Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei→ DMS → Archive → Funktionen → Mandantenarchiv erstellen

CRM und DMS → Stammdaten → Firmen → Firmen → Funktionen → Mandantenarchiv erstellen

In diesem Fenster können Sie für die Mandantenfirma ein eigenes Mandantenarchiv erstellen.

Zu diesem Thema empfehlen wir auch das Lernvideo

Wie erstellt man ein Mandantenarchiv und wofür benötigt man es?

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einsatz von Mandantenarchiven

Dokumentenablage für Kunden und Lieferanten des Mandanten
Papierloses Buchen
ER-Kontrolle
Dokumentenablage für Mitarbeiter des Mandanten
Lohnverrechnungsdokumente je MA
Personalverwaltungsdokumente je MA

Motive für Mandantenarchiv

Die Dokumente sind auch physisch am Server getrennt und können dann einfacher dem Mandanten mitgegeben werden.
Klare Trennung der Dokumente, die mich als Kanzlei direkt betreffen, von jenen, die meinen Kunden und seinen Mandaten betreffen.
Leichteres Suchen und Finden von Dokumenten, weil durch die Archivauswahl die Ausgangsanzahl für die Suche schon erheblich geringer ist.

Sie haben folgende Möglichkeiten, ein Mandantenarchiv zu erstellen:

im DMS (DMS → Archive) im Menü unter Funktionen → Mandantenarchiv erstellen
unter Stammdaten → Firmen → Firmen im Menü unter Funktionen → Mandantenarchiv erstellen
unter Stammdaten → Firmen → Firmen mit der rechten Maustaste → Mandantenarchiv erstellen
im Zuge des Erstellens einer Mandantenfirma

Hinweis

Die Berechtigung "Neuanlage Archiv (28609)" hat keine Auswirkung auf die Funktion zum Erstellen eines Mandantenarchivs. Diese Funktion wird nur durch die Berechtigungen für "Mandantenarchiv erstellen (35696)" und "Archiv ansehen (29621)" gesteuert. Das heißt, die Anlage eines Mandantenarchivs ist auch möglich, wenn Sie keine Archive manuell anlegen können.

Hinweis

Wird das Mandantenarchiv aus den Navigatoren (z. B. Kunden-Navigator, Mandantenakte ...) aufgerufen, steht Ihnen nur eine eingeschränkte Auswahl an Reitern zur Verfügung.

Das sind folgende Reiter:

Kunden/Lieferanten
Projekt
Mitarbeiter
Archivexplorer
Kontaktpersonen
Kategorien
Sachkonto
Gesellschafter
Zuletzt verwendet/Favoriten

Wenn Sie das Mandantenarchiv direkt in der Dokumentenübersicht aufrufen, stehen Ihnen alle Reiter zur Verfügung.

Standardfeldauswahl Mandantenarchiv

Standardfeldauswahl Mandantenarchiv

Automatische Anlage von Mandantenarchiven

Aus bestimmten Programmteilen kann direkt beim Archivieren automatisch ein Mandantenarchiv im Hintergrund erstellt werden, sollte für diesen Mandanten noch keines existieren.

Beispiel

Sie verbuchen Belege für einen Mandanten in der FIBU. Bei der Archivierung des Belegs ins DMS wird das dazugehörige Mandantenarchiv automatisch ermittelt und das Dokument dort abgelegt. Kann kein Mandantenarchiv ermittelt werden, wird der Archivsuchdialog zur Auswahl des Archivs geöffnet.

Dadurch kann es passieren, dass ...

... die Dokumente in einem falschen Archiv abgelegt werden,

... ein Mandantenarchiv erstellt wird, ohne dass die definierten Vorgaben Ihres Unternehmens berücksichtigt werden,

... oder der Buchhalter mit seiner Arbeit nicht fortsetzen kann, weil er nicht weiß, in welchem Archiv das Dokument abgelegt werden soll.

Um diese Fälle zu verhindern, gibt es die Möglichkeit, Mandantenarchive automatisch im Hintergrund direkt beim Buchen erstellen zu lassen. Nachfolgend werden die Voraussetzungen beschrieben, die erfüllt sein müssen, damit die automatische Anlage eines Mandantenarchivs funktioniert.

Voraussetzungen für die Anlage von Mandantenarchiven im Hintergrund:

Die Mitarbeiter müssen für die Funktion "Mandantenarchiv erstellen" berechtigt sein.
Es muss ein Musterarchiv definiert sein.
Die Firma darf nicht zur eigenen Firmengruppe gehören.
Die Firma darf nicht als eigene Firma gekennzeichnet sein.

Hinweis

Ist eine der oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt, wird der Archivsuchdialog zur Auswahl des gewünschten Archivs geöffnet. Sollte bereits ein Mandantenarchiv für diese Firma existieren, wird kein neues Archiv angelegt, sondern automatisch in dieses Archiv im Hintergrund archiviert.

Wird ein Mandantenarchiv automatisch erstellt, werden folgende Stammdaten automatisch angelegt:

Pfad für das Mandantenarchiv
Felder für das Mandantenarchiv

Folgende Felder werden bei der Erstellung des Mandantenarchivs im Hintergrund automatisch befüllt.

Pfad für Dokumentenablage

Hier wird die Pfadnummer (= Nummer der Mandantenfirma) des zuvor erstellten Pfades eingetragen. Dieser setzt sich zusammen aus dem Standardpfad + Firmennummer der Mandantenfirma.

Firma

Hier wird die Nummer der Mandantenfirma, für die das Archiv erstellt worden ist, eingetragen.

Hinweis

Sollten Sie im Feld "Firma" eine Firma auswählen, zu der es bereits ein Archiv gibt, erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass diese Firma bereits bei einem Archiv eingetragen ist. Sie können mit der Schaltfläche "Archiv erstellen" entscheiden, ob Sie zu dieser Firma ein weiteres Mandatenarchiv erstellen möchten.

Wird im Feld "Firma" eine Firma eingetragen, die bereits mehrere Archive hat, so sehen Sie folgende Hinweismeldung. Mit der Schaltfläche "Archiv erstellen" kann ein weiteres Archiv erstellt werden.

Archivname

Hier wird eine Kombination aus "Mandantenarchiv" und "Firmennummer" eingetragen.

Standardperson

Hier wird die Standardperson vom Musterarchiv übernommen, wenn diese in der Mandantenfirma bereits erfasst ist. Ziel ist es, in jedem Mandantenarchiv für die Standardperson dieselbe Personenart und dieselbe Personennummer zu haben.

Hinweis

Kann diese Person nicht gefunden werden, wird vorerst keine Standardperson übernommen. Spätestens beim ersten Archivieren wird die Standardperson angelegt, wenn keine Person ermittelt werden kann. Weitere Informationen dazu erhalten Sie beim Feld Standardperson.

Standardkategorie

Die Standardkategorie vom Musterarchiv wird angelegt und gleich in diesem Feld hinterlegt.

Datenbesitzergruppen

Es werden die Datenbesitzergruppen für Ansehen und Bearbeiten vom Musterarchiv übernommen.

Folgende Daten werden beim Erstellen des Mandantenarchivs zusätzlich vom Musterarchiv übernommen:

Dokumentenkategorien
Kategorien 2
Schlagwörter

Hinweis

Sollten beim automatischen Erstellen eines Mandantenarchivs Probleme auftreten, werden diese im BMDARCHIV.LOG protokolliert.

Hintergrundinformationen

Mandantenarchiv erstellen im Zuge der Firmenerstellung

Ein Mandantenarchiv kann auch gleich im Dialog beim Erstellen einer Mandantenfirma erstellt werden.

Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Firma/Fibu/Lohnfirma erstellen.

Mandantenarchiv erstellen aus Firmenstamm

Wenn Sie ein Mandantenarchiv aus dem Firmenstamm erstellen, gibt es in der Anlagemaske kein Feld "Firma". Die Firma wird automatisch aufgrund der Selektion übergeben und kann in diesem Fenster nicht mehr verändert werden. Die Archiv-Nr. kann ebenfalls nicht verändert werden. Diese wird automatisch vergeben und ist gleich der Firmennummer.

Hinweis

Sollte es zu dieser Archivnummer bereits ein Archiv geben, dann erhalten Sie folgende Meldung:

Wenn Sie hier mit "Archiv erstellen" bestätigen, öffnet sich die Neuanlagemaske und Sie können eine gewünschte Archivnummer vergeben.

Hinweis

Sollten Sie versuchen, ein Mandantenarchiv zu löschen, ist dies nur möglich, wenn im Archiv keine Dokumente mehr liegen. Die Dokumente müssen dafür endgültig gelöscht werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Manuelles Löschen der Dokumente.

Siehe auch: