UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung.

 

 Allgemeine Empfehlungen

 Zeitausgleich erfassen 

Im Normalfall werden Zeitausgleichsstunden nicht erfasst, unabhängig davon, ob Sie Zeitbuchungen verwenden oder nicht.

Möchten Sie diese aber zur Kontrolle erfassen, ob der Mitarbeiter für alle Sollstunden Leistungsnachweise eingetragen hat, ist es möglich, Leistungen dafür anzulegen. Ein anderes Motiv für die Erfassung wäre, wenn sämtliche (auch unproduktive) Stunden leistungstypbezogen ausgewertet werden sollen. Es ist unbedingt empfehlenswert, dafür eine eigene Tätigkeit mit Leistungstyp "Zeitausgleich" anzulegen.

Das Programm zählt diese Stunden richtigerweise nicht zu den Reststunden der Zeitbuchungen-Übersicht und Iststunden der Soll-/Iststunden-Übersicht. Im Kalender wird der Tag mit gelbem Hintergrund angezeigt. Auch eine richtige Berechnung der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle ist sichergestellt. Allerdings werden die Stunden in der Datenspalte Stunden der Auswertungen berücksichtigt (siehe dortige Empfehlung).

Über den LEA Parameter Zeitausgleich als Ist-Stunden zählen könnte man zudem noch erreichen, dass die Zeitausgleichsstunden als Iststunden gezählt werden (d. h. als Reststunden der Zeitbuchungen-Übersicht und Ist-Stunden der Soll-/Iststundenübersicht gezählt werden) und damit der Tag im Kalender nicht gelb hinterlegt ist. Diese Einstellung wirkt sich nur in der Leistungserfassung aus.

Hinweis 
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Werden für den Zeitausgleich auch Zeitbuchungen gebucht, ist es aus Sicht der LEA empfehlenswert, eine Buchungsart mit dem Saldo-Kennzeichen "Nicht zur Istzeit" oder "Zeitausgleich 1:1" zu verwenden.

 Leistungen mit Von-Zeit und Bis-Zeit erfassen

Jede Leistung, die auf eine Tätigkeit erfasst wird, benötigt eine Eingabe von Stunden. Ansonsten ist sie unvollständig und nicht korrekt erfasst.

Alternativ zur Eingabe von Stunden kann aber eine Erfassung mit Eingaben in die Felder Von Zeit und Bis Zeit erfolgen, da sich daraus die Höhe der Stunden automatisch errechnet. Eine etwaige Eingabe in das Feld Pause wird bei der Berechnung korrekt berücksichtigt. Grundsätzlich kann diese Berechnung aber durch eine manuelle Eingabe in das Feld "Stunden" wieder übersteuert werden.

Um diese Möglichkeit der Übersteuerung zu verhindern und Abweichungen zwischen Von-/Bis-Zeit und Stunden zu verhindern, können in diesem Zusammenhang eine Reihe von LEA Parametern eingesetzt werden.

Der LEA Parameter Von-/Bis-Zeit exakt erfassen wurde geschaffen, um zu verhindern, dass die Von-/Bis-Zeiten von der Stundendauer der Leistungen abweichen. Wird der Parameter aktiviert, werden bestimmte Felder der Leistungserfassung für die Eingabe gesperrt (= read-only), damit der Anwender keine unstimmigen Eingaben machen kann, sobald die Leistung eine Von Zeit aufweist. Damit kann erreicht werden, dass Sie nicht alle Leistungen mit Von-/Bis-Zeit führen müssen, aber bei jenen Leistungen, die mit Von-/Bis-Zeit geführt werden, de facto die Stunden aus der Von-/Bis-Zeit den tatsächlichen Stunden entsprechen.

Im Standard (= Parameter ist deaktiviert) können, um die Stundenhöhe der Leistung festzulegen, immer in den Feldern Von Zeit, Bis Zeit, Stunden (Std) und Pause Eingaben getätigt werden.

Die Auswirkung, welche sich aufgrund der aktivierten Parameter ergibt, muss in Kombination mit dem LEA Parameter Von-Zeit vorschlagen betrachtet werden. Der LEA Parameter Von-Zeit vorschlagen selbst entscheidet nämlich nicht nur, ob die Von Zeit vorgeschlagen wird, sondern auch, wie sich die Stunden berechnen sollen.

Nein
Steht die Einstellung auf "Nein", wird weder das Feld Von Zeit noch Bis Zeit automatisch befüllt.
Ja
Steht die Einstellung auf "Ja", so wird bei Eingabe der ersten Leistung eines Tages die "Sollarbeitszeit von" aus dem Tagesmodell in das Feld Von Zeit der Leistung übergeben.

Bei aktiver Zeiterfassung (= LEA Parameter Zeiterfassung steht auf "Zeitbuchungen anzeigen") wird nicht das Tagesmodell, sondern die Von Zeit der ersten Zeitbuchung übergeben. Die Zeitbuchung selbst kann auch offen sein, d. h. nur aus der Von Zeit bestehen.

Bei Eingabe weiterer Leistungen wird die letzte Bis Zeit als neue Von Zeit vorgeschlagen. Dieselbe Programmlogik wird auch beim Einfügen einer kopierten Leistung angewendet. (Beachten Sie dazu auch den Parameter Von-/Bis-Zeit beim Einfügen neu ermitteln.) 
Ja, Bis-Zeit aus Stunden errechnen
Bei dieser Ausprägung wird im Unterschied zur Ausprägung "Ja" aus der vorgeschlagenen Von Zeit der Leistung und den manuell eingegebenen Stunden der Leistung automatisch auch die Bis Zeit ermittelt und auf die Leistung geschrieben.
Ja, Sollanfang vorschlagen und Bis-Zeit aus Stunden errechnen
Bei dieser Ausprägung wird die Von Zeit der Leistung immer aus dem "Soll-Anfang", der im Tagesmodell hinterlegt ist, ermittelt. Ist zum Beispiel im Tagesmodell der Soll-Anfang mit 07:30 Uhr hinterlegt und der Arbeitsbeginn laut Zeitbuchungen ist 06:00 Uhr, wird beim Erfassen der Leistung 07:30 Uhr vorgeschlagen. Auch bei dieser Ausprägung wird aus der vorgeschlagenen Von Zeit der Leistung und den manuell eingegebenen Stunden der Leistung automatisch auch die Bis Zeit ermittelt und auf die Leistung geschrieben.

Damit ergeben sich folgende Kombinationsmöglichkeiten:

Hinweis    Von-/Bis-Zeiten prüfen
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Der Parameter Von-/Bis-Zeit prüfen kann zusätzlich gesetzt werden, um beim Tagesabschluss auf Unstimmigkeiten hinzuweisen bzw. diesen auch zu unterbinden.

Hinweis    Leistungen mit Von-/Bis-Zeiten kopieren und einfügen
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Der Parameter Von-/Bis-Zeit beim Einfügen neu ermitteln kann für das Einfügen von kopierten Leistungen definiert werden. Er entscheidet, wie die Von-/Bis-Zeiten der Quell-Leistung auf die Ziel-Leistung übertragen werden sollen.


Bitte beachten Sie für weitere Hintergrundinformationen die jeweiligen Hilfen zu den LEA Parametern Von-/Bis-Zeit exakt erfassen, Von-Zeit vorschlagen, Von-/Bis-Zeit prüfen und Von-/Bis-Zeit beim Einfügen neu ermitteln.

 Hinweismeldungen  

 Überschneidungen während der Leistungserfassung

Wenn gleichzeitig mehrere Benutzer mit denselben Datensätzen beschäftigt sind, kann es zu Überschneidungen bei der Bearbeitung in den Leistungserfassungsfenstern kommen. Folgende Meldung kann daher im laufenden Betrieb erscheinen:

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Es handelt sich dabei um eine Überprüfung beim Speichern einer Leistung, ob der Leistungsstatus während der Bearbeitung durch einen Benutzer A durch einen anderen Benutzer B verändert worden ist, weil Benutzer B in dieser Zeit den Tag abgeschlossen bzw. die Leistung autorisiert hat.

Da die Änderung von User A nicht gespeichert werden kann, muss entweder der Tagesabschluss bzw. die Autorisierung der Leistung nochmals aufgelöst werden oder Sie helfen sich anschließend mit einer Umbuchung.

 Erfassung von zukünftigen Leistungen

Bei der Erfassung einer Leistung, deren Leistungsdatum mehr als 30 Tage in der Zukunft liegt (ausgehend vom Tagesdatum), gibt das Programm eine Hinweismeldung aus, ob die zukünftige Erfassung der Leistung beabsichtigt ist oder nicht. Auch in der Rechnungsbearbeitung, bei der manuellen Erfassung eines Leistungsdatensatzes, wird diese Prüfung eingesetzt.

Durch diese Prüfung wird verhindert, dass Leistungen fälschlicherweise durch Tippfehler zu weit in der Zukunft erstellt werden und dadurch Probleme bei der Honorarabrechnung entstehen.

Beispiel 
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Bei der Erfassung einer Leistung am 28.09.2023 mit dem Leistungsdatum am 12.12.2023 erscheint die Meldung "Sie sind im Begriff, eine Leistung in der Zukunft mit Leistungsdatum 12.12.2023 zu erfassen. Falls Sie das nicht beabsichtigt haben, korrigieren Sie bitte das Leistungsdatum entsprechend."

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Mit der Schaltfläche "Speichern" wird die Leistung mit dem Datum in der Zukunft übernommen, mit "Abbrechen" fokussiert das Programm das Feld Leistungsdatum, das dadurch automatisch eingeblendet wird. Sie können das Leistungsdatum daher direkt noch während der Erfassung der Leistung nachbearbeiten.

Wenn Sie direkt im Feld "Leistungsdatum" ein zukünftiges Datum eingeben, erhalten Sie dieselbe Meldung, die Sie mit "Ok" bestätigen können:

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Hinweis 
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Die Prüfung erfolgt nur bei der manuellen Erfassung von Leistungen. Folgende Erfassungsvarianten werden bei dieser Prüfung ignoriert:

 Ermittlung der Soll- und Iststunden

In der LEA werden Soll- und Iststunden ermittelt, um einen Vergleich zwischen den laut Arbeitszeitmodell vorgesehenen Arbeitsstunden (Sollstunden) und den tatsächlich erfassten Arbeitsstunden (Iststunden) eines Mitarbeiters zu ermöglichen. Dies dient dazu, die tägliche und monatliche Arbeitsleistung zu kontrollieren und Abweichungen wie Überstunden oder Zeitausgleichstunden transparent darzustellen.

Die Sollstunden stammen je nach Ausprägung des LEA Parameters Zeiterfassung aus dem Wochenmodell oder werden über die Zeitbuchungen in der Zeiterfassung ermittelt.

Über den LEA Parameter Zeiterfassung wird bestimmt, ob und wie die Ist-Zeit aus der Zeiterfassung in der Leistungserfassung angezeigt und geprüft wird. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die erfassten Leistungen mit den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten (Ist-Zeit) übereinstimmen und im Verhältnis zu den Soll-Stunden stehen.

Wochenmodell:
Es gibt einen Stichtag ab dem das Wochenmodell herangezogen wird. Ausschlaggebend dafür sind weitere Felder am Mítarbeiterstamm. Unter anderem das Eintrittsdatum und das "Gültig ab"-Datum.

Zeitbuchungen:
Wenn eine Planung exisitiert, werden die Sollstunden nach dieser Planung berechnet. Nur wenn keine Planung vorhanden ist, werden die hinterlegten Sollarbeitszeiten aus dem Wochenmodell herangezogen.

Die Istunden sind sämtliche Stunden, die aus den tatsächlich erfassten Leistungen resultieren. Eine Ausnahme bilden dabei Stunden aus den Leistungen, die auf eine Tätigkeit mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst wurden. Nähere Informationen zu diesem Fall finden Sie im oberen Kapitel Zeitausgleich erfassen. 

Hinweis    Ausgeschiedene Mitarbeiter mit Sollstunden
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Sind die ausgeschiedenen Mitarbeiter mit Sollstunden aber ohne Iststunden in der Leistungsstatistik vorhanden, müssen folgende Einstellungen am Mitarbeiterstamm kontrolliert werden:
  • Am Mitarbeiterstamm muss das Feld Austrittsdatum richtig befüllt sein. Weiters muss das Dienstverhältnis auf inaktiv gesetzt sein.
  • Wenn die Sollzeit trotz oben angeführter Einstellungen falsch ermittelt wird, könnte dies außerdem an einem Dienstverhältnis ohne Endedatum liegen. Dieses muss nachgetragen werden.

 Restzeitprüfung

Unter dem Schlagwort "Restzeitprüfung" gibt es im Rahmen der Leistungserfassung einige Stellen, die sich auf eine vorhandene Restzeit beziehen. Die Restzeit wird als Differenz zwischen den Stunden aus den bereits erfassten Leistungen auf die Stunden, welche sich aufgrund der Zeitbuchungen ergeben, definiert.

Im Mitarbeiterstamm wird über das Feld "Anzeige Zeiterfassung" definiert, ob ein Mitarbeiter Leistungen über diese Restzeit hinaus erfassen darf.

Um komfortabel die Restzeit aus den vorgenommenen Zeitbuchungen des Tages auf eine Leistung übernehmen zu können, steht Ihnen die Funktion "Restzeit übernehmen" zur Verfügung.

Hinweis 
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Wenn bei einem Mitarbeiter mit Restzeitprüfung ein Tag mit mehreren Leistungen kopiert wird und diese Leistungen an einem Tag eingefügt werden, an welchem nicht genügend Restzeit für alle Leistungen vorhanden ist, erhält eine Leistung die gesamte Restzeit (und die weiteren Leistungen erhalten eine Stundenhöhe von 0).

 DMS-Funktionen zur Dokumentenzuordnung

In der Leistungserfassung stehen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, um zur Leistung gehörende Dokumente in das DMS zu archivieren bzw. ein bereits im DMS bestehendes Dokument der Leistung zuzuordnen. Die Beschreibung der Funktionen zur Dokumentenzuordnung finden Sie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über das Fenster DMS-Vorschlagswerte einen Vorschlagswert mit der Dokumentenherkunft "LEA: Leistungserfassung" festzulegen, der bei Archivierung eines Dokuments über die Leistung immer vorgeschlagen wird.

Auch ein Archivieren über Drag & Drop ist möglich, indem Sie mit der Maus das Dokument direkt auf den Leistungsdatensatz ziehen.
Beachten Sie, dass Sie über den CRM Parameter Vorschlag Betreff bei Drag & Drop LEA steuern können, ob sich dabei der Betreff aus dem Vorschlagswert bzw. dem Leistungstext oder aus dem Namen des Originaldokuments ermitteln soll.

 Hintergrundinformationen zur Tageserfassung

 Überprüfung der Lizenz für Rechnungsversionen in LEA und PLE

Beim Start der Tageserfassung wird überprüft, ob es für den betreffenden Artikel und das Land der Standardfirma (Firma, die in der Statuszeile angeführt wird) eine Lizenz gibt. Wenn nicht, wird eine Lizenzmeldung angezeigt. Die Lizenz folgender Artikel wird dabei überprüft: nssteslilv, nsstechzle, nssteczzle, nsstedezle, nsstehrzle, nsstehuzle, nssteitzle, nssteskzle, nssteslzle.

Plausibilitätsprüfungen
  • Plausibilitätsprüfung mit Sollstunden (Kapitel Sollstunden in den LEA Parametern)

 Hintergrundinformationen zur Wochenerfassung

 Zusammenfassung der Leistungen in der Wochenerfassung

Die in der Wochenerfassung vorhandenen Leistungen werden unter Umständen nach der Eingabe kumuliert dargestellt - dies soll anhand des folgenden Beispiels veranschaulicht werden.

Beispiel  
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Folgende Leistungen werden erfasst:

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Da die erste Leistung und die letzte Leistung dieser Liste aus denselben Leistungsdaten bestehen und die erste Leistung am Mittwoch noch keine Stundeneintrag besitzt, kann das Programm nach Aktualisieren der Leistungsliste die beiden Leistungen kumuliert darstellen.

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Leistungen, die Stunden für denselben Tag erhalten, können nicht kumuliert werden, auch wenn sie ansonsten identisch sind.
Wird die Leistung also nochmals für Mittwoch erfasst, kann ihr Stundenwert nicht mehr zur ersten Leistung dazuaddiert werden.

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 Zeile kopieren und einfügen

Beim Kopieren und Einfügen einer Zeile wird eine neue Zeile mit 0 Stunden am ersten Tag, der nicht abgeschlossen ist, eingefügt.

Beispiel 
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Ist der Montag noch nicht abgeschlossen, wird die Zeile mit 0 Stunden am Montag eingefügt.

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Ist der Montag bereits abgeschlossen (sichtbar am grünen Häkchen), wird die Zeile mit 0 Stunden am Dienstag eingefügt.

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Die Zeile wird immer als neue Zeile eingefügt. Solange die Zeile nicht bearbeitet oder die Wochenerfassung nicht geschlossen wird, bleibt diese Zeile eigenständig. Wird die Zeile bearbeitet, das Fenster aktualisiert und/oder die Wochenerfassung neu geöffnet, wird die Zeile genauso behandelt wie alle anderen Zeilen und - wenn die Voraussetzungen gegeben sind - zu einer anderen passenden Zeile dazugefügt.

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Nach Aktualisierung des Fensters und/oder Schließen und Öffnen des Fensters wird die zweite Zeile mit der ersten Zeile zusammengefügt.

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 Leistungen mit Arbeitsschein

Wird in der Wochenerfassung eine Zeile bearbeitet, für deren Leistungen in einem anderen Leistungserfassungs-Fenster (z. B Tageserfassung) bereits ein Arbeitsschein erstellt worden ist, wird die Bearbeitung für diese Leistungen verhindert.

Beispiel 
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In folgendem Beispiel ist für die Leistung am Dienstag in der Tageserfassung ein Arbeitsschein erstellt worden, weshalb nur noch die Stunden der übrigen Tage in der Wochenerfassung bearbeitet werden können:

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Beim Versuch, eine derartige Wochenzeile zu löschen, wird folgende Meldung angezeigt und der Löschvorgang wird abgebrochen:

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 Hintergrundinformationen zur Projektleistungserfassung

 Zentrale Erfassung von Leistungen

In der Projektleistungserfassung kann ebenso eine zentrale Erfassung von Leistungen vorgenommen werden. Dafür muss das Einstiegsfeld "Mitarbeiter" geleert werden.
Im Zuge der Neuanlage von Leistungen muss im Feld "Mitarbeiter" ein entsprechender Mitarbeiter ausgewählt werden.

Im Modus Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma wird automatisch im Hintergrund das richtige Dienstverhältnis des Mitarbeiters ermittelt.
Aus dem Leistungsdatum und dem Mitarbeiter wird das passende Dienstverhältnis ermittelt (auch immer dann, wenn eines dieser beiden Felder wieder verändert wird).

Dabei gelten folgende Regeln:
  1. Ruhende Dienstverhältnisse werden immer ignoriert.

  2. Bei parallelen aktiven Dienstverhältnissen wird immer das derzeit als Haupt-Dienstverhältnis markierte ermittelt.

  3. Parallele Dienstverhältnisse in der Vergangenheit werden nicht unterstützt, da nicht eindeutig identifiziert werden kann, welches Dienstverhältnis das richtige ist.

Hinweis 
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Wird in diesem Modus eine Leistung kopiert, so wird sie bei dem Mitarbeiter eingefügt, auf dessen Leistungszeile man beim Einfügen steht.
Das Dienstverhältnis wird nach den oben angeführten Regeln ermittelt.

Ist beim Einfügen keine Leistungszeile markiert (z. B. in einer leeren Liste), so wird der Mitarbeiter aus der User-ID des einfügenden Mitarbeiters ermittelt.
Ist der ausführende Benutzer mit keinem Mitarbeiter verknüpft, so ist das Einfügen in diesem Fall nicht möglich.

 Berechtigung der Reiter

Über das Sperren der Berechtigungen "MCS_MDLEISTUNGMGR_SHOW_xxx" kann verhindert werden, dass der betroffene Bereich in einem Fenster über das Layout eingeblendet werden kann. Diese Berechtigungen sind unter dem Berechtigungs-Knotenpunkt "Projektleistungserfassung" zu finden, wobei der variable Teil "xxx" für den jeweiligen Bereich steht (z. B. MCS_MDLEISTUNGMGR_SHOW_DMSTAB für "Arbeitsscheindokumente", MCS_MDLEISTUNGMGR_SHOW_AUFTRAGSVORERF für "Rechnungsvorerfassung").

 Protokollierung

 Protokollierung von gelöschten Leistungen

Zur besseren Nachvollziehbarkeit, wie und wann eine Leistung gelöscht worden ist, gibt es in den Leistungserfassungs-Fenstern im Bereich der Leistungen unter Weitere Funktionen 1250073008000004590.png → Extras → Datensatz Protokoll folgende Protokolleinträge, die genaueren Aufschluss über die Löschung von Leistungen geben:

Protokolleintrag
Informationen zum Eintrag
Spesenverbund löschenWenn Stundenleistungen gelöscht werden, wird dadurch die verbundene Barauslage mitgelöscht.
Aufruf über DoDelete"Normales" Löschen über F7
Zeile in Wochenerfassung löschen
Wenn eine Zeile der Wochenerfassung gelöscht worden ist.
Spesenwert auf 0 setzen
Wenn im Zuge der Funktion "Zusatzmengen erfassen" im Fenster Zusatzmengen erfassen der Wert oder die Menge auf 0 gesetzt wird.
Unvollständige Leistungen
Bei aktiviertem LEA Parameter Leistungen ohne Stunden vor Tagesabschluss löschen werden Leistungen bei Tagesabschluss gelöscht, wenn die Stunden = 0 sind.
Reisekosten
Werden Reisekosten in der Reisekostenerfassung (Lohn) gelöscht, woraus Leistungen erzeugt worden sind, so werden diese ebenfalls gelöscht.
Person löschen
Dies wird nur der Vollständigkeit halber aufgezeichnet. Aktuell wird das Löschen von Personen mit Leistungen verhindert. Wenn keine Leistungen vorhanden sind, wird auch ein Protokolleintrag angelegt.
Projekt löschen
Dies wird nur der Vollständigkeit halber aufgezeichnet. Aktuell wird das Löschen von Projekten mit Leistungen verhindert. Wenn keine Leistungen vorhanden sind, wird auch ein Protokolleintrag angelegt.
Sammelprojekt löschen
Dies wird nur der Vollständigkeit halber aufgezeichnet. Aktuell wird das Löschen von Sammelprojekt mit Leistungen verhindert. Wenn keine Leistungen vorhanden sind, wird auch ein Protokolleintrag angelegt.
Zeilenimport auflösen, Reset ZV-Run
Beim Zurücksetzen eines Zeilenverrechnungsermittlungslaufs werden die ursprünglich erzeugten Leistungen ebenfalls entfernt, wenn möglich.
Entfernen Zuordnung Ressourcen
Wenn die Ressourcenzuordnung von Leistungen aufgelöst wird, wird auch die Leistung gelöscht.
Initialisierung Stundenanzahl in Wochenerfassung
In einer Wochenzeile wird eine Stundenanzahl an einem Tag erfasst und gespeichert. Anschließend wird die Zeile wieder bearbeitet und die Stundenanzahl und damit die Leistung entfernt.
Extern
Andere externe Löschaufrufe, die nicht über die anderen aufgezählten Wege zustande gekommen sind.

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