Zusatzmengen erfassen
Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung.
Leistungserfassung → Leistungserfassung → z. B. Tageserfassung → Funktionen → Zusatzmengen erfassen Leistungserfassung → Tagesabschluss → z. B. Tagesabschluss Mitarbeiter → Funktionen → Zusatzmengen erfassenDas Fenster "Zusatzmengen erfassen" dient zur schnellen Erfassung von Zusatzmengen (= Barauslagen), die gemeinsam mit einer Tätigkeit (= Zeitleistung) anfallen. Daher gleichen sich bei Zeitleistung und Barauslage einzelne Leistungsbestandteile hinsichtlich Kunde, Mitarbeiter, Leistungsdatum etc. Diesen Umstand kann man sich zunutze machen, indem die gleichen Daten von der Zeitleistung übernommen werden und bei der Barauslage im Optimalfall nur die Menge erfasst werden muss.
Die Funktion "Zusatzmengen erfassen" steht in der Tageserfassung, in der Einzelerfassung, in der Leistungsübersicht und in der Projektleistungserfassung unter Funktionen → "Zusatzmengen erfassen" zur Verfügung. Auch in den Tagesabschluss-Übersichten (Tagesabschluss Mitarbeiter, Tagesabschluss Geschäftsführung, Tagesabschluss Abteilungsleitung, Tagesabschluss Abteilung) ist die Funktion für den Bereich "Leistungen" vorgesehen.
Die Funktion muss zwingend ausgehend von einer Zeitleistung aufgerufen werden, die noch bearbeitet werden darf. Ist das nicht der Fall, ist die Funktion deaktiviert.
Achtung!
 | Beachten Sie bitte, dass für den Aufruf der Funktion / des Fensters der CRM Parameter Zusatzmengen zur Leistung erfassen Voraussetzung ist und die Option "Zusatzmengen erfassen (LEA)" aufweisen muss. |
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Im Bereich der Einstiegsfelder steht Ihnen folgendes Feld zur Verfügung:
| Tätigkeitsgruppe | In diesem Einstiegsfeld definieren Sie, welche Artikel Sie in dieser Liste sehen möchten. Über die Combobox können Sie entweder die Ausprägung "Alle" (Standard) oder "Quell-Tätigkeitsgruppe" auswählen. Bei der Ausprägung "Quell-Tätigkeitsgruppe" werden folglich nur jene Artikel angezeigt, die dieselbe Tätigkeitsgruppe hinterlegt haben wie jene Zeitleistung, von der Sie die Zusatzmengenerfassung gestartet haben. |
Zusatzmengen erfassen
In diesem Bereich können für die markierte Leistung Zusatzmengen erfasst werden. Es muss je Artikel lediglich die Menge eingegeben werden. Dies erspart die neuerliche Eingabe von Kunde, Projekt, Bezugszeitraum und Leistungstext.
In der Liste befinden sich nur jene Artikel, die in den Artikelstammdaten das Feld Zusatzmengen erfassen aktiviert haben.
Wird dieses Fenster von einer Leistung gestartet, für die bereits Zusatzmengen zu einem vergangenen Zeitpunkt erfasst worden sind, erhalten Sie eine zusätzliche Combobox im rechten Bereich, in der Sie auf die bereits erfassten Artikel umschalten können. Das Fenster merkt sich hier benutzerbezogen die letzte Einstellung und zeigt die dazu passenden Artikel beim erneuten Fensterstart wieder an. Sie können die Ausprägung der Combobox natürlich jederzeit wieder auf "Alle" umstellen.
Standardfeldauswahl Zusatzmengen erfassen
Tipps und Hintergrundinformationen
Voraussetzung für den Aufruf
Als Alternative zum Aufruf der hier beschriebenen Erfassung von Zusatzmengen im engeren Sinn ist die komplexere Form über das Fenster Dienstreisen erfassen (Paket LOHN) möglich. Welche der beiden Funktionen in Ihrer Programmumgebung zur Verfügung steht, regelt der CRM Parameter Zusatzmengen zur Leistung erfassen (unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → LEA). Dieser kann entweder auf die Option "Zusatzmengen erfassen (LEA)" oder "Dienstreisen erfassen (LOHN)" gesetzt werden. Dementsprechend heißt die Funktion entweder Zusatzmengen erfassen oder Dienstreisen erfassen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Thema Anbindung an die Dienstreiseerfassung.
Zusammenhang zwischen Zeitleistung und Zusatzmengen
Nach der Übernahme der getätigten Eingaben entstehen die Zusatzmengen, indem diese als Barauslagen im entsprechenden Leistungserfassungs-Fenster angelegt werden.
Als Verbindungselement zwischen der Stundenleistung und ihren Zusatzmengenleistungen dient das Feld Verteilungs-ID Zusatzmengen. Alle beteiligten Leistungen erhalten in diesem Feld dieselbe Verteilungs-ID, die der "LeistungsLfdNr" der Hauptleistung (= Stundenleistung) entspricht.
Damit ist sichergestellt, dass beim Löschen der Stundenleistungen auch die zugehörigen Zusatzmengenleistungen gelöscht werden können.
Sie entscheiden dies über das Abfragefenster, das beim Löschen derartiger Leistungen aufscheint:
Hinweis
 | Wenn Sie eine Zusatzmengenleistung verändern, wird das Feld Verteilungs-ID Zusatzmengen der veränderten Zusatzmengenleistung geleert und diese werden somit aus dem Zusatzmengenverbund genommen. Sollten Sie mehrere Zusatzmengenleistungen zu einer Zeitleistung erfasst haben, bleibt die Verknüpfung dieser nicht veränderten Zusatzmengenleistungen bestehen und nur die veränderte Zusatzmengenleistung wird aus dem Verbund herausgelöst. |
Programmverhalten bei Einfügen einer Zeitleistung mit Zusatzmengen
Da die Zeitleistung und die dazuerfassten Zusatzmengen miteinander verknüpft sind, können Sie als Anwender entscheiden, was beim Einfügen von Zeitleistungen mit Zusatzmengen passieren soll:- Beim Einfügen einer kopierten Zeitleistung, für die Zusatzmengen erfasst worden sind, erhalten Sie folgende Abfrage:
Sie können hier wählen, ob nur die Zeitleistung oder auch die Zusatzmengen eingefügt werden sollen. - Bei Übernahme eines KI-Favoriten, für dessen ursprüngliche Leistung Zusatzmengen erfasst worden sind, wird nach Speichern der erzeugten Leistung automatisch die Zusatzmengenerfassung aufgerufen. Sie können hier neue Zusatzmengen zur neuen Leistung erfassen oder das Fenster mit "Abbrechen" verlassen.
Pflichteingabe für Zusatzmengen
Durch Aktivieren des Feldes Pflichteingabe Zusatzmengen auf der Tätigkeit ist es möglich, für alle Zeitleistungen mit dieser Tätigkeit bei der Leistungserfassung eine verpflichtende Eingabe von Zusatzmengen zu definieren. Bei der Erfassung einer derartigen Leistung wird beim Speichern sofort die Zusatzmengenerfassung geöffnet, in der die Zusatzmengen erfasst werden können. Voraussetzung für das automatische Öffnen der Zusatzmengenerfassung ist, dass alle nötigen Bestandteile der Leistung bereits eingegeben worden sind (z. B. Kunde, Tätigkeit, Stunden). Des Weiteren kann diese Funktion nur eingesetzt werden, wenn mit der Zusatzmengenerfassung der LEA gearbeitet wird.
Werden Zusatzmengen zu einer derartigen Leistung wider Erwarten nicht erfasst, gilt die Leisung nicht als Korrekt und wird beim Tagesabschluss auch im Fenster Unvollständige Leistungen gelistet. Auf diesen Umstand werden Sie beim Ausführen der Funktion Leistung überprüfen wie folgt aufmerksam gemacht:
Der Tagesabschluss kann erst durchgeführt werden, wenn die erforderlichen Zusatzmengen erfasst worden sind und die Leistung laut Spalte Korrekt als vollständig gilt.
Wird die Leistung in der Rechnungsbearbeitung einer bereits erstellten Honorarnote erfasst, so erfolgt keine Prüfung, ob Zusatzmengen erfasst worden sind.
LEA Parameter
Folgende LEA Parameter können für "Zusatzmengen erfassen" eingestellt werden:
- Tätigkeitsgruppe bei Zusatzmengen: Diese Einstellung steuert, ob die Barauslagen, die durch die Zusatzmengenerfassung entstehen, die Tätigkeitsgruppe der Zeitleistung oder die Tätigkeitsgruppe des Artikels erhalten.
- Verrechenbar-Wert bei Zusatzmengen: Diese Einstellung steuert, ob das Leistungskennzeichen "Verrechenbar" für die Barauslagen, die durch die Zusatzmengenerfassung entstehen, direkt von der Zeitleistung übernommen oder vom Feld Verrechenbar des Artikels ermittelt werden soll.
- Honorarabrechnung, wenn Artikelpreis = 0: Diese Einstellung entscheidet, wie das Honorar der Zusatzmengen berechnet werden soll, wenn für den Artikel ein Artikelpreis in der Höhe von € 0,00 oder kein Artikelpreis hinterlegt ist.
Diese Einstellungen befinden sich unter Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → LEA → Leistungserfassung → Zusatzmengen erfassen.
