Seiten in die Dokumentenarchivierungsmaske übergeben. Dieses Symbol  ermöglicht mehrere Dokumente gleichzeitig zu archivieren. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Dokumente auswählen und jedem Dokument einen Betreff zuweisen können. Die Person bzw. die Dokumentenkategorie können Sie bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente nicht für jedes Dokument individuell bestimmen. Das heißt, diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Dokumente auf die gleiche Person und Dokumentenkategorie archivieren wollen. Zusätzlich werden auch alle Zuordnungen von Projekten, Artikeln, Sachkonten, Kostenrechnungen etc. auf alle in diesem Schritt archivierten Dokumente übernommen.
Hinweis | Bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente ins DMS werden je Dokument die entsprechenden Folgedialoge für die Aufgabenanlage, Poststückanlage, Leistungsanlage etc. angezeigt. Grundsätzliche Voraussetzungen für die Anzeige dieser Dialoge sind die entsprechenden Einstellungen auf der Dokumentenkategorie bzw. auf den entsprechenden Feldern am Dokumentendatensatz selbst.
Sollten Sie einen dieser Dialoge abbrechen, erhalten Sie folgende Abfragemeldung, bei der Sie entscheiden können, ob die folgenden Dialoge angezeigt werden sollen oder nicht. Bei "Dialoge anzeigen" wird nur diese eine Anlage einer Leistung, Aufgabe etc. verworfen, alle weiteren Neuanlagedialoge erscheinen. Wenn Sie hier abbrechen, werden zwar die Dokumente archiviert, aber die Dialoge zur Anlage von Aufgaben, Leistungen etc. erscheinen für alle weiteren Dokumente nicht mehr.
Die Meldung, ob die weiteren Dialoge angezeigt werden sollen, kommt nur dann, wenn tatsächlich auch Dialoge angezeigt würden. Kommt kein weiterer Dialog, erscheint auch keine Meldung. |
Welches dieser beiden Symbole ( , ) vor dem Feld angezeigt wird, können Sie über den Parameter F8-Funktion bei Originaldokument, unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen steuern.
Hinweis Verweise | Wenn Sie über diese Funktion mehrere Dokumente gleichzeitig archivieren, können automatisch vom Hauptdokument ausgehend Verweise auf alle anderen Dokumente dieser Sammelarchivierung erstellt werden. Weitere Informationen zu Verweisen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenverweise. |
Hinweis | Beachten Sie bei der Archivierung von Dokumenten den Parameter Max. Dateigröße in MB. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren:
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Hinweis Originaldokument bei LEA Honorarnoten | Nach dem Pfad wird der Name des Originaldokuments angezeigt. Bei LEA Honorarnoten ermittelt sich dieser Name aus dem Betreff des Dokuments und ist somit gleichlautend wie dieser. Der Betreff und der Name des Originaldokuments werden in den Druckereinstellungen für Ablaufarten anhand der im Feld Betreff beim Archivieren hinterlegten Texte und Steuerungszeichen generiert. |
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Sachbearbeiter | In diesem Feld können Sie den Sachbearbeiter eintragen, der für die Bearbeitung des Dokuments zuständig ist. Standardmäßig wird Ihnen beim Archivierungsvorgang der Mitarbeiter vorgeschlagen, mit dem Sie zurzeit im NTCS angemeldet sind.
Beim Archivieren von E-Mails hängt der Vorschlag in diesem Feld vom Parameter Ermittlung Sachbearbeiter bei Mailarchivierung ab. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren.
Hinweis | Bei der Archivierung in ein Mandantenarchiv verhält sich der Vorschlag in diesem Feld abweichend vom eigenen Archiv. Hier wird standardmäßig des Feld leer vorgeschlagen und Sie können dann einen Sachbearbeiter auswählen, der unter der Firma angelegt ist, die am Archiv hinterlegt ist. Der aktuell angemeldete Mitarbeiter darf hier nicht automatisch vorgeschlagen werden, weil dieser nicht unter der Mandantenfirma geführt wird, sondern unter der eigenen Firma läuft. Im DMS dürfen nur Personen einem Dokument zugeordnet werden, die unter der Firma des ausgewählten Archivs geführt werden. |
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Institution | In diesem Feld können Sie eine Institution hinterlegen, die von diesem Dokument betroffen ist. |
Schlagwort | In diesem Feld können Sie dem Dokument verschiedene Schlagwörter zuordnen, nach denen die Dokumente dann gesucht werden können. Mit dem F8-Symbol  vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Schlagwörter zuordnen, in dem Sie neue Schlagwörter anlegen können bzw. die Zuordnung vornehmen können. Die Schlagwortsuche können Sie in der Dokumentenübersicht unter Suchen im Fenstermenü aufrufen. Es öffnet sich das Fenster Schlagwortsuche, in dem Sie das Schlagwort auswählen können, für das die Dokumente dargestellt werden sollen. |
