Über die LEA Fakturierung können nicht nur die Zeiten, die die Mitarbeiter in der Leistungserfassung erfassen, dem Kunden/Mandanten in Rechnung gestellt werden, sondern auch oder stattdessen die vom Mitarbeiter durchgeführte Anzahl an Buchungen bewertet mit Artikelpreisen. (Auch Kombinationen davon sind möglich.)

Um die Anzahl der Buchungszeilen aus der Kunden-Fibu (Mandantenbuchhaltung) automatisch zu generieren, steht in der LEA das Programm Zeilenverrechnung zur Verfügung. Dieses ist das Schnittstellenprogramm für diverse Leistungsimporte, um Ihnen die manuelle Anlage von Barauslagen zu ersparen, die durch Anbindung anderer Programmteile der NTCS auch automatisch ermittelt werden können (siehe Ermittlungsquellen Lohnabrechnungen, BMD Com-Lizenzen, SVS-Cockpit, Firmenbuchgebühren und Postkosten). Alternativ dazu kann der Import über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten erfolgen, sodass die Anzahl der Buchungszeilen automatisch periodisch übernommen wird und sicher vor dem Beginn der Fakturierung in der LEA zur Verfügung steht.

Alle importierten Zeilen werden als Leistungen in Form von Barauslagen in der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) angelegt. Damit ersparen Sie Ihren Mitarbeitern das Erfassen der genauen Anzahl an Buchungszeilen in der Leistungserfassung und können trotzdem ein Abrechnungsmodell wählen, das mengenbasiert ist und sich daher auf die Anzahl der Buchungszeilen bezieht. Wenn Sie jedoch lieber nach Pauschalen, nach Zeiten o. Ä. abrechnen, können Sie die importierte Anzahl auch zu reinen Auswertungszwecken importieren lassen. Dies ist umso häufiger der Fall, je mehr Sie die Buchungen in der FIBU nicht manuell vornehmen, sondern automatisieren.

Dementsprechend erreichen Sie durch den Einsatz der Zeilenverrechnung folgende Vorteile:

Beschleunigung des Fakturierungslaufes
Die Anzahl der Buchungszeilen steht in der Leistungserfassung zum passenden Zeitpunkt zur Verfügung und kann, da sie bereits mit Artikelpreisen bewertet ist, fakturiert werden. Eine Bewertung ist vor allem dann interessant, wenn Sie vergleichsweise viel Aufwand für die Buchungen haben bzw. Ihre Mitarbeiter/innen die Buchungen tätigen und Sie eine mengenbasierte Abrechnung bevorzugen.
Schaffung von Vergleichs- und Auswertungsmöglichkeiten
Die Anzahl der Buchungszeilen steht in der Leistungserfassung zum passenden Zeitpunkt zur Verfügung und kann für Vergleichszwecke genutzt werden, auch wenn Sie diese nicht verrechnen können oder wollen. Das bedeutet, eine Bewertung und Fakturierung kann auch auf Wunsch unterbleiben und Sie nutzen auf der Grundlage der übernommenen Anzahl an Buchungszeilen nur die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Kunden selbst die Buchungen vornehmen (etwa als Cloud-Benutzer im System des Steuerberaters) oder automatisch Buchungen in der Kunden-Fibu produzieren (etwa über die BMD COM Faktura).

Die vorliegende Themendokumentation "Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen" enthält Informationen zu den nötigen Voraussetzungen, Einstellungen für die erstmalige Übernahme, zum Übernahmeprogramm Zeilenverrechnung selbst und behandelt im Anschluss daran Spezialfragen (Behandlung von Sonderfällen, Datenanalysen und Programmtechnische Hintergrundinformationen (für Administratoren)), die sich im laufenden Betrieb stellen können.

2. Voraussetzungen

Obwohl der Import der Buchungszeilen die manuelle Anlage in der Leistungserfassung ersetzt, muss trotzdem sichergestellt sein, dass das manuelle Erfassen der Buchungszeilen als Barauslagen möglich wäre. Ansonsten kann auch der Import nicht wie gewünscht abgewickelt werden. Achten Sie im Vorfeld daher darauf, dass passende Artikel, eine passende Tätigkeitsgruppe, korrekt gewartete Artikelpreise sowie die Mitarbeiter, die mit der Anzahl der Buchungszeilen die jeweiligen Leistungen vervollständigen, bereits angelegt sind. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten.

Die korrekte Führung der Buchhaltung wird hier vorausgesetzt. Sobald die Buchungen in der Mandantenbuchhaltung im Fenster Buchen vorhanden sind, sind Fibu-seitig die grundlegenden Voraussetzungen erfüllt, um die Buchungen bei Start der Zeilenübernahme zu berücksichtigen.

3. Einstellungen

Der Import von Buchungszeilen erfordert vor Inbetriebnahme eine Vielzahl an Einstellungen in der LEA, die in diesem Kapitel vorgestellt werden.

Sollten Sie noch Zeilen aus BMD 5.5 FIBU ermitteln, beachten Sie auch die Themendokumentation Zeilen aus BMD 5.5 Fibu oder Lohn ermitteln.

3.1. Kostenfaktoren anlegen

In den Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung müssen Sie Kostenfaktoren für jene Zeilentypen anlegen, die Sie übernehmen möchten.

Wünschen Sie keine Unterschiede in der Bewertung der zur Verfügung stehenden Zeilentypen, reicht es, wenn zumindest Kostenfaktoren für den übergeordneten Zeilentyp "Buchungszeilen" vorhanden sind, da es sich dabei um die allgemeine Rückfallebene handelt. Die darunterliegenden Zeilentypen entsprechen dabei den Buchungsarten Bilanzbuchungszeilen, EB-Buchungen und Automatikbuchungen, wobei für manche Automatikbuchungsarten wiederum eigene Zeilentypen angeboten werden. Die Auswahl der zu Verfügung stehenden Zeilentypen ergibt sich daraus, dass es sich hier um jene Buchungsarten handelt, die in der Praxis am häufigsten getrennt von den anderen Buchungsarten analysiert bzw. bewertet werden.

Grundsätzlich gilt, je detaillierter Sie Buchungen unterschiedlicher Buchungsarten, Herkunft etc. analysieren oder in der Folge auch unterschiedlich bewerten möchten, desto detaillierter werden Sie auch Ihre Kostenfaktoren führen.

Über den Kostenfaktor bezieht das Programm die Informationen, für welchen Artikel, unter welcher Tätigkeitsgruppe und für welchen Mitarbeiter die Barauslagen angelegt werden sollen. Auch die Bewertung findet in erster Linie über den zugewiesenen Artikel und damit die für ihn gültigen Artikelpreise statt.

Beachten Sie bitte folgende Besonderheiten, die speziell für Kostenfaktoren der Fibu gelten:

Achten Sie darauf, dass der ausgewählte Artikel mit der Kostenart "Zeilenverrechnung" und mit dem Zeilenverrechnungstyp "Buchungszeilen" geführt wird. Somit werden die Barauslagen später mit passendem Symbol in der Rechnungsbearbeitung dargestellt.
Möchten Sie sicherstellen, dass für die Buchungszeilen ein Honorar aufgrund der Anzahl berechnet wird, ist es wichtig, Verrechnungspreise in den Artikelpreisen anzulegen und diese regelmäßig zu aktualisieren. Für Buchungszeilen werden im Normalfall keine Selbstkosten berechnet, daher sind nur bei tatsächlichem Bedarf Selbstkostenpreise anzulegen.

Beachten Sie, dass es in Zusammenhang mit der Bewertung folgende besondere Regeln gibt:

Erstens: Unabhängig davon, ob für den Artikel des Kostenfaktors ein Verrechnungspreis hinterlegt ist, wird dieser für Buchungszeilen eines Kunden nicht angewendet, wenn das Feld Verrechnung Fibu im Kundenstamm die Option "Ja, ohne Bewertung" aufweist.

Zweitens: Weist der LEA Parameter Durch Mandanten gebuchte Buchungen bewerten wie im Standard vorgesehen die Option "Nein" auf, werden jene Buchungszeilen, die der Mandant/Kunde selbst via Cloud im System des Steuerberaters bucht, im Zuge der Zeilenverrechnung verrechnungsseitig nicht mit einem Artikelpreis bewertet. Dasselbe gilt für Buchungszeilen, die automatisch entstehen, wenn der Mandant/Kunde selbst in der BMD Com Faktura Ausgangsrechnungen erstellt und diese dadurch automatisch in die Mandantenbuchhaltung verbucht werden.
Die Barauslagen werden grundsätzlich unter jenem Mitarbeiter angelegt, der die Buchungen auch tatsächlich vorgenommen hat. Dies regelt der LEA Parameter Mitarbeiter aus User-ID ermitteln, welcher im Standard aktiviert ist.

Wird der genannte LEA Parameter bewusst deaktiviert, entscheidet der LEA Parameter Mitarbeiter aus Leistungsumfang ermitteln über die Behandlung des Mitarbeiters. Letzte Rückfallebene ist jener Mitarbeiter, der im Kostenfaktor im Feld Mitarbeiter hinterlegt ist.

Beide Rückfallebenen werden allerdings selten in dieser Form eingesetzt, mit zwei Ausnahmen: Die Buchungszeilen, die der Mandant via Cloud selbst bucht, werden vom Programm automatisch als Leistung unter dem Mitarbeiter, der im jeweiligen Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung im Feld Mitarbeiter hinterlegt ist, angelegt. Dasselbe gilt für jene Buchungszeilen, die automatisch entstehen, wenn der Mandant/Kunde selbst in der BMD Com-Faktura Ausgangsrechnungen erstellt und diese folglich auch automatisch in die Mandantenbuchhaltung gelangen.
Wenn Sie eine Ermittlung eines Projekts wünschen: Für Buchungszeilen wird das Projekt, welches am Fibu-Stamm der Mandantenfibu im Feld ProjektNr hinterlegt ist, in erster Instanz ermittelt und übergeben. Ist hier kein Projekt erfasst, so wird jenes Projekt verwendet, das am entsprechenden Kostenfaktor im Feld Projekt eingetragen ist. Unter Umständen könnte es daher nötig sein, je Kunde einen eigenen Kostenfaktor zu führen und dementsprechend die jeweils korrekten Buchhaltungsprojekte einzutragen.

Setzen Sie jedoch den LEA Parameter Projekte ermitteln abweichend vom Standard ein, wird folgende zusätzliche Ebene der Projektermittlung berücksichtigt: Wird am Kostenfaktor kein Projekt gefunden, ermöglicht das Projektfeld Zeilenverrechnungstyp die Identifizierung des passenden Projekts, indem dieses mit der Einstellung "Fibu" hinterlegt wird. Mit diesem LEA Parameter Projekte ermitteln steuern Sie auch, ob die Zeilenübernahme verhindert werden soll, wenn kein Projekt ermittelt werden konnte.

Für nähere Informationen zur Anlage von Kostenfaktoren beachten Sie bitte die Fensterhilfe Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung bzw. die Themendokumentation Hintergrundinformationen: Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung.

3.2. Ermittlungseinstellungen treffen

3.2.1. Allgemeine Voraussetzungen prüfen

Über die LEA Parameter zur Zeilenverrechnung kann eine Ermittlungseinstellung für die Buchungszeilen gesetzt werden.

Allgemein gilt, dass Sie zuerst über den LEA Parameter Zeitraum zur Ermittlung von Buchungszeilen bekannt geben müssen, aus wie vielen Vorjahren Buchungszeilen aus der FIBU ermittelt werden sollen. Dieser Parameter gilt allgemein, d. h. für alle Mandanten-Fibus.

Im LEA Parameter Leistungstext legen Sie den Leistungstext für die Leistungen, die durch die Zeilenübernahme aus der FIBU angelegt worden sind, fest. Unabhängig von der Hinterlegung eines Leistungstextes werden jedoch Zeilen voneinander im Leistungstext unterschieden, wenn sie aus dem gleichen Jahr, aber aus unterschiedlichen Fibus desselben Mandanten stammen. In diesen Fällen wird zur Information jedenfalls der Fibu-Name im Leistungstext ergänzt.

3.2.2. Kundenbezogene Voraussetzungen prüfen

Buchungszeilen werden je CRM Kunde übernommen. Damit die Buchungszeilen mandantenbezogen aus der FIBU ermittelt werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Für die Mandantenfirma muss in den Firmen- und FIBU-Stammdaten zumindest eine aktuelle Buchhaltung vorhanden sein. Auf dieser Mandanten-Fibu darf kein BMD 5.5 Verzeichnis hinterlegt sein.
Über das Kundenfeld Entspricht Firma wird eine eindeutige Verbindung von der Mandantenfirma zum CRM Kunden hergestellt.
Am Kundenfeld Verrechnung Fibu muss für eine Berücksichtigung des Kunden die Option "Ja" oder die Option "Ja, ohne Bewertung" eingestellt sein.

Hiermit entscheiden Sie nicht nur, ob eine Übernahme für diesen Kunden erfolgen soll, sondern auch, ob eine Bewertung der übernommenen Zeilen mit dem Verrechnungspreis lt. gültigem Kostenfaktor vorgenommen werden soll. Die Option "Ja, ohne Bewertung" wird beispielsweise gewählt, wenn Sie unabhängig von allen sonstigen getroffenen Einstellungen, die eigentlich eine Bewertung der Buchungszeilen vorsehen (Anlage des Kostenfaktors, Hinterlegung Verrechnungspreis etc.), die Bewertung bei diesem konkreten Kunden umgehen möchten. So wird die Anzahl der Buchungszeilen für Auswertungszwecke importiert, aber dem Kunden nicht verrechnet.

Beachten Sie, dass bei beiden genannten Optionen bewusst eine Bewertung mit einem eventuell hinterlegten Selbstkostenpreis erfolgt.

Hinweis Übernahme von Buchungszeilen aus einer bestimmten Kunden-Fibu gezielt sperren

Wenn Sie gezielt die Übernahme der Buchungszeilen aus einer bestimmten Kunden-Fibus deaktivieren möchten, können Sie in der betreffenden Kunden-Fibu das Feld LEA Zeilenverrechnung deaktivieren (z. B. für eine Test-Fibu).

Hinweis Durch Mandanten gebuchte Buchungen eigens behandeln

Buchungszeilen, die der Kunde selbst via Cloud im System des Steuerberaters bucht, werden grundsätzlich bei der Berechnung der Anzahl an Buchungszeilen genauso behandelt, wie wenn der/die MitarbeiterIn der Kanzlei die Buchungen vornimmt. Dasselbe gilt für Buchungszeilen, die automatisch entstehen, wenn der Kunde selbst in der BMD Com Faktura Ausgangsrechnungen erstellt und diese dadurch automatisch in die Mandantenbuchhaltung verbucht werden.

Für diese Programmabläufe beachten Sie bitte folgendes:

Für die Bewertung dieser Zeilen ist der LEA Parameter Durch Mandanten gebuchte Buchungen bewerten relevant (wie weiter oben in den Besonderheiten bereits erwähnt).
Für die Übernahme der Zeilen, welche via Cloud gebucht werden, ist zudem ein etwaiger Ausschluss von NTCS Benutzern relevant (siehe Kapitel Mandant bucht in der Datenbank des Steuerberaters).

3.2.3. Voraussetzung für Übernahme einzelner Buchungsarten prüfen

Neben diesen oben genannten Voraussetzungen müssen Sie weitere Einstellungen vornehmen, um dem Programm bekanntzugeben, welche Buchungsarten Sie konkret übernehmen möchten. Diese Einstellungen gelten allgemein, d. h. für alle Mandanten-Fibus.

Mit diesen Einstellungen können Sie detailliert steuern, ob z. B. nur manuell gebuchte Buchungen eine Rolle spielen sollen oder auch automatisch gebuchte/importierte Buchungen.

Standardmäßig wird in der FIBU eine Standardbuchungsvariante mit drei Buchungsarten ausgeliefert, auf der aus Sicht der LEA alle möglichen Übernahmevarianten aufbauen. Das sind die Buchungsarten:

1001 lfd. Periodenbuchung
2001 Bilanzbuchung
3001 EB-Buchung

Dem gegenüber stehen vier LEA Parameter, mit denen Sie genau definieren, wie sich die Anzahl der Zeilen ermitteln soll. Das sind die LEA Parameter:

Daraus ist ersichtlich, dass nicht jede Buchungsart einem konkreten LEA Parameter entspricht und das Regelwerk zur Ermittlung mehrstufig ist.

Ein einfaches Beispiel hierzu: Eine Buchung, die zwar zur Buchungsart "1001 lfd. Periodenbuchung" gehört, aber durch Import entstanden ist, wird nicht standardmäßig zu den "Buchungen" gerechnet, sondern zu den "Automatikbuchungen" gezählt, deren LEA Parameter eigens aktiviert werden müsste.

In den folgenden Kapiteln finden Sie daher (aufbauend auf den Buchungsarten der FIBU) Informationen zu den möglichen Übernahmevarianten, zu den entsprechenden LEA Parametern sowie zu Vergleichsmöglichkeiten. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Beispielen nur um eine exemplarische, stark vereinfachte Form von Buchungen handelt und in der Praxis eine wesentlich höhere Anzahl von Buchungszeilen anfällt.

3.2.3.1. Laufende Periodenbuchungen (Buchungsart 1001)

Zu den laufenden Periodenbuchungen zählen alle Buchungen während des Jahres. Bilanzbuchungen sowie (durch Fibu-Jahresübernahme entstandene) EB-Buchungen gehören somit nicht zu den laufenden Periodenbuchungen und bilden eigene Buchungsarten. Laufende Periodenbuchungen können sowohl manuell gebucht (erkennbar am ProgKz "Buchen") als auch importiert (erkennbar am ProgKz "Import") werden.

Aus Sicht der Zeilenverrechnung werden grundsätzlich, d. h. ohne die Aktivierung weiterer LEA Parameter, nur jene Buchungen als Buchungszeilen gewertet, welche den manuell gebuchten, laufenden Periodenbuchungen entsprechen. Jene Buchungen, die zwar zu den laufenden Periodenbuchungen zählen, aber über einen Import entstanden sind, werden aus Sicht der Zeilenverrechnung unter den Automatikbuchungen geführt, für welche ein eigener LEA Parameter existiert.

Manuell gebuchte, laufende Periodenbuchungen bilden folglich den Standard der Zählweise für die Buchungszeilen.

Sie werden also im Zuge der Zeilenübernahme auf jeden Fall übernommen, sofern die grundlegenden Einstellungen zur Zeilenübernahme vorhanden sind. Sollen ausschließlich manuell gebuchte, laufende Periodenbuchungen berücksichtigt werden, dürfen daher keine weiteren speziellen LEA Parameter aktiviert sein.

Hinweise

Möchten Sie direkt in der FIBU überprüfen, welche Anzahl an Buchungszeilen mit der oben angeführten Konfiguration für einen bestimmten Buchungsmonat ermittelt wird, können Sie zum Vergleich im Journal auf "Manuelle Buchungen" umschalten und nach der Buchungsart "1001" sowie dem ProgKz "Buchen" filtern.

Hinweis

In der LEA können Sie im Analyseprogramm Zeilenverrechnungsdaten analysieren ebenfalls einen Vergleich durchführen. Die laufenden Periodenbuchungen werden in der Spalte "Buchungsart" als "Buchungszeilen" bezeichnet.

3.2.3.2. Bilanzbuchungen (Buchungsart 2001)

Bilanzbuchungen werden in der FIBU per Bilanzbuchungs-Kennzeichen (siehe Einstiegsfeld "Bilanzbuchen") als solche markiert. Sie sind grundsätzlich unabhängig vom ProgKz.

Manuell gebuchte Bilanzbuchungen werden bei der Zeilenübernahme berücksichtigt, sofern der LEA Parameter Bilanzbuchungen aktiviert ist (Standard = Nein), und zumindest die grundlegenden Einstellungen zur Zeilenübernahme vorhanden sind.

Dieser LEA Parameter aktiviert "nur" die Übernahme. Beachten Sie, dass durch die Anlage eines eigenen Kostenfaktors für den Zeilentyp Bilanzbuchungszeilen erreicht werden kann, dass die Bilanzbuchungszeilen auf einen eigenen Artikel (und in der Folge auch mit eigens dafür angelegten Artikelpreisen bewertet) übernommen werden. Ansonsten gilt auch für die Bilanzbuchungszeilen der Kostenfaktor für den Zeilentyp Buchungszeilen.

Hinweis

Möchten Sie direkt in der FIBU überprüfen, welche Anzahl an Bilanzbuchungszeilen mit der oben angeführten Konfiguration ermittelt wird, können Sie zum Vergleich im Journal auf "Manuelle Buchungen" umschalten und nach der Buchungsart "2001" sowie nach dem ProgKz "Buchen" filtern.

Beachten Sie bitte, dass bei der Zeilenübernahme aber nicht nur die Bilanzbuchungen, sondern jedenfalls auch die manuell gebuchten laufenden Periodenbuchungen mitberücksichtigt werden. Somit müssen Sie zum genauen Vergleich im Journal zu den gefilterten Bilanzbuchungszeilen auch noch alle Buchungen der Buchungsart "1001" addieren, um auf die gesamte Anzahl der zu übernehmenden Buchungszeilen für einen bestimmten Buchungsmonat zu kommen.

Hinweis

Bilanzbuchungen werden im Analyseprogramm Zeilenverrechnungsdaten analysieren in der Spalte "Buchungsart" als "Bilanzbuchungen (Bilanzbuchungszeilen)" bezeichnet (egal ob sie manuell gebucht oder importiert worden sind).

Achtung!

Jene Bilanzbuchungen, die nicht manuell gebucht, sondern z. B. aus der ANBU automatisch verbucht (z. B. Abschreibungsbuchungen) oder per CSV-Import (per Import einer Buchungserfassungsdatei) eingespielt werden, berücksichtigt die Zeilenverrechnung nur dann, wenn sowohl der LEA Parameter Bilanzbuchungen als auch der LEA Parameter Automatikbuchungen aktiviert ist.

3.2.3.3. EB-Buchungen (Buchungsart 3001)

Die EB-Buchungen (= Eröffnungsbilanz-Buchungen) entstehen durch die Fibu-Jahresübernahme und erhalten dadurch das ProgKz "JÜ". Achtung: Werden EB-Buchungen manuell gebucht (und erhalten daher das ProgKz "Buchen"), so werden diese Buchungszeilen aus Sicht der Zeilenverrechnung nicht als EB-Buchungen, sondern als manuell gebuchte laufende Periodenbuchungen gewertet.

EB-Buchungen werden bei der Zeilenübernahme berücksichtigt, sofern der LEA Parameter EB-Buchungen aktiviert ist (Standard = Nein), und zumindest die grundlegenden Einstellungen zur Zeilenübernahme vorhanden sind.

Dieser LEA Parameter aktiviert "nur" die Übernahme. Beachten Sie, dass durch die Anlage eines eigenen Kostenfaktors für den Zeilentyp EB-Buchungen erreicht werden kann, dass die EB-Buchungszeilen auf einen eigenen Artikel (und in der Folge auch mit eigens dafür angelegten Artikelpreisen bewertet) übernommen werden. Ansonsten gilt auch für die EB-Buchungszeilen der Kostenfaktor für den Zeilentyp Buchungszeilen.

Hinweis

Möchten Sie direkt in der FIBU überprüfen, welche Anzahl an EB-Buchungszeilen mit der oben angeführten Konfiguration ermittelt wird, können Sie zum Vergleich im Journal auf "Manuelle Buchungen" umschalten und nach dem ProgKz "JÜ" filtern.

Beachten Sie bitte, dass bei der Zeilenübernahme aber nicht nur die EB-Buchungen, sondern jedenfalls auch die manuell gebuchten laufenden Periodenbuchungen mitberücksichtigt werden. Somit müssen Sie zum genauen Vergleich im Journal also zu den gefilterten EB-Buchungszeilen auch noch alle Buchungen der Buchungsart "1001" sowie des ProgKzs "Buchen" addieren, um auf die gesamte Anzahl der zu übernehmenden Buchungszeilen für einen bestimmten Buchungsmonat zu kommen.

Hinweis

EB-Buchungen werden im Analyseprogrammteil Zeilenverrechnungsdaten analysieren in der Spalte "Buchungsart" als "EB-Buchungen" bezeichnet.

3.2.3.4. Automatikbuchungen (zusätzliche Einstellung)

Automatikbuchungen sind alle Buchungen, die automatisch entstehen. Diese können z. B. auf folgenden Wegen in die Buchhaltung gelangen:

per CSV-Import (per Import einer Buchungserfassungsdatei)
durch Vorerfassungen (ER-Kontrolle, Vorerfassung Buchungen (mit/ohne Finmatics), Bankauszugsverbuchung)
durch andere Vorgänge (AfA-Verbuchung, Bankeinzug, Zahlungsverkehr etc.)

Hier werden aus Sicht der Zeilenverrechnung folglich alle Buchungen berücksichtigt, die das ProgKz "Import" aufweisen.

Automatikbuchungen werden bei der Zeilenübernahme berücksichtigt, sofern der LEA Parameter Automatikbuchungen aktiviert ist (Standard = Nein) und zumindest die grundlegenden Einstellungen zur Zeilenübernahme vorhanden sind.

Der LEA Parameter aktiviert "nur" die Übernahme. Beachten Sie, dass durch die Anlage eines eigenen Kostenfaktors für den Zeilentyp Automatikbuchungen erreicht werden kann, dass die Automatikbuchungen auf einen eigenen Artikel (und in der Folge auch mit eigens dafür angelegten Artikelpreisen bewertet) übernommen werden. Ansonsten gilt auch für die Automatikbuchungen der Kostenfaktor für den Zeilentyp Buchungszeilen.

Für bestimmte Automatikbuchungen, die in der Praxis am häufigsten getrennt von den anderen Automatikbuchungen unterschiedlich bepreist/bewertet werden, können zudem eigene, vorrangig gültige Kostenfaktoren angelegt werden. Diese stammen aus folgenden Übernahmequellen:

ER-Kontrolle (FIBU-FunktionsKZ = 300) \\ Zeilentyp ER-Kontrolle
ER-Kontrolle aus Finmatics (FIBU-FunktionsKZ = 327) \\ Zeilentyp ER-Kontrolle aus Finmatics
Buchungsvorerfassung/BaKaWa (FIBU-FunktionsKZ = 301) \\ Zeilentyp Buchungsvorerfassung/BaKaWa
Buchungsvorerfassung/BaKaWa aus Finmatics (FIBU-FunktionsKZ = 321) \\ Zeilentyp Buchungsvorerfassung/BaKaWa aus Finmatics
Zahlungsverkehr (FIBU-FunktionsKZ = 306) \\ Zeilentyp Zahlungsverkehr
Bankeinzug (FIBU-FunktionsKZ = 307) \\ Zeilentyp Bankeinzug
Bankauszugsverbuchung (FIBU-FunktionsKZ = 308) - Zeilentyp Bankauszugsverbuchung

In der FIBU werden diese über das sogenannte Fibu-Funktionskennzeichen (siehe Feld FIBU-FunktionsKZ) auf der Buchung identifiziert. Dieses ist daher oben in der Aufzählung in Klammer angeführt.

Hinweis

Möchten Sie direkt in der FIBU überprüfen, welche Anzahl an Automatikbuchungszeilen mit der oben angeführten Konfiguration ermittelt wird, können Sie zum Vergleich im Journal auf "Manuelle Buchungen" umschalten und nach der Buchungsart "1001" sowie dem ProgKz "Import" filtern.

Beachten Sie bitte, dass bei der Zeilenübernahme aber nicht nur die Automatikbuchungen, sondern jedenfalls auch die manuell gebuchten laufenden Periodenbuchungen mitberücksichtigt werden. Somit müssen Sie zum genauen Vergleich im Journal also zu den gefilterten Automatikbuchungszeilen auch noch alle Buchungen der Buchungsart "1001" sowie des ProgKzs "Buchen" addieren, um auf die gesamte Anzahl der zu übernehmenden Buchungszeilen für einen bestimmten Buchungsmonat zu kommen.

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Hinweis

Automatikbuchungen werden im Analyseprogramm Zeilenverrechnungsdaten analysieren in der Spalte "Buchungsart" als "Automatikbuchungen" bezeichnet. In Klammer wird dabei auch das Fibu-Funktionskennzeichen angeführt, sofern BMD dafür die Möglichkeit der Anlage eines separaten Kostenfaktors anbietet.

Achtung!

Jene Automatikbuchungen, die nicht als laufende Periodenbuchungen gebucht werden, sondern als Bilanzbuchungen (z. B. aus der ANBU automatisch verbuchte Abschreibungsbuchungen), berücksichtigt die Zeilenverrechnung nur dann, wenn sowohl der LEA Parameter Bilanzbuchungen als auch der LEA Parameter Automatikbuchungen aktiviert ist.

3.2.3.5. Journalzeilen (zusätzliche Einstellung)

Der LEA Parameter Journalzeilen nimmt eine weitere Sonderstellung ein und wirkt sich auf alle anderen, oben bereits beschriebenen LEA Parameter aus. Mittels dieses zusätzlichen LEA Parameters wird nicht der konkrete Buchungsfall an sich als EINE Buchungszeile gezählt, sondern es zählen sozusagen die Einträge im Journal, welche aufgrund dieses Buchungsfalls entstehen.

Dabei entscheidet über die konkrete Zählweise das Feld LEA Verrechnung Journalzeilen, welches auf den Buchungssymbolen entsprechend zu setzen ist.

Wird auf Buchungssymbole gebucht, die im Fenster Buchungssymbole nicht existieren, so gilt für die betroffenen Buchungsart der Modus "Alle Buchungen".

Die Ausprägungen des Feldes LEA Verrechnung Journalzeilen im Einzelnen:

Manuelle Buchungen (= Einzelbuchung)

Pro Buchungsfall entsteht eine Buchungszeile, entspricht also der einfachen Buchung Konto/Gegenkonto.

Die Combobox kann zum Vergleich auf "Manuelle Buchungen" gestellt werden.

Ohne Sammelbuchungen (= Buchung + Gegenbuchung)

Pro Buchungsfall entstehen zwei Buchungszeilen, entspricht der Buchung Konto/Gegenkonto und der Buchung Gegenkonto/Konto.

Die Combobox kann zum Vergleich auf "Ohne Sammelbuchungen" gestellt werden.

Alle Buchungen (= Journalzeilen)

Pro Buchungsfall entstehen Buchungszeilen in Höhe der Journalzeilen, entspricht somit der Buchung, der Gegenbuchung und den Sammelbuchungen.

Die Combobox kann zum Vergleich auf "Alle Buchungen inkl. Detailaufteilungen" gestellt werden.

Journalzeilen werden also erst dann statt der "einfachen" Buchung berücksichtigt, wenn der LEA Parameter Journalzeilen (nur NTCS) aktiviert ist (Standard = Nein), das Feld LEA Verrechnung Journalzeilen am jeweiligen Buchungssymbol entsprechend gesetzt ist und zumindest die grundlegenden Einstellungen zur Zeilenübernahme vorhanden sind.

Dieser LEA Parameter beeinflusst daher die Übernahme nur in dem Sinn, dass die Zählweise anders vor sich geht. Der LEA Parameter wirkt sich dementsprechend auch auf alle anderen LEA Parameter in diesem Verbund aus. Journalzeilen werden jedoch bei Aktivierung der Einstellung nicht auf einen anderen, eigens dafür vorgesehenen Kostenfaktor übernommen.

Hinweis

Möchten Sie direkt in der FIBU überprüfen, welche Anzahl an Journalzeilen sich mit aktivem LEA Parameter Journalzeilen ergibt, ist der Vergleich mittels Filter ungleich schwerer.

Grundsätzlich gelten die Filterungen wie in den obigen Kapiteln angeführt, Sie müssen jedoch zusätzlich je Ausprägung des Feldes LEA Verrechnung Journalzeilen auf die dazugehörigen Buchungssymbole einschränken und dabei achten, dass jeweils die Combobox im Journal entsprechend eingestellt ist.

Hinweis

Auch für das Analyseprogramm Zeilenverrechnungsdaten analysieren ändert sich nur die Höhe der ermittelten Zeilen, die Buchungsarten bleiben gleich.

LEA Parameter Journalzeilen ist aktiviert:

LEA Parameter Journalzeilen ist deaktiviert:

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3.3. Weitere LEA Parameter zur Zeilenverrechnung

Folgende LEA Parameter werden nur in speziellen Fällen benötigt und daher selten abweichend vom Standard eingesetzt. Bitte beachten Sie für nähere Informationen die Beschreibungen der Hilfe zum konkreten LEA Parameter.

Firmeneinschränkung ermöglichen	Ist der LEA Parameter Firmeneinschränkung ermöglichen wie für den Standard vorgesehen deaktiviert, werden relevante Übernahmedaten aller Kunden der eigenen Firmengruppe ermittelt. Bei aktiviertem LEA Parameter muss für die Zeilenübernahme im Fenster Zeilenverrechnung im Feld Firma eine konkrete eigene Firma ausgewählt werden. In weiterer Folge werden nur die relevante Übernahmedaten jener Kunden ermittelt, die unter der ausgewählten Firma angelegt worden sind. In beiden Fällen kann wie gewohnt auf einen/mehrere Kunden eingeschränkt werden.
Projekte ermitteln	Die Ermittlung des Projekts, das auf die Barauslagen gesetzt werden soll, kann über den LEA Parameter Projekte ermitteln gesteuert werden.
"Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen	Wird der LEA Parameter "Datenbesitzer für Ansehen" der Kunden prüfen aktiviert, so wird im Zuge der Zeilenverrechnung das Feld Datenbesitzer für Ansehen am Kundenstamm geprüft: Nur NTCS Benutzer, die der hinterlegten Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, sind berechtigt, für den Kunden Zeilenverrechnungsdaten zu übernehmen.

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4. Übernahmeprogramm Zeilenverrechnung

Über das Programm Zeilenverrechnung wird die Ermittung der Zeilen manuell angestoßen. Diese Ermittlung kann auch automatisch über den Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten eingerichtet werden, sodass die Zeilen automatisch periodisch übernommen werden und sicher vor dem Beginn der Fakturierung in der LEA zur Verfügung stehen.

Vor dem Start geben Sie im Bereich "Importeinstellungen" folgende Daten/Informationen bekannt - bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Ausführungen, die in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung bei den einzelnen Feldern angeführt sind:

Im Datenbereich tragen Sie jenes Leistungsdatum ein, für welches die Zeilen als Barauslagen in der Leistungserfassung angelegt werden sollen. Bitte beachten Sie den Datumsvorschlag, der sich aus dem aktuellen Tagesdatum bzw. bei aktiver Periodenkontrolle (siehe LEA Parameter; nähere Informationen zur Periodenverwaltung) aus dem Ultimo der aktuellen Periode ermittelt. Somit wird für den Fall vorgesorgt, dass Barauslagen nicht irrtümlich für das Tagesdatum angelegt werden, wenn diese noch mit Vormonat fakturiert werden sollen. Wenn Sie möchten, können Sie die Ermittlung auch auf einen Kunden/bestimmte Kunden einschränken.
In den Ermittlungsquellen aktivieren Sie die gewünschten Optionen, für die Übernahme der Anzahl der Buchungszeilen ist das die Option Buchungszeilen.

Im Bereich "Datenquellen" des Fensters sehen Sie auf einen Blick, aus welchem Zeitraum die Fibudaten ermittelt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in der Fensterhilfe Zeilenverrechnung im Bereich BMD NTCS Datenquellen.

Hinweis Ermittlungsquellen Lohnabrechnungen, BMD Com-Lizenzen, SVS-Cockpit, Firmenbuchgebühren und Postkosten

Im selben Ermittlungslauf können Sie zudem Daten/Informationen aus folgenden Ermittlungsquellen erhalten:

Lohn - Anzahl an durchgeführten Lohnabrechnungen
Ermittlungsquelle ist das Rechnungswesenprogramm des Lohns (Anzahl der Lohnabrechnungen). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen.
BMD Com-Lizenzen - Lizenzgebühren
Ermittlungsquelle ist die Verwaltung der BMD Com-Benutzer (Anzahl der BMD Com-Lizenzen). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation BMD Com-Lizenzen über LEA weiterverrechnen.
SVS-Cockpit - Abfragekosten
Ermittlungsquelle ist das DMS (archivierte SVS-Dokumente). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation SVS-Abfragen über LEA weiterverrechnen.

Bilanzdaten - Firmenbuchgebühren
Ermittlungsquelle ist die Firmenbuchverwaltung (eingetragene Bilanzeinreichungen bzw. Offenlegungen). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Firmenbuchgebühren über LEA weiterverrechnen.
Post - Postkosten
Ermittlungsquelle ist die Post (erfasste Poststücke). Nähere Informationen zu diesem Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Postkosten über LEA weiterverrechnen.

Mit der Funktion Übernahme starten und dem Bestätigen einer Sicherheitsabfrage werden alle Zeilen, die noch nicht in die LEA importiert worden sind und Ihrer Auswahl entsprechen, übernommen. Sie erhalten im Anschluss daran ein Übernahmeprotokoll. Durch die erfolgreich abgeschlossene Übernahme setzt das Importprogramm automatisch ein Kennzeichen für alle bereits übernommenen Zeilen. Somit wird eine mehrfache Übernahme ausgeschlossen.

Im Anschluss daran finden Sie die übernommen Zeilen als Barauslagen in der Leistungserfassung. Eine Änderung dieser importierten Barauslagen ist nicht möglich, da die Autorisierung gleichzeitig mit der Übernahme vor sich geht.

Stapel Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten.

5. Behandlung von Sonderfällen

5.1. Sonderfälle NTCS FIBU

Bitte beachten Sie folgende Sonderfälle.

5.1.1. Fibu-Umstellung von BMD 5.5 auf NTCS

Buchungen, die bereits in BMD 5.5 gebucht worden sind und im Zuge der Umstellung der Mandantenfibu auf NTCS nun in NTCS aufscheinen, werden auf keinen Fall nochmals bei der Zeilenverrechnung aus der NTCS FIBU ermittelt. Sie besitzen ein Kennzeichen (ImportKz = "aus BMD 5.5"), anhand dessen sie ausgeschlossen werden.

Die in BMD 5.5 gebuchten Zeilen, welche noch nicht in die LEA übernommen worden sind, sollten daher am besten importiert werden, bevor in der NTCS FIBU zu buchen begonnen wird.

6. Datenanalysen

Für viele Anwender/innen stellt sich die Frage, wie das Programm zu der genauen Anzahl von übernommenen Zeilen kommt. Wenn sich Unklarheiten ergeben oder Sie sämtliche Einstellungen nochmals kompakt überprüfen wollen, finden Sie eine Checkliste zur Hilfestellung unter der Hilfe zum Thema Checkliste - Zeilenverrechnung analysieren.

Darüber hinausgehend finden Sie in den folgenden Kapiteln Informationen, wie Sie einen Datenvergleich zwischen LEA und FIBU vornehmen können und welche Hilfsprogramme zur Datenanalyse Sie in der LEA vorfinden.

6.1. Datenvergleich zwischen LEA und FIBU

Eine Buchung zählt für die Zeilenverrechnung, sobald sie fertig erfasst und gespeichert ist, da in der NTCS sofort "abgebucht" wird. Somit wird eine Buchung in der NTCS FIBU sofort für die Zeilenübernahme berücksichtigt.

Für Vergleichszwecke kann daher das FIBU Journal herangezogen werden. Im Hinblick auf einen Datenvergleich zwischen LEA und NTCS FIBU ist es aber von grundlegender Bedeutung, die verschiedenen Buchungsarten zu kennen und zu wissen, wie die entsprechenden LEA Parameter gesetzt sind.

Je nachdem, welche Konfiguration vorgenommen worden ist, muss die Combobox des Journals die entsprechende Option aufweisen und im Filter müssen entsprechende Filtereinstellungen getroffen werden, um einen Vergleich anstellen zu können. Sie finden die dafür nötigen Einstellungen in Combobox und Filter jeweils in den Hinweisen zu den Unterkapiteln des Kapitels Voraussetzung für Übernahme einzelner Buchungsarten. Für das Verständnis ist es wichtig, das gesamte Kapitel durchzulesen, da sich aufgrund der Vielzahl an Möglichkeiten Überschneidungen ergeben, welche u. U. eine Kombination von bestimmten Filtereinstellungen nötig machen.

6.2. Hilfsprogramme zur Datenanalyse

6.2.1. Analyseprogramm für Zeilenverrechnungsdaten

Das Programm Zeilenverrechnungsdaten analysieren, das direkt über das Menü im Fenster Zeilenverrechnung aufrufbar ist, bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Ungereimtheiten in den Kunden- und LEA Stammdaten und Einstellungen zu finden. Es gibt Aufschluss darüber, welche nötigen Stammdaten und Einstellungen für einen bestimmten Kunden für die Zeilenverrechnung fehlen und wie viele Zeilen aus FIBU ermittelt werden können bzw. auch bereits über die Zeilenverrechnung übernommen worden sind.

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6.2.2. Übernahmeprotokoll der Zeilenverrechnung

Weiters gibt es im Fenster Zeilenverrechnung unter Funktionen → Übernahmeprotokoll die Möglichkeit, das Übernahmeprotokoll nachträglich anzusehen. Nach jedem Import wird ein neues Übernahmeprotokoll für die in die Leistungserfassung übernommenen Daten (siehe Leistungsübersicht) erzeugt und angezeigt. Beachten Sie bitte, dass durch einen Übernahmestart auch theoretisch mehrere Übernahmeprotokolle entstehen können.

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6.2.3. Übernahmesicherungen als Kontroll- und Korrekturinstrument

In der Zeilenverrechnung gibt es unter Funktionen → Übernahmesicherungen die Möglichkeit, sämtliche Übernahmedetails der letzten Ermittlungen aus FIBU und LOHN zu sichten (nur aus NTCS möglich). Diese Übernahmedetails werden im Fenster Übernahmesicherungen getrennt nach FIBU-Ermittlungen und LOHN-Ermittlungen gesichert. Weiters besteht hier die Möglichkeit, jeweils die letzte Übernahme rückgängig zu machen (auch mehrere nacheinander). Danach können theoretisch Anpassungen bei den Einstellungen zur Zeilenverrechnung durchgeführt und die Übernahme erneut gestartet werden (siehe auch Hilfe zur Funktion Letzte Übernahme zurücksetzen).

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6.3. Zusätzliche Hinweise / Logdateien zur Fehleranalyse

Tritt ein Fehlerfall auf, werden Zeilen bis zum Auftreten des Fehlerfalls jedenfalls übernommen, und für den Fehlerfall diverse Informationen an der Oberfläche ausgegeben bzw. in Logdateien geschrieben. Dies dient dazu, dass Sie den Auslöser korrigieren und mit einer neuerlichen Übernahme die restlichen Zeilen übernehmen können.

Mit folgenden Hinweisen und Logdateien ist eine Analyse im Fehlerfall möglich:

Hinweis-/Fehlerliste Übernahme Zeilenverrechnung
Logdatei BMDZEILVERRECH.LOG
Logdatei BMDZEILENIMPORTNTCS.LOG
ev. Logdatei BMDZEILENVERRECHNUNG.LOG
ev. Logdatei BMDZEILVERRECH.LOG
ev. Logdatei BMDZVTRANSFER.LOG
ev. BMDERR.LOG

In der Logdatei "BMDZEILVERRECH.LOG" finden Sie die konkreten Hinweise auf aufgetretene Fehler.

Sind diese Informationen nicht ausreichend bzw. ist für eine genauere Analyse eine umfangreichere Aufzeichnung in der eigenen Logdatei "BMDZEILENIMPORTNTCS.LOG" erforderlich, so ist vor der Übernahme der folgende Interne Parameter zu setzen:

Paramgruppe	ZEILENIMPORT
ParamName	WRITELOG
Paramschlüssel	BMD
Parameterwert	1

In der Logdatei "BMDZEILENIMPORTNTCS.LOG" werden dadurch sämtliche Vorgänge aufgezeichnet und sinngemäß mit dem Kennzeichen "not OK" protokolliert.

Die Logdateien finden Sie unter TOOLS → Tools → Protokolle → Logdateien. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Logdateien je nach Art der Übernahme.

6.3.1. Logdateien bei manueller Übernahme

Falls bei der manuellen Zeilenübernahme Fehler auftreten oder Daten nicht richtig übernommen werden, erhalten Sie entsprechende Informationen in der Hinweis-/Fehlerliste Übernahme Zeilenverrechnung. Beachten Sie die dort angesiedelte Fensterhilfe, um mehr Informationen und Hinweise zur Lösung zu erhalten.

Dieses Fenster erhalten Sie jedoch nur direkt nach der Übernahme der Zeilenverrechnung. Möchten Sie im Nachhinein recherchieren, welche Fehler bzw. Texte ausgegeben worden sind, nutzen Sie die Logdatei "BMDZEILENIMPORTNTCSLOG".

6.3.2. Logdateien bei Übernahme via Stapel

Bei der Zeilenübernahme via Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten kann nur bei manuellem Start an der Oberfläche eine Fehlermeldung im Fehlerfall ausgegeben werden. Diese muss manuell bestätigt werden.

Wird der Stapel via geplanter Ausführung gestartet, ist es sogar sinnvoll, keine Meldung an der Oberfläche auszugeben, damit der Stapel (und gegebenenfalls weitere Stapelschritte) weiterlaufen kann und nicht abgebrochen wird.

Falls bei der Übernahme der Zeilen in diesen Abläufen mindestens ein Datensatz aufgrund eines Problems (z. B. gesperrtes Projekt, inaktiver Mitarbeiter) nicht importiert bzw. erstellt werden kann, werden alle aufgetretenen Fehler ebenfalls in den dafür vorgesehenen Logdateien aufgezeichnet.

Ist der Stapel über die Geplante Ausführung geplant, kann für den Fehlerfall eine entsprechende Fehler-E-Mail samt Verweis auf diese Logdateien an den stapelverantwortlichen Benutzer versendet werden.

Auch diese Informationen können Sie in den jeweiligen Logdateien nachrecherchieren. Diese werden in einer eigenen Session mitprotokolliert, da die Ausführung des Stapels am Server durchgeführt wird. Somit müssen Sie mit dem Stapeluser und dem Ausführungszeitpunkt in der Liste der Sessions unter TOOLS → Tools → Protokolle → Logdateien → Funktionen → "Protokoll einer Sitzung suchen" suchen.

Nähere Informationen zu den entsprechenden Logdateien des Stapelschrittes finden Sie in der Stapelhilfe zum Stapel Zeilenverrechnung - Übernahme starten unter dem Hinweis Hinweis Logdateien bei Übernahme via Stapel.

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7. Programmtechnische Hintergrundinformationen (für Administratoren)

7.1. Import der Mandantenbuchhaltung beim Steuerberater

Jede Buchung erhält automatisch eine Lizenzinformation (= BMD Kundennummer). Bei der Zeilenübernahme werden nur Buchungszeilen berücksichtigt, welche Ihre eigene Lizenzfirmennummer aufweisen (= Lizenz = Kundennummer des Steuerberaters bei BMD). Diese lässt sich nur über die Datenbank auf der Buchung selbst überprüfen (Datenbankfeld "Lizenz-Firmen-Nr").

Damit wird sichergestellt, dass nur solche Buchungszeilen übernommen werden, die auch tatsächlich in der Steuerberater-Datenbank gebucht worden sind. In der Folge können Buchungen, die der Mandant in seiner eigenen NTCS Datenbank bucht und nur für die Bilanzierung in die Steuerberater-Datenbank importiert werden, von der Zeilenübernahme ausgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie hierzu in der FIBU Themendokumentation Export/Import im Kapitel Zeilenverrechnung.

Auf dem aus der FIBU übernommenen Datensatz kann die Lizenz im gleichnamigen Feld Lizenz-Firmen-Nr. abgelesen werden. Diese Kontrollmöglichkeit könnten Sie im Fenster Übernahmesicherungen nutzen, da im dortigen Bereich Übernommene Daten u. a. dieses Feld zur Verfügung steht.

In der NTCS Menüleiste ist unter dem "?" → Info ersichtlich, welche Lizenz-Firmen-Nr. einer Datenbank zugewiesen ist.

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Achtung! Änderungen der Lizenznummer des Steuerberaters

Würde sich die Lizenznummer des Steuerberaters ändern, bedeutet das, dass ab diesem Zeitpunkt alle neuen Buchungen die neue Lizenznummer aufweisen. Damit nun auch die Buchungen, die auf die veraltete Lizenznummer verweisen, noch bei der Zeilenübernahme berücksichtigt werden können, werden die Lizenz-Firmennummern in einem internen Parameter gespeichert.

Sobald sich daher eine Lizenznummer beim Steuerberater ändert, wird diese dem internen Parameter hinzugefügt und die Zeilenübernahme wird für beide Lizenz-Firmennummern durchgeführt.


Paramgruppe	ZEILENIMPORT
ParamName	LICENCE_COMPANIES
ParamSchlüssel	BMD
ParamWert	z. B. 299998,299999

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7.2. Mandant bucht in der Datenbank des Steuerberaters

Wenn Sie Ihrem Mandanten via Cloud einen Zugriff auf Ihre Datenbank gewähren, damit er seine Fibu selbst buchen kann, können Vorkehrungen getroffen werden, um diese Buchungszeilen von der Zeilenübernahme auszunehmen. Da der Mandant für die Steuerberater-Datenbank einen eigenen NTCS User bekommt, kann dieser NTCS User über den LEA Parameter Benutzersperren im Fenster Benutzersperren erfasst werden. Buchungszeilen, deren Ersteller einem hier hinterlegten NTCS User entspricht, sind somit von der Zeilenübernahme ausgenommen.

Möchten Sie die Anzahl der Buchungszeilen ausschließlich zu Analysezwecken und ohne Bewertung importieren, bleibt dieses Fenster leer. Die Buchungszeilen, die der Mandant via Cloud selbst bucht, werden vom Programm automatisch gesondert bei der Übernahme behandelt: Damit diese dem Mandanten nicht fälschlicherweise zu den gleichen Konditionen in Rechnung gestellt werden wie Buchungszeilen, die ein/e Mitarbeiter/in der Kanzlei bucht, wird der LEA Parameter Durch Mandanten gebuchten Buchungen bewerten im Standard mit der Option "Nein" ausgeliefert.

Die User-ID des Erstellers (= tatsächlich buchende Mitarbeiter) darf in diesen Fällen nicht als Information, unter welchem Mitarbeiter die entstandene Leistung angelegt werden soll, verwertet werden: Unabhängig davon, wie der LEA Parameter Mitarbeiter aus User-ID ermitteln gesetzt ist, wird die Leistung unter dem Mitarbeiter, welcher im jeweiligen Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung im Feld Mitarbeiter hinterlegt ist, angelegt. Vorrangig wird jedoch noch der selten eingesetzte LEA Parameter Mitarbeiter aus Leistungsumfang ermitteln berücksichtigt.

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