Archivierung Dokument
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.In diesem Fenster sind die Eingaben zu tätigen, mit denen das Dokument anschließend im DMS (Dokumentenmanagementsystem) abgelegt wird.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Hinweis
 | Standardmäßig wird Ihnen in diesem Fenster die Dokumentenvorschau eingeblendet. Die Dokumentenvorschau ermöglicht eine Anzeige des Dokuments, ohne dieses extra öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenvorschau. |
Dokument
Die Felder Person, Kategorie, Datum, Betreff und Originaldokument sind Pflichteingaben, um ein Dokument abzulegen. Weitere Felder sind individuell ausfüllbar, weitere Informationen zu den Dokumentenfeldern erhalten Sie in der Beschreibung der 
Feldauswahl.
Feldauswahl.Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Speichern und Schließen | Das Dokument wird gespeichert und vom aktuellen Ablageort (z. B. lokale Festplatte, Fileserver) in das DMS verschoben. |
 Verwerfen und Schließen | Die Speicherung wird verworfen und das Fenster geschlossen. |
 Speichern ohne Verschieben | Speichert das Dokument und kopiert es vom aktuellen Ablageort (z. B. lokale Festplatte, Fileserver) in das DMS. Achtung: Bei dieser Variante haben Sie dann zwei Dokumente, und müssen den Überblick behalten, wo in späterer Folge immer die aktuelle Version zu finden ist. Wir empfehlen diese Option nur in bewussten Ausnahmefällen zu verwenden! |
 Speichern und Öffnen | Speichert das Dokument, verschiebt es vom aktuellen Ablageort (z. B. lokale Festplatte, Fileserver) in das BMD DMS und öffnet es von dort wieder. Diese Option wird sehr häufig verwendet, wenn Sie ein Dokument zwischendurch beschlagworten, dann jedoch noch weiter bearbeiten möchten! |
 Dokument ansehen | Mit dieser Funktion können Sie das im Feld "Originaldokument" ausgewählte Dokument zur Ansicht öffnen. |
 Verteilen an Personen | Mit dieser Funktion können Sie gleich beim Archivierungsvorgang das Dokument auf mehrere Personen verteilen. |
 Dokumentenverweise | Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit gleich bei der Archivierung Verweise auf bereits archivierte Dokumente zu erstellen und zu einem Verbund zusammenzuschließen. Weitere Infos erhalten Sie in der Fensterhilfe Dokumentenverweise. |
 Zusammenfassen | Mithilfe dieser Funktion kann aus einem PDF-Dokument eine textliche Kurzfassung durch den Fox erstellt werden. Diese wird unter dem Feld "Zusammenfassung" am Dokument gespeichert. |
 Datenblatt | Diese Funktion ermöglicht Ihnen ein Datenblatt zum Dokument auszudrucken. |
Hinweis geöffnetes Dokument
| Wenn Sie ein Dokument archivieren, wird beim Klick auf eine der drei Speichern-Schaltflächen geprüft, ob das zu archivierende Dokument zu diesem Zeitpunkt noch durch eine andere Anwendung geöffnet ist. Sollte das der Fall sein, bekommen Sie diese Hinweismeldung, dass die Archivierung nicht durchgeführt werden kann.  Erst wenn die Anwendung, die auf dieses Dokument zugreift, geschlossen wird, ist eine Archivierung möglich. |
Hinweis Dateigröße
| Beachten Sie bitte bei der Archivierung von Dokumenten auch den Parameter Max. Dateigröße in MB. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → 2 Archivieren:
Sollten Sie ein Dokument auswählen, welches die im Parameter definierte Größe überschreitet, bekommen Sie gleich diese Hinweismeldung und das Dokument wird für die Archivierung nicht zugelassen.  |
Hinweis Archivwechsel
| Im Normalfall kann im Neuanlagefenster zum Archivieren eines Dokuments kein Archivwechsel mehr durchgeführt werden. Der Parameter Archivwechsel bei externer Archivierung ermöglicht aber bei extern gestarteter Dokumentenarchivierung (z. B. BMD Office-Add-Ins) ein Ändern des Archivs vor dem Speichern des Dokuments. Diesen Parameter finden Sie unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren:
Steht dieser Parameter auf Ja, wird bei extern gestarteter Archivierung eine separate Feldauswahl geladen, bei der das Feld Nr. 99 Archiv-Nr. bearbeitet werden kann. In diesem Feld können Sie dann unmittelbar vor der Archivierung das Archiv noch ändern.  |
Hinweis Leistungserfassung bei Archivierung
| Im Zuge der Archivierung im Dialog kann ein Leistungserfassungsdialog aufgerufen werden, um Leistungen sofort im Zuge der Archivierung erfassen zu können. Damit kann beispielsweise die Zeit in der Leistungserfassung abgebildet werden, die man zur Erstellung eines bestimmten Dokuments benötigt hat, bevor es archiviert wurde.  Das archivierte Dokument wird dadurch auch automatisch der Leistung zugeordnet. Weitere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Leistung nach Dokument archivieren automatisch erstellen. Die Einstellung dafür ist am Parameter "Leistungserfassungsdialog bei Archivierung" oder direkt auf der Dokumentenkategorie zu tätigen. CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMDDMS → Archivieren
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Hinweis Speicherung über Server
| Wenn Sie mit dem Speicherverfahren Speicherung über Server arbeiten, muss der Dienst BMDNtcsSvc am Server gestartet sein und laufen, damit die Archivierung von neuen Dokumenten funktioniert. Dieser Dienst wird aber auch benötigt, wenn Sie bereits archivierte Dokumente aus dem DMS ansehen bzw. bearbeiten möchten. Sollte der BMDNtcsSvc-Dienst nicht laufen oder ist er aktuell nicht erreichbar, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:  Bitte wie in der Meldung beschrieben am Server, auf dem der Archivierungsdienst läuft, einsteigen und prüfen, ob dieser noch läuft - ggf. neu starten. Im Zuge dieser Meldung bitte auf KEINEN Fall den Parameter für das Speicherverfahren auf "Direkte Speicherung" ändern, weil dadurch die Dokumente eventuell an ganz anderen Speicherorten landen und diese nach dem Start des Dienstes nicht mehr aufrufbar wären. Grundsätzlich ist es nicht mehr notwendig, diesen Dienst direkt am Server neu zu starten. Sie können diesen jetzt über die Funktion BMD Dienste neu starten unter TOOLS → Tools → Administration → Updates starten.  Achtung!
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Hintergrundinformationen
Prüfung zur Speicherung des Dokuments im Speicherverzeichnis
Im DMS erfolgt beim Archivieren und vor dem Speichern des Dokumentendatensatzes eine Prüfung, ob das Dokument im Serververzeichnis korrekt verspeichert wurde. Ist diese Prüfung erfolgreich, wird das Dokument ganz normal archiviert. Ist diese Prüfung nicht erfolgreich, wird das Dokument nicht archiviert und auch kein Datensatz im DMS angelegt. Dadurch soll verhindert werden, dass Datensätze im DMS landen, ohne dass tatsächlich ein Dokument dahinter liegt.
Hinweis
| Erfolgt die Archivierung im Vordergrund, bekommen Sie die Hinweismeldung "Dokument konnte nicht verspeichert werden!", und es wird ein Eintrag im BMDARCHIV.LOG geschrieben. Tritt dieses Problem bei der Archivierung im Hintergrund auf, erfolgt keine aktive Hinweismeldung, es erfolgt aber auch der Eintrag in diesem Logfile. Im Logfile steht in diesen Fällen folgender Eintrag: 'error on save!!! - file not found ... ' |
CRC-Prüfung bei Archivierung des Dokuments
Bei der Archivierung im Dialog wird geprüft, ob das im Feld "Originaldokument" ausgewählte Dokument zum Zeitpunkt des Speicherns noch mit jenem übereinstimmt, das Sie ursprünglich ausgewählt haben. Wurde das Dokument zwischen der Auswahl im Feld "Originaldokument" und dem Speichern noch verändert, erscheint folgende Meldung:
Somit kann das Dokument während des Archivierungsvorgangs nicht mehr verändert werden, ohne dass der archivierende Benutzer diese Änderungen bemerkt.
Hinweis
| Wird die Datei bei der Archivierung im Hintergrund aus irgendeinem Grund direkt am Server verändert, wird der Archivierungsvorgang abgebrochen. Das physische Dokument bleibt zwar am Server bestehen, die Archivierung des Datensatzes im DMS erfolgt jedoch nicht. |
