LEA Tagesabschluss und Autorisierung
Grundlegende Informationen zu der Leistungserfassung finden Sie unter Tageserfassung.
In dieser Dokumentation erfahren Sie, welche Schritte vom Erfassen einer Leistung durch den Mitarbeiter bis zum Aufbereiten der Leistung durch die fakturierende Stelle nötig sind.
Der Mitarbeiter, der seine Leistungen erfasst, beschränkt sich beim Erfassen auf einige wenige Leistungsbestandteile, die nur der Mitarbeiter selbst wissen kann (z. B. Kunde, Tätigkeit, Stundenhöhe etc.). Dies macht Sinn, damit der Leistungserfasser diese administrative Arbeit rasch und effizient erledigen kann.
Für den weiteren Programmablauf muss diese Leistung aber noch um weitere Leistungsbestandteile ergänzt werden - dies geschieht automatisch. Damit Leistungen aber auch fakturiert und vollständig ausgewertet werden können, müssen sie zudem noch einen bestimmten Status aufweisen, der durch automatisches oder manuelles Ausführen der vorgesehenen Programmfunktionen erreicht wird.
Im Detail die einzelnen Schritte:
Bereits beim Speichern einer Leistung wird die Leistung im Standardablauf erstmalig fertiggestellt. Die Fertigstellung einer Leistung im Rahmen des Speicherns besagt, dass die Leistung vom Programm automatisch um alle nötigen Leistungsbestandteile ergänzt wird, welche der Mitarbeiter selbst nicht direkt für die Leistung erfasst hat. Dies findet bei jedem Speichern einer Leistung statt, der Leistungsstatus bleibt aber noch auf "In Bearbeitung".
Die ermittelten Leistungsbestandteile werden für alle weiteren Abläufe benötigt (z. B. Rechnungsempfänger für die Aufbereitung von Honorarnoten, Kostentypen für die KORE-Verbuchung etc.). Auch die Bewertung mit Stundensätzen, Artikelpreisen etc. wird erstmalig mit dem Speichern der Leistung vorgenommen.
Tagesabschluss eines Tages
Der Tagesabschluss wirkt auf alle Leistungen eines Tages und steht bestimmungsgemäß jedem Mitarbeiter als eigene Funktion zur Verfügung. Leistungen eines Tages, der abgeschlossen worden ist, erhalten durch den Tagesabschluss den Leistungsstatus "Abgeschlossen".
Der einzelne Mitarbeiter hat somit ein Instrument in der Hand, um bekannt zu geben, dass seine Leistungserfassung an diesem Tag abgeschlossen ist und dass von seiner Seite aus weder neue Leistungen hinzukommen noch bestehende Leistungen abgeändert werden. Die fakturierende Stelle kann sich sicher sein, dass diese Leistungen zur Fakturierung zur Verfügung stehen und sich seitens des Mitarbeiters auch nicht mehr verändern werden. Aus diesem Grund sollten auch Wochenend- bzw. Feiertage mit einem Tagesabschluss versehen werden.
Im Programm selbst kann grundsätzlich auch parametergesteuert eingestellt werden, dass kein Tagesabschluss nötig ist, dies ist in der Praxis jedoch kaum der Fall und wird nicht empfohlen.
Autorisierung einer Leistung
Um eine Leistung in die Honorarnote aufzunehmen oder in einer Honorarnote aufzubereiten, muss diese autorisiert (= zur Fakturierung freigegeben) sein. Die Autorisierung wird im Standardablauf nicht eigens über eine Programmfunktion angestoßen, sondern im Zuge des Tagesabschlusses automatisch mitausgeführt. Die Autorisierung wirkt auf die einzelne Leistung und sperrt diese für jegliche Art der nachträglichen Bearbeitung von wesentlichen Leistungsbestandteilen durch den leistungserfassenden Mitarbeiter. Die Leistung erhält durch die Autorisierung den Leistungsstatus "Autorisiert".
Die Autorisierung sorgt auch dafür, dass die Leistung endgültig fertiggestellt wird, also nochmalig alle zwingend notwendigen Leistungsbestandteile aktualisiert werden. Wenn Sie möchten, dass die automatische Ergänzung der erfassten Leistungen um die zwingend benötigten Leistungsbestandteile zum spätestmöglichen Zeitpunkt, also nur im Rahmen der Autorisierung (und nicht bereits beim Speichern der Leistung) erfolgt, so ist dies parametergesteuert möglich (Details siehe Kapitel Programmabläufe im Zuge der Autorisierung).
In der Praxis kann die Autorisierung auch vom Tagesabschluss getrennt werden, sofern Sie möchten, dass nicht der Mitarbeiter selbst, sondern eine zentrale Stelle über die Freigabe zur Fakturierung entscheidet (oder gar die Autorisierung stapelgesteuert abgewickelt werden soll). Eine vorgesetzte Stelle oder direkt die fakturierenden Stelle selbst nimmt die Autorisierung in diesen Organisationsformen vor. Die Autorisierung nimmt daher eine zentrale Rolle in der Fakturierung ein, ist unbedingt nötig, kann aber flexibel in der Ausführung an Ihren organisatorischen Ablauf angepasst werden (siehe Kapitel Organisationsformen der Autorisierung). Beachten Sie dabei, dass je nach gewähltem Ablauf nur Leistungen abgeschlossener Tage autorisiert werden können.
Arbeitsablauf
Somit ergibt sich im Standardablauf folgender Arbeitsablauf:
- Der Mitarbeiter erfasst seine Leistungen. Die Leistungen werden beim Speichern um wichtige Leistungsbestandteile automatisch im Programmhintergrund ergänzt (die Leistung wird erstmalig fertiggestellt).
- Der Mitarbeiter schließt den Tag ab, sobald er seine Leistungen vollständig erfasst hat. Die Leistungen des Tages werden automatisch autorisiert und durch die Autorisierung endgültig fertiggestellt.
- Nur Leistungen, die autorisiert sind, können in der Folge für die Fakturierung verwendet werden. Autorisierte Leistungen können in der Leistungserfassung nicht mehr bearbeitet werden. Einzelne spezielle Änderungsfunktionen wie "Text bearbeiten" oder "Umbuchen" stehen jedoch grundsätzlich für Korrekturmöglichkeiten zur Verfügung, sofern die Berechtigung dafür gegeben ist.
- Durch das Aufbereiten der autorisierten Leistungen entstehen Honorarnoten.
- In der Rechnungsbearbeitung kann jede Leistung durch die Rechnungsbearbeitungsfunktionen verändert werden. Auch neue Leistungen können, wenn die Erfassung hier vorgenommen wird, für bereits abgeschlossene Tage erfasst werden.
Aufheben des Abschlusses
Ist ein Fehler bei der Eingabe passiert (der nicht durch Umbuchen oder eine nachträgliche Korrektur direkt in der Fakturierung behoben werden kann) ist sowohl das Auflösen der Autorisierung als auch das Auflösen des Tagesabschlusses nötig.
Die Autorisierung kann jedoch nur aufgehoben werden, wenn die Leistung noch nicht weiterverwendet wurde. Konkret bedeutet das, dass sie nicht in einer Honorarnote, aber auch nicht umgebucht oder ausgebucht sein darf. (Auch eine Weiterverwendung in der Warenwirtschaft schließt eine Aufhebung der Autorisierung aus.)
Wird nur der Tagesabschluss wieder aufgelöst, kann der Mitarbeiter nur neue Leistungen erfassen, aber keine bestehenden Leistungen bearbeiten.
Anzeige über Symbole und Farben
Zustände über die Leistungen und die Tage, an denen diese erfasst sind, können Sie auch aus den Farben im Kalender in den Fenstern der Leistungserfassung ablesen. Ein grüner Hintergrund 
kennzeichnet Tage, welche mit Tagesabschluss abgeschlossen sind. Am Beginn jeder Leistungszeile kennzeichnen Symbole mit Häkchen eine Leistung, die bereits mit dem Tagesabschluss 
und bereits mit der Autorisierung 
versehen sind.
kennzeichnet Tage, welche mit Tagesabschluss abgeschlossen sind. Am Beginn jeder Leistungszeile kennzeichnen Symbole mit Häkchen eine Leistung, die bereits mit dem Tagesabschluss und bereits mit der Autorisierung versehen sind.Weiters gibt es eigene Programmteile namens Tagesabschluss Mitarbeiter, Tagesabschluss Geschäftsführung, Tagesabschluss Abteilungsleitung und Tagesabschluss Abteilung, um über mehrere Mitarbeiter gesammelt Informationen zum Status der Tage samt den Leistungen zu erhalten.
Gültigkeit der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten
Bei fehlender Berechtigung für Mitarbeiterdaten für "Leistungen ansehen" bzw. "Leistungen bearbeiten" können weder der Tagesabschluss noch die Autorisierung beim Mitarbeiter, für welchen die entsprechende Berechtigung für Mitarbeiterdaten angelegt ist, gesetzt werden. Dies würde ansonsten den Status der Leistung verändern (= Bearbeitung). Weitere Informationen zu den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten finden Sie in der gleichnamigen Fensterhilfe.
Tagesabschluss- und Autorisierungsfunktionen
In diesem Kapitel werden die für den Anwender sichtbaren Funktionen des Tagesabschlusses sowie der Autorisierung erklärt. Beachten Sie, dass diese nicht in allen Organisationsformen genau so wie angeführt zur Verfügung stehen:
Wenn - wie im Standardablauf vorgesehen - die Autorisierung mit dem Tagesabschluss mitausgeführt wird, sehen Sie beispielsweise nur die Funktionen zum Tagesabschluss (welche die Funktionen der Autorisierung im Hintergrund mitauslösen). Daher müssen Sie, um zu erfahren, welche Schritte bei der Tagesabschlussfunktion ausgeführt werden, in diesem Fall auch die Ausführungen zur jeweiligen Autorisierungsfunktion beachten.
Wenn - wie in Ausnahmefällen eingestellt - kein Tagesabschluss nötig ist, sehen Sie beispielsweise nur die Funktionen zur Autorisierung. Diese lösen jedoch nie zusätzlich einen Tagesabschluss aus.
Tagesabschlussfunktionen
Die Funktionen des Tagesabschlusses stehen zur Verfügung, sofern der LEA Parameter Tagesabschluss nicht die Option "Ohne Tagesabschluss" aufweist. Im Standard weist dieser Parameter die Option "Tagesabschluss mit Zeit- u. Kostenleistungen" auf, die in der Praxis auch am häufigsten so eingestellt bleibt und empfehlenswert ist.
Die Funktionen des Tagesabschlusses beinhalten auch die Funktionalität der Autorisierung, sofern der LEA Parameter Autorisierung wie im Standard vorgesehen die Option "Automatisch bei Tagesabschluss" aufweist. Beachten Sie daher, dass die jeweilige Funktion somit auf das Setzen/Aufheben des Tagesabschlusses und auf das Setzen/Aufheben der Autorisierung (sofern möglich) gleichzeitig wirkt!
Zusammengefasst bedeutet das: Die Funktionen des Tagesabschlusses sind in nahezu allen Organisationsformen sichtbar und beeinflussen nicht nur den Tagesabschluss, sondern auch die Autorisierung (auch wenn die Funktion selbst im Namen keinen Hinweis auf die Autorisierung beinhaltet). Dies ist jedenfalls im Standardablauf so vorgesehen und voreingestellt.
Aufruf der Tagesabschlussfunktionen
Die Funktionen des Tagesabschlusses befinden sich in der Tageserfassung und in der Einzelerfassung unter Funktionen → Tagesabschluss.
In den Programmteilen Tagesabschluss Mitarbeiter, Tagesabschluss Abteilungsleitung, Tagesabschluss Geschäftsführung, Tagesabschluss Abteilung sind diese Funktionen wesentlich für den Zweck des Programmes und befinden sich daher direkt in der Menüleiste unter Tagesabschluss.
Im Gegensatz zu den anderen Leistungserfassungs-Varianten gibt es in der Wochenerfassung keine eigens aufrufbare Funktionen für den Tagesabschluss. Sie erfahren im Kapitel Tagesabschluss und Autorisierung der dortigen Fensterhilfe, wie ein Tagesabschluss in der Wochenerfassung durchgeführt werden kann.
Da die Projektleistungserfassung sowie die Projektwochenerfassung nicht tageweise aufgebaut sind, sind die Funktionen zum Durchführen des Tagesabschlusses grundsätzlich in ihrer Funktionsweise gleich, aber nicht namensgleich. Nähere Informationen dazu finden Sie direkt in den dortigen Fensterhilfen.
In der Leistungsübersicht sowie in den Barauslagen stehen keine Funktionen zur Verfügung, um Tage abzuschließen.
Funktionsweise der Tagesabschlussfunktionen
Folgende Funktionen stehen für den Tagesabschluss im Detail zur Verfügung.
 Tag abschließen | Die Funktion "Tag abschließen" schließt den markierten Tag ab. Die Funktion muss vom Anwender über das Dialogfenster "Tag abschließen" nochmals bestätigt werden.  Für einen abgeschlossenen Tag können in der Leistungserfassung keine weiteren Leistungen mehr erfasst bzw. keine bestehenden Leistungen mehr bearbeitet werden. | ||||||
| Zeitraum abschließen | Die Funktion "Zeitraum abschließen" schließt mehrere Tage ab. Der Anwender erhält das Fenster Zeitraum abschließen, um bekanntzugeben, für welche/n Mitarbeiter und bis zu welchem Datum die Tage abgeschlossen werden sollen:  Für die abgeschlossenen Tage können in der Leistungserfassung keine weiteren Leistungen mehr erfasst bzw. keine bestehenden Leistungen mehr bearbeitet werden.
| ||||||
 Tag auflösen | Die Funktion "Tag auflösen" hebt den Tagesabschluss für den markierten Tag wieder auf. Die Funktion muss vom Anwender über das Dialogfenster "Auflösen Tagesabschluss" nochmals bestätigt werden.  Somit dürfen an diesem Tag wieder Leistungen erfasst werden. Auch bestehende Leistungen an diesem Tag - sofern diese noch nicht autorisiert sind - können wieder bearbeitet werden. | ||||||
| Tagesabschluss ab Datum auflösen | Die Funktion "Tagesabschluss ab Datum auflösen" hebt den Tagesabschluss für mehrere Tage wieder auf. Der Anwender erhält das Fenster Tagesabschluss auflösen, um bekanntzugeben, für welche/n Mitarbeiter und ab welchem Datum die Tagesabschlüsse wieder aufgehoben werden sollen.  Somit dürfen an diesen Tagen wieder Leistungen erfasst werden. Auch bestehende Leistungen an diesen Tagen - sofern sie nicht autorisiert sind - können wieder bearbeitet werden.
|
mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden. 
Hinweis Hinweismeldung zur Prüfung der Leistungen im Rahmen des Tagesabschlusses
 | Wenn fehlerhafte Leistungen festgestellt werden, die das Programm daran hindern, den Tagesabschluss durchzuführen, erhalten Sie einen Hinweis auf die Ursache. Diese kann beispielsweise ein unvollständiger Datensatz oder eine unvollständig erfasste Leistung sein. Die erste angeführte Meldung erhalten Sie, wenn man einen Tag abschließt, die zweite Meldung erhalten Sie, wenn man einen Zeitraum abschließt.   Mit der Schaltfläche "Korrigieren" wechselt das Programm in das Fenster Unvollständige Leistungen. Hier werden nur die unvollständigen bzw. fehlerhaften Leistungen aufgelistet, damit Sie diese schnell auffinden und richtigstellen können. Mit der Schaltfläche "Korrekte Tage abschließen" können Sie zumindest alle jene Tage abschließen, die keine unvollständigen Leistungen aufweisen. |
Hinweis Tagesabschluss wurde nicht durchgeführt
| Auch andere Gründe können dazu führen, dass der Tagesabschluss nicht durchgeführt werden kann (Beispiel: Das Eintrittsdatum muss überprüft werden.) Sie erhalten in diesen Fällen einen Hinweis mit der Begründung.  |
Autorisierungsfunktionen
Die Funktionen der Autorisierung stehen zur Verfügung, sofern der LEA Parameter Autorisierung die Option "Wird seperat ausgeführt" aufweist - dies entspricht jedoch nicht dem Standard.
Die Funktionalität der Autorisierung wird mit den Funktionen des Tagesabschlusses mitausgeführt, sofern der LEA Parameter Autorisierung wie im Standard vorgesehen die Option "Automatisch bei Tagesabschluss" aufweist. Beachten Sie daher, dass die jeweilige Funktion somit auf das Setzen/Aufheben des Tagesabschlusses und auf das Setzen/Aufheben der Autorisierung (sofern möglich) gleichzeitig wirkt!
Zusammengefasst bedeutet das: Wenn Sie keine vom Standard abweichenden Einstellungen gesetzt haben, sind die Autorisierungsfunktionen nicht im Programm sichtbar. Die Autorisierung wird im Zuge der jeweiligen Tagesabschlussfunktion miterledigt (auch wenn diese Funktion im Namen keinen Hinweis auf die Autorisierung beinhaltet).
Aufruf der Autorisierungsfunktionen
Die Autorisierungsfunktionen befinden sich - falls die Autorisierung seperat ausgeführt wird - in der Tageserfassung, in der Einzelerfassung und in den Barauslagen unter Funktionen → Autorisierung.
In den Programmteilen Tagesabschluss Mitarbeiter, Tagesabschluss Abteilungsleitung, Tagesabschluss Geschäftsführung, Tagesabschluss Abteilung sind diese Funktionen wesentlich für den Zweck des Programmes und befinden sich daher direkt in der Menüleiste unter Autorisierung (sofern die Autorisierung seperat ausgeführt wird).
Im Gegensatz zu den anderen Leistungserfassungs-Varianten gibt es in der Wochenerfassung keine eigens aufrufbare Funktionen für die Autorisierung. Sie erfahren im Kapitel Tagesabschluss und Autorisierung der dortigen Fensterhilfe, wie eine Autorisierung in der Wochenerfassung durchgeführt werden kann.
Da die Projektleistungserfassung sowie die Projektwochenerfassung nicht tageweise aufgebaut sind, sind die Autorisierungsfunktionen grundsätzlich in ihrer Funktionsweise gleich, aber nicht namensgleich. Nähere Informationen dazu finden Sie direkt in den dortigen Fensterhilfen.
Die Projektautorisierung dient als reines Autorisierungsfenster, die verfügbaren Autorisierungsfunktionen finden Sie dort im Fenstermenü.
In der Leistungsübersicht stehen keine Funktionen zur Verfügung, um Leistungen zu autorisieren.
Die Autorisierung ist auch über Stapel im Hintergrund ausführbar, sofern die Autorisierung separat ausgeführt wird (siehe Kapitel Autorisierung der Leistungen mit Stapel).
Funktionsweise der Autorisierungsfunktionen
Folgende Funktionen stehen für die Autorisierung zur Verfügung.
| Tag autorisieren | Die Funktion "Tag autorisieren" autorisiert sämtliche Leistungen des markierten Tages. Die Funktion muss vom Anwender über das Dialogfenster "Tag autorisieren" nochmals bestätigt werden.  Die autorisierten Leistungen dieses Tages können ab diesem Zeitpunkt für die Fakturierung genutzt und zu Honorarnoten aufbereitet werden. Eine autorisierte Leistung kann somit nicht mehr vom Anwender in der Leistungserfassung geändert werden. | ||||
| Zeitraum autorisieren | Die Funktion "Zeitraum autorisieren" autorisiert sämtliche Leistungen über mehrere Tage. Der Anwender erhält das Fenster Zeitraum autorisieren, um bekanntzugeben, für welche/n Mitarbeiter und bis zu welchem Datum die Leistungen autorisiert werden sollen:  Die autorisierten Leistungen dieser Tage können ab diesem Zeitpunkt für die Fakturierung genutzt und zu Honorarnoten aufbereitet werden. Eine autorisierte Leistung kann somit nicht mehr vom Anwender in der Leistungserfassung geändert werden.
| ||||
| Tag auflösen | Die Funktion "Tag auflösen" hebt die Autorisierung sämtlicher Leistungen des markierten Tages auf, sofern die Leistung noch nicht in einer Honorarnote enthalten ist (oder ausgebucht/umgebucht ist). Die Funktion muss vom Anwender über das Dialogfenster "Autorisierung auflösen" nochmals bestätigt werden.  Somit dürfen an diesem Tag wieder Leistungen bearbeitet werden. | ||||
| Autorisierung ab Datum auflösen | Die Funktion "Autorisierung ab Datum auflösen" hebt die Autorisierung sämtlicher Leistungen über mehrere Tage auf. Der Anwender erhält das Fenster Autorisierung auflösen, um bekanntzugeben, für welche/n Mitarbeiter und ab welchem Datum die Autorisierung wieder aufgehoben werden soll.  Somit dürfen an diesen Tagen wieder Leistungen bearbeitet werden.
|
Hinweis Hinweismeldung zur Prüfung der Leistungen im Rahmen der Autorisierung
| Vergleichbar mit dem Tagesabschluss wird ebenso eine Autorisierung verhindert, wenn fehlerhafte Leistungen festgestellt werden. Wird mit Tagesabschluss oder zusätzlich mit der Autorisierung gearbeitet, erfolgt die Prüfung bereits beim Tagesabschluss. Verwenden Sie nur die Autorisierung ohne Tagesabschluss, dann erfolgt die Prüfung fehlerhafter Leistungen inkl. gleichartiger Hinweismeldung erst mit der Autorisierung (LEA Parameter Tagesabschluss mit Ausprägung "Ohne Tagesabschluss" und LEA Parameter Autorisierung mit Ausprägung "Wird separat ausgeführt"). Die Ursache kann beispielsweise ein unvollständiger Datensatz oder eine unvollständig erfasste Leistung sein. Die erste angeführte Meldung erhalten Sie, wenn man einen Tag autorisiert, die zweite Meldung erhalten Sie, wenn man einen Zeitraum autorisiert.   Mit der Schaltfläche "Korrigieren" wechselt das Programm in das Fenster Unvollständige Leistungen. Hier werden nur die unvollständigen bzw. fehlerhaften Leistungen aufgelistet, damit Sie diese schnell auffinden und richtigstellen können. Mit der Schaltfläche "Korrekte Leistungen autorisieren" können Sie zumindest all jene Tage autorisieren, die keine unvollständigen Leistungen aufweisen. |
Hinweis Auflösen konnte nicht durchgeführt werden
| Sollte es nicht möglich sein, die Autorisierung aufzulösen, erhalten Sie einen Hinweis mit Angabe des Grundes, warum das Programm das Auflösen verhindert. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn sich die Leistung in einer Honorarnote befindet, umgebucht oder ausgebucht worden ist:  |
Weitere Programmabläufe beim Leistung speichern, Tag abschließen und Leistung autorisieren
Die Funktionen "Speichern", "Tagesabschluss" und "Autorisierung" lösen parametergesteuert weitere Programmabläufe oder Prüfungen aus. Diese weiteren Programmabläufe oder Prüfungen sind im Standardablauf der LEA mit den Funktionen "Speichern", "Tagesabschluss" und "Autorisierung" verknüpft, können zum Teil aber parametergesteuert deaktiviert oder mit anderen Aktionen ausgelöst werden. In den folgende Kapiteln finden Sie die Details dazu.
Programmabläufe beim Speichern einer Leistung
Der Anwender gibt bei der Leistungserfassung im Normalfall nur einige wenige Daten ein. Den Rest ermittelt sich das Programm automatisch, sofern alle dafür notwendigen Stammdaten und Einstellungen existieren und die Leistung grundsätzlich korrekt ist (erkennbar an der Spalte Korrekt). Die automatische Ermittlung der restlichen, nicht eingegebenen Bestandteile der Leistung findet erstmalig beim Speichern der Leistung statt. Beim Speichern wird die Leistung um folgende Leistungsbestandteile erweitert (Diese Auflistung enthält nur die wichtigsten Punkte):
- Ermittlung der kundenseitigen Abteilungsleitung und Geschäftsführung sowie der mitarbeiterseitigen Abteilungsleitung und Geschäftsführung (sofern Sie diese Organisationseinheiten in Ihrer Organisation führen)
- Ermittlung der Verrechnungsfirma und des Rechnungsempfängers
- Ermittlung und Anwendung der Stundensätze (Berechnung von Selbstkosten, Herstellkosten, Verrechnungsbetrag)
- Ermittlung der Leistungskennzeichen (z. B. Ist Verrechenbar, Leistungstyp, Produktivtyp, Ausübung)
- Ermittlung der Buchungsperiode (bestehend aus Buchungsjahr und Buchungsmonat; siehe Hintergrundinformationen: Periodenverwaltung)
- Ermittlung der Kostentypen (sofern Einstellungen dazu gesetzt sind)
Folgende Programmabläufe werden im Standardablauf beim Speichern der Leistung mitausgeführt:
- Mit den LEA Parametern Prüfung Selbstkostensatz und Verrechnungssätze prüfen sind sinnvolle Prüfungen aktiviert, welche das Speichern nicht zulassen, wenn kein entsprechender Selbstkostensatz bzw. Verrechnungssatz ermittelt werden kann. Diese können bei Bedarf deaktiviert werden. Mit dem LEA Parameter Prüfung Herstellkostensatz kann eine zusätzliche Prüfung aktiviert werden, welche das Speichern nicht zulässt, wenn kein entsprechender Herstellkostensatz ermittelt werden kann. Diese Parameter berücksichtigen jeweils Leistungen, die auf Tätigkeiten erfasst sind.
- Unabhängig vom LEA Parameter Von-/Bis-Zeit prüfen wird geprüft, ob sich Von- und Bis-Zeit aller Leistungen eines Tages nicht überschneiden bzw. ob die Höhe der Stunden dementsprechend stimmig ist. Sie erhalten einen Hinweis zur Ursache (z. B. dass Leistungen mit überschneidenden Von-/Bis-Zeiten gefunden wurden).
Folgende Programmabläufe können parametergesteuert beim Speichern der Leistung mitausgeführt werden:
- Der LEA Parameter Automatische Bewertung nicht verrechenbarer Leistungen sorgt mit der Standardoption "Stundensatz auf 0 stellen" dafür, dass Stundensätze für nicht verrechenbare Leistungen (Ist Verrechenbar = nein) fix mit dem Wert "0,00" herangezogen werden und daher keine weitere Bewertung stattfindet. Optional kann dieses Verhalten aber außer Kraft gesetzt werden (= Stundensätze werden wie vorgesehen ermittelt) oder es kann eingestellt werden, dass nur das Honorar automatisch auf 0 gestellt werden soll.
- Der LEA Parameter Ausbuchen, wenn nicht verrechenbar steuert, dass nicht verrechenbare Leistungen sofort beim Speichern der Leistung autorisiert und ausgebucht werden.
- Der LEA Parameter Umlageleistungen mit 0 bewerten steuert, dass Leistungen, die auf Tätigkeiten mit hinterlegtem Umlageverfahren erfasst sind, unabhängig vom hinterlegten Stundensatz sofort beim Speichern mit einem Honorar mit 0 bewertet werden.
Hinweis Aktualisierung der Leistungsbestandteile bei Autorisierung
| Beachten Sie, dass alle oben genannten Punkte auch bei Autorisierung der Leistung nochmalig ermittelt werden und die genannten Prüfungen ausgeführt werden Damit können auch Änderungen in den Stammdaten und Honorarfaktoren, die zwischen dem Speichern der Leistung und der endgültigen Autorisierung vorgenommen wurden, auf die "fertige" Leistung gelangen. |
Programmabläufe, die auf den Tagesabschluss Rücksicht nehmen
Im Interesse der Kanzlei ist es wichtig, dass der Mitarbeiter Leistungen rechtzeitig erfasst und die Tage auch abschließt. Daher kann ein erfolgter/fehlender Tagesabschluss als Kontrollinstrument eingesetzt werden.
- Um den Mitarbeiter beim Versuch, eine neue Leistung zu erfassen, dazu zu "zwingen", die Leistungserfassung der Vortage zeitnahe vorzunehmen und diese auch abzuschließen, kann der LEA Parameter Fehlender Tagesabschluss in Verbindung mit dem LEA Parameter Tage Toleranz eingesetzt werden. Das ist auch je Mitarbeiter unterschiedlich möglich, denn im Mitarbeiterstamm stehen ebenfalls die Felder Fehlender Tagesabschluss und Tagesabschluss Toleranztage zur Verfügung.
Programmabläufe im Zuge des Tagesabschlusses
Die Funktion "Tagesabschluss" eignet sich gut, um automatische Importe, Prüfungen und Kontrollen automatisch mitauszuführen. Die meisten davon werden parametergesteuert aktiviert:
- Mit dem LEA Parameter Prüfung Tagesabschluss kann die Prüfung, ob die Sollstunden am abzuschließenden Tag erfüllt worden sind, aktiviert werden. Sie erhalten eine Meldung mit weiteren Hinweisen zur Differenz.
- Tage, an denen Leistungen für gesperrte Projekte enthalten sind, werden nicht abgeschlossen (siehe Themendokumentation Behandlung der Projektsperre in der NTCS LEA). Sie erhalten eine Meldung, welche Tage betroffen sind.
- Mit aktiviertem LEA Parameter Leistungen ohne Stunden vor Tagesabschluss löschen werden Leistungen auf Tätigkeiten automatisch vor dem Ausführen des Tagesabschlusses gelöscht, wenn diese keine Stunden aufweisen.
- Mit dem LEA Parameter Von-/Bis-Zeit prüfen kann die Prüfung, ob sich Von- und Bis-Zeit aller Leistungen eines Tages nicht überschneiden bzw. ob die Höhe der Stunden dementsprechend stimmig ist, aktiviert werden. Sie erhalten einen Hinweis zur Ursache (z. B. dass Leistungen mit überschneidenden Von-/Bis-Zeiten gefunden wurden).
- Mit dem LEA Parameter Zeitbuchungen vor Tagesabschluss importieren kann die Überleitung von Zeitbuchungen in die Leistungserfassung derart automatisiert werden, dass bei Ausführen des Tagesabschlusses die Zeitbuchungen des Tages als Leistungen übernommen werden (siehe Themendokumentation Verbindungen zwischen den Paketen LEA und ZEIT).
- Mit dem LEA Parameter Tagesabschluss Prüfung kann via Makro eine Prüfung pro Tag und Mitarbeiter angestellt werden. Aufgrund des Ergebnisses dieser Prüfung kann der Tagesabschluss durchgeführt oder abgebrochen werden.
Programmabläufe im Zuge der Autorisierung
Im Standard wird die Vervollständigung der Leistung um alle wesentlichen Leistungsbestandteile (= Fertigstellung), wie oben erklärt, bereits beim Speichern der Leistung durchgeführt. Da die Autorisierung in letzter Instanz dafür sorgt, dass die Leistung komplettiert und damit "fertig" ist, wird die Leistung bei Autorisierung nochmals aktualisiert (beachten Sie dazu den Hinweis Aktualisierung der Leistungsbestandteile bei Autorisierung). Ist der LEA Parameter Leistung beim Speichern fertigstellen nicht aktiviert, wird diese Fertigstellung ausschließlich im Rahmen der Autorisierung vorgenommen.
Programmabläufe, die auf die Autorisierung Rücksicht nehmen
Auch für die Anbindung an andere Programmteile ist die Autorisierung jener Zeitpunkt, an dem die Übergabe der Leistungsdaten an das andere Programm (KORE, WWS Auftragsvorerfassung) erfolgt.
- Der LEA Parameter Zeitpunkt der Verbuchung entscheidet, ob die Leistungen automatisch bei Autorisierung der Leistung in die KORE verbucht werden sollen.
- Der LEA Parameter AVE-Daten erzeugen entscheidet unter anderem, ob die Auftragsvorerfassungen zum Zeitpunkt der Autorisierung der Leistungen angelegt bzw. aktualisiert werden sollen.
Die Hilfsprogramme Stundensätze/Artikelpreise korrigieren und Leistungen aktualisieren berücksichtigen nur autorisierte Leistungen. Leistungen, die zwar alle Leistungsbestandteile aufweisen, aber noch nicht autorisiert sind, werden ohnehin bei der Autorisierung nochmals aktualisiert und erhalten zu diesem Zeitpunkt alle aktuellen Leistungsbestandteile.
Die LEA Auswertungen berücksichtigen nur autorisierte Leistungen (Ausnahme: Auswertungstyp Arbeitsberichte).
Organisationsformen der Autorisierung
Wie oben erwähnt, werden im Standardablauf Tagesabschlussfunktionen angeboten, welche die Autorisierung im Programmhintergrund mitausführen. Manchmal ist es sinnvoll oder gewünscht, die Freigabe für die Fakturierung in zwei getrennten Schritten durchzuführen.
Daher gibt es Möglichkeiten, Tagesabschluss und Autorisierung zu trennen oder in einer anderen Form an einer anderen Stelle eine Autorisierung sicherzustellen.
Standardablauf Tagesabschluss mit Autorisierung im Hintergrund
Im Standard werden der LEA Parameter Tagesabschluss mit der Option "Tagesabschluss mit Zeit- u. Kostenleistungen" und der LEA Parameter Autorisierung mit der Option "Automatisch bei Tagesabschluss" ausgeliefert.
In diesem Fall stehen in den Programmen der Leistungserfassung bzw. des Tagesabschlusses nur die Tagesabschlussfunktionen zur Verfügung und im Hintergrund wird die Autorisierung automatisch mitausgeführt. Es gibt an der Programmoberfläche keine eigenen Autorisierungsfunktionen.
In diesem Zusammenhang muss aber auch überlegt werden, ob das Auflösen des Tagesabschlusses nur den Tag wieder für neue Leistungen freigeben soll oder auch die Autorisierung der Leistungen an diesem Tag wieder auflösen soll. Für diese Anforderung ist der LEA Parameter Auflösen Tagesabschluss entsprechend zu setzen (beachten Sie auch die dortigen Hintergrundinformationen).
Tagesabschluss mit getrennter Autorisierung
Weist der LEA Parameter Autorisierung die Option "Wird separat ausgeführt" auf, werden beide Schritte (auch für den Anwender sichtbar) getrennt. In diesem Fall stehen in den Programmen der Leistungserfassung bzw. des Tagesabschlusses sowohl die Tagesabschlussfunktionen als auch die Autorisierungsfunktionen zur Verfügung.
Autorisierung ohne Tagesabschluss
Der LEA Parameter Tagesabschluss steuert, ob überhaupt ein Tagesabschluss vor der Autorisierung notwendig ist - und wenn ja, ob dieser für alle Leistungen oder nur für Barauslagen notwendig sein soll.
Hierbei stehen drei unterschiedliche Varianten zur Verfügung, wobei nur die Option "Ohne Tagesabschluss" dafür sorgt, dass kein Tagesabschluss nötig ist:
- Wird diese Einstellung auf die Option "Ohne Tagesabschluss" gesetzt, stehen in den Programmen nur die Autorisierungsfunktionen zur Verfügung.
- Wird diese Einstellung auf die Option "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen" gestellt, so handelt es sich um eine Mischform. Die Tagesabschlussfunktionen stehen zur Verfügung. Barauslagen müssen in jedem Fall separat über die Autorisierungsfunktionen autorisiert werden, Zeitleistungen jedoch niemals. In dieser Organisationsform ändert sich in der Folge der Menüaufruf der Autorisierungsfunktionen in Funktionen → Autorisierung Barauslagen.
- Wird diese Einstellung auf die Option "Tagesabschluss mit Zeit- u. Kostenleistungen" gestellt, so ist ein Tagesabschluss zwingend notwendig, bevor auch die Autorisierung durchgeführt werden kann.
Autorisierung der Leistungen mit Stapel
Die Autorisierung ist auch über Stapel im Hintergrund ausführbar, sofern der Tagesabschluss und die Autorisierung in separaten Schritten ausgeführt werden.
- Stapel Leistungen autorisieren (je Mitarbeiter)
- Stapel Leistungen autorisieren (je Abteilungsleitung)
- Stapel Leistungen autorisieren (je Geschäftsführung)
- Stapel Leistungen autorisieren (je Abteilung)
- Stapel Leistungen autorisieren (je Projektleitung)
Je nach passender Organisationsform können Sie sich für den geeignetsten Stapel entscheiden.
Autorisierung der Leistungen durch Honorarnoten aufbereiten
Der LEA Parameter Leistungen autorisieren stellt der fakturierenden Stelle eine Möglichkeit zur Verfügung, um etwaige noch nicht autorisierte Leistungen im Zuge der Aufbereitung von Honorarnoten automatisch autorisieren zu lassen. Im Programmteil Honorarnoten aufbereiten steht daher parametergesteuert zu diesem Zweck das Feld Leistungen autorisieren bereit. Bei Aktivierung werden alle Leistungen, die den Kriterien entsprechen, nach denen aktuell Honorarnoten aufbereitet werden, autorisiert und ebenfalls in die erzeugte Honorarnote mitaufgenommen.
Diese Einstellung bewirkt einen weiteren erwünschten Nebeneffekt zur Beschleunigung der Fakturierung im Programmteil Honorarnoten. Beim Hinzufügen von offenen Leistungen zu bestehenden Honorarnoten haben Sie in diesem Fall die Möglichkeit, nicht autorisierte Leistungen auswählen zu können. Nähere Informationen dazu finden Sie in den Erläuterungen zum Einstiegsfeld Leistungsstatus in der Fensterhilfe Offene Leistungen hinzufügen.
Tipps und Hintergrundinformationen
Beginndatum für Zeitraum abschließen/autorisieren
Beim Ausführen der Funktionen Zeitraum abschließen und Zeitraum autorisieren prüft das Programm standardmäßig ein Jahr in die Vergangenheit, ob nicht abgeschlossene Tage bzw. nicht autorisierte Leistungen vorhanden sind. Damit auch Tage/Leistungen, die länger als ein Jahr in der Vergangenheit liegen, abgeschlossen/autorisiert werden können, gilt folgende Regel:
Abzuschließende Tage, die vor dem ältersten abgeschlossenen Datum liegen, werden ebenfalls berücksichtigt (unabhängig davon, ob Leistungen an diesem Tag vorhanden sind),
- wenn sie >= dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters sind und
- wenn sie nicht weiter als einen Monat vor dem ältesten Tagesabschlussdatum (erster Tag der Leistung) liegen und
- wenn sie >= des LEA Parameters Beginn Tageserfassung sind.
Mithilfe des LEA Parameters Zeitraum abschließen/autorisieren bis kann die Prüfung aus dem Punkt 2 auf mehrere Vormonate erweitert werden. Natürlich müssen die Bedingungen aus den anderen Punkten ebenfalls noch gültig sein.
Autorisierung bei abgelehntem Arbeitsschein
Beim Versenden eines Arbeitsscheins kann es vorkommen, dass dieser abgelehnt wird. In diesem Fall kann die Autorisierung nicht durchgeführt werden. Es erscheint eine Meldung mit dem Hinweis, dass die Autorisierung nicht durchgeführt werden kann, da ein oder mehrere Arbeitsscheine abgelehnt worden sind. Der Arbeitsschein muss in diesem Fall korrigiert und eine neue Bestätigung angefordert werden.
Die Autorisierung kann nur durchgeführt werden, wenn der Arbeitsschein bestätigt oder ignoriert wird.
Automatische Pflichteingabe der Zusatzmengen
Um den Mitarbeiter bei Erfassung einer Leistung auf eine bestimmte Tätigkeit dazu zu "zwingen", zur Tätigkeit notwendige Zusatzmengen zu erfassen, kann auf der Tätigkeit das Feld Pflichteingabe Zusatzmengen aktiviert werden. Bei der Erfassung einer Leistung mit aktiviertem Feld wird beim Speichern sofort das Fenster Zusatzmengen erfassen geöffnet, in der die Zusatzmengen erfasst werden können.
Automatisches Aufbuchen der Restzeit im Zuge des Tagesabschlusses mit Leistungsvorlagen
In der Leistungserfassung kann unter gewissen Voraussetzungen die Restzeit automatisch mit dem Tagesabschluss aufgebucht werden. Dazu muss unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Leistungsvorlagen eine Leistungsvorlage angelegt und das Kennzeichen Für Tagesabschluss verwenden gesetzt werden.
Folgende Voraussetzungen müssen für den Tagesabschluss durch eine Leistungsvorlage gegeben sein:
Anwendungsfall 1: mit Anzeige Zeiterfassung
- Der LEA Parameter Zeiterfassung ist auf "Zeitbuchungen anzeigen" eingestellt.
- Aus den Leistungen werden keine Zeitbuchungen erzeugt (LEA Parameter Zeitbuchungen aus Leistung erstellen bzw. Mitarbeiterstamm im Feld "LEA in ZEIT verbuchen").
- Der LEA Parameter Prüfung Tagesabschluss ist auf "Nacherfassungspflicht bei Abweichung von Zeitbuchungen" eingestellt.
Anwendungsfall 2: ohne Anzeige Zeiterfassung
- Der LEA Parameter Zeiterfassung ist auf "Zeitbuchungen nicht anzeigen" eingestellt.
- Aus den Leistungen werden keine Zeitbuchungen erzeugt (LEA Parameter Zeitbuchungen aus Leistung erstellen bzw. Mitarbeiterstamm im Feld "LEA in ZEIT verbuchen").
- Der LEA Parameter Prüfung Tagesabschluss ist auf "Nacherfassungspflicht wenn Sollstunden unterschritten wurden" eingestellt.
Das Kennzeichen auf der Leistungsvorlage kann nur über die Funktion "Für Tagesabschluss aktivieren/deaktivieren" gesetzt werden. Ersichtlich wird die derzeitige Einstellung entweder bei der Übersicht der Leistungsvorlagen im Feld "Tagesabschluss" oder im Feld Für Tagesabschluss verwenden in der betreffenden Leistungsvorlage.
Im Zuge des Tagesabschlusses, egal ob für einen Tag oder Zeitraum, wird mit dieser Vorlage eine Leistung erstellt und die vorhandene Restzeit automatisch darauf aufgebucht.
Es kann lediglich eine Leistungsvorlage für das automatische Aufbuchen der Restzeit herangezogen werden.
Wird in einer Leistung die Funktion F8 "Restzeit übernehmen" 
im Bearbeitungsmodus im Feld Stunden oder die Menüfunktion Restzeit übernehmen in den Leistungserfassungsfenstern ausgeführt, kann der Tagesabschluss aufgrund bestimmter Einstellungen automatisch durchgeführt werden.
im Bearbeitungsmodus im Feld Stunden oder die Menüfunktion Restzeit übernehmen in den Leistungserfassungsfenstern ausgeführt, kann der Tagesabschluss aufgrund bestimmter Einstellungen automatisch durchgeführt werden. Folgende Voraussetzungen müssen für diesen Automatismus gegeben sein:
- Der LEA Parameter Tagesabschluss darf nicht auf "Ohne Tagesabschluss" eingestellt sein.
- "Anzeige Zeiterfassung" muss am Mitarbeiterstamm die Ausprägung "Anzeige mit Restzeitprüfung" haben und der LEA Parameter Zeiterfassung muss aktiviert sein.
- Die Einstellung "LEA in ZEIT verbuchen" am Mitarbeiterstamm oder der LEA Parameter Zeitbuchungen aus Leistung erstellen müssen inaktiv sein.
- Die Berechtigung zum Tagesabschluss muss beim ausführenden Benutzer vorhanden sein.
Anwendungsfall 1: Offene Zeitbuchungen
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann erfolgen durch die Übernahme der Restzeit direkt im Leistungsdatensatz via F8-Funktion "Restzeit übernehmen" bei noch offenen bzw. nicht abgeschlossenen Zeitbuchungen mehrere Meldungen.
"Restzeit übernehmen" bei noch offenen bzw. nicht abgeschlossenen Zeitbuchungen mehrere Meldungen.Im ersten Schritt kommt die Meldung bezüglich der Zeitbuchung "Offene Zeitbuchung abschließen?":
Wird diese Meldung mit "Ja" ausgeführt, wird die offene Zeitbuchung abgeschlossen und die vorhandene Restzeit auf die Leistung automatisch aufgebucht.
Im zweiten Schritt folgt nun die Meldung "Leistungen sind vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?":
Sollte in diesem Anwendungsfall die erste Meldung bezüglich der Zeitbuchung mit "Nein" beantworten werden, dann bleibt die zweite Meldung aus.
Anwendungsfall 2: Abgeschlossene Zeitbuchungen
Auch bei bereits abgeschlossenen Zeitbuchungen müssen die gleichen Voraussetzungen gegeben sein, damit die Tagesabschlussautomatik ausgeführt werden kann.
Da bei dieser Variante keine offenen Zeitbuchungen vorhanden sind, kommt sofort die Meldung "Leistungen sind vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?". Diese Meldung wird zusätzlich auch durch die Menüfunktion Restzeit übernehmen ausgelöst:
Wird bei beiden Anwendungsfällen direkt im Leistungsdatensatz via F8-Funktion "Restzeit übernehmen" die Meldung "Leistungen sind vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?" ausgelöst und mit "Ja" bestätigt, erscheint im geöffneten Fenster direkt oberhalb des Bereichs der erfassten Leistungen der Hinweis "automatischer Tagesabschluss beim Speichern".
die Meldung "Leistungen sind vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?" ausgelöst und mit "Ja" bestätigt, erscheint im geöffneten Fenster direkt oberhalb des Bereichs der erfassten Leistungen der Hinweis "automatischer Tagesabschluss beim Speichern".
Die Leistung bleibt weiterhin im Bearbeitungsmodus und kann somit nach der Bestätigung mit "Ja" nach wie vor bearbeitet werden. Erst durch den Speichervorgang der Leistung wird auch automatisch der Tagesabschluss angestoßen und durchgeführt. Der Hinweis "automatischer Tagesabschluss beim Speichern" wird im gleichen Schritt wieder entfernt. Mit der Menüfunktion Restzeit übernehmen befindet sich die betroffene Leistung nicht im Bearbeitungsmodus, wodurch dieser Hinweis in diesem Fall ausbleibt.
Wird die Meldung "Leistungen sind vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?" mit "Nein" bestätigt, bleibt die Leistung weiterhin im Bearbeitungsmodus bzw. durch die Menüfunktion Restzeit übernehmen wird die vorhandene Restzeit auf die bereits bestehende Leistung übergeben. Im Anschluss erfolgt hier kein automatischer Tagesabschluss.
Hinweis
| Das Auftreten der Meldungen ist zusätzlich davon abhängig, welche Ausprägung beim Feld "Anzeige Zeiterfassung" am Mitarbeiterstamm hinterlegt ist:
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Achtung!
 | Die Tagesabschlussautomatik im Zuge der Restzeitaufbuchung betrifft die Menüfunktion Restzeit übernehmen nur in Bezug auf die Meldung "Leistungen sind im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst. Soll der Tag nach dem Speichern abgeschlossen werden?". Diese Funktion ist nur für bereits erfasste Leistungen (außerhalb des Bearbeitungsmodus) durchführbar und greift nicht bei offenen Zeitbuchungen. Die Meldungen verhalten sich gleichermaßen. Die beschriebene Automatik betrifft vor allem Leistungen im Bearbeitungsmodus durch die Bearbeitung des Feldes "Std" entweder durch manuelle Eingabe der vorhandenen Restzeit oder mit der F8-Funktion "Restzeit übernehmen" . Auch durch das Einfügen von Leistungsvorlagen oder durch KI-Favoriten kann die Meldung bzw. der automatisierte Tagesabschluss angestoßen werden.Zusätzlich weicht in der Projektwochenerfassung im Gegensatz zu den anderen Leistungserfassungsarten das Verhalten auch bei dieser Tagesabschlussautomatik ab. In diesem Fenster erfolgt der Tagesabschluss über eine eigens aufrufbare Funktion in der Menüleiste oder über die Spaltenüberschrift.
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Hinweis zu "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?"
| Sie haben die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob Sie die Automatismen bezüglich der offenen Zeitbuchung oder des Tagesabschlusses mit der Restzeitübernahme nutzen möchten. Wenn Sie die Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" aktivieren, dann wird Ihre Auswahl im Hintergrund gespeichert und führt automatisch die jeweilig ausgewählte Funktion durch. Die Meldung erscheint durch das Setzen des Häkchens in der Checkbox dann nicht mehr.   Dazu folgt zusätzlich eine Hinweismeldung, wenn "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" gewählt wird:  Wenn Sie nachträglich die Auswahl der Meldung nochmals übersteuern möchten, können Sie mit gedrückter Strg-Taste beim Auslösen der F8-Funktion bei "Restzeit übernehmen" das Abfragefenster erneut öffnen und bearbeiten. Das Abfragefenster des Menüpunkts Restzeit übernehmen wird in diesem Fall ebenfalls über die F8-Funktion gesteuert. |
Hinweis für BMD Web
| Die individuellen Einstellungen der Meldungen inkl. der Checkbox "Diese Meldung nicht mehr anzeigen?" können in der NTCS sowie im BMD Web: LEA deaktiviert werden. Wird die Meldung in der NTCS unterdrückt, greift die Einstellung nicht auf das BMD Web. Damit die Meldung auch im BMD Web nicht mehr aufscheint, muss diese direkt im BMD Web unterdrückt werden. Unterschiede im BMD Web:
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zur Verfügung.Importmöglichkeiten bei Tagesabschluss und/oder Autorisierung
Der Import von Leistungen kann auf verschiedene Arten erfolgen. Am häufigsten findet der CSV-Import (Leistungen importieren) und danach der manuelle Import mit den weiteren Funktionen Zeitbuchungen importieren, Termine importieren oder Telefonprotokolle importieren statt.
Leistungsimporte sind immer möglich, wenn ein Tag noch nicht abgeschlossen ist.
Abhängig von den Parametereinstellungen bei Tagesabschluss und Autorisierung sowie den durchgeführten Tagesabschlüssen und/oder Autorisierungen der Leistungstage ergeben sich aber unterschiedliche Auswirkungen auf die Importmöglichkeiten.
Folgende Tabelle liefert einen groben Überblick - im Anschluss werden die Details erläutert:
- An den betroffenen Tagen ist keine vollständige Autorisierung vorhanden und der Parameter Tagesabschluss hat die Ausprägung "Ohne Tagesabschluss".
Mit den oben genannten Funktionen werden alle Leistungen importiert. - Bei den Leistungstagen wurde bereits eine Autorisierung durchgeführt und der Parameter Tagesabschluss hat die Ausprägung "Ohne Tagesabschluss".
Mit dieser Variante werden ebenfalls alle Leistungen importiert, aber die betroffenen Tage bzw. Leistungen sind nur mehr teilweise autorisiert und müssen erneut abgeschlossen werden. - Der Parameter Tagesabschluss hat die Ausprägung "Tagesabschluss mit Zeit- u. Kostenleistungen" oder "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen".
Es ist kein Tagesabschluss durchgeführt worden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob eine Autorisierung vorhanden ist.
Mit den genannten Funktionen werden alle Leistungen importiert. - Der Parameter Tagesabschluss hat die Ausprägung "Tagesabschluss mit Zeit- u. Kostenleistungen" oder "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen".
Bei dieser Variante ist bereits ein Tagesabschluss vorhanden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob mit Autorisierung gearbeitet wird.
Die Funktionen Termine importieren und Telefonprotokolle importieren können aufgrund des Tagesabschlusses nicht ausgeführt werden.
Ein CSV-Import durch Leistungen importieren kann immer durchgeführt werden (siehe Import an bereits abgeschlossenen Tagen bezüglich bereits gesetzter Autorisierungen).
Die Funktion Zeitbuchungen importieren ist zusätzlich abhängig von der Parametereinstellung Buchungen sperren, wenn LEA gesperrt ist (siehe Hinweis zu Zeitbuchungen).
Hinweis zu Zeitbuchungen
| Um allgemein eine Bearbeitung der Leistungen durch Zeitbuchungen zu verhindern, wenn bereits ein Tagesabschluss und/oder eine Autorisierung in der LEA durchgeführt worden ist, ist der CRM Parameter "Buchungen sperren, wenn LEA gesperrt" standardmäßig aktiviert. Dadurch können Zeitbuchungen nur an offenen Leistungstagen bearbeitet werden, damit eine Abweichung (vor allem in Bezug auf die Restzeit) vermieden wird. In Ausnahmefällen kann dieser Parameter deaktiviert werden (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Zeiterfassung → Buchungsprogramm → Buchungen sperren, wenn LEA gesperrt ist). |
FAQs
 | Siehe auch: |