Wochenerfassung
Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung.
Leistungserfassung → Leistungserfassung → WochenerfassungDie Wochenerfassung dient zum schnellen Erfassen von Leistungen, die über mehrere Tage hinweg erbracht werden. Leistungen werden hier also wochenweise erfasst, d. h. stundenweise aufgeteilt auf die einzelnen Wochentage.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Die Einstiegsfelder dienen zur Vorselektion der Kalenderwoche und des betreffenden Mitarbeiters für die Leistungserfassung.
Kalenderwoche und -jahr, für welche die Leistungen erfasst werden. Vorgeschlagen wird - je nach LEA Parameter Start Wochenerfassung - die aktuelle Kalenderwoche oder die Kalenderwoche, die den ältersten nicht abgeschlossenen Tag enthält. | |
Mitarbeiter | Mitarbeiter, welcher die Leistungen erbracht hat. Gestartet wird die Leistungserfassung mit jenem Mitarbeiter, bei welchem die aktuelle User-ID, mit der man sich in der NTCS angemeldet hat, in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt ist. Sofern es die Berechtigungen erlauben, kann man hier über die Schaltfläche F4  den Mitarbeiter für die Leistungserfassung wechseln (Datenbesitzerkonzept Leistungserfassung). |
Hinweis
 | Ist der CRM Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma aktiv, erweitern sich die Einstiegsfelder um das Feld "Dienstverhältnis". In diesem Fall muss vor Erfassung der Leistung auch das Dienstverhältnis des Mitarbeiters vorselektiert werden. Mit der Funktion F8 gelangen Sie in das Fenster Dienstverhältnis ermitteln, in dem Sie den Modus zur Ermittlung des Dienstverhältnisses steuern können.
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Wochenerfassung
Hier werden alle Leistungen gelistet, die sich aufgrund des gewählten Mitarbeiters und der gewählten Kalenderwoche ergeben.
Um den Mitarbeitern die Leistungserfassung zu erleichtern, ist es nötig, sich genau mit der Auswahl und Anordnung der Leistungsfelder (siehe Standardfeldauswahl) in der Liste auseinanderzusetzen. Wird die Auswahl verändert, so muss die Wochenerfassung zwingend neu gestartet werden.
Diese Leistungserfassungs-Variante zeichnet sich speziell dadurch aus, dass je Wochentag eine eigene Stundenspalte existiert und je Woche und Monat Summenspalten verwendet werden können.
Hinweis
| Standardmäßig wird in diesem Fenster nach dem Speichern einer neuen Leistung automatisch die Neuanlage einer weiteren Leistung geöffnet, um eine komfortable Erfassung von mehreren Leistungen nacheinander zu ermöglichen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den CRM Parameter Automatische Neuanlage im Paket Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → LEA, mit dem Sie dieses Verhalten benutzerbezogen oder global unterbinden können. |
Standardfeldauswahl Wochenerfassung
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
| Zeile(n) kopieren | Diese Funktion kopiert die markierte(n) Zeile(n) in die Zwischenablage. Mit Strg + Klick oder Strg + A können mehrere oder alle Zeilen markiert werden. |
| Zeile(n) einfügen | Diese Funktion fügt die kopierte(n) Zeile(n) aus der Zwischenablage ein, allerdings ohne Stunden. |
Diese Funktion öffnet das Fenster Barauslagen zur Erfassung von Barauslagen. | |
Dienstreisen erfassen | Die Funktion "Dienstreisen erfassen" öffnet das Fenster "Dienstreisen erfassen" (Paket LOHN) und steht nur zur Verfügung, wenn der CRM Parameter Zusatzmengen zur Leistung erfassen auf die Option "Dienstreisen erfassen" eingestellt ist. Die in der Wochenerfassung gewählte Kalenderwoche und der Mitarbeiter werden übergeben. Details finden Sie in der Hilfe zum Thema Anbindung an die Dienstreiseerfassung. |
 Auswertung | Diese Funktion öffnet das Fenster Auswertung. Über diese Funktion können Sie für bestimmte Mitarbeiter mit Einschränkung auf einen bestimmten Leistungszeitraum Auswertungen des Auswertungstyps "Arbeitsberichte" ausdrucken. Nähere Informationen zu den Auswertungen selbst erhalten Sie in der Fensterhilfe LEA Auswertungen. |
 Projektfavoriten definieren | Das Programm wechselt mit der Funktion "Projektfavoriten definieren" in das Fenster Projektfavoriten. Hier können die "momentan interessanten" Projekte (Favoriten) des aktuellen Benutzers hinzugefügt und entfernt werden. | |
 Arbeitsgänge | Diese Funktion wechselt in die Verwaltung der Arbeitsgänge. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Lizenzpaket 16 "Leistungserfassung und Abrechnung" erworben und aktiviert worden ist! | |
 Arbeitsgang fertig setzen | Diese Funktion setzt jenen Arbeitsgang auf den Status "Fertig", zu dem die markierte Leistung entsprechend den Arbeitsgangregeln gehört. Diese Funktion kann dementsprechend nur für offene Arbeitsgänge ausgeführt werden. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Lizenzpaket 16 "Leistungserfassung und Abrechnung" erworben und aktiviert worden ist! | |
Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Bearbeitungsansicht der Felder "Mo" bis "So" zur Verfügung:
 Restzeit übernehmen | Diese Funktion steht nur bei aktiver Zeiterfassung (LEA Parameter Zeiterfassung) zur Verfügung und ermöglicht es, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Leistungen) für die markierte Leistung am betreffenden Tag zu übernehmen. Hinweis
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Folgende Schaltflächen zur schnellen Navigation stehen Ihnen im Bereich (Projekt-)Wochenerfassung zur Verfügung:
Durch einen einfachen Klick auf die jeweilige Schaltfläche erreichen Sie eine schnelle Ansteuerung bestimmter Wochen.
 Vorige Woche | Diese Funktion wechselt die Ansicht auf die vorige Woche - die Woche des Einstiegsfeldes KW passt sich entsprechend an. |
 Nächste Woche | Diese Funktion wechselt die Ansicht auf die nächste Woche - die Woche des Einstiegsfeldes KW passt sich entsprechend an. |
 Zu aktueller Woche | Diese Funktion ermittelt die aktuelle Woche aufgrund des heutigen Tagesdatums - die Woche des Einstiegsfeldes KW passt sich entsprechend an. |
 Zu ältester nicht abgeschlossener Woche | Diese Funktion ermittelt die letzte Woche, welche noch nicht komplett abgeschlossen ist - die Woche des Einstiegsfeldes KW passt sich entsprechend an. Die Schaltfläche ist nicht ausführbar, wenn mehrere Mitarbeiter im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" ausgewählt worden sind. |
Hinweis
| Für nicht ausführbare Funktionen wird in der BMD Startleiste ein Hinweis angezeigt, aus welchem Grund diese Funktion nicht ausgeführt werden kann.  Beispielsweise ist das Einfügen von Zeilen nur dann möglich, wenn zuvor mindestens eine Zeile kopiert wurde. |
Tagesabschluss und Autorisierung
Im Gegensatz zu den anderen Leistungserfassungs-Arten gibt es in der Wochenerfassung keine eigens aufrufbare Funktionen für Tagesabschluss und Autorisierung.
Der Tagesabschluss wird für einzelne Wochentage durch einen Klick auf das Symbol des Wochentages der Spaltenüberschrift 
hergestellt. Dasselbe ist auch für eine gesamte Kalenderwoche durch einen Klick auf das Symbol der Spaltenüberschrift "Woche abschließen" 
möglich. Abgeschlossene Tage/Wochen sind in der Folge auch mit einem anderen Symbol gekennzeichnet: 
und 
.
hergestellt. Dasselbe ist auch für eine gesamte Kalenderwoche durch einen Klick auf das Symbol der Spaltenüberschrift "Woche abschließen" möglich. Abgeschlossene Tage/Wochen sind in der Folge auch mit einem anderen Symbol gekennzeichnet: und . Wird die Autorisierung mit dem Tagesabschluss durchgeführt, gilt: Die Leistungen werden mit dem Tagesabschluss auch autorisiert. Ist dies nicht der Fall (gesteuert über den LEA Parameter Autorisierung), muss die Autorisierung an einer anderen Stelle im Programm durchgeführt werden, um die Leistungen in Honorarnoten aufbereiten zu können.
Auch das Auflösen des Tagesabschlusses bzw. der Autorisierung muss an einer anderen Stelle im Programm vorgenommen werden (zum Beispiel im Fenster Tagesabschluss Mitarbeiter), da für das Aufheben des Tagesabschlusses in der Wochenerfassung keine Funktionen vorgesehen sind.
Hinweise
| Die LEA Parameter Fehlender Tagesabschluss und Prüfung Tagesabschluss werden auch in der Wochenerfassung geprüft. |
| Die Tagesabschluss-Funktionen der Wochenerfassung stehen nicht zur Verfügung, wenn der LEA Parameter Tagesabschluss den Wert "Ohne Tagesabschluss" aufweist, da in diesem Modus nur die Autorisierung ausgeführt werden kann und diese in der Wochenerfassung nicht zur Verfügung steht. |
Stundenübersicht
Im Bereich der Stundenübersicht erhalten Sie eine genaue Auflistung der Soll- und Iststunden. Darin enthalten sind die Sollzeiten, die Tages-/Wochensummen und die Differenzen je Wochentag, Woche und Monat.
Hinweis
| Ist der LEA Parameter Soll-Iststunden anzeigen deaktiviert, so werden die Zeilen "Sollzeiten" und "Differenz" nicht angezeigt! |
Kalender
Der Bereich "Kalender" wird zum Navigieren auf andere Tage und Wochen genutzt. Es können bis zu insgesamt vier Kalendermonate gleichzeitig angezeigt werden, indem dieser Bereich größer gezogen wird. Eine manuelle Änderung des Monats kann entweder durch die Pfeile neben dem selektierten Kalendermonat oder durch Klick direkt auf den ausgewählten Monat bzw. auf das Jahr erfolgen.
Wird hier ein Tag ausgewählt, der sich in einer anderen Kalenderwoche befindet, so ändert sich ebenfalls das Einstiegsfeld "KW" auf die jeweilige Kalenderwoche, falls dieses Einstiegsfeld vorhanden ist (z. B. in der Wochenerfassung bzw. Projektwochenerfassung).
Weiters werden die Zustände über Tage, an denen bereits Leistungen existieren bzw. welche bereits mit Tagesabschluss versehen sind, mittels Farben angezeigt:
 | Ein roter Rahmen zeigt den heutigen Tag an. |
 | Ein blauer Rahmen zeigt den aktuell markierten Tag an. |
 | Rote Ziffern stehen für Samstage, Sonntage und Feiertage. Diese Anzeige wird beeinflusst durch den TOOLS Parameter Feiertag hervorheben. |
 | Fett angezeigte Ziffern bedeuten, dass Leistungen an diesem Tag vorhanden sind. |
 | Normal angezeigte Ziffern bedeutet, dass noch keine Leistungen an diesem Tag vorhanden sind. |
 | Ein gelber Hintergrund kennzeichnet bis zum aktuellen Tag Tage mit Sollstunden, an denen noch nicht alle Sollstunden erreicht worden sind (= weniger Iststunden als Sollstunden). Auch Tage, an denen zu viele Iststunden eingegeben worden sind, sind mit einem gelben Hintergrund versehen (= mehr Iststunden als Sollstunden). |
 | Ein roter Hintergrund kennzeichnet bis zum aktuellen Tag Tage mit Sollstunden, an denen noch keine Iststunden vorhanden sind. |
 | Kein Hintergrund kennzeichnet Tage, an denen die Iststunden der Leistungen den Sollstunden entsprechen. |
 | Ein grüner Hintergrund kennzeichnet Tage, welche mit Tagesabschluss abgeschlossen sind. |
Für den Vergleich werden die Sollstunden für den Kalender aus den Zeitbuchungen des Mitarbeiters ermittelt, wenn der LEA Parameter Zeiterfassung aktiv ist. Ansonsten werden die Sollstunden aus dem Tagesmodell, welches sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt, ermittelt.
Die Iststunden werden immer aus den Stunden der Leistungen ermittelt.
Mit dem Kurzhinweis, der erscheint, wenn man mit der Maus auf einen Tag im Kalender zeigt, erhält man noch weitere Informationen. Beispiele dafür sind:
Hinweis
| Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss auf "Ohne Tagesabschluss" gesetzt worden ist, so wird durch die Autorisierung ebenfalls der Status "Tag abgeschlossen" gesetzt. Es können jedoch noch weitere Leistungen an diesen Tagen angelegt werden. |
Soll-/Iststunden
Der Bereich "Soll-/Iststunden" zeigt für eine Woche (in der Tageserfassung und Wochenerfassung) bzw. für den aktuell markierten Tag (in der Einzelerfassung) eine tageweise Gegenüberstellung der Soll- und Iststunden. In der oberen Zeile der Tabelle werden die Stunden vom Beginn des Monats bis zum aktuell markierten Tag (ist farblich hinterlegt) aufsummiert.
Abhängig vom LEA Parameter Soll-Iststunden anzeigen kann zusätzlich eine Kalenderwochensumme aktiviert oder die gesamte Anzeige dieses Bereichs deaktiviert werden.
Sollstunden aus dem Tagesmodell, welches sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt. | |
Sämtliche Stunden aus den erfassten Leistungen. (Ausnahme: Stunden aus Leistungen, welche auf eine Tätigkeit erfasst sind, die mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" versehen sind - siehe Empfehlung Erfassen Zeitausgleich.) | |
Differenz zwischen Sollstunden und Iststunden; eine positive Differenz entspricht geleisteten Überstunden (in Grün dargestellt), eine negative Differenz zeigt Zeitausgleichsstunden (in Rot dargestellt) an. Diese Spalte kann über den LEA Parameter Differenz bei Soll-/Iststunden anzeigen ausgeblendet werden. |
Hinweis
| Auf den Bereich "Soll-/Iststunden" haben getätigte Zeitbuchungen keinen Einfluss. In diesem Bereich wird jedoch die Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Zeitbuchungen auswerten" geprüft. Beim Wechsel auf einen Mitarbeiter, für dessen Zeitbuchungen bzw. Zeiten lt. Tagesmodell der aktuelle Benutzer laut der Berechtigung für Mitarbeiterdaten nicht berechtigt ist, werden die Zeiten in diesem Bereich als Nullwerte dargestellt. |
Stundenkonto
Aktiviert wird das Stundenkonto über den LEA Parameter Anzeige Stundenkonto. Die Tabelle besitzt nur dann die volle Aussagekraft, wenn die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle in Verwendung ist.
Achtung!
 | Damit Sie in diesem Bereich Daten erhalten, müssen Sie zwingend, sobald Sie den aktuellen Tag wechseln, die Funktion Aktualisieren ausführen. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Nur mit einem Klick auf diese Funktion werden die tagesaktuellen Daten in der Tabelle geladen. Damit wird erreicht, dass das Berechnen und Laden der Daten nur dann geschieht, wenn die Daten auch tatsächlich benötigt werden. Würden die Daten immer tagesaktuell geladen, hätte das für das Programm an dieser Stelle wesentliche Performance-Nachteile. | |
Über die Funktion gelangt man zum Fenster Stundenkonto. Dieses zeigt eine detailliertere Übersicht der gesamten, ausbezahlten und noch offenen Überstunden, jeweils gelistet nach Vorjahr, nach den Monaten bis zum aktuellen Monat und der Gesamtsumme bis zum gewählten Datum. |
| Saldo VM | Der Saldo Vormonat ergibt sich aus der Differenz der Soll-/Iststunden zum letzten Tag des Vormonats. |
| bezahlt | Bezahlt sind jene Überstunden aus der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle, welche bereits durch Bezahlung abgegolten worden sind. |
| aktuell | Aktuell sind jene offenen Überstunden aus der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle, die weder durch Zeitausgleich noch durch Bezahlung abgegolten worden sind. |
Details Leistung
In diesem Bereich erhält man Detailinformationen zur markierten Leistung.
Standardfeldauswahl Details Leistung
Über die "Weiteren Funktionen" 
→ Extras → 
Feldauswahl können Sie dieselben Felder der Leistung einblenden lassen, welche auch in der Feldauswahl des Hauptbereichs "Leistungen" zur Verfügung stehen (siehe Standardfeldauswahl Details Leistung).
→ Extras → Feldauswahl können Sie dieselben Felder der Leistung einblenden lassen, welche auch in der Feldauswahl des Hauptbereichs "Leistungen" zur Verfügung stehen (siehe Standardfeldauswahl Details Leistung).Zeitbuchungen
Der Bereich "Zeitbuchungen" zeigt die Zeitbuchungen des aktuell markierten Tages des betreffenden Mitarbeiters an. Mit Klick auf die Funktion Zeitbuchungen bearbeiten wechselt man direkt in den Programmteil Zeitbuchungen bearbeiten (Paket ZEIT). Voraussetzung ist jedoch, dass der LEA Parameter Zeiterfassung dementsprechend eingestellt ist.
Achtung!
| Mitarbeiterbezogen regelt das Feld Anzeige Zeiterfassung am Mitarbeiterstamm, ob Zeitbuchungen bei diesem Mitarbeiter angezeigt werden. Wenn ja, wird über das Feld weiters geregelt, ob der Mitarbeiter nur Leistungen in Restzeithöhe erfassen darf. Wenn nein (Ausprägung "Keine Anzeige"), weist folgender Hinweis darauf hin:  Denselben Hinweis im Bereich erhalten Sie auch beim Wechsel auf einen Mitarbeiter, für dessen Zeitbuchungen der aktuelle Benutzer laut der Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Zeitbuchungen auswerten" nicht berechtigt ist. |
Standardfeldauswahl Zeitbuchungen
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Zeitbuchungen bearbeiten | Diese Funktion steht in diesem Fenster zur Bearbeitung der angezeigten Zeitbuchungen zur Verfügung und öffnet das Fenster Zeitbuchungen bearbeiten des betroffenen Mitarbeiters am betroffenen Tag. |
Sobald Zeitbuchungen am aktuellen Tag vorhanden sind, werden unterhalb der eigentlichen Zeitbuchungen folgende Informationen angezeigt:
Gesamt | Gesamtstunden der Zeitbuchungen. Damit hat der Mitarbeiter jene Stundenanzahl zur Verfügung, welche er in seinen Leistungen aufzeichnen darf. Stunden aus Zeitbuchungen werden daher nur zum Gesamtwert gerechnet, wenn diese auf eine Zeitbuchungsart mit Saldo-Kennzeichen "Zur Istzeit" oder "Kombination mit Umrechnungsfaktor" gebucht wurden. |
| Restzeit | Gesamtstunden minus den Stunden, für welche bereits entsprechende Leistungen vorhanden sind. Dabei werden nur Stunden aus Leistungen abgezogen, welche nicht auf eine Tätigkeit mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind (siehe Hintergrundinfo Empfehlung Erfassen Zeitausgleich). |
Achtung!
| Eine Zeitbuchung wird am aktuellen (!) Tag weder bei Gesamtzeit noch bei der Restzeit mitgerechnet, wenn auf der zugehörigen Zeitbuchungsart das Feld Von Restzeit abziehen aktiviert wurde. Derartige Zeitbuchungen werden im Normalfall automatisch von der Zeiterfassung in die Leistungserfassung übergeleitet (z. B. Arzt) - oft im Zusammenhang mit dem LEA Parameter Zeitbuchungen vor Tagesabschluss importieren. Der Anwender soll daran gehindert werden, diese Stunden selbst mit Leistungen zu bebuchen; daher werden diese Stunden vorab für die automatische Anlage "reserviert". Für vergangene oder zukünftige Tage hat dieses Feld keine Auswirkung. Nähere Informationen zu der Möglichkeit, aus Zeitbuchungen Leistungen zu erstellen, finden Sie in der Themenhilfe Verbindungen zwischen den Paketen LEA und ZEIT. |
Hintergrundinformationen
Weiterführende Informationen und hilfreiche Empfehlungen finden Sie unter Hintergrundinformationen: Leistungserfassung.
Lernvideo: