Import Telefonprotokolle
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Überblick
Kundentelefonate können über die Telefonprotokolle automatisiert bzw. auch manuell über eine Importfunktion in die Leistungserfassung übernommen werden. Es kann unterschieden werden, ob man nur verrechenbare Telefonate oder alle Telefonate übernehmen möchte.
Einstellungen
Wenn die Telefonprotokolle automatisch in der Leistungserfassung importiert werden sollen, muss unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → LEA der Parameter Auto-Import Telefonprotokoll auf "Ja" gesetzt werden (global, firmenbezogen und userbezogen möglich).
Für die manuelle Übernahme der Telefonprotokolle über die Funktion Telefonprotokolle importieren ist keine Einstellung nötig.
Es können entweder alle Telefonprotokolle oder alle verrechenbaren Telefonprotokolle importiert werden, entscheidend dafür ist der LEA Parameter Übernahme. Verrechenbar sind Telefonprotokolle, wenn für das Telefonprotokoll das Feld Wird verrechnet aktiviert ist.
Weitere LEA Parameter können unter Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Leistungserfassung → Auto-Buchungen → Telefonprotokoll gesetzt werden, um nicht verrechenbare Telefonprotokolle, die eine gewisse Dauer unterschreiten, aufsummiert und für eine Leistung zusammengefasst zu übernehmen. Die Dauer wird im LEA Parameter Summieren bis X Minuten festgelegt (Achtung: Die Dauer wird kaufmännisch gerundet, aufsummiert werden Telefonprotokolle bis inklusive der X Minuten). Über die LEA Einstellung Kunde für summierte Daten kann der Kunde eingestellt werden, über den LEA Parameter Text für summierte Daten der Leistungstext für die Sammel-Leistung.
Beachten Sie, dass es auch eine halbautomatische Variante gibt, um die Dauer aus Telefonprotokollen in die Leistungserfassung zu übergeben, indem ein separater Leistungserfassungsdialog gestartet wird. Dieser muss manuell vervollständigt bzw. gespeichert werden, um aus dem Telefonprotokoll eine Leistung zu generieren. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themendokumentation Leistung nach Telefonprotokoll speichern automatisch erstellen.
Ablauf
Übernommen werden folgende Felder:
- Datum
- Mitarbeiter
- Kunde
- Projekt
- Dauer (Telefonprotokoll) als Stunden (Leistungserfassung)
Hinweis Leistungstext bestimmen
 | Welche Inhalte eines Telefonprotokolls als Leistungstext der Leistung übergeben werden, wenn Sie Telefonprotokolle von verrechenbaren Telefonaten in die LEA übernehmen, regelt der CRM Parameter "In Leistungstext übergeben" unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Telefonprotokoll → Allgemein. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Bei nicht verrechenbaren Telefonaten wird immer nur der Betreff übernommen! |
Ermittlung der Person
Beim Import von Telefonprotokollen in die Leistungserfassung soll der Leistungsdatensatz idealerweise bereits mit einer Person importiert oder die Leistung mit der Person befüllt werden, die aus Sicht der Leistungserfassung stimmig ist.
- Ist ein Kunde am Telefonprotokoll im Feld Teilnehmer hinterlegt, wird der Kunde beim Import auch auf den Leistungsdatensatz übernommen.
- Ist ein Interessent am Telefonprotokoll im Feld Teilnehmer hinterlegt und der LEA Parameter Interessenten zulassen steht auf "Ja", wird der Interessent ebenso auf die Leistung übernommen.
Für Telefonprotokolle mit folgenden Personen im Feld "Teilnehmer" können Sie mithilfe des CRM Parameters Kundenvorschlag unter Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → LEA einen Kunden hinterlegen, der beim Import des Telefonprotokolls stattdessen herangezogen wird:
- Mitarbeiter
- Lieferant
- Diverse Person
- Kontaktperson
- Gesellschafter
- Angehöriger
- Interessent, wenn der LEA Parameter Interessenten zulassen deaktiviert ist
Hinweis Institutionen
| Bei Telefonaten mit Institutionen geben Sie im Feld Teilnehmer die Institution und im Feld Bezugsperson jene Person ein, auf die sich das Telefonat bezieht. Wird beispielsweise ein Lieferant oder ein Interessent (bei deaktiviertem LEA Parameter Interessenten zulassen) als Bezugsperson hinterlegt, wird der Kunde des CRM Parameters Kundenvorschlag beim Import des Telefonprotokolls genauso herangezogen. Ansonsten ist die Bezugsperson jene Person, die auf die Leistung als Leistungskunde übergeben wird. |
Ist im Parameter kein Kunde hinterlegt und einer der oben beschriebenen Fälle trifft zu, so wird kein Kunde auf den Leistungsdatensatz übergeben. In diesem Fall wird auch das Feld "Tätigkeit/Artikel" geleert, da keine Validierung der Kunden-Tätigkeits-Zuordnung durchgeführt werden kann. Folgende Meldung wird in diesem Fall angezeigt:
Bei einer Institution im Feld "Teilnehmer" ohne hinterlegter Bezugsperson erhalten Sie folgende Meldung, wenn auch im Parameter kein Kunde hinterlegt ist:
Ermittlung der Tätigkeit
Die Ermittlung der Tätigkeit für den Import von Telefonprotokollen unterliegt folgenden Rückfallebenen:
Verrechenbare Telefonate - Telefonate, bei denen das Telefonprotokoll-Feld Wird verrechnet aktiviert wird:
Verrechenbare Telefonate - Telefonate, bei denen das Telefonprotokoll-Feld Wird verrechnet aktiviert wird:
- Tätigkeit, die am Telefonprotokoll direkt im Feld "Tätigkeit" eingetragen wurde.
- Tätigkeit, die am "Bereich" des Telefonprotokolls im Feld "Tätigkeit verr." hinterlegt ist.
- Tätigkeit aus dem LEA Parameter Tätigkeit für verr. Telefonprotokolle.
- Tätigkeit aus dem LEA Parameter Tätigkeit Telefonprotokoll.
Nicht verrechenbare Telefonate - Telefonate, bei denen das Telefonprotokoll-Feld Wird verrechnet deaktiviert bleibt.
- Tätigkeit, die am Telefonprotokoll direkt im Feld "Tätigkeit" eingetragen wurde.
- Tätigkeit, die am "Bereich" des Telefonprotokolls im Feld "Tätigkeit nicht verr." hinterlegt ist.
- Tätigkeit aus dem LEA Parameter Tätigkeit Telefonprotokoll.
Hinweise
| Wenn die Summierung für Telefonate (LEA Parameter Summieren bis X Minuten) aktiv ist, werden ausschließlich nicht verrechenbaren Telefonate summiert. In diesem Fall wird die Tätigkeit ausschließlich aus dem LEA Parameter Tätigkeit Telefonprotokoll ermittelt. Alle als "Wird verrechnet" gekennzeichneten Telefonate werden unabhängig von ihrer Länge separat übernommen. Die Ermittlung der Tätigkeit geschieht hierbei wie oberhalb unter Verrechenbare Telefonate dokumentiert. |
 | Das Telefonprotokoll-Feld "Tätigkeitsbereich" hat keine Auswirkung auf die Leistungserfassung. |
| Zusätzlich erfolgt eine Prüfung auf einen korrekt zugeordneten Leistungsumfang. Wenn eine Tätigkeit, die aus den oben genannten Prioritäten ermittelt worden ist, laut den Regelungen des Leistungsumfangs, welcher für den Kunden gültig ist, nicht gewählt werden darf, so wird das Telefonprotokoll ohne Tätigkeit übernommen und es erfolgt ein entsprechender Hinweis. In dieser Meldung sind sowohl die Tätigkeit als auch die Firmen-Nummer und die Personen-ID des betroffenen Kunden ersichtlich sowie im Fall eines übergebenen Projekts die Firmen- und die Projekt-Nummer des Projekts:  |
Varianten der Übernahme
Automatische Übernahme
Telefonprotokolle werden erst beim Start eines Programms der Leistungserfassung automatisch als Leistung importiert! Ein importiertes Telefonprotokoll ist gekennzeichnet durch das aktivierte Feld Ist in LEA verbucht, das beim Import automatisch gesetzt wird. Eine nochmalige Übernahme des Telefonprotokolls ist nur möglich, wenn dieses Feld nochmals deaktiviert wird.
Achtung!
 | Telefonprotokolle werden bei Wechsel auf einen Tag nur importiert,
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Manuelle Übernahme
Die manuelle Übernahme erfolgt in den Fenstern der Leistungserfassung über Funktionen → Importieren → Telefonprotokolle importieren.
Hintergrundinformationen
Eine Änderung der importieren Leistung ist möglich. Die vorgenommenen Änderungen am Telefonprotokoll bzw. an der Leistung wirken sich aber nicht auf den jeweils anderen Datensatz aus.
Wegen Namensgleichheit leicht zu verwechseln, aber keine Auswirkungen auf diesen NTCS Import haben die Parameter "In LEA verbuchen" (Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Telefonprotokoll → ILV BMD 5.5).
Wegen Namensgleichheit leicht zu verwechseln, aber keine Auswirkungen auf diesen NTCS Import haben die Parameter "In LEA verbuchen" (Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Telefonprotokoll → ILV BMD 5.5).
Achtung!
| Wenn die Restzeit bei aktiver Zeiterfassung (Zeiterfassung) nicht mehr ausreicht, um die gesamte Telefonprotokolldauer zu übernehmen, wird das Telefonprotokoll in Höhe der Restzeit bzw. mit 0 Stunden übernommen. Die Von-Bis-Zeit wird bei diesen importierten Leistungen jedoch nicht an die jeweilige Restzeit angepasst. Voraussetzung ist, dass im Mitarbeiterstamm im Feld "Anzeige Zeitbuchungen" die Einstellung "Anzeige mit Restzeitprüfung" gesetzt ist. |
Hinweis
| Wenn die Telefonprotokolle automatisch in die Leistungserfassung importiert werden, so kann zusätzlich mittels Parameter entschieden werden, nach welcher Logik die Von- und Bis-Zeit des Telefonprotokolls in die Leistungserfassung übertragen werden soll. Dieser Parameter befindet sich in den CRM Parametern unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → LEA → Übernahme Von-Bis-Zeit aus Telefonprotokollen.
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Verknüpfung Leistung und Telefonprotokoll
Wenn Telefonprotokolle in die Leistungserfassung importiert werden, wird die ID des Telefonprotokolls nun in das neue Feld Externer Key auf der Leistung übergeben. Damit wird eine Verknüpfung zwischen Leistung und Telefonprotokoll hergestellt, die detailliertere Auswertungen ermöglicht.
Importiert man Telefonprotokolle summiert in die Leistungserfassung (nur bei nicht verrechenbaren Telefonprotokollen möglich), bleibt das Feld auf der Leistung leer.
Importiert man Telefonprotokolle summiert in die Leistungserfassung (nur bei nicht verrechenbaren Telefonprotokollen möglich), bleibt das Feld auf der Leistung leer.
