Termine in LEA importieren
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Überblick
Termine können in die Leistungserfassung automatisch oder manuell verbucht werden. Für die manuelle Verbuchung sind keine speziellen Voraussetzungen notwendig. Jeder öffentliche Termin kann importiert werden, es müssen keine besonderen Voraussetzungen vorliegen. Private bzw. verdeckte Termine (Feld "Terminart") sind vom Import ausgeschlossen.
Hinweis
 | Damit die Funktion In LEA verbuchen zur Verfügung steht, muss die dafür notwendige Berechtigung freigeschaltet sein. Die Berechtigung finden Sie im Berechtigungsbaum unter CRM/Büro- u. Dokumentenmanagement → CRM → Termine → Terminkalender → In LEA verbuchen. Im Standard bzw. bei Auslieferung ist die Funktion freigeschaltet. |
Automatischer Import
Unter den Allgemeinen CRM Parametern → CRM → Allgemeine Einstellungen (firmenbezogen, eigene) → LEA muss der Parameter "Auto-Import Termine" auf "Ja" gesetzt werden (global, firmenbezogen und userbezogen möglich), wenn der Import automatisch aufgerufen werden soll.
Termine werden erst beim Start eines Programms der Leistungserfassung oder auch beim Wechsel auf das Leistungsdatum (Achtung!) als Leistung beim eigenen Mitarbeiter importiert.
Achtung!
 | Termine werden nur automatisch bei Wechsel auf einen Tag importiert, wenn das Tagesdatum jünger als das Datum des Termins ist bzw. diesem entspricht und der dem Termin zugeordnete Mitarbeiter mit dem User übereinstimmt, der sich in der Leistungserfassung befindet. |
Manueller Import
Der manuelle Import wird in den Programmen der Leistungserfassung unter Funktionen → Importieren → Termine importieren aufgerufen. Ist der Bereich Termine im Layout Ihrer Leistungserfassung eingeblendet, gibt es auch die Möglichkeit, Termine einzeln in die Leistungserfassung zu übernehmen. Dazu markieren Sie den entsprechenden Termin und führen die Funktion In LEA verbuchen aus. Nach dem Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster Leistung, in dem Sie Ihre Ergänzungen für die Leistung vornehmen können.
Über den manuellen Aufruf ist auch der Import für einen anderen Mitarbeiter bzw. für einen anderen Tag möglich - die Leistungserfassung muss aber für diesen Mitarbeiter bzw. für diesen Tag geöffnet sein.
Felder und Parameter
Übernommen werden folgende Felder:
- Datum
- Mitarbeiter
- Kunde bzw. Interessent (je nach Einstellung des Parameters Interessenten zulassen)
- Projekt
- Vorgang
- Betreff (Termin) oder Langtext (Termin) als Leistungstext (Leistungserfassung) - welches der beiden Felder zum Zug kommt, entscheidet der LEA Parameter Leistungstext Termine.
- Von und Bis (Termin) als Von-Zeit und Bis-Zeit (Leistungserfassung) - bzw. errechnen sich daraus auch die Stunden für die Leistungserfassung
- Bezugsjahr und -monat (je nach Einstellung im Feld "Eingabe Bezugszeitraum" am Tätigkeitenstamm der ermittelten Tätigkeit)
Hinweis zu gesperrten Projekten
| Vor der Übernahme eines Termins über die Funktion In LEA verbuchen wird geprüft, ob das am Termin hinterlegte Projekt gesperrt ist. Ist dies der Fall, erhalten Sie folgende Meldung und das Projekt wird nicht auf die Leistung übernommen:  Werden Termine mit gesperrten Projekten jedoch mit der Funktion Termine importieren in die Leistungserfassung importiert, wird das gesperrte Projekt vorerst auch auf den Leistungsdatensatz übernommen. Die Prüfung erfolgt erst beim Tagesabschluss abhängig von der Einstellung des LEA Parameters Prüfung Projektsperre. |
Ermittlung der Person
Beim Import von Terminen in die Leistungserfassung wird der Leistungsdatensatz bereits mit einer Person versehen, die aus Sicht der Leistungserfassung zulässig ist.
- Ist ein Kunde am Termin im Feld "Person/Institution" hinterlegt, wird dieser Kunde beim Import bzw. beim Verbuchen auch auf die Leistung übernommen.
- Ist ein Interessent am Termin im Feld "Person/Institution" hinterlegt und der LEA Parameter Interessenten zulassen steht auf "Ja", wird der Interessent ebenso auf die Leistung übernommen.
Für Termine mit folgenden Personen im Feld "Person/Institution" können Sie im CRM Parameter Kundenvorschlag unter → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemeine/Firmenbezogene Einstellungen → LEA einen Kunden hinterlegen, der beim Import des Termins in die LEA stattdessen herangezogen wird:
- Mitarbeiter
- Lieferant
- Diverse Person
- Kontaktperson
- Gesellschafter
- Angehöriger
- Institution
- Interessent, wenn der LEA Parameter Interessenten zulassen deaktiviert ist
Achtung!
| Wenn am Termin keine Person im Feld "Person/Institution" hinterlegt worden ist, wird beim Import bzw. beim Verbuchen des Termins ebenso der im CRM Parameter Kundenvorschlag hinterlegte Kunde auf die Leistung übergeben. |
Ist im Parameter kein Kunde hinterlegt und einer der oben beschriebenen Fälle trifft zu, so wird kein Kunde auf die Leistung übergeben. In diesem Fall wird auch das Feld "Tätigkeit" geleert, da keine Validierung der Kunden-Tätigkeits-Zuordnung durchgeführt werden kann. Folgende Meldung wird in diesem Fall angezeigt:
Bei einer Institution im Feld "Person/Institution" erhalten Sie folgende Meldung, wenn im Parameter kein Kunde hinterlegt ist:
Beim Verbuchen des Termins aus den Terminen heraus über die Funktion In LEA verbuchen öffnet sich nach dem Bestätigen der Meldung das Fenster In LEA verbuchen. In diesem Fenster können Sie die fehlenden Hinterlegungen vor der Übergabe in die LEA noch vervollständigen. Ist der automatische Import der Termine per Parameter aktiviert worden, erscheint die Meldung beim Öffnen der Leistungserfassung und der Leistungsdatensatz wird ohne Kunde und Tätigkeit angelegt.
Ermittlung der Tätigkeit
Um auch automatisch zu jedem Termin eine Tätigkeit eintragen zu lassen, kann dies mit folgenden Rückfallebenen erreicht werden:
- Tätigkeit des Vorganges, welcher am Termin hinterlegt worden ist.
- Tätigkeit, die im Feld "Tätigkeit/Artikel" auf dem Terminkennzeichen des Termins hinterlegt worden ist.
- Tätigkeit aus dem LEA Parameter Tätigkeit Termine unter → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Leistungserfassung → Auto-Buchungen → Termine.
Kann aus diesen drei Ebenen keine Tätigkeit ermittelt werden, so erfolgt der Import ohne Tätigkeit.
Zusätzlich erfolgt eine Prüfung auf den Leistungsumfang. Wenn eine Tätigkeit, die aus den oben genannten Prioritäten ermittelt worden ist, laut gültigem Leistungsumfang nicht gewählt werden darf, so wird der Termin ohne Tätigkeit übernommen und ein entsprechender Hinweis erscheint.
In diesem Hinweis sind sowohl die Tätigkeit als auch die Firmen-Nummer, die Personen-ID des betroffenen Kunden sowie im Fall eines übergebenen Projekts die Firmen- und die Projekt-Nummer des Projekts ersichtlich:
Hinweis
| Ist weder am Termin noch im Parameter Kundenvorschlag eine Person hinterlegt, so wird der Termin immer auch ohne Tätigkeit übernommen, da eine korrekte Validierung der Tätigkeit ohne Kundenbezug nicht möglich ist. |
Hintergrundinformationen
Terminkalender
Ein importierter Termin ist im Terminkalender durch das aktivierte Feld Ist in LEA verbucht (Spalte "LEA") gekennzeichnet. Dieses Feld wird beim Import automatisch auf den Termin gesetzt. Eine nochmalige Übernahme des Termins funktioniert nur, wenn dieses Feld nochmals manuell deaktiviert wird.
Achtung!
| Wenn die Restzeit bei aktiver Zeiterfassung (Zeiterfassung) nicht mehr ausreicht, um die gesamte Termindauer zu übernehmen, wird der Termin in Höhe der Restzeit bzw. mit 0 Stunden übernommen. Die Von-Bis-Zeit wird bei diesen importierten Leistungen jedoch nicht an die jeweilige Restzeit angepasst. Voraussetzung ist, dass im Mitarbeiterstamm im Feld "Anzeige Zeitbuchungen" die Einstellung "Anzeige mit Restzeitprüfung" gesetzt ist. |
Achtung!
| Eine Änderung der importieren Leistung ist möglich. Die vorgenommenen Änderungen bei Termin bzw. Leistung wirken sich aber nicht auf den jeweils anderen Datensatz aus. |
Hinweis
| Über die Funktion Termine importieren oder über den automatischen Import werden Termine, die über die Terminkalender-Funktionalität "Geburtstagseinstellungen" erstellt wurden, nicht in die Leistungserfassung übernommen. Geburtstagstermine, die über diese Einstellungen erzeugt wurden, sind mit einem Tortensymbol gekennzeichnet:  Derartige Termine werden nicht in die Leistungserfassung übertragen, da diese in der Regel nicht für die Leistungserfassung benötigt werden. |
Hinweis
| Die Einstellung des CRM Parameters Termine nach Verbuchung in LEA erledigen wird in diesem Ablauf nicht geprüft. Das bedeutet, auf diese Weise importierte Termine werden nie automatisch oder auf Abfrage erledigt. Die Termine müssen gegebenenfalls selbst (z. B. mit der Funktion Erledigen) erledigt werden. |
Termine mit Terminkennzeichen
In den Stammdaten der Terminkennzeichen lässt sich über das Feld "LEA" steuern, ob die Termine mit dem jeweiligen Kennzeichen durch Ausführen der Funktion Termine importieren oder durch aktiven CRM Parameter Auto-Import Termine importiert werden.
Termine ohne Terminkennzeichen
Um auch tatsächlich nur Termine zu importieren, welche mit Terminkennzeichen versehen sind, steht Ihnen ein weiterer Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Allgemeine CRM Parameter → CRM → LEA → "Termine ohne Terminkennzeichen in LEA importieren" zur Verfügung.
Mit diesem Parameter können Sie steuern, ob auch Termine ohne Terminkennzeichen in die Leistungserfassung importiert werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen zur Auswahl:
Der Parameter wirkt sich nur auf die Funktion Termine importieren in den Leistungserfassungsfenstern und auf den aktiven Parameter Auto-Import Termine aus. |
Hinweis
| Für die beiden Einstellungen unter den Punkten Termine mit Terminkennzeichen und Termine ohne Terminkennzeichen gilt, dass sich diese ausschließlich auf die Funktion Termine importieren und den Parameter Auto-Import Termine auswirken. Auf die Funktion In LEA verbuchen haben diese Einstellungen keine Auswirkung. |
 |