Archiv
Änderungsdatum DAS_AENDERUNGSDATUM
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Archivstammes angezeigt.
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Archivstammes angezeigt.
Archivname DAS_ARCHIVNAME
In diesem Feld können Sie das Archiv nach Ihren Wünschen bezeichnen (z. B. Standardarchiv).
Hinweis
 | Wenn Sie die Funktion Mandantenarchiv erstellen ausführen, wird automatisch ein Name für das Archiv vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem Wort Mandantenarchiv und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschnamen überschreiben. |
Archiv-Nr. DAS_ARCHIVNR
In diesem Feld müssen Sie dem Archiv eine Nummer zuweisen. Über das F8-Symbol 
vor dem Feld können Sie sich automatisch die nächste freie Nummer vorschlagen lassen, Sie können aber selbst eine beliebige Nummer vergeben.
vor dem Feld können Sie sich automatisch die nächste freie Nummer vorschlagen lassen, Sie können aber selbst eine beliebige Nummer vergeben. Kategorien automatisch erstellen DAS_AUTO_KATEGORIE_ANLAGE
Über dieses Feld können Sie steuern, ob beim Archivieren von Dokumenten im Paket FIBU automatisch Dokumentenkategorien anhand des Belegsymbols angelegt werden sollen, falls diese noch nicht vorhanden sind.
Achtung!
 | Dieses Feld steht standardmäßig bei allen Archiven auf Ja. Sollten Sie die automatische Anlage von Kategorien nicht wollen, dann müssen Sie dieses Feld bei den entsprechenden Archiven deaktivieren. |
Als Nr/Kurzbez bzw. Bezeichnung der Kategorie wird das Belegsymbol verwendet. Das heißt, wird ein Dokument für das Belegsymbol ER im Buchen archiviert, so wird eine Dokumentenkategorie ER automatisch erstellt.
Die Hauptkategorie, unter der diese Dokumentenkategorie angelegt wird, wird nach folgenden Prioritäten ermittelt:
- Es gibt eine Hauptkategorie mit der Nr/Kurzbez BH, dann werden die Dokumentenkategorien unter dieser Kategorie angelegt.
- Es gibt eine Hauptkategorie, die in der Bezeichnung Buch enthält, dann werden die Dokumentenkategorien unter dieser Kategorie angelegt.
- Sollte es diese beiden Hauptkategorien nicht geben, dann werden diese unter der erstbesten Hauptkategorie angelegt.
Hinweis
| Gibt es in diesem Archiv noch keine Hauptkategorie, dann wird auch diese im Zuge der automatischen Kategorienanlage angelegt mit Nr/Kurz-Bez "1" und Bezeichnung "Hauptkategorie". |
Berechtigung DAS_BERECHT
Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke benötigt. Eingabe aller jener Gruppen, die für die Bearbeitung dieses Archivs berechtigt sind (kein Eintrag = alle sind berechtigt).
Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke benötigt. Eingabe aller jener Gruppen, die für die Bearbeitung dieses Archivs berechtigt sind (kein Eintrag = alle sind berechtigt).
Duplizieren von Archiv DAS_COPYFROMARCHIV
Bei der Erstellung eines Mandantenarchivs können Sie in diesem Feld ein bereits vorhandenes Archiv eintragen das dupliziert werden soll.
Bei der Erstellung eines Mandantenarchivs können Sie in diesem Feld ein bereits vorhandenes Archiv eintragen das dupliziert werden soll.
Hinweis
| In diesem Feld wird standardmäßig das zuletzt ausgewählte Archiv in diesem Feld vorgeschlagen. |
Kategorien übernehmen DAS_COPY_KATEGORIE_VALUES
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Dokumentenkategorien des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Dokumentenkategorien des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.
Kategorien 2 übernehmen DAS_COPY_KATEGORIE2_VALUES
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Kategorien 2 des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Kategorien 2 des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.
Person übernehmen DAS_COPY_PERSON_VALUES
Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Standardperson des ausgewählten Quellarchivs (Feld Duplizieren von Archiv) auf das neue Archiv übernommen. Sollte die Person in der neuen Firma noch nicht angelegt sein, wird diese automatisch beim Erstellen des Archivs angelegt.
Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Standardperson des ausgewählten Quellarchivs (Feld Duplizieren von Archiv) auf das neue Archiv übernommen. Sollte die Person in der neuen Firma noch nicht angelegt sein, wird diese automatisch beim Erstellen des Archivs angelegt.
Kann die Person aufgrund fehlender Berechtigungen zur Neuanlage nicht angelegt werden bzw. liegt die Personennummer der zu übernehmenden Standardperson außerhalb des Nummernkreises der Zielfirma, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:
Wenn Sie diese Hinweismeldung mit Ok bestätigen, wird das Archiv trotzdem erstellt und das Feld Standardperson bleibt leer. In diesem Fall müssen Sie die Standardperson im Nachhinein manuell diesem Archiv zuordnen.
Hinweis
| | Bei dieser automatischen Übernahme können nur Personen mit folgender Personenart übernommen werden. Bei allen anderen Personenarten kommt auch die oberhalb abgebildete Hinweismeldung:
|
Kunde
Lieferant
Kunde/LieferantSchlagwörter übernehmen DAS_COPY_SCHLAGWORT_VALUES
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Schlagwörter des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Schlagwörter des im Feld Duplizieren von Archiv eingetragenen Archivs übernommen werden sollen.
Archiv-Nr. DAS_DKT_ARCHIVNR
In diesem Feld müssen Sie dem Archiv eine Nummer zuweisen. Über das F8-Symbol vor dem Feld können Sie sich automatisch die nächste freie Nummer vorschlagen lassen, Sie können aber selbst eine beliebige Nummer vergeben.
vor dem Feld können Sie sich automatisch die nächste freie Nummer vorschlagen lassen, Sie können aber selbst eine beliebige Nummer vergeben. Kennzeichen DAS_DKT_DOCSKATEGORIEKZ
Wenn Sie das Feld "Standardkategorie" befüllt haben, wird Ihnen in diesem Feld das Kategoriekennzeichen angezeigt. Für Dokumentenkategorien wird Ihnen der Wert "2" angezeigt.
Wenn Sie das Feld "Standardkategorie" befüllt haben, wird Ihnen in diesem Feld das Kategoriekennzeichen angezeigt. Für Dokumentenkategorien wird Ihnen der Wert "2" angezeigt.
Standardkategorie DAS_DKT_DOCSKATEGORIELFDNR
In diesem Feld können Sie eine Dokumentenkategorie hinterlegen, die beim Start des Archivierungsvorgangs in dieses Archiv automatisch vorgeschlagen wird. Sie können diese Dokumentenkategorie aber jederzeit manuell in der Archivierungsmaske abändern.
Datenbesitzer für Bearbeiten DAS_EDIT_DOG
In diesem Feld können Sie eine "Datenbesitzergruppe für Bearbeiten" hinterlegen. Sollten Sie eine Datenbesitzergruppe hinterlegen, können nur jene Mitarbeiter das Archiv bearbeiten, die auch in dieser Datenbesitzergruppe sind.
Hinweis
| Diese Datenbesitzergruppe wirkt sich auch auf das Arbeiten in der Dokumentenübersicht bzw. -liste aus. Alle Anwender, die dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sind, können nur wenige Funktionen zu den Dokumenten in diesem Archiv ausführen. Dazu zählen unter anderem folgende Funktionen unter den Menüpunkten Dokument bzw. Funktionen im Fenstermenü: Dokument:
Funktionen:
|
Erstelldatum DAS_ERSTELLDATUM
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem das Archiv erstellt wurde.
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem das Archiv erstellt wurde.
Ersteller DAS_ERSTELLUSER
Zeigt Ihnen die User-ID jenes Benutzers an, der dieses Archiv erstellt hat.
Zeigt Ihnen die User-ID jenes Benutzers an, der dieses Archiv erstellt hat.
Firma DAS_FIRMENNR
Dieses Feld ermöglicht, das Archiv einer bestimmten Firma zuzuordnen. Wurde dem Archiv eine Firma zugeordnet, kann nur mehr auf die Personen archiviert werden, die unter dieser Firma bzw. allen Firmen innerhalb der Firmengruppe erfasst sind. Sollten Sie auf dem Archiv keine Firma hinterlegen, können Sie auf die Personen der eigenen Firma bzw. der gesamten Firmengruppe, der die eigene Firma angehört, zugreifen.
Dieses Feld ermöglicht, das Archiv einer bestimmten Firma zuzuordnen. Wurde dem Archiv eine Firma zugeordnet, kann nur mehr auf die Personen archiviert werden, die unter dieser Firma bzw. allen Firmen innerhalb der Firmengruppe erfasst sind. Sollten Sie auf dem Archiv keine Firma hinterlegen, können Sie auf die Personen der eigenen Firma bzw. der gesamten Firmengruppe, der die eigene Firma angehört, zugreifen.
Diese Zuordnung ist zum Beispiel wichtig für das Papierlose Buchen, damit die Dokumente automatisch zur richtigen Person im richtigen Mandantenarchiv abgelegt werden.
Dok. entfernen möglich DAS_ISTLOESCHBAR
Mit diesem Kennzeichen können Sie festlegen ob die Dokumente in diesem Archiv über die Funktion "Dokument entfernen" gelöscht werden können. Diese Funktion berücksichtigt nur jene Datensätze, bei denen dieses und das gleichnamige Feld auf der Dokumentenkategorie auf Ja stehen. Weitere Informationen zu dieser Funktion erhalten Sie in der Funktionsbeschreibung der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.
Mit diesem Kennzeichen können Sie festlegen ob die Dokumente in diesem Archiv über die Funktion "Dokument entfernen" gelöscht werden können. Diese Funktion berücksichtigt nur jene Datensätze, bei denen dieses und das gleichnamige Feld auf der Dokumentenkategorie auf Ja stehen. Weitere Informationen zu dieser Funktion erhalten Sie in der Funktionsbeschreibung der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.
In diesem Feld können Sie ein Archiv als Musterarchiv definieren. Bei der automatischen Anlage eines Mandantenarchivs aus bestimmten Programmteilen wird das definierte Musterarchiv als Basis für die Erstellung des Mandantenarchivs herangezogen.
Hinweis
| Dieses Feld darf nur bei einem Archiv gesetzt werden. Aktivieren Sie es bei einem weiteren Archiv, erhalten Sie folgende Hinweismeldung.  |
Weitere Informationen zur automatischen Anlage von Mandantenarchiven erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Mandantenarchiv.
Letzter User DAS_LETZTERUSER
Zeigt Ihnen die User-ID jenes Benutzers an, der den Archivstamm zuletzt bearbeitet hat.
Zeigt Ihnen die User-ID jenes Benutzers an, der den Archivstamm zuletzt bearbeitet hat.
Matchcode DAS_MATCHCODE
In diesem Feld können Sie den Matchcode des Archivstammes erfassen. Standardmäßig wird der von Ihnen eingegebene Archivname automatisch in das Feld "Matchcode" geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.
In diesem Feld können Sie den Matchcode des Archivstammes erfassen. Standardmäßig wird der von Ihnen eingegebene Archivname automatisch in das Feld "Matchcode" geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.
Firma DAS_PER_FIRMENNR
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der die im Feld "Standardperson" hinterlegte Person geführt wird.
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der die im Feld "Standardperson" hinterlegte Person geführt wird.
Personen-ID DAS_PER_PERSONENID
In diesem Feld wird die Personen-ID der im Feld "Standardperson" hinterlegten Person angezeigt. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: KL2000201001
In diesem Feld wird die Personen-ID der im Feld "Standardperson" hinterlegten Person angezeigt. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: KL2000201001
Pfad für Dokumentenablage DAS_PFADNEU
In diesem Feld können Sie bei der Anlage eines Mandantenarchivs über die Funktion Mandantenarchiv erstellen den Speicherpfad für die Dokumentenarchivierung festlegen.
In diesem Feld können Sie bei der Anlage eines Mandantenarchivs über die Funktion Mandantenarchiv erstellen den Speicherpfad für die Dokumentenarchivierung festlegen.
Hinweis
| Grundsätzlich wird der Pfad für das Mandantenarchiv automatisch vorgeschlagen. Dieser Vorschlag setzt sich zusammen aus dem als aktuell gekennzeichneten Pfad und der Firmennummmer, für die das Archiv angelegt wird. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit mit Ihrem Wunschpfad überschreiben. Beim Speichern des Mandantenarchivs wird das Verzeichnis, welches Sie im Pfad definiert haben, automatisch angelegt. |
Datenbesitzer für Ansehen DAS_SHOW_DOG
In diesem Feld können Sie eine "Datenbesitzergruppe für Ansehen" hinterlegen. Nur Mitarbeiter, die in dieser Datenbesitzergruppe enthalten sind, können dieses Archiv sehen bzw. Dokumente in dieses Archiv speichern.
In diesem Feld können Sie eine "Datenbesitzergruppe für Ansehen" hinterlegen. Nur Mitarbeiter, die in dieser Datenbesitzergruppe enthalten sind, können dieses Archiv sehen bzw. Dokumente in dieses Archiv speichern.
Standardperson DAS_STANDARDKUNDE
Sollte beim Start des Archivierungsvorgangs keine Person ermittelt werden können, wird automatisch die in diesem Feld hinterlegte Standardperson vorgeschlagen.
Sollte beim Start des Archivierungsvorgangs keine Person ermittelt werden können, wird automatisch die in diesem Feld hinterlegte Standardperson vorgeschlagen.
Hinweis
| Sollte für die Archivierung keine Person ermittelt werden können und in diesem Feld auch keine Person hinterlegt sein, wird automatisch eine "Diverse Person" angelegt, auf die dieses Dokument archiviert wird. Diese Person wird mit dem Namen DMS Standardperson und dem Personenkennzeichen 116 DMS angelegt und auch gleich im Feld "Standardperson" am Archivstamm hinterlegt.  Sollte es bereits eine "Diverse Person" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben, die aber noch nicht am Archiv hinterlegt ist, wird bei der Archivierung keine neue "Diverse Person" angelegt. Es wird auf die bereits bestehende "Diverse Person" mit diesem Personenkennzeichen archiviert und zusätzlich wird diese Person als Standardperson am Archiv hinterlegt. Sollte es mehrere "Diverse Personen" mit dem Personenkennzeichen 116 DMS geben und noch keine am Archiv hinterlegt sein, wird bei der Archivierung die mit der kleinsten Nummer als Standardperson herangezogen. Hinweis
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Verwendung von Kunden
In Ausnahmefällen kann auch ein Kunde als Standardperson verwendet werden.
Hinweis
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Standardperson verwenden DAS_STDPERSON_VERWENDEN
In diesem Feld können Sie je (Mandanten-)Archiv definieren bzw. entscheiden, ob das Feld "Person" bei der Neuanlage eines Dokuments bzw. bei der Archivierung im Hintergrund mit der Standardperson befüllt werden oder leer bleiben soll.
- Für Archivierung mit und ohne Dialog: Diese Einstellung stellt das Standardverhalten dar. Die Standardperson wird hier als Vorschlag in das Feld "Person" geschrieben (auch bei der Archivierung im Dialog).
- Nur bei Archivierung ohne Dialog: Die Standardperson wird mithilfe dieser Einstellung nur bei Archivierung im Hintergrund herangezogen. Bei einer Archivierung im Dialog bleibt das Feld "Person" leer.
In diesem Feld können Sie jenen Text definieren, der für das Stempeln von PDF-Dokumenten verwendet werden soll. Der Stempel kommt zur Anwendung, wenn es sich um eine Neuarchivierung eines PDF-Dokuments handelt und in diesem Zuge ein Postausgang erstellt wird. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie die beiden Datenbankfelder Postdatum und Lfd. PostNr aus der Post einfügen und für den Stempel verwenden.
Hinweis
| Beachten Sie, dass dieser Stempeltext nur dann verwendet wird, wenn auf der beim Archivieren verwendeten Dokumentenkategorie kein eigener Stempeltext im Feld Stempeltext Postausgang hinterlegt ist. Als Voraussetzung, damit dieser Stempeltext herangezogen wird, muss im Feld Stempelnummer Postausgang auf der Dokumentenkategorie ein Stempel hinterlegt sein. Von dem hier hinterlegten Stempel werden die Grundeinstellungen wie die Position, Farbe und Größe des Stempels ermittelt. |
Stempeltext Posteingang DAS_STEMPELTXT_POSTEINGANG
In diesem Feld können Sie jenen Text definieren, der für das Stempeln von PDF-Dokumenten verwendet werden soll. Der Stempel kommt zur Anwendung, wenn es sich um eine Neuarchivierung eines PDF-Dokuments handelt und in diesem Zuge ein Posteingang erstellt wird. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie die beiden Datenbankfelder Postdatum und Lfd. PostNr aus der Post einfügen und für den Stempel verwenden.
Hinweis
| Beachten Sie, dass dieser Stempeltext nur dann verwendet wird, wenn auf der beim Archivieren verwendeten Dokumentenkategorie kein eigener Stempeltext im Feld Stempeltext Posteingang hinterlegt ist. Als weitere Voraussetzung, damit dieser Stempeltext herangezogen wird, muss im Feld Stempelnummer Posteingang auf der Dokumentenkategorie ein Stempel hinterlegt sein. Von dem hier hinterlegten Stempel werden die Grundeinstellungen wie die Position, Farbe und Größe des Stempels ermittelt. |
Vorschlag Datenb. bearbeiten DAS_VORSCHLAG_EDIT_DOG
In diesem Feld können Sie einen Vorschlagswert für das Datenfeld "Datenbesitzer für Bearbeiten" am Dokument festlegen. Dieser wird auf jedes neu angelegte Dokument dieses Archivs übernommen, unabhängig davon, ob dieses manuell angelegt oder importiert wird.
In diesem Feld können Sie einen Vorschlagswert für das Datenfeld "Datenbesitzer für Bearbeiten" am Dokument festlegen. Dieser wird auf jedes neu angelegte Dokument dieses Archivs übernommen, unabhängig davon, ob dieses manuell angelegt oder importiert wird.
Fremdarchiv DAS_XML_EXPORTAKTIV
Über dieses Feld können Sie den automatischen Abgleich der Dokumente dieses Archivs für Fremdarchive aktivieren. Beachten Sie hier auch das Feld "XML-Exportverzeichnis Fremdarchiv".
Über dieses Feld können Sie den automatischen Abgleich der Dokumente dieses Archivs für Fremdarchive aktivieren. Beachten Sie hier auch das Feld "XML-Exportverzeichnis Fremdarchiv".
XML-Exportverzeichnis Fremdarchiv DAS_XML_EXPORTPFAD
In diesem Feld können Sie das Verzeichnis für den automatischen Abgleich von Dokumenten ins Fremdarchiv einstellen. Wenn Sie Dokumente in ein Archiv archivieren, welches als Fremdarchiv gekennzeichnet ist, erfolgt die Speicherung der Dokumente am hier eingetragenen Speicherpfad. Die Dokumente werden mit den Metadaten in diesem Verzeichnis (Speicherpfad) abgelegt.
In diesem Feld können Sie das Verzeichnis für den automatischen Abgleich von Dokumenten ins Fremdarchiv einstellen. Wenn Sie Dokumente in ein Archiv archivieren, welches als Fremdarchiv gekennzeichnet ist, erfolgt die Speicherung der Dokumente am hier eingetragenen Speicherpfad. Die Dokumente werden mit den Metadaten in diesem Verzeichnis (Speicherpfad) abgelegt.