Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu jenen Feldern, welche im Auslieferungsstandard des Fensters Mandantenarchiv eingeblendet sind:
 
Standardfeldauswahl Mandantenarchiv
Duplizieren von Archiv
Bei der Erstellung eines Mandantenarchivs können Sie in diesem Feld ein bereits vorhandenes Archiv eintragen das dupliziert werden soll.

Hinweis 
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In diesem Feld wird standardmäßig das zuletzt ausgewählte Archiv in diesem Feld vorgeschlagen.

Archivname
In diesem Feld können Sie das Archiv nach Ihren Wünschen bezeichnen (z. B. Standardarchiv).

Hinweis 
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Wenn Sie die Funktion Mandantenarchiv erstellen ausführen, wird automatisch ein Name für das Archiv vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem Wort Mandantenarchiv und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschnamen überschreiben.

Pfad für Dokumentenablage
In diesem Feld können Sie bei der Anlage eines Mandantenarchivs über die Funktion Mandantenarchiv erstellen den Speicherpfad für die Dokumentenarchivierung festlegen.

Hinweis 
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Grundsätzlich wird der Pfad für das Mandantenarchiv automatisch vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem als aktuell gekennzeichneten Pfad und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschpfad überschreiben.

Beim Speichern des Mandantenarchivs wird das Verzeichnis, welches Sie im Pfad definiert haben, automatisch angelegt.

Kategorien übernehmen
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Dokumentenkategorien des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.
Kategorien 2 übernehmen
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Kategorien 2 des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.
Schlagwörter übernehmen
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Schlagwörter des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.
Person übernehmen
Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Standardperson des ausgewählten Quellarchivs (Feld Duplizieren von Archiv) auf das neue Archiv übernommen. Sollte die Person in der neuen Firma noch nicht angelegt sein, wird diese automatisch beim Erstellen des Archivs angelegt.

Kann die Person aufgrund fehlender Berechtigungen zur Neuanlage nicht angelegt werden bzw. liegt die Personennummer der zu übernehmenden Standardperson außerhalb des Nummernkreises der Zielfirma, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

1237624566000001490.png

Wenn Sie diese Hinweismeldung mit Ok bestätigen, wird das Archiv trotzdem erstellt und das Feld Standardperson bleibt leer. In diesem Fall müssen Sie die Standardperson im Nachhinein manuell diesem Archiv zuordnen.

Hinweis 
Hinweis.png 
Bei dieser automatischen Übernahme können nur Personen mit folgender Personenart übernommen werden. Bei allen anderen Personenarten kommt auch die oberhalb abgebildete Hinweismeldung:
  • A_KUNDE.bmp Kunde
  • A_LIEFERANT.bmp Lieferant
  • A_KUND_LIEF.bmp Kunde/Lieferant

Standardperson
Sollte beim Start des Archivierungsvorgangs keine Person ermittelt werden können, wird automatisch die in diesem Feld hinterlegte Standardperson vorgeschlagen.

Hinweis 
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Sollte für die Archivierung keine Person ermittelt werden können und in diesem Feld auch keine Person hinterlegt sein, wird automatisch eine "Diverse Person" angelegt, auf die dieses Dokument archiviert wird. Diese Person wird mit dem Namen DMS Standardperson und dem Personenkennzeichen 116 DMS angelegt und auch gleich im Feld "Standardperson" am Archivstamm hinterlegt.

1087148032003299968_0.png

Sollte es bereits eine "Diverse Person" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben, die aber noch nicht am Archiv hinterlegt ist, wird bei der Archivierung keine neue "Diverse Person" angelegt. Es wird auf die bereits bestehende "Diverse Person" mit diesem Personenkennzeichen archiviert und zusätzlich wird diese Person als Standardperson am Archiv hinterlegt. Sollte es mehrere "Diverse Personen" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben und noch keine am Archiv hinterlegt sein, wird bei der Archivierung die mit der kleinsten Nummer als Standardperson herangezogen.

Hinweis 
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Eine durch dieses Programmverhalten angelegte "Diverse Person" wird mit der Nummer 9999 angelegt

Verwendung von Kunden
In Ausnahmefällen kann auch ein Kunde als Standardperson verwendet werden.

Hinweis 
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Wird ein Kunde als Standardperson verwendet, wird in der FIBU ein unbebuchtes Konto angelegt. Zusätzlich muss darauf geachtet werden, dass dieselbe Kunden-Nr. über alle Archive verwendbar ist.
 
 
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