Speicherverhalten von Dokumenten im DMS
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Vorbemerkungen
Dokumente werden aus Sicherheitsgründen standardgemäß (Doppelklick) schreibgeschützt zum Ansehen geöffnet. Zum Bearbeiten muss das Dokument mittels der Funktion "Dokument bearbeiten" bzw. der Schaltfläche 
geöffnet werden. Dabei erhält das Dokument einen sogenannten Check-out-Status. (siehe Symbol 
in der Spalte Check-out, bzw. die Funktion Liste aller Dokumente in Bearbeitung). Damit wird auch verhindert, dass ein Dokument von mehreren Anwendern gleichzeitig geöffnet und bearbeitet wird.
geöffnet werden. Dabei erhält das Dokument einen sogenannten Check-out-Status. (siehe Symbol in der Spalte Check-out, bzw. die Funktion Liste aller Dokumente in Bearbeitung). Damit wird auch verhindert, dass ein Dokument von mehreren Anwendern gleichzeitig geöffnet und bearbeitet wird.Achtung - nur wenn mit lokaler Kopie (Parameter) gearbeitet wird:
Von diesem Parameter hängt grundsätzlich ab, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht Dokumentenversionen zu erstellen. Arbeitskopie mit/ohne Versionierung (Standard) Bei dieser Einstellung wird in jedem Fall eine lokale Arbeitskopie erstellt. Diese Einstellung kann mit beiden Speicherverfahren (Speicherung über Server oder Direkte Speicherung) verwendet werden. Mit Versionierung bedeutet, dass beim neuerlichen Einchecken eines zum Bearbeiten geöffneten Dokuments, eine neue Version erstellt wird. Ohne Versionierung wird das ursprüngliche Dokument am Server überschrieben. Arbeiten am Originaldokument Mit dieser Einstellung verhindern Sie, dass lokale Kopien des Dokuments erstellt werden. Um diese Einstellung verwenden zu können, muss die Direkte Speicherung verwendet werden. Es kann keine systemunterstützte Versionierung durchgeführt werden. Hinweis
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Beim Öffnen eines Dokuments zum Bearbeiten wird eine Kopie des Dokuments in einem Verzeichnis auf Ihrem Arbeitsplatzrechner erzeugt. Diese Kopie muss nach Bearbeitung wieder ins Archiv gebracht werden! Das können Sie "händisch" durch
a) Betätigen der Archivschaltfläche im Office oder
b) die Funktion Liste aller Dokumente in Bearbeitung → Arbeitskopie archivieren.
Außerdem werden Sie beim Verlassen des DMS auf Nicht archivierte Dokumente aufmerksam gemacht. Nicht geänderte Dokumente werden beim Verlassen des DMS automatisch "entsperrt", d. h., die lokale Kopie wird gelöscht und der Check-out-Status wird entfernt.
Pro Dokument können beliebig viele Versionen verwaltet werden (siehe Spalte "Versionen" bzw. die Funktion Dokumentenversionen. Die Versionierung ist jedoch abhängig von mehreren Parametern und kann je Dokumentenversion bzw. je Dokument eingestellt werden (siehe Parameter und Einstellungen).
Dokumente können mehreren Klienten (auch mehreren Poststücken usw.) zugeordnet werden (siehe Funktion "Verteilen an Kunden").
Parameter und Einstellungen
Dokumentenzugriff (firmenbezogener Parameter)
Von diesem Parameter hängt grundsätzlich ab, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht Dokumentenversionen zu erstellen. Arbeitskopie mit/ohne Versionierung (Standard) Bei dieser Einstellung wird in jedem Fall eine lokale Arbeitskopie erstellt. Diese Einstellung kann mit beiden Speicherverfahren (Speicherung über Server oder Direkte Speicherung) verwendet werden. Mit Versionierung bedeutet, dass beim neuerlichen Einchecken eines zum Bearbeiten geöffneten Dokuments, eine neue Version erstellt wird. Ohne Versionierung wird das ursprüngliche Dokument am Server überschrieben. Arbeiten am Originaldokument Mit dieser Einstellung verhindern Sie, dass lokale Kopien des Dokuments erstellt werden. Um diese Einstellung verwenden zu können, muss die Direkte Speicherung verwendet werden. Es kann keine systemunterstützte Versionierung durchgeführt werden. Hinweis
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Abfrage Versionierung (firmenbezogener Parameter)
Wird ein Office-Dokument im DMS zum Bearbeiten geöffnet, so kann der Benutzer beim neuerlichen Archivieren entscheiden, ob eine neue Version erzeugt oder das bestehende Dokument im DMS überschrieben werden soll.
Wird ein Office-Dokument im DMS zum Bearbeiten geöffnet, so kann der Benutzer beim neuerlichen Archivieren entscheiden, ob eine neue Version erzeugt oder das bestehende Dokument im DMS überschrieben werden soll.
Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, erfolgt bei der Archivierung z. B. aus einer MS-Office-Anwendung über die Schaltfläche BMD Archiv eine Abfrage, ob die aktuellen Änderungen eine neue Version erzeugen oder die bestehende überschreiben sollen. Dieses Verhalten ist an die Einstellung im Parameter Dokumentenzugriff (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen → Dokumentenzugriff) gekoppelt. Zeigt dieser nicht den Wert Arbeitskopie mit Versionierung, wird auch diese Abfrage unterdrückt. Hinweis
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Dokumente fixieren
Verhindert, dass ausgegangene Poststücke (= Postausgang!) zum Bearbeiten geöffnet werden. Als flankierende Maßnahme muss das Datenfeld "zugeordnete Poststücke" in den Berechtigungen für die Eingabe/Änderung schreibgeschützt werden bzw. muss verhindert werden, dass unautorisierte Anwender dieses Feld in den Feldeinstellungen einblenden.
Verhindert, dass ausgegangene Poststücke (= Postausgang!) zum Bearbeiten geöffnet werden. Als flankierende Maßnahme muss das Datenfeld "zugeordnete Poststücke" in den Berechtigungen für die Eingabe/Änderung schreibgeschützt werden bzw. muss verhindert werden, dass unautorisierte Anwender dieses Feld in den Feldeinstellungen einblenden.
Über diesen Parameter können Sie steuern, dass Dokumente, die ausgegangenen Poststücken (= Postausgang) zugeordnet wurden, für die weitere Bearbeitung gesperrt werden. Sollten Sie dieses Dokument bearbeiten wollen, müssen Sie dieses kopieren. |
Start RTF-Dokumente
In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen. Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet. Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung. |
Variabler Dokumentenname
Beim Öffnen eines Dokuments aus dem DMS kann anstatt des internen Dokumentennamens (einer laufenden Nummer) ein für den Anwender sinnvoller, sprechender Dokumentenname vergeben werden. Dieser kann durch die Parameter "Variabler Dokumentenname" und "Exportformat Dokumentenname" beeinflusst werden. Der so gewählte Dokumentenname wird vom Programm automatisch um Informationen erweitert, die für die ordnungsgemäße Abwicklung im DMS notwendig sind.
Beim Öffnen eines Dokuments aus dem DMS kann anstatt des internen Dokumentennamens (einer laufenden Nummer) ein für den Anwender sinnvoller, sprechender Dokumentenname vergeben werden. Dieser kann durch die Parameter "Variabler Dokumentenname" und "Exportformat Dokumentenname" beeinflusst werden. Der so gewählte Dokumentenname wird vom Programm automatisch um Informationen erweitert, die für die ordnungsgemäße Abwicklung im DMS notwendig sind.
In diesem Parameter können Sie den Dokumentenamen definieren, der zum Beispiel beim Ansehen bzw. Bearbeiten des Dokuments, dem bisherigen Dokumentennamen vorangestellt wird. Über den blauen Pfeil neben diesem Feld können Sie den Formeleditor öffnen, in dem Sie den variablen Dokumentennamen erstellen können, in diesem Editor kann auch auf Datenbankfelder zugegriffen werden. |
Spezielles Feld auf der Dokumentenkategorie bzw. auf dem Dokument
Dokumente versionieren
Auf der Dokumentenkategorie kann hinterlegt werden, ob Dokumente dieser Kategorie versioniert werden. Dieses Kennzeichen wird bei erstmaliger Archivierung auf Dokumente "weitervererbt" und kann dort ebenfalls gesetzt werden. Somit ist es möglich, dass Dokumente der Kategorie XY nie versioniert werden, ein besonderes Dokument jedoch schon!
a) lt. Parametereinstellung
b) immer versionieren
c) nie versionieren
Achtung!
 | Bevor diese Paramter gesetzt/geändert werden, müssen alle Anwender aus dem NTCS aussteigen und alle Dokumente eingecheckt werden! |
AdministratorINFO
Öffnen der Dokumente zur Ansicht
Hier wird in jedem Fall (egal ob laut Parameter mit lokaler Kopie oder auf Originaldokument gearbeitet wird) eine schreibgeschützte, lokale Kopie des Dokuments verwendet. Der Grund dafür ist, dass diese Ansicht bei Verwendung des Originaldokuments das Dokument für andere Benutzer sperren würde - was nicht notwendig ist.
Öffnen der Dokumente zum Bearbeiten
Das Dokument erhält im DMS einen Check-out-Status.
Beim Arbeiten auf dem Originaldokument überschreibt jedes Speichern in der jeweiligen Anwendung sofort das Originaldokument. Dasselbe gilt, wenn z. B. im Office die Archivschaltfläche verwendet wird. Beim Arbeiten mit lokaler Kopie wird beim Speichern in der jeweiligen Anwendung nur die lokale Kopie gespeichert. Diese muss aber händisch oder halbautomatisch (siehe Vorbemerkungen) wieder ins DMS gebracht werden.
Beim Arbeiten auf dem Originaldokument überschreibt jedes Speichern in der jeweiligen Anwendung sofort das Originaldokument. Dasselbe gilt, wenn z. B. im Office die Archivschaltfläche verwendet wird. Beim Arbeiten mit lokaler Kopie wird beim Speichern in der jeweiligen Anwendung nur die lokale Kopie gespeichert. Diese muss aber händisch oder halbautomatisch (siehe Vorbemerkungen) wieder ins DMS gebracht werden.
Lokale Kopien
BMDNTCS kann nicht "wissen", ob bzw. wann sie ein geöffnetes Dokument schließen. Dafür ist die Anwendung zuständig, mit der das Dokument automatisch geöffnet wird! Daher überprüft BMDNTCS beim Verlassen des DMS, ob Dokumente zur Bearbeitung geöffnet wurden.
Nicht von BMD beeinflussbar
Das Verhalten beim Speichern und Bearbeiten von Dokumenten ist auch abhängig von Faktoren, die nicht oder nur teilweise von BMD beeinflusst werden können:
a) Anzeige und Öffnen eines Dokuments ist abhängig von der Applikation, die das Dokument öffnet und somit von der Software am jeweiligen Arbeitsplatzrechner (das heißt, man kann von einem Arbeitsplatz aus kein WinWord-Dokument öffnen, wenn man dort WinWord nicht installiert hat).
b) Die Systemzeit der Arbeitsplatzrechner muss untereinander und mit dem Server abgestimmt sein. Befragen sie dazu Ihren Hardwaretechniker! Wenn Sie diesen Aspekt vernachlässigen, kann es vorkommen, dass neuere Dokumentenversionen auf einem Arbeitsplatz mit falscher Systemzeit durch Speichern zu "alten" Dokumenten werden und die Versionen verlorengehen!
c) Die Dokumente liegen nicht direkt in der Datenbank, sondern in eigenen Verzeichnissen. Die Datenbank verwaltet lediglich den Verweis auf die Dokumente und die Stammdaten dazu. Die Dokumentenverzeichnisse müssen daher in Ihre Datensicherung integriert werden!
