SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen
Grundlegende Informationen zum Thema finden Sie in der Hilfe zum Fenster Zeilenverrechnung. Überblick
Diese Themendokumentation erklärt, wie Sie die anfallenden Kosten aufgrund der Abfragen via SVS-Cockpit über die LEA an Ihre Kunden weiterverrechnen können. Über die Funktionen des SVS-Cockpits ist es möglich, Abfragen an das SVS-Portal zu stellen und die von dort abgeholten SVS-Dokumente automatisiert im DMS verarbeiten zu lassen. Da für Sie für jedes über das SVS-Cockpit abgeholte SVS-Dokument Kosten entstehen (siehe Kapitel Lizenzierung und Abrechnung in der Themendokumentation SVS-Cockpit), möchten Sie diese gegebenenfalls dem Kunden in der LEA als Leistung anlegen lassen und in Rechnung stellen.
Natürlich steht Ihnen der Weg der manuellen Eingabe der Abfragekosten in die Leistungserfassung offen. Es gibt allerdings eine komfortable Variante, sich die manuelle Eingabe in die Leistungserfassung zu ersparen. Diese wird hier näher erklärt.
Sobald ein über das SVS-Cockpit abgeholtes SVS-Dokument im kanzleieigenen DMS archiviert ist, können automatisiert Abfragekosten ermittelt und als Barauslagen in der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) angelegt werden. Es ist dabei unerheblich, ob diese Dokumente im SVS-Cockpit über Quartalsabfragen oder Einzelabfragen abgeholt werden.
Abgewickelt wird der Import der Kosten über das Schnittstellenprogramm Zeilenverrechnung.
Dieses ist das Schnittstellenprogramm für diverse Leistungsimporte, um Ihnen die manuelle Anlage von Barauslagen zu ersparen, die durch Anbindung anderer Programmteile der NTCS auch automatisch ermittelt werden können (siehe Ermittlungsquellen Buchungszeilen, Lohnabrechnungen, BMD Com-Lizenzen, Firmenbuchgebühren und Postkosten).
Alternativ dazu kann der Import über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten erfolgen, sodass die Abfragekosten automatisch periodisch übernommen werden und sicher vor dem Beginn der Fakturierung in der LEA zur Verfügung stehen.
Voraussetzungen
Erst seit dem Software-Update 28.01.33, das ab dem 27. März 2025 verfügbar war, enthalten die Metadaten der abgeholten SVS-Dokumente im DMS das erforderliche Kennzeichen für die Verrechnung. Nur Dokumente, die nach der Installation dieses Patches via SVS-Cockpit abgefragt worden sind, können in die LEA übernommen werden.
Obwohl der Import der Kosten für SVS-Abfragen die manuelle Anlage ersetzt, muss trotzdem sichergestellt sein, dass das manuelle Erfassen der Kosten als Barauslagen möglich wäre. Ansonsten kann der Import nicht wie gewünscht abgewickelt werden. Achten Sie im Vorfeld daher darauf, dass passende Artikel, eine passende Tätigkeitsgruppe, korrekt gewartete Artikelpreise sowie ein (fiktiver) Mitarbeiter, auf den die Kosten übernommen werden können, bereits angelegt sind. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten.
Die korrekt im DMS vorhandenen SVS-Dokumente werden in dieser Dokumentation vorausgesetzt, was auch vorgelagert eine vollständige Einrichtung des SVS-Cockpits bedingt. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Erklärungen in der Themendokumentation SVS-Cockpit.
Einstellungen
Der Import der Kosten für SVS-Abfragen erfordert vor der Inbetriebnahme einige Einstellungen im Paket LEA.
Kostenfaktoren anlegen
In den Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung müssen Sie Kostenfaktoren für den Zeilentyp Dokumente unter der Ermittlungsquelle SVS-Cockpit anlegen. Über den Kostenfaktor bezieht das Programm die Informationen, für welchen Artikel, unter welcher Tätigkeitsgruppe und für welchen Mitarbeiter die Kosten für SVS-Abfragen als Barauslagen angelegt werden sollen. Auch die Bewertung findet über den zugewiesenen Artikel und damit mit den für ihn gültigen Artikelpreis statt.
Beachten Sie bitte folgende Besonderheiten, die speziell für den Kostenfaktor des SVS-Cockpits gelten:
- Achten Sie darauf, dass der ausgewählte Artikel mit der Kostenart "Zeilenverrechnung" und mit dem Zeilenverrechnungstyp "SVS-Cockpit" geführt wird. Somit werden die Barauslagen später mit passendem Symbol in der Rechnungsbearbeitung dargestellt. Weiters ist empfehlenswert, im Artikelstamm das Feld Eingabe Bezugszeitraum mit der Option "Bezugsjahr muss eingegeben werden" zu belegen, da das Dokument selbst nur den Bezug zu einem Jahr aufweist (ein Bezugsmonat kann daher nicht direkt vom Dokument ermittelt werden).
- Möchten Sie sicherstellen, dass die Kosten für SVS-Abfragen nicht nur mit Honorar, sondern auch mit (davon abweichenden) Selbstkosten übernommen werden, ist es wichtig, sowohl Verrechnungspreise als auch Selbstkostenpreise in den Artikelpreisen für den gewählten Artikel anzulegen und zu warten.
- Die Barauslagen werden grundsätzlich unter jenem (fiktivem) Mitarbeiter angelegt, den Sie im Kostenfaktor zugewiesen haben. Setzen Sie jedoch den LEA Parameter Mitarbeiter aus Leistungsumfang ermitteln ein, werden Mitarbeiter, die im ermittelten Leistungsumfang hinterlegt sind, vorrangig berücksichtigt und herangezogen. Dieser LEA Parameter wird in diesem Zusammenhang allerdings selten in dieser Form eingesetzt.
- Wenn Sie eine Ermittlung eines Projekts wünschen: Die Barauslagen werden grundsätzlich mit jenem Projekt angelegt, das Sie im Kostenfaktor zugewiesen haben. Setzen Sie jedoch den LEA Parameter Projekte ermitteln abweichend vom Standard ein, wird eine zusätzliche Ebene der Projektermittlung berücksichtigt. In diesem Fall können Sie über das Feld Projekt-Zeilenverrechnungstyp des Kostenfaktors und das Feld Zeilenverrechnungstyp des Projekts eine Verknüpfung zwischen Kostenfaktor und Projekt vornehmen. Stimmt die gewählte Option in beiden Feldern überein, wird das Projekt identifiziert und herangezogen.
Für nähere Informationen zur Anlage von Kostenfaktoren beachten Sie bitte die Fensterhilfe Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung.
Kundenbezogene Voraussetzungen kontrollieren
Es gibt keine kundenbezogenen Voraussetzungen, das bedeutet: Es ist nicht separat steuerbar, für welche Kunden die Kosten übernommen werden sollen und für welche nicht.
Nur vorgelagert gibt es eine Möglichkeit, kundenbezogen zu steuern, ob überhaupt SVS-Dokumente automatisch abgefragt werden sollen. Über das Feld SVS-Abfrage im Kundenstamm können Sie steuern, ob für diesen Kunden eine SVS-Abfrage erfolgen darf. Nur wenn Sie dieses Feld auf "Ja" setzen, werden die Dokumente aus dem SVS-Portal für diesen Kunden abgeholt und ins DMS archiviert. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster SVS-Cockpit.
Ermittlungseinstellungen treffen
Über die LEA Parameter zur Zeilenverrechnung kann eine Ermittlungseinstellung für die SVS-Cockpit-Dokumente gesetzt werden. Im LEA Parameter Leistungstext legen Sie den Leistungstext für die Abfragekosten fest.
Ermittlungsstart einstellen
Es ist zwingend notwendig, einen Ermittlungsstart einzustellen. Damit verhindert das Programm, dass SVS-Cockpit-Dokumente, die in der Vergangenheit anderweitig oder manuell weiterverrechnet worden sind, nochmals über die Zeilenverrechnung als Barauslage angelegt werden.
Diesen Ermittlungsstart stellen Sie mithilfe der LEA Parameter SVS-Cockpit-Dokumente ermitteln ab (Jahr) und SVS-Cockpit-Dokumente ermitteln ab (Monat) ein.
Bei Bedarf: LEA Parameter prüfen
Folgende LEA Parameter werden nur in speziellen Fällen benötigt und daher selten abweichend vom Standard eingesetzt. Bitte beachten Sie für nähere Informationen die Beschreibungen der Hilfe zum konkreten LEA Parameter.
Firmeneinschränkung ermöglichen | Ist der LEA Parameter Firmeneinschränkung ermöglichen wie für den Standard vorgesehen deaktiviert, werden relevante Übernahmedaten aller Kunden der eigenen Firmengruppe ermittelt. Bei aktiviertem LEA Parameter muss für die Zeilenübernahme im Fenster Zeilenverrechnung im Feld Firma eine konkrete eigene Firma ausgewählt werden. In weiterer Folge werden nur die relevante Übernahmedaten jener Kunden ermittelt, die unter der ausgewählten Firma angelegt worden sind. In beiden Fällen kann wie gewohnt auf einen/mehrere Kunden eingeschränkt werden. |
Projekte ermitteln | Die Ermittlung des Projekts, das auf die Barauslagen gesetzt werden soll, kann über den LEA Parameter Projekte ermitteln gesteuert werden. |
| "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen | Wird der LEA Parameter "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen aktiviert, so wird im Zuge der Zeilenverrechnung das Feld Datenbesitzer für Ansehen am Kundenstamm geprüft: Nur NTCS Benutzer, die der hinterlegten Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, sind berechtigt, für den Kunden Zeilenverrechnungsdaten zu übernehmen. |
Ablauf
Grundsätzlich wird jedes archivierte SVS-Dokument berücksichtigt, das die Herkunft "41" (= SVS-Cockpit) aufweist.
Die Abfragekosten werden beim Start des Zeilenimports über den Programmteil Zeilenverrechnung ermittelt.
Vor dem Start geben Sie im Bereich "Importeinstellungen" folgende Daten/Informationen bekannt - bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Ausführungen, die in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung bei den einzelnen Feldern angeführt sind:
- Im Datenbereich tragen Sie jenes Leistungsdatum ein, für das die Abfragekosten als Barauslagen in der Leistungserfassung angelegt werden sollen. Bitte beachten Sie den Datumsvorschlag, der sich aus dem aktuellen Tagesdatum bzw. bei aktiver Periodenkontrolle (siehe LEA Parameter; nähere Informationen zur Periodenverwaltung) aus dem Ultimo der aktuellen Periode ermittelt. Somit wird für den Fall vorgesorgt, dass Barauslagen nicht irrtümlich für das Tagesdatum angelegt werden, wenn diese noch mit Vormonat fakturiert werden sollen. Wenn Sie möchten, können Sie die Ermittlung auch auf einen Kunden bzw. bestimmte Kunden einschränken.
- In den Ermittlungsquellen aktivieren Sie die Ermittlungsquelle SVS-Cockpit. Bei erstmaliger Aktivierung beachten Sie bitte auch in der Fensterhilfe
Zeilenverrechnung den Hinweis Einstellung zum Ermittlungsstart der SVS-Cockpit-Dokumente fehlt.
Im Bereich "Datenquellen" des Fensters sehen Sie auf einen Blick, aus welchem Zeitraum die Daten zur Ermittlungsquelle SVS-Cockpit ermittelt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung im Bereich BMD NTCS Datenquellen.
Hinweis Ermittlungsquellen Buchungszeilen, Lohnabrechnungen, BMD Com-Lizenzen, Firmenbuchgebühren und Postkosten
 | Im selben Ermittlungslauf können Sie zudem Daten/Informationen aus folgenden Ermittlungsquellen erhalten:
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Beim Start der Zeilenübernahme mit der Funktion Übernahme starten wird die Anzahl der ermittelten SVS-Dokumente übernommen, sofern ein Kostenfaktor vorhanden ist und ein passender Ermittlungsstart festgelegt ist.
Diese Ermittlung kann auch automatisch über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten eingerichtet werden, sodass die Abfragekosten automatisch periodisch übernommen werden und sicher vor dem Beginn der Fakturierung in der LEA zur Verfügung stehen.
Eine erfolgreiche Übernahme wird mit dem automatischen Anzeigen des Übernahmeprotokolls beendet. Durch die erfolgreich abgeschlossene Übernahme setzt das Importprogramm automatisch ein Kennzeichen für jedes SVS-Dokument, das im aktuellen Übernahmelauf übernommen worden ist, um eine nochmalige Übernahme auszuschließen. Im Übernahmeprotokoll sehen Sie jene Abfragekosten, die ermittelt werden konnten.
In der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) sind die Barauslagen unter jenem Mitarbeiter sichtbar, der im entsprechenden Kostenfaktor hinterlegt ist (siehe auch Kapitel Kostenfaktoren anlegen). Die Leistung an sich wird je SVS-Dokument erzeugt - sie werden nicht je Kunde bzw. je Bezugsjahr kumuliert.
Eine Anpassung der importierten Barauslagen ist grundsätzlich nicht möglich, da die Autorisierung gleichzeitig mit der Übernahme erfolgt. (Ausnahme: Sie lösen die Autorisierung nochmals auf.)
Ab diesem Zeitpunkt stehen die Abfragekosten in Form der angelegten Barauslagen für die weitere Verwendung bereit und können in Honorarnoten hinzugefügt, aufbereitet und fakturiert werden.
Datenanalysen
Für viele Anwender/innen stellt sich die Frage, wie das Programm zu der genauen Anzahl von übernommenen Zeilen kommt. Hier ist es hilfreich, sich zuerst im Kapitel Tipps und Hintergrundinformationen über Besonderheiten in der Berechnungsweise zu informieren.
Wenn sich Unklarheiten ergeben oder Sie sämtliche Einstellungen nochmals kompakt überprüfen wollen, finden Sie in den folgenden Kapiteln hilfreiche Informationen dazu.
Daten in LEA mit Anzahl der SVS-Dokumente vergleichen
Ein SVS-Dokument zählt für die Zeilenverrechnung, sobald dieses im kanzleieigenen DMS archiviert ist und die Herkunft "41" (= SVS-Cockpit) aufweist.
Für Vergleichszwecke kann daher direkt die Ansicht in der Dokumentenübersicht herangezogen werden. Treffen Sie im Filter entsprechende Filtereinstellungen auf den Kunden und auf die jeweilige Herkunft. Mit der rechten Maustaste und der dort angesiedelten Funktion unter Extras → "Datensätze zählen" können Sie rasch ablesen, wie die Anzahl der SVS-Dokumente für den betreffenden Kunden zustande kommt.
Hilfsprogramme zur Datenanalyse
Zeilenverrechnungsdaten analysieren
Das Programm Zeilenverrechnungsdaten analysieren, das direkt über das Menü im Fenster Zeilenverrechnung aufrufbar ist, bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Ungereimtheiten in den Kunden- und LEA Stammdaten bzw. Einstellungen zu finden. Es gibt Aufschluss darüber, welche nötigen Stammdaten und Einstellungen für einen bestimmten Kunden für die Zeilenverrechnung fehlen und wie viele SVS-Dokumente aus dem DMS ermittelt werden können bzw. auch bereits über die Zeilenverrechnung übernommen worden sind.
Übernahmeprotokoll ansehen
Weiters gibt es im Fenster Zeilenverrechnung unter Funktionen → Übernahmeprotokoll die Möglichkeit, das Übernahmeprotokoll nachträglich anzusehen. Nach jedem Import wird ein neues Übernahmeprotokoll für die in die Leistungserfassung übernommenen Daten (siehe Leistungsübersicht) erzeugt und angezeigt. Beachten Sie bitte, dass durch einen Übernahmestart auch theoretisch mehrere Übernahmeprotokolle entstehen können.
Tipps und Hintergrundinformationen
In diesem Kapitel finden Sie interessante Tipps und Hintergrundinformationen zur Weiterverrechnung von SVS-Abfragen über die LEA.
Berücksichtigung von Änderungen in der Dokumentenanzahl
Folgende Besonderheiten sind in diesem Zusammenhang zu beachten:
- Bei der Übernahme wird immer genau jene Anzahl an noch nicht übernommenen SVS-Dokumenten, die zum aktuellen Zeitpunkt ermittelt werden kann, berücksichtigt. Dies betrifft sowohl SVS-Dokumente, die aktuell im DMS archiviert sind, als auch SVS-Dokumente, die archiviert waren, aber mittlerweile gelöscht wurden, da für beide SVS-Dokumente Kosten entstanden sind. Eine Ausnahme besteht für SVS-Dokumente, die endgültig aus dem DMS gelöscht sind, da hier kein Datensatz mehr existiert. Diese können trotz entstandener Kosten nicht mehr bei einer Übernahme berücksichtigt werden.
- Wird ein bereits bei der Zeilenverrechnung berücksichtigtes SVS-Dokument nochmals aus dem DMS gelöscht, ergeben sich dadurch auch keine automatischen Korrekturen.
Beispiel: Sie führen eine Übernahme durch und erhalten zwei SVS-Dokumente. Löschen Sie im Anschluss ein SVS-Dokument aus der Dokumentenübersicht, erhalten Sie dadurch keine Minus-Zeile.
Bitte beachten Sie für weitere Informationen zum Löschen von Dokumenten die Fensterhilfe Gelöschte Dokumente.
