Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung.

 Leistungserfassung → Leistungserfassung → Einzelerfassung

• Die Ansicht und Erfassung der Barauslagen erfolgt von der Einzelerfassung getrennt in einem eigenen Fenster, das Sie schnell über die Funktion Barauslagen aufrufen können.
  
  
• Die Leistungserfassung erfolgt in der Einzelerfassung mittels einer eigenen Eingabemaske (und nicht direkt mittels Zeileneingabe).
  
  
• Die Anordnung der optionalen Bereiche befindet sich in der Einzelerfassung standardmäßig seitlich und unten, damit für die Zusatzinformationen ausreichend Platz ist.
  
  

Fensterbereiche

Einstiegsfelder

Mitarbeiter

Mitarbeiter, welcher die Leistungen erbracht hat. Gestartet wird die Leistungserfassung mit jenem Mitarbeiter, bei welchem die aktuelle User-ID, mit der man sich in der NTCS angemeldet hat, in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt ist. Sofern es die Berechtigungen erlauben, kann man hier über die Funktion F4 den Mitarbeiter für die Leistungserfassung wechseln (Datenbesitzerkonzept Leistungserfassung).

Datum

Tagesdatum, an welchem die Leistungen erbracht worden sind. Vorgeschlagen wird immer der aktuelle Tag.

Hinweis

Ist der CRM Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma aktiv, erweitern sich die Einstiegsfelder um das Feld "Dienstverhältnis". In diesem Fall muss vor Erfassung der Leistung auch das Dienstverhältnis des Mitarbeiters vorselektiert werden. Mit der Funktion F8 gelangen Sie in das Fenster Dienstverhältnis ermitteln, in dem Sie den Modus zur Ermittlung des Dienstverhältnisses steuern können. Dienstverhältnis  Dienstverhältnis, unter welchem die Leistung erbracht worden ist.

Leistungen

Standardfeldauswahl Leistungen
 Standardfeldauswahl Leistungen

Löschen	Leistungen können einzeln ausgewählt oder via Mehrfachauswahl markiert und anschließend mit der Funktion "Löschen" gelöscht werden. Sollten Leistungen markiert werden, die nicht mehr gelöscht werden können (z. B. bereits abgeschlossen, bereits autorisiert ...), so erhalten Sie diese Meldung und der gesamte Löschvorgang wird abgebrochen: Bisher ist "Löschen" jedoch die einzige leistungsbezogene Funktion, die in der Leistungserfassung im Zuge einer Mehrfachauswahl ausführbar ist.
Restzeit übernehmen	Die Funktion "Restzeit übernehmen" steht nur bei aktiver Zeiterfassung (LEA Parameter Zeiterfassung) zur Verfügung. Sie ermöglicht, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Leistungen) in die markierte Leistung zu übernehmen. Sollte diese Funktion inaktiv sein, können Sie den Grund dafür der Leiste im unteren Fensterbereich entnehmen.  Hinweis  Unter bestimmten Voraussetzungen kann mit dieser Funktion auch eine Tagesabschlussautomatik genutzt werden, die darüber hinaus auch mit der F8-Funktion "Restzeit übernehmen"   im Bearbeitungsmodus der Leistung beim Feld Stunden greift. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation LEA Tagesabschluss und Autorisierung zum Thema Tagesabschlussautomatik im Zuge der Restzeitübernahme.
Sollzeit übernehmen	Mit der Funktion "Sollzeit übernehmen" können Sie auf schnelle und einfache Weise die Sollzeit laut Tagesmodell einfügen, wenn Sie ohne Zeiterfassung arbeiten oder wenn aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugt werden. Im Standard ist diese Funktion ausgeblendet, da sie nur der Erfassung von einer Leistung pro Tag dient. Diese Funktion kann berechtigt werden. Sie können die Berechtigung "Sollzeit übernehmen" (Funktionsnummer 47063) sperren und die Funktion somit gleich überhaupt nicht anzeigen lassen.  Hinweis  Um die Sollzeit für eine Leistung korrekt ermitteln zu können, ist es unbedingt erforderlich, dass das Tagesmodell mit einer korrekten Sollarbeitszeit, Sollarbeitszeit von, Sollarbeitszeit bis und den hinterlegten Pausen übereinstimmt.
Barauslagen	Diese Funktion öffnet das Fenster Barauslagen, über welches Sie ausschließlich Barauslagen erfassen können.

Funktionen

Vorlagen	Über die Funktion "Vorlagen" können jene Vorlagen aufgerufen werden, die im Fenster Leistungsvorlagen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Leistungsvorlagen für den ausgewählten Mitarbeiter vordefiniert worden sind. Da Leistungsvorlagen immer mitarbeiterbezogen abgespeichert werden, ist dieser Untermenüpunkt variabel. Die ersten zehn Leistungsvorlagen des Fensters werden hier in der Schnellauswahl angezeigt und können mit einem Klick oder mit dem entsprechenden Shortcut als Leistung am ausgewählten Tag eingefügt werden. Vorlagen können nur dann eingefügt werden, wenn auch die F5 Neuanlage aktiv ist. Die eingefügte Leistung können Sie danach wie gewohnt anpassen und vervollständigen. Bitte beachten Sie, dass in der Einzelerfassung nur jene Leistungsvorlagen angezeigt werden, die auch eine Tätigkeit im Feld "Tät-Nr/Art-Nr" hinterlegt haben.   Zu Vorlagen hinzufügen Über diese Funktion können Leistungen als Vorlage definiert werden. Sie stehen danach im Fenster Leistungsvorlagen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass für die Aktualisierung der Vorlagen in der Schnellauswahl nach dem Hinzufügen ein Neustart des Fensters erforderlich ist.  Vorlage(n) auswählen Diese Funktion öffnet das Fenster mit allen angelegten Leistungsvorlagen des Mitarbeiters. Durch Anhaken können Sie auch mehrere Vorlagen auswählen und am entsprechenden Tag als Leistungen einfügen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Leistungsvorlagen auswählen.
Kopieren/Einfügen	Folgende Funktionen zum Kopieren und Einfügen von Leistungen stehen zur Verfügung:  Leistung kopieren Diese Funktion kopiert die markierte Leistung in die Zwischenablage.  Tag kopieren Diese Funktion kopiert alle Leistungen des entsprechenden Tages in die Zwischenablage.  Einfügen Diese Funktion fügt die kopierte Leistung bzw. die Leistungen des Tages aus der Zwischenablage am entsprechenden Tag ein.  Leistung Von-/Bis-Datum einfügen Diese Funktion fügt die kopierte Leistung aus der Zwischenablage an mehreren Tagen ein. Die gewünschten Tage geben Sie im Fenster Leistung Von-/Bis-Datum einfügen ein. In diesem Dialogfenster wählen Sie weiters aus, ob die Stunden aus der ursprünglichen Leistung einfach kopiert werden oder im Ausmaß der jeweiligen Restzeit auf die Sollstundenhöhe eingefügt werden sollen. Auch verteilte Leistungen können kopiert und eingefügt werden. Für nähere Informationen beachten Sie bitte das Kapitel Kopieren und Einfügen von verteilten Leistungen in der Themenhilfe Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilen.
Tagesabschluss	Die Funktionen zum Tagesabschluss sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter Tagesabschluss eingestellt ist, dass kein Tagesabschluss durchgeführt werden soll. Grundsätzliche Informationen zum Tagesabschluss sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung.   Tag abschließen Schließt den markierten Tag ab.   Zeitraum abschließen Schließt über das Dialogfenster Zeitraum abschließen alle Tage bis zum gewünschten Datum ab.    Tag auflösen  Hebt den Tagesabschluss des markierten Tages auf.      Tagesabschluss ab Datum auflösen Hebt über das Dialogfenster Tagesabschluss auflösen alle Tagesabschlüsse ab dem gewünschten Datum auf.
Autorisierung	Die Funktionen zur Autorisierung sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter Autorisierung eingestellt ist, dass die Autorisierung mit dem Tagesabschluss vorgenommen werden soll. Grundsätzliche Informationen zur Autorisierung sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung. Tag autorisieren Autorisiert die Leistungen des markierten Tages.  Zeitraum autorisieren Autorisiert über das Dialogfenster Zeitraum autorisieren die Leistungen aller Tage bis zum gewünschten Datum.  Tag auflösen Entfernt den Autorisierungsstatus von allen Leistungen des markierten Tages. Autorisierung ab Datum auflösen Entfernt über das Dialogfenster Autorisierung auflösen den Autorisierungsstatus von allen Leistungen ab dem gewünschten Datum.
Importieren	Folgende Importfunktionen aus anderen Programmteilen bietet die Leistungserfassung:  Termine importieren Diese Funktion importiert Termine, die in den Terminen erfasst worden sind (außer Geburtstagstermine). Diese können auch automatisch importiert werden, dazu sind aber entsprechende Einstellungen nötig (Import Termine). Die Tätigkeit für die Leistungen, die aus den importierten Terminen entstehen, kann im LEA Parameter Tätigkeit Termine hinterlegt werden. Termine werden immer nur für das in der Leistungserfassung eingestellte Datum importiert. Weiters haben die Einstellungen in den Stammdaten der Terminkennzeichen und der CRM Parameter Termine ohne Terminkennzeichen in LEA importieren eine Auswirkung darauf, welche Termine importiert werden. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Themenhilfe zu Termine in LEA importieren.  Telefonprotokolle importieren Diese Funktion importiert alle (oder alle verrechenbaren) Telefonprotokolle für den Mitarbeiter, welche am aktuellen Tag erfasst worden sind. Diese können auch automatisch importiert werden, dazu sind aber entsprechende Einstellungen nötig (Import Telefonprotokolle).    Zeitbuchungen importieren Diese Funktion importiert über das Dialogfenster Zeitbuchungen importieren die Zeitbuchungen der Zeiterfassung (Verbindungen zwischen den Paketen LEA und ZEIT).  Leistungen importieren Diese Funktion importiert über das Fenster "Standard-Import Textdatei" Leistungen aus einer CSV-Datei. Für Informationen zu den Anwendungsmöglichkeiten beachten Sie bitte die Themenhilfe Leistungen importieren.
Arbeitsschein	Folgende Funktionen sind für Arbeitsscheine verfügbar:  Arbeitsschein erstellen Die Funktion wechselt in das Fenster Arbeitsschein erstellen, um Leistungen einem Arbeitsschein zuordnen zu können. Dabei werden der Kunde, der Mitarbeiter und das Datum der markierten Leistung in die Einstiegsfelder übergeben. Für die Dauer des Ausführens dieser Funktion können keine Leistungen bearbeitet werden.   Arbeitsscheine Die Funktion öffnet die Verwaltung der Arbeitsscheine.  Arbeitsschein-Dokument ansehen Öffnet jenen Arbeitsschein, zu dem die Leistung gehört. Wenn für die markierte Leistung kein Arbeitsschein erstellt worden ist, wird die Funktion in Grau dargestellt. Hinweis zum Ändern einer Leistung, die bereits in einem Arbeitsschein enthalten ist Ist eine Leistung in einen Arbeitsschein aufgenommen worden, so kann diese nur noch eingeschränkt bearbeitet werden (siehe Kapitel Änderungen von Leistungen eines Arbeitsscheins). Speziell für den Leistungstext gilt Folgendes: Dieser kann noch in der Vorschau des Arbeitsscheins über die Funktion Text bearbeiten des Fensters Leistungsdetail (der Auswertungen) geändert werden, sofern die Leistung selbst noch nicht in einer Honorarnote bzw. in einem Auftrag enthalten ist. Zum Fenster Leistungsdetail gelangen Sie, wenn Sie in der Vorschau des Arbeitsscheins direkt auf den gewünschten Leistungsdatensatz klicken.
Zur BDE-Stempelung	Diese Funktion öffnet die zur ausgewählten Leistung gehörende BDE-Stempelung. Das Fenster BDE-Stempelungen wird direkt mit der entsprechenden Stempelung geöffnet, sodass diese ohne weitere Suche angezeigt und bearbeitet werden kann.
Korrektur anfordern	Diese Funktion ermöglicht eine Korrekturanforderung per E-Mail oder Aufgabe (der Modus ist einstellbar über den LEA Parameter Korrekturanforderung) an den Mitarbeiter, der die Leistung erfasst hat.
Umbuchen	Mit der Funktion "Umbuchung" wird die zuvor markierte Leistung umgebucht (z. B. auf einen anderen Kunden, auf eine/n andere/n Tätigkeit/Artikel etc.). Dazu öffnet sich das Fenster Umbuchungsmanager (Leistungserfassung). Bitte beachten Sie dort die entsprechende Hilfe zum Fenster, da eine Vielzahl von Einstellungen den Umbuchungsvorgang beeinflusst. Diese Funktion steht erst zur Verfügung, wenn die Leistung autorisiert ist. Vorher können Leistungen noch im herkömmlichen Bearbeitungsmodus mit F6 korrigiert werden. Sobald sich die Leistung aktuell in einer Honorarnote befindet oder ausgebucht ist, ist eine Umbuchung über diesen Weg nicht mehr möglich. In diesen Fällen ist die Funktion inaktiv - in der Statuszeile unterhalb wird eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen der Funktion nicht zulässig ist (siehe Hinweis). Mögliche Gründe könnten somit sein: Leistung ist nicht autorisiert Leistung kann nicht mehr verändert werden, da sich diese bereits in einer Honorarnote befindet Leistung kann nicht mehr verändert werden, da sie bereits fakturiert ist Leistung wurde bereits abgerechnet und storniert Einen Hinweis auf den derzeitigen Status der Leistung liefert Ihnen auch die Funktion Verrechnungsstatus. Eine Umbuchung kann nicht rückgängig gemacht werden. Es ist jedoch möglich, bereits umgebuchte Leistungen nochmalig (auf die ursprünglichen Leistungsbestandteile) umzubuchen. Jeder Umbuchungsvorgang wird im System gespeichert und kann unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Weitere Funktionen → Umbuchungen recherchiert werden. Möchten Sie den Verlauf einer konkreten, bereits umgebuchten Leistung nachvollziehen, verwenden Sie die Funktion Umbuchungsprotokoll.
Text bearbeiten	Diese Funktion ermöglicht die Bearbeitung des Leistungstextes, indem sich das Fenster Text bearbeiten öffnet. Die Funktion "Text bearbeiten" ist nicht mit dem normalen Bearbeiten (Funktion F6 "Bearbeiten") einer Leistung gleichzusetzen. Sie ist beispielsweise auch bei einer bereits autorisierten Leistung erlaubt, sofern sich diese noch nicht in einer Honorarnote bzw. einem Auftrag (WWS) befindet. Aus diesem Grund werden auch nicht sämtliche Prüfungen für Leistungen durchlaufen bzw. Meldungen ausgegeben, die beim normalen Bearbeiten einer Leistung aufschlagen würden.
Fox-Text	Die Funktion "Fox-Text" ermöglicht in der Leistungserfassung die Übergabe des erfassten Leistungstextes aus dem Feld Text (bzw. Kurztext) an die KI-Funktion Fox-Text. Die Funktion gibt Ihnen als Ergebnis sofort den KI-generierten und sprachlich optimierten Text in das Feld Text (bzw. Kurztext) zurück. Beachten Sie: Die Übersetzung / das Lektorat des Leistungstextes findet ohne weiteren Zwischenschritt statt. Sie können das Ergebnis also nicht vorab kontrollieren bzw. entscheiden, ob Sie das Ergebnis übernehmen wollen oder bei Ihrem Text bleiben möchten. Die KI-generierte Änderung des Leistungstextes kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Funktion ist für eine oder mehrere Leistungen gleichzeitig ausführbar und bietet die Einzelfunktionen "Übersetzen" und "Lektorieren". Die KI-Funktion Fox-Text unterstützt Sie, damit für den Kunden passende Texte ohne inhaltliche Veränderung formuliert werden und dabei eine korrekte Rechtschreibung/Grammatik und ein einheitlicher Stil angewendet wird, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Leistung erfasst hat. Übersetzen Das KI-System übersetzt den Text in die gewünschte Sprache (falls gewünscht auch unter Berücksichtigung des Text-Styleguides) - geben Sie dazu die gewünschte Zielsprache bekannt. Generelle Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Kapitel Wie übersetze ich Texte in eine andere Sprache? der Themendokumentation KI-Funktionen in der NTCS. Beim Ausführen dieser Funktion wird Ihnen der Text-Styleguide "LEA Leistungstexte" vorgeschlagen. Dieser Standard wird automatisch für die LEA mitausgeliefert. Lektorieren Das KI-System prüft den Text auf Rechtschreibung, Grammatik und Stil (falls gewünscht auch unter Berücksichtigung des Text-Styleguides) und wendet den Korrekturvorschlag sofort an. Generelle Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Kapitel Wie lektoriere ich Texte? der Themendokumentation KI-Funktionen in der NTCS.  Beim Ausführen dieser Funktion wird Ihnen der Text-Styleguide "LEA Leistungstexte" vorgeschlagen. Dieser Standard wird automatisch für die LEA mitausgeliefert. Für die Nutzung dieser Funktion müssen Sie die Lizenz "BMD KI-Basislizenz" (Lizenzpaket 576) besitzen sowie die Berechtigung "Fox-Text" (Nummer: 47462; Name: MCS_MDLEISTUNGMGR_FOXTEXT) freigegeben haben. Nähere Informationen zur KI-Funktion generell finden Sie im Kapitel BMD Fox-Text: Professionelle Textverarbeitung und mehr der Themendokumentation KI-Funktionen in der NTCS. Die Funktion "Fox-Text" ist nicht mit dem normalen Bearbeiten (Funktion F6 "Bearbeiten") einer Leistung gleichzusetzen. Sie ist beispielsweise auch bei einer bereits autorisierten Leistung erlaubt, sofern sich diese noch nicht in einer Honorarnote bzw. einem Auftrag (WWS) befindet. Somit ist die Funktion immer dann für eine Leistung ausführbar, wenn auch die Funktion Text bearbeiten in diesem Status zulässig ist. Beachten Sie, dass aus diesem Grund auch die Berechtigungen beider Funktionen gleich gesetzt werden sollten (entweder beide Berechtigungen erlaubt oder beide Berechtigungen nicht erlaubt). Wie bei der Funktion Text bearbeiten werden im Zuge der Funktion "Fox-Text" nicht sämtliche Prüfungen für Leistungen durchlaufen bzw. Meldungen ausgegeben, die beim normalen Bearbeiten einer Leistung aufschlagen würden.
Ressourcen zuordnen	Diese Funktion ermöglicht es, zur markierten Leistung Ressourcen zuzuordnen, indem sich das Fenster Ressourcen zuordnen öffnet. Diese Zuordnung erzeugt automatisch Barauslagen, welche dem Kunden weiterverrechnet werden können (siehe Thema Anbindung an die Ressourcen).
Besprechungsprotokoll öffnen	Das Besprechungsprotokoll der markierten Leistung kann mit dieser Funktion direkt geöffnet werden. Weitere Informationen zum Besprechungsprotokoll auf der Leistung finden Sie in der Hilfe zum Feld Besprechungsprotokoll.
Zusatzmengen erfassen  Dienstreisen erfassen	Diese Funktion ermöglicht es, für die markierte Leistung über das Fenster Zusatzmengen erfassen Zusatzmengen zu erfassen. Dort muss je Artikel nur mehr die Menge und/oder der Preis eingegeben werden. Dies erspart die neuerliche Eingabe von Kunde, Projekt, Bezugszeitraum und Leistungstext. Alternativ dazu (geregelt über den CRM Parameter Zusatzmengen zur Leistung erfassen) kann an dieser Stelle die komplexere Form Dienstreisen erfassen (Paket LOHN) aufgerufen werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Thema Anbindung an die Dienstreiseerfassung.
DMS	Die Beschreibung der Funktionen zur Dokumentenzuordnung finden Sie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen. Hinweis  Die Zuordnung von Dokumenten zu einer Leistung kann auch beeinflusst werden, wenn der Tag bereits abgeschlossen und autorisiert worden ist. Es ist unerheblich, in welchem Leistungsstatus sich die Leistung befindet. Für Dokumentenzuordnungen zu Barauslagen aus der ER-Kontrolle bzw. aus dem Buchen gilt, dass diese niemals in der Leistungserfassung, sondern ausschließlich im Ursprungsfenster (ER-Kontrolle, Buchen) geändert werden können.

Ansicht

Summenzeile

Wird diese Funktion aktiviert, so erhält man am unteren Ende der Leistungsübersicht eine Summenzeile. Hier werden die Summen folgender Spalten angezeigt, sofern diese in der Feldauswahl der Liste vorkommen: Menge Std. Pause Bar Honorar Org-Honorar Selbstkosten  Die zuletzt ausgewählte Einstellung in einem der Fenster, in dem die Summenzeile verfügbar ist, entscheidet darüber, ob beim nächsten Öffnen die Summenzeile in den jeweiligen Fenstern angezeigt wird oder nicht. Im BMD Web ist die Summenzeile nur sichtbar, wenn diese für das entsprechende Fenster in der NTCS aktiviert worden ist. Das Aktivieren/Deaktivieren der Summenzeile rein im BMD Web ist nicht möglich.

Ausdruck

Auswertung

Diese Funktion öffnet das Fenster Auswertung. Über diese Funktion können Sie für bestimmte Mitarbeiter mit Einschränkung auf einen bestimmten Leistungszeitraum Auswertungen des Auswertungstyps "Arbeitsberichte" ausdrucken. Nähere Informationen zu den Auswertungen selbst erhalten Sie in der Fensterhilfe LEA Auswertungen.

Extras

Leistungsübersicht	Diese Funktion öffnet die Leistungsübersicht, wobei der aktuelle Mitarbeiter in das Einstiegsfeld "Mitarbeiter" der Leistungsübersicht fix übergeben wird.
Gegenstandswerte	Diese Funktion öffnet das Fenster Gegenstandswerte und ist ausschließlich in der deutschen Gebührenabrechnung verfügbar. Näheres dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Gegenstandswerte und in der Themenhilfe Gebührenabrechnung nach Rechnungsvorlagen (Deutschland).
Leistung überprüfen	Die Funktion "Leistung überprüfen" überprüft die markierte Leistung auf Vollständigkeit. Eine Leistung ist vollständig (besitzt das Symbol "Häkchen"  in der Spalte Korrekt), wenn alle benötigten Leistungsbestandteile auf der Leistung vorhanden sind. Nicht korrekte, unvollständige Leistungen werden in hellgrauer Schriftfarbe dargestellt, um sie von korrekten Leistungen (schwarz dargestellt) zu unterscheiden. Führen Sie die Funktion aus, werden folgende Leistungsbestandteile jedenfalls geprüft: Kunde Stunden bei Leistungen mit Tätigkeit, Barauslagen bei Leistungen mit Artikel Tätigkeitsgruppe Tätigkeit/Artikel Der Bezugszeitraum wird in die Prüfung miteinbezogen, wenn es sich beim Bezugszeitraum um eine Pflichteingabe handelt. Dies wird über das Feld Eingabe Bezugszeitraum in den Stammdaten des Artikel bzw. der Tätigkeit der Leistung gesteuert. Außerdem erhalten Sie im Rahmen der Prüfung einen Hinweis, wenn es sich bei der betroffenen Leistung um eine Stoppuhr-Leistung handelt, die im Fenster Stoppuhr noch aktiv ist. Fehlt der Leistung eine Mengeneingabe für Folgeartikel, wird dies ebenfalls in der Prüfung ausgewiesen, falls es sich per Definition um einen Pflichtbestandteil handelt, damit der Folgeartikel (LEA) korrekt erzeugt werden kann. Fehlt zur Leistung eine per Definition verpflichtende Erfassung von Zusatzmengen, so wird dies ebenfalls in der Prüfung berücksichtigt. Dies wird über das Feld Pflichteingabe Zusatzmengen in den Stammdaten einer Tätigkeit definiert. Des Weiteren ist auch für korrekte Leistungen ersichtlich, wann und von welchem Benutzer der aktuell markierte Tag abgeschlossen und wann die aktuell markierte Leistung autorisiert worden ist.
Verrechnungsstatus ermitteln	Diese Funktion überprüft, in welchem Verrechnungsstatus sich die markierte Leistung befindet. Ist die Leistung noch nicht in einer Honorarnote enthalten, bringt das Programm eine entsprechende Meldung. Befindet sich die Leistung bereits in einer Honorarnote, öffnet das Programm an dieser Stelle die betreffende Honorarnote zur Ansicht. Handelt es sich um eine ausgebuchte Leistung, wird eine Meldung ausgegeben, wann und von welchem Benutzer die Ausbuchung vorgenommen worden ist. Hinweis Die Information, in welchem Status sich eine Leistung aktuell befindet, können Sie auch schnell im Feld Status der Leistung ablesen. Im Hinweistext des Feldes erhalten Sie die Kurzbeschreibung des angezeigten Symbols (z. B. "fakturiert", "Ausbuchung"). Nähere Informationen zum Feld und zu den Symbolen finden Sie in der Feldhilfe.
Stundensatzursprung	Mit dieser Funktion kann nachvollzogen werden, wie sich der Verrechnungssatz der aktuell markierten Leistung ermitteln würde. Sie erhalten eine Meldung mit Informationen, woher die Leistung ihren Verrechnungssatz bezieht. Wird eine Stundenleistung aufgrund des LEA Parameters Automatische Bewertung von nicht verrechenbaren Leistungen mit null bewertet, führt die Meldung den tatsächlich aufgefundenen Verrechnungssatz an und gibt aber auch in Klammer an, dass die Leistung nicht bewertet worden ist. Achtung: Diese Meldung zeigt nicht an, wie sich der Honorarbetrag dieser Leistung zusammensetzt - es könnten beispielsweise Nachlässe verwendet worden sein. Angezeigt wird ausschließlich jener Stundensatz, der in der in den Stundensätzen für die Leistung aktuell gültig wäre.
Arbeitsgänge	Diese Funktion wechselt in die Verwaltung der Arbeitsgänge.
Arbeitsgang fertig setzen	Diese Funktion setzt jenen Arbeitsgang auf den Status "Fertig", zu dem die markierte Leistung entsprechend den Arbeitsgangregeln gehört. Diese Funktion kann dementsprechend nur für offene Arbeitsgänge ausgeführt werden.
Umbuchungsprotokoll	Mit der Funktion "Umbuchungsprotokoll" öffnen Sie das Fenster Umbuchungsprotokoll, in welchem Sie für die zuvor markierte Leistung auf einen Blick nachvollziehen können, von welcher Vorgänger-Leistung die aktuelle Leistung aus umgebucht worden ist. Ist die Leistung nicht durch eine Umbuchung entstanden, erhalten Sie den Hinweis "In der Auswahl befinden sich keine umgebuchten Leistungen!".

 

Folgende Schaltflächen zur schnellen Navigation stehen im Bereich "Leistungen" zur Verfügung:

Durch einen einfachen Klick auf die jeweilige Schaltfläche erreichen Sie eine schnelle Ansteuerung bestimmter Tage bzw. des Einstiegsfeldes Mitarbeiter.

Zur Mitarbeitereingabe	Diese Funktion wechselt in das Einstiegsfeld Mitarbeiter.
Voriger Tag	Diese Funktion vermindert das Datum des Einstiegsfeldes Datum um einen Tag. Die Ansicht wechselt somit zum vorigen Tag.
Nächster Tag	Diese Funktion erhöht das Datum des Einstiegsfeldes Datum um einen Tag. Die Ansicht wechselt somit zum nächsten Tag.
Zu heutigem Tag	Diese Funktion ermittelt das heutige Tagesdatum für das Einstiegsfeld Datum. Die Ansicht wechselt somit auf den heutigen Tag.
Zu ältestem nicht abgeschlossenen Tag	Diese Funktion ermittelt den ältersten nicht abgeschlossenen Tag für das Einstiegsfeld Datum. Die Ansicht wechselt somit auf diesen nicht abgeschlossenen Tag.

Hinweis 

In diesem Fenster wird bei inaktiven Funktionen in der Statuszeile unterhalb eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen dieser Funktion nicht zulässig ist. Zum Beispiel ist die Neuanlage / das Bearbeiten einer Leistung / einer Barauslage nicht möglich, wenn die Funktion über die Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Leistungen bearbeiten" gesperrt worden ist - eine Begründung wird dann wie im Bild unterhalb dargestellt.

Details Leistung

Über die "Weiteren Funktionen"  → Extras →  Feldauswahl können Sie dieselben Felder der Leistung einblenden lassen, welche auch in der Feldauswahl des Hauptbereichs "Leistungen" zur Verfügung stehen (siehe Standardfeldauswahl Details Leistung).

Dokumente

Hinweis

Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert. Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich.

Hinweis

Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet.

 Standardfeldauswahl Dokumente

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung: 

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten.

Dokument ansehen

Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll. Hinweis Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen. Start RTF-Dokumente In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen. Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet. Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung. TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren. Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen. PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument bearbeiten

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll. Hinweis Für Dokumente mit den Dateitypen "RTF" und "TIF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen die folgenden beiden Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen. Start RTF-Dokumente In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen. Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet. Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung. TIF-Dokumente mit BMD Scan öffnen Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren. Für Dokumente mit dem Dateityp "PDF" gibt es unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen. PDF-Dokumente mit BMD Scan öffnen Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

Dokument versenden

Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten

In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv. Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen. Hinweis Sollten Sie in den alten Parametern einen Stempel verwendet haben, wird bei der Installation der NTCS automatisch ein Stempel mit der Bezeichnung Stempel zum Versand von PDF-Dokumenten per E-Mail angelegt. Es werden auch die Einstellungen der Parameter auf diesen Stempel übernommen und dieser wird automatisch im neuen Parameter hinterlegt. Weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Dokument versenden

Per E-Mail mit Stempel (nur PDF)	Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind.
Per E-Mail versenden	Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird. Auswahl E-Mail-Adressen bei Versenden Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird. 0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet. 1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht. Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt. Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.
Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief	Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten.
Mit Begleitbrief versenden	Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann. Hinweis  Beim Versand eines Dokuments mit Begleitbrief haben Sie die Möglichkeit, vorab den Adressaten aus den Leistungsumfängen auszuwählen. Im CRM Parameter Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → "Dokumente versenden" können Sie diese Einstellungen treffen. Für Begleitbrief aus Leistungsumfang auswählen Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versenden eines Dokuments mit Begleitbrief ein Auswahlfenster mit den laut Leistungsumfang zulässigen Tätigkeitsgruppen des am Dokument hinterlegten Kunden geöffnet werden soll. Von den ausgewählten Tätigkeitsgruppen werden der Kunde, der Sachbearbeiter, die Geschäftsführung und die Abteilungsleitung in den Standardbrief als Adressaten übernommen.   Im Fenster zur Auswahl des passenden Leistungsumfangs ist auch eine Mehrfachselektion möglich, das heißt, je nachdem wie viele Leistungsumfänge Sie selektieren, so viele Adressaten werden auch in die Adressatenliste des Standardbriefs übernommen.
Mit ID Austria signieren (nur PDF)	Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren.
An CZ-Databox	Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant!

Post

Poststück ansehen	Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet. Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument.
Neuen Posteingang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf.
Neuen Postausgang zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf.
Neues versandf. Poststück zuordnen	Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf.
Massensendung bearbeiten	Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung.

Funktionen

Dokumente in Bearbeitung	Arbeitskopie archivieren Diese Funktion bringt ein ausgechecktes (= zum Bearbeiten geöffnetes) Dokument zurück ins DMS. Arbeitskopie verwerfen Mit dieser Funktion können Sie eine ausgecheckte (= zum Bearbeiten geöffnete) Version des Dokuments löschen und sie setzt außerdem den Check-out-Status zurück. Darüber hinaus gibt sie das Dokument für weitere Bearbeitungen wieder frei. Diese Funktion ist grundsätzlich nur für den Bearbeiter selbst erlaubt, die Ausnahmen sind im Hinweis unterhalb angeführt. Hinweis  Befinden sich Dokumente im Check-out-Status, können die Arbeitskopien nur von anderen Benutzern verworfen werden, wenn der aktuelle Benutzer der Berechtigungsgruppe "Admin" oder der BMD Vollzugriffsgruppe zugeordnet ist. der Check-out-Ort am Dokument gleich dem aktuellen Computer ist. Das heißt, der Computername (ersichtlich im Feld "Check-out-Ort") des aktuellen Benutzers muss gleich sein wie der Computername, auf dem das Dokument ausgecheckt worden ist. im Feld "Check-out-Ort" kein Eintrag vorhanden ist.  Liste aller Dokumente in Bearbeitung Die Liste aller Dokumente in Bearbeitung zeigt alle "ausgecheckten" Dokumente eines Sachbearbeiters (Mitarbeiters) an. Siehe dazu die Fensterhilfe Liste aller Dokumente in Bearbeitung. Hinweis  Wenn Sie ein Dokument bearbeiten und die Arbeitskopie versionieren bzw. verwerfen, entfällt die Hinweismeldung, dass das Dokument archiviert bzw. die Arbeitskopie verworfen und zur weiteren Bearbeitung freigegeben worden ist. Sie ersparen sich somit den Klick zum Bestätigen dieser Hinweismeldung. Hinweis  Beim Schließen der Dokumentenübersicht werden Sie auf bearbeitete, aber noch nicht archivierte Dokumente bzw. auf gerade zur Bearbeitung geöffnete Dokumente hingewiesen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Nicht archivierte Dokumente.
Erstelle	Neue Aufgabe Öffnet das Erfassungsfenster für Aufgaben, um eine neue Aufgabe anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Beginndatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben. Neuer Termin Öffnet das Erfassungsfenster für Termine, um einen neuen Termin anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Termindatum, Person/Institution, Mitarbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben. Neue Frist Öffnet das Erfassungsfenster für Fristen, um eine neue Frist anzulegen. Essenzielle Felder wie z. B. Betreff, Person/Institution, Sachbearbeiter, zugeordnete Dokumente etc. werden vom DMS in dieses Fenster übergeben. Neuer Workflow Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zum selektierten Dokument einen DMS-Workflow zu starten. Nach dem Betätigen der Funktion öffnet sich das Fenster CRM Workflow, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Es besteht auch die Möglichkeit, zu einem Dokument, zu dem schon ein DMS-Workflow gestartet ist, einen weiteren zu starten. Sollten Sie das durchführen, erhalten Sie vorher eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass zu diesem Dokument schon ein Workflow gestartet ist. Sie können den DMS-Workflow aber zusätzlich starten.  Hinweis  Es besteht auch die Möglichkeit, für mehrere Dokumente gleichzeitig einen DMS-Workflow zu starten. Dazu müssen Sie die gewünschten Dokumente selektieren (Strg-Taste) und dann diese Funktion ausführen. Anschließend erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage. Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow. Wenn Sie "Ein Workflow für alle" auswählen, wird jenes Dokument zum Hauptdokument des DMS-Workflows, das den Fokus vor dem Ausführen der Funktion besitzt. Weitere Information zum DMS-Workflow finden Sie in der Dokumentation zum Workflow.
Verschieben/Verteilen/ Verweise	Verschieben zu Person Mit dieser Funktion können Sie ein bereits archiviertes Dokument im DMS auf eine andere Person verschieben. Sie können das Dokument auf einen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter bzw. auf alle in NTCS erfassten Personen verschieben. Dazu öffnet sich das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Ihnen die vier Reiter Kunden/Lieferant, Alle Personen, Mitarbeiter und Bewerber zur Verfügung stehen. Unter dem Reiter Alle Personen werden Ihnen alle in NTCS erfassten Personen aufgelistet, bei den anderen Reitern werden Ihnen nur die Personen der entsprechenden Personenart aufgelistet. Hinweis   DMS-Workflow 22222 Beim Verschieben von Dokumenten auf eine andere Person wird die Person auf der Workflowinstanz bzw. der Workflowaufgabe dann mit der Dokumentenperson aktualisiert, wenn es sich um einen DMS-Workflow und um das Hauptdokument dieser DMS-Workflowinstanz handelt. Bei allen weiteren Dokumentenzuordnungen zu dieser Workflowinstanz bzw. Workflowaufgabe wird kein Update der Person mehr ausgelöst, wenn Dokumente auf eine andere Person verschoben werden. Verschieben in Archiv Mit dieser Funktion können Sie eines oder mehrere Dokumente in ein anderes Archiv verschieben. Ob die Funktion ein Mehrfachverschieben der Dokumente zulässt, können Sie über den Parameter Verschieben in Archiv steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.  Verschieben in Archiv Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein Mehrfachverschieben von Dokumenten in andere Archive möglich sein soll. Dafür stehen Ihnen folgende Ausprägungen zur Verfügung. 0 - Einfaches Verschieben (= Standard): Mit dieser Einstellung können Sie die Dokumente einzeln in andere Archive verschieben. 1 - Mehrfachverschieben: Bei dieser Einstellungen können Sie mehrere Dokumente in einem Schritt in andere Archive verschieben. Der Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv hat nur bei der Parameterausprägung Einfaches Verschieben eine Auswirkung. Beim Einfachen Verschieben wird beim Betätigen der Funktion die Archivauswahl gestartet, in der Sie das gewünschte Archiv auswählen können, in das verschoben werden soll. Beim Einzelverschieben können Sie über den Parameter Bearbeiten bei Verschieben in Archiv noch definieren, ob Sie nach der Archivauswahl noch die Dokumentenbeschlagwortungsmaske erhalten möchten. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen.  Bearbeiten bei Verschieben in Archiv Über diesen Parameter können Sie steuern, ob beim Verschieben eines Dokuments in ein anderes Archiv dieses vorher noch bearbeitet werden soll. Wenn Sie diesen Parameter auf "JA" stellen, wird beim Verschieben eines Dokumentes automatisch die Bearbeitungsmaske geöffnet.  Dieser Parameter hat nur eine Auswirkung, wenn Sie im Parameter Verschieben in Archiv die Ausprägung Einfaches Verschieben gewählt haben. Beim Mehrfachverschieben können Sie mehrere Dokumente selektieren und anschließend wird ein Dialog geöffnet. In diesem können Sie das Archiv auswählen, in das die Dokumente verschoben werden sollen, bzw. die Person und den Sachbearbeiter, auf der/dem diese Dokumente im Zielarchiv geführt werden sollen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Verschieben in Archiv. Verschieben auf Pfad Diese Funktion ermöglicht, dass Dokumente auf ein anderes Speichermedium, einen anderen Pfad verschoben werden können. In diesem Zuge kann auch entschieden werden, ob beim Verschieben der Dokumente alle Dokumentenversionen bis auf die aktuellste gelöscht werden. Der Pfad zum Speichermedium wird als alternativer Archivpfad definiert und muss unter DMS → "Pfade" angelegt bzw. adaptiert werden. Der Pfad, auf dem sich das Dokument befindet, ist im Fenster "Dokumentenversionen" in der Spalte "Pfadnr" ersichtlich. Dokumente, die in Bearbeitung sind, dürfen nicht verschoben werden. Verteilen an Personen Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, ein Dokument an mehrere Kunden/Lieferanten, Mitarbeiter oder Diverse Personen zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt , die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt . Verteilen in Archiv Diese Funktion öffnet das Fenster Dokument verteilen, in dem es möglich ist, das Dokument in ein anderes Archiv zu verteilen. Verteilte Dokumente haben in der Spalte "Verteilt" ein entsprechendes Symbol. Das Ausgangsdokument für die Verteilung wird mit diesem Symbol dargestellt , die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt . Dokumentenverweise Es ist möglich, von einem Dokument auf andere zu verweisen bzw. mehrere Dokumente zu einem Verbund zusammenzuschließen. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenverweise. Hinweis  Über den Parameter Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren. Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung Über diesen Parameter können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung (z. B. F8-Schaltfläche vor dem Feld Originaldokument) von Dokumenten automatisch Verweise erstellt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen. Verknüpfung erstellen Zum markierten Dokument wird eine neue Verknüpfung erstellt. Dabei wird die Erfassungsmaske geöffnet. Die Eingabefelder werden vom markierten Dokument vorgeschlagen. Es wird eine Verknüpfung zum Hauptdokument erstellt, wobei die eingegebenen Metadaten dieses Verknüpfungsdokuments vom Hauptdokument abweichen können. Es ist somit möglich, das Dokument mehrfach abzuspeichern und verschiedenen Personen, Projekten etc. zuzuordnen. Hinweis  Mit dem Feld "Archiv-Nr.", das Sie in der Beschlagwortungsmaske einblenden können, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument in ein weiteres Archiv zu verknüpfen. Dabei wird die Grundfunktionalität der Verknüpfung nicht verändert. Das heißt, das physische Dokument bleibt für alle Verknüpfungen gleich, die Metadaten können jedoch unterschiedlich erfasst werden. Dokument für Verknüpfung suchen Es öffnet sich das Dokumentenauswahlfenster, um ein Dokument für die Verknüpfung auszuwählen.
Favoriten	Zu Favoriten hinzufügen  Mit dieser Funktion können Sie das Dokument zu den Favoriten hinzufügen.   Aus Favoriten entfernen Mit dieser Funktion können Sie das Dokument aus den Favoriten entfernen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Dokument vorher zu den Favoriten hinzugefügt worden ist. Andernfalls ist die Funktion deaktiviert.
Dokumentenversionen	Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen.
Neue Version aus Datei	Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen. Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen.
Kopieren/Einfügen	In Zwischenablage einfügen Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt des Dokuments in die Zwischenablage kopieren und diesen mittels "Einfügen" bzw. "Strg + V" in einem anderen Dokument einfügen. Beziehungsweise können Sie auch das gesamte Dokument, so wie es im DMS archiviert ist, in einem lokalen Verzeichnis einfügen.
Externer Link	In Zwischenablage kopieren Der Link, der anzeigt, wo sich das Dokument physisch befindet, kann nun beispielsweise in ein MS Worddokument eingefügt werden. Als E-Mail senden Das Dokument wird direkt in einer E-Mail als Link mitgeschickt, wobei hier zu beachten ist, dass der Empfänger der Nachricht einen Zugriff auf das Verzeichnis haben muss, in dem die Dokumente gespeichert sind. Diese Funktion eignet sich deshalb nicht zum Versenden eines Dokuments an eine unternehmensfremde Person! Hinweis  Über den Parameter Externer Link als E-Mail können Sie steuern, ob der Empfänger der E-Mail die Möglichkeit haben soll, das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten zu öffnen. Diesen Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden. Externer Link als E-Mail Entscheiden Sie über diesen Parameter, ob Sie beim Versenden von Dokumentenlinks über die Funktion Als E-Mail senden das Dokument zum Ansehen oder zum Bearbeiten anbieten möchten. Als Download-Link Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Person bestimmte Dokumente zum Download zur Verfügung zu stellen. Dafür wird ein Link generiert, den Sie per E-Mail verschicken können. Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Link erstellen. In diesem Fenster können Sie die Gültigkeitskriterien des Links bestimmen bzw. die Notwendigkeit eines Passworts definieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Link erstellen.
Quelldaten öffnen	Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet. Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen. Hinweis  Wenn Sie die Felder "Herkunft" und "Key extern" einblenden, können Sie erkennen, woher das archivierte Dokument stammt.
Zu Dokument in DMS	Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung.
Signatur/Unterschrift (nur PDF)	Mit ID Austria signieren Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente mittels ID Austria signieren. Mit Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster Mit ID Austria signieren (nur PDF) für die Eingabe der Telefon-Nr. bzw. des PIN-Codes für die Signatur mit ID Austria Hinweis  Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie ein PDF-Dokument selektiert haben. Sollten Sie ein Dokument eines anderen Dateityps selektieren, ist diese Funktion grau hinterlegt und Sie können diese nicht ausführen. Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw. wie die Signatur mit ID Austria im Detail abläuft, können Sie in der Dokumentation Dokumente mit ID Austria signieren nachlesen. Signaturpad Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen. Dazu öffnet sich die Signatur-Software "xyzmo Client" mit dem selektierten Dokument, wo Sie Ihre tintenlose Unterschrift auf das Dokument setzen können. Hinweis  Durch das Starten der Funktion wird das jeweilige Dokument automatisch ausgecheckt und ist dadurch für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Sobald Sie die Signatur-Software schließen, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert und eingecheckt. Sie können ein Dokument auch dann unterschreiben, wenn Sie es zur selben Zeit in Bearbeitung haben. In diesem Fall wird nach dem Setzen der Unterschrift auf das Einchecken verzichtet und das Dokument bleibt zur Bearbeitung ausgecheckt. Welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit das Signieren der Dokumente funktioniert, können Sie in der Dokumentation XYZMO-Signierung nachlesen.  Unterschriften Mit dieser Funktion können Sie für Mitarbeiter bzw. BMD Com-Benutzer Aufgaben zum Unterschreiben mit MOXIS erstellen. Dafür öffnet sich das Fenster Unterzeichner, in dem Sie diese Zuordnung durchführen können. Weitere allgemeine Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.
Archivieren	Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht. Hinweis Der Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrerer Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt im Buchungsprogramm bzw. der Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Buchen unter dem Punkt Dokumentenpool.

Dokumentenvorschau

Innerhalb des Dokumentenbereichs können Sie in der Menüleiste über die Funktion  "Vorschau ein/ausblenden" die Dokumentenvorschau ein- bzw. ausblenden. Der Vorteil besteht darin, dass das Dokument nach dem Selektieren sofort in diesem Bereich angezeigt wird, ohne dass Sie das Dokument extra öffnen müssen.

Kalender

	Ein roter Rahmen zeigt den heutigen Tag an.
	Ein blauer Rahmen zeigt den aktuell markierten Tag an.
	Rote Ziffern stehen für Samstage, Sonntage und Feiertage. Diese Anzeige wird beeinflusst durch den TOOLS Parameter Feiertag hervorheben.
	Fett angezeigte Ziffern bedeuten, dass Leistungen an diesem Tag vorhanden sind.
	Normal angezeigte Ziffern bedeutet, dass noch keine Leistungen an diesem Tag vorhanden sind.
	Ein gelber Hintergrund kennzeichnet bis zum aktuellen Tag Tage mit Sollstunden, an denen noch nicht alle Sollstunden erreicht worden sind (= weniger Iststunden als Sollstunden). Auch Tage, an denen zu viele Iststunden eingegeben worden sind, sind mit einem gelben Hintergrund versehen (= mehr Iststunden als Sollstunden).
	Ein roter Hintergrund kennzeichnet bis zum aktuellen Tag Tage mit Sollstunden, an denen noch keine Iststunden vorhanden sind.
	Kein Hintergrund kennzeichnet Tage, an denen die Iststunden der Leistungen den Sollstunden entsprechen.
	Ein grüner Hintergrund kennzeichnet Tage, welche mit Tagesabschluss abgeschlossen sind.

Für den Vergleich werden die Sollstunden für den Kalender aus den Zeitbuchungen des Mitarbeiters ermittelt, wenn der LEA Parameter Zeiterfassung aktiv ist. Ansonsten werden die Sollstunden aus dem Tagesmodell, welches sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt, ermittelt.

Die Iststunden werden immer aus den Stunden der Leistungen ermittelt.

Mit dem Kurzhinweis, der erscheint, wenn man mit der Maus auf einen Tag im Kalender zeigt, erhält man noch weitere Informationen. Beispiele dafür sind:

  

Hinweis 

Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss auf "Ohne Tagesabschluss" gesetzt worden ist, so wird durch die Autorisierung ebenfalls der Status  "Tag abgeschlossen" gesetzt. Es können jedoch noch weitere Leistungen an diesen Tagen angelegt werden.

KI-Favoriten

Der Bereich "KI-Favoriten" ermöglicht die rasche Erfassung von gleichbleibenden Leistungen. Auf Basis von bereits erfassten Leistungen schlägt Ihnen das Programm an dieser Stelle benutzerbezogen Leistungen vor, die mit einem Klick in die Leistungserfassung übernommen werden können. Dabei werden häufiger verwendete Leistungen weiter oben angeführt als weniger häufig verwendete Leistungen.

Soll-/Iststunden

Hinweis

Auf den Bereich "Soll-/Iststunden" haben getätigte Zeitbuchungen keinen Einfluss. In diesem Bereich wird jedoch die Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Zeitbuchungen auswerten" geprüft. Beim Wechsel auf einen Mitarbeiter, für dessen Zeitbuchungen bzw. Zeiten lt. Tagesmodell der aktuelle Benutzer laut der Berechtigung für Mitarbeiterdaten nicht berechtigt ist, werden die Zeiten in diesem Bereich als Nullwerte dargestellt.

Stundenkonto

Achtung!

Damit Sie in diesem Bereich Daten erhalten, müssen Sie zwingend, sobald Sie den aktuellen Tag wechseln, die Funktion Aktualisieren ausführen.

Stundenstatistik

• die Zeiterfassung eingesetzt wird (= Zeitbuchungen vorhanden sind), 
• das Freifeld 04 der Leistung als Außenkennzeichen verwendet wird,
• die Personaleinsatzplanung eingesetzt wird (= Planstunden vorhanden sind),
• der Leistungstyp der Tätigkeit entsprechend gewartet wird (Krank, Arzt, Urlaub, Zeitausgleich) und
• der Produktivtyp der Tätigkeit entsprechend gewartet wird (Produktiv extern).

Eine Leistung, die auf eine Tätigkeit mit Leistungstyp "Krank", "Arzt" oder "Urlaub" erfasst ist, darf nicht gleichzeitig das aktivierte Außenkennzeichen aufweisen. Eine Leistung, die auf eine Tätigkeit mit Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst ist, wird nicht miteingerechnet.

Für die Berechnung mancher Werte in der Stundenstatistik ist der LEA Parameter Berechnung Produktivtyp in Stundenstatistik vorgesehen. Die Einstellung steuert, ob nur die produktiv externen Tätigkeiten (Standardausprägung) oder auch die produktiv internen Tätigkeiten oder alle produktiven Tätigkeiten in die Berechnung einfließen sollen. Die getroffene Einstellung wirkt sich auf die Berechnung der Zeilen Produktive Stunden Ist sowieso auf die Zeilen Prod. I in % und Prod. II in % aus.

Die Stundenstatistik kann außerdem in den Auswertungen für einen bestimmten Leistungszeitraum angedruckt werden. Diese Einstellung muss im Spaltendesigner über das Feld Extras getroffen werden.

Hinweis

In diesem Bereich wird die Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Zeitbuchungen auswerten" geprüft. Beim Wechsel auf einen Mitarbeiter, für dessen Zeitbuchungen der aktuelle Benutzer laut der Berechtigung für Mitarbeiterdaten nicht berechtigt ist, werden die Stunden-Werte in der Tabelle ausgeblendet und die Zellen sind gänzlich leer.

Termine

Mit der Combobox im rechten Bereich können Sie zwischen offenen, erledigten und allen Terminen umschalten.

Standardfeldauswahl Termine

 Standardfeldauswahl Termine

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermen zur Verfügung:

Ausdruck

Ausdruck Terminübersicht

Diese Funktion erzeugt einen Ausdruck mit jenen Terminen, auf die Sie im darauffolgenden Dialogfenster einschränken.

 

Zeitbuchungen

Achtung!

Mitarbeiterbezogen regelt das Feld Anzeige Zeiterfassung am Mitarbeiterstamm, ob Zeitbuchungen bei diesem Mitarbeiter angezeigt werden. Wenn ja, wird über das Feld weiters geregelt, ob der Mitarbeiter nur Leistungen in Restzeithöhe erfassen darf. Wenn nein (Ausprägung "Keine Anzeige"), weist folgender Hinweis darauf hin: Denselben Hinweis im Bereich erhalten Sie auch beim Wechsel auf einen Mitarbeiter, für dessen Zeitbuchungen der aktuelle Benutzer laut der Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Zeitbuchungen auswerten" nicht berechtigt ist.

Standardfeldauswahl Zeitbuchungen

 Standardfeldauswahl Zeitbuchungen

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Zeitbuchungen bearbeiten

Diese Funktion steht in diesem Fenster zur Bearbeitung der angezeigten Zeitbuchungen zur Verfügung und öffnet das Fenster Zeitbuchungen bearbeiten des betroffenen Mitarbeiters am betroffenen Tag.

Sobald Zeitbuchungen am aktuellen Tag vorhanden sind, werden unterhalb der eigentlichen Zeitbuchungen folgende Informationen angezeigt:

Gesamt	Gesamtstunden der Zeitbuchungen. Damit hat der Mitarbeiter jene Stundenanzahl zur Verfügung, welche er in seinen Leistungen aufzeichnen darf. Stunden aus Zeitbuchungen werden daher nur zum Gesamtwert gerechnet, wenn diese auf eine Zeitbuchungsart mit Saldo-Kennzeichen "Zur Istzeit" oder "Kombination mit Umrechnungsfaktor" gebucht wurden.
Restzeit	Gesamtstunden minus den Stunden, für welche bereits entsprechende Leistungen vorhanden sind. Dabei werden nur Stunden aus Leistungen abgezogen, welche nicht auf eine Tätigkeit mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind (siehe Hintergrundinfo Empfehlung Erfassen Zeitausgleich).

Achtung!

Eine Zeitbuchung wird am aktuellen (!) Tag weder bei Gesamtzeit noch bei der Restzeit mitgerechnet, wenn auf der zugehörigen Zeitbuchungsart das Feld Von Restzeit abziehen aktiviert wurde. Derartige Zeitbuchungen werden im Normalfall automatisch von der Zeiterfassung in die Leistungserfassung übergeleitet (z. B. Arzt) - oft im Zusammenhang mit dem LEA Parameter Zeitbuchungen vor Tagesabschluss importieren. Der Anwender soll daran gehindert werden, diese Stunden selbst mit Leistungen zu bebuchen; daher werden diese Stunden vorab für die automatische Anlage "reserviert". Für vergangene oder zukünftige Tage hat dieses Feld keine Auswirkung. Nähere Informationen zu der Möglichkeit, aus Zeitbuchungen Leistungen zu erstellen, finden Sie in der Themenhilfe Verbindungen zwischen den Paketen LEA und ZEIT.

Hintergrundinformationen

Siehe auch: Tageserfassung Wochenerfassung LEA Parameter Ermittlung der Leistungsumfänge je Kunde in der Leistungserfassung Import von Leistungen/Barauslagen aus NTCS und BMD 5.5 Leistungen importieren (Datenübernahme / CSV-Import offener Leistungen) Leistungsübersicht Fertigstellungsevidenz Tagesabschluss und Autorisierung Hintergrundinformationen: Leistungserfassung  Lernvideo: Wie setze ich den Tagesabschluss und warum benötigt man diesen?  Lernvideo: Wie kann ich eine falsch erfasste Leistung ändern?  Lernvideo: Wie kann ich Leistungen aus einer CSV-Datei in die NTCS importieren?

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