Feldauswahl Mandantenarchiv: Alle Felder

Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern im Fenster Mandantenarchiv:

Feldbeschreibung Mandantenarchiv

Archiv-Nr.

In diesem Feld müssen Sie dem Archiv eine Nummer zuweisen. Über das F8-Symbol

vor dem Feld können Sie sich automatisch die nächste freie Nummer vorschlagen lassen, Sie können aber selbst eine beliebige Nummer vergeben.

Archivname

In diesem Feld können Sie das Archiv nach Ihren Wünschen bezeichnen (z. B. Standardarchiv).

Hinweis

Wenn Sie die Funktion Mandantenarchiv erstellen ausführen, wird automatisch ein Name für das Archiv vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem Wort Mandantenarchiv und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschnamen überschreiben.

Datenbesitzer für Ansehen

In diesem Feld können Sie eine "Datenbesitzergruppe für Ansehen" hinterlegen. Nur Mitarbeiter, die in dieser Datenbesitzergruppe enthalten sind, können dieses Archiv sehen bzw. Dokumente in dieses Archiv speichern.

Datenbesitzer für Bearbeiten

In diesem Feld können Sie eine "Datenbesitzergruppe für Bearbeiten" hinterlegen. Sollten Sie eine Datenbesitzergruppe hinterlegen, können nur jene Mitarbeiter das Archiv bearbeiten, die auch in dieser Datenbesitzergruppe sind.

Hinweis

Diese Datenbesitzergruppe wirkt sich auch auf das Arbeiten in der Dokumentenübersicht bzw. -liste aus. Alle Anwender, die dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sind, können nur wenige Funktionen zu den Dokumenten in diesem Archiv ausführen. Dazu zählen unter anderem folgende Funktionen unter den Menüpunkten Dokument bzw. Funktionen im Fenstermenü:

Dokument:

Kopieren (Das Einfügen des kopierten Dokuments ist dann aber nur in Archiven möglich, bei denen man Bearbeitungsrechte hat.)
In Zwischenablage kopieren
Externen Link in Zwischenablage einfügen
Externen Link als E-Mail senden
...

Funktionen:

Dokument ansehen
Dokument versenden
...

Duplizieren von Archiv

Bei der Erstellung eines Mandantenarchivs können Sie in diesem Feld ein bereits vorhandenes Archiv eintragen das dupliziert werden soll.

Hinweis

In diesem Feld wird standardmäßig das zuletzt ausgewählte Archiv in diesem Feld vorgeschlagen.

Erstelldatum

In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem das Archiv erstellt wurde.

Ersteller

Zeigt Ihnen die User-ID jenes Benutzers an, der dieses Archiv erstellt hat.

Firma

Dieses Feld ermöglicht, das Archiv einer bestimmten Firma zuzuordnen. Wurde dem Archiv eine Firma zugeordnet, kann nur mehr auf die Personen archiviert werden, die unter dieser Firma bzw. allen Firmen innerhalb der Firmengruppe erfasst sind. Sollten Sie auf dem Archiv keine Firma hinterlegen, können Sie auf die Personen der eigenen Firma bzw. der gesamten Firmengruppe, der die eigene Firma angehört, zugreifen.

Diese Zuordnung ist zum Beispiel wichtig für das Papierlose Buchen, damit die Dokumente automatisch zur richtigen Person im richtigen Mandantenarchiv abgelegt werden.

Kategorien 2 übernehmen

In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Kategorien 2 des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.

Kategorien übernehmen

In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Dokumentenkategorien des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.

Letzter User

Zeigt Ihnen die User-ID jenes Benutzers an, der den Archivstamm zuletzt bearbeitet hat.

Matchcode

In diesem Feld können Sie den Matchcode des Archivstammes erfassen. Standardmäßig wird der von Ihnen eingegebene Archivname automatisch in das Feld "Matchcode" geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.

Person übernehmen

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Standardperson des ausgewählten Quellarchivs (Feld Duplizieren von Archiv) auf das neue Archiv übernommen. Sollte die Person in der neuen Firma noch nicht angelegt sein, wird diese automatisch beim Erstellen des Archivs angelegt.

Kann die Person aufgrund fehlender Berechtigungen zur Neuanlage nicht angelegt werden bzw. liegt die Personennummer der zu übernehmenden Standardperson außerhalb des Nummernkreises der Zielfirma, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Wenn Sie diese Hinweismeldung mit Ok bestätigen, wird das Archiv trotzdem erstellt und das Feld Standardperson bleibt leer. In diesem Fall müssen Sie die Standardperson im Nachhinein manuell diesem Archiv zuordnen.

Hinweis

Bei dieser automatischen Übernahme können nur Personen mit folgender Personenart übernommen werden. Bei allen anderen Personenarten kommt auch die oberhalb abgebildete Hinweismeldung:

Kunde
Lieferant
Kunde/Lieferant

Pfad für Dokumentenablage

In diesem Feld können Sie bei der Anlage eines Mandantenarchivs über die Funktion Mandantenarchiv erstellen den Speicherpfad für die Dokumentenarchivierung festlegen.

Hinweis

Grundsätzlich wird der Pfad für das Mandantenarchiv automatisch vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem als aktuell gekennzeichneten Pfad und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschpfad überschreiben.

Beim Speichern des Mandantenarchivs wird das Verzeichnis, welches Sie im Pfad definiert haben, automatisch angelegt.

Pfad-Nr

In diesem Feld können Sie einen für dieses Archiv speziellen Speicherpfad hinterlegen. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld kommen Sie in das Fenster Pfade, in dem Sie den gewünschten Pfad auswählen können bzw. einen neuen erstellen können.

Schlagwörter übernehmen

In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Schlagwörter des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.

Standardperson

Sollte beim Start des Archivierungsvorgangs keine Person ermittelt werden können, wird automatisch die in diesem Feld hinterlegte Standardperson vorgeschlagen.

Hinweis

Sollte für die Archivierung keine Person ermittelt werden können und in diesem Feld auch keine Person hinterlegt sein, wird automatisch eine "Diverse Person" angelegt, auf die dieses Dokument archiviert wird. Diese Person wird mit dem Namen DMS Standardperson und dem Personenkennzeichen 116 DMS angelegt und auch gleich im Feld "Standardperson" am Archivstamm hinterlegt.

Sollte es bereits eine "Diverse Person" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben, die aber noch nicht am Archiv hinterlegt ist, wird bei der Archivierung keine neue "Diverse Person" angelegt. Es wird auf die bereits bestehende "Diverse Person" mit diesem Personenkennzeichen archiviert und zusätzlich wird diese Person als Standardperson am Archiv hinterlegt. Sollte es mehrere "Diverse Personen" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben und noch keine am Archiv hinterlegt sein, wird bei der Archivierung die mit der kleinsten Nummer als Standardperson herangezogen.

Hinweis

Eine durch dieses Programmverhalten angelegte "Diverse Person" wird mit der Nummer 9999 angelegt

Verwendung von Kunden

In Ausnahmefällen kann auch ein Kunde als Standardperson verwendet werden.

Hinweis

Wird ein Kunde als Standardperson verwendet, wird in der FIBU ein unbebuchtes Konto angelegt. Zusätzlich muss darauf geachtet werden, dass dieselbe Kunden-Nr. über alle Archive verwendbar ist.

Änderungsdatum

In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Archivstammes angezeigt.