Liste aller Dokumente in Bearbeitung

Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

Dieses Fenster dient als Übersicht über die sich gerade in Bearbeitung befindlichen Dokumente.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Dokument

Ansehen

Öffnet den markierten Datensatz zum Ansehen.

Neu

Ermöglicht die Neuanlage eines Dokuments im DMS.

Bearbeiten

Öffnet den markierten Datensatz zum Bearbeiten.

Kopieren

Kopiert ein markiertes Dokument.

Einfügen

Fügt das zuvor kopierte Dokument in die Liste der Dokumente in Bearbeitung ein (ohne Check-out-Datum und Check-out-User-ID, da das kopierte Dokument nicht zum Bearbeiten geöffnet wurde).

In Zwischenablage einfügen

Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und ihn mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Bzw. können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.

Externer Link


In Zwischenablage kopieren	Der Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MSWord-Dokument eingefügt werden.
Als E-Mail senden	Das Dokument wird direkt in einer Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person!

Funktionen

Dokumentenarchivierung mit Vorschau

Ermöglicht das Archivieren eines Dokuments mit einem Fenster für die Vorschau auf das Dokument.

Sammelverzeichnis öffnen

Mit diesem Befehl öffnet der BMD Explorer das Sammelverzeichnis und listet alle darin vorhandenen Dateien auf. Übernehmen der gelisteten Dokumente mit der Schaltfläche "Übernehmen" oder "Übernehmen mit Dup" (Duplikat). Es wird bei der Übernahme des Dokuments die Beschlagwortungsmaske des Archivs geöffnet und die Dokumente können wie gewohnt archiviert werden.

Dokument ansehen

Das Dokument kann mit dieser Funktion schreibgeschützt geöffnet werden. Der gleiche Effekt wird erzielt, wenn das Dokument mit Doppelklick angesteuert wird.

Achtung: Manche Anwendungen (z. B. Word) lassen zwar ein Bearbeiten, jedoch kein Speichern mehr zu; manche Anwendungen (Outlook) lassen auch kein Bearbeiten zu! Details siehe Speicherverhalten von Dokumenten im DMS.

Dokument bearbeiten

Damit öffnet sich das Dokument zur Bearbeitung. Gleichzeitig erhält der Datensatz im Archiv einen "Check-out-Status": Die von einem selbst zur Bearbeitung geöffneten Dokumente werden in der Spalte "Check-out" mit dem Stiftsymbol angezeigt, die von anderen Mitarbeitern geöffneten Dokumente mit dem Symbol "Schlüssel". Details siehe Speicherverhalten von Dokumenten im DMS.

Dokumente in Bearbeitung

Arbeitskopie archivieren

Diese Funktion bringt ein "ausgechecktes" (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS.

Arbeitskopie verwerfen

Mit dieser Funktion können Sie eine "ausgecheckte" (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt den "Check-out-Status" zurück. Außerdem gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt.

Hinweis

Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn

der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe Admin oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist.
Der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt wurde.
im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.

Dokument versenden

Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen "Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)" und "Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief" werden aber nur angezeigt, wenn Sie den Parameter "Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6 BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → 3 Dokumente versenden auf "Ja" gestellt haben.

Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten

Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit diese vor dem Versenden zu stempeln um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur das bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt wurden. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.

Per E-Mail

Diese Funktion ermöglicht Ihnen ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokumentes das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter "Auswahl E-Mailadressen bei Versenden", unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6 BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → 3 Dokumente versenden, definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mailadressen angezeigt und Sie können auswählen an welche E-Mailadresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mailadresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit dem Button "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mailprogramm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.

Auswahl E-Mail-Adressen bei Versenden

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief

Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit diese vor dem Versenden zu stempeln um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur das bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt wurden. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.

Mit Begleitbrief

Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit welchem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann.

Mit ID Austria signieren (nur PDF)

Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.

An CZ-Databox

Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

Hinweis

In den folgenden 5 Parametern (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6 BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → 3 Dokumente versenden) können Sie einstellen, welcher Text angedruckt werden soll bzw. welche Position, Farbe und Schriftgröße der Stempel besitzen soll.

Stempeltext

Stempelposition oben (in mm, max 295)

Stempelposition links (in mm, max. 200)

Farbe Stempeltext

Schriftgröße Stempeltext

Erstelle


Neue Aufgabe	Öffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essentielle Felder wie Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
Neuer Termin	Öffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essentielle Felder wie Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben.
Neuer Workflow	Diese Funktion ermöglicht Ihnen zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster Workflow Suche, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist einen weiteren zu starten. Sollten Sie das machen, bekommen Sie vorher eine Meldung die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten. Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.

Verschieben/Verteilen/Verweise

Verschieben zu Person

Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle im NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter "Kunden/Lieferant", "Alle Personen", "Mitarbeiter" und "Bewerber" zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter "Alle Personen" werden Ihnen alle im NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet.

Verschieben in Archiv

Mit diesem Befehl kann das Dokument in einem anderen Archiv abgelegt werden. Der Befehl öffnet ein Fenster, um das Zielarchiv auszuwählen. Nach dieser Auswahl öffnet sich eine Archivierungsmaske, um das Dokument im anderen Archiv richtig zu beschlagworten. Wurde das Dokument verteilt, so sehen Sie eine Abfrage, ob alle Dokumente verschoben werden sollen oder nur das aktuell markierte Dokument verschoben werden soll.

Verschieben auf Pfad

Diese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können.
In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumenten-Versionen bis auf die aktuellste gelöscht werden.
Der Pfad zum Speicher-Medium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → Pfade angelegt bzw. adapiert werden.
Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich.
Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden.

Verteilen an Personen

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen ein Dokument zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt:

Verteilen in Archiv

Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt

, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt:

Dokumentenverweise

Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise.

Verknüpfung erstellen

Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen.

Hinweis

Mit dem Feld "Archiv-Nr.", welches Sie sich in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Hierbei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden.

Dokument für Verknüpfung suchen

Es öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.

Hinweis

Die drei Funktionen "Verschieben zu Person", "Verschieben in Archiv" und "Verschieben auf Pfad" sind inaktiv, sobald sich ein Dokument in Bearbeitung befindet. Damit Sie dass in Bearbeitung befindliche Dokument verschieben können, müssen Sie eine der beiden Funktion "Arbeitskopie archivieren" bzw. "Arbeitskopie verwerfen" ausführen, in der gelben Menüleiste unter Funktionen → Dokumente in Bearbeitung.

Favoriten

Das Dokument kann als Favorit gekennzeichnet werden bzw. aus den Favoriten entfernt werden.

Dokumentenversionen

Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen.

Neue Version aus Datei

Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Nach der Auswahl wird das neue Dokument archiviert und automatisch zur aktuellsten Version. Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Dazu müssen Sie den Parameter "Dokumentenzugriff" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6 BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → 1 DMS Einstellungen auf "0 - Arbeitskopie mit Versionierung" stellen.

Dokumentenzugriff

Von diesem Parameter hängt grundsätzlich ab, ob mit Arbeitskopien oder direkt am Originaldokument gearbeitet wird und ob die Möglichkeit besteht Dokumentenversionen zu erstellen.

Arbeitskopie mit/ohne Versionierung (Standard)
Bei dieser Einstellung wird in jedem Fall eine lokale Arbeitskopie erstellt. Diese Einstellung kann mit beiden Speicherverfahren (Speicherung über Server oder Direkte Speicherung) verwendet werden.

Mit Versionierung bedeutet, dass beim neuerlichen Einchecken eines zum Bearbeiten geöffneten Dokuments, eine neue Version erstellt wird. Ohne Versionierung wird das ursprüngliche Dokument am Server überschrieben.

Arbeiten am Originaldokument
Mit dieser Einstellung verhindern Sie, dass lokale Kopien des Dokuments erstellt werden. Um diese Einstellung verwenden zu können, muss die Direkte Speicherung verwendet werden. Es kann keine systemunterstützte Versionierung durchgeführt werden.

Hinweis

Die hier definierte Parametereinstellung ist für den DMS-Parameter Abfrage Versionierung (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren → Abfrage Versionierung) relevant.

Sie haben dann noch die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie das Quelldokument löschen oder beibehalten wollen.

Volltextsuche

Mit diesem Befehl können elektronisch produzierte Dokumente inhaltlich durchsucht werden. Diese Suche funktioniert bei allen Dokumentarten (.doc, pdf, ect.), ausgenommen Bilddateien (.jpg, .gif, ect).

Post


Poststück ansehen	Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet. Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
Neuen Posteingang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
Neuen Postausgang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf.
Neues versandf. Poststück zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
Massensendung bearbeiten	Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei - Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.

Dokument sperren

Diese Funktion sperrt das Dokument zum Bearbeiten. Ansehen ist weiterhin für alle User möglich.
Durch Anklicken der Funktion wird eine Datenbesitzergruppe auf das Dokument gelegt und nur die Benutzer, die in dieser Gruppe sind, können das Dokument bearbeiten. Für alle anderen Benutzer ist die Funktion "Dokument bearbeiten" inaktiv (grau).

Vorgehensweise: Unter den Berechtigungen eine Datenbesitzergruppe erstellen. Benutzer, die das Dokument bearbeiten dürfen, dieser Datenbesitzergruppe zuordnen.
In den DMS Einstellungen unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6 BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → 1 DMS Einstellungen im Parameter "Vorschlag Datenbes. für Dokument bearbeiten" diese Datenbesitzergruppe eintragen. Mit Klick auf die Funktion "Dokument sperren" wird diese Datenbesitzergruppe auf das Dokument gelegt.

Quelldaten öffnen

Öffnet die Quelldaten des Dokuments (z. B. bei Honorarnoten aus der LEA wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet).
Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen), sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen.

Schreibschutz

Ändern Sie hier den Schreibschutz für das Dokument. Genaue Informationen zum Schreibschutz finden Sie in der Hilfe zum Fenster Schreibschutz am Dokument.

Chronik

Öffnet die Chronik des Kunden.

Export/Import
Hier können Sie im Hintergrund archivierte Dokumente (Ausdrucke ...) ins DMS übernehmen bzw. die Notebookanbindung für Dokumente starten. Diese Funktion kann im Berechtigungssystem gesperrt werden.
Import BMD-Dokumente	Über diese Funktionen werden BMD Dokumente (Ausdrucke) wie z. B. Rechnungen, Honorarnoten importiert. Es können Dokumente aus BMD 5.5 in das NTCS Archiv importiert werden. Vorbedingungen: Kontrolle der Einstellungen, Pfadzugriff etc. BMD 5.5 Einstellungen zur NTCS - userbezogen "Sammelordner Archivierung" + "Exportdatei Archivierung " kontrollieren. BMD 5.5 Einstellungen zur NTCS - GLOBAL (F12) "Sammelordner Archivierung" + "Exportdatei Archivierung" kontrollieren. Kontrolle des NTCS Parameters "Dokumentenimportdatei" unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6 BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → 1 DMS Einstellungen. Vorgehensweise: Nach Klick auf "Import BMD Dokumente" öffnet sich ein Fenster, in welchem der Pfad eingegeben werden muss, von dem die Dokumente importiert werden sollen. Mit Klick auf "Starten" werden die Dokumente importiert und befinden sich ab sofort im NTCS Archiv.
Export Dokumente	Über diese Funktion können Dokumente für den mobilen Einsatz (Notebook) in ein Verzeichnis exportiert werden. Durch die Einstellung "Nur Dokument" beim Exportformat kann man sich die Dokumentenversionen mitexportieren lassen. Wählt man "Dokument und Metadaten", so ist es nicht möglich, die verschiedenen Dokumentenversionen mitexportieren zu lassen. Durch die Einstellmöglichkeiten bei "Datenquelle" kann genau eingegrenzt werden, was exportiert werden soll. Nach durchgeführtem Export öffnet sich das Fenster "Exportprotokoll", das aufzeigt, ob alle Dokumente erfolgreich exportiert wurden. Durch den Export mit Metadaten sind alle Voraussetzungen erfüllt, um die Dokumente wieder erfolgreich ins NTCS DMS zu importieren. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Export Dokumente.
Import Dokumente	Über diese Funktion können Dokumente bei Bedarf importiert werden. Dazu ist das Verzeichnis anzugeben und das Importformat auszuwählen. Im Vorschaufenster wird angezeigt, welche und wie viele Dokumente importiert werden. Genauere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Import Dokumente.

Ansicht
Dokumentenvorschau	Dieser Befehl zeigt eine Voransicht des Dokuments an, falls das Dokument einem gängigen Dateityp entspricht. Die Funktion ist nicht für alle Dateitypen möglich (Bsp.: .txt).
Icons anzeigen	In der ersten Spalte der zugeordneten Dokumente kann ein Symbol angezeigt werden, welches auf den Typ des Dokuments hinweist (z. B. Winword, Excel). Die Symbolanzeige kann unter Ansicht → "Icons anzeigen" aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Ausdruck
Ausdruck Dokument	Das markierte Dokument wird gedruckt.
Ausdruck Dokumentendaten	Erzeugt einen Ausdruck der Archivierungsfelder der Dokumente am Bildschirm.

Extras

Eigene Einstellungen

Öffnet die eigenen Parameter.

Computerbezogene Einstellungen

Öffnet die computerbezogenen Parameter.

Firmenbezogene Einstellungen

Öffnet die firmenbezogenen Parameter.

Allgemeine Einstellungen

Öffnet die allgemeinen Parameter.

Kommandozeilen

Über die Kommandozeilen kann zentral festgelegt werden, welche Dokumentenart (Extension z. B. *.TIF) mit welchem Programm geöffnet werden soll. Siehe dazu die Fensterhilfe Verwaltung Kommandozeilen.

Bearbeitungsprotokolle


Bearbeitungsprotokoll Dokument	Dokumentiert, welche Funktionen mit diesem Dokument ausgeführt wurden. Genaue Informationen dazu finden Sie unter der Hilfe zum Fenster Bearbeitungsprotokoll.
Bearbeitungsprotokoll User	Dokumentiert, welche Funktionen dieser User ausgeführt hat. Genaue Informationen dazu finden Sie unter der Hilfe zum Fenster Bearbeitungsprotokoll.
Bearbeitungsprotokoll Kunde/Lieferant	Dokumentiert, welche Funktionen bei den Dokumenten dieser Person ausgeführt wurden. Genaue Informationen dazu finden Sie unter der Hilfe zum Fenster Bearbeitungsprotokoll.

Info

Serverstatus anzeigen

Detaillierte Anzeige von Serverinformationen.

Dokumenteninformation

Detailanzeige zum Dokument.

Dokumentenstatistik

Die Dokumentenstatistik zeigt Statistikinformationen (Anzahl der Dateien, Bytes insgesamt, Nicht lesbare Dokumente, Virtuelle Dokumente) an.

Kontrolle externe Änderungen

Mit dieser Funktion können Sie die selektierten Dokumente auf Änderungen außerhalb vom BMD DMS überprüfen. Sollten Dokumente gefunden werden, die extern verändert wurden, wird Ihnen eine Liste mit allen extern veränderten Dokumenten angezeigt.

Hinweis

Die Kontrolle, ob ein Dokument extern verändert wurde, erfolgt auch beim Ansehen bzw. Bearbeiten eines Dokuments. Sollte das Dokument extern verändert worden sein, erfolgt ein entsprechender Hinweis, ansonsten wird das Dokument einfach geöffnet.

Arbeitsverzeichnis öffnen

Öffnet das Verzeichnis, in dem die Dokumente temporär gespeichert sind. Wird ein Dokument geöffnet (zum Ansehen oder Bearbeiten), so wird es in diesem Verzeichnis kurzzeitig abgelegt. Sobald man das Dokument wieder schließt oder das NTCS Archiv schließt, sind in diesem Verzeichnis keine Dokumente mehr.

Genauere Informationen zum Arbeitsverzeichnis finden Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

FTP-Gesamtupdate

Mittels dieser Funktion startet der Upload der Dokumente auf den FTP Server. Dazu muss im Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6 BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → 7 FTP Parameter der FTP Server hinterlegt werden. Ferner kann am Dokument im Feld FTP-Pfad der Pfad eingetragen werden.

Servername/IP-Adresse für BMD Archivdienst

Wenn Sie das Speicherverfahren 1 - Speicherung über Server verwenden, müssen Sie in diesem Parameter den Server eintragen, auf dem der BMD Archiverungsdienst BMDNtcsSvc läuft bzw. auf dem die Dokumente abgelegt werden sollen.

Eigenes Archiv festlegen

Es können mehrere Archive angelegt werden. Mit dieser Funktion sollte das eigene Archiv festgelegt werden, um den Arbeitskomfort mit NTCS zu erhöhen (z. B. damit das eigene Archiv bei Archivierungen in sämtlichen Programmteilen gleich vorgeschlagen wird). Siehe dazu auch die Fensterhilfe Archive.

Gelöschte Dokumente

In diesem Fenster befinden sich die, aus dem DMS gelöschten, Dokumente. Die Dokumente können dort entweder ganz gelöscht oder wiederhergestellt werden.

Dokument entfernen

Das Entfernen von Dokumenten verhält sich gleich wie das endgültige Löschen von Dokumenten. Sämtliche Dokumentendaten werden gelöscht und das Dokument wird in den Deleted-Ordner verschoben mit dem Unterschied, dass der Dokumentenname aus Betreff, Kategorie, PersonenNr und DokumentenNr besteht. Die Dokumentendaten werden mitunter nicht als XML-File geschrieben, sodass das Dokument nicht mehr wiederherstellbar ist.

Hintergrundinfos

Sobald ein Dokument in Bearbeitung ist (ersichtlich im DMS am Dokument im Feld "Check-out" mit dem Stiftsymbol), erhält es einen Eintrag in der "Liste aller Dokumente in Bearbeitung".
Nach dem Archivieren des gerade bearbeiteten Dokuments (mit Klick auf den Archivierungsbutton) oder nach Verwerfen der Arbeitskopie ist es nicht mehr in der "Liste aller Dokumente in Bearbeitung" und wieder "eingecheckt".

Im Fenster "Liste aller Dokumente in Bearbeitung" können die Dokumente nach Sachbearbeiter gefiltert werden. Der Sachbearbeiter kann im Feld "Sachbearbeiter" (Eingabefeld im oberen Bereich des Fensters) entweder mit der Taste "F4" oder durch Klicken auf den blauen Pfeil neben dem Eingabefeld gesucht werden. Sollte kein Sachbearbeiter eingegeben sein, so werden alle Dokumente angezeigt, die sich derzeit in Bearbeitung befinden.

Die Combobox im rechten oberen Bereich des Fensters ermöglicht ein schnelles Filtern nach den Dokumenten, die in der Hauptkategorie abgelegt sind.

Ist ein Dokument in Bearbeitung, so ist es für alle anderen User zum Bearbeiten gesperrt. Ein Dokument kann immer nur von einem einzigen User bearbeitet werden, nicht von mehreren gleichzeitig. Ist das Dokument wieder "eingecheckt", so kann es der nächste User zum Bearbeiten öffnen.

Genauere Informationen rund um das DMS erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Standardfeldauswahl Dokumente in Bearbeitung

Standardfeldauswahl Dokumente in Bearbeitung

Siehe auch:

Dokumentenübersicht

Dokumentenliste