1. Überblick

Im Zuge der manuellen Archivierung eines Dokuments im DMS im Vordergrund kann ein Leistungserfassungsdialog aufgerufen werden, um Leistungen sofort im Anschuss an die Archivierung erfassen zu können. Damit kann beispielsweise die Zeit in der Leistungserfassung abgebildet werden, die man zur Erstellung eines bestimmten Dokuments benötigt hat, bevor es archiviert wurde.

2. Voraussetzungen

Damit nach dem Archivieren ein Leistungserfassungsdialog aufgerufen wird, kann einerseits der CRM Parameter Leistungserfassungsdialog bei Archivierung generell definiert werden und andererseits die Dokumentenkategorie entsprechend eingestellt werden.

Ist der CRM Parameter Leistungserfassungsdialog bei Archivierung (Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → 6 BMD DMS → 2 Archivieren) aktiviert, so kann bei Archivierung im Vordergrund mittels Archivierungsdialog eine Leistung erfasst werden. Der Parameter kann auch benutzerbezogen aktiviert werden, damit der Leistungserfassungsdialog nur für bestimmte Benutzer erscheint.
Im Feld Leistung erstellen der Dokumentenkategorie ist im Standard der Wert "Lt. Parameterausprägung" enthalten. Dies bedeutet, dass der Parameter Leistungserfassungsdialog bei Archivierung maßgeblich ist. Ist jedoch auf der Dokumentenkategorie explizit "Ja" oder "Nein" eingestellt, so ist die Einstellung laut Parameter irrelevant.

Beachten Sie, dass der Leistungserfassungsdialog weder beim Bearbeiten eines Dokuments, beim Bearbeiten von Dokument-Daten oder bei der Funktion "Neue Dokumentennotiz" ausgelöst wird.

3. Ablauf

Archivieren Sie das Dokument wie gewünscht.

Nach dem Speichern der Archivierung wird Ihnen automatisch der Leistungserfassungsdialog über das Fenster Leistung im Vordergrund aufgerufen. Vervollständigen Sie die Leistung wie gewünscht, und speichern Sie die Leistung anschließend ab. Das archivierte Dokument wird dabei auf die Leistung übergeben (siehe Feld Dokumente).

In der Leistungserfassung (z. B. in der Leistungsübersicht) können Sie die Leistung, falls erforderlich, kontrollieren bzw. bei Änderungsbedarf noch nachbearbeiten.

4. Tipps und Hintergrundinformationen

4.1. Vorschlagswerte bei Archivierung in Firmen-/Kanzleiarchiv

Wird in ein firmen- oder kanzleieigenes Archiv archiviert, so werden nachfolgende Dokumentendaten an die Leistung übergeben. Sie können jedoch im Zuge des Leistungserfassungsdialoges beliebig übersteuert werden.

Dokument	Leistung	Zusatzinformation
Sachbearbeiter bzw. Ersteller (= Archivierender Benutzer)	Mitarbeiter	Der Sachbearbeiter des Dokuments wird als Mitarbeiter der Leistung vorgeschlagen. Ist dieser nicht befüllt, so wird der Mitarbeiter herangezogen, der das Dokument archiviert.
Erstelldatum (= Aktionsdatum der Archivierung)	Leistungsdatum	Da die Funktionalität dazu dient, den Archivierungsaufwand in der Leistungserfassung abzubilden, wird hier nicht das Dokumentendatum verwendet. Dieses könnte beispielsweise in der Zukunft oder in der Vergangenheit liegen. Stattdessen wird das Aktionsdatum der Archivierung (Tag, an dem das Dokument archiviert wird) als Leistungsdatum verwendet.
Person	Kunde	Sofern es sich um einen Kunden handelt (bzw. bei aktiver Erfassung auf Interssenten auch um einen Interessenten), so wird dieser vorgeschlagen. Ansonsten bleibt das Feld leer und der gewünschte Kunde muss manuell eingegeben werden.
Projekt	Projekt	Das Projekt des Dokuments wird als Projekt der Leistung vorgeschlagen.
Betreff	Leistungstext	Der Betreff des Dokuments wird als Leistungstext der Leistung vorgeschlagen.
Jahr	Bezugsjahr	Das Jahr des Dokuments wird als Bezugsjahr der Leistung herangezogen.
Monat	Bezugsmonat	Der Monat des Dokuments wird als Bezugsmonat der Leistung herangezogen.
Archiviertes Dokument	Dokument	Das Dokument, im Zuge dessen Archivierung der Leistungserfassungsdialog gestartet wurde, wird in Form einer Dokumentenzuordnung an die Leistung in das Feld "Dokument" übergeben.

4.2. Vorschlagswerte bei Archivierung in Mandantenarchiv

Wird in ein Mandantenarchiv archiviert, so werden nachfolgende Dokumentendaten an die Leistung übergeben. Sie können jedoch im Zuge des Leistungserfassungsdialoges beliebig übersteuert werden.

Dokument	Leistung	Zusatzinformation
Ersteller (= Archivierender Benutzer)	Mitarbeiter	Der Mitarbeiter, der das Dokument archiviert, wird auch als Mitarbeiter der Leistung vorgeschlagen.
Erstelldatum (= Aktionsdatum der Archivierung)	Leistungsdatum	Da die Funktionalität dazu dient, den Archivierungsaufwand in der Leistungserfassung abzubilden, wird hier nicht das Dokumentendatum verwendet. Dieses könnte beispielsweise in der Zukunft oder in der Vergangenheit liegen. Stattdessen wird das Aktionsdatum der Archivierung (Tag, an dem das Dokument archiviert wird) als Leistungsdatum verwendet.
-	Kunde	Es wird der Kunde vorgeschlagen, der über das Feld "Entspricht Firma" mit der Firma des betroffenen Mandantenarchivs verknüpft ist. Ist keine Verknüpfung vorhanden, so bleibt das Feld leer und der gewünschte Kunde muss manuell eingegeben werden.
Projekt	-	Das Projekt des Dokuments wird nicht an die Leistung übergeben, da es sich um ein Projekt des Mandanten handelt und nicht um ein Projekt der eigenen Kanzlei.
Betreff	Leistungstext	Der Betreff des Dokuments wird als Leistungstext der Leistung vorgeschlagen.
Jahr	Bezugsjahr	Das Jahr des Dokuments wird als Bezugsjahr der Leistung herangezogen.
Monat	Bezugsmonat	Der Monat des Dokuments wird als Bezugsmonat der Leistung herangezogen.
Archiviertes Dokument	Dokument	Das Dokument, im Zuge dessen Archivierung der Leistungserfassungsdialog gestartet wurde, wird in Form einer Dokumentenzuordnung an die Leistung in das Feld "Dokument" übergeben.

Siehe auch: