UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht/Dokumentenliste → Extras → Export/Import → Export Dokumente
 
Über diese Funktion können Dokumente für den mobilen Einsatz (Notebook) in ein Verzeichnis exportiert werden.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Export Dokumente

Folgende Felder stehen für den Export der Dokumente zur Verfügung:

Zielverzeichnis
Verzeichnis, in welches die Dokumente exportiert werden sollen.
Exportformat
"Nur Dokument" exportiert die ausgewählten Dokumente und bringt die Information der Metadaten in den Dokumentennamen. Bei dieser Variante wird für jede Person ein separater Ordner im Exportverzeichnis erstellt, in dem die jeweiligen Dokumente abgelegt werden. Diese Dokumente können im Exportverzeichnis mittels Doppelklick angesehen werden.

"Dokument und Metadaten" exportiert die ausgewählten Dokumente und erzeugt für jedes Dokument zusätzlich eine XML-Datei mit den Metadaten.
Bei dieser Variante wird kein individueller Ordner pro Person angelegt. Alle exportierten Dokumente und Metadaten liegen direkt im Exportverzeichnis. Diese Dokumente können beispielsweise in einer anderen Datenbank wieder importiert werden.

Beim Export von Dokumenten sind bezüglich des Dokumentennamens des Exportdokuments die beiden folgenden Parameter zu beachten:
Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Spezielle Parameter: "Exportformat Dokumentenname" und "Variabler Dok.-Name Export"

Der Parameter "Variabler Dok.-Name Export" wird nur verwendet, wenn Sie das Exportformat "Nur Dokument" ausgewählt haben. Wählt man hingegen "Dokument und Metadaten", wird dieser Parameter ignoriert. 

Mit diesem Parameter können Sie die Formatierung des Dokumentennamens beim Export steuern, folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

0 - Standardexport: 
Der Dokumentenname setzt sich aus diesen Feldern zusammen: Dokumentendatum + Kategorie-Nr. + Betreff + Archiv-Nr. + Dokumenten-Nr.

1 - Formeltext mit int. Dokumentendaten:
Der Dokumentenname setzt sich grundsätzlich wie beim Standardexport zusammen, es wird aber der Wert aus dem Parameter Variabler Dok.-Name Export vorangestellt.

2 - Formeltext ohne int. Dokumentendaten:
Der Dokumentenname wird gänzlich aus dem Parameter Variabler Dok.-Name Export ermittelt, bei dieser Einstellung werden keine weiteren internen Dokumentendaten in den Namen gepackt.
 
In diesem Parameter können Sie den Dokumentenamen definieren, der beim Export von Dokumenten ermittelt werden kann. Über den blauen Pfeil neben diesem Feld können Sie den Formeleditor öffnen, in dem Sie den variablen Dokumentennamen erstellen können, in diesem Editor kann auch auf Datenbankfelder zugegriffen werden.

Hinweis
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Dieser Parameter wirkt sich beim Export von Dokumenten nur aus, wenn Sie den Parameter Exportformat Dokumentenname entweder auf Formeltext mit int. Dokumentendaten oder auf Formeltext ohne int. Dokumentendaten gestellt haben.


Alle Versionen exportieren
Diese Option legt fest, ob alle Dokumentenversionen (wenn vorhanden) in das Zielverzeichnis mitexportiert werden sollen.
Datenquelle
Die Datenquelle gibt an, ob alle ausgewählten Dokumente (Dokumentenliste), alle Dokumente der ausgewählten Personen ("Selektierte Personen") oder alle markierten Dokumente ("Selektierte Dokumente") in das Zielverzeichnis exportiert werden.
Personen
Dieses Feld ist nur dann aktiv, wenn unter Datenquelle "Selektierte Personen" ausgewählt worden ist. Anschließend können alle Personen ausgewählt werden, deren Dokumente in das Zielverzeichnis exportiert werden sollen.
 
Nach dem durchgeführten Export öffnet sich ein Hinweisfenster, das Aufschluss gibt, ob der Export erfolgreich gewesen ist. 

Hinweis 
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Wird im Feld "Datenquelle" die Einstellung "Dokumentenliste" oder "Selektierte Personen" definiert, erhalten Sie eine Meldung, wenn Sie nicht über die Berechtigung zum Ansehen von Dokumenten verfügen:
"Zumindest ein lesegeschütztes Dokument konnte nicht exportiert werden!".

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Wird im Feld "Datenquelle" die Einstellung "Selektierte Dokumente" definiert, erhalten Sie folgende Meldung, wenn Sie nicht über die Berechtigung zum Ansehen von Dokumenten verfügen.
"Sie haben entweder kein Dokument ausgewählt oder Sie besitzen für keines der ausgewählten Dokumente eine Leseberechtigung!"

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Haben Sie im Feld Exportformat die Ausprägung Dokument mit Metadaten ausgewählt, öffnet sich zusätzlich das Fenster "Exportprotokoll", das aufzeigt, ob alle Dokumente erfolgreich exportiert worden sind.

Hintergrundinformationen
Durch die Einstellung "Nur Dokument" beim Exportformat können Sie die Dokumentenversionen mitexportieren lassen.
Wählt man "Dokument und Metadaten", so ist es nicht möglich, die verschiedenen Dokumentenversionen mitexportieren zu lassen.

Durch den Export mit Metadaten sind alle Voraussetzungen erfüllt, um die Dokumente wieder erfolgreich ins NTCS DMS zu importieren, wenn das Archiv, die Kategorien, Personen etc. gleich sind.
 
Hinweis 
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Derzeit lässt sich ein regelmäßiger, automatischer Dokumentenexport nicht einrichten – die vorhandene Exportfunktion ist ausschließlich für manuelle Exporte vorgesehen.
 
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