Anbindung an die Ressourcen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Allgemeines
In den Programmen der Leistungserfassung wie Tageserfassung, Einzelerfassung, Barauslagen und Projektleistungserfassung (außer in der Wochenerfassung und in der Projektwochenerfassung nur im Bereich Leistungen) ist es möglich, Leistungen mit Ressourcen zu verbinden. Auch in den Tagesabschlussfenstern im Bereich der Leistungen oder in der Leistungsübersicht können Ressourcen der Leistung zugeordnet werden. Die Zuordnung von Ressourcen zu Leistungen kann auch in LEA Auswertungen genutzt werden.
Dabei sind zwei Arten der Verbindung zu unterscheiden:
Dabei sind zwei Arten der Verbindung zu unterscheiden:
- Information über verwendete Ressourcen
Direkt auf der Leistung ist es möglich, eine Ressource im Feld "Ressourcen" einzutragen (= Information, welche Ressource verwendet worden ist). - Abrechnung von verwendeten Ressourcen
Über die Funktion Ressourcen zuordnenkönnen zu Leistungen Ressourcen erfasst werden, die nach der Übernahme der Datensätze als eigene Barauslagen angelegt werden (Abrechnung von verliehenen Geräten).
Diese Funktion ist vor allem für Unternehmen mit Projektleistungserfassung interessant, die auch mit Ressourcen arbeiten.
Programmeinstellungen
Es sind keine speziellen Programmeinstellungen zu treffen.
Voraussetzungen
- Information über verwendete Ressourcen
Wenn die Zuordnung der Ressourcen nur dem Zweck der Information dient, müssen keine Voraussetzungen beachtet werden.
Einer Leistung können sowohl inaktive Ressourcen als auch Ressourcen ohne Artikelzuordnung zugeordnet werden. - Abrechnung von verwendeten Ressourcen
Die Zuordnung von Ressourcen zu Leistungen ist nur für Ressourcen zulässig, die im Feld "Tätigkeit/Artikel" einen LEA Artikel hinterlegt haben.
Die Ressourcen können aktiv oder inaktiv sein.
Ablauf im Programm
Information über verwendete Ressourcen
Die benötigte Ressource muss nur in der Leistungszeile im Feld "Ressourcen-Nr." ausgewählt werden.
Da es sich lediglich um eine Information zur betreffenden Leistung handelt, stehen alle vorhandenen Ressourcen zur Verfügung.
Achtung!
 | Wenn die ausgewählte Ressource einen Artikel oder eine Tätigkeit hinterlegt hat, wird diese/r in das Feld "Tät-Nr./Art-Nr." übergeben und überschreibt den bestehenden Artikel bzw. die bestehende Tätigkeit. |
Abrechnung von verwendeten Ressourcen
Ausgehend von einer vollständig erfassten Leistung bzw. einer Barauslage (im Folgenden als Ursprungsleistung bezeichnet) kann unter dem Menüpunkt Funktionen → "Ressourcen zuordnen" aufgerufen werden. Hierbei darf noch kein Tagesabschluss bzw. keine Autorisierung (siehe LEA Tagesabschluss und Autorisierung) für die Leistung ausgeführt worden sein.
Es öffnet sich das Fenster "Ressourcen zuordnen", in dem je Ressource ein Datensatz mit der gewünschten Ressource und der entsprechenden Menge anzulegen ist.
Hier können beliebig viele Ressourcen zugeordnet werden. Ausschlaggebend ist die Bekanntgabe des betreffenden Artikels in der Ressource.
Die Bestätigung der Eingaben und in weiterer Folge die Übergabe und Anlage in der Leistungserfassung erfolgt erst durch "Übernehmen".
Aufgrund des hinterlegten Artikels wird in der Folge je Ressource eine Barauslage erzeugt und diesem neuen Datensatz sofort die entsprechende Ressource zugeordnet.
Es öffnet sich das Fenster "Ressourcen zuordnen"
Hier können beliebig viele Ressourcen zugeordnet werden. Ausschlaggebend ist die Bekanntgabe des betreffenden Artikels in der Ressource.
Die Bestätigung der Eingaben und in weiterer Folge die Übergabe und Anlage in der Leistungserfassung erfolgt erst durch "Überneh
Aufgrund des hinterlegten Artikels wird in der Folge je Ressource eine Barauslage erzeugt und diesem neuen Datensatz sofort die entsprechende Ressource zugeordnet.
Tipps und Hintergrundinformationen
Übernahme, Bearbeitung und Löschen
Dabei werden sämtliche Leistungsbestandteile (Leistungsdatum, Mitarbeiter, Kunde, Projekt, Bezugszeitraum, Kostentypen, Leistungstext …) von der ursprünglichen Leistung übernommen.
Ausnahmen:
Ausnahmen:
- Als Artikel wird jener Artikel verwendet, der in den Stammdaten der Ressource hinterlegt ist.
Ist diesem Artikel eine fixe Tätigkeitsgruppe zugeordnet, wird auch diese Tätigkeitsgruppe herangezogen. Ansonsten wird auf die Tätigkeitsgruppe der Ursprungsleistung zurückgegriffen. - Die Barauslage wird aufgrund der Eingaben im Fenster für "Ressourcen zuordnen" wie folgt errechnet:Falls ein Verrechnungspreis in den Artikelpreisen vorhanden ist: Die eingegebene Menge wird mit dem vorhandenen Verrechnungspreis multipliziert und an die Barauslage übergeben.
Falls ein Verrechnungspreis in den Artikelpreisen nicht vorhanden ist: Die erfasste Menge wird als Betrag interpretiert und an das Feld "Bar" der Leistung übergeben. Die Menge der Leistung wird somit auf 0 gestellt.
Wenn Änderungen von den Ursprungsleistungen oder den erzeugten Barauslagen durchzuführen sind, muss Folgendes beachtet werden:
- Das Löschen der Ursprungsleistung löscht auch alle erzeugten Barauslagen, die aufgrund der Ressourcenzuordnung entstanden sind.
- Das Löschen einer erzeugten Barauslage ist normal in der Leistungserfassung möglich und wirkt sich nicht auf die Ursprungsleistung aus.
- Das Bearbeiten der Ursprungsleistung wirkt sich nicht sofort beim Speichern der Änderung auf die erzeugten Barauslagen aus.
Wird nach der Änderung allerdings nochmals die Ressourcenzuordnung geöffnet und mit "Übernehmen" bestätigt, schreiben sich die Änderungen auch aktuell auf die erzeugten Barauslagen durch. - Das Bearbeiten einer erzeugten Barauslage in der Leistungserfassung ist problemlos möglich, löst allerdings die Verbindung zur Ursprungsleistung (die Ressource ist anschließend nicht mehr in der Ressourcenzuordnung der Ursprungsleistung vorhanden).
Davon abgesehen ist es möglich, die Ressourcenzuordnung sowohl ausgehend von der Ursprungsleistung als auch von den erzeugten Barauslagen nochmals aufzurufen und erforderliche Änderungen (Löschen, Bearbeiten, Neuanlage) vorzunehmen, solange die erzeugten Leistungen noch nicht autorisiert sind.
Korrektur Leistungen
Die Ressourcen wurden auch in das Hilfsprogramm integriert.
Filterfeld in Projektleistungserfassung
In den Einstiegsfeldern der Projektleistungserfassung kann über die Feldauswahl zusätzlich das Filterfeld "Ressource" eingeblendet werden.
Auswertungen mit Ressourcen
Da die Ressource auf der Leistung verspeichert wird, sind auch Auswertungen hinsichtlich der Ressourcen möglich. Dazu stehen sowohl Sortierspalten zur Ressource als auch das Filterfeld "Ressource" in den Auswertungen und Smart-Interfaces zur Verfügung.
Interner Parameter "MED_MEDIENKZ"
Im Kurzwert des Internen Parameters "MED_MEDIENKZ" wird je User jene Ressourcenart gespeichert, mit der sich das Ressourcenfenster voreingestellt öffnet. Wenn der Parameter noch nicht vorhanden ist, wird die Ressourcenart "Geräte" vorgeschlagen.
Ressourcen bei Mitarbeiterverteilungen
Sobald eine Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilt worden ist (erkennbar im Feld Verteilt der Leistung), steht die Funktion Ressourcen zuordnen nicht zur Verfügung und wird als Menüfunktion ausgegraut. In der Statuszeile wird darauf mit folgender Meldung hingewiesen: "Ressourcen zuordnen: Es können keine Ressourcen zu Leistungen mit Mitarbeiterverteilung zugeordnet werden."
Auch umgekehrt kann eine Leistung mit Ressourcen nicht an weitere Mitarbeiter verteilt werden. In der Leistungszeile beim Feld Mitarbeiter wird die F8-Funktion 
für die Mitarbeiterverteilung ausgeblendet, sobald eine Ressource zugeordnet worden ist. Detaillierte Informationen zur Mitarbeiterverteilung finden Sie in der Themendokumentation Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilen.
für die Mitarbeiterverteilung ausgeblendet, sobald eine Ressource zugeordnet worden ist. Detaillierte Informationen zur Mitarbeiterverteilung finden Sie in der Themendokumentation Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilen.